Automatisation des bons de commande : automatiser la saisie des bons de commande à partir des e-mails

processus de bon de commande

Le processus de bon de commande est une composante cruciale du processus d’approvisionnement plus large, garantissant des transactions structurées et vérifiables entre un acheteur et un fournisseur. Dans un système ERP, il fonctionne comme un document officiel qui autorise l’achat de biens ou de services. Il commence généralement par une demande d’achat, qui est examinée par rapport aux budgets et aux besoins de l’entreprise. Si elle est approuvée, les équipes d’approvisionnement créent un bon de commande, en veillant à ce que tous les détails des lignes soient exacts.

Les étapes courantes du processus de bon de commande comprennent la rédaction de la demande, son acheminement pour approbation, l’initiation de la création du BC, l’envoi du bon de commande au fournisseur et l’attente de l’accusé de réception de la commande. Une fois que le fournisseur confirme, le suivi de la commande commence pour surveiller les délais et l’état de la commande. Vous devez également acheter en ayant la certitude que les données de commande restent cohérentes entre plusieurs systèmes. Le bon de commande contient des informations clés telles que les descriptions des produits, les quantités, les dates de livraison et les prix convenus.

De nombreuses entreprises traitent chaque jour de grands volumes de formulaires papier ou d’e-mails. Pour des secteurs tels que la fabrication et la logistique, cela signifie des centaines d’e-mails de commande et de multiples e-mails contenant des fichiers PDF de bons de commande en pièce jointe, des feuilles de calcul ou même des formulaires HTML intégrés. Ces documents varient en structure, rendant difficile la garantie de l’exactitude des données sans standardisation. Avoir un processus en place qui connecte les flux de travail des BC à votre système ERP peut aider à rationaliser les approbations, réduire les erreurs et préparer les tâches connexes telles que le suivi des factures et des paiements.

L’automatisation du processus de BC ne simplifie pas seulement le flux de travail, elle réduit également le risque inhérent aux étapes manuelles. Des entreprises comme virtualworkforce.ai aident à transformer la gestion de vos bons de commande en intégrant la capture de données automatisée directement dans les communications par e-mail que vous utilisez déjà, réduisant considérablement le temps de traitement des e-mails. Cela garantit que les données d’achat sont efficacement acheminées, que les approbations se déroulent plus rapidement et que les mises à jour de l’ERP se font sans saisie de données redondante.

saisie manuelle des données

Malgré la disponibilité de systèmes avancés, 57% des responsables des achats s’appuient encore sur la saisie manuelle des données pour les bons de commande (source). Cette approche est à la fois chronophage et sujette aux erreurs. Une seule saisie manuelle d’un bon de commande peut prendre plusieurs minutes, et lorsqu’il s’agit de centaines ou de milliers de commandes, cela représente une inefficacité importante. L’erreur humaine dans la transcription des données—comme des quantités mal saisies ou des dates de livraison incorrectes—peut perturber l’ensemble du processus de bon de commande.

La gestion manuelle des BC nécessite souvent de recouper les e-mails sources avec les enregistrements ERP, entraînant une saisie de données redondante et une saisie manuelle requise à plusieurs points. Cela retarde non seulement le flux de travail, mais augmente également les coûts opérationnels. Les entreprises peuvent faire face à des retards dans le processus d’approbation, entraînant des livraisons tardives, la frustration des fournisseurs et, en fin de compte, des perturbations de la chaîne d’approvisionnement. De plus, lorsqu’une erreur survient, les retouches peuvent retarder le traitement des factures et affecter la trésorerie.

La saisie manuelle manque également de la piste d’audit intégrée qui devient essentielle pour la conformité et le reporting. Sans mises à jour de données en temps réel, le service des achats peut manquer des changements importants dans l’état des commandes ou la visibilité des dépenses. Avec des centaines de formulaires papier ou d’e-mails et de fils d’e-mails à gérer, il est facile de perdre des détails importants, nuisant encore à l’efficacité. L’adoption de systèmes automatisés de BC aide à éliminer le besoin de tâches répétitives, permettant au personnel de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée et d’augmenter l’efficience.

Des solutions comme outils de correspondance automatisée de virtualworkforce.ai répondent à ces points de douleur en appliquant l’automatisation des flux de travail pour extraire et mettre à jour les données des bons de commande directement à partir des communications entrantes des fournisseurs, garantissant que la cohérence des données entre plusieurs systèmes est toujours maintenue tout en réduisant le temps de traitement de plusieurs heures à quelques secondes.

emails de commande

Les e-mails de commande se présentent sous de nombreux formats différents. Certains bons de commande arrivent en pièces jointes PDF, d’autres en feuilles de calcul Excel, et certains sont intégrés dans le corps d’un e-mail HTML. Cette diversité pose des défis pour les équipes d’approvisionnement, en particulier lors de l’automatisation des achats de biens ou de services à grande échelle. Chaque format nécessite une méthode d’extraction différente pour intégrer efficacement les données du bon de commande dans le système de bon de commande.

Le traitement de ces sources variées implique de gérer des données non structurées. Extraire des détails précis de commande à partir d’un e-mail fournisseur ou d’un PDF peut être difficile sans les bonnes technologies en place. Ici, l’analyse d’e-mails et l’OCR deviennent des composants critiques. L’analyse d’e-mails utilise des règles ou l’apprentissage automatique pour identifier et capturer des données structurées directement à partir des e-mails de commande. La technologie OCR lit les documents scannés pour convertir ces informations en texte exploitable et indexable.

Les outils d’automatisation modernes—tels que Parseur—peuvent gérer cela en quelques secondes, évitant les écueils des erreurs humaines et des fautes de saisie fréquentes dans les processus manuels. Cette capacité, combinée à l’automatisation des flux de travail, garantit que les données de commande circulent sans heurts dans votre ERP sans saisie manuelle de BC. Mettre en œuvre ces solutions élimine les incohérences de données et facilite la création rapide des BC.

Les entreprises de logistique, d’affrètement et de gestion de la chaîne d’approvisionnement peuvent apprendre à automatiser les processus de bons de commande en intégrant des outils d’analyse avec l’ERP. Par exemple, les outils d’IA pour la communication des transitaires utilisent également des méthodes similaires d’extraction de données d’e-mails pour accélérer les opérations, améliorer le suivi des commandes et réduire les retards causés par le traitement manuel des bons de commande.

automatiser le bon de commande

Pour automatiser la gestion des bons de commande, les entreprises doivent commencer par identifier et standardiser les modèles d’e-mails des fournisseurs fréquents. Un format cohérent améliore la précision de l’analyse et réduit l’effort nécessaire pour créer un enregistrement de bon de commande. Ensuite, déployez un logiciel d’analyse capable de gérer des formats variés et d’extraire les données des BC avec précision.

Mapper ces champs extraits dans votre ERP ou votre logiciel de bons de commande connecte les données aux bons enregistrements, permettant l’initiation de flux de travail subséquents. Les points d’intégration avec votre système ERP peuvent déclencher automatiquement un processus d’approbation, assurant ainsi une prise de décision plus rapide. La mise en place de contrôles de validation automatisés réduit le besoin de saisie manuelle pour la vérification et élimine les incohérences de données. Les exceptions doivent être routées vers le personnel responsable pour résolution sans ralentir l’ensemble du processus de bon de commande.

Les étapes pour automatiser les BC incluent également l’intégration de mécanismes de conformité et d’audit pour maintenir une piste d’audit. Les systèmes automatisés de BC peuvent être configurés pour rationaliser la gestion des bons de commande, coordonner les commandes et les paiements, et garantir l’exactitude des données. Lorsque les entreprises automatisent la gestion des bons de commande, elles éliminent l’inefficacité de la gestion manuelle tout en assurant la cohérence des données à travers les systèmes intégrés.

Automatiser votre processus de bon de commande augmente non seulement l’efficacité, mais aide également à atteindre les objectifs d’automatisation des achats. Par exemple, faire évoluer les opérations logistiques avec des agents IA repose sur des principes similaires—connecter les données entrantes à l’ERP pour des réponses plus rapides. Une solution d’automatisation efficace réduit le risque d’ordres manqués, de livraisons tardives et de retards coûteux dans le processus de paiement.

logiciels d’automatisation des bons de commande

Le bon logiciel d’automatisation des bons de commande peut faire une différence substantielle dans les opérations. Les fonctionnalités de base incluent la formation d’extraction basée sur des modèles, des analyseurs par apprentissage automatique et des connecteurs API qui se lient directement aux systèmes ERP et d’approvisionnement. Ces fonctionnalités éliminent le besoin de saisie de données redondante en automatisant le flux de l’e-mail fournisseur à la création et à l’approbation du BC.

Parmi les exemples figurent Parseur pour l’analyse d’e-mails, UiPath pour l’extraction robotisée et l’automatisation des flux de travail, et Microsoft Power Automate pour intégrer des flux de données provenant de plusieurs systèmes. Les critères de sélection doivent couvrir la sécurité des données, la personnalisation, le support du fournisseur et la scalabilité des volumes pour de grands flux de BC. Choisir le bon outil d’automatisation assure la conformité, maintient une piste d’audit et prend en charge l’intégration du processus de demande d’achat dans l’ensemble du processus de bon de commande.

Automatiser les bons de commande nécessite une planification minutieuse. Les entreprises doivent s’assurer que les données de BC capturées à partir des communications entrantes sont correctement mappées dans leurs systèmes. Cela implique de configurer le logiciel pour gérer les exceptions, se conformer aux réglementations et correspondre au processus d’approbation établi en interne. Les systèmes automatisés de BC se connectent également à la génération de factures, permettant aux équipes d’envoyer une facture directement une fois les marchandises reçues.

Des solutions comme les meilleurs outils pour la communication logistique incluent souvent des logiciels d’automatisation des bons de commande dans le cadre d’un cadre d’automatisation des achats plus large, garantissant que l’automatisation des BC fait gagner des heures au personnel et améliore la visibilité de l’état des commandes.

avantages de l’automatisation des bons de commande

Les avantages de l’automatisation des bons de commande sont à la fois mesurables et stratégiques. L’automatisation peut réduire le temps de traitement jusqu’à 80% (source)—transformant des heures de travail manuel en secondes d’extraction de données automatisée. Les entreprises qui adoptent l’automatisation signalent une diminution de 70% des erreurs de saisie des BC (source), ce qui réduit directement le risque d’erreurs d’approvisionnement coûteuses.

Une plus grande précision des données conduit à un meilleur contrôle des stocks et à une meilleure analyse des dépenses. Avec des informations en temps réel, les responsables peuvent ajuster rapidement les stratégies d’approvisionnement, ce qui se traduit par des marges bénéficiaires supérieures de 5 à 10% grâce à de meilleures relations fournisseurs et des commandes ponctuelles (source). L’automatisation du processus de BC libère également le personnel des tâches répétitives, leur permettant de se concentrer sur des engagements fournisseurs stratégiques et d’améliorer l’efficacité au sein des équipes.

L’automatisation des bons de commande remplace les flux de travail lents et manuels par une saisie de données automatisée et rationalisée, connectée à l’ERP. Elle élimine les incohérences de données, accélère le processus d’approbation et garantit que les données d’achat sont exactes et à jour. En automatisant le processus de demande d’achat, les entreprises peuvent transformer leur approche des bons de commande en avantage concurrentiel.

Lorsque les entreprises automatisent la gestion de leurs bons de commande via e-mail, elles constatent souvent une meilleure traçabilité des commandes, un meilleur reporting sur l’état des commandes et une résolution plus rapide des problèmes. Des outils comme les systèmes automatisés de BC aident à maintenir la cohérence des données à travers les processus interconnectés, de l’approvisionnement au traitement des factures. En fin de compte, l’automatisation du processus de BC offre un processus de paiement plus fluide et plus rapide et une base plus solide pour les initiatives d’automatisation des achats.

FAQ

Qu’est-ce que l’automatisation des bons de commande ?

L’automatisation des bons de commande désigne l’utilisation de logiciels ou de systèmes pour remplacer la création, l’acheminement et les approbations manuelles des BC par des flux de travail automatisés. Ce processus réduit les erreurs humaines et accélère les cycles d’approvisionnement.

Comment l’analyse d’e-mails aide-t-elle pour les bons de commande ?

L’analyse d’e-mails extrait des données structurées de BC à partir des e-mails de commande entrants ou des pièces jointes. Ces données alimentent directement votre ERP, éliminant la saisie manuelle et accélérant la création des BC.

L’automatisation peut-elle fonctionner avec plusieurs fournisseurs ?

Oui, les logiciels d’automatisation peuvent être entraînés à gérer un large éventail de formats fournisseurs. L’analyse basée sur des modèles et l’apprentissage automatique adaptent les règles d’extraction pour des résultats cohérents.

Avec quels systèmes l’automatisation des BC peut-elle s’intégrer ?

L’automatisation des BC s’intègre à l’ERP, aux logiciels d’approvisionnement et même aux systèmes comptables. Cela garantit des flux de travail connectés de la demande d’achat à la génération de la facture.

L’automatisation des BC réduit-elle les erreurs ?

Oui, la saisie de données automatisée peut réduire les erreurs jusqu’à 70%, diminuant les erreurs d’approvisionnement coûteuses et améliorant l’exactitude des données tout au long du processus d’achat.

Est-il sécurisé d’automatiser les bons de commande ?

Les solutions d’automatisation modernes offrent des fonctionnalités de sécurité robustes. Parmi les exemples figurent l’accès basé sur les rôles, le chiffrement et des pistes d’audit complètes.

Quel est le rôle de l’OCR dans l’automatisation des BC ?

L’OCR convertit les bons de commande scannés ou en PDF en texte modifiable et indexable. Cela permet aux systèmes d’extraction automatisés de traiter des documents autrement non structurés.

En combien de temps l’automatisation des BC peut-elle être mise en place ?

Le temps de mise en œuvre dépend de la complexité, mais les outils sans code permettent une configuration rapide. Les entreprises peuvent commencer à automatiser les BC en quelques jours une fois que les modèles et les intégrations sont configurés.

Quels sont les avantages financiers de l’automatisation des BC ?

L’automatisation des BC réduit les coûts de main-d’œuvre, évite des erreurs coûteuses et améliore les délais de traitement des commandes. Ces économies compensent souvent l’investissement initial dans le logiciel.

L’automatisation peut-elle gérer les approbations ?

Oui, les flux de travail automatisés peuvent acheminer les BC pour approbation numérique, garantissant une validation plus rapide sans sacrifier la conformité ou la supervision.