Automatizace dokumentů pro Microsoft Dynamics 365

Automatizace dokumentů v Microsoft Dynamics 365: datově orientovaný pohled na klíčové funkce

Automatizace dokumentů v Microsoft Dynamics 365 označuje schopnost automaticky vytvářet, spravovat a doručovat obchodně důležité dokumenty s využitím dat, která jsou již v platformě uložena. Hraje důležitou roli při snižování opakující se ruční práce a zlepšování přesnosti dat. Jak uvádí průmyslový výzkum, kombinace aplikací Microsoft Dynamics 365 s automatizačním softwarem vede k rychlejším a jednodušším pracovním postupům.

Z datově řízeného pohledu jsou přínosy jasné. Společnosti zaznamenávají zvýšení produktivity o 21 % a snížení času zpracování dokumentů až o 90 %, když přejdou na automatizované procesy dokumentů podle studií. Tyto zisky přesahují čistě provozní efektivitu. Automatizované toky práce také minimalizují lidské chyby a umožňují konzistentní dodržování průmyslových předpisů.

Mezi klíčové funkce moderních řešení pro automatizaci dokumentů v Dynamics 365 patří centralizované šablony pro různé typy dokumentů, správa verzí pro zajištění řádného sledování aktualizací a auditní záznamy pro dodržování předpisů. Centralizované šablony umožňují uživatelům nasadit rozložení dokumentů napříč týmy, zatímco správa verzí zajišťuje, že omylem nebudou vydány zastaralé soubory. Funkce auditu znamená, že je zaznamenán každý krok toku dokumentu, což podporuje požadavky na řízení.

Nativní zpracování dokumentů v rámci Dynamics 365 zlepšuje sladění mezi odděleními a bezproblémově se integruje se SharePointem a Microsoft Office. Integrace znamená, že data a dokumenty zůstávají synchronizované, což podporuje cílené pracovní postupy. Stejně jako u nástrojů jako Experlogix Document Automation Smart Flows mohou firmy generovat složité formáty dokumentů, například smlouvy, faktury nebo nabídky, přímým čerpáním dat z Dynamics 365 bez potřeby programovacích dovedností.

S nejnovějšími pohledy na Microsoft Dynamics, které kladou větší důraz na umělou inteligenci a automatizaci pracovních postupů, poskytuje automatizace dokumentů strukturovaný přístup ke správě všeho od základních dokumentů až po vysoce přizpůsobené výstupy. Organizace, které chtějí zkrátit prodejní cykly, zlepšit návratnost investic a spravovat a doručovat přesnou dokumentaci, získají přínos při zkoumání řešení v katalogu doplňků nebo v síti partnerů Dynamics — například při získání rychlé nabídky či okamžitého hodnocení Dynamics přizpůsobeného jejich potřebám.

Zjednodušte obchodní dokumenty pomocí šablon dokumentů a strategií šablon

Jedním z nejúčinnějších způsobů, jak zjednodušit vytváření obchodních dokumentů, je použití šablon dokumentů. V Microsoft Dynamics 365 umožňují šablony rychle a snadno vytvářet přesné a vyhovující soubory bez začínání od nuly. Tyto znovupoužitelné objekty pomáhají udržet konzistenci, zejména u položek jako smlouvy, nabídky a zprávy, a zároveň odrážejí identitu značky společnosti.

Používání šablon dokumentů snižuje ruční práci a zkracuje fázi cyklu tvorby dokumentů. V Dynamics 365 můžete vytvářet a spravovat šablony přímo propojené se zdroji dat CRM nebo ERP. To je zvláště užitečné, když obchodní uživatelé chtějí automaticky vyplnit smlouvy nebo nabídky informacemi specifickými pro zákazníka. Šablony v Microsoft Word lze propojit s poli v Dataverse, aby byla zajištěna dynamická aktualizace ve všech relevantních dokumentech.

Mezi osvědčené postupy při návrhu šablon patří udržení čistého rozložení, integrace loga a písem společnosti pro kontinuitu značky a definování zástupných míst pro data pro zajištění přesnosti. Doporučuje se také zavést správu verzí, aby se zabránilo použití zastaralých šablon. Začleněním obchodní logiky přímo do šablon lze automatizovat zpracování dokumentů a přitom zajistit, že budou nasazeny pouze schválené formáty.

Integrace s Microsoft Office umožňuje uživatelům vytvářet šablony v Microsoft Word s vizuální identitou značky a poté je nahrát do Dynamics 365, aby obchodní uživatelé mohli vytvářet přizpůsobené výstupy bez programovacích dovedností. Propojení šablon dokumentů se SharePointem zjednodušuje ukládání a vyhledávání souborů a poskytuje centrální složkovou strukturu pro spolupráci. V kombinaci s automatizací pracovních postupů a schopnostmi AI slouží šablony jako základní kámen procesu generování dokumentů a podporují provozní efektivitu v odvětvích tak rozmanitých, jako jsou logistika, finance a zdravotnictví.

Jak ukazují společnosti využívající řešení korespondence řízená AI, spojení konzistentních šablon s inteligentními nástroji automatizace umožňuje týmům udržet kvalitu při výrazném zkrácení času.

Automatizujte své toky pomocí Power Automate a Power Apps

Power Automate a Power Apps nabízejí uživatelům Dynamics 365 různé způsoby, jak automatizovat toky dokumentů. Automatizace toků pomocí konektorů Power Automate usnadňuje spouštění procesu generování dokumentů na základě specifických událostí v Dynamics 365, například když je obchod vyhrán nebo je zaznamenána žádost o servis. Tato flexibilita umožňuje uživatelům automatizovat vytváření a distribuci dokumentů bez manuálního zásahu.

Napríklad automatizovaný tok generování dokumentů může vytvořit fakturu vždy, když se změní stav objednávky v ERP, odeslat ji zákazníkovi e-mailem a uložit kopii do SharePointu. Procesy dokumentů mohou zahrnovat několik kroků, jako je odeslání k elektronickému podpisu nebo směrování k revizi a schválení. V Power Automate můžete také nastavit oznámení v Microsoft Teams, která upozorní příslušné zaměstnance.

Power Apps rozšiřují možnosti tím, že umožňují obchodním uživatelům vytvářet jednoduché mobilní nebo webové aplikace pro zachycování dat, spouštění generování dokumentů a řízení schvalování. Tyto aplikace se mohou integrovat s Microsoft Dataverse a zajišťovat přesnost dat používaných v dokumentech. Nástroje pro generování dokumentů postavené na Power Platform umožňují uživatelům připojit vlastní entity a automatizovat zpracování dokumentů bez nutnosti rozsáhlých programovacích dovedností.

Automatizace pracovních postupů prostřednictvím těchto nástrojů také těží z možností integrace se systémy pro správu výstupu, což umožňuje bezpečné doručení dokumentů různými kanály. Propojením toků Power Automate s komponentami AI Builder mohou společnosti obohatit automatizační nástroje o inteligenci pro klasifikaci dokumentů nebo automatické extrahování klíčových údajů. Tato schopnost umožňuje obchodním uživatelům vytvářet toky, které zlepšují zpracování elektronických podpisů a zajišťují soulad s předpisy.

Organizace, které tyto přístupy používají, je často kombinují s inteligentní automatizací e-mailů, například s komunikačními agenty virtualworkforce.ai, aby spojily toky dokumentů s komunikací se zákazníky do jednoho plynulého zážitku.

SharePoint a správa dokumentů v Business Central: silná integrace dokumentů

Integrace Dynamics 365 se SharePointem nabízí robustní možnosti pro správu dokumentů, včetně ukládání, organizace a sdílení souborů strukturovaným způsobem. Kombinace SharePointu a Microsoft Dynamics poskytuje efektivní práci s dokumenty, umožňuje týmům spolupracovat na kancelářských dokumentech a sledovat změny pomocí správy verzí.

Správa dokumentů v knihovnách Business Central poskytuje uživatelům ERP a Dynamics CRM centralizované místo pro ukládání důležitých souborů. Knihovny dokumentů ve SharePointu umožňují uživatelům přiřazovat soubory přímo k záznamům v Dynamics 365, čímž je zajištěno, že všechny relevantní přílohy jsou dostupné v kontextu. Tato integrace podporuje tok dokumentů napříč organizací a zjednodušuje spolupráci a dodržování předpisů.

Příklady využití takové integrace zahrnují správu smluv, ukládání zákaznických nabídek a vedení dokumentace pro dodržování předpisů. Správa verzí ve SharePointu zajišťuje, že všechny aktualizace jsou protokolovány, zatímco nastavení oprávnění udržují bezpečnost dat. To je obzvlášť přínosné pro projekty napříč odděleními, protože týmy mohou dokumenty přezkoumávat a schvalovat, aniž by se spoléhaly na rozházená e-mailová vlákna nebo nekonzistentní úložiště.

SharePoint a nástroje Microsoftu také podporují organizaci založenou na složkách, což umožňuje intuitivní navigaci uložených souborů. Pokročilé vyhledávání a možnosti metadat usnadňují nalezení dokumentů pomocí klíčových slov nebo kategorií. V kombinaci s automatizací pracovních postupů, jako jsou toky Power Automate, mohou knihovny SharePoint spouštět následné procesy, včetně automatizovaných postupů pro výstupy CPQ nebo schválení faktur. Firmy mohou také využít integraci ke správě a doručování dokumentů generovaných z aplikací Dynamics 365 s rychlostí a přesností.

Pro logisticky zaměřené operace zajišťuje propojení integrace dokumentů s komunikací se speditéry asistovanou umělou inteligencí, že data a dokumenty zůstávají v souladu napříč komunikačními i úložnými systémy.

Využití AI Builder pro výkonnou automatizaci a správu dokumentů

AI Builder je schopnost umělé inteligence v Power Platform, která umožňuje automatizovat mnoho aspektů generování a správy dokumentů bez vývoje složitého kódu. Umožňuje podnikům automatizovat klasifikaci, směrování a označování metadaty dokumentů a přidat inteligenci do stávajících pracovních postupů.

Model zpracování formulářů AI Builderu dokáže extrahovat relevantní data z faktur nebo objednávek a vyplnit odpovídající pole v Dynamics 365. To snižuje chyby a zkracuje dobu zpracování. Například společnosti mohou nastavit pracovní postupy k automatickému vygenerování faktury pro zákazníka stažením dat ze záznamů Dynamics 365, odeslání souboru k elektronickému podpisu a uložení do správné složky ve SharePointu.

Tato integrace mezi AI‑řízenými službami a nástrojem pro generování dokumentů zjednodušuje proces práce s dokumenty pro obchodní uživatele. Automatizované pracovní postupy řízené AI mohou pomoci zachytit poznatky z strukturovaných i nestrukturovaných příloh, zlepšit rozhodování o směrování a udržet standardy shody s předpisy. To činí AI Builder klíčovým nástrojem automatizace při snaze efektivně spravovat a doručovat dokumenty.

Praktické příklady zahrnují nabídky poháněné AI, které čerpají údaje o produktech a cenách z Business Central, generují nativní dokument v souladu s pokyny značky a odesílají jej přímo klientovi ke kontrole a schválení. AI Builder také podporuje pokročilé scénáře, jako je tvorba dokumentů ve více jazycích s využitím dat z Dynamics 365 a Microsoft Dataverse. V kombinaci s Experlogix Document Automation Smart Flows AI zlepšuje každý krok procesu práce s dokumenty, od pořízení po doručení, často bez potřeby programovacích dovedností.

Organizace, které hledají výkonnou automatizaci dokumentů doplněnou inteligentní komunikací, by měly prozkoumat strategie škálování založené na AI, které propojují toky dokumentů a provozní korespondenci do jednoho zefektivněného systému.

Měření návratnosti investic a zefektivnění procesů pro obchodní uživatele v Microsoftu

Měření návratnosti investic (ROI) z iniciativ automatizace dokumentů v rámci Dynamics 365 vyžaduje identifikaci klíčových výkonnostních metrik. Mezi běžné metriky patří čas ušetřený na jednom dokumentovém procesu, snížení ručních chyb a rychlejší schvalovací cykly. Prognózy pro rok 2025 uvádějí, že organizace využívající pokročilou správu dokumentů zaznamenávají nejen zisky v efektivitě, ale i zlepšení výkonu v oblasti souladu s předpisy, podle zdrojů z průmyslu podle zdrojů.

Zjednodušte adopci pro obchodní uživatele tím, že se zaměříte na školení, jasné zásady řízení a oprávnění založená na rolích. To zajistí, že nástroje automatizace budou používány efektivně a bezpečně. Například definování toho, kdo může vytvářet, upravovat a nasazovat šablony dokumentů, pomáhá udržet konzistenci značky a souladu s předpisy. Nastavení zpětnovazebních smyček pro průběžné zlepšování udrží automatizaci v souladu s obchodními cíli.

Kontinuální zlepšování může zahrnovat sledování, jak si systémy pro správu výstupů vedou při distribuci dokumentů, nebo jak rychle mohou automatizované toky zkrátit prodejní cykly. Rozsáhlé integrační projekty by měly být založeny na doporučených postupech Microsoftu, aby byla zajištěna stabilita a škálovatelnost. Interní platformy pro spolupráci, jako SharePoint a Microsoft Teams, mohou také posílit datově řízené poznatky o používání dokumentů a výkonu pracovních postupů.

Od výběru softwaru až po konzultace s odborníky z oboru je pečlivé plánování klíčové. Získejte vedení z katalogu doplňků nebo najděte partnera Dynamics, který poskytne okamžité doporučení a pomůže zvolit správná řešení pro potřeby vaší organizace. Podnikové aplikace lze dále rozšířit o systémy CPQ, analytické panely a vylepšení pomocí AI, čímž se ROI dá ještě zvýšit.

Pro společnosti, které již těží z automatizace komunikace pomocí řešení virtualworkforce.ai optimalizovaných pro ROI, zajišťuje integrace toků dokumentů komplexní přístup ke zlepšení jak back-office procesů, tak interakcí se zákazníky.

FAQ

Co je automatizace dokumentů v Microsoft Dynamics 365?

Jedná se o proces automatizace vytváření, doručování a správy dokumentů v Microsoft Dynamics 365 pomocí vestavěných nástrojů nebo integrací třetích stran. To pomáhá snižovat ruční práci a zvyšovat přesnost.

Jak fungují šablony dokumentů v Dynamics 365?

Šablony dokumentů jsou předformátované soubory propojené s poli dat v Dynamics. Automaticky vyplňují obsah na základě záznamů CRM nebo ERP, čímž šetří čas a udržují konzistenci.

Může Power Automate spustit generování dokumentu?

Ano, Power Automate může spustit vytváření dokumentů na základě specifických událostí v Dynamics 365. Například lze vygenerovat fakturu, když se změní stav objednávky.

Proč integrovat SharePoint s Dynamics 365 pro dokumenty?

Integrace se SharePointem umožňuje strukturované ukládání, správu verzí a spolupráci na dokumentech propojených se záznamy Dynamics 365. To usnadňuje správu dokumentů a zvyšuje jejich bezpečnost.

Jaké typy dokumentů lze automatizovat?

Běžné příklady zahrnují faktury, nabídky, smlouvy, zprávy a dokumenty pro dodržování předpisů. Automatizace eliminuje opakující se úkoly u každého typu dokumentu.

Je AI Builder užitečný pro automatizaci dokumentů?

Ano, AI Builder může klasifikovat dokumenty, extrahovat data z faktur a automaticky vyplňovat záznamy v Dynamics 365. Přidává inteligenci do pracovních postupů dokumentů.

Jaké jsou výhody správy verzí?

Správa verzí zajišťuje, že je vždy používán poslední schválený dokument. Sleduje změny, což je zásadní pro dodržování předpisů a spolupráci.

Jak lze měřit ROI pro automatizaci dokumentů?

ROI lze měřit pomocí ušetřeného času, snížení chyb, rychlejších schválení a zvýšené produktivity. Sledování těchto metrik odhalí celkové zisky v efektivitě.

Potřebujete programovací dovednosti k automatizaci dokumentů v Dynamics 365?

Ne, mnoho řešení, jako Experlogix nebo Power Automate, nevyžaduje kódování. Obchodní uživatelé mohou automatizovat procesy prostřednictvím jednoduché konfigurace.

Může automatizace dokumentů pomoci zefektivnit prodejní cykly?

Ano, automatizací smluv, nabídek a schválení mohou prodejní týmy snížit dobu obratu. To urychluje uzavírání obchodů a zlepšuje spokojenost zákazníků.