Bestellauftragsautomatisierung: Bestellaufträge per E-Mail automatisch erfassen

Prozess für Bestellaufträge

Der Prozess für Bestellaufträge ist ein entscheidender Bestandteil des gesamten Beschaffungsprozesses und sorgt für strukturierte und überprüfbare Transaktionen zwischen einem Käufer und einem Anbieter. In einem ERP-System fungiert er als offizielle Genehmigung zum Kauf von Waren oder Dienstleistungen. Er beginnt in der Regel mit einer Bestellanforderung, die gegen Budgets und geschäftliche Anforderungen geprüft wird. Wenn sie genehmigt wird, erstellen die Beschaffungsteams einen Bestellauftrag und stellen sicher, dass alle Positionsdetails korrekt sind.

Die typischen Phasen im Bestellauftragsprozess umfassen das Erstellen der Anfrage, das Weiterleiten zur Genehmigung, die Initiierung der PO-Erstellung, das Versenden des Bestellauftrags an den Lieferanten und das Warten auf die Auftragsbestätigung. Sobald der Lieferant bestätigt, beginnt die Auftragsverfolgung, um Zeitpläne und Auftragsstatus zu überwachen. Sie müssen außerdem mit Vertrauen einkaufen können, dass die Auftragsdaten in mehreren Systemen konsistent bleiben. Der Bestellauftrag enthält wichtige Details wie Produktbeschreibungen, Mengen, Liefertermine und vereinbarte Preise.

Viele Unternehmen bearbeiten täglich große Mengen an Papierformularen oder E-Mails. Für Branchen wie Fertigung und Logistik bedeutet dies Hunderte von Bestell-E-Mails und mehrere E-Mails mit angehängten Bestell-PDFs, Tabellen oder sogar eingebetteten HTML-Formularen. Diese Dokumente variieren in ihrer Struktur, was es schwierig macht, die Datenqualität ohne Standardisierung sicherzustellen. Einen Prozess zu haben, der PO-Workflows mit Ihrem ERP-System verbindet, kann helfen, Genehmigungen zu beschleunigen, Fehler zu reduzieren und die Vorbereitung verwandter Aufgaben wie Rechnungs- und Zahlungsprozessverfolgung zu erleichtern.

Die Automatisierung des PO-Prozesses optimiert nicht nur den Workflow, sondern reduziert auch das Risiko, das mit manuellen Schritten einhergeht. Unternehmen wie virtualworkforce.ai helfen dabei, die Verarbeitung Ihrer Bestellungen zu transformieren, indem sie eine automatisierte Datenerfassung direkt in die bereits genutzte E-Mail-Kommunikation integrieren und so die Zeit für die E-Mail-Bearbeitung drastisch reduzieren. Dies stellt sicher, dass Einkaufsdaten effizient weitergeleitet werden, Genehmigungen schneller erfolgen und ERP-Updates ohne redundante Dateneingabe stattfinden.

manuelle Dateneingabe

Trotz verfügbarer fortschrittlicher Systeme verlassen sich immer noch 57 % der Beschaffungsleiter auf manuelle Dateneingabe für Bestellaufträge (Quelle). Dieser Ansatz ist sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig. Die manuelle Eingabe eines einzelnen Bestellauftrags kann mehrere Minuten dauern und summiert sich bei hunderten oder tausenden Aufträgen zu erheblichen Ineffizienzen. Menschliche Fehler bei der Datenübertragung – wie falsch eingetragene Mengen oder falsche Liefertermine – können den gesamten Bestellprozess stören.

Die manuelle PO-Verarbeitung erfordert häufig einen Abgleich von Ausgangs-E-Mails mit ERP-Datensätzen, was zu redundanter Dateneingabe und mehrfach erforderlicher manueller Eingabe an verschiedenen Stellen führt. Dies verzögert nicht nur den Workflow, sondern erhöht auch die Betriebskosten. Unternehmen können Verzögerungen im Genehmigungsprozess erleben, was zu verspäteten Lieferungen, Lieferantenfrustration und letztlich zu gestörten Lieferketten führt. Zudem können bei Fehlern Nacharbeiten die Rechnungsverarbeitung verzögern und den Cashflow beeinträchtigen.

Manuelle Eingaben bieten auch nicht die integrierte Prüfspur, die für Compliance und Reporting unerlässlich wird. Ohne Echtzeit-Datenaktualisierungen kann die Einkaufsabteilung wichtige Änderungen im Auftragsstatus oder in der Ausgabenübersicht übersehen. Bei hunderten Papierformularen, E-Mails und E-Mail-Threads ist es leicht, dass wichtige Details verloren gehen, was die Effizienz weiter beeinträchtigt. Die Einführung automatisierter PO-Systeme eliminiert die Notwendigkeit solcher repetitiven Aufgaben, sodass sich die Mitarbeitenden auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren und die Effizienz gesteigert wird.

Lösungen wie virtualworkforce.ai automatisierte Logistikkorrespondenz-Tools sprechen diese Schmerzpunkte an, indem sie Workflow-Automatisierung anwenden, um Bestellungsdaten direkt aus eingehenden Lieferantenkommunikationen zu extrahieren und zu aktualisieren. So wird stets die Datenkonsistenz über mehrere Systeme hinweg sichergestellt und die Prozesszeit von Stunden auf Sekunden reduziert.

Bestell-E-Mails

Bestell-E-Mails liegen in vielen verschiedenen Formaten vor. Einige Bestellaufträge kommen als PDF-Anhänge, andere als Excel-Tabellen, und manche sind im Textkörper einer HTML-E-Mail eingebettet. Diese Vielfalt stellt Beschaffungsteams vor Herausforderungen, insbesondere bei der Automatisierung des Einkaufs von Waren oder Dienstleistungen in großem Umfang. Jedes Format erfordert eine andere Extraktionsmethode, um Bestelldaten effektiv in das Bestellsystem zu übertragen.

Die Verarbeitung dieser unterschiedlichen Quellen bedeutet, dass man es mit unstrukturierten Daten zu tun hat. Ohne die richtigen Technologien ist es schwierig, genaue Auftragsdetails aus einer Lieferanten-E-Mail oder einem PDF zu extrahieren. Hier werden E-Mail-Parsing und OCR zu kritischen Komponenten. E-Mail-Parsing verwendet Regeln oder maschinelles Lernen, um strukturierte Daten direkt aus Bestell-E-Mails zu erkennen und zu erfassen. OCR-Technologie liest gescannte Dokumente und wandelt diese Informationen in durchsuchbaren, verwendbaren Text um.

Moderne Automatisierungstools – wie Parseur – können dies in Sekunden erledigen und so die Fallstricke menschlicher Fehler und der bei manuellen Prozessen üblichen Eingabefehler vermeiden. Diese Fähigkeit in Kombination mit Workflow-Automatisierung stellt sicher, dass Bestelldaten reibungslos in Ihr ERP fließen, ohne manuelle PO-Eingaben. Die Implementierung dieser Lösungen beseitigt Dateninkonsistenzen und erleichtert die rechtzeitige Erstellung von Bestellungen.

Unternehmen in den Bereichen Logistik, Spediteurwesen und Lieferkettenmanagement können lernen, wie sie Bestellprozesse automatisieren, indem sie Parsing-Tools mit dem ERP integrieren. Zum Beispiel nutzen KI-Tools für die Kommunikation von Spediteuren ähnliche Methoden zur E-Mail-Datenerfassung, um Abläufe zu beschleunigen, die Auftragsverfolgung zu verbessern und Verzögerungen durch manuelle Bestellverarbeitung zu reduzieren.

Bestellungen automatisieren

Um die Verarbeitung von Bestellaufträgen zu automatisieren, sollten Unternehmen damit beginnen, E-Mail-Vorlagen von häufigen Lieferanten zu identifizieren und zu standardisieren. Konsistente Formatierung verbessert die Parsing-Genauigkeit und reduziert den Aufwand, der zur Erstellung eines Bestellauftragsdatensatzes erforderlich ist. Anschließend sollte Parsing-Software bereitgestellt werden, die in der Lage ist, unterschiedliche Formate zu verarbeiten und PO-Daten genau zu extrahieren.

Das Abbilden dieser extrahierten Felder in Ihr ERP- oder Bestellsoftware-System verbindet die Daten mit den richtigen Datensätzen und ermöglicht die Einleitung nachfolgender Workflows. Integrationspunkte mit Ihrem ERP-System können automatisch einen Genehmigungsprozess auslösen und so schnellere Entscheidungen sicherstellen. Eingebaute Validierungsprüfungen verringern die Notwendigkeit manueller Eingaben zur Verifikation und beseitigen Dateninkonsistenzen. Ausnahmen sollten an zuständige Mitarbeitende weitergeleitet werden, damit sie gelöst werden, ohne den gesamten Bestellprozess zu verlangsamen.

Zu den Schritten zur Automatisierung von POs gehört auch der Aufbau von Compliance- und Prüfmechanismen, um eine lückenlose Prüfbarkeit sicherzustellen. Automatisierte PO-Systeme können so konfiguriert werden, dass sie das PO-Management straffen, Bestellungen und Zahlungen koordinieren und die Datenintegrität sicherstellen. Wenn Unternehmen die Verwaltung von Bestellaufträgen automatisieren, beseitigen sie die Ineffizienz manueller Bestellabwicklung und fördern gleichzeitig die Datenkonsistenz über integrierte Systeme hinweg.

Die Automatisierung Ihres Bestellprozesses steigert nicht nur die Effizienz, sondern unterstützt auch die Ziele der Beschaffungsautomatisierung. Beispielsweise bezieht sich die Skalierung der Logistik mit KI-Agenten auf ähnliche Prinzipien – eingehende Daten mit dem ERP zu verbinden, um schnellere Reaktionszeiten zu erzielen. Eine effektive Automatisierungslösung reduziert das Risiko verpasster Bestellungen, verspäteter Lieferungen und kostspieliger Verzögerungen im Zahlungsprozess.

Software zur Automatisierung von Bestellaufträgen

Die richtige Software zur Automatisierung von Bestellaufträgen kann einen erheblichen Unterschied im Betrieb bewirken. Kernfunktionen umfassen vorlagenbasierte Extraktionstrainings, Parser mit maschinellem Lernen und API-Connectoren, die direkt mit ERP- und Beschaffungssystemen verknüpfen. Diese Funktionen eliminieren redundante Dateneingaben, indem sie den Fluss vom Lieferanten-E-Mail zur PO-Erstellung und -Genehmigung automatisieren.

Beispiele sind Parseur für E-Mail-Parsing, UiPath für robotergesteuerte Extraktion und Workflow-Automatisierung sowie Microsoft Power Automate zur Integration von Datenströmen aus mehreren Systemen. Auswahlkriterien sollten Datensicherheit, Anpassungsfähigkeit, Anbieter-Support und Skalierbarkeit für große PO-Workflows umfassen. Die Wahl des richtigen Automatisierungstools gewährleistet Compliance, sichert eine Prüfspur und unterstützt die Integration des Beschaffungsanforderungsprozesses in den gesamten Bestellauftragsprozess.

Die Automatisierung von Bestellaufträgen erfordert eine sorgfältige Planung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die aus eingehenden Kommunikationen erfassten PO-Daten korrekt in ihre Systeme abgebildet werden. Dies beinhaltet die Konfiguration der Software zur Handhabung von Ausnahmen, zur Einhaltung von Vorschriften und zur Übereinstimmung mit intern festgelegten Genehmigungsprozessen. Automatisierte PO-Systeme verbinden sich außerdem mit der Rechnungserstellung, sodass Teams eine Rechnung direkt nach Wareneingang versenden können.

Lösungen wie beste Tools für Logistikkommunikation beinhalten oft Software zur PO-Automatisierung als Teil eines größeren Rahmens zur Beschaffungsautomatisierung und sorgen dafür, dass PO-Automatisierung Mitarbeitende Stunden spart und die Sichtbarkeit des Auftragsstatus verbessert.

Vorteile der PO-Automatisierung

Die Vorteile der Automatisierung von Bestellaufträgen sind sowohl messbar als auch strategisch. Automatisierung kann die Bearbeitungszeit um bis zu 80 % reduzieren (Quelle) – und verwandelt so Stunden manueller Arbeit in Sekunden automatischer Datenerfassung. Unternehmen, die Automatisierung einführen, berichten von einer Reduzierung der PO-Dateneingabefehler um 70 % (Quelle), was das Risiko kostspieliger Beschaffungsfehler direkt verringert.

Höhere Datenqualität führt zu verbesserter Bestandskontrolle und Ausgabenanalyse. Mit Echtzeit-Einblicken können Manager Beschaffungsstrategien schnell anpassen, was zu 5–10 % höheren Gewinnmargen durch bessere Lieferantenbeziehungen und rechtzeitige Bestellungen führen kann (Quelle). Die Automatisierung des PO-Prozesses entbindet Mitarbeitende zudem von repetitiven Aufgaben, sodass sie sich auf strategische Lieferantenbeziehungen konzentrieren und die Effizienz in den Teams steigern können.

Die Automatisierung von Bestellaufträgen ersetzt langsame, manuelle PO-Workflows durch schlanke, automatisierte Dateneingaben, die mit dem ERP verbunden sind. Sie beseitigt Dateninkonsistenzen, beschleunigt den Genehmigungsprozess und stellt sicher, dass die Einkaufsdaten korrekt und aktuell sind. Durch die Automatisierung des Beschaffungsanforderungsprozesses können Unternehmen ihren Umgang mit Bestellaufträgen in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln.

Wenn Unternehmen ihre Bestellabwicklung per E-Mail automatisieren, profitieren sie häufig von besserer Auftragsverfolgung, verbesserten Berichten zum Auftragsstatus und schnellerer Lösung von Problemen. Tools wie automatisierte PO-Systeme helfen, die Datenkonsistenz über vernetzte Prozesse hinweg zu erhalten, von der Beschaffung bis zur Rechnungsabwicklung. Letztendlich liefert die Automatisierung des PO-Prozesses einen reibungsloseren, schnelleren Zahlungsprozess und eine stärkere Grundlage für Initiativen zur Beschaffungsautomatisierung.

FAQ

Was ist die Automatisierung von Bestellaufträgen?

Die Automatisierung von Bestellaufträgen bezieht sich auf den Einsatz von Software oder Systemen, um die manuelle Erstellung, Weiterleitung und Genehmigung von POs durch automatisierte Workflows zu ersetzen. Dieser Prozess reduziert menschliche Fehler und beschleunigt Beschaffungszyklen.

Wie hilft E-Mail-Parsing bei Bestellaufträgen?

E-Mail-Parsing extrahiert strukturierte PO-Daten aus eingehenden Bestell-E-Mails oder Anhängen. Diese Daten fließen direkt in Ihr ERP und eliminieren manuelle Eingaben, wodurch die Erstellung von POs beschleunigt wird.

Kann Automatisierung mit mehreren Lieferanten arbeiten?

Ja, Automatisierungssoftware kann so trainiert werden, dass sie eine Vielzahl von Lieferantenformaten verarbeitet. Vorlagenbasiertes Parsing und maschinelles Lernen passen die Extraktionsregeln für konsistente Ergebnisse an.

Mit welchen Systemen kann PO-Automatisierung integriert werden?

PO-Automatisierung lässt sich in ERP-, Beschaffungs- und sogar Buchhaltungssysteme integrieren. Das sorgt für vernetzte Workflows von der Bestellanforderung bis zur Rechnungserstellung.

Reduziert PO-Automatisierung Fehler?

Ja, automatisierte Dateneingabe kann Fehler um bis zu 70 % reduzieren, wodurch kostspielige Beschaffungsfehler verringert und die Datenqualität im gesamten Einkaufsworkflow verbessert werden.

Ist es sicher, Bestellaufträge zu automatisieren?

Moderne Automatisierungslösungen bieten starke Sicherheitsfunktionen. Beispiele sind rollenbasierter Zugriff, Verschlüsselung und lückenlose Prüfpfade.

Welche Rolle spielt OCR in der PO-Automatisierung?

OCR wandelt gescannte oder PDF-Bestellaufträge in editierbaren, durchsuchbaren Text um. Dadurch können automatisierte Extraktionssysteme sonst unstrukturierte Dokumente verarbeiten.

Wie schnell kann PO-Automatisierung implementiert werden?

Die Implementierungszeit hängt von der Komplexität ab, aber No-Code-Tools ermöglichen eine schnelle Einrichtung. Unternehmen können innerhalb weniger Tage mit der Automatisierung von POs beginnen, sobald Vorlagen und Integrationen konfiguriert sind.

Welche Kostenvorteile hat PO-Automatisierung?

PO-Automatisierung reduziert Personalkosten, verhindert kostspielige Fehler und verbessert die Bearbeitungszeiten von Bestellungen. Diese Einsparungen übersteigen oft die anfänglichen Investitionen in Software.

Kann Automatisierung Genehmigungen übernehmen?

Ja, automatisierte Workflows können POs zur digitalen Genehmigung weiterleiten und so eine schnellere Freigabe gewährleisten, ohne Compliance oder Aufsicht zu beeinträchtigen.