Értékesítési megrendelés-bevitel automatizálásának egyszerűsítése a Business Centralban

A Business Central és az ERP alapjai

A Microsoft Dynamics 365 Business Central egy felhőalapú ERP-platform, amelyet az üzleti folyamatok – pénzügy, ellátási lánc, értékesítés és szolgáltatások – egyesítésére terveztek. Modern ERP-megoldásként lehetővé teszi a vállalatok számára az adatok egyetlen, megbízható forrásba történő konszolidálását, növelve a pontosságot és megszüntetve az ismétlődéseket. Olyan ERP-rendszerek, mint a Business Central, egyszerűsítik a riportálást az összekapcsolt modulok révén, amelyek zökkenőmentes integrációt biztosítanak a fő feladatok között a főkönyvtől és beszerzéstől kezdve az ügyfélkommunikáción és az értékesítésen át.

A fő modulok közé tartozik a pénzügyi menedzsment, amely kezeli a követeléseket, kötelezettségeket és a költségvetést; az ellátási lánc funkciók, amelyek figyelik a készletet, a beszerzést és a beszállítói teljesítményt; valamint az értékesítés- és szolgáltatásmenedzsment, amelyek árajánlatokkal, rendelések kezelésével és ügyfélügyek nyomon követésével foglalkoznak. Ezeknek a moduloknak az összevonásával a Microsoft Business Central valós idejű (valós idejű) rálátást biztosít a teljesítménymutatókra, és lehetővé teszi a gyorsabb döntéshozatalt.

Az egyik kulcsfontosságú előny a skálázhatóság. A műveletek növekedésével a szervezetek több megrendelést és tranzakciót tudnak kezelni anélkül, hogy veszélyeztetnék a pontosságot. Az integrációs képességek a Microsoft Dynamics 365-tel és más eszközökkel biztosítják a folytonosságot és az együttműködést a részlegek között. Továbbá a Business Central AI- és automatizációs funkciókat kínál, amelyek csökkentik a kézi adatrögzítést, így könnyebb a figyelmet az ügyfélélmény javítására fordítani.

Olyan cégek, mint a virtualworkforce.ai, kiterjesztik az ERP-képességeket az ismétlődő, adatigényes e-mail feladatok kezelésével, amelyek kapcsolódnak a Business Centralhoz. Ezek a MI által vezérelt eszközök virtuális asszisztensként működnek az ERP-rendszerekkel együtt, lehetővé téve a csapatok számára a gyorsabb rendeléskezelést, miközben következetes minőséget tartanak az ügyfélfrissítésekben. Amikor ezeket a megoldásokat a Business Centralhoz társítják, hatékonyságot nyújtanak, csökkentik az emberi hibákat és növelik az ügyfélelégedettséget. Azoknak a szervezeteknek, amelyek az ERP-környezetben szeretnék egyszerűsíteni a rendeléshez kapcsolódó funkciókat, a Microsoft Dynamics 365 Business Central erős alapot nyújt.

Megrendelésfelvitelek és rendelések kezelése a Business Centralban

A rendelésfelvétel automatizálása a Business Centralban átalakítja azt, ahogyan a szervezetek feldolgozzák a beérkező ügyfélkéréseket. MI-alapú adatfelismerés révén e-mailek, online űrlapok és akár elektronikus adatcsere is közvetlenül a rendszerbe irányulhat manuális megrendelésfelvétel nélkül. Az MI-ügynökök kinyerik a rendelési adatokat, ellenőrzik az ügyféladatokat, megerősítik az árakat és kedvezményeket, valamint a készlet- elérhetőséget ellenőrzik az értékesítési sorokhoz viszonyítva. Ez biztosítja a pontos rendelés létrehozását, amely zökkenőmentesen illeszkedik a Business Central folyamatába.

A sales order a Business Centralban nem igényel kézi bevitelét az intelligens validációnak köszönhetően. Például egy MI értékesítési megrendelés-ügynök automatikusan jelölheti a eltéréseket vagy javasolhat módosításokat a végleges jóváhagyás előtt. Ez megvédi az ügyfeleket a szállítási hibákból vagy hiányos adatokból eredő elégedetlenségtől. A ellenőrzések és jóváhagyások automatizálásával a kézi adatrögzítésből adódó hibák gyakorlatilag kiküszöbölhetők.

A valós példák azt mutatják, hogy ezt a megközelítést használó vállalatok akár 95%-os rendelési pontosságot érnek el, minimalizálva az utómunka és az ügyfélpanaszok számát (forrás). A virtualworkforce.ai tovább javítja ezeket a munkafolyamatokat azzal, hogy pontos, személyre szabott válaszokat fogalmaz meg rendeléslekérdezésekre, biztosítva, hogy az ügyfelek világos rendelésmegerősítést kapjanak e-mailben, miközben az állapotfrissítések automatikusan importálódnak a Business Centralba. Ez az integráció erősíti az ügyfélkapcsolatokat és növeli a működési hatékonyságot.

A csapatok számára, amelyek egyszerűsíteni szeretnék értékesítési műveleteiket, az automatikus rendelésfelvétel intelligens validációval párosítva következetes módot biztosít a rendelés átfutási idejének javítására. Röviden: az automatizálás kezeli az időigényes részleteket, így az értékesítési képviselők az új rendelések létrehozására és az ügyfelekkel való bizalomépítésre koncentrálhatnak.

Értékesítési rendelés és rendelésfeldolgozás munkafolyamatainak egyszerűsítése

A Business Central end-to-end értékesítési rendelés életciklusa több kulcsfontosságú szakaszt fed le: árajánlat készítése, ügyfélmegerősítés, rendelés teljesítése és számlázás, majd szállítás. Ennek a munkafolyamatnak a feltérképezése rávilágít azokra a pontokra, ahol az automatizálás csökkenti a súrlódást. Az intelligens rendelésfeldolgozási szabályok minimalizálják a redundáns feladatokat, lehetővé téve, hogy a rendelések késések nélkül zökkenőmentesen haladjanak egyik szakaszból a másikba.

MI-integráción keresztül egy új értékesítési rendelés minimalizált emberi beavatkozással mehet át az árajánlattól a teljesítésig. Azáltal, hogy automatikusan indít feladatokat bizonyos mezők frissülésekor, például megerősített rendelés vagy elérhető készlet esetén, a rendszer jelentősen javítja az rendelésfeldolgozás sebességét. Jelentett előnyök közé tartozik akár 30%-kal rövidebb ciklusidő és több mint 95%-os rendelési pontosság, ami közvetlenül javítja az ügyfélelégedettséget és csökkenti a költséges újrafeldolgozásokat.

Például az automatizált munkafolyamatok hozzárendelhetnek feladatokat konkrét csapattagokhoz, éjjel-nappal küldhetnek rendelésmegerősítéseket, sőt ismétlődő eladások vagy késedelmes fizetések esetén automatikusan kezdeményezhetik a követéseket. Az eredmény egy integrált megközelítés, ahol a rendelések automatikusan prioritást kapnak, nyomon követhetők és időben kézbesíthetők. A virtualworkforce.ai ezt támogatja azzal, hogy biztosítja, hogy az ügyfélfelé irányuló kommunikációk megfeleljenek a háttérrendszer gyorsaságának és pontosságának.

Az üzleti folyamatok intelligens automatizálással való összehangolásával a vállalatok egyszerűsítik a rendeléskezelési stratégiákat, időt és pénzt takarítanak meg, és fenntartják az állandó ügyfélszolgálati teljesítményt. Ez mind az operatív hatékonyság, mind az ügyfélélmény szempontjából nyerő helyzetet teremt.

Hogyan automatizáljuk az értékesítést és a rendeléskezelést

Az értékesítési folyamatok automatizálása a Business Centralban azzal kezdődik, hogy MI-ügynököket alkalmazunk alapvető feladatokhoz, mint az árajánlatok előkészítése, rendelésmegerősítések küldése és követési tevékenységek. Üzleti szabályok és triggerek beállításával a szervezetek automatizálhatják a jóváhagyási lépéseket, biztosítva, hogy csak a szabályszerű rendelések haladjanak továbba késések nélkül. Ez lehetővé teszi az értékesítési csapatok számára, hogy rövidebb idő alatt több rendelést kezeljenek, miközben pontos rendelési előzmények maradnak fenn.

A valós idejű irányítópultok egyszerűsítik a haladás nyomon követését és segítenek a rendeléskezeléshez kapcsolódó KPI-k monitorozásában. Ezek az információk javíthatják a rendelési pontosságot és sebességet, megelőzve azokat a torlódásokat, amelyek ügyfélelégedetlenséget okoznak. A virtualworkforce.ai tovább erősíti ezt az elrendezést azzal, hogy az e-mail kommunikációt közvetlenül összekapcsolja a rendeléskezeléssel, lehetővé téve az azonnali frissítéseket, amikor rendelések kerülnek be a Business Centralba. Ez a zökkenőmentes integráció fenntartja a következetes ütemezést, így a határidőre teljesített rendelések a szabály helyett a megszokottá válnak.

A Power Automate használata a Business Centralal együtt lehetővé teszi a vállalkozások számára olyan eszközök összekapcsolását, mint a CRM rendszerek, könyvelési szoftverek és e-kereskedelmi platformok, például a Shopify. Ez az interoperabilitás gazdagítja az ügyfélkapcsolatokat azáltal, hogy az összes kapcsolat- és rendelési adatot egy helyen egyesíti. Például amikor egy új értékesítési rendelés feldolgozásra kerül, értesítések aktiválódhatnak automatikusan, figyelmeztetve az értékesítési képviselőket és az ügyfeleket.

Az értékesítési feladatok és rendelések közvetlenül a Business Centralban történő MI-alapú munkafolyamatokkal történő automatizálásának képessége mérhető költségmegtakarítást eredményez és megakadályozza a ismétlődő adatrögzítésből adódó hibákat. Az ilyen típusú automatizálás egyszerre kezeli a nagyszabású ismétlődő értékesítéseket és az egyedi üzleti tranzakciókat anélkül, hogy lelassítaná a műveleteket.

A Microsoft és a CRM kihasználása, valamint a Microsoft AppSource PDF számla- és értesítéskezeléshez

A CRM integrálása a Business Centrallal lehetővé teszi a vállalatok számára az ügyféladatok, árképzés és szolgáltatás-interakciók szinkronizálását a részlegek között. Ez az adategyeztetés javítja a marketingkampányokat és a rendelések gyors kezelésének képességét. A Business Central natív integrációt kínál számos CRM eszközzel, amely szabadságot ad a csapatoknak, hogy egy egységes rendszerben dolgozzanak anélkül, hogy elveszítenék a kritikus információkat.

A Microsoft AppSource kiterjeszti ezeket a képességeket az automatizált dokumentumkezeléshez szükséges bővítmények biztosításával. Például bizonyos kiterjesztések automatikusan generálnak PDF számlákat, amint a rendelések teljesülnek, időt takarítva meg és csökkentve a késedelmes dokumentumküldés esélyét. Ugyanakkor konfigurálható értesítési riasztások tarthatják a résztvevőket tájékoztatva a szállítási frissítésekről, fizetési megerősítésekről és kézbesítési ütemezésekről (forrás).

Olyan platformok összekapcsolásával, mint a CRM és a Business Central, a Microsoft AppSource-ból származó bővítmények segítségével a vállalkozások új rendeléseket hozhatnak létre, és azokat automatikusan importálhatják a Business Centralba csatolt PDF-számlákkal. Ez a folyamat nemcsak egyszerűsíti a rendeléskommunikációt, hanem növeli a sebességet és pontosságot, ami erősíti az ügyfelek bizalmát. A virtualworkforce.ai tovább növelheti a hatékonyságot azzal, hogy biztosítja: a kapcsolódó értesítések világosak, következetesek és az ERP-adatokon alapulnak, mielőtt kiküldenék őket.

Ez a kombinált megközelítés felszabadítja az alkalmazottakat az ismétlődő adatrögzítési feladatok alól, több időt adva nekik stratégiai tevékenységekre, amelyek időt és pénzt takarítanak meg. Emellett következetes, pontos rendelésdokumentációt kínál, csökkentve az ügyfélpanaszok valószínűségét hibák miatt.

Legjobb gyakorlatok a Business Central értékesítési rendelések bevezetéséhez

A Business Central értékesítési folyamatainak hatékony telepítése és konfigurálása alapos tervezéssel kezdődik. A világosan meghatározott számlatükör, a helyes könyvelési csoportok és a logikus jóváhagyási munkafolyamatok beállítása biztosítja, hogy a pénzügyi és működési adatok helyesen áramoljanak a kezdetektől fogva. Ezen alapok nélkül a vállalkozások pontatlan rendelésrögzítés és működési torlódások kockázatával szembesülnek.

A tesztelés kritikus fontosságú. Használjon minta rendeléseket annak ellenőrzésére, hogy az összes munkafolyamat – a manuális adatbevitel alternatíváitól az automatizált rendelésfeldolgozásig – a várt módon működik-e. Hibaszcenáriók szimulálásával a csapatok láthatják, hogyan reagál a rendszer, biztosítva a rugalmasságot. Teljesítményellenőrzések megerősíthetik, hogy az automatizálás a csúcsidőszakokat is kezeli késlekedés a szállításban vagy számlázásban.

A képzés ugyanolyan fontos. Az értékesítési csapatoknak, az ügyfélszolgálati csoportoknak és a háttérintézményeknek érteniük kell, hogyan hozzanak létre új rendeléseket, hogyan használják hatékonyan a munkafolyamatokat és hogyan hárítsanak el problémákat anélkül, hogy erősen támaszkodnának az IT-re. Olyan megoldások, mint a virtualworkforce.ai MI-alapú e-mail automatizálási eszközei, támogathatják a képzést azáltal, hogy kontextusérzékeny javaslatokat adnak valós munkaszituációkban, megerősítve a legjobb gyakorlatokat valós időben.

Végül határozza meg a támogatási folyamatokat az elterjedés fenntartásához. Ahogy a műveletek fejlődnek, a jóváhagyási szabályok, az automatizált munkafolyamatok és a riportálási struktúrák időszakos felülvizsgálata biztosítja, hogy a rendszerek összhangban maradjanak a változó követelményekkel. A megfelelő ERP-konfiguráció, automatizálás és folyamatos visszajelzés kombinációjával a vállalatok következetesen magas teljesítményt, sebességet és pontosságot érhetnek el a rendelések teljesítésében. Ez a megközelítés segít elkerülni az ügyfélelégedetlenséget, miközben a technológiát a rendelések teljes körű egyszerűsítésére használja.

GYIK

Mi a Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Ez egy felhőalapú ERP-megoldás, amelyet a pénzügy, az ellátási lánc, az értékesítés és a szolgáltatási modulok egy rendszerbe kapcsolására terveztek. Javítja az üzleti folyamatokat azáltal, hogy egységes, valós idejű rálátást biztosít a működésre.

Hogyan működik a rendelésfelvétel automatizálása a Business Centralban?

MI-ügynököket használ, hogy kinyerje és ellenőrizze a rendelési részleteket olyan forrásokból, mint az e-mailek vagy EDI rendszerek. Ez kiküszöböli a kézi bevitel szükségességét és biztosítja, hogy a rendelések gyorsabban és pontosabban kerüljenek feldolgozásra.

Javíthatja-e az MI a rendelésfeldolgozás sebességét?

Igen, a Business Centralban az MI felgyorsíthatja a rendelési ciklusokat az ellenőrzések, megerősítések és feladatkijelölések automatizálásával. A vállalatok akár 30%-kal gyorsabb folyamatokról számolnak be az árajánlattól a kiszállításig.

Mik az értékesítési rendelésmenedzsment automatizálásának előnyei?

Az előnyök közé tartozik a hibák csökkentése, a pontosság javítása, az idő megtakarítása és az üzemeltetési költségek csökkentése. Az automatizálás lehetővé teszi a csapatok számára, hogy több rendelést kezeljenek anélkül, hogy veszélyeztetnék a minőséget.

Hogyan segít a CRM integráció az értékesítési rendelések kezelésében?

A CRM integráció biztosítja, hogy az ügyféladatok következetesek legyenek a részlegek között. Ez javítja a kommunikációt, segít megőrizni az ügyfélkapcsolatokat és felgyorsítja a rendelések és számlák feldolgozását.

Képes-e a Business Central automatikusan PDF számlákat generálni?

Igen, a megfelelő Microsoft AppSource-bővítménnyel a Business Central létrehozhat PDF számlákat, amint egy rendelés teljesül. Ez csökkenti a kézi munkát és felgyorsítja a dokumentumküldést.

Szükséges-e képzés a Business Central bevezetéséhez?

Igen, a képzés biztosítja, hogy az összes érintett fél tudja, hogyan dolgozzon hatékonyan a rendszerben. Ez csökkenti a hibákat és növeli a magabiztosságot az automatizált munkafolyamatok használatában.

Milyen szerepet játszik a virtualworkforce.ai a rendelésautomatizálásban?

A virtualworkforce.ai összekapcsolja az e-maileket és az ERP-adatokat, pontos válaszokat fogalmaz meg és naplózza a frissítéseket a Business Centralban. Ez időt takarít meg és biztosítja az ügyfélkommunikációk következetességét.

Hogyan testreszabhatom az automatizálási szabályokat a Business Centralban?

Üzleti szabályokat és triggerek állíthat be a rendszerben. Ezek automatizálhatják a jóváhagyási lépéseket, értesítéseket és állapotfrissítéseket, az Ön egyedi üzleti követelményeihez igazítva.

Befolyásolja-e az automatizálás az ügyfélelégedettséget?

Ha jól van bevezetve, az automatizálás javítja az ügyfélelégedettséget azáltal, hogy időben teljesített rendelésekhez, hibák csökkentéséhez és időben történő frissítésekhez vezet. Ez erősebb ügyfélhűséget és kevesebb panaszt eredményez.