Automazione dei documenti con intelligenza artificiale per SAP

Elaborazione documenti SAP: panoramica della soluzione di automazione

L’elaborazione dei documenti SAP rappresenta un cambiamento strategico nel modo in cui le imprese gestiscono i documenti aziendali all’interno dei sistemi SAP. Comprende la cattura, la convalida e l’elaborazione di documenti digitali e scannerizzati direttamente in SAP ERP, S/4HANA e nelle applicazioni correlate di SAP. Questo approccio collega diverse aree operative come finanza, approvvigionamento e HR sotto un modello unificato di dati e processi, riducendo i colli di bottiglia ed evitando attività ripetitive. Una soluzione di automazione che combina capacità di IA con l’integrazione in SAP offre il potenziale per migliorare la qualità e la velocità dell’elaborazione dei documenti in più reparti.

Tuttavia, molte aziende affrontano ancora sfide nella gestione dei documenti nell’ambiente SAP. L’immissione manuale dei dati porta spesso a errori umani, tempi di elaborazione lenti e potenziali rischi di conformità. In ambienti SAP frammentati, gli utenti aziendali possono utilizzare una combinazione di sistemi legacy e strumenti cloud moderni, rendendo difficile una gestione coerente dei documenti. Inoltre, il costo della gestione delle problematiche relative alla protezione dei dati e dei flussi di lavoro in ritardo può essere considerevole. L’automazione dei documenti affronta questi ostacoli applicando machine learning e comprensione dei documenti per acquisire e processare in modo intelligente le informazioni da fonti di dati non strutturate come PDF, moduli scannerizzati ed email.

I componenti chiave di una soluzione di automazione per l’elaborazione end-to-end dei documenti in SAP tipicamente includono l’estrazione delle informazioni dai documenti, fasi di convalida, integrazione con SAP GUI o SAP Business Technology Platform e integrazione senza soluzione di continuità con sistemi esterni tramite API. Tali soluzioni possono anche sfruttare l’elaborazione intelligente dei documenti per estrarre testo e informazioni da note di consegna, fatture e ordini di vendita, riducendo al minimo la necessità di ampi set di dati di addestramento per mantenere precisione e adattabilità. Implementando queste tecnologie, le aziende possono scalare le proprie operazioni di elaborazione dei documenti e adattare i flussi di lavoro utilizzando strumenti di process discovery che si allineano alle esigenze aziendali specifiche.

All’interno di SAP, le organizzazioni hanno opportunità di automazione che si estendono oltre la finanza ad aree come la gestione della supply chain e la gestione dell’inventario. Piattaforme come Automazione delle email ERP per la logistica basata su AI mostrano come principi simili di automazione possano essere applicati in modo trasversale. L’automazione consente alle imprese di snellire le operazioni di elaborazione dei documenti a livello globale con un’infrastruttura affidabile, offrendo insight intelligenti e supportando l’insieme delle applicazioni aziendali nell’ecosistema SAP.

vantaggi dell’automazione SAP per i processi aziendali

I vantaggi dell’automazione SAP per i processi aziendali sono significativi e misurabili. Le statistiche mostrano fino a una riduzione del tempo di elaborazione del 90% per le aziende che sfruttano i flussi di lavoro automatizzati. L’integrazione dell’IA nell’elaborazione dei documenti SAP non solo accelera le operazioni ma comporta anche un aumento della produttività del 21% automatizzando le attività di routine. I benefici dell’automazione SAP si estendono all’integrità dei dati, approvazioni più rapide e flussi di lavoro scalabili che garantiscono la prontezza per gli audit.

Approvazioni più rapide—fino al 30% in meno—consentono agli utenti aziendali di prendere decisioni tempestive e informate all’interno delle applicazioni SAP. Una maggiore precisione significa minori rischi di conformità in processi critici, tra cui finanza, HR e gestione della supply chain. Ad esempio, l’automazione dei processi SAP per la documentazione HR come i moduli di onboarding migliora sia la soddisfazione dei dipendenti sia la conformità operativa. In ambito finanziario, utilizzare l’automazione per gestire fatture e ordini di vendita consente al team finanziario di integrare e conciliare i pagamenti con i saldi aperti più velocemente, migliorando così i cicli di liquidità. Tali miglioramenti snelliscono i flussi documentali e aumentano la produttività del sistema automatizzando attività essenziali ma ripetitive.

L’integrazione cross-modulo trasforma i flussi di lavoro tra finanza, approvvigionamento, gestione dell’inventario e customer relationship management. Quando le organizzazioni automatizzano i processi tra i moduli SAP, ottengono un’automazione aziendale che supporta requisiti di business unici mantenendo gli standard di protezione dei dati. L’automazione intelligente alimentata dalle più recenti tecnologie di IA porta l’elaborazione intelligente dei documenti nel cuore dei processi aziendali. Un’azienda come Virtualworkforce.ai illustra come l’automazione della gestione dei dati e della corrispondenza possa integrare i flussi di lavoro SAP utilizzando strumenti low-code, permettendo ai team operativi di aumentare la produttività garantendo la conformità.

In definitiva, l’automazione all’interno dell’ecosistema SAP riduce significativamente i carichi di lavoro manuali, standardizza la generazione di documenti e consente ai team di gestire le operazioni a livello globale con un’infrastruttura affidabile su hyperscaler. Questa adattabilità prepara le imprese a scalare le operazioni di elaborazione dei documenti a livello globale mantenendo precisione ed efficienza.

caso d’uso: automazione dei processi alimentata dall’IA nelle applicazioni SAP

Per dimostrare l’impatto pratico, consideriamo un caso d’uso per l’automazione dei processi alimentata dall’IA nelle applicazioni SAP, in particolare l’elaborazione delle fatture in SAP S/4HANA. Il flusso di lavoro inizia quando una fattura arriva come documento scannerizzato o allegato email. OCR potenziato dall’IA abbinato all’elaborazione intelligente dei documenti estrae rapidamente i dati chiave, come nome del fornitore, importo della fattura, numero d’ordine e data di scadenza. L’estrazione delle informazioni dai documenti garantisce precisione confrontando questi dati con i record esistenti in SAP.

Successivamente, l’automazione convalida i dettagli estratti rispetto agli ordini di acquisto aperti in SAP FI. Questo processo automatizzato segnala le discrepanze per la revisione umana mentre i dati convalidati vengono inviati direttamente nell’ERP per la registrazione. Snellendo tali attività, l’automazione dei processi fa risparmiare ore di inserimento manuale e riduce il rischio di errori costosi. Secondo la ricerca, l’automazione nelle migrazioni SAP e nelle operazioni quotidiane ha ridotto i bassi tassi di maturità dell’automazione del 69%, riflettendo una maggiore sofisticazione nei flussi di lavoro.

L’adozione di tali flussi di lavoro all’interno dei processi aziendali SAP comporta miglioramenti misurabili: i tassi di errore possono diminuire significativamente mentre i tempi di ciclo si riducono, accelerando pagamenti e conformità. Attraverso metodi di process discovery, le imprese possono identificare opportunità simili di automazione per note di consegna, ordini di vendita e altri documenti aziendali. Strumenti di fornitori come Virtualworkforce.ai dimostrano che l’automazione consente flussi di lavoro olistici utilizzando tecnologia low-code per gestire la corrispondenza documentale e gli aggiornamenti di sistema, offrendo ulteriore efficienza all’interno dell’ambiente SAP.

In pratica, questo scenario dimostra come l’automazione dei processi SAP possa migliorare la qualità dell’elaborazione dei documenti in una gamma di operazioni aziendali, garantendo risultati affidabili e scalando le operazioni a livello globale con un’infrastruttura solida.

sap document AI e una piattaforma di automazione integrata

SAP Document AI è un servizio specializzato che utilizza machine learning e capacità di IA per estrarre, classificare e processare i documenti aziendali direttamente all’interno delle applicazioni SAP. Il suo punto di forza risiede nell’elaborazione intelligente dei documenti, dove può estrarre testo e informazioni da PDF, immagini ed email, gestendo i dati non strutturati con alta precisione. Questo permette agli utenti aziendali di occuparsi della gestione documentale senza essere limitati dal formato del file o dalle incoerenze nelle fonti dei dati.

Una piattaforma di automazione che si integra con SAP Document AI può connettersi tramite API o strumenti di robotic process automation per snellire l’ingestione, la convalida e l’instradamento dei documenti. L’integrazione con SAP consente l’automazione end-to-end della gestione dei documenti, dalla cattura in ingresso alla registrazione nell’ERP. Scalabilità, protezione dei dati e allineamento ai requisiti aziendali sono elementi centrali nella distribuzione di tali sistemi integrati. Le imprese globali si affidano a infrastrutture affidabili su hyperscaler per garantire che la loro automazione funzioni su scala senza interruzioni.

Le considerazioni sulla scalabilità includono la capacità di automatizzare processi in più prodotti e moduli SAP rispettando conformità e governance. Funzionalità di sicurezza come controllo degli accessi basato sui ruoli, log di audit e crittografia aiutano a mantenere la fiducia durante l’elaborazione delle operazioni a livello globale con garanzie affidabili. Piattaforme come Virtualworkforce.ai mostrano come l’IA per email per documentazione doganale possa completare l’automazione SAP assicurando comunicazioni accurate e conformi senza intervento manuale.

Abilitando un’integrazione fluida tra i sistemi SAP e i componenti IA, le organizzazioni possono aumentare la produttività automatizzando la gestione ripetitiva dei documenti e sbloccare insight intelligenti dai contenuti aziendali, massimizzando così i benefici dell’automazione SAP in tutto il loro ecosistema SAP.

automatizza l’elaborazione dei documenti con una soluzione di automazione potenziata dall’IA

Implementare un’automazione potenziata dall’IA per automatizzare l’elaborazione dei documenti in SAP ERP e S/4HANA apporta efficienza misurabile. Il percorso inizia con la cattura dei documenti—da email, scanner o upload su portali—nella piattaforma di automazione. Questa fase gestisce dati non strutturati come note di consegna scannerizzate o fatture PDF complesse. Il sistema applica l’estrazione delle informazioni dai documenti, abbinando l’elaborazione intelligente dei documenti a modelli di IA pre-addestrati in grado di offrire elevata precisione e adattabilità. Alcune configurazioni integrano IA generativa per riassumere i documenti aziendali o rispondere automaticamente quando la comunicazione contestuale è parte del processo.

Successivamente, i documenti convalidati vengono instradati tramite flussi di lavoro che si integrano direttamente in SAP GUI o SAP Business Technology Platform, permettendo un’integrazione senza interruzioni alle applicazioni SAP esistenti. Ad esempio, le conferme degli ordini di vendita possono essere automaticamente confrontate con i record di gestione dell’inventario prima della registrazione. Utilizzando funzionalità low-code, l’automazione permette agli utenti aziendali di configurare regole per il matching, la gestione delle eccezioni e la generazione dei documenti. Questo riduce la necessità di ampi dati di addestramento quando si introducono nuovi tipi di documenti.

Addestrare i modelli di IA sui template documentali specifici dell’organizzazione garantisce che i flussi di lavoro che utilizzano la comprensione dei documenti rispondano ai requisiti aziendali unici. Soluzioni di fornitori di IA come Virtualworkforce.ai combinano comunicazione ed elaborazione documentale in un setup end-to-end che copre sia gli elementi di dati sia quelli conversazionali, particolarmente rilevante per aree operative come la gestione della supply chain dove corrispondenza e aggiornamenti dei dati SAP devono essere coordinati.

Implementando tale automazione, le aziende possono scalare le operazioni di elaborazione dei documenti e automatizzare i processi nel loro ambiente SAP, assicurando l’esecuzione delle operazioni a livello globale con un’infrastruttura affidabile. Questo approccio non solo snellisce le operazioni ma permette anche alle imprese di migliorare la qualità dell’elaborazione dei documenti rispettando i requisiti di conformità.

implementare una soluzione di automazione per SAP: best practice

Distribuire una soluzione di automazione per SAP richiede un approccio strutturato. Per prima cosa, stabilire quadri di governance per definire proprietà, KPI e SLA per l’automazione dei processi SAP. La governance garantisce l’allineamento con le esigenze aziendali, i requisiti di conformità e le politiche di gestione dei dati SAP. Coinvolgere gli stakeholder chiave fin dall’inizio e formare gli utenti aziendali per lavorare efficacemente all’interno dei nuovi flussi di lavoro utilizzando strumenti di configurazione low-code. Questo favorisce l’adozione riducendo la curva di apprendimento e garantendo che i partner SAP e i team IT interni possano supportare le modifiche in corso.

Il change management è essenziale. Una comunicazione chiara aiuta i team ad adattarsi ai cambiamenti dei flussi di lavoro e a comprendere come l’automazione abiliti l’efficienza. Coinvolgere il process discovery all’inizio individua opportunità di automazione ad alto valore in aree come gestione della supply chain, gestione dell’inventario e customer relationship management. Questo metodo supporta anche l’integrazione e l’allineamento delle priorità di automazione con i requisiti aziendali complessivi.

Per il miglioramento continuo, monitorare le metriche di performance, perfezionare i modelli di IA ed espandere la copertura nell’intera gamma delle applicazioni aziendali nell’ecosistema SAP. Questo approccio sfrutta l’automazione aziendale non solo per successi iniziali ma anche per un’efficienza operativa sostenuta. Le organizzazioni possono beneficiare dell’esperienza di piattaforme come Virtualworkforce.ai che operano a livello globale con un’infrastruttura affidabile e un’interfaccia utente intuitiva per eseguire operazioni a livello globale con scalabilità affidabile.

Infine, sicurezza, conformità e protezione dei dati devono rimanere considerazioni centrali. Implementare misure solide per proteggere i dati SAP e assicurare che i modelli di IA rispettino le normative sulla privacy nelle diverse regioni. Con un’infrastruttura affidabile su hyperscaler e un’elaborazione dei documenti basata su IA accurata, le imprese possono espandere con fiducia l’automazione per soddisfare le esigenze di contenuti aziendali in evoluzione, scalare le operazioni di elaborazione dei documenti a livello globale e ottimizzare la produttività automatizzando i processi più impattanti.

FAQ

Cos’è l’elaborazione dei documenti SAP?

L’elaborazione dei documenti SAP si riferisce alla cattura, estrazione, convalida e registrazione dei dati documentali direttamente nei sistemi SAP. Utilizza tecnologie come il machine learning per gestire formati strutturati e non strutturati in modo efficiente.

In che modo l’IA migliora la precisione nei flussi di lavoro SAP?

L’IA migliora la precisione utilizzando la comprensione dei documenti e modelli di machine learning per identificare, estrarre e convalidare i dati con intervento umano minimo. Questo porta a tassi di errore ridotti e a una maggiore coerenza operativa.

L’automazione può gestire documenti non strutturati in SAP?

Sì, l’automazione può elaborare dati non strutturati come note di consegna scannerizzate, email e PDF. Gli strumenti di elaborazione intelligente dei documenti estraggono i dettagli necessari mantenendo la conformità.

Quali sono i vantaggi dell’automazione SAP in ambito finanziario?

In ambito finanziario, l’automazione accelera processi come la registrazione delle fatture e il matching dei pagamenti. Riduce il lavoro manuale, accelera i tempi di ciclo e migliora la prontezza per gli audit.

SAP Document AI è adatto per imprese globali?

Sì, SAP Document AI si scala per supportare operazioni a livello globale con un’infrastruttura affidabile, rendendolo adatto per organizzazioni multinazionali con esigenze diversificate di elaborazione documentale.

Come si integra l’automazione con le applicazioni SAP?

L’automazione può connettersi alle applicazioni SAP tramite API, robotic process automation o SAP Business Technology Platform, consentendo un’integrazione senza soluzione di continuità con i flussi di lavoro esistenti.

Quali funzioni di sicurezza sono importanti nell’automazione SAP?

Le principali funzioni di sicurezza includono controllo accessi basato sui ruoli, crittografia, log di audit e conformità alle leggi sulla protezione dei dati in tutte le regioni in cui operano le attività SAP.

Devo riaddestrare i modelli di IA per i documenti della mia azienda?

Addestrare i modelli di IA sui tipi di documenti specifici della vostra organizzazione garantisce maggiore precisione e adattabilità. Molte piattaforme riducono la necessità di ampi set di dati di addestramento utilizzando modelli pre-addestrati.

Le soluzioni di automazione possono funzionare insieme agli strumenti di comunicazione logistica?

Sì, l’automazione può integrare strumenti logistici come quelli offerti da Virtualworkforce.ai, combinando l’elaborazione documentale con la corrispondenza guidata dall’IA.

Cos’è il process discovery nell’automazione SAP?

Il process discovery consiste nell’identificare processi ad alto valore adatti all’automazione. Aiuta a dare priorità agli sforzi di automazione e ad allinearli ai requisiti aziendali nell’ecosistema SAP.