Faktura-OCR til Dynamics 365: Indfang leverandørfakturaer

Fakturabehandling i ERP med Dynamics 365 Finance

Fakturabehandling er fortsat en af de mest krævende opgaver i et ERP-miljø. Selv om Dynamics 365 Finance tilbyder centraliserede kontroller, skaber manuel indtastning, flaskehalse i godkendelser og håndtering af forskellige fakturaformater ofte forsinkelser. Mange økonomiteams bruger betydelig tid på at registrere leverandøroplysninger, matche til en indkøbsordre og sikre overholdelse, inden betaling. Fejlprocenter ved manuel indtastning kan variere mellem 1-3%, hvilket kan føre til forkerte betalinger eller forsinkelser i bogføringen af en ventende faktura i fakturajournalen. Lange behandlingstider belaster også kreditoradministratoren, som skal håndtere indkommende fakturaer samtidig med andre prioriteter.

Dynamics 365 Finance centraliserer kreditorer i én sammenhængende workflow, hvilket muliggør hurtigere validering og godkendelse. Ved at integrere med eksisterende ERP-software ændrer platformen måden, fakturadokumenter håndteres på – fra modtagelse af scannede dokumenter til matchning og bogføring. Metrics indsamlet fra ERP-brugere viser, at organisationer, der anvender automatiseringsteknologi, har set reduktioner i behandlingstiden fra dage til timer. Ifølge brancheanalyser kan implementering af OCR-løsninger til at læse forskellige fakturaformater sænke omkostningerne pr. faktura med 30-60% samtidig med, at nøjagtigheden af fakturadata forbedres.

Et eksempel involverer virksomheder, der udnytter ERP e-mail-automatisering i logistik sammen med ERP-workflows, og integrerer indfangede fakturaer i deres ERP-system med minimal manuel indtastning. Denne tilgang sikrer, at finansielle data flyder konsistent og mindsker behovet for menneskelig indgriben. Virksomheder drager også fordel af evnen til at strømline fakturabehandlingsworkflowets trin gennem automation-klare værktøjer.

Essentially, the adoption of Microsoft Dynamics 365 Finance addresses the common challenges of invoice processing in ERP environments. By unifying data directly into the finance module, managing original invoice records, and providing seamless workflow integration, finance teams reach higher accuracy and shorter cycle times. These improvements set the stage for more advanced processes such as cognitive data extraction and automation in upcoming chapters.

Automatiser leverandørfakturafangst med OCR

OCR, eller optisk tegngenkendelse, spiller en afgørende rolle i automatiseringen af leverandørfakturafangst i Dynamics 365 Finance. Ved at bruge AI-drevet dataudtræk fra fakturaer eliminerer OCR op til 90% af manuelle indtastningsopgaver. Denne ændring accelererer ikke alene behandlingen af leverandørfakturaer, men minimerer også menneskelig indgriben. Typiske felter, der udtrækkes, inkluderer leverandørnavn, fakturanummer, datoer og beløb. Når de er udtrukket, kan den digitale tekst bruges til direkte at udfylde ERP-formularer, hvilket reducerer sandsynligheden for fejl senere i processen og hjælper med at håndtere forskellige fakturaformater fra forskellige leverandører.

Microsofts OCR-muligheder, forbedret af AI og robotstyret procesautomatisering, identificerer og indfanger nøglefakturadata fra forskellige indkomne fakturaer. Som nævnt af Intelligent OCR Plus har teknologien gjort det muligt at fuldt indfange fakturaer fra digitale fakturabilleder uden omfattende manuelle trin. Dette gør det muligt for organisationer at behandle fakturaer i stor skala, selv når formaterne varierer kraftigt. Udtrækningsprocessen sender data direkte til ERP-systemet og sikrer konsistent matchning mod PO-poster og valideringsregler.

Når virksomheder integrerer OCR-fakturafangst i deres ERP-workflows, kan leverandørfaktura-automatisering opnås med minimale tilpasninger af deres eksisterende processer. Evnen til at automatisere sikrer hurtigere fakturagodkendelsescyklusser, bedre likviditetsindsigt og præcis rapportering for Dynamics 365 Finance-kunder. Dette er særligt vigtigt for større operationer for at sikre, at ventende fakturabatcher ikke skaber forsinkelser i kreditorafdelingen.

Organisationer, der udnytter OCR- og AI-teknologi, opnår også værdifuld effektivitet i arbejdsstyrken. Denne model ligner, hvordan AI i fragtlogistik-kommunikation accelererer dokumentbehandling og dirigerer data til det rette sted uden meget menneskelig indgriben. Ved at automatisere leverandørfakturafangst bruger økonomiteams mindre tid på dataindtastning og mere tid på aktiviteter, der direkte påvirker forretningsvækst.

Fakturafangstløsning i Dynamics 365 Finance and Operations

Dynamics 365 Finance and Operations inkluderer en indbygget fakturafangstløsning, designet til problemfrit at integrere leverandørfakturabehandling med kreditorworkflows. Denne funktion giver brugerne mulighed for at scanne fakturadokumenter eller modtage dem elektronisk, hvorefter systemet udfører OCR-fakturafangst for at udtrække relevante felter. De indfangede fakturaer bevæger sig derefter gennem valideringslogik i fakturafangsten, før de når endelig godkendelse og bogføring. Denne proces er særligt effektiv for fakturaer, der skal matches med en indkøbsordre og overholde de aflednings- og valideringsregler, der er sat i ERP-systemet.

I henhold til Dynamics 365 Community blev den indbyggede løsning generelt tilgængelig i Microsofts 2022 release wave 2, hvilket markerede en væsentlig milepæl for automatiseringsparathed. Opsætnings- og brugsvejledninger, som dokumenteret på Microsoft Learn, guider brugere gennem oprettelse af skabeloner, anvendelse af valideringsregler og håndtering af scannede dokumenter. Derudover kan organisationer oprette kanaler i fakturafangsten for at segmentere forskellige fakturastrømme efter leverandørtype eller forretningsenhed.

Integration med finance and operations er fuldt integreret, hvilket sikrer, at når fakturaer indfanges, flyder data direkte ind i kreditor-modulet. Fakturafangstfunktionen understøtter også forskellige fakturaformater ved hjælp af OCR-muligheder til at læse og behandle dem nøjagtigt. Dette reducerer i høj grad køer af ventende fakturaer og fremskynder overgangen fra oprettelse af ny faktura til endelig bogføring i hovedbogen.

Virksomheder kan også kæde disse data sammen med andre Microsoft-tjenester gennem Power Platform-miljøet for udvidede rapporterings- og automatiseringsscenarier. Dette gør det nemt at udvide workflows til områder som revisionssporing eller at linke fakturaer med forsendelsesdata, svarende til processerne automatiseret i logistikkorrespondancesystemer. Med robust konfiguration og teknisk supportmuligheder giver fakturafangstløsningen et fundament for at fremme fakturaautomatisering på tværs af enhver virksomhed i stor skala.

OCR-integration og udtrukne data med Power Apps

Integration af OCR-muligheder med Power Apps giver økonomiteams et bredere værktøjssæt til at håndtere udtrukne data fra leverandørfakturaer. Inden for et Power Platform-miljø kan brugere designe brugerdefinerede formularer eller godkendelsestrin, der interagerer direkte med Dynamics 365 Finance. Denne OCR-integration åbner muligheder for håndtering af ustrukturerede fakturadokumenter, oprettelse af brugerstyret undtagelseshåndtering og indsamling af yderligere metadata ud over standard ERP-felter.

En vigtig fordel er fleksibiliteten til at rapportere om nøjagtigheden af udtrukne data gennem dashboards eller automatiserede advarsler. Virksomheder kan bruge Power Apps til at behandle de fakturaer, der indfanges i systemet, gennemgå uoverensstemmelser og sikre, at de indfangede felter matcher det oprindelige fakturadokument. For fakturaer, der fejler den indledende validering, kan undtagelsesworkflows automatisk sende fakturaen til en kreditoradministrator til gennemgang.

Virtualworkforce.ai har oplevet lignende effektivitetsgevinster ved at koble ERP-fakturadata med kommunikationsværktøjer. For eksempel gør vores AI kundeserviceløsninger det muligt for driftsteams hurtigt at besvare faktura-relaterede forespørgsler ved at hente finansielle data fra flere systemer med kunstig intelligens. Dette spejler fordelen ved at bruge AI- og ML-teknologier i OCR-fakturafangst – reduktion af gennemløbstider og højere effektivitet i fakturabehandlingsworkflows.

Når man bruger OCR-løsninger til at læse forskellige fakturainputs, hjælper kombinationen med værktøjer som Power Automate med at strømline undtagelseshåndtering og rapportering. Når virksomheder integrerer OCR med Microsoft Dynamics 365 Finance, får de evnen til at tilpasse processer såsom kognitive opgaver og sikre, at fakturaautomatiseringscyklussen forbliver fejlfri, samtidig med at den skalerer til vækstbehov.

Leverandørfaktura-automatisering med Dynamics 365 OCR

Automatisering af leverandørfakturaer bliver en standard for organisationer, der ønsker at optimere deres kreditorprocesser. Ved at bruge Dynamics 365 OCR kan virksomheder opnå end-to-end behandling, fra scanning af indkommende fakturaer til bogføring i hovedbogen, med minimal manuel indgriben. Robotstyret procesautomatisering anvendes ofte her til at automatisere godkendelsestrin, matchning med PO-data og udløsning af betalingskørsler. Dette eliminerer behandlingsflaskehalse og reducerer omkostninger – branchedata antyder omkostningsreduktioner på 30-60% for automatiserede fakturaworkflows.

Et scenarie i praksis kan være, at en leverandør indsender fakturaer som digitale fakturabilleder til økonomiteamet. OCR-mulighederne genkender forskellige fakturaformater fra forskellige leverandører og udtrækker oplysninger som leverandørkoder, fakturanumre og beløb. Gennem et sømløst workflow validerer systemet dette mod eksisterende finansielle data, markerer uoverensstemmelser og ruter automatisk undtagelser. Sådanne processer øger gennemsigtigheden og sikrer, at automatisering ikke springer nødvendige kontroltrin over.

At udnytte automatisering på denne måde afspejler bedste praksis set i ERP-forbundne brancher. For eksempel integrerer automatiserede systemer i logistik fakturadata direkte med forsendelsesregistre, som udforsket i virtuelle assistentløsninger til logistik. Disse hjælper med at reducere manuel kopiering og menneskelig indgriben, ligesom OCR-fakturafangst reducerer datahåndteringstrin i økonomifunktionen. Det endelige resultat er hurtigere behandling, færre fejl og forbedrede relationer med leverandører på grund af rettidige betalinger.

Ved at implementere Dynamics 365 Finance-kundeorienteret OCR-automatisering opnår virksomheder skalerbar fakturaautomatisering, der tilpasser sig regionale overholdelsesregler, forskellige fakturaformater og enhver PO-matchingpolitik. Kombineret med moderne værktøjer og Azure-understøttet datalagring, som et Azure Data Lake Storage-abonnement, sikrer organisationer og skalerer deres fakturaautomatiseringsinfrastruktur for fremtiden.

Integrer faktura-OCR for forbedret finans og drift

Integration af faktura-OCR i finance and operations kræver omhyggelig planlægning for at sikre en glidende implementering. Bedste praksis inkluderer træning af brugere i fakturafangstfunktionen, anvendelse af valideringslogik i fakturafangst for nøjagtighed og oprettelse af klare workflows for undtagelser. Et faseopdelt go-live hjælper ofte med at undgå overbelastning af kreditoradministratoren og sikrer adoption på tværs af alle leverandørgrupper.

Overvågning af KPI’er som OCR-nøjagtighed (som nu overstiger 95% i modne systemer) og gennemstrømningsmålinger giver handlingsorienterede indsigter til optimering. Med de rette dashboards kan økonomiledere følge, hvor gnidningsfrit OCR-mulighederne behandler indkommende fakturaer, og sikre at indfangede fakturaer stemmer overens med det oprindelige fakturadokument. Dette stemmer overens med tilgangen til at strømline dataintensive workflows set i løsninger som skalering af logistikoperationer med AI, hvor målbare metrics styrer løbende forbedringer.

Fremtidige tendenser i faktura-OCR-integration omfatter udnyttelse af avanceret kunstig intelligens til kontekstuel dataudtrækning, forbedring af læsning af forskellige fakturaformater og udvidelse af automatisering gennem Power Platform. Cloud-skalerbarhed via Azure vil også give virksomheder mulighed for at skalere OCR-behandling uden større infrastrukturændringer. Efterhånden som processer som kognitiv dataudtrækning modnes, vil ERP-systemintegrationer blive fuldt integrerede med mindre teknisk support nødvendig for rutinemæssige ændringer.

Når det overvejes til Dynamics 365 Finance-implementeringer, sikrer integration af OCR, at automatiseringsfordelene rækker ud over kreditorområdet og påvirker andre ERP-workflows som indkøb og budgettering. Dette forbedrer ikke kun fakturaautomatiseringseffektiviteten, men skaber også langsigtede omkostningsbesparelser og agilitet i at reagere på forretningsbehov.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er faktura-OCR i Dynamics 365?

Faktura-OCR i Dynamics 365 er teknologien, der bruges til at konvertere fakturadokumenter til digital tekst til automatiseret behandling. Den bruger AI til at udtrække nøgledatafelter og sende dem til ERP-systemet til kreditorworkflows.

Hvordan fungerer automatisering af leverandørfakturaer?

Automatisering af leverandørfakturaer indfanger og behandler indkommende fakturaer uden manuel dataindtastning. Systemet matcher dem med indkøbsordrer og ruter dem automatisk gennem godkendelsesworkflows.

Kan OCR håndtere forskellige fakturaformater?

Ja, OCR er designet til at læse forskellige fakturaformater fra forskellige leverandører. Den kan fortolke scannede dokumenter og strukturerede digitale fakturaer med høj nøjagtighed.

Bliver robotstyret procesautomatisering brugt i Dynamics 365 Finance OCR?

Ja, robotstyret procesautomatisering bruges til at håndtere trin som godkendelsesrouting og bogføring automatisk. Dette minimerer menneskelig indgriben i rutineopgaver med fakturaer.

Hvor nøjagtig er OCR-dataudtrækning?

Moderne OCR integreret med AI opnår over 95% nøjagtighed i dataudtrækning. Dette reducerer fejl og sikrer renere finansielle dataindtastninger i ERP-systemer.

Hvilke systemer kan OCR i Dynamics 365 integrere med?

OCR i Dynamics 365 kan integrere med andre Microsoft-tjenester som Power Platform og Azure. Den kan også forbindes til specialiserede værktøjer via API for udvidet funktionalitet.

Skal jeg manuelt gennemgå alle OCR-behandlede fakturaer?

Nej, kun dem, der er markeret for undtagelser eller fejler ved validering, skal gennemgås. Resten kan fortsætte gennem automatiserede bogføringsworkflows.

Kan OCR håndtere fakturaer uden en indkøbsordre?

Ja, OCR kan indfange og rute fakturaer uden en PO, men yderligere valideringstrin kan være nødvendige. Dette sikrer overholdelse af finansielle kontroller.

Hvordan kan jeg overvåge OCR-ydelse?

Ydelsen kan overvåges med dashboards, der viser nøjagtighedsgrader, gennemstrømning og antal undtagelser. Dette gør det nemt at følge forbedringer over tid.

Er OCR i Dynamics 365 Finance egnet til alle brancher?

Ja, OCR i Dynamics 365 Finance fungerer på tværs af brancher. Det er især gavnligt i sektorer med høje fakturavolymer, som produktion, logistik og detailhandel.