Automatyzacja dokumentów w Microsoft Dynamics 365

automatyzacja dokumentów w Microsoft Dynamics 365: spojrzenie oparte na danych na kluczowe funkcje

Automatyzacja dokumentów w Microsoft Dynamics 365 odnosi się do możliwości automatycznego tworzenia, zarządzania i dostarczania krytycznych dla biznesu dokumentów przy użyciu danych już przechowywanych na platformie. Odgrywa to istotną rolę w redukcji powtarzalnej pracy ręcznej i poprawie dokładności danych. Jak podkreślają badania branżowe, połączenie aplikacji Microsoft Dynamics 365 z oprogramowaniem automatyzującym skutkuje szybszymi i łatwiejszymi procesami roboczymi.

Z perspektywy opartej na danych korzyści są wyraźne. Firmy odnotowują 21% wzrost produktywności i redukcję czasu przetwarzania dokumentów nawet do 90% po wdrożeniu zautomatyzowanych procesów dokumentowych zgodnie z badaniami. Te zyski wykraczają poza efektywność operacyjną. Zautomatyzowane przepływy pracy minimalizują także błędy ludzkie, umożliwiając konsekwentne przestrzeganie przepisów branżowych.

Kluczowe funkcje nowoczesnych rozwiązań do automatyzacji dokumentów dla Dynamics 365 obejmują scentralizowane szablony dla różnych typów dokumentów, kontrolę wersji zapewniającą właściwe śledzenie aktualizacji oraz ścieżki audytu dla zgodności. Scentralizowane szablony pozwalają użytkownikom wdrażać układy dokumentów w wielu zespołach, podczas gdy kontrola wersji zapobiega przypadkowemu wydaniu przestarzałych plików. Możliwości audytu oznaczają, że każdy etap przepływu dokumentu jest rejestrowany, wspierając wymagania związane z nadzorem.

Natywne obsługiwanie dokumentów w obrębie Dynamics 365 poprawia współpracę między działami i integruje się bezproblemowo z SharePoint oraz Microsoft Office. Integracja ta sprawia, że dane i dokumenty pozostają zsynchronizowane, wspierając ukierunkowane przepływy pracy. Dzięki narzędziom takim jak Experlogix Document Automation Smart Flows firmy mogą generować złożone formaty dokumentów, takie jak umowy, faktury czy oferty, korzystając bezpośrednio z danych z Dynamics 365 bez potrzeby programowania.

Z najnowszymi perspektywami dotyczącymi Microsoft Dynamics, które kładą większy nacisk na AI i automatyzację przepływów pracy, automatyzacja dokumentów zapewnia uporządkowane podejście do zarządzania wszystkim, od podstawowego dokumentu po wysoko spersonalizowane outputy. Organizacje chcące skrócić cykle sprzedaży, poprawić ROI oraz zarządzać i dostarczać dokładną dokumentację skorzystają na poszukiwaniu rozwiązań w katalogu dodatków, znalezieniu partnera Dynamics, uzyskaniu natychmiastowej wyceny lub oceny Dynamics dostosowanej do ich potrzeb.

upraszczaj dokumenty biznesowe dzięki szablonom dokumentów i strategiom szablonów

Jednym z najskuteczniejszych sposobów uproszczenia tworzenia dokumentów biznesowych jest użycie szablonów dokumentów. W Microsoft Dynamics 365 szablony umożliwiają szybkie i łatwe tworzenie dokładnych i zgodnych plików bez zaczynania od zera. Te wielokrotnego użytku zasoby pomagają utrzymać spójność, szczególnie w przypadku takich elementów jak umowy, oferty i raporty, jednocześnie odzwierciedlając tożsamość marki firmy.

Używanie szablonów dokumentów zmniejsza pracę ręczną i skraca etap tworzenia dokumentu. W Dynamics 365 można tworzyć i zarządzać szablonami bezpośrednio powiązanymi z danymi CRM lub ERP. Jest to szczególnie przydatne, gdy użytkownicy biznesowi chcą automatycznie wypełniać umowy lub propozycje informacjami specyficznymi dla klienta. Szablony w Microsoft Word można powiązać z polami Dataverse, aby zapewnić dynamiczne aktualizacje we wszystkich odpowiednich dokumentach.

Najlepsze praktyki projektowania szablonów obejmują utrzymanie przejrzystego układu, integrację logo i czcionek firmy dla ciągłości marki oraz definiowanie miejsc na dane, aby zapewnić dokładność. Należy także stosować kontrolę wersji, aby uniknąć użycia przestarzałych szablonów. Poprzez włączenie logiki biznesowej bezpośrednio w szablony można zautomatyzować przetwarzanie dokumentów, jednocześnie zapewniając, że wdrażane są tylko zatwierdzone formaty.

Integracja z Microsoft Office pozwala użytkownikom tworzyć firmowe szablony w Microsoft Word, a następnie przesyłać je do Dynamics 365, aby użytkownicy biznesowi mogli tworzyć spersonalizowane outputy bez umiejętności programowania. Integracja szablonów dokumentów z SharePoint upraszcza przechowywanie i wyszukiwanie plików, zapewniając centralną strukturę folderów do współpracy. W połączeniu z automatyzacją przepływów pracy i możliwościami AI, szablony stanowią fundament procesu generowania dokumentów, wspierając efektywność operacyjną w branżach tak zróżnicowanych jak logistyka, finanse i opieka zdrowotna.

Jak pokazują firmy wykorzystujące rozwiązania do tworzenia korespondencji sterowane przez AI, połączenie spójnych szablonów dokumentów z inteligentnymi narzędziami automatyzacji pozwala zespołom utrzymać jakość przy jednoczesnym osiągnięciu znaczących oszczędności czasu.

automatyzuj przepływy za pomocą Power Automate i Power Apps

Power Automate i Power Apps dają użytkownikom Dynamics 365 różne sposoby automatyzacji przepływów dokumentów. Automatyzacja przepływów za pomocą konektorów Power Automate ułatwia wywołanie procesu generowania dokumentu na podstawie określonych zdarzeń w Dynamics 365, takich jak wygrana szansa sprzedaży czy zgłoszenie serwisowe. Ta elastyczność pozwala użytkownikom automatyzować tworzenie i dystrybucję dokumentów bez ręcznej interwencji.

Na przykład zautomatyzowany przepływ generowania dokumentów może tworzyć fakturę za każdym razem, gdy zmienia się status zamówienia w ERP, wysyłać ją e-mailem do klienta i przechowywać kopię w SharePoint. Procesy dokumentowe mogą obejmować wiele kroków, takich jak wysłanie do podpisu elektronicznego lub kierowanie do przeglądu i zadań zatwierdzania. Dzięki Power Automate można także skonfigurować powiadomienia w Microsoft Teams, aby informować odpowiednich pracowników.

Power Apps rozszerza możliwości, pozwalając użytkownikom biznesowym tworzyć proste aplikacje mobilne lub webowe do zbierania danych, wywoływania generowania dokumentów i zarządzania zatwierdzeniami. Aplikacje te mogą integrować się z Microsoft Dataverse, zapewniając dokładność danych wykorzystywanych w dokumentach. Narzędzia do generowania dokumentów oparte na Power Platform pozwalają użytkownikom łączyć niestandardowe encje i automatyzować przetwarzanie dokumentów bez potrzeby rozległego programowania.

Automatyzacja przepływów za pomocą tych narzędzi korzysta również z opcji integracji z systemami zarządzania wydrukiem, umożliwiając bezpieczne dostarczanie dokumentów przez różne kanały. Łącząc przepływy Power Automate z komponentami AI Builder, firmy mogą wzbogacić automatyzację o możliwości klasyfikacji dokumentów lub automatycznego wydobywania kluczowych danych. Ta funkcjonalność pozwala użytkownikom biznesowym tworzyć przepływy, które usprawniają przetwarzanie podpisów elektronicznych i zapewniają zgodność regulacyjną.

Organizacje stosujące te podejścia często łączą je z inteligentną automatyzacją wiadomości e-mail, taką jak agenci komunikacyjni virtualworkforce.ai, aby połączyć przepływy dokumentów z komunikacją z klientami w jednym, spójnym doświadczeniu.

SharePoint i zarządzanie dokumentami w Business Central: potężna integracja dokumentów

Integracja Dynamics 365 z SharePoint oferuje rozbudowane możliwości zarządzania dokumentami, w tym przechowywanie, organizowanie i udostępnianie plików w uporządkowany sposób. Połączenie SharePoint i Microsoft Dynamics zapewnia wydajną obsługę dokumentów, umożliwiając zespołom współpracę nad dokumentami Office i śledzenie zmian poprzez kontrolę wersji.

Zarządzanie dokumentami w bibliotekach Business Central daje użytkownikom ERP i Dynamics CRM scentralizowane miejsce do przechowywania istotnych plików. Biblioteki dokumentów w SharePoint pozwalają użytkownikom łączyć pliki bezpośrednio z rekordami w Dynamics 365, zapewniając, że wszystkie istotne załączniki są dostępne w kontekście. Ta integracja wspiera przepływ dokumentów w całej organizacji, usprawniając współpracę i zgodność.

Przykłady zastosowań takiej integracji obejmują zarządzanie umowami, przechowywanie propozycji dla klientów oraz utrzymanie dokumentacji zgodności. Kontrola wersji w SharePoint zapewnia rejestrowanie wszystkich aktualizacji, podczas gdy ustawienia uprawnień dbają o bezpieczeństwo danych. Jest to szczególnie korzystne w przypadku projektów międzywydziałowych, ponieważ zespoły mogą przeglądać i zatwierdzać dokumenty bez polegania na rozproszonych wątkach e-mail lub niespójnych lokalizacjach przechowywania.

SharePoint i narzędzia Microsoftu wspierają także organizację opartą na folderach, umożliwiając intuicyjną nawigację po przechowywanych plikach. Zaawansowane wyszukiwanie i możliwości metadanych ułatwiają znajdowanie dokumentów za pomocą słów kluczowych lub kategorii. W połączeniu z automatyzacją przepływów pracy, taką jak Power Automate, biblioteki SharePoint mogą wyzwalać procesy następcze, w tym zautomatyzowane przepływy dla wyników CPQ czy zatwierdzania faktur. Firmy mogą także wykorzystać integrację do zarządzania i dostarczania dokumentów generowanych z aplikacji Dynamics 365 szybko i dokładnie.

Dla operacji skoncentrowanych na logistyce łączenie integracji dokumentów z komunikacją ze spedytorami wspomaganą przez AI zapewnia, że dane i dokumenty pozostają zgodne zarówno w systemach komunikacyjnych, jak i magazynowych.

wykorzystanie AI Builder do zaawansowanej automatyzacji i zarządzania dokumentami

AI Builder to funkcja AI w Power Platform, która umożliwia automatyzację wielu aspektów generowania i zarządzania dokumentami bez tworzenia złożonego kodu. Pozwala firmom automatyzować klasyfikację, kierowanie i tagowanie metadanych dokumentów, dodając inteligencję do istniejących przepływów pracy.

Model do przetwarzania formularzy AI Builder może wydobywać istotne dane z faktur lub zamówień i wypełniać odpowiednie pola w Dynamics 365. Zmniejsza to liczbę błędów i skraca czas przetwarzania. Na przykład firmy mogą skonfigurować przepływy, które automatycznie generują fakturę klienta, pobierając dane z rekordów Dynamics 365, kierując plik do podpisu elektronicznego i przechowując go w odpowiednim folderze w SharePoint.

Ta integracja między usługami zasilanymi AI a narzędziem do generowania dokumentów upraszcza proces obsługi dokumentów dla użytkowników biznesowych. Zautomatyzowane przepływy napędzane przez AI mogą pomóc wydobywać informacje z ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych załączników, poprawiać decyzje dotyczące kierowania oraz utrzymywać standardy zgodności. Dzięki temu AI Builder jest kluczowym narzędziem automatyzacji przy dążeniu do efektywnego zarządzania i dostarczania dokumentów.

Przykłady z życia obejmują oferty napędzane przez AI, które pobierają szczegóły produktów i ceny z Business Central, generują natywny dokument zgodny z wytycznymi marki i wysyłają go bezpośrednio do klienta do przeglądu i zatwierdzenia. AI Builder wspiera także zaawansowane scenariusze, takie jak tworzenie dokumentów w wielu językach, wykorzystując dane z Dynamics 365 i Microsoft Dataverse. W połączeniu z Experlogix Document Automation Smart Flows, AI wzmacnia każdy etap procesów dokumentowych, od przyjmowania po dostawę, często bez potrzeby umiejętności programistycznych.

Organizacje poszukujące potężnej automatyzacji dokumentów uzupełnionej inteligentną komunikacją powinny rozważyć strategie skalowania oparte na AI, które łączą zarówno przepływy dokumentów, jak i operacyjną korespondencję w jednym uproszczonym systemie.

mierzenie ROI i usprawnianie procesów dla użytkowników biznesowych w Microsoft

Mierzenie ROI z inicjatyw automatyzacji dokumentów w Dynamics 365 wymaga zidentyfikowania kluczowych metryk wydajności. Typowe metryki obejmują czas zaoszczędzony na procesie dokumentowym, redukcję błędów ręcznych oraz szybsze cykle zatwierdzania. Prognozy na 2025 rok wskazują, że organizacje korzystające z zaawansowanego zarządzania dokumentami osiągają nie tylko zyski w efektywności, ale także poprawę wyników zgodności zgodnie ze źródłami branżowymi.

Uproszczenie adopcji przez użytkowników biznesowych polega na skupieniu się na szkoleniach, jasnych zasadach zarządzania i uprawnieniach opartych na rolach. Zapewnia to skuteczne i bezpieczne wykorzystanie narzędzi automatyzacyjnych. Na przykład określenie, kto może tworzyć, edytować i wdrażać szablony dokumentów, pomaga utrzymać spójność marki i zgodność. Ustanowienie pętli zwrotnych w celu ciągłego doskonalenia utrzymuje automatyzację w zgodzie z celami biznesowymi.

Ciągłe doskonalenie może obejmować monitorowanie, jak systemy zarządzania wydrukiem radzą sobie z dystrybucją dokumentów, lub jak szybko zautomatyzowane przepływy skracają cykle sprzedaży. Duże projekty integracyjne powinny opierać się na najlepszych praktykach Microsoft, aby zapewnić stabilność i skalowalność. Wewnętrzne platformy współpracy, takie jak SharePoint i Microsoft Teams, mogą także wzbogacić wgląd oparty na danych dotyczący wykorzystania dokumentów i wydajności przepływów pracy.

Od procesu wyboru oprogramowania w branży po dobór ekspertów branżowych, kluczowe jest staranne planowanie. Skorzystaj z pomocy w katalogu dodatków, znajdź partnera Dynamics lub uzyskaj natychmiastową rekomendację, aby dopasować odpowiednie rozwiązania do potrzeb Twojej organizacji. Aplikacje biznesowe można rozszerzać o systemy CPQ, pulpity analityczne i ulepszenia AI, aby dodatkowo zwiększyć ROI.

Dla firm, które już korzystają z automatyzacji komunikacji dzięki rozwiązaniom virtualworkforce.ai zoptymalizowanym pod kątem ROI, integracja przepływów dokumentów zapewnia kompletne podejście do usprawniania zarówno procesów zaplecza, jak i interakcji z klientami.

FAQ

Czym jest automatyzacja dokumentów w Microsoft Dynamics 365?

To proces automatyzujący tworzenie, dostarczanie i zarządzanie dokumentami w Microsoft Dynamics 365 przy użyciu narzędzi wbudowanych lub integracji firm trzecich. Pomaga to zmniejszyć pracę ręczną i zwiększyć dokładność.

Jak działają szablony dokumentów w Dynamics 365?

Szablony dokumentów to wstępnie sformatowane pliki powiązane z polami danych w Dynamics. Automatycznie wypełniają treść na podstawie rekordów CRM lub ERP, oszczędzając czas i utrzymując spójność.

Czy Power Automate może wywołać generowanie dokumentu?

Tak, Power Automate może uruchomić tworzenie dokumentu na podstawie określonych zdarzeń w Dynamics 365. Na przykład faktura może zostać wygenerowana, gdy zmienia się status zamówienia.

Dlaczego warto integrować SharePoint z Dynamics 365 w zakresie dokumentów?

Integracja z SharePoint umożliwia uporządkowane przechowywanie, kontrolę wersji i współredagowanie dokumentów powiązanych z rekordami Dynamics 365. Ułatwia to zarządzanie dokumentami i zwiększa bezpieczeństwo.

Jakie typy dokumentów można zautomatyzować?

Typowe przykłady obejmują faktury, oferty, umowy, raporty i dokumenty zgodności. Automatyzacja eliminuje powtarzalne zadania dla każdego typu dokumentu.

Czy AI Builder jest przydatny do automatyzacji dokumentów?

Tak, AI Builder potrafi klasyfikować dokumenty, wydobywać dane z faktur i automatycznie wypełniać rekordy Dynamics 365. Dodaje inteligencję do przepływów dokumentowych.

Jakie są korzyści z kontroli wersji?

Kontrola wersji zapewnia, że zawsze używany jest najnowszy zatwierdzony dokument. Śledzi zmiany, co jest kluczowe dla zgodności i współpracy.

Jak można mierzyć ROI automatyzacji dokumentów?

ROI można mierzyć poprzez zaoszczędzony czas, zredukowane błędy, szybsze zatwierdzenia i zwiększoną produktywność. Monitorowanie tych metryk ujawni ogólne zyski wydajności.

Czy do automatyzacji dokumentów w Dynamics 365 potrzebne są umiejętności programistyczne?

Nie, wiele rozwiązań, takich jak Experlogix czy Power Automate, nie wymaga kodowania. Użytkownicy biznesowi mogą automatyzować procesy poprzez proste konfiguracje.

Czy automatyzacja dokumentów może pomóc skrócić cykle sprzedaży?

Tak, automatyzując umowy, oferty i zatwierdzenia, zespoły sprzedażowe mogą skrócić czas realizacji. Przyspiesza to finalizację transakcji i poprawia satysfakcję klientów.