OCR faktur w Dynamics 365: Przechwytywanie faktur od dostawców

przetwarzanie faktur w ERP z użyciem Dynamics 365 Finance

Przetwarzanie faktur pozostaje jednym z najbardziej wymagających zadań w środowisku ERP. Chociaż Dynamics 365 Finance oferuje scentralizowane kontrolki, ręczne wprowadzanie danych, zatory w procesie akceptacji i obsługa różnych formatów faktur często powodują opóźnienia. Wiele zespołów finansowych poświęca znaczną ilość czasu na wychwytywanie danych dostawcy, dopasowywanie do zamówienia zakupu oraz zapewnianie zgodności przed dokonaniem płatności. Wskaźniki błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych mogą wynosić od 1 do 3%, co może skutkować nieprawidłowymi płatnościami lub opóźnieniami w zaksięgowaniu oczekującej faktury do dziennika faktur. Wysokie czasy przetwarzania dodatkowo obciążają administratora zobowiązań, który musi zarządzać przychodzącymi fakturami, równoważąc inne priorytety.

Dynamics 365 Finance centralizuje zobowiązania w jednym spójnym przepływie pracy, umożliwiając szybszą walidację i akceptację. Integrując się z istniejącym oprogramowaniem ERP, platforma zmienia sposób obsługi dokumentów fakturowych — od otrzymania zeskanowanych dokumentów po dopasowanie i zaksięgowanie. Metryki zbierane od użytkowników systemów ERP wskazują, że organizacje wykorzystujące technologię automatyzacji odnotowały skrócenie czasu przetwarzania z dni do godzin. Według raportów branżowych wdrożenie rozwiązań OCR do odczytu różnych formatów faktur może obniżyć koszty na fakturę o 30–60% przy jednoczesnym zwiększeniu dokładności danych fakturowych.

Przykładem jest wykorzystanie przez firmy automatyzacji e-maili ERP w logistyce obok przepływów pracy ERP, integrując wychwycone faktury z systemem ERP przy minimalnym ręcznym wprowadzaniu danych. Takie podejście zapewnia spójny przepływ danych finansowych, redukując znaczną interwencję ludzką. Firmy zyskują również możliwość usprawnienia etapów przetwarzania faktur dzięki narzędziom gotowym do automatyzacji.

Zasadniczo przyjęcie Microsoft Dynamics 365 Finance odpowiada na powszechne wyzwania związane z przetwarzaniem faktur w środowiskach ERP. Poprzez unifikację danych bezpośrednio w module finansowym, zarządzanie oryginalnymi zapisami faktur oraz zapewnienie płynnej integracji przepływów pracy, zespoły finansowe osiągają wyższą dokładność i krótsze czasy cykli. Te usprawnienia przygotowują grunt pod bardziej zaawansowane procesy, takie jak kognitywne wydobywanie danych i automatyzacja w kolejnych rozdziałach.

automatyzacja wychwytywania faktur dostawców za pomocą OCR

OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków, odgrywa kluczową rolę w automatyzacji wychwytywania faktur dostawców w ramach Dynamics 365 Finance. Dzięki wykorzystaniu ekstrakcji danych napędzanej przez AI, OCR eliminuje do 90% zadań związanych z ręcznym wprowadzaniem. Ta zmiana nie tylko przyspiesza przetwarzanie faktur dostawców, ale także minimalizuje interwencję człowieka. Typowe pola, które się wyodrębnia, obejmują nazwę dostawcy, numer faktury, daty oraz kwoty. Po ekstrakcji cyfrowy tekst może być użyty do bezpośredniego wypełnienia formularzy ERP, zmniejszając prawdopodobieństwo wystąpienia błędów w dalszych etapach i pomagając w obsłudze różnych formatów faktur od różnych dostawców.

Możliwości OCR Microsoftu, wzbogacone o AI i robotyczną automatyzację procesów, identyfikują i wychwytują kluczowe dane faktury z różnych przychodzących dokumentów. Jak zauważono w Intelligent OCR Plus, technologia umożliwiła pełne wychwytywanie faktur z cyfrowych obrazów faktur bez rozległych kroków manualnych. To pozwala organizacjom przetwarzać faktury na dużą skalę, nawet gdy formaty bardzo się różnią. Proces ekstrakcji zasila dane bezpośrednio do systemu ERP, utrzymując spójne dopasowanie do rekordów PO i reguł walidacji.

Gdy firmy integrują wychwytywanie faktur OCR z ich przepływami ERP, automatyzacja faktur dostawców może być osiągnięta przy minimalnych zmianach w istniejących procesach. Możliwość automatyzacji zapewnia szybsze cykle akceptacji faktur, lepszą widoczność przepływów pieniężnych oraz dokładne raportowanie dla klientów Dynamics 365 Finance. Jest to szczególnie ważne dla dużych operacji, aby zapewnić, że oczekujące partie faktur nie powodują opóźnień w zobowiązaniach.

Organizacje wykorzystujące technologię OCR i AI zyskują także cenną efektywność siły roboczej. Ten model przypomina sposób, w jaki AI w komunikacji logistyki i transportu przyspiesza przetwarzanie dokumentów, kierując dane we właściwe miejsce bez większej interwencji człowieka. Dzięki automatyzacji wychwytywania faktur dostawców zespoły finansowe spędzają mniej czasu na wprowadzaniu danych, a więcej na działaniach bezpośrednio wpływających na rozwój biznesu.

rozwiązanie wychwytywania faktur w Dynamics 365 Finance and Operations

Dynamics 365 Finance and Operations zawiera natywne rozwiązanie do wychwytywania faktur, zaprojektowane tak, aby bezproblemowo integrować przetwarzanie faktur dostawców z przepływami pracy w zobowiązaniach. Funkcja ta pozwala użytkownikom skanować dokumenty faktur lub odbierać je elektronicznie, po czym system wykonuje wychwytywanie faktur OCR w celu ekstrakcji odpowiednich pól. Wychwycone faktury następnie przechodzą przez logikę walidacji w module wychwytywania faktur, zanim trafią do końcowej akceptacji i zaksięgowania. Ten proces jest szczególnie skuteczny dla faktur, które muszą być dopasowane do zamówienia zakupu i spełniać logikę wyprowadzania i walidacji ustawioną w systemie ERP.

Zgodnie z informacjami na Społeczności Dynamics 365, natywne rozwiązanie stało się ogólnie dostępne w ramach drugiej fali wydań Microsoftu w 2022 roku, co stanowiło istotny kamień milowy w gotowości do automatyzacji. Wytyczne dotyczące konfiguracji i użytkowania, opisane na Microsoft Learn, prowadzą użytkowników przez tworzenie szablonów, stosowanie reguł walidacji i zarządzanie zeskanowanymi dokumentami. Dodatkowo organizacje mogą tworzyć kanały w module wychwytywania faktur, aby segmentować różne strumienie faktur według typu dostawcy lub jednostki biznesowej.

Integracja z finansami i operacjami jest w pełni zintegrowana, zapewniając, że po wychwyceniu faktur dane przepływają bezpośrednio do modułu zobowiązań. Funkcja wychwytywania faktur obsługuje także różne formaty faktur, wykorzystując możliwości OCR do ich dokładnego odczytu i przetworzenia. To znacząco redukuje kolejki oczekujących faktur i przyspiesza przejście od utworzenia nowej faktury do zaksięgowania w księdze głównej.

Firmy mogą również powiązać te dane z innymi usługami Microsoft w ramach środowiska Power Platform w celach rozszerzonego raportowania i scenariuszy automatyzacji. Ułatwia to rozszerzanie przepływów pracy na obszary takie jak śledzenie audytu czy łączenie faktur z danymi przesyłek, podobnie jak procesy zautomatyzowane w zautomatyzowanych systemach korespondencji logistycznej. Dzięki solidnej konfiguracji i opcjom wsparcia technicznego rozwiązanie do wychwytywania faktur stanowi podstawę do rozwoju automatyzacji faktur w przedsiębiorstwach każdej skali.

integracja OCR i wyodrębnione dane z Power Apps

Integracja możliwości OCR z Power Apps daje zespołom finansowym szerszy zestaw narzędzi do zarządzania wyodrębnionymi danymi z faktur dostawców. W ramach środowiska Power Platform użytkownicy mogą projektować niestandardowe formularze lub kroki akceptacji, które współdziałają bezpośrednio z Dynamics 365 Finance. Ta integracja OCR otwiera możliwości obsługi nieustrukturyzowanych dokumentów faktur, tworzenia obsługi wyjątków sterowanej przez użytkownika oraz wychwytywania dodatkowych metadanych wykraczających poza standardowe pola ERP.

Kluczową zaletą jest elastyczność raportowania dokładności wyodrębnionych danych za pomocą pulpitów nawigacyjnych lub alertów automatycznych. Firmy mogą używać Power Apps do przetwarzania faktur wychwyconych w systemie, przeglądania rozbieżności i zapewnienia, że wychwycone pola odpowiadają oryginalnej dokumentacji faktury. W przypadku faktur, które nie przejdą początkowej walidacji, przepływy wyjątków mogą automatycznie wysyłać fakturę do przeglądu przez administratora zobowiązań.

Virtualworkforce.ai zaobserwował podobne zyski efektywności przy łączeniu danych faktur ERP z narzędziami komunikacyjnymi. Na przykład nasze rozwiązania AI dla obsługi klienta umożliwiają zespołom operacyjnym szybkie odpowiadanie na zapytania dotyczące faktur poprzez pobieranie danych finansowych z wielu systemów przy użyciu sztucznej inteligencji. Odzwierciedla to korzyść stosowania technologii AI i ML w wychwytywaniu faktur OCR — skracając czas realizacji i utrzymując wysoką wydajność przepływu pracy fakturowania.

Przy użyciu rozwiązań OCR do odczytu różnych wejść fakturowych, łączenie ich z narzędziami takimi jak Power Automate pomaga usprawnić obsługę wyjątków i raportowanie. W miarę jak firmy integrują OCR z Microsoft Dynamics 365 Finance, zyskują zdolność do adaptacji procesów takich jak zadania kognitywne i zapewniają, że cykl automatyzacji faktur pozostaje wolny od błędów przy jednoczesnej skali wzrostu.

automatyzacja faktur dostawców z wykorzystaniem Dynamics 365 OCR

Automatyzacja faktur dostawców staje się standardem dla organizacji dążących do optymalizacji procesów zobowiązań. Dzięki Dynamics 365 OCR firmy mogą osiągnąć przetwarzanie end-to-end — od skanu przychodzących faktur do księgowania w rejestrze głównym — przy minimalnej interwencji ręcznej. Często stosuje się tu robotyczną automatyzację procesów, automatyzując kroki akceptacji, dopasowywanie do danych PO oraz uruchamianie płatności. To eliminuje zatory w przetwarzaniu i obniża koszty — dane branżowe sugerują redukcję kosztów o 30–60% dla zautomatyzowanych przepływów fakturowych.

W scenariuszu rzeczywistym dostawca może przesłać faktury w postaci cyfrowych obrazów faktur do zespołu finansowego. Możliwości OCR rozpoznają różne formaty faktur od różnych dostawców, wyodrębniając informacje takie jak kody dostawców, numery faktur i kwoty. Poprzez płynny przepływ pracy system waliduje to względem istniejących danych finansowych, sygnalizuje rozbieżności i automatycznie kieruje wyjątki. Takie procesy zwiększają przejrzystość i zapewniają, że automatyzacja nie pomija niezbędnych kroków kontrolnych.

Wykorzystanie automatyzacji w ten sposób odzwierciedla najlepsze praktyki obserwowane w branżach powiązanych z ERP. Na przykład w logistyce zautomatyzowane systemy integrują dane faktur bezpośrednio z rekordami przesyłek, co zostało opisane w rozwiązaniach wirtualnego asystenta logistycznego. Pomaga to ograniczyć ręczne kopiowanie i interwencję ludzką, tak jak wychwytywanie faktur OCR redukuje kroki związane z obsługą danych w finansach. Końcowym rezultatem jest szybsze przetwarzanie, mniej błędów i poprawa relacji z dostawcami dzięki terminowym płatnościom.

Wdrażając skupioną na kliencie automatyzację OCR w Dynamics 365 Finance, firmy osiągają skalowalną automatyzację faktur, która dostosowuje się do regionalnych przepisów, różnych formatów faktur i polityk dopasowywania do PO. W połączeniu z nowoczesnymi narzędziami i przechowywaniem danych opartym na Azure, takimi jak subskrypcja Azure Data Lake Storage, organizacje zabezpieczają i skalują infrastrukturę automatyzacji faktur na przyszłość.

integracja OCR faktur dla lepszych finansów i operacji

Integracja OCR faktur z finansami i operacjami wymaga starannego planowania, aby zapewnić płynne uruchomienie. Najlepsze praktyki obejmują szkolenie użytkowników z funkcji wychwytywania faktur, stosowanie logiki walidacji w module wychwytywania dla zapewnienia dokładności oraz tworzenie jasnych przepływów pracy dla wyjątków. Stopniowe wdrożenie często pomaga uniknąć przeciążenia administratora zobowiązań, zapewniając adopcję we wszystkich grupach dostawców.

Monitorowanie wskaźników KPI, takich jak wskaźniki dokładności OCR (które w dojrzałych systemach przekraczają 95%) oraz metryki przepustowości, dostarcza praktycznych informacji do optymalizacji. Przy odpowiednich pulpitach nawigacyjnych liderzy finansowi mogą śledzić, jak bezproblemowo funkcje OCR przetwarzają przychodzące faktury i upewnić się, że wychwycone faktury odpowiadają oryginałom. To wpisuje się w podejście do usprawniania procesów opartych na dużej ilości danych, widoczne w rozwiązaniach takich jak skalowanie operacji logistycznych przy użyciu agentów AI, gdzie mierzalne wskaźniki kierują ciągłym doskonaleniem.

Przyszłe trendy w integracji OCR faktur obejmują wykorzystanie zaawansowanej sztucznej inteligencji do kontekstowej ekstrakcji danych, poprawę odczytu różnych formatów faktur oraz rozszerzanie automatyzacji poprzez Power Platform. Skalowalność w chmurze dzięki Azure pozwoli również przedsiębiorstwom zwiększać przetwarzanie OCR bez większych zmian infrastrukturalnych. W miarę jak procesy takie jak kognitywne wydobywanie danych dojrzewają, integracje systemów ERP staną się w pełni zintegrowane, z mniejszym zapotrzebowaniem na wsparcie techniczne przy rutynowych zmianach.

W przypadku wdrożeń Dynamics 365 Finance integracja OCR zapewnia, że korzyści automatyzacji wykraczają poza zobowiązania i wpływają na inne przepływy ERP, takie jak zaopatrzenie i budżetowanie. To nie tylko zwiększa efektywność automatyzacji faktur, ale także generuje długoterminowe oszczędności kosztów i elastyczność w reagowaniu na potrzeby biznesowe.

FAQ

Czym jest OCR faktur w Dynamics 365?

OCR faktur w Dynamics 365 to technologia służąca do konwersji dokumentów fakturowych na tekst cyfrowy do automatycznego przetwarzania. Wykorzystuje AI do ekstrakcji kluczowych pól danych i przesyłania ich do systemu ERP w ramach przepływów pracy zobowiązań.

Jak działa automatyzacja faktur dostawców?

Automatyzacja faktur dostawców wychwytuje i przetwarza przychodzące faktury bez ręcznego wprowadzania danych. System dopasowuje je do zamówień zakupu i automatycznie kieruje przez przepływy akceptacyjne.

Czy OCR poradzi sobie z różnymi formatami faktur?

Tak, OCR jest zaprojektowany do odczytu różnych formatów faktur od różnych dostawców. Potrafi interpretować zeskanowane dokumenty i strukturyzowane faktury cyfrowe z wysoką dokładnością.

Czy robotyczna automatyzacja procesów jest wykorzystywana w OCR Dynamics 365 Finance?

Tak, robotyczna automatyzacja procesów jest wykorzystywana do obsługi kroków takich jak kierowanie akceptacji i księgowanie do dziennika. Minimalizuje to interwencję człowieka w rutynowych zadaniach fakturowych.

Jak dokładna jest ekstrakcja danych OCR?

Nowoczesne OCR zintegrowane z AI osiąga ponad 95% dokładności w ekstrakcji danych. Zmniejsza to błędy i zapewnia czystsze wprowadzanie danych finansowych do systemów ERP.

Z jakimi systemami może integrować się OCR w Dynamics 365?

OCR w Dynamics 365 może integrować się z innymi usługami Microsoft, takimi jak Power Platform i Azure. Może także łączyć się z wyspecjalizowanymi narzędziami przez API w celu rozszerzenia funkcjonalności.

Czy muszę ręcznie przeglądać wszystkie faktury przetworzone przez OCR?

Nie, należy przeglądać tylko te oznaczone jako wyjątki lub niepowodzenia podczas walidacji. Pozostałe mogą przejść przez automatyczne przepływy księgowania.

Czy OCR poradzi sobie z fakturami bez zamówienia zakupu?

Tak, OCR może wychwycić i skierować faktury bez PO, ale mogą być wymagane dodatkowe kroki walidacji. Zapewnia to zgodność z kontrolami finansowymi.

Jak mogę monitorować wydajność OCR?

Wydajność można monitorować za pomocą pulpitów nawigacyjnych pokazujących wskaźniki dokładności, przepustowości i liczbę wyjątków. Umożliwia to śledzenie postępów w czasie.

Czy OCR w Dynamics 365 Finance nadaje się do wszystkich branż?

Tak, OCR w Dynamics 365 Finance działa w różnych branżach. Jest szczególnie korzystny w sektorach o dużej liczbie faktur, takich jak produkcja, logistyka i handel detaliczny.