Traitement des commandes d’achat : les étapes clés expliquées

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Les notions de base des achats consistent à acquérir les bons produits ou services au bon moment, au bon prix et avec la bonne qualité. La précision est importante car toute erreur peut entraîner des retards, des dépassements de coûts ou des litiges avec un fournisseur. Des inexactitudes dans un bon de commande peuvent provoquer des problèmes tels que des stocks indésirables ou des délais non respectés. C’est pourquoi les bases des achats constituent le fondement d’un processus d’achat efficace. Elles fournissent également des données essentielles pour le suivi des bons de commande dans l’entreprise.

L’approvisionnement va au-delà d’un simple acte d’achat. C’est une fonction stratégique au sein du processus d’approvisionnement qui gère les activités d’approvisionnement, les relations avec les fournisseurs et les négociations de contrats. Un processus d’approvisionnement bien géré peut aider à rationaliser les chaînes d’approvisionnement, améliorer la conformité et accroître l’efficacité globale. Selon des recherches du secteur, l’automatisation dans l’approvisionnement peut réduire les cycles de traitement jusqu’à 70 %, ce qui souligne son utilité.

Le rôle de l’acheteur est crucial. L’acheteur est responsable d’identifier les besoins d’achat, de collaborer avec l’équipe d’approvisionnement et de s’assurer que le bon de commande est correctement créé. Il travaille en étroite collaboration avec l’équipe financière pour gérer l’allocation budgétaire et avec les fournisseurs pour coordonner les dates de livraison. Les acheteurs initient la demande de commande, supervisent le processus d’approbation et suivent la transaction jusqu’à son achèvement. Dans de nombreuses industries à forte intensité opérationnelle, des outils pilotés par l’IA comme automatisation des e-mails intégrée à l’ERP peuvent aider les acheteurs en réduisant les tâches administratives liées à l’émission d’un bon de commande ou à la confirmation des détails du fournisseur.

Un acheteur doit s’assurer que toutes les approbations nécessaires sont obtenues avant l’envoi du bon de commande. Cette responsabilité comprend le maintien de la visibilité sur les détails de la commande, l’alignement avec les termes et conditions et la prévention des dépenses non conformes. En substance, les acheteurs font le lien entre les besoins opérationnels et la fonction stratégique d’approvisionnement, garantissant que chaque transaction d’achat est alignée sur les objectifs de l’entreprise.

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Il existe différents types d’achats, chacun ayant des implications uniques pour la gestion des risques et l’engagement des fournisseurs. Les achats directs concernent les matériaux ou biens directement liés aux produits qu’une organisation vend, comme les matières premières. Les achats indirects couvrent les biens ou services qui soutiennent les opérations, comme les fournitures de bureau. Ces derniers présentent souvent un profil de risque plus faible mais peuvent néanmoins impacter le budget s’ils sont mal gérés.

La création d’une demande d’achat est la première étape formelle avant l’émission d’un bon de commande. Pour compléter une demande d’achat, les employés documentent la requête d’achat, précisent les détails de la commande tels que la quantité et la date de livraison, puis la soumettent pour approbation. Ce processus garantit la transparence et permet à l’équipe d’approvisionnement d’évaluer la nécessité, la conformité et les fournisseurs potentiels. Une fois approuvée, l’action suivante consiste à créer un bon de commande et à le faire progresser dans le processus d’approbation des bons de commande.

Les entreprises utilisent les bons de commande pour faire respecter le contrôle des dépenses et la conformité. Un bon de commande devient un document juridiquement contraignant une fois accepté par le fournisseur, protégeant les deux parties. Il précise les prix convenus, les quantités et les conditions, réduisant les erreurs et facilitant un traitement des paiements précis. Des recherches montrent que des pratiques standardisées de bons de commande peuvent faire baisser les taux d’erreur de 30 % à moins de 5 % (source). Dans les opérations mondiales, les bons de commande numériques ont en outre contribué à rationaliser les processus d’approbation et à améliorer la précision du suivi des bons de commande.

Ces contrôles font partie d’un processus plus large de « procure-to-pay », où la création du bon de commande soutient à la fois les besoins opérationnels et la supervision stratégique. Cela garantit que chaque étape du processus est vérifiable et respecte les normes internes de conformité, protégeant la trésorerie tout en soutenant les relations avec les fournisseurs.

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Un document standard de bon de commande inclut les informations sur l’acheteur et le fournisseur, les détails de la commande, les quantités, les tarifs, la date de livraison et les termes et conditions. Des données précises garantissent un bon déroulement de l’exécution de la commande. Dans le processus d’achat, le bon de commande n’est créé qu’après que la demande d’achat ait obtenu les approbations nécessaires.

Le processus d’achat passe de la demande initiale à l’émission d’un bon de commande, suivi de la confirmation du fournisseur et de la réception des marchandises. Les étapes du bon de commande peuvent inclure l’identification du besoin, l’évaluation des fournisseurs, la création de la commande et les approbations. Des exemples concrets incluent des usines de fabrication qui s’alignent sur un bon de commande planifié avec une livraison « juste-à-temps » pour les séries de production, ou un accord-cadre pour des besoins récurrents.

La gestion des bons de commande exige de maintenir la visibilité et de suivre efficacement les bons de commande. Cela inclut le traitement du paiement après confirmation que le produit ou le service livré correspond au bon de commande. Le processus connu sous le nom de rapprochement en trois volets — la comparaison du bon de commande, du bon de réception et de la facture — évite les litiges. Des sociétés comme virtualworkforce.ai proposent des solutions pour aider à rationaliser le processus en automatisant la correspondance entre acheteurs, équipes d’approvisionnement et fournisseurs, réduisant les retards causés par les échanges d’e-mails.

Les meilleures pratiques pour gérer les bons de commande consistent à utiliser un système de gestion des bons de commande pour consigner les modifications, surveiller les délais et assurer la conformité. Un système bien géré soutient les objectifs de gestion des achats et renforce les relations avec les fournisseurs. Des recherches de GEP soulignent comment l’automatisation peut améliorer considérablement ces flux de travail.

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L’abréviation PO désigne un bon de commande, et le processus de PO couvre l’initiation, l’approbation et le suivi de ce document. Le traitement manuel des PO dans des systèmes basés sur le papier entraîne souvent des taux d’erreur élevés — parfois jusqu’à 30 % — et ralentit les tâches de traitement des achats (source). Cela augmente la charge administrative et les risques pour les relations avec les fournisseurs.

Dans un processus de PO papier, les étapes centrales incluent la rédaction du bon de commande, son routage pour les approbations nécessaires, son envoi physique au fournisseur et la confirmation manuelle des réponses. Le traitement manuel d’un bon de commande implique plusieurs départements et entraîne souvent des goulots d’étranglement. Par exemple, si une équipe financière tarde à valider le budget, l’ensemble du processus de PO peut être bloqué.

Le flux de traitement circule entre l’équipe d’approvisionnement, les demandeurs internes, les finances et les fournisseurs. Identifier ces relais est essentiel dans la gestion des PO. Un flux de traitement typique commence par une demande de commande, passe à la création de la commande, franchit les étapes d’approbation du bon de commande et se termine par l’exécution de la commande et le traitement du paiement. Dans certains contextes, l’automatisation des e-mails pilotée par l’IA peut aider à rationaliser la communication, comme le montre celle-ci.

Repérer les goulots d’étranglement dans l’ensemble du processus de PO nécessite des révisions régulières et des indicateurs clairs. La gestion des PO bénéficie d’une visibilité à chaque étape afin que les problèmes — qu’il s’agisse d’une approbation retardée ou d’une confirmation fournisseur manquante — soient résolus rapidement. Une bonne gestion des PO, du flux de traitement et de la coordination fournisseur réduit la probabilité de retards coûteux.

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Le processus de bon de commande est crucial pour garantir que chaque transaction d’achat respecte la politique de l’entreprise, maintient la conformité et soutient l’efficacité opérationnelle. Une vue d’ensemble de bout en bout de ce processus montre comment le processus de bon de commande consiste en l’identification des besoins, la sélection des fournisseurs, l’approbation, l’envoi et la réconciliation.

Le flux du processus de bon de commande permet aux organisations de visualiser comment un bon de commande est créé, approuvé, envoyé et complété. Les étapes du processus de bon de commande commencent par la demande d’achat, passent par la sélection du fournisseur, puis la création de la commande, le processus d’approbation et enfin l’envoi et la confirmation. Selon des guides de bonnes pratiques, une documentation précise à chaque étape réduit les litiges et favorise un traitement des paiements plus rapide.

Les pièges courants du processus d’achat incluent des détails de commande inexactes, des dates de livraison manquées, des approbations de bons de commande tardives et un manque de visibilité sur les étapes du bon de commande. Pour y remédier, les entreprises devraient appliquer des bonnes pratiques telles que la standardisation des formulaires, l’utilisation d’un format de bon de commande standardisé et la garantie de canaux de communication efficaces. Des solutions axées sur l’automatisation des tâches d’achat et le suivi des bons de commande peuvent améliorer le processus d’approvisionnement de manière plus efficace, en réduisant les risques de retards ou de non-conformités.

Les organisations tirent également profit de l’application du processus de bon de commande, notamment des relations fournisseurs solides et une meilleure préparation aux audits. Ces avantages renforcent l’importance de surveiller le processus d’achat dans le cadre du processus de gestion pour maintenir l’efficacité.

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Il existe un argument solide en faveur de l’automatisation dans la gestion des bons de commande. L’automatisation de votre processus de bon de commande peut réduire drastiquement les délais de traitement. Par exemple, des études montrent une réduction du temps de traitement allant jusqu’à 70 % avec une approche automatisée des bons de commande (source). Les avantages de l’automatisation de vos achats incluent une réduction des erreurs manuelles, une meilleure visibilité et une communication plus fluide avec les fournisseurs.

Les bons de commande numériques sont bien supérieurs aux formulaires papier en termes de suivi, de conformité et de rapidité. L’utilisation d’un logiciel d’approvisionnement intégré à un système de gestion des bons de commande permet aux équipes d’approvisionnement d’automatiser des tâches clés, telles que la création du bon de commande, l’envoi des bons et l’exécution d’un rapprochement automatisé en trois volets. Un système de gestion robuste aide également à optimiser le processus de bon de commande pour réaliser des économies et améliorer la conformité. Les bénéfices s’étendent aux parties prenantes des finances, de l’approvisionnement et des fournisseurs tout au long du processus procure-to-pay.

Pour accélérer les approbations et contribuer à rationaliser le processus, les organisations devraient mettre en œuvre des bonnes pratiques comme l’accès basé sur les rôles, la standardisation des formulaires et des chaînes d’approbation claires. Par exemple, l’utilisation de automatisation des flux de travail pilotée par l’IA réduit les allers-retours d’approbation par e-mail. Les techniques d’optimisation du processus de bon de commande comprennent l’automatisation des notifications d’envoi des commandes, le suivi des bons de commande en temps réel et l’intégration des termes et conditions dans chaque bon de commande.

En automatisant les tâches d’achat et en appliquant une gestion efficace du processus de bon de commande, les entreprises améliorent leur trésorerie, fluidifient l’exécution des commandes et renforcent la conformité aux exigences internes et externes. Le résultat d’une automatisation bien exécutée dans la gestion des bons de commande est un processus de bon de commande plus performant qui soutient l’excellence opérationnelle et maintient de solides relations avec les fournisseurs.

FAQ

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Un bon de commande est un document juridiquement contraignant créé par un acheteur et envoyé à un fournisseur pour confirmer une transaction d’achat. Il détaille les biens ou services requis, le prix convenu et la date de livraison.

Pourquoi le processus de bon de commande est-il important ?

Le processus de bon de commande est essentiel pour contrôler les dépenses, garantir la conformité et maintenir la transparence tout au long du processus d’achat. Il aide à réduire les erreurs et les litiges avec les fournisseurs.

Quels sont les principaux types d’achat ?

Les principaux types d’achat sont les achats directs, qui concernent les intrants de production, et les achats indirects, qui soutiennent les opérations de l’organisation. Les deux nécessitent une supervision pour gérer les risques et les coûts.

Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?

Une demande d’achat est un document interne utilisé pour demander l’achat de biens ou de services. Elle inclut des spécificités telles que la quantité, la date de livraison et la justification, et nécessite une approbation avant qu’un bon de commande soit émis.

Comment les entreprises utilisent-elles les bons de commande ?

Les entreprises utilisent les bons de commande pour formaliser les accords avec les fournisseurs, faire respecter la conformité et contrôler le budget. Le bon de commande sert également de référence pour le suivi des bons de commande et le traitement des paiements.

Quels sont les inconvénients du traitement manuel des PO ?

Le traitement manuel des PO implique souvent des taux d’erreur élevés, des cycles plus lents et une moindre visibilité. Il peut entraîner des goulots d’étranglement dans le processus d’approvisionnement et conduire à des litiges avec les fournisseurs.

Comment l’automatisation peut-elle améliorer la gestion des bons de commande ?

L’automatisation réduit les erreurs manuelles, accélère les approbations et augmente la visibilité sur l’ensemble du processus de bon de commande. Elle favorise également une meilleure conformité et améliore la collaboration avec les fournisseurs.

Quelles sont les bonnes pratiques pour gérer les bons de commande ?

Parmi les bonnes pratiques figurent l’utilisation d’un système de gestion des bons de commande, la standardisation de la documentation, le maintien de flux d’approbation clairs et la surveillance des indicateurs de performance des fournisseurs.

Qu’est-ce que le rapprochement en trois volets ?

Le rapprochement en trois volets est le processus de comparaison du bon de commande, du bon de réception et de la facture pour garantir l’exactitude avant de traiter le paiement. Il aide à prévenir les paiements en trop ou la fraude.

L’IA peut-elle aider dans le processus de bon de commande ?

Oui, l’IA peut automatiser les tâches répétitives telles que la saisie de données, la correspondance par e-mail et le suivi des commandes. Cela rend le processus d’approvisionnement plus efficace en réduisant les retards et en évitant les erreurs.