OCR pentru facturi în Microsoft Business Central

Integrarea Microsoft Dynamics 365 Business Central: Prezentare generală a OCR în Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central oferă instrumente avansate pentru automatizarea procesului de facturare, iar tehnologia OCR joacă un rol cheie în această transformare. OCR, sau recunoaștere optică a caracterelor, permite sistemului să citească și să interpreteze textul tipărit sau scris de mână din documente fizice sau digitale. Această integrare cu modele de inteligență artificială asigură procesarea eficientă a documentelor de facturare, fie că sunt scanate sau primite digital, fără necesitatea unei introduceri manuale extinse a datelor. Integrarea Business Central cu Azure Form Recognizer și Read API de la Microsoft îmbunătățește extragerea detaliilor despre furnizor, sume, date și poziții direct din documente.

Rolul Business Central depășește captarea de bază a datelor. Suportă un flux complet pentru conturile de plătit, de la primirea documentelor până la etapa finală de aprobare. Combinația dintre puterea ERP și OCR condus de AI conduce la rezultate măsurabile. De exemplu, implementările au prezentat rate de acuratețe care depășesc 95%, reducând semnificativ erorile costisitoare de introducere. Deoarece greșelile de introducere manuală pot costa între 1% și 5% din valoarea facturii, aceste îmbunătățiri au beneficii financiare directe pentru organizații.

Viteza este un alt beneficiu. Companiile care folosesc OCR în fluxurile lor Business Central procesează facturile cu 25% până la 60% mai rapid decât metodele manuale, îmbunătățind fluxul de numerar și satisfacția furnizorilor. Integrarea oferă, de asemenea, reduceri de costuri, cu costuri pe factură care scad cu peste 70%. Acest lucru le permite afacerilor să aloce personalul către sarcini mai strategice, reducând cheltuielile generale.

Firmele care se bazează pe fluxuri mari de documente, precum cele din logistică sau expediere, ar putea combina OCR-ul pentru facturi cu soluții precum automatizarea e-mailurilor ERP pentru logistică pentru a extinde automatizarea dincolo de Conturile de Plătit. Cu instrumente capabile să proceseze mai multe formate de documente, Business Central devine un punct central pentru automatizarea operațiunilor financiare, menținând în același timp standarde ridicate de acuratețe și securitate.

Automatizați capturarea facturilor din fișiere PDF sau imagini în Business Central

În Business Central, capturarea facturilor dintr-un fișier PDF sau imagine este optimizată pentru a gestiona volume mari de tranzacții. Utilizatorii pot încărca fișiere direct în sistem, unde sunt indexate și analizate de motorul OCR integrat. Sistemul suportă scenarii în care furnizorii trimit facturi în formate diverse, iar fluxurile de lucru alimentate de AI asigură procesarea facturilor în Business Central fără a necesita interpretarea manuală a fiecărui câmp.

Fluxul de capturare a facturilor începe de obicei atunci când un fișier PDF sau imagine este încărcat sau primit la o adresă de e-mail dedicată configurată pentru acest proces. Business Central folosește instrumente OCR pentru a transforma fișierele PDF și imaginile în formate electronice structurate. De asemenea, poate converti documentele de achiziție primite în date care se mapează direct la câmpurile din Business Central, cum ar fi totaluri, taxe și codul furnizorului. Acest pas permite extracția fără intervenție umană, ceea ce înseamnă că niciun operator nu trebuie să reintroducă manual detaliile în ERP.

Odată indexate, sistemul validează datele facturilor în raport cu fișele de evidență ale furnizorilor și comenzile de achiziție existente, asigurând consistența și conformitatea. Acest nivel de automatizare susține o potrivire mai precisă și reduce sarcina echipelor AP. De asemenea, creează oportunități de integrare cu sisteme externe prin API-uri, simplificând în continuare modul în care procesați facturile și conectați sursele de date.

Organizațiile care cer o eficiență mai mare ar putea integra aceste procese cu strategii interne de automatizare a comunicărilor, precum automatizarea corespondenței logistice, pentru a acoperi fluxurile de back-office și documentele externe. Prin automatizarea ambelor părți, companiile pot obține controale financiare mai stricte și un timp de răspuns mai rapid pentru plățile către furnizori.

Configurarea serviciului OCR din Documentele primite: Antrenați serviciul OCR și procesul OCR pentru a evita erorile

Configurarea serviciului OCR din documentele primite în Business Central este un pas crucial pentru procesarea facturilor cu o acuratețe ridicată. Afacerile încep, de obicei, prin conectarea la un serviciu OCR extern sau folosind instrumentele native Microsoft pentru a gestiona extragerea inițială. Pentru a optimiza rezultatele, echipele pot antrena serviciul OCR pe un set de facturi de probă furnizate de furnizorii obișnuiți. Acest antrenament ajustează modelele de recunoaștere AI, sporind ratele de acuratețe și reducând corecțiile post-captură.

Din modulul Documente primite, utilizatorii pot crea înregistrări de documente primite care fac referire la fișierele încărcate. Apoi, stabilesc reguli pentru modul în care acestea ar trebui clasificate — dacă reprezintă documente de achiziție, facturi de vânzare sau alte înregistrări. Pentru a atinge o acuratețe superioară, folosiți procesul OCR cu feedback continuu, corectând erorile în timp real astfel încât modelul să se îmbunătățească continuu. Scopul este să produceți în mod constant documente care pot fi convertite în înregistrări de documente în Business Central și potrivite fără probleme cu alte înregistrări.

Practici recomandate sugerează menținerea unei biblioteci de șabloane ale diferiților furnizori, rafinând continuu maparea câmpurilor extrase în Business Central. Aplicând strategii pentru a antrena serviciul OCR să evite erorile, organizațiile previn greșelile recurente în privința totalurilor, sumelor de taxe sau recunoașterii pozițiilor. De exemplu, înregistrările din Jurnalul General generate din facturile procesate pot fi prevalidate în raport cu regulile ERP, reducând re-lucrările.

Resurse precum documentația Microsoft Learn pentru modelul de factură sunt deosebit de utile pentru înțelegerea mapării câmpurilor și a pașilor de antrenament. Combinarea unui instrument OCR bine configurat cu reguli de proces de afaceri asigură date mai curate și rezultate de automatizare mai predictibile.

Gestionarea documentelor primite pe pagina Documente primite: Documentul din serviciul OCR

Pagina Documente primite este locul în care utilizatorii gestionează documentele din Business Central care au fost procesate de OCR. Această interfață afișează toate înregistrările de documente primite conexe și evidențiază care sunt gata pentru conversie în înregistrări de facturi de cumpărare. Documentul provenit din serviciul OCR este afișat cu câmpurile extrase pentru revizuire, permițând o comparație rapidă cu versiunea originală PDF sau imagine.

Când se creează o nouă înregistrare de document primit, serviciul din zona de staging a documentelor primite acționează ca un tampon. Aici, utilizatorii pot valida datele extrase înainte de a le transfera în ERP. Această etapă este critică pentru gestionarea excepțiilor, în special când facturile furnizorilor conțin formate neașteptate sau discrepanțe cu comenzile de achiziție.

Business Central oferă instrumente pentru vizualizarea fișierelor primite alături de metadatele acestora. Acest lucru permite personalului financiar să aprobe sau să respingă pe baza regulilor de business predefinite, menținând acuratețea în procesul de facturare. Cu o configurare adecvată, multe facturi pot fi convertite manual sau automat într-o factură de cumpărare pentru furnizor, în funcție de scorurile de încredere ale sistemului OCR.

Pentru a maximiza eficiența, integrați această funcționalitate în fluxuri operaționale scalabile. O astfel de integrare ajută la reducerea blocajelor atunci când echipa dvs. procesează volume mari de facturi scanate în perioade financiare de vârf. Pagina Documente primite joacă un rol central în asigurarea faptului că datele extrase sunt de încredere înainte de postarea ulterioară și programarea plăților.

Optimizarea procesului AP prin automatizarea conturilor de plătă (Accounts Payable Automation)

Automatizarea conturilor de plătă în Business Central creează noi eficiențe în procesul AP prin conectarea capturii de date alimentate de OCR cu potrivirea comenzilor de achiziție și fluxurile de aprobare a plăților. Odată ce datele facturii sunt capturate, Business Central poate potrivi automat facturile furnizorilor cu comenzile de achiziție și recepțiile. Acest lucru reduce munca de validare manuală și accelerează ciclul de aprobare.

Din punct de vedere cantitativ, companiile pot procesa facturi cu 25% până la 60% mai rapid având implementată automatizarea. Ratele erorilor scad cu până la 90%, ceea ce minimizează întârzierile cauzate de dispute sau excepții. Echipa AP poate astfel prioritiza aprobările cu valoare mare în locul introducerii manuale, eliberând timp pentru analiza cheltuielilor strategice.

Eficiența provine din integrarea fluxului de aprobare în fluxurile de lucru existente din Business Central, asigurându-se că nu există întârzieri în programarea plăților și menținând relații bune cu furnizorii. Potrivirea facturilor cu comenzile de achiziție previne supra-facturarea și pierderea discounturilor pentru plata anticipată. Prin reducerea gestionării excepțiilor, companiile obțin o predicție mai bună a fluxului de numerar și conformitate cu politicile de aprovizionare.

Combinarea automatizării conturilor de plătă cu automatizarea comunicărilor asigură că actualizările privind statutul facturilor — fie acceptate, respinse sau semnalate — sunt exacte și la timp, așa cum se observă în sectoare care folosesc IA în comunicarea logistică de mărfuri. Aceste sisteme conectate facilitează funcționarea eficientă a echipelor financiare în Business Central, menținând transparența și integritatea datelor.

Scanarea facturilor și automatizarea AP: de la factura de achiziție la facturile furnizorilor

Scanarea facturilor servește ca fundație pentru automatizarea AP, de la etapa inițială a facturii de achiziție până la plățile finale către furnizori. Mediile cu volum mare beneficiază de scanarea în bloc a facturilor, fie ca PDF-uri, fie folosind dispozitive pentru a face o fotografie cu o tabletă sau un telefon. Sistemul OCR convertește aceste fișiere de imagine în documente electronice, clasificându-le ca documente ce pot fi convertite într-o factură de cumpărare pentru furnizor.

Odată convertite în înregistrări de documente în Business Central, facturile parcurg pași de procesare care pot include potrivirea cu comenzile de achiziție și programarea plăților. Business Central poate procesa facturile manual sau automat, în funcție de scorurile de încredere și regulile predefinite. De exemplu, Kofax sau alte servicii OCR externe pot fi integrate pentru a spori debitul în medii specializate.

Tendințele viitoare indică extinderea automatizării AP cu instrumente care generează documente electronice din facturi fizice și le integrează în fluxuri ERP end-to-end. Folosind OCR pentru a converti facturile primite în comenzi de achiziție direct, companiile pot reduce în continuare punctele de contact. Strategiile de automatizare vor continua să evolueze, optimizând modul în care datele documentelor de achiziție circulă de la recepție până la plată fără intervenție manuală.

Pe măsură ce furnizorii adoptă standarde digitale mai largi, iar sistemele ERP își îmbunătățesc capabilitățile de automatizare, scanarea facturilor va rămâne esențială pentru eficiența operațională. Organizațiile care doresc să se eficientizeze ar trebui să identifice oportunități de a integra scanarea documentelor în Business Central, explorând în același timp instrumente pentru îmbunătățirea interacțiunii cu clienții și furnizorii prin AI.

FAQ

Ce este Microsoft Invoice OCR pentru Business Central?

Este o integrare tehnologică care permite Business Central să citească și să interpreteze automat textul din facturi. Acesta ajută la accelerarea procesului de facturare și reduce erorile de introducere manuală a datelor.

Cât de precis este OCR în Business Central?

Atunci când este configurat corect, OCR-ul din Business Central poate atinge peste 95% acuratețe în capturarea datelor. Aceasta reduce erorile costisitoare și îmbunătățește gestionarea relațiilor cu furnizorii.

Poate Business Central să gestioneze facturi în format PDF?

Da, poate procesa direct facturi PDF, extrăgând toate detaliile relevante în înregistrări electronice. Acest lucru funcționează atât pentru PDF-urile create digital, cât și pentru documentele scanate.

Ce rol joacă Azure Form Recognizer în OCR?

Azure Form Recognizer este folosit în cadrul Business Central pentru a extrage câmpuri specifice din facturi. Aplică modele AI pentru a gestiona formate variate ale furnizorilor și niveluri diferite de calitate ale documentelor.

Ce beneficii aduce automatizarea AP afacerii mele?

Automatizarea conturilor de plătă accelerează potrivirea și aprobarea facturilor. De asemenea, reduce ratele de eroare și sprijină o gestionare mai bună a fluxului de numerar.

Este necesar antrenarea serviciului OCR?

Antrenarea îmbunătățește acuratețea OCR prin familiarizarea sistemului cu formatele furnizorilor dvs. Acest lucru reduce greșelile recurente și crește fiabilitatea datelor extrase.

Poate OCR-ul din Business Central să proceseze facturi scrise de mână?

Unele modele OCR pot interpreta textul scris de mână, deși acuratețea depinde de claritate și consistență. Folosirea scanărilor de înaltă calitate crește rata de succes pentru extragerea datelor scrise de mână.

Cum ajută pagina Documente primite?

Centralizează gestionarea documentelor capturate prin OCR pentru revizuire și conversie facilă. Aici pot fi gestionate excepțiile înainte ca datele să intre în fluxurile principale ERP.

Care sunt tendințele viitoare în OCR pentru facturi?

Inovațiile viitoare includ modele AI care nu necesită configurarea șabloanelor și o integrare sporită cu sisteme cloud. Aceste tendințe vor face procesarea facturilor mai fluidă și complet automatizată.

Poate fi OCR combinat cu alte instrumente de automatizare?

Da, OCR se potrivește bine cu automatizarea e-mailurilor și a comunicărilor. Împreună, acestea permit procesarea end-to-end de la capturarea documentelor până la comunicarea cu furnizorii, fără intervenție manuală.