Microsoft 365 的 AI 同事：Copilot 指南

Copilot 与 Microsoft 365：AI 同事能做什么

Microsoft 365 Copilot 是嵌入在 Word、Excel、Outlook、Teams、Power BI 和 SharePoint 中的 AI 同事。它首先将大型语言模型与来自 Microsoft Graph 的组织数据相结合。接着，它在上下文中与文件和聊天一起工作，而不是作为单独的应用。简而言之，Copilot 充当一个助手，帮助你在已使用的工具中起草、编辑并查找内容。

Copilot 通过读取文档、共享文件和聊天中的内容来访问数据并保持上下文。它利用 Microsoft Graph 的信号来理解邮件、日历、文件和团队之间的关系。为保障隐私与可控性，管理员会设置访问和数据策略，使 Copilot 仅使用 IT 和合规团队允许的数据。这种基于上下文的能力使响应更有用，并减少了寻找事实所花的时间。

核心功能包括生成、摘要、分析和自动化。例如，生成：Copilot 可以根据要点和语气指导起草电子邮件。摘要：Copilot 可以根据会议转录生成简短的会议摘要。分析：Copilot 可以在 Excel 中生成图表并从表格中突出趋势。自动化：Copilot 可以在 Word 内执行重复格式化和常规编辑。这些操作使团队成员能够把注意力放在判断和决策上，而不是重复性工作。

使用场景很容易想象。项目经理可以让 Copilot 起草状态更新。AI 助手会撰写消息，引用最新的电子表格数值，并建议行动项。然后团队成员审阅并发送。此外，像 virtualworkforce.ai 这样的工具展示了领域特定代理如何通过从 ERP 和 SharePoint 提取数据，在 Outlook 中起草准确且具有上下文感知的回复，从而减少手动复制粘贴并加快回复速度。对于处理大量邮件的团队，请参阅一个虚拟助理在物流场景中的详细示例：物流虚拟助理。

Microsoft 365 Copilot：可量化的生产力与统计数据

头条数据表明在任务上能节省显著时间并提高生产力。组织报告在使用 Copilot 时在任务上大约节省 10%–30% 的时间。例如，一项研究记录了在数据汇总和跨资源协作方面 10%–20% 的时间减少 (微软案例研究)。另一项研究发现 Copilot 可以使数据分析速度提高约 30%，报告生成速度提高 25% (Devoteam 指南)。

简短的案例研究提供了背景。Vodafone 报告称，当员工在日常跨团队任务中采用 Copilot 时，平均每位用户每周节省约三小时。其他客户显示出每天几分钟的节省，累积起来也很可观；许多用户报告在常见工作流上每天大约节省 14 分钟。TEI 风格的分析表明，对于严重依赖文档和会议的角色，整体生产力大约提升 20% (ERP Software Blog)。这些结果来自测量试验和早期部署，而不是市场宣传估计。

要衡量投资回报率，请将节省的时间乘以相关任务的价值。首先，跟踪某项活动的基线时间。然后，运行短期试点并测量使用 Copilot 时的时间。最后，使用平均工资或任务成本将节省的小时转换为美元价值。对于高邮件量的团队，专用解决方案可以大幅缩短处理时间。例如，virtualworkforce.ai 的客户通过将回复基于 ERP 和 SharePoint 源，将每封邮件的处理时间从约 4.5 分钟缩短到 1.5 分钟。有关自动化物流邮件的更多信息，请参阅本指南：自动化物流通信。

在展示数字时使用范围并引用来源。这使期望更现实，并帮助利益相关者做出决策。Microsoft 表示 Copilot 通过将数据打包为可操作的洞见来帮助团队 “work smarter” (MSP Corp)。因此，领导者应进行试点、测量并根据实际改进制定扩展计划。

Microsoft 365 Copilot 聊天与 Microsoft Teams：主持会议、聊天与跟进

Copilot 聊天允许用户上传文件、提问并获得简明回答。在 Teams 中，该集成可生成会议回顾、行动项、实时转录和建议的跟进行动。这减少了上下文切换并让所有人保持一致。例如，会议回顾可以列出决策和负责人，让错过通话的团队成员快速跟上进度。

Copilot 聊天的用例可分为会前、会中和会后。在会议前，Copilot 可以收集相关文档并在 teams 频道中展示它们。在会议期间，它可以提供实时笔记并跟踪行动项。会议结束后，它会提供清晰的摘要和用于分发的行动清单。这些流程让团队更高效并减少手工记笔记。

下面是一个会议回顾的演示流程。首先，附上会议转录或录音。接着，要求 Copilot 生成简洁摘要。然后，要求列出带有负责人和截止日期的行动项。示例提示：“你是项目经理。将所附会议转录总结为决策、行动负责人和截止日期。” 预期输出：一段简短摘要，随后是 3–5 条行动项列表。例如：一段摘要加三条带负责人和日期的行动项。

Teams 集成还支持在频道和日历邀请中的后续操作。Copilot 可以将摘要发布到 teams 聊天并在 Microsoft Planner 中创建任务或更新追踪器。这使工作保持可见并减少共享文件中丢失的上下文。有关管理会议和减少手动交接的建议，请参考有关如何在不招聘的情况下扩大运营的指导：如何在不招聘的情况下扩大物流运营。

Copilot 聊天帮助团队保持专注。它像一个会记笔记并建议下一步的 AI 同事。因为它在会议流程中运行，人类同事保持控制并承担最终决策。这种组合提高了会议效率并缩短了从讨论到执行的时间。

AI 代理与 AI 队友：自动化任务、项目管理与会议管理

AI 代理充当专门的队友，处理持续性的工作，例如跟踪里程碑和提取任务。例如，协调代理会检查 SharePoint 和 OneDrive 上的共享文件，为冲刺演示筛选重要文档。类似地，分析代理可以对 Power BI 数据运行快速趋势分析，并与负责决策的团队成员分享简短摘要。这些角色让人类同事可以将常规、数据密集的琐事委托出去。

典型的代理角色包括研究员、分析师和项目助理。研究员会拉取背景文件并创建简短的文献式摘要。分析师查看数据并突出异常。项目助理更新状态报告并提醒负责人逾期事项。这些 AI 代理可以与 Microsoft 365 应用以及 Microsoft Planner 等追踪工具交互以发布更新和创建任务。

工作流程示例：项目里程碑更新。首先，AI 队友扫描项目文件夹并提取最新的项目计划。接着，它更新状态报告并将摘要发布到 teams 频道。然后，它为负责人创建行动项并在日历中设置提醒。最后，项目经理审阅更新并批准更改。此流程减少了手工汇总状态并缩短了报告周期。

界限和人工监督至关重要。代理会提出建议并展示相关文档，但人类必须核实事实并确认决策。保留一份清单以决定何时使用代理而不是人工团队成员：1) 对于重复的数据获取和格式化任务使用代理。2) 对于判断性决策和利益相关者谈判使用人工。3) 对于复杂任务，两者配合使用，由代理准备草稿，人来最终定稿。对于需要将领域特定邮件起草与 ERP 和 WMS 数据关联的团队，virtualworkforce.ai 展示了无需编码的代理如何在起草并发送准确回复的同时更新系统；参见我们的 ERP 邮件自动化页面：物流的 ERP 邮件自动化。

面向 Microsoft 365 的 Copilot 正在朝着与人协同工作的专用代理方向发展，以管理项目和会议。尽管技术强大，但它需要明确的所有权、护栏和定期审计以确保质量与合规。这种方法在保持人类问责的同时支持规模化。

提示并开始对话：面向 AI 助手和团队成员的实用提示

好的提示要简短，给出角色和目标，并包含范围和期望格式。例如，一个简明提示可以告诉 Copilot 扮演项目经理并生成简短状态报告。尽可能附上相关文件，因为 Copilot 在有上下文时响应更好。以清晰说明和期望的输出类型开始对话。

以下是可直接使用的 Outlook、Word、Excel 和 Teams 提示模板。1) Outlook 邮件草稿：“你是客户支持负责人。请为所附的订单询问起草一封礼貌回复，包含预计到达时间和三点后续步骤。” 2) Word 高管摘要：“你是分析师。将所附报告总结为一页的高管摘要并给出三条建议。” 3) Excel 数据洞见：“扮演分析师。扫描所附表格并列出前三个趋势以及一个图表建议。” 4) Teams 会议回顾（会议记录）：“你是项目经理。将上次会议（所附转录）总结为决策、行动负责人和截止日期。” 5) 幻灯片演讲备注：“为第 4 张幻灯片撰写 3 条面向高层的简洁演讲备注。” 6) 任务更新：“为团队频道创建一条简短的状态更新，列出阻塞项和负责人。”

提示的注意事项很简单。要做：指明角色、范围和格式。要做：在可用时附上文件。要做：要求一个短列表或要点。不要：目标含糊不清。不要：要求需要大量人工修剪的长篇文章。如果响应不到位，可进行少量调整。例如，要求 Copilot “缩短为三条要点” 或 “引用文件来源” 来优化输出。这种方法减少了大量提示工程的需求并加快了迭代。

提示调整很快。首先，尝试简短的角色与目标提示。其次，添加诸如长度或语气的约束。第三，提供示例输出格式。这些步骤可帮助 AI 同事快速提供可用的草稿。如果你想要领域就绪的邮件代理，无需编码并将回复基于 ERP 和 WMS 系统，我们的产品说明解释了如何在无需 IT 工单的情况下配置语气和升级：物流邮件起草 AI。

AI 的未来、流程简化、遵循 Microsoft 365 与团队动态：现代职场中的治理、安全与采纳

随着团队添加 AI，治理、隐私和采纳变得重要。Microsoft 强调安全与合规，管理员可以控制数据访问和驻留设置。例如，团队可以限制 Copilot 可读取的租户或文档库。这降低了风险并有助于满足不同地区的监管要求。

治理清单：设置权限、启用监控、定义保留与审计日志，并记录使用策略。同时，为敏感输出创建审批流程并要求对外通信进行人工签核。使用集中监控来发现异常使用情况。这可确保数据的使用保持合规和透明。

采纳计划应遵循试点、测量、扩展的流程。首先，针对一组明确的任务和指标运行小规模试点。接着，测量节省的时间和质量影响。然后，在保持治理的同时向相邻团队扩展。培训可提升接受度。短期研讨会、示例提示和基于角色的模板可帮助团队快速采纳 AI。对于物流团队，将 Copilot 与订单系统和 SharePoint 关联的分阶段部署能减少错误并保持回复一致；阅读有关使用 AI 代理扩展的内容：如何使用 AI 代理扩展物流运营。

对团队动态的影响包括角色变化和更清晰的交接。AI 可以承担日常工作，人类同事则专注于例外和战略。因此，领导者必须重新定义职责以避免过度依赖 Copilot。同时，鼓励对 AI 输出进行批判性审查并保持明确的升级路径。

最后，为领导者提供三条明确的下一步：在一个团队中试点 Copilot 聊天，衡量节省的时间和质量影响，并与 IT 与法务一起制定治理规则。这些步骤有助于在保护数据的同时实现流程简化。要监控实际的投资回报，比较试点前后的指标并相应调整推广计划。AI 的未来将塑造工作流程和团队动态，受控且经过测量的方法可帮助团队在管理风险的同时获得收益。

常见问题

什么是 Microsoft 365 Copilot？它如何工作？

Microsoft 365 Copilot 是嵌入在 Microsoft 365 应用中的 AI 伴侣，帮助起草内容、摘要信息并加速常规任务。它通过将大型语言模型与来自 Microsoft Graph 的信号相结合，在上下文中的文件和聊天上工作。

Copilot 能访问我们在 SharePoint 和 OneDrive 上的公司数据吗？

可以，当管理员允许访问时，Copilot 可以展示来自 SharePoint 和 OneDrive 的内容。控制项允许 IT 限制 Copilot 可读取的位置和文档类型以保护敏感信息。

团队使用 Copilot 大约能节省多少时间？

时间节省因任务和角色而异，但已公布的试点显示某些工作流大约能减少 10%–30% 的时间，包括更快的数据分析和更快的报告生成 (来源)。请通过试点测量结果以获得准确的 ROI 估算。

Copilot 是否与 Google AI 等其他生成式 AI 工具相同？

不是，Copilot 专为在 Microsoft 365 应用内工作而构建，并使用来自 Microsoft Graph 的组织信号。它侧重于具有上下文的职场任务，而不是像 Google AI 那样的通用聊天模型。

我如何为 Copilot 编写有效的提示？

保持提示简短清晰，指定角色、设定目标并说明格式。在可能时附上相关文件。示例提示：“你是项目经理。将所附转录总结为决策和行动项。”

Copilot 能否起草引用 ERP 或 WMS 数据的邮件？

Copilot 可以引用通过连接器可访问的内部文件和系统，但像 virtualworkforce.ai 提供的领域就绪邮件代理专为将回复基于 ERP、TMS 和 WMS 数据而构建，以提高准确性。有关详细信息，请参阅我们的自动化物流通信指南：自动化物流通信。

在推出 Copilot 之前我们应采取哪些治理步骤？

创建涵盖权限、监控、保留和敏感输出策略的治理清单。先在小团队中进行试点并验证合规性，然后再扩大部署。尽早让 IT 和法务参与流程。

Copilot 会取代人工角色吗？

Copilot 的设计目的是与人协同工作，而不是取代人。它处理重复性和数据密集的任务，使人类同事可以专注于判断、例外和关系维护。

Copilot 如何与 Microsoft Teams 会议集成？

Copilot 提供实时转录、会议记录和会后摘要，并可以列出行动项和建议跟进措施。这减少了手工记笔记并加快了向团队成员的交接。

在哪里可以了解更多关于使用 AI 自动化物流邮件的信息？

有关无需编码、与 ERP 和 SharePoint 集成的领域特定邮件自动化示例，请参阅关于如何使用 AI 改善物流客户服务和如何在不招聘的情况下扩大运营的资源：如何使用 AI 改善物流客户服务 和 如何在不招聘的情况下扩大物流运营。