Automatyzacja OCR w SAP do przetwarzania faktur

SAP i OCR do przechwytywania faktur w systemach ERP

Platformy SAP ERP dostarczają przedsiębiorstwom zintegrowane narzędzia do zarządzania finansami, logistyką, zaopatrzeniem i innymi obszarami. W ekosystemie SAP przechwytywanie faktur jest kluczowym procesem, który zamienia papierowe faktury lub zeskanowane pliki PDF na uporządkowane, cyfrowe dane gotowe do przetwarzania. Korzystając z SAP, zespoły księgowe polegają na technologii OCR, aby zamienić te statyczne dokumenty na użyteczne wpisy, eliminując ręczne wprowadzanie na rzecz dokładnego przechwytywania danych. Dla wielu firm ma to kluczowe znaczenie, ponieważ badania pokazują, że do 80% komunikacji B2B nadal opiera się na dokumentach, co uwypukla wartość zautomatyzowanego rozpoznawania i integracji.

Przechwytywanie faktur za pomocą OCR działa poprzez skanowanie dokumentu i automatyczne konwertowanie go na przeszukiwalny tekst. Dane te są mapowane względem danych podstawowych w SAP ERP w celu zapewnienia dokładności. Wysokie wskaźniki dokładności, często powyżej 90% przy nowoczesnych wdrożeniach OCR, nie tylko redukują zadania ręczne, ale również przyspieszają przetwarzanie. Pozycje liniowe na fakturach dostawców, sumy i kwoty podatków stają się natychmiast użyteczne w oprogramowaniu SAP, co usprawnia przepływy pracy działów zobowiązań.

Firmy dążące do zwiększenia wydajności w automatyzacji AP przyjmują platformy rozwiązań OCR, które automatycznie konwertują formaty dokumentów na edytowalne rekordy. Dzięki płynnej integracji z modułami SAP organizacje znacząco redukują ręczne wprowadzanie danych i związane z tym błędy. W rezultacie czas do uzyskania wartości z tych projektów jest często krótki, szczególnie gdy rozwiązanie integruje się z SAP ECC lub HANA. Systemy takie jak OpenText oferują konfigurowalne szablony ekstrakcji, zapewniając jednocześnie zgodność z wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa finansowego i audytu.

Dla niektórych liderów IT zdolność integracji z SAP i innymi systemami ERP za pomocą łączników opartych na API jest równie istotna jak podstawowa dokładność rozpoznawania znaków. Platformy takie jak Virtual Workforce AI dodają kolejne możliwości, łącząc powiązaną komunikację finansową z zarządzaniem fakturami w SAP, wspierając zarówno wyniki OCR faktur, jak i dalsze procesy operacyjne.

skanowanie faktur za pomocą oprogramowania OCR w SAP w celu automatyzacji wprowadzania danych

Skanowanie faktur w SAP przy użyciu oprogramowania OCR pozwala organizacjom zautomatyzować wprowadzanie danych i ograniczyć interwencję ręczną. Proces zwykle zaczyna się, gdy papierowe lub elektroniczne faktury są przesyłane do SAP. Oprogramowanie OCR następnie rozpoznaje tekst z tych dokumentów, dopasowuje go do odpowiednich danych głównych i weryfikuje informacje takie jak dane dostawcy, numer faktury i kwoty. Umożliwia to zespołom zapewnienie dokładności przed zaksięgowaniem wpisów w systemach AP.

Przepływ pracy podąża przewidywalnym wzorcem: przesyłanie, rozpoznawanie, weryfikacja i księgowanie do zobowiązań. Korzystając z SAP Business One lub SAP Concur, może to skrócić czas przetwarzania z minut do sekund na fakturę. Integracja OCR może osiągnąć wysoką dokładność przy obsłudze dużych wolumenów dokumentów bez zwiększania zatrudnienia. To oznacza, że organizacje mogą w pełni zautomatyzować powtarzalne przepływy pracy faktur bez kompromisów w jakości.

Jedną z zalet integracji z SAP jest możliwość powiązania wyników OCR bezpośrednio z istniejącymi polami przechwytywania danych faktury. Systemy wyodrębniają pozycje liniowe faktur i automatycznie aktualizują dane finansowe. Na przykład korzystanie z zasobów pomocy SAP i dokumentacji online SAP zapewnia, że konfiguracja jest zgodna z procesami korporacyjnymi, skutecznie eliminując błędy ręcznego wprowadzania danych. Takie podejście wspiera płynną integrację między technologią OCR a wszystkimi odpowiednimi modułami faktur SAP.

Zyski wydajnościowe obejmują także lepszą kontrolę nad wyjątkami wymagającymi ręcznego wprowadzenia. Dzięki użyciu narzędzia OCR z funkcjami napędzanymi przez AI system może z czasem się adaptować, poprawiając przetwarzanie faktur. Dostawcy tacy jak Intelligent OCR Plus dla SAP HANA oferują punkty integracyjne, które mogą przekazywać przetworzone faktury bezpośrednio do ECC lub S/4HANA przy minimalnej interwencji ręcznej. W połączeniu z platformami zarządzającymi powiązaną komunikacją — takimi jak narzędzia AI do e-maili z dokumentacją celną — zespoły AP zyskują usprawniony, kompleksowy przepływ pracy.

AI i rozwiązanie OCR: poprawa dokładności przetwarzania faktur

Najnowsze osiągnięcia w dziedzinie AI przekształciły sposób działania systemów OCR w procesie przetwarzania faktur w SAP. Tradycyjny OCR polegał na wstępnie zdefiniowanych szablonach i stałych regułach, które dobrze działały dla spójnych układów, ale miały problemy z wyjątkami. OCR wzbogacony o AI natomiast wykorzystuje uczenie maszynowe, aby ciągle uczyć się na podstawie nowych faktur dostawców i wyjątków. To usprawnienie pozwala systemom automatycznie przetrenowywać się na 95% nowych układów faktur, zmniejszając interwencję ręczną.

W porównaniu ze statyczną technologią OCR podejścia oparte na AI potrafią adaptować się do zmian, identyfikować kontekst danych i obsługiwać nieregularne formaty. Na przykład architektura hybrydowa może integrować się z SAP i innymi systemami ERP, aby zapewnić płynne przepływy pracy nawet wtedy, gdy dokumenty odbiegają od oczekiwanych formatów. Rozwiązania te znacząco obniżają wskaźniki błędów i zwiększają produktywność w działach AP, obsługując zarówno zarządzanie fakturami, jak i powiązane zamówienia zakupu bez zakłóceń.

Ewolucja od systemów opartych na regułach do generatywnej sztucznej inteligencji pozwala OCR faktur interpretować kontekst, na przykład dopasowywać pozycje liniowe do umów lub identyfikować nietypowe warunki płatności. Ta świadomość kontekstowa umożliwia lepsze podejmowanie decyzji podczas przechwytywania danych faktury i księgowania. Pomaga to także zapewnić dokładność w przypadku wrażliwych wpisów finansowych, zmniejszając ryzyko błędów i poprawiając prognozowanie przepływów pieniężnych.

Organizacje korzystające z zasobów pomocy SAP wraz z konfiguracjami OCR opartymi na AI mogą precyzyjniej ekstraktować dane, redukując zadania ręczne i przyspieszając uzyskanie wartości. Jest to zgodne z usługami platform AI dla logistyki takich jak Virtual Workforce AI, które integrują się z procesami SAP, aby kierować wyjątkami, zarządzać eksportami CSV lub XML oraz łączyć komunikację z przepływami pracy AP. Takie systemy oferują skalowalne i konfigurowalne podejście do poprawy szybkości przetwarzania i redukcji ręcznego wprowadzania danych.

wyodrębniaj dane i XML do integracji z ERP

Gdy OCR wyodrębni dane z faktury, kolejnym krokiem jest sformatowanie ich do integracji z ERP. W SAP ERP często odbywa się to za pomocą schematów XML zaprojektowanych tak, by pasowały do struktur IDoc lub BAPI. Pozwala to na automatyczne księgowanie i eliminuje ręczne wprowadzanie podstawowych pól, takich jak numer faktury, suma, podatek i identyfikatory dostawcy. Proces wyodrębniania danych i eksportowania ich do SAP ECC lub HANA zapewnia spójne mapowanie i ogranicza ręczną ingerencję w całym przepływie pracy AP.

XML zapewnia ustandaryzowany sposób przesyłania ustrukturyzowanych danych między silnikiem OCR a oprogramowaniem SAP. To gwarantuje płynną integrację z modułami SAP przy jednoczesnym egzekwowaniu zasad bezpieczeństwa i zgodności. Przy wysokiej dokładności mapowania organizacje mogą ograniczyć ręczne korekty i uprościć potoki przetwarzania. Na przykład, gdy OCR faktur wyodrębni pola faktury, mogą one zostać sparsowane do XML w celu bezpośrednich wywołań API do SAP, aby zaktualizować wpisy w zobowiązaniach.

Przykładowy szablon XML dla faktur może zawierać dane nagłówka, walutę i szczegółowe pozycje liniowe. Systemy takie jak OpenText wspierają solidne mechanizmy API i eksportu, które usprawniają integrację. Utrzymując dokładne dane od samego początku, firmy mogą zapobiegać problemom z ręcznym wprowadzaniem później w procesie. Efektem jest mniej wyjątków w AP, zmniejszone obciążenie pracą i szybsze cykle przetwarzania przy dużych wolumenach faktur dostawców.

Dla firm, które również polegają na AI w komunikacji frachtowo-logistycznej, powiązanie wyników OCR dokumentów z wiadomościami wysyłanymi przez e-mail lub systemy ERP może zapewnić kompletne, kompleksowe środowisko automatyzacji. Czyni to przechwytywanie danych faktur podstawowym elementem usprawnień produktywności międzyplatformowej.

solucja OCR dla paragonów w SAP: najlepsze praktyki wdrożeniowe

Wdrożenie rozwiązania OCR dla paragonów w SAP wymaga starannego planowania i konfiguracji, aby osiągnąć najlepsze rezultaty. Zaczyna się od wyboru urządzeń skanujących zdolnych do rejestrowania wyraźnych obrazów do przetwarzania. Słaba jakość skanów może prowadzić do niedokładnego rozpoznawania, więc istotne jest dobranie odpowiedniego sprzętu. Następnie konfiguracja OCR w SAP musi być zgodna z wymaganiami AP, mapując rozpoznane pola do odpowiednich tabel i uwzględniając mechanizmy „człowiek w pętli” dla wyników o niskim poziomie ufności.

Najlepsze praktyki obejmują testowanie dokumentów wielostronicowych, dopracowywanie progów dokładności przechwytywania danych oraz ustalanie celów wydajnościowych. Organizacje często wykorzystują wskaźniki ufności, aby zapewnić dokładność, a interwencja ręczna jest wymagana tylko wtedy, gdy dane są poniżej akceptowalnych progów. Faktury, paragony i zamówienia zakupu korzystają ze znormalizowanych przepływów pracy, gdzie wyodrębnione dane trafiają bezpośrednio do właściwego modułu przetwarzania.

Aspekty bezpieczeństwa i zgodności są kluczowe. SAP zapewnia ścieżki audytu dla wrażliwych zapisów finansowych, chroniąc dane finansowe zgodnie ze standardami ładu korporacyjnego. Zespoły AP mogą korzystać z dokumentacji SAP online, aby uzyskać wskazówki, zapewniając zgodność wdrożenia z obowiązującymi przepisami. Dodatkowo szkolenie użytkowników w obsłudze tych systemów jest kluczowe, aby zmniejszyć ręczne wprowadzanie danych i z czasem poprawiać wskaźniki dokładności.

Łączenie wdrożeń OCR w SAP z narzędziami do komunikacji operacyjnej, takimi jak zautomatyzowane platformy korespondencji, może dodatkowo zwiększyć efektywność przez eliminację ręcznych zadań w powiązanych przepływach e-mailowych. Takie hybrydowe podejścia zapewniają konfigurowalne środowisko wspierające wysoką dokładność przy minimalnym narzucie, poprawiając ogólną wydajność AP w przedsiębiorstwie.

automatyzacja przepływów faktur w wielu systemach ERP dzięki postępom w AI

Postępy w AI pozwalają organizacjom automatyzować przepływy faktur od ich otrzymania aż po księgowanie płatności w wielu systemach ERP. W typowym cyklu procure-to-pay faktury są otrzymywane, dopasowywane, zatwierdzane i opłacane. AI może w pełni zautomatyzować te etapy poprzez integrację wyników OCR z trasowaniem zatwierdzeń, obsługą wyjątków i prognozowaniem przepływów pieniężnych. To nie tylko skraca cykle płatności, ale także obniża koszt przetworzenia faktury nawet o 60%.

Scenariusze obejmujące wiele ERP są powszechne. SAP S/4HANA może wymagać wymiany danych faktur z systemami finansowymi stron trzecich, co wymaga solidnych połączeń API. Zasilane AI łączniki zapewniają płynną integrację i dokładną synchronizację danych między platformami. Boty mogą zarządzać wyjątkami i przewidywać potencjalne opóźnienia na podstawie historycznych danych o płatnościach, pozwalając zespołom finansowym działać proaktywnie.

Automatyzacja AP z użyciem AI korzysta również z analityki predykcyjnej, która z czasem poprawia się poprzez doskonalenie modeli ekstrakcji danych. Na przykład, jeśli wzorce na fakturach dostawców wskazują na powtarzające się nadpłaty, system może zgłosić to personelowi AP do weryfikacji. Redukuje to interwencję ręczną i wspiera bezpieczeństwo oraz zgodność poprzez konsekwentne logowanie audytowe.

Argument biznesowy na rzecz tych rozwiązań jest przekonujący: zmniejszenie ręcznego wprowadzania danych, zwiększenie produktywności i utrzymanie wysokiej dokładności dla wrażliwych procesów finansowych. Po zintegrowaniu z operacyjnymi platformami AI przetwarzanie faktur i powiązana komunikacja mogą być zarządzane w jednym, kompleksowym środowisku automatyzacji. Wykorzystanie OCR faktur w SAP w połączeniu z responsywnymi systemami komunikacji, takimi jak Virtual Workforce AI, zapewnia przepływ dokładnych danych nie tylko w SAP, ale i w szerszej infrastrukturze ERP.

FAQ

Co to jest SAP OCR do przetwarzania faktur?

SAP OCR do przetwarzania faktur to wykorzystanie techniki rozpoznawania znaków (Optical Character Recognition) do przechwytywania danych z papierowych lub elektronicznych faktur i wprowadzania ich bezpośrednio do systemów SAP. Redukuje to potrzebę ręcznego wprowadzania danych i przyspiesza przepływy pracy działów zobowiązań.

Jak dokładny jest OCR faktur w SAP?

Nowoczesny OCR faktur w SAP może osiągać wskaźniki dokładności powyżej 90%, zwłaszcza gdy jest połączony z modelami uczącymi się opartymi na AI. Ta wysoka dokładność zmniejsza potrzebę ręcznej korekty błędów.

Czy SAP OCR radzi sobie z różnymi układami faktur?

Tak, OCR wzbogacony o AI potrafi adaptować się do różnych formatów i układów z czasem. Ta elastyczność oznacza, że może przetwarzać faktury dostawców bez konieczności tworzenia oddzielnych szablonów dla każdego układu.

Czy integracja OCR z SAP jest trudna?

Integracja z SAP jest prosta przy użyciu XML lub łączników API dostarczanych przez oprogramowanie takie jak OpenText. Wiele rozwiązań OCR jest zaprojektowanych pod kątem bezproblemowej integracji z modułami SAP.

Czy OCR SAP działa z rozwiązaniami SAP w chmurze?

Tak, narzędzia OCR dla SAP mogą integrować się zarówno z systemami lokalnymi, jak i chmurowymi, takimi jak SAP HANA i S/4HANA. Umożliwia to automatyzację w różnych środowiskach.

Jakie są główne korzyści SAP OCR?

Korzyści obejmują zmniejszenie ręcznego wprowadzania danych, zwiększenie szybkości przetwarzania i poprawę dokładności. Dodatkowo zwiększa to bezpieczeństwo i zgodność w obsłudze danych finansowych.

Czy SAP OCR może przetwarzać paragony, jak i faktury?

Tak, SAP OCR może przetwarzać różne dokumenty finansowe, w tym paragony, faktury i zamówienia zakupu. Odpowiednia konfiguracja zapewnia mapowanie każdego typu dokumentu do właściwego modułu.

Jak AI może poprawić wydajność SAP OCR?

AI poprawia wydajność OCR, ucząc się na podstawie wcześniejszych danych w celu zwiększenia dokładności rozpoznawania. Pozwala też na rozumienie kontekstu, co zwiększa prawidłowe mapowanie danych faktury.

Czy SAP OCR wspiera wymagania audytowe?

Tak, SAP OCR wspiera wymagania audytowe poprzez tworzenie audytowalnego rejestru przechwytywania dokumentów i działań związanych z księgowaniem danych. Zapewnia to przejrzystość dla celów zgodności.

Czy SAP OCR można dostosować do specyficznych potrzeb biznesowych?

Większość narzędzi OCR w SAP jest konfigurowalna, umożliwiając mapowanie pól, dostosowanie progów i tworzenie szablonów. Zapewnia to, że system spełnia specyficzne potrzeby przetwarzania danej organizacji.