Automatisation de la saisie des documents pour le logiciel AFAS
L’automatisation de la saisie des documents pour AFAS aide les équipes financières et opérationnelles à traiter les factures et autres documents avec moins de travail manuel. Au lieu de saisir chaque champ, les employés peuvent laisser les outils numériques lire les documents, vérifier les informations et envoyer les données approuvées dans AFAS.
Ce guide explique comment le processus fonctionne en pratique. Il couvre la capture, la validation, l’approbation, l’intégration et le suivi des performances. Il explique également dans quels cas l’examen humain reste utile. Après tout, les documents inhabituels nécessitent toujours du discernement, même lorsque le travail courant devient automatique.
1. Comment le logiciel AFAS gère l’automatisation de la saisie des documents
Dans AFAS, l’automatisation de la saisie des documents signifie que la technologie capture les informations d’un document et les prépare pour le processus métier approprié. Un document fournisseur, par exemple, peut arriver par e-mail ou via un portail documentaire. Un moteur OCR lit ensuite le nom du fournisseur, la référence, la date, la TVA et le total. L’IA peut interpréter différentes mises en page, tandis que des règles déterminent la suite du processus.
Le processus comporte généralement cinq étapes. Tout d’abord, l’entreprise reçoit un document. Ensuite, la technologie de reconnaissance lit son contenu. Puis, les règles de validation vérifient les champs obligatoires et comparent les informations aux données des fournisseurs. Après cela, le système saisit les détails dans AFAS. Enfin, l’employé responsable examine et peut approuver l’élément.
AFAS Profit sert d’ERP central pour la finance, les ressources humaines, la paie et d’autres processus d’entreprise. Par conséquent, un processus de saisie fiable peut maintenir la cohérence de l’administration financière, des dossiers des employés et des informations sur les projets. Une connexion avec AFAS peut également récupérer les bons de commande ou les informations fournisseurs associés avant qu’un employé ne prenne une décision.
Les règles peuvent identifier les informations de TVA manquantes, les montants inhabituels ou une référence déjà existante. Ainsi, les équipes peuvent réduire la saisie, les erreurs de doublon et les reprises inutiles. L’objectif n’est pas d’exclure les personnes du processus. Le système prend plutôt en charge les documents courants, tandis que les employés se concentrent sur les cas peu clairs ou inhabituels.
Par exemple, virtualworkforce.ai peut lire les documents provenant des e-mails opérationnels et préparer des informations structurées pour les systèmes métier. Les employés restent aux commandes, car ils peuvent vérifier les champs extraits avant l’action finale. Cette approche fonctionne bien lorsque les équipes souhaitent numériser les documents entrants sans modifier immédiatement tous les processus existants.
AFAS prend également en charge des fonctionnalités plus larges de logiciel de gestion. Il peut connecter la finance aux ressources humaines, au traitement de la paie et à d’autres activités administratives. Ainsi, une capture précise des documents fournit une source de référence plus fiable pour les rapports et les décisions quotidiennes.
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2. Pourquoi automatiser le traitement des factures dans un seul système
Lorsque les factures passent de la réception à l’approbation dans un seul système, le personnel dispose d’une vue plus claire des tâches à traiter. Le document arrive, la reconnaissance en extrait les détails et les règles vérifient le fournisseur, le montant et le bon de commande. Ensuite, l’élément est acheminé vers le bon approbateur. Une fois accepté, l’enregistrement financier peut poursuivre le processus comptable habituel.
Cette approche élimine une grande partie de la saisie manuelle qui ralentit les équipes financières. Elle peut également faire gagner du temps lorsque les employés n’ont plus à passer des e-mails aux feuilles de calcul, aux fichiers numérisés et à AFAS. Comme chaque étape possède un statut visible, un contrôleur peut suivre les approbations en attente, les documents rejetés et les paiements effectués.
Les recherches suggèrent que l’automatisation du traitement des documents peut réduire jusqu’à 70 % le temps consacré à la saisie manuelle des données, même s’il s’agit d’une estimation et non d’un résultat AFAS garanti. De même, les recherches de Deloitte associent l’amélioration intelligente des processus à une baisse des coûts d’exploitation et à une diminution des erreurs de traitement. Les résultats dépendent de la qualité des documents, des règles, des volumes et du niveau de contrôle humain.
La réduction des erreurs peut améliorer les relations avec les fournisseurs, car les documents sont approuvés plus rapidement. De plus, des contrôles cohérents contribuent à empêcher une facture en double d’entrer dans le processus des comptes fournisseurs. Lorsque les volumes de documents augmentent, les équipes peuvent traiter davantage de travail sans augmenter les effectifs dans les mêmes proportions. Cette évolutivité est particulièrement utile lors d’acquisitions, de pics saisonniers ou d’une croissance rapide.
Les employés peuvent alors consacrer moins de temps aux tâches administratives répétitives. Ils peuvent plutôt résoudre les exceptions, contacter les fournisseurs et améliorer les contrôles financiers. Un parcours d’approbation convivial aide également les managers à prendre des décisions à partir d’informations à jour plutôt que d’anciens échanges d’e-mails.
Notre entreprise, virtualworkforce.ai, soutient cette approche globale en combinant la compréhension des e-mails et la capture des documents. Ses agents IA peuvent identifier l’intention, extraire les champs et transmettre uniquement les cas incertains aux employés. Les entreprises qui recherchent des conseils connexes peuvent également consulter notre page sur le traitement des bons de commande.
Toutefois, un système unique ne signifie pas que chaque décision doit être automatisée. Des politiques claires, des droits d’accès et des points de contrôle restent essentiels. Les meilleurs résultats proviennent généralement d’un processus équilibré qui associe rapidité et approbation humaine responsable.
3. Intégration avec le logiciel AFAS : API, connecteurs et workflows
Les outils de reconnaissance externes ont besoin d’un moyen fiable d’envoyer les informations dans AFAS. C’est là que l’intégration avec le logiciel AFAS devient importante. Un service OCR peut lire un document, créer des champs structurés et les transmettre via une API ou un connecteur approuvé. AFAS peut ensuite valider les données et créer l’enregistrement ou la tâche suivante.
L’API AFAS peut échanger les coordonnées des fournisseurs, les numéros de facture, les dates, les montants de TVA, les montants totaux et les références de bons de commande. Un connecteur peut transférer ces champs en temps réel ou envoyer des lots selon un calendrier. La bonne option dépend des besoins de l’entreprise, du volume de documents et de la rapidité de réponse requise.
Les connecteurs AFAS peuvent également prendre en charge le rapprochement. Par exemple, le processus peut comparer un document fournisseur à un bon de commande et, lorsque cela est possible, à une réception. Si les valeurs correspondent, l’élément peut poursuivre son parcours d’approbation. Si elles diffèrent, le système peut créer une exception et en afficher la raison au contrôleur.
Une bonne conception de l’intégration commence par la propriété des données. AFAS doit rester la source faisant autorité pour les données fournisseurs et financières. L’outil de reconnaissance doit transmettre les informations capturées sans créer de copies contradictoires. De cette manière, la synchronisation reste maîtrisée et les rapports demeurent fiables.
La sécurité mérite la même attention. Utilisez des connexions chiffrées, des droits d’accès limités et une authentification forte. Enregistrez également chaque transfert et renvoyez un message d’erreur clair lorsqu’un champ échoue à la validation. Ces mesures aident les équipes informatiques à enquêter sur les importations échouées sans demander aux employés de la finance de recommencer toute la saisie.
L’intégration avec AFAS peut fonctionner via des tâches de synchronisation planifiées ou des échanges déclenchés par des événements. Le choix doit correspondre au processus. Un document fournisseur prioritaire peut nécessiter un traitement immédiat, tandis qu’une mise à jour d’archive à faible risque peut attendre un transfert planifié.
Les équipes doivent également documenter les correspondances de champs et leur propriété. Par exemple, définissez si le code fournisseur est fourni par l’outil de reconnaissance ou par AFAS. Testez ensuite les enregistrements rejetés, les services indisponibles et les documents incomplets. Une connexion fiable doit échouer de manière sécurisée, expliquer le problème et conserver le document original.
Les entreprises qui souhaitent mettre en place un processus de commande plus large peuvent consulter notre guide sur l’automatisation de la saisie des commandes pour AFAS. Ce cas d’usage montre comment les mêmes principes peuvent s’appliquer aux commandes clients, et pas uniquement aux documents fournisseurs.
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4. Comment mettre en place l’automatisation de la saisie des documents dans AFAS
Commencez par un type de document à fort volume, comme les factures fournisseurs. Un projet pilote ciblé facilite la mesure des résultats et l’identification des points faibles. Il donne également aux employés de la finance le temps de comprendre le nouveau processus avant que d’autres services ne le rejoignent.
Commencez par cartographier le processus actuel, de la réception au paiement. Notez où arrivent les documents, qui les vérifie, quels champs les employés saisissent et où se produisent les retards. Incluez les exceptions, car un processus qui ne fonctionne que pour les documents parfaits créera de la frustration par la suite.
Sélectionnez ensuite une solution OCR ou de numérisation et reconnaissance compatible avec AFAS. Vérifiez sa capacité à lire différentes mises en page, les avoirs, les pièces jointes et les numérisations de mauvaise qualité. Demandez également comment elle gère les champs incertains. Un score de confiance et un écran de contrôle clair peuvent aider les employés à prendre des décisions plus rapidement.
Configurez ensuite les champs obligatoires, les règles fournisseurs, la gestion de la TVA et les circuits d’approbation. Définissez les valeurs obligatoires et les écarts nécessitant un contrôle manuel. La méthode d’intégration choisie doit utiliser une approche API ou un connecteur approuvé. Elle doit également conserver le document original pour une consultation ultérieure.
Testez le projet pilote avec de nouveaux fournisseurs, des numéros de facture répétés, des données manquantes et des avoirs. Incluez différentes mises en page de documents et des importations volontairement échouées. Ces tests révèlent si les règles fonctionnent de manière cohérente en dehors du scénario idéal. Ils montrent également si le personnel reçoit suffisamment de contexte lorsqu’une exception se produit.
Un petit projet pilote devrait durer plusieurs semaines. Mesurez le temps de saisie, les délais d’approbation, les taux de contrôle et les importations rejetées. Demandez aux utilisateurs quels écrans sont source de confusion. Ajustez ensuite le modèle, les correspondances de champs et les instructions avant d’étendre le processus.
virtualworkforce.ai peut compléter cette configuration lorsque les documents arrivent dans des boîtes mail partagées. Ses agents peuvent classer les messages, extraire les informations jointes et transmettre les cas incertains à une personne. Pour les équipes qui traitent des documents d’achat, notre ressource sur l’extraction des données de bons de commande PDF vers un ERP fournit un exemple connexe.
La mise en œuvre doit inclure une attribution claire des responsabilités. La finance doit définir les règles comptables, l’informatique doit gérer la sécurité et les accès, et les responsables de processus doivent approuver les modifications. Cette responsabilité partagée aide la solution à fonctionner correctement après son lancement initial.
5. Comment personnaliser les contrôles, les approbations et les workflows AFAS
Chaque entreprise possède des politiques d’approbation différentes. Heureusement, les workflows AFAS peuvent acheminer les documents en fonction du fournisseur, du montant, du centre de coûts, du projet, de l’entité ou du statut du bon de commande. Un document de faible valeur peut être envoyé à un manager, tandis qu’un engagement plus important peut nécessiter deux approbations.
Les règles peuvent également vérifier les données du fournisseur et les totaux avant d’envoyer un document à l’étape suivante. Par exemple, le processus peut comparer le compte bancaire avec la fiche fournisseur approuvée. Il peut vérifier si le calcul de la TVA correspond au montant net. Il peut aussi identifier une saisie en double ou une référence de bon de commande manquante.
Ne personnalisez les règles qu’une fois les politiques financières clairement définies. Sinon, chaque service risque de créer sa propre exception, ce qui compliquera le contrôle. Une politique cohérente doit préciser qui peut approuver, quelles preuves sont requises et dans quels cas un document nécessite un contrôle manuel.
Le contrôle manuel est approprié lorsque le niveau de confiance de la reconnaissance est faible, lorsque les valeurs ne correspondent pas ou lorsque les informations du fournisseur ont changé. Le contrôleur doit voir le document source, les champs extraits et la raison de l’alerte. Ce contexte réduit les recherches répétées et aide l’employé à prendre une décision traçable.
Les enregistrements d’approbation créent une piste d’audit. Ils indiquent qui a contrôlé le document, quelles modifications ont été effectuées et quand la décision a été prise. Les contrôles d’accès doivent limiter les informations financières et relatives aux employés aux utilisateurs autorisés. Une notification peut rappeler à un approbateur une tâche en attente sans exposer de détails inutiles.
Les mêmes principes peuvent s’appliquer en dehors de la finance. Par exemple, AFAS peut prendre en charge les documents RH, les données des employés et les informations de gestion de projet. Cependant, chaque processus nécessite ses propres règles de conservation et son propre modèle d’accès. Un document de paie ne doit pas suivre le même parcours qu’un document fournisseur général.
Lorsque les équipes adaptent soigneusement les règles, elles gagnent en contrôle sans ajouter d’étapes inutiles. Elles peuvent également appliquer une politique unique à plusieurs services tout en autorisant des différences pertinentes pour les projets ou les entités. En pratique, cet équilibre aide AFAS à accompagner la croissance tout en assurant la traçabilité des décisions.
Les employés doivent toujours savoir quand le système a formulé une suggestion plutôt que pris une décision définitive. Des libellés clairs, les données sources visibles et une procédure de correction simple renforcent la confiance. Au fil du temps, les exceptions contrôlées peuvent révéler où une règle ou une fiche fournisseur doit être améliorée.
6. Mesurer les résultats et assurer la maintenance de votre automatisation AFAS
Mesurez la situation de départ avant de modifier le processus. Notez le temps moyen nécessaire pour traiter chaque document, le nombre d’interventions manuelles et le délai d’approbation. Notez également la fréquence à laquelle le personnel détecte des enregistrements en double, des champs manquants ou des informations fournisseurs incorrectes.
Après le lancement, comparez les mêmes indicateurs chaque mois. Les indicateurs utiles comprennent le temps moyen de traitement, le nombre d’interventions manuelles par document, les tentatives de doublon, le taux d’exception, le délai d’approbation et le coût par document. Ensemble, ces chiffres montrent si le processus améliore les performances opérationnelles plutôt que de déplacer le travail vers une autre équipe.
Contrôlez régulièrement la précision de la reconnaissance et les échecs du connecteur. Un taux d’exception élevé peut indiquer une mauvaise qualité de numérisation, des mises en page fournisseurs peu claires ou des règles de validation insuffisantes. Un taux d’échec élevé peut signaler des identifiants expirés, des champs modifiés ou un service indisponible.
Les règles doivent être entretenues, car les fournisseurs, les services et les politiques internes évoluent. Mettez à jour les correspondances fournisseurs lorsque les coordonnées bancaires ou les dénominations légales changent. Réexaminez les circuits d’approbation après une réorganisation. Conservez des documents de test pour les mises en page courantes, les avoirs et les cas inhabituels afin de vérifier les modifications en toute sécurité.
La formation du personnel doit se concentrer sur les exceptions, et non sur la saisie répétitive. Les employés doivent savoir comment corriger les champs, rejeter les enregistrements à risque et signaler un problème technique. Ils doivent également comprendre quelles actions créent une trace d’audit.
Contactez le fournisseur de la solution d’automatisation ou le support AFAS lorsque les importations échouent de façon répétée, que les enregistrements ne correspondent pas ou que les autorisations se comportent de manière inattendue. Tenez un journal des incidents avec les horodatages, les références des documents et les messages d’erreur. Ces informations réduisent le temps d’enquête et évitent les suppositions.
AFAS reste la source de référence pour l’enregistrement financier final. Les équipes doivent donc surveiller le transfert vers AFAS plutôt que de se fier uniquement à l’outil de reconnaissance. Une vérification planifiée peut confirmer que les enregistrements approuvés sont bien arrivés et que les éléments rejetés restent visibles.
Commencez par un workflow documentaire, mesurez le résultat et élargissez progressivement. Cette approche pratique limite les risques, renforce la confiance des utilisateurs et fournit des preuves pour le prochain investissement. Elle laisse également à l’organisation le temps d’améliorer les règles avant de traiter un volume plus important.
FAQ
Qu’est-ce que l’automatisation de la saisie des documents pour AFAS ?
Il s’agit d’un processus qui lit les informations contenues dans des documents numériques et les prépare pour leur saisie dans AFAS. L’OCR, l’IA et les règles métier prennent en charge les tâches courantes, tandis que les employés vérifient les enregistrements incertains.
AFAS peut-il lire automatiquement les documents fournisseurs ?
AFAS peut recevoir des informations structurées provenant d’outils de reconnaissance connectés. Les champs et les actions exacts dépendent de la solution sélectionnée, de sa configuration et de la méthode d’intégration.
La saisie automatisée des documents supprime-t-elle l’approbation humaine ?
Non. L’approbation humaine reste utile pour les montants inhabituels, les informations manquantes et les modifications concernant les fournisseurs. Un bon processus transmet uniquement les exceptions aux employés, tandis que les documents courants suivent des règles définies.
Avec quels documents une entreprise devrait-elle commencer ?
Les factures fournisseurs constituent souvent un point de départ pratique, car elles arrivent fréquemment et suivent un processus répétitif. Un projet pilote peut ensuite être étendu aux avoirs, aux bons de commande, aux formulaires RH ou aux contrats.
Comment l’OCR fonctionne-t-il avec AFAS ?
L’OCR identifie les caractères et les champs d’un document numérisé ou numérique. Un service connecté envoie ensuite les valeurs capturées à AFAS pour validation, enregistrement et approbation.
À quoi sert l’API AFAS ?
L’API permet aux systèmes approuvés d’échanger des informations avec AFAS. Elle peut transférer les coordonnées des fournisseurs, les montants, les dates, les références et les informations de statut, sous réserve des autorisations et de la configuration technique.
Comment les équipes peuvent-elles éviter les enregistrements en double ?
Les règles peuvent comparer l’identité du fournisseur, la référence du document, la date et le montant avant de créer un nouvel enregistrement. Lorsque la combinaison semble suspecte, le système peut suspendre l’élément pour un contrôle manuel.
La saisie automatisée des documents est-elle sécurisée ?
La sécurité dépend de connexions chiffrées, d’une authentification forte, de permissions limitées et de politiques de conservation appropriées. Les équipes doivent également conserver des traces d’audit et revoir les accès lorsque les rôles changent.
virtualworkforce.ai peut-il fonctionner avec AFAS ?
virtualworkforce.ai aide les équipes opérationnelles et du service client à extraire des informations des e-mails et de leurs pièces jointes. Il peut préparer des données structurées pour les systèmes métier, tandis que les employés vérifient les résultats incertains avant toute action.
Comment une entreprise doit-elle mesurer sa réussite ?
Commencez par le temps de traitement, le nombre d’interventions manuelles, les taux d’exception et les délais d’approbation. Comparez ces mesures après le projet pilote, puis élargissez le processus uniquement lorsque les résultats et les contrôles répondent aux exigences de l’organisation.
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