Hogyan automatizálhatjuk az Outlookból érkező számlák feldolgozását

A számlák kézi feldolgozása a Microsoft Outlookban

A számlák hagyományos módon, Microsoft Outlookon keresztül történő feldolgozása több ismétlődő lépést igényel. A számlákat kezelő csapatok gyakran az Outlook beérkező leveleit nyitják meg és keresik azokat az üzeneteket, amelyek számlákat tartalmaznak. A leggyakoribb eset, hogy a melléklet PDF formátumú. A pénzügyi csapat tagjának le kell töltenie a mellékletet, meg kell nyitnia a tényleges számlát, kézzel át kell néznie a részleteket, majd elkezdenie az adatok bevitelét egy könyvelő szoftverbe vagy táblázatkezelőbe. Olyan kulcsfontosságú információkat, mint a számlaszám, a szállító neve, a dátum és a fizetendő összeg, gondosan ellenőrizni és átvinni kell.

Ez a kézi megközelítés hetente órákat vehet igénybe. Kutatások szerint a kézi adatbevitel hibaaránya akár 80% is lehet, különösen akkor, ha a számlák különböző formátumokban érkeznek vagy összetett adatokat tartalmaznak. Ezek a hibák késedelmekhez vagy megfelelési problémákhoz vezethetnek. Ezenfelül a modern vállalkozások nem támaszkodhatnak kizárólag ilyen lassú módszerre a növekvő mennyiségek és a megfelelési követelmények miatt. Ha egy számla kézzel kerül feldolgozásra, az inkonzisztencia és a határidők elmulasztásának kockázata minden új dokumentummal nő.

A munkaterhelés még fárasztóbbá válik, ha több számlával kell foglalkozni, különösen akkor, ha minden egyes számlát egyeztetni kell egy Dynamics 365-ben vagy más ERP rendszerben szereplő beszerzési megrendeléssel. Még egy rendezett mappa a postaládában esetén is az ismétlődő műveletek lassítják a termelékenységet. A folyamat késedelmei zavart okozhatnak a beszállítói kapcsolatokban, és szükségtelen terhet rakhatnak a munkatársakra. Azoknál a szervezeteknél, amelyek nagy számlamennyiséget kezelnek, a számlafizetések automatizálásának bevezetése hatékony módja a terhek csökkentésének és a munkafolyamat egyszerűsítésének. Intelligens eszközök, például MI-alapú elemzés és folyamatautomatizálás használatával a vállalkozások zökkenőmentesen alakíthatják át a kézi eljárást gyorsabbá, megbízhatóbbá és méretezhetővé, ami javítja a pontosságot és a megfelelést.

Microsoft Outlook konfigurálása számlák fogadására és importálására

Az automatizálás megkezdése előtt elengedhetetlen az Outlook helyes konfigurálása. Kezdje egy dedikált mappa létrehozásával a beérkező számlákat tartalmazó e-mailek rendszerezéséhez. Ezt úgy érheti el, hogy mailbox szabályokat hoz létre, amelyek azokat az üzeneteket azonosítják, amelyekben szerepel a “számla” a tárgyban vagy az e-mail törzsében. Ilyen szabályok a meghatározott beszállítók e-mail-címe szerinti szűrést is lehetővé teszik. Ez a beállítás biztosítja, hogy az összes kapcsolódó bizonylat és dokumentum egy helyre érkezzen a gyorsabb feldolgozás érdekében.

A Microsoft Outlook egyszerű műveleteken keresztül is támogatja az automatizálást, amelyek leegyszerűsítik az előkészítést. Például automatikusan áthelyezheti a beszállítótól érkező, PDF mellékletet tartalmazó üzeneteket egy „Számlák” nevű mappába. Ez megkönnyíti a fájlok ellenőrzését és rendezését, az elnevezési konvenciók kialakítását és az import lépésre való felkészülést. A fájlkezelés paramétereinek beállításakor meghatározhatja az elfogadott fájltípusokat és kijelölheti az importált számlák számára szolgáló mappaszerkezetet, ami javítja a későbbi automatizálási lépéseket. Ezek az intézkedések növelik az adataihoz való hozzáférés megbízhatóságát és hatékonyságát.

Az import általában a mellékletek összekapcsolását jelenti a könyvelő szoftverével vagy egy előkészítő területtel, például SharePointtal. A belső munkafolyamatok ezután átveszik az irányítást, készen az adatok felparszolására és kinyerésére. Egy Outlook és a tárolóhely közötti hatékony csővezeték létrehozása módja az ismétlődő dokumentumkezelés egyszerűsítésének és az OCR vagy MI alapú elemzésre való felkészítésnek. Például a Microsoft Learn-en ismertetett konfigurációs lépések segítségével (Microsoft Learn) a vállalkozások hatékonyan beállíthatnak strukturált importokat nagy számlamennyiségekhez. Ez az alap lehetővé teszi az olyan MI-alapú folyamatok integrálását is, amelyeket például a VirtualWorkforce.ai kínál, és amelyek automatikusan megfogalmazhatják a beszállítóknak küldendő válaszokat, miközben rögzítik a releváns adatokat.

Számlafolyamat felépítése: automatizálás sablonokkal és paraméterekkel

A következő lépés egy működő számlafolyamat kiépítése, amely képes kezelni minden lépést az észleléstől a jóváhagyásig. A Microsoft Power Automate számos előre elkészített sablonfolyamot kínál, amelyek a számlakezeléshez készültek. Egy tipikus sablon meghatároz egy trigger eseményt — például amikor új melléklet érkezik egy kijelölt mappába az Outlook postafiókjában — majd végrehajtja az elemzési, ellenőrzési és továbbítási lépéseket. A paraméterek beállításával testre szabhatja a folyamatot az igényeinek megfelelően, például a meghatározott beszállítóktól érkező számlák útvonalának kijelöléséhez a megfelelő jóváhagyókhoz.

Egy sablon használata megkönnyíti az integrációt a SharePointtal is az adatok tárolásához. A számlafolyamat úgy konfigurálható, hogy frissítse a biztonságos tárat mind az szerkeszthető számladokumentummal, mind pedig a kinyert metaadatokkal. Ez lehetővé teszi az érintettek számára, hogy bármely importált számlát gyorsan előkeressenek. Emellett a folyamatba beépíthetők az automatikus számlaengedélyezés vagy kézi felülvizsgálat opciói is, csökkentve az ellenőrzési szakaszok idejét.

Power Automate hatékonyságának dokumentált előnyei vannak; szervezetek akár 70%-os feldolgozási időcsökkenésről számoltak be. Ha ezt MI-vel és optikai karakterfelismeréssel (OCR) kombináljuk, az eredmény egy zökkenőmentes, nagy megbízhatóságú folyamat. Az olyan eszközökkel való integráció, mint a VirtualWorkforce.ai ERP e-mail-automatizálási megoldásai, lehetővé teszi az üzemeltetési csapatok számára az ismétlődő e-mailkezelés csökkentését, miközben biztosítja, hogy az adatok automatikusan a megfelelő rendszerekbe kerüljenek. Ez a megközelítés mind kis, mind nagy mennyiségű számlára alkalmas, beleértve az olyan különleges eseteket is, amikor egyetlen számlát kell egyeztetni összetett megrendelési adatokkal.

MI használata szállítói számlák parszolására Outlook e-mailekből és adatkinyerésre

A szállítói számlák hatékony parszolásához fejlett eszközökre van szükség. A MI és az OCR technológiák, például az Azure Form Recogniser és más MI-alapú adatbefogó szolgáltatások lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy automatikusan kinyerjék a számlamellékletek kulcsadatait. Olyan mezők, mint a számlaszám, dátum, szállítói azonosító és a fizetendő összeg magas pontossággal kinyerhetők, így csökkentve a kézi gépelés szükségességét akár 80%-kal. Az optikai karakterfelismerés segítségével a rendszer képes beolvasni a strukturált és félig strukturált számlaformátumokat, és átalakítani azokat szerkeszthető rekordokká a könyvelő szoftver számára.

Helyesen konfigurálva az MI-parszoló eszközök különféle összetettségekkel is megbirkóznak, például tételek részletezésével, beágyazott megrendelés hivatkozásokkal és különböző beszállítók formátumaival. A cél a magas pontosság elérése és az alacsony megbízhatóságú kinyeréseinek minimalizálása, amelyeket későbbi validálásra lehet jelölni. Kivételes esetekben a felülvizsgálók összevethetik az adatokat az eredeti PDF-fel vagy a strukturált dokumentummal. Ez a fajta folyamatautomatizálás nemcsak felgyorsítja a jóváhagyási ciklusokat, hanem növeli a számlakezelés megbízhatóságát is.

Az MI-parszolás integrálása az automatizált munkafolyamatokkal biztosítja, hogy az Outlookból érkező számlák megszakítás nélkül legyenek kezelve. Például egy parszolási lépés csatolásával egy meglévő Power Automate számlafolyamathoz az összes kinyert részlet közvetlenül betölthető Dynamics 365-be vagy exportálható Excelbe további egyeztetésre. A VirtualWorkforce.ai tovább növeli ezt MI-alapú e-mail ügynökökkel, amelyek értelmezik az e-mail törzs kontextusát, össze tudják kapcsolni a mellékletek számlaadatait, és akár azonnali választ is megfogalmazhatnak a beszállítónak a státuszról. Ez zökkenőmentes hidat teremt a számlafeldolgozás és a beszállítói kommunikáció között.

Automatizálás tömeges és importált számlák esetén SharePointban

Miután a számlákat rögzítették és feldolgozták, elengedhetetlen, hogy hozzáférhető, strukturált környezetben tároljuk azokat. A SharePoint központosított tárat kínál, ahol mind a számladokumentumok, mind a hozzájuk társított metaadatok tárolhatók. Ez a megközelítés lehetővé teszi, hogy az importált számlákat a jogosult munkatársak gyorsan megkereshessék, szűrhessék és előhívhassák. Nagy szervezetek esetén a tömeges feldolgozás kategorizált tárakba történő betöltése felgyorsítja a nyilvántartás-kezelést és következetesebbé teszi azt.

Az automatizálás kiterjedhet arra is, hogy jóváhagyási értesítéseket hozzon létre közvetlenül a SharePointon belül. Egy jól beállított rendszer értesítéseket küldhet az érintett feleknek, amikor új számla kerül feltöltésre, biztosítva a gyors figyelmet és csökkentve a lejáratok kockázatát. Például egy automatizált számlafolyamat verziózott mappákba helyezheti a dokumentumokat, érvényesítési lépéseket kényszeríthet és integrálódhat a Power Automate-tal a státuszfrissítésekhez. Ez megbízható módszert jelent a nagy mennyiségek kezelése érdekében anélkül, hogy további számlakezelő munkatársakat kellene alkalmazni.

Ha MI rendszerekkel integráljuk a SharePointot, az hátgerincévé válhat a folyamatos folyamatfejlesztéseknek. Az intelligens címkézés és szűrés csökkenti az adott rekord megtalálásához szükséges időt. A csapatok a SharePoint adatokat Excelhez vagy könyvelő szoftverhez is kapcsolhatják fejlett elemzésekhez. Platformunk, a VirtualWorkforce.ai kiegészíti ezt azzal, hogy biztosítja az összes kapcsolódó kommunikáció naplózását és elérhetőségét minden egyes számla mellett. A dokumentumtárolás, az e-mail előzmények és az automatizált munkafolyamatok közötti kapcsolat valódi méretezhetőséget biztosít a pénzügyek és az üzemeltetés számára.

Alkalmazás fejlesztése az automatikus számlafeldolgozó munkafolyamat végrehajtásához

Azoknak a szervezeteknek, amelyek teljes kontrollt szeretnének a számlafolyamat fölött, stratégiai választás lehet egy egyedi alkalmazás fejlesztése. Power Apps vagy hasonló platform használatával olyan felületet tervezhet, amely üzembe helyezi az automatizált számlafolyamatokat akár egy ütemezés szerint, akár kézi parancs hatására. Az alkalmazás kezelheti a kezdeti fogadástól a végső számlafizetési jóváhagyásig az összes lépést. Beépített irányítópultokkal a felhasználók valós időben láthatják az érkező és feldolgozott számlák állapotát.

A fő előnyök közé tartozik a méretezhetőség, a teljes audit trail és a költségek csökkenése a kézi beavatkozás minimalizálásával. Az alkalmazás meghívhat MI szolgáltatásokat a számlák parszolásához és ellenőrzéséhez, mielőtt azokat beillesztené a Dynamics 365-be vagy exportálná Excelbe összehasonlítás céljából. Az ellenőrzési lépések jelezhetik az alacsony megbízhatóságú adatokat, lehetővé téve a felhasználónak, hogy a jelölt mezőket az eredeti melléklethez viszonyítva ellenőrizze. Az alkalmazásból automatikusan indítható számlaengedélyezési kérelem a döntéshozatal felgyorsítására.

A zökkenőmentes integráció és a felhasználóbarát konfiguráció technikai támogatásának kombinálásával a vállalkozások hasonló hatékonyságnövekedést érhetnek el, mint más MI-alapú műveleteket alkalmazó cégek. Például a VirtualWorkforce.ai olyan megoldásokat kínál, ahol MI-ügynökök összekapcsolják az ERP adatokat az Outlook postafiókkal, feldolgozzák a számlákat, pontos beszállítói válaszokat generálnak és frissítik a nyilvántartásokat ismétlődő másolás és beillesztés nélkül. Ez a moduláris megközelítés megbízható módot kínál a beszállítói számlák és a szélesebb dokumentumautomatizálás egyetlen, intuitív platformba történő integrálására, amely hatékonyan működik különböző igények mellett.

GYIK

Hogyan azonosíthatom automatikusan a számla e-maileket az Outlookban?

Mailbox szabályokat hozhat létre, amelyek kiszűrik az olyan üzeneteket, amelyekben kulcsszavak szerepelnek, például „számla” a tárgyban vagy az e-mail törzsében. Ezek a szabályok áthelyezhetik az üzeneteket egy dedikált mappába a könnyebb feldolgozás érdekében.

Milyen előnye van a számlafolyamatok SharePointhoz kapcsolásának?

A számlák SharePointban történő tárolása központosított, kereshető adattárat hoz létre. Emellett lehetővé teszi a jóváhagyási folyamatokba, verziókezelésbe és MI-alapú dokumentumcímkézésbe való integrációt.

Hogyan csökkenti az MI a számlafeldolgozási hibákat?

Az MI-alapú OCR eszközök képesek pontosan kinyerni a számlák kulcsmezőit, így akár 80%-kal csökkentve a kézi bevitel hibáit. Ez javítja a pontosságot és felgyorsítja a számlafizetési folyamatokat.

Kezelhetők többféle számlaformátumok egy automatizált folyamatban?

Igen, a modern MI-parszoló szolgáltatások úgy vannak kialakítva, hogy felismerjék és feldolgozzák a különböző számlaformátumokat. Ez támogatja a változatos beszállítói hálózatokat és csökkenti a kézi válogatást.

Miért érdemes alkalmazást fontolóra venni a számlaautomatizáláshoz?

Egy alkalmazás valós idejű megfigyelést, egyéni trigger beállításokat és igény szerinti feldolgozást tesz lehetővé. Ez dinamikus kontrollt biztosít a számlák felett és jobb integrációt a könyvelési rendszerekkel.

Mi történik, ha az MI-kinyerés megbízhatósága alacsony?

Az alacsony megbízhatóságú adatok jelölve vannak emberi ellenőrzésre. Ez biztosítja, hogy a számla részletei pontosak legyenek, mielőtt azok bekerülnének a könyvelési nyilvántartásokba.

Hogyan segít az automatizálás a napi többszöri számlakezelésben?

Az automatizálás képes tömeges feldolgozást, kategorizálást és tárolást végezni anélkül, hogy növelné a munkaterhelést. Ez kritikus a műveletek hatékony skálázásához.

Képesek-e az automatizált munkafolyamatok beszállítói válaszokat küldeni?

Igen, az integrált megoldások automatikusan megfogalmazhatnak válaszokat a számlaadatok és státuszfrissítések alapján. Ez zökkenőmentes és időszerű kommunikációt biztosít.

Szükséges technikai tudás a munkafolyamatok megvalósításához?

Nem, sok automatizálási sablon és MI-eszköz kódkészítés nélküli beállítást kínál. Ez megkönnyíti az üzleti felhasználók számára a konfigurációt programozási ismeretek nélkül.

Lehetséges-e a feldolgozott számlaadatok Excelbe történő exportálása?

Igen, a legtöbb rendszer lehetővé teszi a számla metaadatainak Excelbe exportálását. Ez segít az elemzésben, egyeztetésben és az egyéb üzleti folyamatokkal való integrációban.