PDF-től az Exact Online-ig MI-vel: adatok kinyerése
A pénzügyi csapatok gyakran PDF-fájlként kapják meg a számlákat, megrendeléseket és jelentéseket. Ezután valakinek el kell olvasnia az egyes fájlokat, ki kell másolnia az értékeket, és be kell vinnie őket az Exact Online rendszerébe. Ez a folyamat időigényes, és elkerülhető hibákat okoz.
Az MI ma már összekapcsolja a dokumentumok olvasását a könyvelési munkafolyamatokkal. Képes elolvasni egy PDF-et, megérteni annak elrendezését, ellenőrizni a fontos értékeket, és előkészíteni egy ellenőrzésre váró rekordot. Ennek eredményeként a vállalatok csökkenthetik az ismétlődő munkát, miközben fenntartják a pénzügyi kontrollokat.
Egy 2023-as pénzügyi automatizálási jelentés szerint a vállalkozások MI-alapú dokumentumfeldolgozással 70–90%-kal csökkenthetik a manuális adatrögzítésre fordított időt. Egy másik tanulmány szerint a támogatott adatrögzítés 1–4%-ról 0,5% alá csökkentheti a hibaarányt.
1. PDF MI: Mit tud kinyerni az MI egy PDF-ből?
Egy PDF egyszerűnek tűnhet az ember számára. A belső tartalma azonban strukturálatlan vagy félig strukturált lehet. A szöveg különálló mezőkben, táblázatokban vagy grafikus rétegekben helyezkedhet el. Ezért a rendszernek a szavak mellett a pozíciót is meg kell értenie.
A digitális PDF-ek általában kijelölhető szöveget tartalmaznak. A felhasználó rákereshet, kimásolhatja vagy szerkesztheti ezt a tartalmat. Ezzel szemben a szkennelt PDF-ek egy oldal képét tartalmazzák. A számítógép karakterek helyett pixeleket lát. Ilyenkor az optikai karakterfelismerés, vagyis az OCR, segít kinyerni a szöveget a szkennelt dokumentumokból.
Az OCR-szoftver elemzi a karaktereket, és géppel olvasható szöveggé alakítja őket. A hagyományos OCR azonban nem mindig érti meg a jelentést. Előfordulhat, hogy helyesen olvassa el a beszállító nevét, de összekeveri a számlaszámot az ügyfél hivatkozási számával.
Az MI-alapú kinyerési szolgáltatás kontextust is hozzáad. Azonosítani és kinyerni tudja a beszállítót, a számlaszámot, a dátumot, az áfa összegét, a végösszeget és a fizetési feltételeket. A számlázási címet a szállítási címtől is meg tudja különböztetni. Ez a különbség fontos, amikor a vállalkozások számlákat, beszerzési megrendeléseket és pénzügyi jelentéseket dolgoznak fel.
Egy számlán például a „Végösszeg”, a „Nettó összeg” és az „ÁFA” különböző pozíciókban jelenhet meg. Egy beszerzési megrendelés a beszállítói kódot a tetején, a tételmennyiségeket pedig egy hosszú táblázatban helyezheti el. Egy jelentés több oldalt és részösszegeket is tartalmazhat. Az MI ezeket a mintákat egyetlen rögzített sablon használata nélkül is képes megtanulni.
Az eredmény a forrástól függ. A jól olvasható digitális fájlok általában jobb eredményt adnak, mint a képalapú fájlok. Az alacsony kontraszt, az elforgatott oldalak és a kézzel írt megjegyzések csökkenthetik a pontosságot. A modern rendszerek ennek ellenére számos elrendezést képesek értelmezni, és ellenőrzésre alkalmas értékeket adnak vissza.
A vállalkozások használhatnak OCR-alapú megrendelésfeldolgozást is, amikor a dokumentumok e-mailben érkeznek. Ez a megközelítés az olvasást összekapcsolja a következő üzleti művelettel, ahelyett hogy a szövegfelismerésnél megállna.
Drowning in emails?
Here’s your way out
Save hours every day as AI Agents label and draft emails directly in Outlook or Gmail, giving your team more time to focus on high-value work.
2. Dokumentum-MI és adatok kinyerése: a dokumentumok használható adatokká alakítása
A dokumentum-MI az OCR-t, a nyelvi modelleket és az elrendezéselemzést ötvözi. Ezek a technológiák együtt segítik a rendszert annak megértésében, hogy az egyes szakaszok mit jelentenek. A rendszer képes értelmezni a címsorokat, táblázatokat, tételsorokat és megjegyzéseket.
Egy MI-eszköz például azonosítani tudja az oldal tetején szereplő beszállítót. Ezután minden termékleírást össze tud kapcsolni a mennyiséggel, az egységárral és az adókóddal. Ez a folyamat számos számlaelrendezésben támogatja a dokumentumadatok kinyerését.
Egy specializált szolgáltatás képes adatokat kinyerni PDF-ekből, és strukturált adatokat visszaadni egy másik rendszer számára. A gyakori formátumok közé tartozik a JSON, az XML, a CSV és az RTF. A fejlesztő az eredményt API-n vagy SDK-n keresztül is exportálhatja.
A JSON olyan mezőket tartalmazhat, mint a beszállító neve, a számla dátuma, a pénznem és a végösszeg. A tételsorok tartalmazhatják a termékkódokat, a leírásokat, a mennyiségeket és az árakat. Ennek eredményeként az Exact Online egységes értékeket kap egy kimásolt szövegblokk helyett.
Az ellenőrzés további kontrollréteget biztosít. A rendszer ellenőrizheti, hogy a dátum megfelel-e az elfogadott formátumnak. Összevetheti a tételsorok összegét a számla végösszegével. Ellenőrizheti az áfaszámítást, és összehasonlíthatja a beszállítói adatokat egy jóváhagyott rekorddal.
Ha egy érték bizonytalannak tűnik, a rendszernek meg kell jelölnie. Például emberi ellenőrzésre küldhet egy elmosódott számlaszámot. Megjelölhet egy hiányzó áfaértéket vagy olyan végösszeget is, amely nem egyezik a tételsorok összegével.
Ez a megközelítés lehetővé teszi a csapatok számára a strukturált adatok kinyerését anélkül, hogy vakon megbíznának minden eredményben. Emellett világos határt hoz létre az automatikus előkészítés és a pénzügyi jóváhagyás között. Ez a határ biztonságosabb dokumentum-munkafolyamatokat tesz lehetővé.
A virtualworkforce.ai MI-ügynököket használ a strukturált adatok e-mail-mellékletekből és más üzleti dokumentumokból történő kinyerésére. A platform ezt követően az értékeket ERP- vagy operatív rendszerekbe helyezheti, miközben az alkalmazottak ellenőrzik a kivételeket. Ez megfelel azoknak a csapatoknak, amelyeknek egyetlen folyamatban van szükségük dokumentumrögzítésre és e-mail-kezelésre.
3. MI-alapú PDF-feldolgozás: a megfelelő MI-PDF-eszköz kiválasztása
Egy alapvető PDF-MI-eszköz képes keresni a fájlban, szöveget kinyerni vagy összefoglalót készíteni. Az olyan eszközök, mint az Adobe Acrobat, segíthetnek a felhasználóknak az információk gyors megtalálásában. Az Acrobat a dokumentumok ellenőrzését is támogathatja, amikor valakinek fel kell töltenie egy PDF-et, és meg kell vizsgálnia annak tartalmát.
Egy általános eszköz azonban nem feltétlenül érti a könyvelési kontrollokat. Egy specializált számlaszolgáltatás képes mezőket és táblázatokat kinyerni, valamint beszállítókat párosítani. Egy átfogó intelligens dokumentumfeldolgozó platform osztályozhatja a dokumentumokat, és jóváhagyási lépéseken küldheti végig őket.
A legfontosabb MI-funkciók:
- Mezők és táblázatok kinyerése különböző elrendezésekből.
- Dokumentumok osztályozása számlák, megrendelések és jelentések szerint.
- Összefoglalók, amelyek bemutatják a fő értékeket és a kivételeket.
- Az összegek, az áfa és a dátumok ellenőrzése.
- Bizonytalansági értékek a kétes mezőkhöz.
- Emberi jóváhagyás a könyvelési rögzítés előtt.
A vállalkozásoknak össze kell hasonlítaniuk a pontosságot, a támogatott nyelveket és az integrációs lehetőségeket. Ellenőrizniük kell a biztonsági kontrollokat, az árat, az API-hozzáférést és az adatmegőrzést is. A többnyelvűség támogatása fontos, amikor a beszállítók több országban működnek.
Az általános kinyerési eszközök alkalmi feladatokra lehetnek megfelelőek. A specializált platformok jobban teljesítenek, amikor egy csapat hetente nagy mennyiségű dokumentumot dolgoz fel. A vállalatnak szüksége lehet olyan megoldásra is, amely összekapcsolja az e-mailt, az ERP-rekordokat és a jóváhagyási szabályokat.
Ne fogadja el a deklarált pontosságot vagy költségmegtakarítást valódi fájlok tesztelése nélkül. Állítson össze tesztkészletet tiszta digitális dokumentumokból, szkennelt fájlokból, szokatlan elrendezésekből és több beszállító dokumentumaiból. Ezután mérje meg a mezők pontosságát, az ellenőrzésre fordított időt és az elutasított rekordok számát.
Az egyik vállalkozás másodpercek alatt feldolgozhatja a PDF-eket, de továbbra is szüksége lehet arra, hogy az alkalmazottak minden végösszeget ellenőrizzenek. Egy másik vállalkozás magas automatikus feldolgozási arányt érhet el, miután javítja a beszállítók párosítását. A megfelelő választás a dokumentumok minőségétől, a mennyiségtől és a kockázattól függ.
Azoknak a csapatoknak, amelyek a számlák mellett beszerzési megrendeléseket is kezelnek, a beszerzési megrendelések adatainak PDF-ből ERP-rendszerbe történő kinyerése a könyvelésen túlra is kiterjesztheti ezt a megközelítést.
Drowning in emails?
Here’s your way out
Save hours every day as AI Agents label and draft emails directly in Outlook or Gmail, giving your team more time to focus on high-value work.
4. PDF-től az Exact Online-ig: a kinyert adatok leképezése és elküldése
A folyamat akkor kezdődik, amikor egy beérkező PDF megérkezik egy e-mail-postafiókba vagy feltöltési mappába. A rendszer beolvassa a fájlt, osztályozza, és kinyeri a szükséges értékeket. Ezután egy ellenőrző megvizsgálja a bizonytalan mezőket, és jóváhagyja a javasolt rekordot.
A PDF-MI kimenetét ezután le kell képezni az Exact Online mezőire. A beszállítói adatok összekapcsolhatók egy meglévő partnerrel. A számlafejlécek tartalmazhatják a számlaszámot, a dátumot, a pénznemet és a fizetési feltételeket. A számlatételekhez szükség lehet termékkódra, leírásra, mennyiségre, árra és áfakódra.
A főkönyvi számlák leképezése különös figyelmet igényel. A beszállítói rekord nem mindig árulja el a megfelelő költségszámlát. Ezért a szabályok használhatják a beszállítói előzményeket, a beszerzési megrendeléseket, a termékcsoportokat vagy a részlegkódokat.
Az integráció API-t vagy köztes szoftvert használhat. Jóváhagyás után létrehozhat egy beszerzési számlát az Exact Online-ban, és csatolhatja az eredeti PDF-et. Az OAuth 2.0 védi a hozzáférést, miközben korlátozza az integráció számára engedélyezett műveleteket.
A hibakezelés minden szakaszban fontos. A szolgáltatásnak rögzítenie kell a sikertelen kéréseket, újra kell próbálnia az ideiglenes hibákat, és egyértelmű üzeneteket kell megjelenítenie. Az API-korlátokat is tiszteletben kell tartania. Egy várólista megakadályozhatja, hogy egy nagy köteg túlterhelje a könyvelési rendszert.
Az egyeztetés javítja a kontrollt. A rendszer összevetheti a beszállítót a meglévő rekordokkal. A számlát összepárosíthatja egy beszerzési megrendeléssel, és ellenőrizheti, hogy létezik-e már hasonló számla. A duplikációk felismerése összehasonlíthatja a beszállítót, a számlaszámot, a dátumot és az összeget.
A jóváhagyásnak az automatikus könyvelési rögzítés előtt kell megtörténnie. Előfordulhat, hogy egy személynek meg kell erősítenie egy új beszállítót, egy szokatlan összeget vagy egy váratlan áfakódot. Ez a kontroll megakadályozza, hogy egy gyors folyamat pénzügyi hibákat hozzon létre.
Az Exact Online-t már használó vállalatok számára az Exact Online rendelésrögzítés-automatizálás is előnyös lehet. Ez a munkafolyamat összekapcsolhatja az ügyfélmegrendeléseket az ERP-rekordokkal, és csökkentheti az ismételt adatrögzítést a részlegek között.
5. MI-asszisztens-munkafolyamatok: összefoglalók, ellenőrzések és kivételkezelés
Az MI-asszisztens összefoglalhatja a számlát, és elmagyarázhatja a kinyerés eredményét. Például jelezheti, hogy a beszállító egyezik egy meglévő rekorddal, miközben az áfaérték ellenőrzést igényel. Ez hasznos kontextust biztosít az alkalmazott számára a jóváhagyás előtt.
Egy praktikus munkafolyamat egy e-mail-postafiókkal kezdődik. A rendszer fogadja a mellékletet, azonosítja a dokumentumtípust, és beolvassa a releváns mezőket. Ezután ellenőrzi az összegeket, a beszállítói adatokat, a beszerzési megrendeléseket és a duplikált rekordokat.
A jóváhagyott tételek az Exact Online-ba kerülnek. Az eredeti dokumentum a könyvelési rekordhoz csatolva marad. A bizonytalan tételek egy személyhez kerülnek, aki megkapja a forrásfájlt, a kinyert értékeket és az eszkaláció okát.
Egy kisvállalkozás a következő folyamatot használhatja:
- A beszállítói számlák fogadása egy közös postafiókban.
- A melléklet beolvasása és osztályozása.
- A beszállító, az áfa és a végösszeg ellenőrzése.
- A kivételek elküldése a könyvelőnek.
- A jóváhagyott számlák létrehozása az Exact Online-ban.
- A forrásdokumentum és az ellenőrzési eredmény tárolása.
A rendszer azonosíthatja a duplikált számlákat és a szokatlan összegeket. Észlelheti a hiányzó fizetési feltételeket, a megváltozott banki adatokat vagy a beszállítót, amely nem egyezik az előzményekkel. Ezek a jelzések nem bizonyítják a csalást. Ehelyett segítenek a személynek arra összpontosítani, ahol magasabbnak tűnik a kockázat.
Minden javításnak visszajelzést kell létrehoznia. Ha egy ellenőrző módosít egy főkönyvi számlát, a rendszer rögzítheti ezt a döntést a jövőbeli javaslatokhoz. A módosításoknak azonban irányítási szabályokat kell követniük. Egy javítás nem módosíthatja észrevétlenül a jóváhagyott könyvelési szabályzatokat.
Az auditnyomok megmutatják, ki ellenőrzött egy rekordot, mi változott, és mikor történt a könyvelési rögzítés. Az eredeti forrást is megőrzik. Ez a nyomon követhetőség támogatja az auditokat, és segít a csapatoknak a vitás esetek kivizsgálásában.
A virtualworkforce.ai emberi jóváhagyással kapcsolhatja össze az e-maileket, a dokumentumokat és az ERP-műveleteket. Ügynökei a releváns kontextussal együtt irányíthatják a kivételeket, ahelyett hogy az alkalmazottakat több rendszerben való keresésre kényszerítenék.
6. Biztonságos bevezetés: pontosság, biztonság és az MI-alapú PDF-munkafolyamatok jövője
Az MI nem szünteti meg a jó minőségű forrásfájlok szükségességét. A rossz minőségű szkennelt dokumentumok, a szokatlan elrendezések és a kézzel írt tartalmak csökkenthetik a kinyerés minőségét. Ezért a termelési szabályok beállítása előtt tesztelje a különböző beszállítóktól származó dokumentumokat.
Használjon reprezentatív mintát. Tartalmazzon tiszta fájlokat, szkennelt dokumentumokat, jóváíró számlákat, többoldalas számlákat és külföldi pénznemeket. Mérje meg a feldolgozási időt, az ellenőrzési arányt, a mezők pontosságát és a könyvelési hibákat. Ezek a számok jobb üzleti indoklást biztosítanak, mint a szolgáltató kiemelt állítása.
A számlák neveket, címeket, banki adatokat és fizetési információkat tartalmazhatnak. A GDPR alapján a vállalatnak tudnia kell, miért kezeli ezeket az adatokat, és meddig őrzi meg őket. Dokumentálnia kell továbbá a beszállítói megállapodásokat és az adatfeldolgozás helyszíneit.
A titkosításnak védenie kell a fájlokat az átvitel és a tárolás során. A hozzáférés-szabályozásnak a dokumentumokat az engedélyezett felhasználókra kell korlátoznia. A megőrzési szabályoknak el kell távolítaniuk az ideiglenes fájlokat, amikor a vállalkozásnak már nincs szüksége rájuk. A csapatoknak a közreműködőket és a modell-szolgáltatókat is felül kell vizsgálniuk.
Az automatizálásnak csökkentenie kell a manuális munkát a pénzügyi kontrollok megszüntetése nélkül. Tartsa meg az új beszállítókra, a nagy értékű számlákra és a szokatlan tranzakciókra vonatkozó jóváhagyási szabályokat. Biztosítson egyértelmű lehetőséget az eredmények javítására és az automatikus könyvelési rögzítés leállítására is.
A jövőbeli rendszerek jobb többnyelvű kinyerést, valós idejű ellenőrzést és anomáliaészlelést támogatnak majd. Az elektronikus számlázás csökkenti egyes fájlok olvasásának szükségességét, az MI azonban továbbra is segíthet a kivételek és a vegyes formátumok kezelésében. A generatív MI közérthető nyelven magyarázhatja el a rekordokat, de a pénzügyi műveleteket szabályoknak és jóváhagyásoknak kell irányítaniuk.
A vállalkozások a rendelési dokumentumokat beszerzési megrendelések feldolgozásának automatizálásával is összekapcsolhatják. A legerősebb kialakítás a sebességet az ellenőrzéssel, a biztonsággal és az egyértelmű felelősséggel ötvözi.
GYIK
Az MI minden PDF-et képes elolvasni?
Nem. A tiszta digitális fájlok általában jobb eredményt adnak, mint a rossz minőségű szkennelt vagy kézzel írt oldalak. Az ellenőrzési lépésnek kezelnie kell a nehezen olvasható, hiányos vagy szokatlan dokumentumokat.
Milyen mezőket tud az MI kinyerni egy számlából?
A gyakori mezők közé tartozik a beszállító, a számlaszám, a dátum, az áfa, a végösszeg, a pénznem és a fizetési feltételek. A rendszerek a tételsorok leírását, a mennyiségeket, az árakat és a főkönyvi számlákra vonatkozó javaslatokat is rögzíthetik.
Támogatja az Exact Online az automatizált számlarögzítést?
Az integráció támogatott kapcsolatokon keresztül előkészítheti és létrehozhatja a beszerzési számlák rekordjait. A kialakításnak figyelembe kell vennie a hitelesítést, a jogosultságokat, az ellenőrzési szabályokat és az API-korlátokat.
Minden számlát embernek kell jóváhagynia?
A jóváhagyás a kockázattól és az üzleti szabályzattól függ. Az új beszállítókat, a szokatlan összegeket és a bizonytalan értékeket általában embernek kell ellenőriznie a könyvelési rögzítés előtt.
Az eredeti PDF az Exact Online-rekordhoz csatolva maradhat?
Igen, az integráció a forrásfájlt a megfelelő rekordhoz csatolhatja, ha a kapcsolat támogatja a mellékleteket. Ez segít az alkalmazottaknak és az auditoroknak visszakövetni a rögzített értékeket a forrásig.
Hogyan észleli az MI a duplikált számlákat?
Összehasonlíthatja a beszállítói adatokat, a számlaszámot, a dátumot, a pénznemet és az összeget a meglévő rekordokkal. Hasonló fájlokat is azonosíthat, amikor a beszállító megváltoztatja a formázást.
Az OCR ugyanaz, mint a dokumentumértelmezés?
Nem. Az OCR karaktereket olvas le egy oldalról, míg a dokumentumértelmezés a szöveget a jelentésével és a pozíciójával kapcsolja össze. Ezért az OCR képes lehet elolvasni egy értéket anélkül, hogy tudná, melyik könyvelési mezőbe kell kerülnie.
Hogyan tesztelheti egy vállalat a kinyerési szolgáltatást?
Használjon több beszállítótól származó valódi fájlokat és dokumentumtípusokat. Mérje meg a mezők pontosságát, az ellenőrzésre fordított időt, a sikertelen párosításokat és a könyvelési hibákat, mielőtt éles megoldást választana.
Biztonságos a pénzügyi dokumentumok felhőben történő feldolgozása?
Biztonságos lehet, ha a szolgáltató titkosítást, hozzáférés-szabályozást, megőrzési szabályzatokat és megfelelő GDPR-megállapodásokat kínál. A vásárlónak az adatfeldolgozás helyszíneit és az alvállalkozók felelősségét is ellenőriznie kell.
Feldolgozhatja ugyanez a technológia a beszerzési megrendeléseket is?
Igen. Ugyanez a megközelítés képes beolvasni a rendelési fejléceket, a terméksorokat, a szállítási adatokat és az ügyfélhivatkozásokat, majd a jóváhagyott értékeket egy ERP-rendszerbe küldeni.
Drowning in emails?
Here’s your way out
Save hours every day as AI Agents label and draft emails directly in Outlook or Gmail, giving your team more time to focus on high-value work.