OCR des factures pour Dynamics 365 : capture des factures fournisseurs

traitement des factures dans un ERP avec Dynamics 365 Finance

Le traitement des factures reste l’une des tâches les plus exigeantes au sein d’un environnement ERP. Bien que Dynamics 365 Finance offre des contrôles centralisés, la saisie manuelle des données, les goulots d’approbation et la gestion des différents formats de facture créent souvent des retards. De nombreuses équipes financières consacrent un temps important à la capture des informations fournisseurs, à la comparaison avec un bon de commande et à la vérification de la conformité avant paiement. Les taux d’erreur en saisie manuelle peuvent varier de 1 à 3 %, ce qui peut entraîner des paiements incorrects ou des retards dans l’enregistrement d’une facture en attente dans le journal des factures. Des temps de traitement élevés pèsent également sur l’administrateur des comptes fournisseurs, qui doit gérer les factures entrantes tout en conciliant d’autres priorités.

Dynamics 365 Finance centralise les comptes fournisseurs dans un flux de travail cohérent, permettant une validation et une approbation plus rapides. En s’intégrant aux logiciels ERP existants, la plateforme transforme la manière dont les documents de facturation sont traités — depuis la réception des documents numérisés jusqu’à la mise en correspondance et la comptabilisation. Les indicateurs recueillis auprès des utilisateurs de systèmes ERP montrent que les organisations utilisant des technologies d’automatisation ont réduit les temps de traitement de plusieurs jours à quelques heures. Selon des rapports sectoriels, la mise en place de solutions OCR pour lire différents formats de factures peut diminuer le coût par facture de 30 à 60 % tout en améliorant la précision des données de facturation.

Un exemple concerne des entreprises tirant parti de l’automatisation des e-mails ERP dans la logistique aux côtés des workflows ERP, intégrant les factures capturées dans leur système ERP avec une saisie manuelle minimale. Cette approche garantit un flux de données financières cohérent, réduisant fortement l’intervention humaine. Les entreprises bénéficient également de la possibilité de rationaliser les étapes du flux de traitement des factures grâce à des outils prêts pour l’automatisation.

Essentiellement, l’adoption de Microsoft Dynamics 365 Finance répond aux défis courants du traitement des factures dans les environnements ERP. En unifiant les données directement dans le module financier, en gérant les enregistrements originaux des factures et en offrant une intégration fluide des workflows, les équipes financières obtiennent une précision accrue et des cycles plus courts. Ces améliorations préparent le terrain pour des processus plus avancés tels que l’extraction cognitive des données et l’automatisation dans les chapitres à venir.

automatiser la capture des factures fournisseurs avec l’OCR

L’OCR, ou reconnaissance optique de caractères, joue un rôle crucial dans l’automatisation de la capture des factures fournisseurs au sein de Dynamics 365 Finance. En utilisant l’extraction de données pilotée par l’IA à partir des factures, l’OCR élimine jusqu’à 90 % des tâches de saisie manuelle. Ce changement accélère non seulement le traitement des factures fournisseurs, mais réduit également l’intervention humaine. Les champs typiques extraits incluent le nom du fournisseur, le numéro de facture, les dates et les montants. Une fois extraites, ces informations numériques peuvent être utilisées pour remplir directement les formulaires ERP, réduisant ainsi la probabilité d’erreurs en aval et aidant à gérer les différents formats de factures provenant de différents fournisseurs.

Les capacités OCR de Microsoft, renforcées par l’IA et l’automatisation robotisée des processus, identifient et capturent les données clés des factures entrantes de formats variés. Comme le signale Intelligent OCR Plus, la technologie a permis la capture complète des factures à partir d’images numériques sans étapes manuelles étendues. Cela permet aux organisations de traiter les factures à grande échelle, même lorsque les formats varient considérablement. Le processus d’extraction alimente directement les données dans le système ERP, garantissant une mise en correspondance cohérente avec les enregistrements de bons de commande et les règles de validation.

Lorsque les entreprises intègrent la capture de factures par OCR dans leurs workflows ERP, l’automatisation des factures fournisseurs peut être réalisée avec un minimum d’ajustements de leurs processus existants. La capacité d’automatisation assure des cycles d’approbation plus rapides, une meilleure visibilité de la trésorerie et des rapports précis pour les clients Dynamics 365 Finance. Cela est particulièrement important pour les grandes organisations afin d’éviter que des lots de factures en attente ne créent des retards au sein des comptes fournisseurs.

Les organisations tirant parti de l’OCR et de la technologie IA gagnent également en efficience de main-d’œuvre. Ce modèle est similaire à la manière dont l’IA dans la communication logistique de fret accélère le traitement des documents, en routant les données vers le bon destinataire sans grande intervention humaine. En automatisant la capture des factures fournisseurs, les équipes financières passent moins de temps à saisir des données et davantage de temps sur des activités ayant un impact direct sur la croissance de l’entreprise.

solution de capture de factures dans Dynamics 365 Finance and Operations

Dynamics 365 Finance and Operations inclut une solution native de capture de factures, conçue pour intégrer parfaitement le traitement des factures fournisseurs aux workflows des comptes fournisseurs. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de numériser des documents de facturation ou de les recevoir électroniquement, après quoi le système réalise la capture OCR des factures pour extraire les champs pertinents. Les factures capturées passent ensuite par une logique de validation dans Invoice Capture avant d’atteindre l’approbation finale et la comptabilisation. Ce processus est particulièrement efficace pour les factures devant correspondre à un bon de commande et respecter la logique de dérivation et de validation configurée dans le système ERP.

Selon la Dynamics 365 Community, la solution native est devenue généralement disponible lors de la vague de sorties 2022 de Microsoft, marquant une étape importante pour la préparation à l’automatisation. Les guides d’installation et d’utilisation, tels que documentés sur Microsoft Learn, accompagnent les utilisateurs dans la création de modèles, l’application de règles de validation et la gestion des documents numérisés. De plus, les organisations peuvent créer des canaux dans Invoice Capture pour segmenter différents flux de factures par type de fournisseur ou unité opérationnelle.

L’intégration avec Finance and Operations est totalement intégrée, garantissant que lorsque les factures sont capturées, les données circulent directement vers le module des comptes fournisseurs. La fonctionnalité de capture de factures prend également en charge différents formats de factures, en s’appuyant sur les capacités OCR pour les lire et les traiter avec précision. Cela réduit considérablement les files d’attente de factures en attente et accélère le passage de la création d’une nouvelle facture à la comptabilisation finale dans le grand livre.

Les entreprises peuvent également lier ces données à d’autres services Microsoft via l’environnement Power Platform pour des scénarios étendus de reporting et d’automatisation. Cela facilite l’extension des workflows vers des domaines tels que le suivi des audits ou la liaison des factures avec les données d’expédition, semblable aux processus automatisés dans les systèmes de correspondance logistique. Avec une configuration robuste et des options de support technique, la solution de capture de factures offre une base pour faire progresser l’automatisation des factures à l’échelle de l’entreprise.

intégration OCR et données extraites avec Power Apps

L’intégration des capacités OCR avec Power Apps fournit aux équipes financières une boîte à outils plus complète pour gérer les données extraites des factures fournisseurs. Dans un environnement Power Platform, les utilisateurs peuvent concevoir des formulaires personnalisés ou des étapes d’approbation qui interagissent directement avec Dynamics 365 Finance. Cette intégration OCR ouvre des opportunités pour traiter des documents de factures non structurés, créer des processus de gestion des exceptions pilotés par les utilisateurs et capturer des métadonnées supplémentaires au-delà des champs ERP standard.

Un avantage clé est la flexibilité de rendre compte de la précision des données extraites via des tableaux de bord ou des alertes automatisées. Les entreprises peuvent utiliser Power Apps pour traiter les factures capturées dans le système, examiner les divergences et s’assurer que les champs capturés correspondent aux documents de facture originaux. Pour les factures qui échouent à la validation initiale, des workflows d’exception peuvent automatiquement envoyer la facture à un administrateur des comptes fournisseurs pour examen.

Virtualworkforce.ai a observé des gains d’efficacité similaires lors de la liaison des données de facturation ERP avec des outils de communication. Par exemple, nos solutions de service client IA permettent aux équipes opérationnelles de répondre rapidement aux questions liées aux factures en extrayant des données financières de plusieurs systèmes à l’aide de l’intelligence artificielle. Cela reflète l’avantage d’utiliser des technologies d’IA et d’apprentissage automatique dans la capture OCR des factures — réduction des délais de traitement et maintien d’une grande efficacité du flux de traitement des factures.

Lors de l’utilisation de solutions OCR pour lire différents types d’entrées de factures, les associer à des outils comme Power Automate aide à rationaliser la gestion des exceptions et le reporting. À mesure que les entreprises intègrent l’OCR à Microsoft Dynamics 365 Finance, elles gagnent la capacité d’adapter des processus tels que les tâches cognitives et de garantir que le cycle d’automatisation des factures reste sans erreur tout en s’adaptant à la croissance.

automatisation des factures fournisseurs avec Dynamics 365 OCR

L’automatisation des factures fournisseurs devient une norme pour les organisations cherchant à optimiser leurs processus de comptes fournisseurs. En utilisant l’OCR de Dynamics 365, les entreprises peuvent réaliser un traitement de bout en bout, de la numérisation des factures entrantes à la comptabilisation au grand livre, avec une intervention manuelle minimale. L’automatisation robotisée des processus est souvent appliquée ici, automatisant les étapes d’approbation, la mise en correspondance avec les données des bons de commande et le déclenchement des paiements. Cela élimine les goulots d’étranglement de traitement et réduit les coûts — les données du secteur suggèrent des réductions de coûts de 30 à 60 % pour les workflows de factures automatisés.

Un scénario réel peut voir un fournisseur soumettre des factures à partir d’images numériques de factures à l’équipe financière. Les capacités OCR reconnaissent les différents formats de factures de divers fournisseurs, extrayant des détails tels que les codes fournisseurs, les numéros de facture et les montants. Grâce à un flux de travail transparent, le système valide ces données par rapport aux informations financières existantes, signale les divergences et achemine automatiquement les exceptions. De tels processus améliorent la transparence et garantissent que l’automatisation ne néglige pas les étapes de contrôle nécessaires.

Tirer parti de l’automatisation de cette manière reflète les meilleures pratiques observées dans les secteurs connectés aux ERP. Par exemple, dans la logistique, les systèmes automatisés intègrent les données de facturation directement aux enregistrements d’expédition, comme exploré dans les solutions d’assistant virtuel logistique. Ceux-ci contribuent à réduire les copies manuelles et l’intervention humaine, de la même manière que la capture OCR des factures réduit les étapes de manipulation des données en finance. Le résultat final est un traitement plus rapide, moins d’erreurs et de meilleures relations avec les fournisseurs grâce à des paiements ponctuels.

En mettant en œuvre une automatisation OCR axée sur les clients Dynamics 365 Finance, les entreprises obtiennent une automatisation des factures évolutive qui s’adapte aux règles de conformité régionales, aux différents formats de factures et à toutes les politiques de mise en correspondance des bons de commande. Combinée à des outils modernes et à un stockage de données soutenu par Azure, tel qu’un abonnement Azure Data Lake Storage, les organisations sécurisent et dimensionnent leur infrastructure d’automatisation des factures pour l’avenir.

intégrer l’OCR de factures pour améliorer la finance et les opérations

L’intégration de l’OCR de factures dans Finance and Operations nécessite une planification minutieuse pour garantir un déploiement en douceur. Les bonnes pratiques incluent la formation des utilisateurs à la fonctionnalité de capture de factures, l’application d’une logique de validation dans Invoice Capture pour la précision et la création de workflows clairs pour les exceptions. Un déploiement en phases aide souvent à éviter de surcharger l’administrateur des comptes fournisseurs, en assurant l’adoption sur l’ensemble des groupes de fournisseurs.

La surveillance d’indicateurs clés tels que les taux de précision OCR (qui dépassent désormais 95 % dans les systèmes matures) et les métriques de débit fournit des informations exploitables pour l’optimisation. Avec les bons tableaux de bord, les responsables financiers peuvent suivre la manière dont les capacités OCR traitent les factures entrantes et s’assurer que les factures capturées correspondent aux détails des factures originales. Cela s’aligne sur l’approche visant à rationaliser les workflows riches en données observée dans des solutions comme l’évolution des opérations logistiques avec des agents IA, où des métriques mesurables guident l’amélioration continue.

Les tendances futures de l’intégration OCR des factures incluent l’utilisation d’une intelligence artificielle avancée pour l’extraction contextuelle des données, l’amélioration de la lecture des différents formats de factures et l’expansion de l’automatisation via la Power Platform. La scalabilité cloud via Azure permettra également aux entreprises de dimensionner le traitement OCR sans changements d’infrastructure majeurs. À mesure que des processus tels que l’extraction cognitive des données mûrissent, les intégrations des systèmes ERP deviendront totalement intégrées, nécessitant moins de support technique pour les modifications de routine.

Lorsqu’elle est envisagée pour des implémentations Dynamics 365 Finance, l’intégration de l’OCR garantit que les avantages de l’automatisation s’étendent au-delà des comptes fournisseurs, impactant d’autres workflows ERP comme les achats et la budgétisation. Cela améliore non seulement l’efficacité de l’automatisation des factures, mais crée également des économies de coûts à long terme et une agilité accrue pour répondre aux demandes de l’entreprise.

FAQ

Qu’est-ce que l’OCR de factures dans Dynamics 365 ?

L’OCR de factures dans Dynamics 365 est la technologie utilisée pour convertir les documents de facturation en texte numérique pour un traitement automatisé. Elle utilise l’IA pour extraire les champs de données clés et les pousser dans le système ERP pour les workflows des comptes fournisseurs.

Comment fonctionne l’automatisation des factures fournisseurs ?

L’automatisation des factures fournisseurs capture et traite les factures entrantes sans saisie manuelle. Le système les met en correspondance avec les bons de commande et les achemine automatiquement via des workflows d’approbation.

L’OCR peut-il gérer différents formats de factures ?

Oui, l’OCR est conçu pour lire différents formats de factures provenant de divers fournisseurs. Il peut interpréter les documents numérisés et les factures numériques structurées avec une grande précision.

L’automatisation robotisée des processus est-elle utilisée dans l’OCR de Dynamics 365 Finance ?

Oui, l’automatisation robotisée des processus est utilisée pour gérer des étapes comme le routage des approbations et la comptabilisation au grand livre automatiquement. Cela minimise l’intervention humaine dans les tâches routinières de facturation.

Quelle est la précision de l’extraction de données OCR ?

L’OCR moderne intégré à l’IA atteint plus de 95 % de précision dans l’extraction des données. Cela réduit les erreurs et assure une saisie des données financières plus propre dans les systèmes ERP.

Avec quels systèmes l’OCR dans Dynamics 365 peut-il s’intégrer ?

L’OCR dans Dynamics 365 peut s’intégrer avec d’autres services Microsoft comme Power Platform et Azure. Il peut également se connecter à des outils spécialisés via des API pour des fonctionnalités étendues.

Dois-je vérifier manuellement toutes les factures traitées par OCR ?

Non, seules celles signalées pour des exceptions ou des échecs lors de la validation nécessitent une révision. Les autres peuvent poursuivre le processus d’automatisation jusqu’à la comptabilisation.

L’OCR peut-il gérer des factures sans bon de commande ?

Oui, l’OCR peut capturer et acheminer des factures sans bon de commande, mais des étapes de validation supplémentaires peuvent être requises. Cela garantit le respect des contrôles financiers.

Comment puis-je surveiller les performances de l’OCR ?

Les performances peuvent être surveillées via des tableaux de bord montrant les taux de précision, le débit et le nombre d’exceptions. Cela facilite le suivi des améliorations au fil du temps.

L’OCR dans Dynamics 365 Finance est-il adapté à tous les secteurs ?

Oui, l’OCR dans Dynamics 365 Finance fonctionne dans tous les secteurs. Il est particulièrement bénéfique dans les secteurs à fort volume de factures, comme la fabrication, la logistique et la vente au détail.