Automatizarea documentelor Microsoft pentru Dynamics 365

automatizarea documentelor în Microsoft Dynamics 365: o perspectivă bazată pe date asupra caracteristicilor cheie

Automatizarea documentelor în Microsoft Dynamics 365 se referă la capacitatea de a crea, gestiona și livra automat documente critice pentru afaceri folosind datele deja stocate în platformă. Are un rol important în reducerea muncii manuale repetitive și în creșterea acurateței datelor. Așa cum este subliniat de cercetări din industrie, combinarea aplicațiilor Microsoft Dynamics 365 cu software-ul de automatizare duce la fluxuri de lucru mai rapide și mai simple.

Dintr-o perspectivă bazată pe date, beneficiile sunt clare. Companiile înregistrează o creștere a productivității de 21% și o reducere de până la 90% a timpului de procesare a documentelor atunci când adoptă procese automate de documente conform studiilor. Aceste câștiguri se extind dincolo de eficiența operațională. Fluxurile de lucru automatizate minimizează, de asemenea, erorile umane, permițând respectarea consecventă a reglementărilor din industrie.

Caracteristicile cheie ale soluțiilor moderne de automatizare a documentelor pentru Dynamics 365 includ șabloane centralizate pentru diverse tipuri de documente, controlul versiunilor pentru a asigura urmărirea adecvată a actualizărilor și jurnale de audit pentru conformitate. Șabloanele centralizate permit utilizatorilor să implementeze layout-uri de documente în mai multe echipe, în timp ce controlul versiunilor asigură că nu sunt eliberate accidental fișiere depășite. Capabilitățile de audit înseamnă că fiecare pas al fluxului documentelor este înregistrat, susținând cerințele de guvernanță.

Gestionarea nativă a documentelor în Dynamics 365 îmbunătățește alinierea între departamente și se integrează perfect cu SharePoint și Microsoft Office. Integrarea înseamnă că datele și documentele rămân sincronizate, susținând fluxuri de lucru țintite. La fel ca în cazul instrumentelor precum Experlogix Document Automation Smart Flows, afacerile pot genera formate complexe de documente, cum ar fi contracte, facturi sau oferte, extrăgând direct date din Dynamics 365, fără a fi necesare cunoștințe de programare.

Cu cele mai recente perspective asupra Microsoft Dynamics care reflectă un accent crescut pe AI și automatizarea fluxurilor de lucru, automatizarea documentelor oferă o abordare structurată pentru gestionarea tuturor tipurilor, de la un document de bază până la rezultate foarte personalizate. Organizațiile care doresc să scurteze ciclurile de vânzare, să îmbunătățească ROI-ul și să gestioneze și să livreze documentație exactă vor beneficia explorând soluții în directorul de add-on-uri sau în rețeaua Find a Dynamics Partner, asigurându-se că găsesc un partener Dynamics, obțin o ofertă instantanee sau primesc o evaluare Dynamics instantanee adaptată nevoilor lor.

simplificați documentele de afaceri cu șabloane de documente și strategii pentru șabloane

Una dintre cele mai eficiente modalități de a simplifica crearea documentelor de afaceri este prin utilizarea șabloanelor de documente. În Microsoft Dynamics 365, șabloanele fac rapid și ușor producerea fișierelor exacte și conforme fără a porni de la zero. Aceste active reutilizabile ajută la menținerea consistenței, în special pentru elemente precum contracte, oferte și rapoarte, reflectând în același timp identitatea de brand a companiei.

Folosirea șabloanelor de documente reduce munca manuală și scurtează faza de creare a documentelor. În interiorul Dynamics 365, puteți crea și gestiona șabloane legate direct de sursele de date CRM sau ERP. Acest lucru este deosebit de util când utilizatorii de business doresc să populeze automat contracte sau propuneri cu informații specifice clientului. Șabloanele în Microsoft Word pot fi legate de câmpuri DinDataverse pentru a asigura actualizări dinamice în toate documentele relevante.

Practici recomandate pentru proiectarea șabloanelor includ păstrarea unui layout curat, integrarea logo-ului și a fonturilor companiei pentru continuitate de brand și definirea locurilor pentru date pentru a asigura acuratețea. De asemenea, ar trebui aplicat controlul versiunilor pentru a evita utilizarea șabloanelor depășite. Prin încorporarea logicii de business direct în șabloane, puteți automatiza procesarea documentelor, asigurând în același timp că sunt utilizate doar formatele aprobate.

Integrarea cu Microsoft Office permite utilizatorilor să construiască șabloane de brand în Microsoft Word, apoi să le distribuie în Dynamics 365 pentru ca utilizatorii de business să creeze rezultate personalizate fără abilități de programare. Integrarea șabloanelor cu SharePoint optimizează stocarea și recuperarea fișierelor, oferind o structură centrală de foldere pentru colaborare. Când sunt combinate cu automatizarea fluxurilor de lucru și capabilitățile AI, șabloanele constituie o piatră de temelie a procesului de generare a documentelor, susținând eficiența operațională în industrii variate cum ar fi logistică, finanțe și sănătate.

Așa cum demonstrează companiile care valorifică soluții de corespondență asistate de AI, asocierea șabloanelor consecvente cu instrumentele inteligente de automatizare permite echipelor să mențină calitatea în timp ce obțin economii semnificative de timp.

automatizați fluxurile folosind Power Automate și Power Apps

Power Automate și Power Apps oferă utilizatorilor Dynamics 365 o varietate de modalități de a automatiza fluxurile de documente. Automatizarea fluxurilor cu conectori Power Automate facilitează declanșarea unui proces de generare a documentelor pe baza unor evenimente specifice din Dynamics 365, cum ar fi când o oportunitate este câștigată sau este înregistrată o solicitare de service. Această flexibilitate permite utilizatorilor să automatizeze crearea și distribuția documentelor fără intervenție manuală.

De exemplu, un flux automatizat de generare a documentelor poate crea o factură ori de câte ori statusul unei comenzi se schimbă în ERP, o poate trimite prin e-mail clientului și poate stoca o copie în SharePoint. Procesele documentelor pot include mai mulți pași, cum ar fi trimiterea pentru semnătură electronică sau rutarea pentru revizuire și sarcini de aprobare. Cu Power Automate, puteți, de asemenea, să configurați notificări în Microsoft Teams pentru a alerta membrii relevanți ai personalului.

Power Apps extinde posibilitățile permițând utilizatorilor de business să creeze aplicații simple pentru mobil sau web pentru captarea datelor, declanșarea generării documentelor și gestionarea aprobărilor. Aceste aplicații pot fi integrate cu Microsoft Dataverse, asigurând acuratețea datelor utilizate pentru documente. Instrumentele de generare a documentelor construite pe Power Platform permit utilizatorilor să conecteze entități personalizate și să automatizeze procesarea documentelor fără a necesita abilități extinse de programare.

Automatizarea fluxurilor prin aceste instrumente beneficiază, de asemenea, de opțiuni de integrare cu sistemele de management al output-ului, permițând livrarea sigură a documentelor prin diverse canale. Prin conectarea fluxurilor Power Automate la componente AI Builder, companiile pot îmbogăți automatizarea cu inteligență pentru a clasifica documente sau a extrage automat detaliile cheie. Această capabilitate sprijină utilizatorii de business în crearea de fluxuri care îmbunătățesc procesarea semnăturilor electronice și asigură conformitatea cu reglementările.

Organizațiile care aplică aceste abordări le combină adesea cu automatizarea inteligentă a e-mailurilor, precum agenții de comunicare virtualworkforce.ai, pentru a conecta fluxurile de documente cu comunicațiile către clienți într-o singură experiență fără întreruperi.

SharePoint și gestionarea documentelor în Business Central: integrare puternică a documentelor

Integrarea Dynamics 365 cu SharePoint oferă capabilități robuste pentru gestionarea documentelor, inclusiv stocarea, organizarea și partajarea fișierelor într-un mod structurat. Combinația dintre SharePoint și Microsoft Dynamics oferă manipulare eficientă a documentelor, permițând echipelor să colaboreze la documente Office și să urmărească modificările prin controlul versiunilor.

Gestionarea documentelor în bibliotecile Business Central oferă utilizatorilor ERP și Dynamics CRM o locație centralizată pentru stocarea fișierelor importante. Bibliotecile de documente din SharePoint permit utilizatorilor să asocieze fișiere direct cu înregistrările din Dynamics 365, asigurând accesul la toate atașamentele relevante în context. Această integrare susține fluxul documentelor în întreaga organizație, optimizând colaborarea și conformitatea.

Scenarii de utilizare pentru o astfel de integrare includ gestionarea contractelor, stocarea ofertelor pentru clienți și întreținerea documentației de conformitate. Controlul versiunilor în SharePoint asigură că toate actualizările sunt înregistrate, în timp ce setările de permisiuni mențin securitatea datelor. Acest lucru este deosebit de benefic pentru proiectele transversale de departamente, deoarece echipele pot revizui și aproba documente fără a se baza pe fire de e-mail răspândite sau locații de stocare inconsistente.

SharePoint și instrumentele Microsoft susțin, de asemenea, organizarea pe bază de foldere, permițând navigarea intuitivă a fișierelor stocate. Căutarea avansată și capabilitățile de metadate fac găsirea documentelor prin cuvinte cheie sau categorii simplă. Când este asociată cu automatizarea fluxurilor de lucru, cum ar fi fluxurile Power Automate, bibliotecile SharePoint pot declanșa procese în aval, inclusiv fluxuri automate pentru output CPQ sau aprobări de facturi. Afacerile pot, de asemenea, valorifica integrarea pentru a gestiona și livra documente generate din aplicațiile Dynamics 365 cu viteză și acuratețe.

Pentru operațiuni axate pe logistică, asocierea integrării documentelor cu comunicarea asistată de AI pentru expeditori asigură că datele și documentele rămân aliniate atât în sistemele de comunicare, cât și în cele de stocare.

valorificarea AI Builder pentru o automatizare puternică a documentelor și gestionarea acestora

AI Builder este o capabilitate AI din Power Platform care face posibilă automatizarea multor aspecte ale generării și gestionării documentelor fără a dezvolta cod complex. Permite afacerilor să automatizeze clasificarea, rutarea și etichetarea metadatelor documentelor, adăugând inteligență fluxurilor de lucru existente.

Modelul de procesare a formularelor din AI Builder poate extrage date relevante din facturi sau ordine de achiziție și poate popula câmpurile corespunzătoare din Dynamics 365. Acest lucru reduce erorile și scurtează timpii de procesare. De exemplu, companiile pot configura fluxuri de lucru pentru a genera automat o factură către client, trăgând date din înregistrările Dynamics 365, trimițând fișierul pentru semnătură electronică și stocându-l în folderul corect din SharePoint.

Această integrare între serviciile alimentate de AI și instrumentul de generare a documentelor simplifică procesul de manipulare a documentelor pentru utilizatorii de business. Fluxurile de lucru automate conduse de AI pot ajuta la captarea informațiilor din atașamente structurate și nestructurate, îmbunătățind deciziile de rutare și menținând standardele de conformitate. Acest lucru face din AI Builder un instrument critic de automatizare când se dorește gestionarea și livrarea eficientă a documentelor.

Exemple din lumea reală includ oferte generate de AI care preiau detalii despre produse și prețuri din Business Central, generează un document nativ aliniat la ghidurile de brand și îl trimit direct clientului pentru revizuire și aprobare. AI Builder susține, de asemenea, scenarii avansate precum crearea de documente în mai multe limbi, bazându-se pe date din Dynamics 365 și Microsoft Dataverse. Când este combinat cu Experlogix Document Automation Smart Flows, AI îmbunătățește fiecare pas al proceselor documentelor, de la ingestie la livrare, adesea fără a necesita abilități de programare.

Organizațiile care caută automatizare puternică a documentelor, completată de comunicații inteligente, ar trebui să exploreze strategii bazate pe AI pentru extindere care conectează atât fluxurile de documente, cât și corespondența operațională într-un singur sistem fluid.

măsurați ROI și optimizați procesele pentru utilizatorii de business în Microsoft

Măsurarea ROI-ului din inițiativele de automatizare a documentelor în Dynamics 365 necesită identificarea metricilor cheie de performanță. Metode comune includ timpul salvat per proces de document, reducerea erorilor manuale și ciclurile de aprobare mai rapide. Previziunile pentru 2025 notează că organizațiile care utilizează managementul avansat al documentelor observă nu doar câștiguri de eficiență, ci și o performanță îmbunătățită în ceea ce privește conformitatea conform surselor din industrie.

Fluidizați adoptarea pentru utilizatorii de business concentrându-vă pe training, politici clare de guvernanță și permisiuni bazate pe roluri. Acest lucru asigură că instrumentele de automatizare sunt utilizate eficient și în siguranță. De exemplu, definirea cine poate crea, edita și implementa șabloane de documente ajută la menținerea consistenței brandului și conformității. Configurarea buclelor de feedback pentru îmbunătățire continuă menține automatizarea aliniată cu obiectivele de business.

Îmbunătățirea continuă poate implica monitorizarea modului în care sistemele de management al output-ului performează în distribuirea documentelor sau cât de rapid pot fluxurile automate scurta ciclurile de vânzare. Eforturile de integrare la scară largă ar trebui bazate pe bune practici Microsoft pentru a asigura stabilitate și scalabilitate. Platformele interne de colaborare precum SharePoint și Microsoft Teams pot, de asemenea, să îmbunătățească perspectivele bazate pe date despre utilizarea documentelor și performanța fluxurilor de lucru.

De la procesul de selecție a software-ului specific industriei până la recomandările experților din domeniu, planificarea atentă este esențială. Obțineți îndrumare din directorul de add-on-uri, găsiți un partener Dynamics sau solicitați o recomandare instantanee pentru a potrivi soluțiile corecte nevoilor organizației dvs. Aplicațiile de business pot fi extinse cu sisteme CPQ, tablouri de bord analitice și îmbunătățiri AI pentru a crește în continuare ROI-ul.

Pentru companiile care deja beneficiază de automatizarea comunicațiilor cu soluții virtualworkforce.ai optimizate pentru ROI, integrarea fluxurilor de documente asigură o abordare completă pentru îmbunătățirea atât a proceselor back-office, cât și a interacțiunilor cu clienții.

FAQ

Ce este automatizarea documentelor în Microsoft Dynamics 365?

Este procesul de automatizare a creării, livrării și gestionării documentelor în Microsoft Dynamics 365 folosind instrumente încorporate sau integrări terțe. Acest lucru ajută la reducerea muncii manuale și la creșterea acurateței.

Cum funcționează șabloanele de documente în Dynamics 365?

Șabloanele de documente sunt fișiere preformatate legate de câmpuri de date din Dynamics. Ele populează conținutul automat pe baza înregistrărilor CRM sau ERP, economisind timp și menținând consistența.

Poate Power Automate să declanșeze generarea de documente?

Da, Power Automate poate declanșa crearea documentelor pe baza unor evenimente specifice din Dynamics 365. De exemplu, o factură poate fi generată când se schimbă statusul unei comenzi.

De ce să integrați SharePoint cu Dynamics 365 pentru documente?

Integrarea cu SharePoint permite stocare structurată, controlul versiunilor și editare colaborativă a documentelor legate de înregistrările Dynamics 365. Acest lucru face gestionarea documentelor mai ușoară și mai sigură.

Ce tipuri de documente pot fi automatizate?

Exemple comune includ facturi, oferte, contracte, rapoarte și documente de conformitate. Automatizarea elimină sarcinile repetitive pentru fiecare tip de document.

Este AI Builder util pentru automatizarea documentelor?

Da, AI Builder poate clasifica documente, extrage date din facturi și popula înregistrările Dynamics 365 automat. Adaugă inteligență fluxurilor de lucru cu documente.

Care sunt beneficiile controlului versiunilor?

Controlul versiunilor asigură că întotdeauna se folosește documentul aprobat cel mai recent. Urmărește modificările, ceea ce este esențial pentru conformitate și colaborare.

Cum poate fi măsurat ROI-ul pentru automatizarea documentelor?

ROI poate fi măsurat prin timpul economisit, reducerea erorilor, aprobări mai rapide și productivitate crescută. Monitorizarea acestor metrici va arăta câștigurile totale de eficiență.

Este necesară cunoașterea programării pentru a automatiza documente în Dynamics 365?

Nu, multe soluții precum Experlogix sau Power Automate nu necesită codare. Utilizatorii de business pot automatiza procesele prin configurații simple.

Poate automatizarea documentelor să ajute la eficientizarea ciclurilor de vânzare?

Da, prin automatizarea contractelor, ofertelor și aprobărilor, echipele de vânzări pot reduce timpii de răspuns. Acest lucru accelerează finalizarea tranzacțiilor și îmbunătățește satisfacția clienților.