من ملف PDF إلى Exact Online باستخدام الذكاء الاصطناعي: استخراج البيانات
غالبًا ما تتلقى فرق الشؤون المالية الفواتير والطلبات والتقارير في ملفات PDF. بعد ذلك، يتعين على شخص ما قراءة كل ملف ونسخ القيم وإدخالها في Exact Online. وتستهلك هذه العملية وقتًا وتؤدي إلى أخطاء يمكن تجنبها.
يربط الذكاء الاصطناعي الآن بين قراءة المستندات وسير العمل المحاسبي. إذ يمكنه قراءة ملف PDF وفهم تخطيطه والتحقق من القيم المهمة وإعداد سجل للمراجعة. ونتيجة لذلك، تستطيع الشركات تقليل العمل المتكرر مع الحفاظ على الضوابط المالية.
وفقًا لـ تقرير أتمتة الشؤون المالية لعام 2023، يمكن للشركات تقليل وقت الإدخال اليدوي بنسبة تتراوح بين 70% و90% باستخدام معالجة المستندات المعتمدة على الذكاء الاصطناعي. وتفيد دراسة أخرى بأن الإدخال المدعوم يمكن أن يخفض معدلات الخطأ من 1%–4% إلى أقل من 0.5%.
1. الذكاء الاصطناعي لملفات PDF: ما الذي يمكن للذكاء الاصطناعي استخراجه من ملف PDF
قد يبدو ملف PDF بسيطًا للإنسان. إلا أن محتواه الداخلي قد يكون غير منظم أو شبه منظم. فقد يوجد النص داخل مربعات أو جداول أو طبقات رسومية منفصلة. لذلك، يجب أن يفهم النظام الموقع إلى جانب الكلمات.
تحتوي ملفات PDF الرقمية عادةً على نص قابل للتحديد. ويمكن للمستخدم البحث عن هذا المحتوى أو نسخه أو تعديله. وعلى النقيض من ذلك، تحتوي ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا على صورة للصفحة. فالكمبيوتر يرى وحدات بكسل بدلًا من الأحرف. وفي هذه الحالة، تساعد تقنية التعرف الضوئي على الأحرف، أو OCR، في استخراج النص من المستندات الممسوحة ضوئيًا.
تحلل برامج OCR الأحرف وتحولها إلى نص قابل للقراءة آليًا. ومع ذلك، لا يفهم OCR العادي المعنى دائمًا. فقد يقرأ اسم المورد بشكل صحيح، لكنه يخلط بين رقم الفاتورة ومرجع العميل.
تضيف خدمة الاستخراج المعتمدة على الذكاء الاصطناعي سياقًا إلى البيانات. إذ يمكنها تحديد واستخراج اسم المورد ورقم الفاتورة والتاريخ ومبلغ ضريبة القيمة المضافة والإجمالي وشروط الدفع. كما يمكنها التمييز بين عنوان الفوترة وعنوان التسليم. ويكتسب هذا الفرق أهمية عند معالجة الشركات للفواتير وأوامر الشراء والتقارير المالية.
فعلى سبيل المثال، قد تعرض الفاتورة كلمات «الإجمالي» و«المبلغ الصافي» و«ضريبة القيمة المضافة» في مواضع مختلفة. وقد يضع أمر الشراء رمز المورد في الأعلى وكميات الأصناف في جدول طويل. أما التقرير فقد يستخدم عدة صفحات ومجاميع فرعية. ويمكن للذكاء الاصطناعي تعلم هذه الأنماط دون الحاجة إلى قالب ثابت واحد.
تعتمد النتيجة على المصدر. فعادةً ما تنتج الملفات الرقمية الواضحة نتائج أفضل من الملفات المعتمدة على الصور. وقد يؤدي ضعف التباين والصفحات المدورة والملاحظات المكتوبة بخط اليد إلى تقليل الدقة. ومع ذلك، تستطيع الأنظمة الحديثة قراءة العديد من التخطيطات وإرجاع قيم مفيدة للمراجعة.
يمكن للشركات أيضًا استخدام معالجة الطلبات باستخدام OCR عند وصول المستندات عبر البريد الإلكتروني. ويربط هذا النهج القراءة بإجراء العمل التالي، بدلًا من التوقف بعد التعرف على النص.
Drowning in emails?
Here’s your way out
Save hours every day as AI Agents label and draft emails directly in Outlook or Gmail, giving your team more time to focus on high-value work.
2. الذكاء الاصطناعي للمستندات واستخراج البيانات: تحويل المستندات إلى بيانات قابلة للاستخدام
يجمع الذكاء الاصطناعي للمستندات بين تقنية OCR ونماذج اللغة وتحليل التخطيط. وتساعد هذه التقنيات مجتمعةً النظام على فهم معنى كل قسم. إذ يمكن للنظام تحليل العناوين والجداول وبنود السطر والملاحظات.
فعلى سبيل المثال، يمكن لأداة ذكاء اصطناعي تحديد المورد في أعلى الصفحة. ثم يمكنها ربط كل وصف لمنتج بالكمية وسعر الوحدة ورمز الضريبة. ويدعم هذا النهج استخراج بيانات المستندات عبر العديد من تخطيطات الفواتير.
يمكن لخدمة متخصصة استخراج البيانات من ملفات PDF وإرجاع بيانات منظمة إلى نظام آخر. وتشمل التنسيقات الشائعة JSON وXML وCSV وRTF. كما يمكن للمطور تصدير النتيجة عبر واجهة برمجة التطبيقات أو حزمة تطوير البرمجيات.
يمكن أن يحتوي JSON على حقول مثل اسم المورد وتاريخ الفاتورة والعملة والإجمالي. وقد تتضمن بنود السطر رموز المنتجات والأوصاف والكميات والأسعار. ونتيجة لذلك، يتلقى Exact Online قيمًا متسقة بدلًا من كتلة من النص المنسوخ.
تضيف عملية التحقق طبقة أخرى من الرقابة. إذ يمكن للنظام التحقق من اتباع التاريخ لتنسيق مقبول. كما يمكنه مقارنة إجماليات البنود بإجمالي الفاتورة. ويمكنه التحقق من احتساب ضريبة القيمة المضافة ومطابقة بيانات المورد مع سجل معتمد.
عندما تبدو إحدى القيم غير مؤكدة، ينبغي للنظام وضع علامة عليها. فعلى سبيل المثال، قد يضع علامة للمراجعة البشرية على رقم فاتورة غير واضح. كما يمكنه الإشارة إلى قيمة ضريبة قيمة مضافة مفقودة أو إجمالي لا يتطابق مع بنود السطر.
يتيح هذا النهج للفرق استخراج بيانات منظمة دون الوثوق بكل نتيجة بشكل أعمى. كما ينشئ حدًا واضحًا بين الإعداد الآلي والموافقة المالية. ويدعم هذا الحد سير عمل المستندات بصورة أكثر أمانًا.
يستخدم virtualworkforce.ai وكلاء ذكاء اصطناعي لاستخراج البيانات المنظمة من مرفقات البريد الإلكتروني ومستندات الأعمال الأخرى. ويمكن للمنصة بعد ذلك وضع القيم في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أو الأنظمة التشغيلية، مع مراجعة الموظفين للاستثناءات. ويناسب ذلك الفرق التي تحتاج إلى إدخال المستندات ومعالجة البريد الإلكتروني ضمن عملية واحدة.
3. معالجة ملفات PDF بالذكاء الاصطناعي: اختيار أداة الذكاء الاصطناعي المناسبة لملفات PDF
يمكن لأداة أساسية للذكاء الاصطناعي لملفات PDF البحث في ملف أو استخراج النص أو إنشاء ملخص. ويمكن لأدوات مثل Adobe Acrobat مساعدة المستخدمين في العثور على المعلومات بسرعة. كما يمكن لـ Acrobat دعم مراجعة المستندات عندما يحتاج شخص إلى تحميل ملف PDF وفحص محتواه.
ومع ذلك، قد لا تفهم الأداة العامة الضوابط المحاسبية. إذ يمكن لخدمة فواتير متخصصة تنفيذ استخراج الحقول واستخراج الجداول ومطابقة الموردين. كما يمكن لمنصة أوسع للمعالجة الذكية للمستندات تصنيف المستندات وإرسالها عبر خطوات الموافقة.
تشمل ميزات الذكاء الاصطناعي الرئيسية ما يلي:
- استخراج الحقول والجداول من تخطيطات مختلفة.
- تصنيف المستندات إلى فواتير وطلبات وتقارير.
- ملخصات تشرح القيم والاستثناءات الرئيسية.
- التحقق من البيانات الخاصة بالإجماليات وضريبة القيمة المضافة والتواريخ.
- درجات ثقة للحقول غير المؤكدة.
- موافقة بشرية قبل الترحيل.
ينبغي للشركات مقارنة الدقة واللغات المدعومة وخيارات التكامل. كما ينبغي لها التحقق من ضوابط الأمان والسعر وإمكانية الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات والاحتفاظ بالبيانات. وتكتسب القدرة على دعم لغات متعددة أهمية عندما يعمل الموردون في بلدان مختلفة.
يمكن أن تناسب أدوات الاستخراج العامة المهام العرضية. بينما تعمل المنصات المتخصصة بصورة أفضل عندما يعالج الفريق أحجامًا كبيرة كل أسبوع. وقد تحتاج الشركة أيضًا إلى حل يربط البريد الإلكتروني وسجلات تخطيط موارد المؤسسات وقواعد الموافقة.
لا تقبل ادعاءات الدقة أو وفورات التكلفة دون اختبار ملفات حقيقية. أنشئ مجموعة اختبار تتضمن مستندات رقمية واضحة وملفات ممسوحة ضوئيًا وتخطيطات غير معتادة وعدة موردين. ثم قِس دقة الحقول ووقت المراجعة والسجلات المرفوضة.
قد تعالج إحدى الشركات ملفات PDF في ثوانٍ، لكنها تظل بحاجة إلى أشخاص للتحقق من كل إجمالي. وقد تحقق شركة أخرى معدل معالجة تلقائية مرتفعًا بعد تحسن مطابقة الموردين. ويعتمد الاختيار الصحيح على جودة المستندات وحجمها ومستوى المخاطر.
بالنسبة إلى الفرق التي تتعامل مع أوامر الشراء إلى جانب الفواتير، يمكن أن يؤدي استخراج بيانات أوامر الشراء من PDF إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات إلى توسيع النهج نفسه ليشمل ما يتجاوز المحاسبة.
Drowning in emails?
Here’s your way out
Save hours every day as AI Agents label and draft emails directly in Outlook or Gmail, giving your team more time to focus on high-value work.
4. من PDF إلى Exact Online: تخطيط البيانات المستخرجة وإرسالها
تبدأ العملية عند وصول ملف PDF وارد إلى صندوق بريد إلكتروني أو مجلد تحميل. يقرأ النظام الملف ويصنفه ويستخرج القيم المطلوبة. بعد ذلك، يراجع أحد المراجعين الحقول غير المؤكدة ويوافق على السجل المقترح.
يجب بعد ذلك تخطيط مخرجات الذكاء الاصطناعي لملفات PDF لتتوافق مع حقول Exact Online. وقد ترتبط معلومات المورد بحساب موجود. ويمكن أن تتضمن رؤوس الفاتورة رقم الفاتورة والتاريخ والعملة وشروط الدفع. وقد تتطلب أسطر الفاتورة رمز المنتج والوصف والكمية والسعر ورمز ضريبة القيمة المضافة.
تحتاج حسابات دفتر الأستاذ إلى تخطيط دقيق. فسجل المورد لا يكشف دائمًا عن حساب المصروفات الصحيح. لذلك، يمكن للقواعد استخدام سجل المورد أو أوامر الشراء أو مجموعات المنتجات أو رموز الأقسام.
يمكن أن يستخدم التكامل واجهة برمجة التطبيقات أو برمجيات وسيطة. وبعد الموافقة، يمكنه إنشاء فاتورة شراء في Exact Online وإرفاق ملف PDF الأصلي. ويمكن لبروتوكول OAuth 2.0 حماية الوصول مع تقييد الإجراءات المتاحة للتكامل.
تكتسب معالجة الأخطاء أهمية في كل مرحلة. إذ ينبغي للخدمة تسجيل الطلبات الفاشلة وإعادة محاولة الأخطاء المؤقتة وعرض رسائل واضحة. كما ينبغي لها احترام حدود واجهة برمجة التطبيقات. ويمكن لقائمة انتظار منع دفعة كبيرة من إغراق نظام المحاسبة.
تعمل المطابقة على تحسين الرقابة. إذ يمكن للنظام مقارنة المورد بالسجلات الموجودة. ويمكنه مطابقة الفاتورة مع أمر شراء والتحقق مما إذا كانت هناك فاتورة مشابهة موجودة مسبقًا. ويمكن لاكتشاف التكرار مقارنة المورد ورقم الفاتورة والتاريخ والمبلغ.
ينبغي أن تتم الموافقة قبل الترحيل التلقائي. فقد يحتاج شخص ما إلى تأكيد مورد جديد أو مبلغ غير معتاد أو رمز ضريبة قيمة مضافة غير متوقع. وتمنع هذه الرقابة العملية السريعة من إنشاء أخطاء مالية.
يمكن للشركات التي تستخدم Exact Online بالفعل الاستفادة أيضًا من أتمتة إدخال الطلبات في Exact Online. ويمكن لسير العمل هذا ربط طلبات العملاء بسجلات نظام تخطيط موارد المؤسسات وتقليل الإدخال المتكرر عبر الأقسام.
5. سير عمل مساعد الذكاء الاصطناعي: الملخصات وعمليات التحقق ومعالجة الاستثناءات
يمكن لمساعد الذكاء الاصطناعي تلخيص الفاتورة وشرح نتيجة استخراجها. فعلى سبيل المثال، يمكنه القول إن المورد تمت مطابقته مع سجل موجود، بينما تحتاج قيمة ضريبة القيمة المضافة إلى مراجعة. ويمنح ذلك الموظف سياقًا مفيدًا قبل الموافقة.
يبدأ سير العمل العملي من صندوق بريد إلكتروني. يستلم النظام مرفقًا ويحدد نوع المستند ويقرأ الحقول ذات الصلة. ثم يتحقق من الإجماليات وبيانات المورد وأوامر الشراء والسجلات المكررة.
تنتقل العناصر الموافق عليها إلى Exact Online. ويبقى المستند الأصلي مرفقًا بسجل المحاسبة. أما العناصر غير المؤكدة فتُرسل إلى شخص مع الملف المصدر والقيم المستخرجة وسبب التصعيد.
قد تستخدم شركة صغيرة التسلسل التالي:
- استلام فواتير الموردين في صندوق بريد مشترك.
- قراءة المرفق وتصنيفه.
- التحقق من المورد وضريبة القيمة المضافة والإجمالي.
- إرسال الاستثناءات إلى مسؤول مسك الدفاتر.
- إنشاء الفواتير الموافق عليها في Exact Online.
- تخزين المستند المصدر ونتيجة التدقيق.
يمكن للنظام تحديد الفواتير المكررة والمبالغ غير المعتادة. كما يمكنه اكتشاف شروط الدفع المفقودة أو تغيّر التفاصيل المصرفية أو مورد لا يتطابق مع سجله السابق. ولا تثبت هذه الإشارات وجود احتيال. بل تساعد الشخص على تركيز الانتباه حيث تبدو المخاطر أعلى.
ينبغي أن ينشئ كل تصحيح ملاحظات للتغذية الراجعة. فإذا غيّر أحد المراجعين حساب دفتر الأستاذ، يمكن للنظام تسجيل ذلك القرار لتقديم اقتراحات مستقبلية. ومع ذلك، يجب أن تتبع التغييرات قواعد الحوكمة. فلا يجوز لتصحيح ما أن يغير سياسات المحاسبة المعتمدة دون إشعار.
توضح مسارات التدقيق من راجع السجل وما الذي تغير ومتى حدث الترحيل. كما تحافظ على المصدر الأصلي. وتدعم إمكانية التتبع هذه عمليات التدقيق وتساعد الفرق في التحقيق في النزاعات.
يمكن لـ virtualworkforce.ai ربط البريد الإلكتروني والمستندات وإجراءات نظام تخطيط موارد المؤسسات من خلال موافقة بشرية. ويمكن لوكلائها توجيه الاستثناءات مع السياق ذي الصلة، بدلًا من إعادة الموظفين إلى البحث في عدة أنظمة.
6. التنفيذ الآمن: الدقة والأمان ومستقبل سير عمل ملفات PDF المعتمدة على الذكاء الاصطناعي
لا يلغي الذكاء الاصطناعي الحاجة إلى ملفات مصدر جيدة. إذ يمكن لعمليات المسح الضوئي الرديئة والتخطيطات غير المعتادة والمحتوى المكتوب بخط اليد أن تقلل من جودة الاستخراج. لذلك، اختبر مستندات من موردين مختلفين قبل وضع قواعد الإنتاج.
استخدم عينة تمثيلية. وأدرج ملفات واضحة ومستندات ممسوحة ضوئيًا وإشعارات دائنة وفواتير متعددة الصفحات وعملات أجنبية. وقِس وقت المعالجة ومعدلات المراجعة ودقة الحقول وأخطاء الترحيل. وتوفر هذه الأرقام أساسًا تجاريًا أفضل من الادعاء الرئيسي للمورّد.
قد تحتوي الفواتير على أسماء وعناوين وبيانات مصرفية ومعلومات دفع. وبموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، يجب أن تعرف الشركة سبب معالجتها لهذه المعلومات ومدة الاحتفاظ بها. كما ينبغي لها توثيق اتفاقيات الموردين ومواقع المعالجة.
ينبغي أن تحمي التشفيرات الملفات أثناء النقل والتخزين. كما ينبغي أن تقصر ضوابط الوصول المستندات على المستخدمين المصرح لهم. ويجب أن تزيل قواعد الاحتفاظ الملفات المؤقتة عندما لا تعود الشركة بحاجة إليها. وينبغي للفرق أيضًا مراجعة المتعاقدين من الباطن ومزودي النماذج.
ينبغي للأتمتة تقليل العمل اليدوي دون إزالة الضوابط المالية. حافظ على قواعد الموافقة للموردين الجدد والفواتير عالية القيمة والمعاملات غير المعتادة. ووفر أيضًا طريقة واضحة لتصحيح النتائج وإيقاف الترحيل التلقائي.
ستدعم الأنظمة المستقبلية استخراجًا متعدد اللغات بصورة أفضل، والتحقق في الوقت الفعلي، واكتشاف الحالات الشاذة. وستقلل الفوترة الإلكترونية الحاجة إلى قراءة بعض الملفات، بينما سيظل الذكاء الاصطناعي مفيدًا في معالجة الاستثناءات والتنسيقات المختلطة. وقد يشرح الذكاء الاصطناعي التوليدي السجلات بلغة واضحة، لكن ينبغي أن تحكم القواعد والموافقات الإجراءات المالية.
يمكن للشركات أيضًا ربط مستندات الطلبات بـ أتمتة معالجة أوامر الشراء. ويجمع أقوى تصميم بين السرعة والمراجعة والأمان والمساءلة الواضحة.
الأسئلة الشائعة
هل يستطيع الذكاء الاصطناعي قراءة كل ملفات PDF؟
لا. فعادةً ما تنتج الملفات الرقمية الواضحة نتائج أفضل من عمليات المسح الضوئي الرديئة أو الصفحات المكتوبة بخط اليد. وينبغي أن تتولى خطوة المراجعة معالجة المستندات غير الواضحة أو غير المكتملة أو غير المعتادة.
ما الحقول التي يمكن للذكاء الاصطناعي التقاطها من الفاتورة؟
تشمل الحقول الشائعة المورد ورقم الفاتورة والتاريخ وضريبة القيمة المضافة والإجمالي والعملة وشروط الدفع. كما يمكن للأنظمة التقاط أوصاف البنود والكميات والأسعار واقتراحات الحسابات.
هل يدعم Exact Online إدخال الفواتير تلقائيًا؟
يمكن للتكامل إعداد سجلات فواتير الشراء وإنشاؤها عبر الاتصالات المدعومة. وينبغي للتصميم احترام المصادقة والأذونات وقواعد التحقق وحدود واجهة برمجة التطبيقات.
هل ينبغي أن تحصل كل فاتورة على موافقة بشرية؟
تعتمد الموافقة على مستوى المخاطر وسياسة العمل. وينبغي عادةً أن تخضع الموردون الجدد والمبالغ غير المعتادة والقيم غير المؤكدة للمراجعة البشرية قبل الترحيل.
هل يمكن أن يبقى ملف PDF الأصلي مع سجل Exact Online؟
نعم، يمكن للتكامل إرفاق الملف المصدر بالسجل ذي الصلة عندما يدعم الاتصال المرفقات. ويساعد ذلك الموظفين والمدققين على تتبع القيم المرحلة والعودة بها إلى المصدر.
كيف يكتشف الذكاء الاصطناعي الفواتير المكررة؟
يمكنه مقارنة بيانات المورد ورقم الفاتورة والتاريخ والعملة والمبلغ مع السجلات الموجودة. كما يمكنه تحديد الملفات المتشابهة عندما يغير المورد تنسيقه.
هل OCR هو نفسه فهم المستندات؟
لا. يقرأ OCR الأحرف من الصفحة، بينما يربط فهم المستندات النص بالمعنى والموقع. لذلك، قد يقرأ OCR قيمة دون أن يعرف الحقل المحاسبي الذي ينبغي أن تُدرج فيه.
كيف يمكن للشركة اختبار خدمة استخراج؟
استخدم ملفات حقيقية من عدة موردين وأنواع مستندات. وقِس دقة الحقول ووقت المراجعة والمطابقات الفاشلة وأخطاء الترحيل قبل اختيار حل للإنتاج.
هل تُعد المعالجة السحابية آمنة للمستندات المالية؟
يمكن أن تكون آمنة عندما يوفر المزوّد التشفير وضوابط الوصول وسياسات الاحتفاظ واتفاقيات مناسبة للائحة GDPR. وينبغي للمشتري أيضًا تأكيد مواقع المعالجة ومسؤوليات المتعاقدين من الباطن.
هل يمكن للتقنية نفسها معالجة أوامر الشراء؟
نعم. يمكن للنهج نفسه قراءة رؤوس الطلبات وبنود المنتجات وتفاصيل التسليم ومراجع العملاء، ثم إرسال القيم الموافق عليها إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات.
Drowning in emails?
Here’s your way out
Save hours every day as AI Agents label and draft emails directly in Outlook or Gmail, giving your team more time to focus on high-value work.