Rechnungs-OCR für Dynamics 365: Erfassen von Lieferantenrechnungen

Rechnungsverarbeitung im ERP mit Dynamics 365 Finance

Die Rechnungsverarbeitung bleibt eine der anspruchsvollsten Aufgaben in einem ERP-Umfeld. Während Dynamics 365 Finance zentrale Kontrollen bietet, führen manuelle Dateneingaben, Genehmigungsengpässe und die Verarbeitung unterschiedlicher Rechnungsformate häufig zu Verzögerungen. Viele Finanzteams verbringen viel Zeit damit, Lieferantendaten zu erfassen, Rechnungen mit Bestellungen abzugleichen und die Einhaltung von Vorschriften vor der Zahlung sicherzustellen. Die Fehlerquoten bei manueller Dateneingabe liegen bei 1-3%, was zu falschen Zahlungen oder Verzögerungen beim Buchen einer offenen Rechnung ins Rechnungsjournal führen kann. Lange Bearbeitungszeiten belasten auch den Kreditorenbuchhalter, der eingehende Rechnungen verwalten muss und gleichzeitig andere Prioritäten ausbalanciert.

Dynamics 365 Finance zentralisiert Verbindlichkeiten in einem einheitlichen Workflow und ermöglicht so schnellere Validierung und Genehmigung. Durch die Integration mit bestehender ERP-Software verändert die Plattform die Art und Weise, wie Rechnungsdokumente verarbeitet werden—from receiving scanned documents through to matching and posting. Metriken von ERP-Systemnutzern zeigen, dass Organisationen, die Automatisierungstechnologie einsetzen, die Verarbeitungszeiten von Tagen auf Stunden reduzieren konnten. Branchenberichte zufolge kann die Implementierung von OCR-Lösungen zur Erkennung unterschiedlicher Rechnungsformate die Kosten pro Rechnung um 30-60% senken und zugleich die Genauigkeit der Rechnungsdaten verbessern.

Ein Beispiel betrifft Unternehmen, die ERP-E-Mail-Automatisierung in der Logistik neben ERP-Workflows nutzen und erfasste Rechnungen mit minimaler manueller Dateneingabe in ihr ERP-System integrieren. Dieser Ansatz sorgt für einen konsistenten Fluss finanzieller Daten und reduziert den menschlichen Eingriff erheblich. Unternehmen profitieren außerdem von der Möglichkeit, einzelne Stufen des Rechnungsbearbeitungsworkflows mithilfe automationsbereiter Tools zu straffen.

Im Wesentlichen adressiert die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Finance die häufigen Herausforderungen der Rechnungsverarbeitung in ERP-Umgebungen. Durch die direkte Vereinheitlichung der Daten im Finanzmodul, das Verwalten der Originalrechnungsbelege und die nahtlose Workflow-Integration erreichen Finanzteams höhere Genauigkeit und kürzere Durchlaufzeiten. Diese Verbesserungen bereiten den Weg für weiterführende Prozesse wie kognitive Datenerfassung und Automatisierung in den folgenden Kapiteln.

Automatisieren der Erfassung von Lieferantenrechnungen mit OCR

OCR (optische Zeichenerkennung) spielt eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung der Erfassung von Lieferantenrechnungen in Dynamics 365 Finance. Durch KI-gestützte Datenerfassung aus Rechnungen eliminiert OCR bis zu 90% der manuellen Eingaben. Diese Veränderung beschleunigt nicht nur die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, sondern minimiert auch den menschlichen Eingriff. Typische extrahierte Felder sind Lieferantenname, Rechnungsnummer, Daten und Beträge. Nach der Extraktion kann der digitale Text direkt verwendet werden, um ERP-Formulare zu befüllen, wodurch sich die Wahrscheinlichkeit nachgelagerter Fehler verringert und unterschiedliche Rechnungsformate verschiedener Lieferanten besser gehandhabt werden können.

Die OCR-Funktionen von Microsoft, ergänzt durch KI und Robotic Process Automation, identifizieren und erfassen zentrale Rechnungsdaten aus verschiedenen eingehenden Rechnungen. Wie von Intelligent OCR Plus festgehalten, ermöglicht die Technologie die vollständige Erfassung von Rechnungen aus digitalen Rechnungsbildern ohne umfangreiche manuelle Schritte. Dadurch können Organisationen Rechnungen in großem Umfang verarbeiten, selbst wenn die Formate stark variieren. Der Extraktionsprozess speist die Daten direkt in das ERP-System und sorgt für einen konsistenten Abgleich mit Bestelldaten und Validierungsregeln.

Wenn Unternehmen OCR-Rechnungserfassung in ihre ERP-Workflows integrieren, lässt sich die Automatisierung von Lieferantenrechnungen mit minimalen Anpassungen an bestehenden Prozessen erreichen. Die Möglichkeit zur Automatisierung sorgt für schnellere Genehmigungszyklen, bessere Transparenz des Cashflows und genaue Berichte für Dynamics 365 Finance-Kunden. Dies ist besonders wichtig für große Betriebe, damit offene Rechnungsstapel keine Verzögerungen in der Kreditorenbuchhaltung verursachen.

Organisationen, die OCR- und KI-Technologie einsetzen, gewinnen zudem an wertvoller Arbeitseffizienz. Dieses Modell ähnelt dem, wie KI in der Frachtlogistik-Kommunikation die Dokumentenverarbeitung beschleunigt und Daten ohne großen menschlichen Eingriff an den richtigen Ort leitet. Durch die Automatisierung der Erfassung von Lieferantenrechnungen verbringen Finanzteams weniger Zeit mit Dateneingaben und mehr mit Aktivitäten, die das Unternehmenswachstum direkt fördern.

Lösung zur Rechnungserfassung in Dynamics 365 Finance and Operations

Dynamics 365 Finance and Operations enthält eine native Lösung zur Rechnungserfassung, die darauf ausgelegt ist, die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen nahtlos in Kreditoren-Workflows zu integrieren. Diese Funktion ermöglicht es den Anwendern, Rechnungsdokumente zu scannen oder elektronisch zu empfangen, wonach das System eine OCR-Rechnungserfassung durchführt, um relevante Felder zu extrahieren. Die erfassten Rechnungen durchlaufen dann die Validierungslogik in der Rechnungserfassung, bevor sie zur endgültigen Genehmigung und Buchung gelangen. Dieser Prozess ist besonders effektiv für Rechnungen, die mit einer Bestellung übereinstimmen müssen und der im ERP-System festgelegten Ableitungs- und Validierungslogik entsprechen.

Laut der Dynamics 365 Community wurde die native Lösung in Microsofts 2022 Release Wave 2 allgemein verfügbar und markiert einen wichtigen Meilenstein für die Automatisierungsbereitschaft. Einrichtungs- und Nutzungsrichtlinien, wie sie auf Microsoft Learn dokumentiert sind, führen Anwender durch das Erstellen von Vorlagen, das Anwenden von Validierungsregeln und das Verwalten gescannter Dokumente. Außerdem können Organisationen in der Rechnungserfassung Kanäle einrichten, um verschiedene Rechnungsströme nach Lieferantentyp oder Geschäftseinheit zu segmentieren.

Die Integration mit Finance and Operations ist vollständig integriert, sodass bei der Erfassung von Rechnungen die Daten direkt in das Kreditorenmodul fließen. Die Rechnungserfassungsfunktion unterstützt zudem verschiedene Rechnungsformate und nutzt OCR-Fähigkeiten, um diese genau zu lesen und zu verarbeiten. Dadurch werden offene Rechnungsschlangen deutlich reduziert und der Übergang von der Erstellung neuer Rechnungen bis zur endgültigen Buchung ins Hauptbuch beschleunigt.

Unternehmen können diese Daten auch über die Power Platform-Umgebung mit anderen Microsoft-Diensten verknüpfen, um erweiterte Berichts- und Automatisierungsszenarien zu ermöglichen. So lassen sich Workflows problemlos auf Bereiche wie Audit-Tracking oder die Verknüpfung von Rechnungen mit Versanddaten erweitern, ähnlich den in automatisierten Logistikkorrespondenzsystemen ablaufenden Prozessen. Mit robuster Konfigurations- und technischer Unterstützung bietet die Rechnungserfassungslösung eine Grundlage, um die Rechnungsautomatisierung in unternehmensweiten Betrieben voranzutreiben.

OCR-Integration und extrahierte Daten mit Power Apps

Die Integration von OCR-Funktionen mit Power Apps bietet Finanzteams ein erweitertes Werkzeugset zur Verwaltung der aus Lieferantenrechnungen extrahierten Daten. Innerhalb einer Power Platform-Umgebung können Anwender benutzerdefinierte Formulare oder Genehmigungsschritte entwerfen, die direkt mit Dynamics 365 Finance interagieren. Diese OCR-Integration eröffnet Möglichkeiten zur Verarbeitung unstrukturierter Rechnungsdokumente, zur Schaffung nutzergetriebener Ausnahmeprozesse und zur Erfassung zusätzlicher Metadaten über die standardmäßigen ERP-Felder hinaus.

Ein wesentlicher Vorteil ist die Flexibilität, die Genauigkeit der extrahierten Daten über Dashboards oder automatisierte Benachrichtigungen zu berichten. Unternehmen können Power Apps nutzen, um Rechnungen, sobald sie erfasst wurden, zu verarbeiten, Unstimmigkeiten zu prüfen und sicherzustellen, dass die erfassten Felder mit den Originalrechnungsunterlagen übereinstimmen. Für Rechnungen, die die anfängliche Validierung nicht bestehen, können Ausnahme-Workflows die Rechnung automatisch zur Überprüfung an einen Kreditorenbuchhalter weiterleiten.

Virtualworkforce.ai hat ähnliche Effizienzgewinne beobachtet, wenn ERP-Rechnungsdaten mit Kommunikationstools verknüpft werden. Beispielsweise ermöglichen unsere KI-Kundenservice-Lösungen Operationsteams, rechnungsbezogene Anfragen schnell zu beantworten, indem Finanzdaten aus mehreren Systemen per künstlicher Intelligenz abgerufen werden. Dies spiegelt den Nutzen wider, KI- und ML-Technologien in der OCR-Rechnungserfassung einzusetzen—kürzere Durchlaufzeiten und eine hohe Effizienz des Rechnungsbearbeitungsworkflows.

Wenn OCR-Lösungen zum Auslesen unterschiedlicher Rechnungseingänge eingesetzt werden, hilft die Kombination mit Tools wie Power Automate dabei, Ausnahmebehandlungen und Berichte zu straffen. Wenn Unternehmen OCR in Microsoft Dynamics 365 Finance integrieren, gewinnen sie die Fähigkeit, Prozesse wie kognitive Aufgaben anzupassen und sicherzustellen, dass der Invoice-Automatisierungszyklus fehlerfrei bleibt, während er skaliert, um Wachstumsanforderungen zu erfüllen.

Automatisierung von Lieferantenrechnungen mit Dynamics 365 OCR

Die Automatisierung von Lieferantenrechnungen wird für Organisationen, die ihre Kreditorenprozesse optimieren wollen, zum Standard. Mit Dynamics 365 OCR können Unternehmen eine durchgängige Verarbeitung erreichen – vom Scannen eingehender Rechnungen bis zur Buchung im Hauptbuch – mit minimalem manuellem Eingriff. Häufig wird hier Robotic Process Automation eingesetzt, um Genehmigungsschritte zu automatisieren, Abgleiche mit Bestelldaten vorzunehmen und Zahlungsläufe auszulösen. Dies beseitigt Verarbeitungsengpässe und senkt die Kosten—Branchendaten deuten auf Kostensenkungen von 30-60% bei automatisierten Rechnungsworkflows hin.

In der Praxis kann es vorkommen, dass ein Lieferant Rechnungen als digitale Rechnungsbilder an das Finanzteam übermittelt. Die OCR-Funktionen erkennen unterschiedliche Rechnungsformate verschiedener Lieferanten und extrahieren Details wie Lieferantencodes, Rechnungsnummern und Beträge. Durch einen nahtlosen Workflow validiert das System diese Daten gegenüber vorhandenen Finanzdaten, markiert Abweichungen und leitet Ausnahmen automatisch weiter. Solche Prozesse erhöhen die Transparenz und stellen sicher, dass die Automatisierung notwendige Kontrollschritte nicht überspringt.

Die Nutzung von Automatisierung auf diese Weise spiegelt Best Practices in ERP-vernetzten Branchen wider. Beispielsweise integrieren im Logistikbereich automatisierte Systeme Rechnungsdaten direkt mit Versandaufzeichnungen, wie in Lösungen für virtuelle Logistikassistenten beschrieben. Diese reduzieren manuelles Kopieren und menschliches Eingreifen, so wie die OCR-Rechnungserfassung Verarbeitungsschritte in der Finanzabteilung verringert. Das Endergebnis sind schnellere Abläufe, weniger Fehler und verbesserte Beziehungen zu Lieferanten durch termingerechte Zahlungen.

Durch die Implementierung einer auf Dynamics 365 Finance-Kunden ausgerichteten OCR-Automatisierung erreichen Unternehmen eine skalierbare Rechnungsautomatisierung, die sich an regionale Compliance-Vorgaben, unterschiedliche Rechnungsformate und jegliche PO-Abgleichsregeln anpasst. In Kombination mit modernen Tools und Azure-gestützter Datenspeicherung, etwa einem Azure Data Lake Storage-Abonnement, sichern und skalieren Organisationen ihre Infrastruktur zur Rechnungsautomatisierung für die Zukunft.

OCR für Rechnungen integrieren zur Verbesserung von Finance und Operations

Die Integration von Rechnung-OCR in Finance und Operations erfordert sorgfältige Planung, um einen reibungslosen Rollout zu gewährleisten. Zu den Best Practices gehören die Schulung der Anwender für die Rechnungserfassungsfunktion, das Anwenden von Validierungslogik in der Rechnungserfassung zur Gewährleistung der Genauigkeit und die Erstellung klarer Workflows für Ausnahmen. Ein gestaffeltes Go-Live hilft oft, den Kreditorenbuchhalter nicht zu überfordern und die Akzeptanz über alle Lieferantengruppen hinweg sicherzustellen.

Die Überwachung von KPIs wie OCR-Genauigkeitsraten (die in ausgereiften Systemen inzwischen über 95% liegen) und Durchsatzkennzahlen liefert umsetzbare Erkenntnisse für die Optimierung. Mit den richtigen Dashboards können Finanzleiter verfolgen, wie nahtlos die OCR-Funktionen eingehende Rechnungen verarbeiten und sicherstellen, dass die erfassten Rechnungen mit den Originalrechnungsdaten übereinstimmen. Dies entspricht dem Ansatz, datenintensive Workflows zu straffen, wie er in Lösungen zur KI-gestützten Skalierung von Logistikprozessen zu beobachten ist, wo messbare Kennzahlen die kontinuierliche Verbesserung steuern.

Zukünftige Trends in der Integration von Rechnung-OCR umfassen den Einsatz fortschrittlicher künstlicher Intelligenz für kontextuelle Datenerfassung, die Verbesserung des Lesens unterschiedlicher Rechnungsformate und die Erweiterung der Automatisierung über die Power Platform. Die Cloud-Skalierbarkeit über Azure ermöglicht es Unternehmen zudem, die OCR-Verarbeitung ohne größere Infrastrukturänderungen hochzufahren. Wenn Prozesse wie die kognitive Datenerfassung reifen, werden ERP-Systemintegrationen vollständig integriert sein, sodass für Routineänderungen weniger technische Unterstützung erforderlich ist.

Bei Dynamics 365 Finance-Implementierungen stellt die Integration von OCR sicher, dass die Vorteile der Automatisierung über die Kreditorenbuchhaltung hinausreichen und andere ERP-Workflows wie Beschaffung und Budgetierung beeinflussen. Dies verbessert nicht nur die Effizienz der Rechnungsautomatisierung, sondern schafft auch langfristige Kosteneinsparungen und Agilität bei der Reaktion auf geschäftliche Anforderungen.

FAQ

Was ist Rechnung-OCR in Dynamics 365?

Rechnung-OCR in Dynamics 365 ist die Technologie, mit der Rechnungsdokumente in digitalen Text für die automatisierte Verarbeitung umgewandelt werden. Sie verwendet KI, um zentrale Datenfelder zu extrahieren und in das ERP-System für Kreditoren-Workflows zu übertragen.

Wie funktioniert die Automatisierung von Lieferantenrechnungen?

Die Automatisierung von Lieferantenrechnungen erfasst und verarbeitet eingehende Rechnungen ohne manuelle Dateneingabe. Das System gleicht sie mit Bestellungen ab und leitet sie automatisch durch Genehmigungsworkflows.

Kann OCR unterschiedliche Rechnungsformate verarbeiten?

Ja, OCR ist darauf ausgelegt, unterschiedliche Rechnungsformate verschiedener Lieferanten zu lesen. Es kann gescannte Dokumente und strukturierte digitale Rechnungen mit hoher Genauigkeit interpretieren.

Wird Robotic Process Automation in Dynamics 365 Finance OCR eingesetzt?

Ja, Robotic Process Automation wird eingesetzt, um Schritte wie Genehmigungsweiterleitung und Buchung im Hauptbuch automatisch zu erledigen. Dadurch wird der menschliche Eingriff bei Routineaufgaben der Rechnungsverarbeitung minimiert.

Wie genau ist die OCR-Datenerfassung?

Moderne OCR in Verbindung mit KI erreicht eine Erfassungsgenauigkeit von über 95 %. Dadurch werden Fehler reduziert und eine sauberere Finanzdateneingabe in ERP-Systeme sichergestellt.

Mit welchen Systemen kann OCR in Dynamics 365 integriert werden?

OCR in Dynamics 365 kann mit anderen Microsoft-Diensten wie Power Platform und Azure integriert werden. Es kann auch über APIs mit spezialisierten Tools für erweiterte Funktionen verbunden werden.

Muss ich alle OCR-verarbeiteten Rechnungen manuell überprüfen?

Nein, nur diejenigen, die während der Validierung als Ausnahmefälle oder fehlerhaft markiert werden, müssen überprüft werden. Der Rest kann durch automatisierte Buchungsworkflows weiterverarbeitet werden.

Kann OCR Rechnungen ohne Bestellnummer bearbeiten?

Ja, OCR kann Rechnungen ohne Bestellung erfassen und routen, es können jedoch zusätzliche Validierungsschritte erforderlich sein. Dies gewährleistet die Einhaltung finanzieller Kontrollen.

Wie kann ich die OCR-Leistung überwachen?

Die Leistung kann über Dashboards überwacht werden, die Genauigkeitsraten, Durchsatz und Anzahl der Ausnahmen anzeigen. So lassen sich Verbesserungen im Zeitverlauf einfach verfolgen.

Ist OCR in Dynamics 365 Finance für alle Branchen geeignet?

Ja, OCR in Dynamics 365 Finance funktioniert branchenübergreifend. Besonders vorteilhaft ist es in Sektoren mit hohem Rechnungsaufkommen wie Fertigung, Logistik und Einzelhandel.