إدخال المستندات بالذكاء الاصطناعي إلى أتمتة AFAS Profit
معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي في AFAS Profit: أتمتة إدخال الفواتير في نظام تخطيط موارد المؤسسات
يساعد إدخال المستندات بالذكاء الاصطناعي مستخدمي AFAS على نقل المعلومات من الملفات الواردة إلى نظام أعمالهم مع تقليل الحاجة إلى إعادة إدخال البيانات. عمليًا، قد يرسل أحد الموردين فاتورة عبر البريد الإلكتروني، أو يحمّلها موظف، أو يستخدمها أحد الزملاء عبر الماسح الضوئي. بعد ذلك، يقرأ الحل الملف ويجهّز التفاصيل ذات الصلة لنظام AFAS Profit.
تجمع هذه العملية بين تقنية التعرف الضوئي على الحروف، وتقنيات اللغة والتعلم الآلي. يحوّل التعرف الضوئي على الحروف الأحرف والأرقام من صورة إلى معلومات قابلة للاستخدام. بعد ذلك، يمكن للنظام استخراج اسم المورد، ورقم الفاتورة، والتاريخ، وضريبة القيمة المضافة، والمبلغ الإجمالي وتفاصيل أمر الشراء. كما يمكنه التعرف على أنواع المستندات التي تنتمي إلى عمليات إدارية مختلفة.
على سبيل المثال، تصل فاتورة بصيغة PDF إلى صندوق بريد مشترك. يحدد الحل أنها فاتورة مورد ويتحقق من المرسل مقابل السجلات المعروفة. ثم يرسل البيانات المستخرجة إلى AFAS بعد إجراء الفحوصات المطلوبة. ويمكن لموظف الشؤون المالية مراجعة الحقول غير الواضحة قبل الترحيل أو الموافقة.
الفائدة الرئيسية واضحة: تقضي فرق الشؤون المالية وقتًا أقل في نسخ المعلومات بين البريد الإلكتروني وملفات PDF وAFAS. ونتيجة لذلك، يمكن للموظفين التركيز على استفسارات الموردين، وعمليات الرقابة والاستثناءات المتعلقة بالمدفوعات. ومع ذلك، ينبغي للمؤسسات وضع توقعات واقعية. فالنتائج تعتمد على جودة الملف المصدر، وتنسيق المورد، وقواعد العمل والاتصال المختار.
عادةً ما تعطي عمليات المسح الواضحة نتائج أفضل من الصور الضبابية. وبالمثل، قد يتطلب تنسيق المورد المتسق تصحيحات أقل من ملف غير معتاد أو غير منظم. ولا تزال الكتابة اليدوية أكثر صعوبة من النص المطبوع. لذلك، يحتاج كل تطبيق إلى مسار مراجعة للقيم غير المؤكدة.
تدعم virtualworkforce.ai فرق العمليات وخدمة العملاء التي تستقبل كميات كبيرة من رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات. ويمكن لوكلائها قراءة المستندات، واستخدام المعلومات من أنظمة الأعمال وتجهيز الإدخالات للمراجعة البشرية. ويناسب هذا النهج المؤسسات التي ترغب في الحصول على مساعدة عملية مع احتفاظ الموظفين بالسيطرة.
Drowning in emails?
Here’s your way out
Save hours every day as AI Agents label and draft emails directly in Outlook or Gmail, giving your team more time to focus on high-value work.
كيف تقلل الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي من معالجة الفواتير يدويًا
تبدأ العملية التقليدية بفتح موظف رسالة بريد إلكتروني وتنزيل فاتورة. ويتحقق الموظف من المورد، ويكتب رقم الفاتورة ويدخل التاريخ وضريبة القيمة المضافة والمبلغ. بعد ذلك، يبحث عن أوامر الشراء، ويحدد حساب دفتر الأستاذ ويرسل السجل للموافقة. وكل عملية تسليم إضافية تزيد التأخير وتخلق فرصًا للأخطاء.
تغيّر العملية المدعومة بالذكاء الاصطناعي هذا التسلسل. أولًا، يستقبل النظام الملف. ثم يتعرف على التخطيط ويقرأ الحقول ذات الصلة. ويمكنه مطابقة المورد مع سجل موجود ومقارنة الإجماليات بأوامر الشراء. بعد ذلك، يرسل العناصر غير المؤكدة إلى موظف بدلًا من ترحيلها بصمت.
لا تتطلب التخطيطات المختلفة بالضرورة قوالب منفصلة. إذ تستطيع الأدوات الحديثة تحليل مواضع التسميات والقيم والجداول. ونتيجة لذلك، يمكنها العمل مع فواتير من عدة موردين، حتى عندما يستخدم كل مورد تنسيقًا مختلفًا. ومع ذلك، ينبغي للمؤسسة اختبار ملفاتها الأكثر شيوعًا والأكثر صعوبة قبل الإطلاق.
تشمل الحقول المعتادة اسم المورد، ورقم الفاتورة، وتاريخ الفاتورة، ومعدل ضريبة القيمة المضافة، والمبلغ الإجمالي، والعملة ومرجع الدفع. بالإضافة إلى ذلك، قد يقرأ النظام بنود أمر الشراء، ومراكز التكلفة ورموز المشاريع. كما يمكنه تحديد الحقول المفقودة أو عدم التطابق بين الأمر والفاتورة.
تبقي معالجة الاستثناءات الأشخاص مشاركين في الحالات التي تتطلب الحكم. فعلى سبيل المثال، يمكن للنظام الإبلاغ عن مورد غير مألوف، أو قيمة غير متوقعة لضريبة القيمة المضافة، أو إجمالي لا يتطابق مع الأمر. ثم يصحح المراجع القيمة ويؤكد النتيجة. وبمرور الوقت، يمكن لهذه التصحيحات تحسين النموذج، شريطة أن تحكم المؤسسة كيفية حدوث التعلم.
قد يرسل الموردون مسحًا ضوئيًا أو ملف PDF أو صورة. ويؤثر كل تنسيق في جودة المخرجات. لذلك، ينبغي للشركات قياس خط أساسها الخاص بدلًا من الاعتماد على وعود ثابتة بشأن التوفير أو الدقة. سجّل أولًا وقت المعالجة، ومعدلات التصحيح وتأخيرات الموافقة. وبعد ذلك، قارن هذه المقاييس بالنتائج بعد الإطلاق.
يمكن للشركات التي ترغب في توسيع هذا النهج ليشمل مستندات العملاء استكشاف برامج تحويل PDF إلى أمر. وتوضح حالة الاستخدام هذه كيفية انتقال المعلومات المستخرجة من مرفق إلى عملية تجارية، مع اختلاف الحقول وعمليات الرقابة عن الشؤون المالية.
تكامل AFAS: ربط AFAS في الوقت الفعلي باستخدام موصل
يربط تكامل AFAS حل المستندات بالإدارة المالية للمؤسسة. وقد يستخدم الاتصال واجهة برمجة تطبيقات، أو برمجيات وسيطة أو موصلًا. ويتمثل الغرض منه في نقل المعلومات المعتمدة دون مطالبة الموظف بإعادة كتابة كل حقل.
يبدو تدفق البيانات المعتاد كما يلي:
- تصل الفاتورة عبر البريد الإلكتروني أو التحميل أو المسح الضوئي.
- يقرأ الذكاء الاصطناعي الملف ويجهّز البيانات المستخرجة.
- تتحقق قواعد العمل من تفاصيل المورد، والإجماليات، وضريبة القيمة المضافة والحقول المطلوبة.
- يرسل الموصل السجل المعتمد إلى AFAS.
- يبدأ سير عمل الموافقة للمراجعة أو الترحيل أو الدفع.
في هذا السياق، لا يعني الوقت الفعلي دائمًا حدوث كل إجراء فورًا. فعادةً ما يعني نقل البيانات تلقائيًا مع القليل من إعادة إدخال البيانات أو دونها. ويعتمد التوقيت الدقيق على الموصل، وإعدادات قائمة الانتظار، وحدود واجهة برمجة التطبيقات وإعدادات AFAS. وبالمثل، تعتمد الحقول المتاحة على الواجهة المحددة وإعدادات المؤسسة.
قبل اختيار اتصال، اسأل عن كيانات AFAS التي يدعمها. وتحقق مما إذا كان يستطيع إنشاء مسودات، أو تحديث سجلات الموردين أو إرفاق الملف الأصلي. وتأكد أيضًا من كيفية تعامله مع السجلات المرفوضة، والفواتير المكررة وتغييرات تفاصيل الموردين. وتمنع هذه الأسئلة وجود فجوات بين أداة المستندات والعملية المحاسبية.
يستحق الأمان القدر نفسه من الاهتمام. وينبغي لفرق تكنولوجيا المعلومات إعداد أذونات المستخدمين، ومستويات التفويض والوصول إلى المعلومات المالية. كما ينبغي لها مراجعة مسارات التدقيق، والاحتفاظ بالبيانات ومتطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات. ويسجل التصميم الآمن من غيّر قيمة، ووقت حدوث التغيير وسبب قبول النظام له.
ترغب بعض المؤسسات في ربط الذكاء الاصطناعي بعدة أنظمة. وفي هذه الحالة، ينبغي للفريق تحديد النظام المسؤول عن كل حقل. فعلى سبيل المثال، قد يكون AFAS مسؤولًا عن بيانات الموردين ودفتر الأستاذ، بينما تكون منصة المستندات مسؤولة عن المرفق الأصلي وحالة المراجعة. ويدعم هذا التعيين رقابة موثوقة ويسهّل استكشاف الأخطاء وإصلاحها لاحقًا.
يمكن للمؤسسات أيضًا مقارنة هذا المشروع بـ أتمتة إدخال الطلبات في AFAS. ويركز هذا الحل على أوامر المبيعات بدلًا من فواتير الموردين، إلا أن المبادئ نفسها تنطبق: الالتقاط، والتحقق، والنقل المنضبط والمراجعة البشرية.
Drowning in emails?
Here’s your way out
Save hours every day as AI Agents label and draft emails directly in Outlook or Gmail, giving your team more time to focus on high-value work.
من التقاط المستندات بالذكاء الاصطناعي إلى الموافقة: كيف يعمل المساعد الذكي
يدعم المساعد الذكي فرق الحسابات الدائنة؛ لكنه لا يحل محل كل عمليات المراجعة. ويمكنه تصنيف ملف، والتعرف على مورد واستخراج القيم الأساسية. كما يمكنه التحقق من الإجماليات وضريبة القيمة المضافة، واقتراح حسابات دفتر الأستاذ والإبلاغ عن الإدخالات غير المعتادة. ومع ذلك، ينبغي للموظفين اعتماد الاستثناءات والتغييرات الحساسة.
يبدأ المساعد بفحص البريد الإلكتروني والمرفق وسياق الأعمال المتاح. وقد يستخدم المرسل، وسجل المورد ومرجع أمر الشراء لتحديد العملية الصحيحة. ثم يقارن القيم المستخرجة بالسجلات الموجودة في AFAS. وإذا كان المورد موجودًا وكانت المبالغ متطابقة، يمكن للنظام تجهيز مسودة للموافقة.
عندما تبدو المعلومات غير معتادة، يوضح المساعد سبب التحذير. فعلى سبيل المثال، قد يحدد حسابًا مصرفيًا جديدًا، أو مبلغًا غير متوقع أو رقم فاتورة مكررًا. ونتيجة لذلك، يرى الموظف القيمة المقترحة والأدلة التي تستند إليها التوصية. ويقلل هذا السياق من البحث غير الضروري.
يمكن لتصحيحات المستخدمين تحسين التوصيات المستقبلية. ومع ذلك، يحتاج التعلم إلى حدود. فلا ينبغي أن يؤدي التصحيح تلقائيًا إلى تغيير قاعدة حساسة أو سجل رئيسي لمورد. وبدلًا من ذلك، يمكن لشخص مخول اعتماد التغييرات بعد التحقق من المصدر. ويجمع هذا التوازن بين التعلم المفيد والرقابة المالية.
بمجرد أن يعتمد الموظف المسودة، يمكن للنظام بدء سير عمل AFAS المهيأ. وقد ينتقل السجل إلى صاحب الميزانية، أو مدير المشتريات أو مراجع مالي. وبعد الموافقة، يمكن لـ AFAS دعم الترحيل والدفع وفقًا لسياسة التفويض في المؤسسة.
تتبع virtualworkforce.ai نموذجًا مشابهًا قائمًا على إبقاء الإنسان ضمن دائرة التحكم لرسائل البريد الإلكتروني والمستندات التشغيلية. ويمكن لوكلائها فهم الطلبات، واستخدام معلومات من نظام تخطيط موارد المؤسسات والأنظمة الأخرى، وتجهيز رد وتصعيد الاستثناءات مع سياقها. وهذا يجعلها مناسبة عندما يتلقى فريق مالي مستندات داعمة عبر صندوق بريد مشترك بدلًا من بوابة تحميل مخصصة.
ينبغي للفرق تحديد قواعد المراجعة قبل الإطلاق. فقد يحتاج سجل منخفض القيمة من مورد معروف إلى فحص أخف. وعلى العكس، قد يتطلب سجل مرتفع القيمة، أو رسم متعلق بعقد أو تغيير في التفاصيل المصرفية مراجعة شخصين. وتجعل القواعد الواضحة العملية قابلة للتنبؤ وتدعم أدلة التدقيق.
توسيع أتمتة AFAS إلى ما يتجاوز إدخال الفواتير
يمكن لالتقاط المستندات دعم ما هو أكثر من الشؤون المالية. فبمجرد أن تضع المؤسسة قواعد موثوقة للملفات الواردة، يمكنها التوسع إلى عمليات AFAS الأخرى. ولا تزال كل عملية بحاجة إلى حقولها وأذوناتها وخطوات الموافقة الخاصة بها. لذلك، ينبغي أن يتبع التوسع خارطة طريق منضبطة بدلًا من إطلاق واحد كبير.
في الشؤون المالية ضمن AFAS، يمكن للحل تجهيز بيانات الموردين، وإيصالات المصروفات والسجلات الداعمة. ويمكنه المساعدة في مطابقة المستندات بالمعاملات وإرسال الاستثناءات إلى المراجع المناسب. وبالنسبة للمشتريات، يمكنه مقارنة مراجع الطلبات، ومعلومات التسليم ومستندات الموردين. ويمكن لهذه الخطوات تقليل العمل المتكرر مع إبقاء القرارات المالية بيد الموظفين المخولين.
يمكن لفرق التعامل مع العملاء ربط مستندات العملاء بسجلات إدارة علاقات العملاء. فعلى سبيل المثال، يمكن ربط طلب وارد في رسالة بريد إلكتروني بعميل مدين أو بحساب عميل قبل أن يرد الموظف. كما يمكن للنظام تحديد اتفاقية، أو مستند تجديد أو طلب خدمة وتوجيهه إلى الفريق المناسب.
تتطلب كشوف الرواتب وإدارة الموظفين ضوابط أقوى للخصوصية. فقد يحتوي المستند على تفاصيل مصرفية، أو معلومات هوية أو شروط توظيف. ونتيجة لذلك، ينبغي أن يتبع الوصول مبدأ الحد الأدنى من الامتيازات. كما ينبغي للمؤسسة تحديد فترات الاحتفاظ بالبيانات وتسجيل سبب إدخال كل حقل إلى النظام.
يمكن لفرق العمليات استخدام النهج نفسه مع أوامر الشراء ومستندات التسليم. فعلى سبيل المثال، يمكن أن ينتقل أمر شراء من عميل من رسالة بريد إلكتروني إلى عملية طلب بعد أن يتحقق النظام من العميل، والعناصر والتاريخ المطلوب. ويمكن للقراء الذين يحتاجون إلى هذا السيناريو مراجعة تحويل أوامر الشراء من العملاء الواردة عبر البريد الإلكتروني.
لكل عملية مخاطر مختلفة. فقد يتطلب السجل المالي التحقق من ضريبة القيمة المضافة. وقد يتطلب سجل الموظف فحوصات للخصوصية. وقد يتطلب طلب العميل فحوصات للمخزون أو الأسعار. لذلك، ينبغي للفرق توثيق البنية، والمالك ومسار الموافقة لكل حالة استخدام.
ابدأ بعملية واحدة وتوسع بعد قياس أدائها. وينشئ هذا الأسلوب التدريجي أدلة للاستثمار المستقبلي ويساعد الموظفين على بناء الثقة. كما يسهل تعديل القواعد عند تغير الموردين أو العملاء أو السياسات الداخلية.
كيفية تخطيط إدخال المستندات بالذكاء الاصطناعي في AFAS وقياسه وتحسينه
ابدأ بحالة استخدام محددة، مثل إدخال فواتير الموردين. وقبل اختيار منتج، ارسم خريطة للعملية الحالية من صندوق البريد إلى الموافقة والدفع. وسجّل عدد الفواتير، ومتوسط وقت المعالجة، والجهد المطلوب للتصحيح، وتأخيرات الموافقة والتكلفة لكل سجل. كما دوّن نسبة الملفات التي تحتاج إلى توضيح.
بعد ذلك، اختر اتصال AFAS الذي يتوافق مع احتياجات المؤسسة. وراجع الحقول المدعومة، وخيارات الأمان، والمرفقات، ورسائل الخطأ والمراقبة. واطلب عرضًا تجريبيًا باستخدام أمثلة حقيقية، بما في ذلك عمليات المسح الرديئة، والإشعارات الدائنة، والملفات المكررة والفواتير التي لا تحتوي على أوامر شراء. ويكشف الاختبار المرحلي أكثر مما يكشفه عرض تقديمي يستخدم مستندات مثالية.
أثناء المرحلة التجريبية، حدد الحالات التي تتطلب مراجعة بشرية. وقد تشمل هذه الحالات الموردين الجدد، أو ضريبة القيمة المضافة غير المعتادة، أو مراجع الطلبات المفقودة، أو المبالغ المرتفعة والملفات المكررة المحتملة. واضبط القواعد، والاحتفاظ بالمستندات وضوابط الوصول قبل الانتقال إلى الإنتاج. بالإضافة إلى ذلك، اتفق على الجهة المسؤولة عن التغييرات في مطابقة الموردين واقتراحات حسابات دفتر الأستاذ.
قِس النتائج بعد الإطلاق. وتشمل المقاييس المفيدة وقت المعالجة، ومعدلات الاستثناء، وحجم التصحيحات، ومدة انتظار الموافقة وجهد المستخدم. ويمكن للوحة معلومات عرض الاتجاهات حسب المورد وتنسيق المستند. ويمكن للتحليلات بعد ذلك الكشف عن المواضع التي يتطلب فيها الخلل المتكرر تغيير قاعدة أو تواصلًا مع المورد.
لا تقس السرعة فقط. تحقق مما إذا كانت السجلات تحتوي على الحقول الصحيحة، وما إذا كانت الموافقات تتبع السياسة وما إذا كان الموظفون يفهمون الاستثناءات. وراجع أدلة التدقيق بانتظام. وبالمثل، راقب ما إذا كان ارتفاع حجم العمل أو تنسيق مورد جديد يؤثر في الأداء.
تجمع الأتمتة الجيدة بين الذكاء الاصطناعي، والتكامل الموثوق وإشراف فريق الشؤون المالية. وهي لا تزيل مسؤولية المؤسسة. بل تمنح الموظفين معلومات أفضل، وأخطاء أقل ووقتًا أقل يُنفق على العمل المتكرر. وعندما تعمل العملية جيدًا، يمكن للفرق توسيع حجم المستندات دون إضافة القدر نفسه من الجهد الإداري.
وبالنسبة إلى عملية طلبات أوسع، يمكن للمؤسسات أيضًا مراجعة أتمتة إدخال أوامر الشراء من البريد الإلكتروني. وينطبق أسلوب التخطيط نفسه: تحديد خط أساس، واختبار الحالات الصعبة، وحماية البيانات وتحسين القواعد من خلال الملاحظات المقيسة.
الأسئلة الشائعة
ماذا يعني إدخال المستندات بالذكاء الاصطناعي إلى AFAS؟
يعني استخدام البرامج لقراءة المعلومات من المستندات الواردة وتجهيزها لعملية في AFAS. ويمكن للموظفين مراجعة الحقول غير المؤكدة قبل أن ينشئ النظام سجلًا أو يحدّثه.
هل يستطيع النظام قراءة ملفات PDF؟
نعم، يمكن للعديد من الحلول قراءة ملفات PDF الرقمية والصور الممسوحة ضوئيًا. وتعتمد النتائج على جودة الصورة، وبنية المستند والحقول التي أعدتها المؤسسة.
هل يحل الذكاء الاصطناعي محل فريق الشؤون المالية؟
لا، فهو يدعم التجهيز والفحص المتكررين. ويظل المتخصصون الماليون يتخذون القرارات، ويعتمدون الاستثناءات ويديرون السياسة المالية.
ما الحقول التي يستطيع الحل التقاطها؟
تشمل الحقول الشائعة المورد، والتاريخ، والمرجع، وضريبة القيمة المضافة، والإجمالي وتفاصيل الدفع. وبحسب الاتصال، قد يقرأ أيضًا بنود الطلبات، والمشاريع ومراكز التكلفة.
كيف يعمل الاتصال مع AFAS؟
ينقل موصل أو واجهة القيم المعتمدة إلى عملية AFAS ذات الصلة. وتعتمد الحقول والتوقيت وأنواع السجلات الدقيقة على التصميم التقني والإعدادات.
هل يستطيع النظام التعامل مع تنسيقات الموردين المختلفة؟
يمكن للذكاء الاصطناعي التعرف على العديد من التنسيقات دون الحاجة إلى قالب منفصل لكل مورد. ومع ذلك، ينبغي للفرق اختبار التنسيقات غير المعتادة وإنشاء مسار مراجعة للنتائج غير الواضحة.
هل لا تزال الموافقة البشرية ممكنة؟
نعم، يمكن للمؤسسات طلب الموافقة على قيم أو حالات محددة. فعلى سبيل المثال، يمكنها إرسال الموردين الجدد، والمبالغ المرتفعة وقيم الضرائب غير المعتادة إلى مراجع.
كيف ينبغي للشركة قياس النجاح؟
قِس وقت المعالجة، وحجم التصحيحات، ومعدلات الاستثناء وتأخيرات الموافقة قبل الإطلاق وبعده. واسأل المستخدمين أيضًا عما إذا كانت العملية تقلل الجهد دون إضعاف الرقابة.
هل يمكن للنهج نفسه دعم كشوف الرواتب أو إدارة علاقات العملاء؟
يمكنه دعم عدة عمليات أعمال، بما في ذلك إدارة الموظفين والسجلات المرتبطة بإدارة علاقات العملاء. وتحتاج كل عملية إلى أذونات وحقول وقواعد احتفاظ ومنطق موافقة منفصل.
ما أول إجراء ينبغي للمؤسسة اتخاذه؟
اختر عملية واحدة محددة جيدًا ووثّق خطواتها ومخاطرها الحالية. ثم نفّذ مشروعًا تجريبيًا منضبطًا باستخدام مستندات حقيقية قبل التوسع إلى عمليات AFAS إضافية.
Drowning in emails?
Here’s your way out
Save hours every day as AI Agents label and draft emails directly in Outlook or Gmail, giving your team more time to focus on high-value work.