Automazione degli ordini di acquisto: automatizza l’inserimento tramite email

processo dell’ordine di acquisto

Il processo dell’ordine di acquisto è una componente cruciale all’interno del più ampio processo di approvvigionamento, che garantisce transazioni strutturate e verificabili tra un acquirente e un fornitore. In un sistema ERP, funziona come un documento ufficiale che autorizza l’acquisto di beni o servizi. Tipicamente inizia con una richiesta di acquisto, che viene esaminata rispetto ai budget e alle esigenze aziendali. Se approvata, i team di approvvigionamento creano un ordine di acquisto, assicurandosi che tutti i dettagli delle voci siano accurati.

Le fasi comuni nel processo dell’ordine di acquisto includono la stesura della richiesta, l’inoltro per l’approvazione, l’avvio della creazione del PO, l’invio dell’ordine al fornitore e l’attesa della conferma d’ordine. Una volta che il fornitore conferma, inizia il monitoraggio dell’ordine per seguire i tempi e lo stato dell’ordine. È inoltre necessario acquistare con la certezza che i dati dell’ordine rimangano coerenti tra più sistemi. L’ordine di acquisto contiene dettagli chiave come descrizioni dei prodotti, quantità, date di consegna e prezzi concordati.

Molte aziende gestiscono quotidianamente grandi volumi di moduli cartacei o email. Per settori come la produzione e la logistica, questo significa centinaia di email d’ordine e molteplici email con allegati PDF di ordini di acquisto, fogli di calcolo o persino moduli HTML inline. Questi documenti variano nella struttura, rendendo difficile garantire l’accuratezza dei dati senza standardizzazione. Avere un processo che collega i flussi di lavoro degli ordini di acquisto al vostro sistema ERP può aiutare a snellire le approvazioni, ridurre gli errori e preparare le attività correlate come il tracciamento di fatture e pagamenti.

L’automatizzazione del processo degli ordini di acquisto non solo snellisce il flusso di lavoro, ma riduce anche il rischio insito nelle operazioni manuali. Aziende come virtualworkforce.ai aiutano a trasformare la gestione degli ordini di acquisto integrando la cattura automatizzata dei dati direttamente nelle comunicazioni email che già usate, riducendo drasticamente i tempi di gestione delle email. Questo garantisce che i dati di acquisto vengano instradati in modo efficiente, le approvazioni avvengano più rapidamente e gli aggiornamenti dell’ERP si effettuino senza inserimenti ridondanti dei dati.

inserimento manuale dei dati

Nonostante la disponibilità di sistemi avanzati, il 57% dei responsabili degli approvvigionamenti si affida ancora all’inserimento manuale dei dati per gli ordini di acquisto (fonte). Questo approccio è sia dispendioso in termini di tempo sia soggetto a errori. Una singola immissione manuale di un ordine di acquisto può richiedere diversi minuti e, su centinaia o migliaia di ordini, questo si traduce in una significativa inefficienza. L’errore umano nella trascrizione dei dati—come quantità digitati male o date di consegna errate—può interrompere l’intero processo dell’ordine di acquisto.

La gestione manuale dei PO spesso richiede il confronto tra le email di origine e i record nell’ERP, portando a inserimenti ridondanti e a più punti in cui è necessario digitare manualmente i dati. Questo non solo rallenta il flusso di lavoro ma aumenta anche i costi operativi. Le aziende possono affrontare ritardi nel processo di approvazione, con conseguenti spedizioni in ritardo, frustrazione dei fornitori e, in ultima analisi, interruzioni nella catena di approvvigionamento. Inoltre, quando si verificano errori, il lavoro di correzione può ritardare l’elaborazione delle fatture e influire sul cash flow.

L’inserimento manuale manca anche della traccia di controllo integrata che diventa essenziale per conformità e reporting. Senza aggiornamenti dei dati in tempo reale, il reparto acquisti può perdere cambiamenti importanti nello stato degli ordini o nella visibilità della spesa. Con centinaia di moduli cartacei o thread email da gestire, è facile che dettagli importanti vadano persi, danneggiando ulteriormente l’efficienza. Adottare sistemi automatizzati per i PO aiuta a eliminare la necessità di tali attività ripetitive, permettendo al personale di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto e aumentando l’efficienza.

Soluzioni come strumenti di corrispondenza logistica automatizzata di virtualworkforce.ai affrontano questi punti critici applicando l’automazione dei flussi di lavoro per estrarre e aggiornare i dati degli ordini di acquisto direttamente dalle comunicazioni in arrivo dei fornitori, garantendo che la coerenza dei dati tra più sistemi sia sempre mantenuta e riducendo i tempi di processo da ore a secondi.

email d’ordine

Le email d’ordine arrivano in molti formati diversi. Alcuni ordini di acquisto arrivano come allegati PDF, altri come fogli di calcolo Excel e alcuni sono incorporati nel corpo di un’email HTML. Questa diversità rappresenta una sfida per i team di approvvigionamento, specialmente quando si automatizza l’acquisto di beni o servizi su larga scala. Ogni formato richiede un metodo diverso di estrazione per trasferire efficacemente i dati degli ordini nel sistema degli ordini di acquisto.

Elaborare queste fonti eterogenee comporta la gestione di dati non strutturati. Estrarre dettagli accurati dell’ordine dall’email o dal PDF di un fornitore può essere difficile senza le tecnologie adeguate. Qui, il parsing delle email e l’OCR diventano componenti critici. Il parsing delle email utilizza regole o apprendimento automatico per identificare e acquisire dati strutturati direttamente dalle email d’ordine. La tecnologia OCR legge documenti scannerizzati per convertire quelle informazioni in testo utilizzabile e ricercabile.

Strumenti di automazione moderni—come Parseur—possono gestire questo in pochi secondi, evitando gli errori umani e gli errori di inserimento dati comuni nei processi manuali. Questa capacità, combinata con l’automazione dei flussi di lavoro, garantisce che i dati degli ordini fluiscano senza problemi nel vostro ERP senza inserimenti manuali dei PO. Implementare queste soluzioni elimina le incoerenze nei dati e facilita la creazione tempestiva degli ordini di acquisto.

Le aziende nei settori della logistica, del freight forwarding e della gestione della supply chain possono imparare ad automatizzare i processi degli ordini di acquisto integrando strumenti di parsing con l’ERP. Ad esempio, strumenti IA per la comunicazione con gli spedizionieri sfruttano metodi simili di estrazione dei dati dalle email per accelerare le operazioni, migliorare il tracciamento degli ordini e ridurre i ritardi causati dalla gestione manuale degli ordini di acquisto.

automatizzare gli ordini di acquisto

Per automatizzare la gestione degli ordini di acquisto, le aziende dovrebbero iniziare identificando e standardizzando i modelli di email dei fornitori frequenti. Un formato coerente migliora la precisione del parsing e riduce lo sforzo necessario per creare un record di ordine di acquisto. Successivamente, implementate un software di parsing con capacità di gestire formati diversi ed estrarre i dati del PO in modo accurato.

Mappare questi campi estratti nel vostro ERP o nel software degli ordini di acquisto collega i dati ai record corretti, permettendo l’avvio dei flussi di lavoro successivi. I punti di integrazione con il sistema ERP possono attivare automaticamente un processo di approvazione, garantendo decisioni più rapide. Configurare controlli di convalida automatici riduce la necessità di inserimenti manuali per la verifica ed elimina le incoerenze dei dati. Le eccezioni dovrebbero essere instradate al personale responsabile per la risoluzione senza rallentare l’intero processo dell’ordine di acquisto.

I passaggi per automatizzare i PO includono anche l’inserimento di meccanismi di conformità e audit per mantenere una traccia di controllo. I sistemi automatizzati per gli ordini di acquisto possono essere configurati per snellire la gestione dei PO, coordinare ordini e pagamenti e garantire l’accuratezza dei dati. Quando le aziende automatizzano la gestione degli ordini di acquisto, eliminano l’inefficienza dell’elaborazione manuale e promuovono la coerenza dei dati attraverso i sistemi integrati.

Automatizzare il processo degli ordini di acquisto non solo aumenta l’efficienza ma aiuta anche a raggiungere gli obiettivi di automazione degli approvvigionamenti. Ad esempio, scalare le operazioni logistiche con agenti di intelligenza artificiale coinvolge principi simili—collegare i dati in arrivo all’ERP per risposte più rapide. Una soluzione di automazione efficace riduce il rischio di ordini mancati, consegne in ritardo e costosi ritardi nel processo di pagamento.

software per l’automazione degli ordini di acquisto

Il giusto software per l’automazione degli ordini di acquisto può fare una differenza sostanziale nelle operazioni. Le funzionalità principali includono addestramento all’estrazione basato su template, parser con machine learning e connettori API che si collegano direttamente a ERP e sistemi di approvvigionamento. Queste funzionalità eliminano la necessità di inserimenti ridondanti dei dati automatizzando il flusso dall’email del fornitore fino alla creazione e all’approvazione del PO.

Esempi includono Parseur per il parsing delle email, UiPath per l’estrazione robotica e l’automazione dei flussi di lavoro, e Microsoft Power Automate per integrare flussi di dati da più sistemi. I criteri di selezione dovrebbero coprire la sicurezza dei dati, la personalizzazione, il supporto del fornitore e la scalabilità del volume per i grandi flussi di lavoro dei PO. Scegliere lo strumento di automazione giusto assicura la conformità, mantiene una traccia di controllo e supporta l’integrazione del processo di richiesta d’acquisto nell’intero processo dell’ordine di acquisto.

Automatizzare gli ordini di acquisto richiede una pianificazione attenta. Le aziende devono assicurarsi che i dati dei PO catturati dalle comunicazioni in arrivo siano mappati correttamente nei loro sistemi. Ciò comporta la configurazione del software per gestire le eccezioni, rispettare le normative e corrispondere al processo di approvazione stabilito internamente. I sistemi automatizzati per i PO si collegano inoltre alla generazione delle fatture, consentendo ai team di inviare una fattura direttamente una volta ricevuta la merce.

Soluzioni come i migliori strumenti per la comunicazione logistica spesso includono software di automazione degli ordini di acquisto come parte di un più ampio framework di automazione degli approvvigionamenti, assicurando che l’automazione dei PO faccia risparmiare ore al personale e migliori la visibilità sullo stato degli ordini.

benefici dell’automazione degli ordini di acquisto

I benefici dell’automazione degli ordini di acquisto sono sia misurabili che strategici. L’automazione può ridurre i tempi di elaborazione fino all’80% (fonte)—trasformando ore di lavoro manuale in secondi di estrazione automatizzata dei dati. Le aziende che adottano l’automazione riportano una diminuzione del 70% negli errori di inserimento dei dati dei PO (fonte), il che riduce direttamente il rischio di costosi errori di approvvigionamento.

Una maggiore accuratezza dei dati porta a un migliore controllo delle scorte e all’analisi della spesa. Con informazioni in tempo reale, i manager possono adeguare rapidamente le strategie di approvvigionamento, ottenendo margini di profitto più elevati del 5-10% grazie a migliori relazioni con i fornitori e ordini tempestivi (fonte). Automatizzare il processo degli ordini di acquisto libera anche il personale dalle attività ripetitive, permettendo loro di concentrarsi su rapporti strategici con i fornitori e aumentare l’efficienza tra i team.

L’automazione degli ordini di acquisto sostituisce flussi di lavoro lenti e manuali con inserimenti dati automatizzati collegati all’ERP. Elimina le incoerenze dei dati, accelera il processo di approvazione e garantisce che i dati di acquisto siano accurati e aggiornati. Automatizzando il processo di richiesta d’acquisto, le aziende possono trasformare il loro approccio agli ordini di acquisto in un vantaggio competitivo.

Quando le aziende automatizzano la gestione degli ordini di acquisto via email, spesso osservano un miglior tracciamento degli ordini, una migliore segnalazione dello stato degli ordini e una risoluzione più rapida dei problemi. Strumenti come i sistemi automatizzati per i PO aiutano a mantenere la coerenza dei dati attraverso processi interconnessi, dall’approvvigionamento fino all’elaborazione delle fatture. In definitiva, automatizzare il processo dei PO fornisce un processo di pagamento più fluido e veloce e una base più solida per le iniziative di automazione degli approvvigionamenti.

FAQ

Cos’è l’automazione degli ordini di acquisto?

L’automazione degli ordini di acquisto si riferisce all’uso di software o sistemi per sostituire la creazione manuale dei PO, l’inoltro e le approvazioni con flussi di lavoro automatizzati. Questo processo riduce gli errori umani e accelera i cicli di approvvigionamento.

In che modo il parsing delle email aiuta con gli ordini di acquisto?

Il parsing delle email estrae dati strutturati dei PO dalle email di ordine in arrivo o dagli allegati. Questi dati vengono alimentati direttamente nel vostro ERP, eliminando l’inserimento manuale e accelerando la creazione dei PO.

L’automazione può funzionare con più fornitori?

Sì, il software di automazione può essere addestrato per gestire una vasta gamma di formati fornitori. Il parsing basato su template e il machine learning adattano le regole di estrazione per risultati coerenti.

Con quali sistemi può integrarsi l’automazione dei PO?

L’automazione dei PO si integra con ERP, software di approvvigionamento e anche con i sistemi contabili. Questo garantisce flussi di lavoro connessi dalla richiesta d’acquisto alla generazione della fattura.

L’automazione dei PO riduce gli errori?

Sì, l’inserimento dati automatizzato può ridurre gli errori fino al 70%, diminuendo gli errori costosi negli approvvigionamenti e migliorando l’accuratezza dei dati lungo il flusso di acquisto.

È sicuro automatizzare gli ordini di acquisto?

Le soluzioni di automazione moderne offrono robuste funzionalità di sicurezza dei dati. Esempi includono accesso basato sui ruoli, crittografia e tracce di controllo complete.

Qual è il ruolo dell’OCR nell’automazione dei PO?

L’OCR converte ordini di acquisto scannerizzati o in PDF in testo modificabile e ricercabile. Questo permette ai sistemi di estrazione automatica di elaborare documenti altrimenti non strutturati.

Quanto velocemente si può implementare l’automazione dei PO?

I tempi di implementazione dipendono dalla complessità, ma gli strumenti no-code consentono una configurazione rapida. Le aziende possono iniziare ad automatizzare i PO in pochi giorni una volta configurati template e integrazioni.

Quali sono i vantaggi economici dell’automazione dei PO?

L’automazione dei PO riduce i costi di manodopera, previene errori costosi e migliora i tempi di evasione degli ordini. Questi risparmi spesso compensano l’investimento iniziale nel software.

L’automazione può gestire le approvazioni?

Sì, i flussi di lavoro automatizzati possono instradare i PO per l’approvazione digitale, garantendo firme più rapide senza sacrificare conformità o controllo.