Szállítmányok létrehozásának automatizálása a TMS-ben
Miért kell egy modern TMS-nek automatizálnia a szállítmányok létrehozását?
A szállításirányítási rendszer segít a vállalatoknak a fuvarmozgások megtervezésében, lefoglalásában, nyomon követésében és elemzésében. Egyszerűen fogalmazva, a TMS egyetlen operatív munkaterületen kapcsolja össze a megrendeléseket, a készletet, a fuvarozókat és a kézbesítési információkat. Ennek eredményeként a csapatok több szállítmányt kezelhetnek anélkül, hogy egymástól elszigetelt eszközök között kellene váltaniuk.
Az automatikus rendeléslétrehozás egy értékesítési rendelést, raktári kérést vagy ügyféle-mailt szállítmányrekorddá alakít. A TMS beolvassa a rendelést, ellenőrzi a rendelkezésre álló adatokat, majd létrehozza a szükséges szállítási adatokat. Ezért a munkatársaknak nem kell kézzel átmásolniuk minden címet, termékkódot, mennyiséget és szállítási dátumot.
A kézi adatbevitel kiszámítható problémákat okoz. Előfordulhat például, hogy egy munkatárs kétszer rögzíti ugyanazt a rendelést, kihagy egy termékméretet, vagy helytelen szállítási dátumot választ. Emellett a megosztott postafiókok elrejthetik a sürgős kéréseket. Következésképpen előfordulhat, hogy egy szállítmány lekési a foglalási határidőt, mielőtt bárki észrevenné.
Amikor a vállalatok automatizálják a szállítmányok létrehozását, gyorsabban és egységesebben dolgozhatják fel a rendeléseket. Iparági jelentések szerint a szállítmányok feldolgozási ideje akár 40%-kal is csökkenhet, miután a szervezetek automatizált folyamatokat vezetnek be. Hasonlóképpen, kutatások szerint az automatizálás akár 70%-kal is csökkentheti a kézi adatbevitelből eredő hibákat.
Ezek az előnyök jobb logisztikai átláthatóságot biztosítanak. A tervezők láthatják, mit kell lefoglalni, az ügyfélszolgálati csapatok gyorsabban válaszolhatnak a kérdésekre, a vezetők pedig korábban felismerhetik a kapacitáskockázatokat. Továbbá az automatizált folyamatok könnyebben skálázhatók a szezonális csúcsidőszakokban. Egyes szervezetek arról számolnak be, hogy a munkaerőköltségek arányos növekedése nélkül háromszoros szállítmányvolument is képesek kezelni.
Az automatizálásnak azonban a munkatársakat kell támogatnia, nem pedig megszüntetnie az emberi mérlegelés szükségességét. A rendszer automatikusan feldolgozhatja a rutinszerű rendeléseket, miközben a munkatársak ellenőrzik a szokatlan árukat, a korlátozottan szállítható termékeket, a hiányos címeket vagy a magas kockázatú ügyfeleket. A virtualworkforce.ai például képes elolvasni az operatív e-maileket és dokumentumokat, kinyerni a rendelési információkat, valamint ellenőrzésre küldeni a bizonytalan eseteket. Ez a megközelítés csökkenti a kézi munkát, miközben az emberek kezében tartja az irányítást.
Drowning in emails?
Here’s your way out
Save hours every day as AI Agents label and draft emails directly in Outlook or Gmail, giving your team more time to focus on high-value work.
Hogyan automatizálják a munkafolyamatszabályok a szállítmányok és rendelések létrehozását?
Az egyértelmű munkafolyamat lehetővé teszi, hogy a TMS következetes döntéseket hozzon. Először egy rendelés érkezik a TMS-be egy ERP-rendszerből, WMS-ből, ügyfélportálról vagy e-mailes folyamatból. Ezután a rendszer ellenőrzi a termékadatokat, a feladási helyet, a rendeltetési helyet, a kért szállítási dátumot és a rendelkezésre álló készletet. Ezt követően létrehozhat egyetlen szállítmányt, vagy összevonhat több rendelést.
- Egy rendelés bekerül a TMS-be.
- A rendszer ellenőrzi a helyszín-, termék- és szállítási adatokat.
- A szabályok összevonják a rendeléseket, vagy külön szállítmányokat hoznak létre.
- A TMS kiválasztja a szolgáltatási szintet, és előkészíti a szállítmányt.
- A fuvarozó megkapja a foglalást vagy a fuvarfelkérést.
A szabályok figyelembe vehetik a szállítási időablakokat, a fuvar típusát, a tömeget, a térfogatot és a prioritást. Emellett az ügyféligényeket is kezelhetik, például a hátfalemelős szolgáltatást, az időpont-egyeztetést vagy a hőmérséklet-szabályozott járművet. Így a fuvarozó kiválasztása az üzleti szabályokat követi az egyéni emlékezet helyett.
A rendelések összevonása csökkentheti a szállítási költségeket. A TMS például egyesíthet két azonos útvonalon haladó rendelést, ha a szállítási időablakaik átfednek. Külön kell azonban tartania a rendeléseket, ha a termékek eltérő kezelést igényelnek, vagy az ügyfelek külön szállítási igazolást kérnek. A rakománytervezés ezután javíthatja a járművek kihasználtságát, és csökkentheti a szükségtelen fuvarmozgásokat.
A kivételkezelési szabályok ugyanilyen fontosak. A rendszernek le kell állítania vagy meg kell jelölnie a rendelést, ha a címről hiányzik az irányítószám, hiányoznak a méretek, vagy a kért szállítási dátumok ütköznek. A riasztásnak ismertetnie kell a problémát, és meg kell mutatnia a vonatkozó forrásadatokat. Ennek eredményeként a munkatárs kijavíthatja a hibát anélkül, hogy több rendszerben kellene keresgélnie.
Vegyünk egy egyszerű példát. Egy ügyfél e-mailben küld egy rendelést délelőtt 9:00-kor. Egy AI-ügynök kinyeri a termékeket és a kért dátumot, majd létrehozza a rendelést az ERP-rendszerben. A TMS megkapja a visszaigazolt rendelést, a WMS segítségével ellenőrzi a készletet, összevonja egy másik rendeléssel, és kiválasztja a megfelelő szolgáltatási szintet. Miután a fuvarozó elfogadta a foglalást, a rendszer visszaigazolást küld az ügyfélnek, és rögzíti a szállítmány állapotát.
Ez a folyamat azokat a csapatokat is támogathatja, amelyek szeretnék automatizálni a rendelések e-mailekből és dokumentumokból történő rögzítését. A gyakorlatban a munkatársaknak csak a bizonytalan mezőket vagy a kivételeket kell ellenőrizniük. Így a rutinszerű rendeléslétrehozás gyorsabbá válik, miközben a szokatlan döntésekért továbbra is felelősség vállalható.
Hogyan integrálható a TMS az ERP-, WMS- és fuvarozói rendszerekkel?
A pontos szállítmánylétrehozás pontos forrásadatoktól függ. Ezért a vállalatoknak össze kell kapcsolniuk a TMS-t azokkal a rendszerekkel, amelyek a kereskedelmi, készlet- és szállítási információkat tárolják. Egy leválasztott TMS gyorsan létrehozhat egy szállítmányt, de továbbra is használhat régi címet, helytelen mennyiséget vagy nem elérhető készletet.
Az ERP-rendszer általában az ügyfélrendeléseket, címeket, termékkódokat és kereskedelmi adatokat küldi a TMS-nek. Eközben a WMS a készlet elérhetőségét, a csomagolási állapotot, a tömegeket és a méreteket továbbítja. A TMS ezt követően a foglalási, felvételi és kézbesítési utasításokat küldi el a fuvarozónak. Végül a fuvarozó visszaküldi az elfogadást, az állapotfrissítéseket és a kézbesítési igazolást.
Ezek az adatáramlások API-n vagy EDI-n keresztül működhetnek. Az API közvetlen szoftveres kapcsolatot biztosít, amely gyors információcserét tesz lehetővé. Az EDI, vagyis az elektronikus adatcsere, a vállalatok közötti, egyeztetett üzleti üzeneteket használja. Az EDI 204 például fuvarozói fuvarfelkérést küld, az EDI 214 szállítmányállapotot továbbít, az EDI 210 pedig fuvarszámlát küld.
Mindkét módszer jól működhet. Az API-k gyakran rugalmas, közel valós idejű adatcserét támogatnak, miközben az EDI továbbra is elterjedt a nagy múltú fuvarozók és szállítmányozók körében. A csapatoknak mindkét esetben meg kell állapodniuk a mezőformátumokról, a kötelező értékekről és a felelősségi körökről. Például az egyik rendszernek meg kell határoznia, hogy a tömeg kilogrammban vagy fontban szerepel-e. Egy másik szabálynak azt kell rögzítenie, hogy melyik rendszer kezeli a szállítási dátumot.
Az adatellenőrzés védi a folyamatot. A csapatoknak a TMS általi szállítmánylétrehozás előtt ellenőrizniük kell a címeket, a termékkódokat, a mértékegységeket, a dátumokat és az ügyfélhivatkozásokat. Integrációs hiba esetén a munkatársaknak ismerniük kell a felelőst, hasznos hibaüzenetre és újrapróbálási folyamatra van szükségük. Ellenkező esetben egy sikertelen üzenet észrevétlen maradhat, amíg egy ügyfél rá nem kérdez a hiányzó kézbesítésre.
A vállalatok kis hatókörrel is kezdhetnek. Összekapcsolhatnak például egy ERP-rendszert, egy raktárt és két fuvarozót, mielőtt bővítenék a rendszert. A felhőalapú TMS ezután további kapcsolatokat adhat hozzá, ahogy a vállalkozás növekszik. Hasonlóképpen, a virtualworkforce.ai képes kinyerni a megrendelési adatokat az e-mail-mellékletekből, és bevinni azokat az operatív rendszerekbe, támogatva a PDF-alapú beszerzési rendelésfeldolgozást ERP-rendszerben.
A jó integráció a nyomon követhetőséget is javítja. Minden változásnak tartalmaznia kell a forrást, az időbélyeget, valamint a felhasználó vagy a rendszer műveletét. Ennek eredményeként az operatív vezetők kivizsgálhatják a hibákat, javíthatják az adatminőséget, és megbízható szállítmányrekordot tarthatnak fenn.
Drowning in emails?
Here’s your way out
Save hours every day as AI Agents label and draft emails directly in Outlook or Gmail, giving your team more time to focus on high-value work.
Hogyan javítja a fuvarozói integráció a fuvartervezést és a kézbesítést?
A fuvarozói integráció biztosítja a TMS számára a szállítási lehetőségek összehasonlításához szükséges információkat. A rendszer áttekintheti a fuvarozói díjakat, a szolgáltatási szinteket, a rendelkezésre álló kapacitást és a korábbi kézbesítési teljesítményt. Ezután a preferált szolgáltató kizárólagos használata helyett a szállítmányhoz legmegfelelőbb lehetőséget ajánlhatja.
Az automatikus fuvarfelkérés elküldi a szállítmány adatait a kiválasztott fuvarozónak. Ezek az adatok tartalmazhatják a feladási helyet, a rendeltetési helyet, a tömeget, a méreteket, a felvételi időt, a kézbesítési időpontot és a járulékos szolgáltatási igényeket. A fuvarozó elfogadhatja, elutasíthatja vagy ellenajánlatot tehet a kérésre. A TMS rögzíti a választ, és frissíti a tervezési nézetet.
A tartalék szabályok biztosítják a munka folytatását, amikor egy fuvarozó elutasít egy fuvart. A rendszer például felajánlhatja a szállítmányt az útvonalon következő jóváhagyott fuvarozónak. Ha egyetlen szolgáltató sem fogadja el a meghatározott időn belül, értesítheti a tervezőt vagy a szállítmányozót. Ez a folyamat megakadályozza, hogy az elutasított fuvarfelkérések rejtett késésekké váljanak.
Az útvonal- és rakománytervezés szintén javíthatja a járművek kihasználtságát. A TMS azonosíthatja az összeillő rendeléseket, kiválaszthat jobb útvonalat, és csökkentheti az üres kilométerek számát. Ennek következtében a fuvaroztató csökkentheti a szállítási költségeit, miközben betartja az ígért kézbesítési időablakot. A rendszernek azonban figyelembe kell vennie a járművezetők vezetési idejét, a járműkorlátozásokat, a határátlépési követelményeket és a termékkezelési szabályokat.
Az ügyfélelvárások ugyanilyen figyelmet igényelnek. Egyes kézbesítésekhez időpont-egyeztetésre, emelőhátfalra, lakóhelyi behajtásra vagy speciális lerakóeszközre van szükség. A TMS-nek ezeket az adatokat az eredeti rendelésből át kell vinnie a foglalásba. Ellenkező esetben a fuvarozó a kézbesítés teljesítéséhez szükséges eszközök nélkül érkezhet.
A fuvarozókezelés rendszeres felülvizsgálatot igényel. A díjak változnak, a kapacitás ingadozik, a szolgáltatási teljesítmény pedig romolhat. Ezért a csapatoknak meghatározott időközönként újra kell értékelniük a fuvarozói szerződéseket, a fuvarfelkérések elfogadási arányát és a késedelmes kézbesítéseket. Az a fuvarozó, amely tavaly a legjobb értéket kínálta, nem biztos, hogy továbbra is megfelel egy adott útvonalra.
A modern TMS-platformok közvetlenül kapcsolódhatnak a fuvarozói rendszerekhez, míg más vállalkozások brókert vagy 3PL-szolgáltatót vesznek igénybe a kapacitás koordinálásához. Minden modellben az egységes szabályok jobb döntéseket eredményeznek. Az eredmény egy skálázható tervezési folyamat, amely egyensúlyt teremt a költség, a sebesség, a szolgáltatás és az operatív kockázat között.
Hogyan biztosít valós idejű átláthatóságot az automatikus szállítmánykövetés?
A szállítmánykövetés összekapcsolja a tervezést a végrehajtással. A fuvarozói frissítések, a GPS-adatok, a telematikai adatok és a speciális nyomkövető platformok eseményeket küldhetnek a TMS-be. A rendszer ezután egy helyen jelenítheti meg a kézbesítés minden szakaszát, így a csapatoknak nem kell különböző fuvarozói webhelyeket ellenőrizniük.
A gyakori mérföldkövek közé tartozik a szállítmány létrehozása, a fuvarozó hozzárendelése, a felvétel befejezése, a szállítás folyamatban lévő állapota, a késedelmes kézbesítés és a kézbesítési igazolás beérkezése. Ezek az események segítenek a csapatoknak megérteni, mi történt, és mi következik ezután. A „valós idejű” átláthatóság azonban a fuvarozói adatok minőségétől és frissítési gyakoriságától függ.
Ha egy fuvarozó elmulasztja a felvételt, a TMS értesítheti a tervezőt, mielőtt a késés hatással lenne az ügyfélre. Hasonlóképpen, egy útvonalváltozás vagy késői érkezés riasztást indíthat el a raktár számára. Az ügyfélszolgálati csapatok így pontos tájékoztatást adhatnak, módosíthatják az átvételi terveket, vagy más lehetőséget szervezhetnek.
A hasznos riasztásoknak cselekvésre kell ösztönözniük. A csapatok például értesítéseket kaphatnak az elmulasztott felvételekről, a késői érkezésekről, az útvonallehajlásokról, a sikertelen kézbesítésekről vagy a hiányzó kézbesítési igazolásokról. Túl sok alacsony értékű riasztás zajt kelt. Ezért a vállalatoknak az ügyfél prioritása, a szolgáltatási szint és az operatív hatás alapján kell meghatározniuk a küszöbértékeket.
A nyomon követés a tervezést is javítja. A raktár előkészítheti a munkaerőt, amikor egy beérkező jármű közeledik. Az ügyfél kézbesítési becslést kaphat anélkül, hogy fel kellene hívnia az ügyfélszolgálatot. A vezetők fuvarozó, útvonal vagy helyszín szerint elemezhetik a visszatérő késéseket. Emellett a szállítmányok átláthatósága támogatja a jobb elemzéseket és a megbízhatóbb teljesítményértékeléseket.
A vállalkozásoknak egyértelműen kell kommunikálniuk az adatkorlátokat. Előfordulhat, hogy egy fuvarozó egyetlen frissítést küld a felvételkor, majd egy másikat a kézbesítéskor, a folyamatos helyadatok továbbítása helyett. Más szolgáltatók néhány percenként megoszthatják a GPS-információkat. Ezért a TMS-nek különbséget kell tennie a megerősített események és a becsült pozíciók között.
Az automatikus szállítmánykövetés akkor működik a legjobban, ha összekapcsolódik az ügyfélkommunikációval. Egy AI-ügynök például elolvashat egy fuvarozói üzenetet, frissítheti a TMS-t, és választ fogalmazhat meg az Outlookban. A munkatárs elküldés előtt ellenőrizheti az üzenetet. Ez a kombináció segít a csapatoknak hatékonyan nyomon követni a szállítmányokat, miközben megőrzi az ellenőrzést az érzékeny ügyfélkapcsolatok felett.
Hogyan vezessünk be egy TMS-t, és hogyan mérjük a versenyelőnyt?
A sikeres TMS-bevezetés a jelenlegi folyamattal kezdődik. Először dokumentálni kell, hogyan válik egy rendelésből szállítmány, beleértve minden táblázatot, e-mailt és jóváhagyást. Ezután azonosítani kell az ismétlődő kézi adatbevitelt, a gyakori hibákat és a késéseket. Ez a felülvizsgálat megmutatja, hogy hol javíthatja először a hatékonyságot az automatizálás.
- Dokumentálja a jelenlegi szállítmánylétrehozási folyamatot.
- Azonosítsa az ismétlődő adatbevitelt és a gyakori hibákat.
- Válassza ki a kiemelt ERP-, WMS- és fuvarozói kapcsolatokat.
- Határozza meg a szállítmány-, fuvar- és kézbesítési szabályokat.
- Tesztelje a folyamatot kis számú rendelésen és fuvarozón.
- Képezze a felhasználókat, majd fokozatosan bővítse a rendszert.
Kezdje ellenőrzött kísérleti projekttel. Válasszon ki egy korlátozott termékcsoportot, egy régiót vagy néhány fuvarozót. Tesztelje a normál rendeléseket, a hiányos adatokat és a szokatlan kézbesítési követelményeket. Ezután gyűjtse össze a felhasználói visszajelzéseket, és a bővítés előtt módosítsa a szabályokat. Ez a fokozatos megközelítés csökkenti az operatív kockázatot, és támogatja a gyakorlatias változáskezelést.
A számlakontrollnak a terv részét kell képeznie. Az automatikus fuvarszámla-egyeztetés összehasonlítja a díjakat a szállítmányrekordokkal, az egyeztetett díjakkal és a jóváhagyott járulékos költségekkel. Az auditfolyamat azonosíthatja a dupla számlákat, a helytelen üzemanyag-felárakat vagy a váratlan díjakat. Ennek következtében a pénzügyi csapatok gyorsabban rendezhetik az eltéréseket, és megvédhetik a haszonkulcsot.
Mérje a folyamatot a bevezetés előtt és után. Hasznos mérőszám a szállítmánylétrehozás ideje, a kézi adatbevitel mennyisége, az elutasított rendelések száma, a fuvarozói elfogadási arány, a pontos felvételek és kézbesítések aránya, a szállítmányonkénti fuvarozási költség, valamint a számlaeltérések száma. Egy irányítópult ügyfél, útvonal, létesítmény és fuvarozó szerint is megjelenítheti a trendeket.
Ezek a mérőszámok nem csupán a sebességről árulkodnak. A kevesebb elutasított rendelés jobb adatminőséget jelez. A magasabb elfogadási arány erősebb fuvarozóválasztást mutathat. Az alacsonyabb számlaeltérés pénzügyi kontrollt bizonyíthat. Együttesen ezek az eredmények segítenek a vezetőknek kiszámítani a teljes tulajdonlási költséget és a TMS operatív előnyeit.
A csapatoknak az emberi hatást is mérniük kell. A munkatársak kevesebb időt tölthetnek a megosztott postafiókok keresésével, és többet a kivételek kezelésével. A virtualworkforce.ai például arról számol be, hogy AI-támogatott feldolgozással e-mailenként körülbelül 4,5 percről 1,5 percre csökkentette az e-mailek kezelésének idejét. Ez a kapacitás támogathatja az ügyfélszolgálatot, a tervezést és a folyamatos fejlesztést.
A lényeg egyszerű: egy integrált TMS egyszerűsítheti a szállítmányok létrehozását, miközben jobb irányítást, átláthatóságot és kapacitást biztosít a csapatok számára. Amikor az emberek a kivételeket ellenőrzik, a rendszerek pedig az ismételhető munkát kezelik, a vállalatok javíthatják az ügyfélelégedettséget, és tartós versenyelőnyt építhetnek ki.
GYIK
Mit jelent a szállítmányok létrehozásának automatizálása?
Olyan szoftveres szabályok és összekapcsolt adatok használatát jelenti, amelyek ügyfél-, értékesítési vagy raktári rendelésekből szállítmányrekordokat hoznak létre. A TMS ezután megtervezheti a rakományt, kiválaszthatja a szolgáltatási szintet, és elküldheti a foglalási kérelmet.
Létrehozhat a TMS szállítmányokat ügyféle-mailekből?
Igen, ha a TMS kapcsolódik egy e-mail-automatizálási eszközhöz vagy rendelésrögzítési folyamathoz. Az eszköz kinyerheti a címeket, a termékeket és a kért dátumokat, miközben a munkatárs ellenőrzi a bizonytalan információkat.
Milyen rendszereket kell összekapcsolni a TMS-sel?
A legtöbb vállalat az ERP-rendszerét, a WMS-t, a fuvarozói rendszereket és a pénzügyi eszközöket kapcsolja össze. Emellett ügyfélportálokat, CRM-platformokat, nyomkövetési szolgáltatókat és e-mail-rendszereket is integrálhatnak.
Mi a különbség az API és az EDI között?
Az API közvetlen szoftveres kapcsolatot hoz létre az alkalmazások közötti adatcseréhez. Az EDI szabványos elektronikus üzleti üzeneteket használ, amelyeket sok nagy múltú fuvarozó és üzleti partner továbbra is megkövetel.
Hogyan csökkenti az automatizálás a szállítmányozási hibákat?
Az automatizálás megszünteti a rendszerek közötti ismételt másolást, és ugyanazokat az ellenőrzési szabályokat alkalmazza minden rendelésre. A foglalás előtt jelezheti a hiányzó címeket, méreteket, dátumokat vagy termékkódokat.
Továbbra is ellenőrizhetik a munkatársak az automatikus döntéseket?
Igen, egy jól kialakított folyamat a szokatlan vagy magas kockázatú rendeléseket munkatárshoz továbbítja. A rutinszerű rendelések automatikusan folytatódhatnak, miközben az emberek megtartják az irányítást a kivételek és a jóváhagyások felett.
Hogyan javítja a fuvarozói integráció a tervezést?
A fuvarozói kapcsolatok díjakat, kapacitásadatokat, elfogadási válaszokat és állapotinformációkat biztosítanak. Ezért a TMS összehasonlíthatja a lehetőségeket, gyorsabban küldhet fuvarfelkéréseket, és tartalék szabályokat alkalmazhat, amikor egy fuvarozó elutasít egy kérést.
Mit kell mérni a szállítmánykövetés során?
Kövesse nyomon a legfontosabb mérföldköveket, például a létrehozást, a hozzárendelést, a felvételt, a szállítás folyamatát, a késést és a kézbesítési igazolást. Mérje a fuvarozói frissítések időszerűségét és pontosságát is, mivel a követés minősége a forrásadatoktól függ.
Mennyi ideig tart a bevezetés?
Az időtartam az adatminőségtől, az integráció hatókörétől és a bevont fuvarozók számától függ. Egyetlen ERP-rendszerrel, egy raktárral és egy kisebb fuvarozói csoporttal végzett kísérleti projekt praktikus kiindulópontot jelenthet.
Hogyan mérheti egy vállalat a TMS-automatizálás előnyeit?
Mérje a létrehozási időt, a kézi adatbevitelt, az elutasított rendeléseket, az elfogadási arányokat, a pontos teljesítést, a szállítmányonkénti költséget és a számlaeltéréseket. Hasonlítsa össze az eredményeket az alapértékekkel, majd elemezze őket ügyfél, létesítmény és útvonal szerint.
Drowning in emails?
Here’s your way out
Save hours every day as AI Agents label and draft emails directly in Outlook or Gmail, giving your team more time to focus on high-value work.