Számla OCR a Dynamics 365-höz: Szállítói számlák rögzítése

számlafeldolgozás ERP-ben Dynamics 365 Finance-szel

Számlafeldolgozás továbbra is az egyik leginkább igénybe vevő feladat egy ERP-környezetben. Bár Dynamics 365 Finance központosított ellenőrzéseket kínál, a kézi adatrögzítés, a jóváhagyási torlódások és a különböző számlaformátumok kezelése gyakran késedelmeket okoz. Sok pénzügyi csapat jelentős időt fordít a beszállítói adatok rögzítésére, a beszerzési megrendeléshez való egyeztetésre és a kifizetés előtti megfelelőség biztosítására. A kézi adatrögzítés hibaaránya 1–3% között mozoghat, ami téves kifizetésekhez vagy a függő számla számlanaplóba történő könyvelésének késedelméhez vezethet. A hosszú feldolgozási idők továbbá terhelik a szállítói számlákért felelős adminisztrátort, aki az érkező számlákat más feladatok egyidejű kezelése mellett kezeli.

A Dynamics 365 Finance a tartozásokat egy koherens munkafolyamatba centralizálja, lehetővé téve a gyorsabb érvényesítést és jóváhagyást. A meglévő ERP-szoftverrel történő integráció révén a platform átalakítja a számladokumentumok kezelését — a beszkennelt dokumentumok fogadásától kezdve az egyeztetésen és könyvelésen át. Az ERP-rendszer felhasználóitól gyűjtött metrikák azt mutatják, hogy az automatizálási technológiát használó szervezeteknél a feldolgozási idő napokról órákra csökkent. Iparági jelentések szerint az OCR-megoldások bevezetése, amelyek különböző számlaformátumokat olvasnak, az egy számlára jutó költségeket 30–60%-kal csökkentheti, miközben növeli a számlaadatok pontosságát.

Egy példa olyan vállalatokra vonatkozik, amelyek ERP e-mail automatizálást a logisztikában használnak az ERP-munkafolyamatok mellett, integrálva a rögzített számlákat ERP-rendszerükbe minimális kézi adatbevitel mellett. Ez a megközelítés biztosítja, hogy a pénzügyi adatok következetesen áramoljanak, csökkentve az emberi beavatkozást. A vállalkozások emellett profitálnak az automatizálásra készen álló eszközök által lehetővé tett számlafeldolgozási munkafolyamatok egyszerűsítéséből.

Lényegében a Microsoft Dynamics 365 Finance bevezetése választ ad a számlafeldolgozás ERP-környezetben felmerülő gyakori kihívásaira. Az adatok közvetlenül a pénzügyi modulba történő egyesítésével, az eredeti számlák kezelésével és a zökkenőmentes munkafolyamat-integráció biztosításával a pénzügyi csapatok nagyobb pontosságot és rövidebb ciklusidőt érnek el. Ezek a fejlesztések előkészítik a terepet a fejlettebb folyamatok, például a kognitív adatkivonás és az automatizálás számára a későbbi fejezetekben.

beszállítói számlák automatikus rögzítése OCR-rel

Az OCR, vagy optikai karakterfelismerés kulcsszerepet játszik a beszállítói számlák automatikus rögzítésében a Dynamics 365 Finance környezetben. Az AI-vezérelt adatkivonás alkalmazásával az OCR akár a manuális rögzítési feladatok 90%-át is kiküszöbölheti. Ez a változás nemcsak felgyorsítja a beszállítói számlák feldolgozását, hanem minimalizálja az emberi beavatkozást is. Tipikus kinyert mezők közé tartozik a szállító neve, a számlaszám, dátumok és összegek. A kinyert digitális szöveg közvetlenül kitöltheti az ERP űrlapjait, csökkentve a további hibák előfordulását és segítve a különböző formátumok kezelését különböző beszállítóktól.

A Microsoft OCR-képességei, amelyeket AI és robotizált üzleti folyamat automatizálás egészít ki, felismerik és rögzítik a fontos számlaadatokat a különféle beérkező számlákból. Ahogy az Intelligent OCR Plus is megjegyzi, a technológia lehetővé tette a számlák teljes körű rögzítését digitális száma képekről kiterjedt kézi lépések nélkül. Ez lehetővé teszi a szervezetek számára a számlák nagy léptékű feldolgozását, még akkor is, ha a formátumok széles skálán változnak. A kivonatolási folyamat közvetlenül táplálja az ERP-rendszert, fenntartva a következetes egyeztetést a beszerzési rendelési nyilvántartásokkal és az érvényesítési szabályokkal.

Amikor a vállalatok integrálják az OCR számlarögzítést az ERP-munkafolyamataikba, a beszállítói számlaautomatizálás minimális módosítással elérhető a meglévő folyamataikban. Az automatizálás képessége gyorsabb számlajóváhagyási ciklusokat, jobb készpénzáramlás-átláthatóságot és pontosabb jelentéstételt biztosít a Dynamics 365 Finance ügyfelei számára. Ez különösen fontos nagy volumenű működések esetén, hogy az függő számlakötegek ne okozzanak késedelmet a szállítói könyvelésben.

A szervezetek, amelyek OCR- és AI-technológiát alkalmaznak, értékes munkaerő-hatékonyságot is nyernek. Ez a modell hasonló ahhoz, ahogyan az AI a fuvarozási-logisztikai kommunikációban felgyorsítja a dokumentumfeldolgozást, adatokat irányítva a megfelelő helyre kevés emberi beavatkozással. A beszállítói számlák automatikus rögzítésével a pénzügyi csapatok kevesebb időt töltenek adatbevitelre, és több időt fordíthatnak az üzleti növekedést közvetlenül befolyásoló tevékenységekre.

számlarögzítési megoldás a Dynamics 365 Finance and Operations-ben

A Dynamics 365 Finance and Operations egy natív számlarögzítési megoldást tartalmaz, amelyet úgy terveztek, hogy zökkenőmentesen integrálja a beszállítói számlafeldolgozást a szállítói munkafolyamatokkal. Ez a funkció lehetővé teszi a felhasználók számára a számladokumentumok beszkennelését vagy elektronikus fogadását, majd a rendszer OCR-számlarögzítést végez a releváns mezők kinyerésére. A rögzített számlák ezután áthaladnak az érvényesítési logikán a számlarögzítésben, mielőtt a végső jóváhagyáshoz és könyveléshez érkeznének. Ez a folyamat különösen hatékony olyan számlák esetében, amelyeknek egyezniük kell egy beszerzési megrendeléssel és meg kell felelniük az ERP-rendszerben beállított levezetési és érvényesítési szabályoknak.

A Dynamics 365 közösség szerint a natív megoldás általánosan elérhetővé vált a Microsoft 2022-es 2. kiadási hullámában, ami jelentős mérföldkő volt az automatizálásra való felkészültség terén. A Microsoft Learn dokumentálása alapján a beállítási és használati irányelvek végigvezetik a felhasználókat sablonok létrehozásán, érvényesítési szabályok alkalmazásán és a beolvasott dokumentumok kezelésén. Ezenkívül a szervezetek csatornákat hozhatnak létre a számlarögzítésben, hogy különböző számlafolyamokat szegmentáljanak beszállítói típus vagy üzleti egység szerint.

Az integráció a pénzügyekkel és a műveletekkel teljesen be van építve, biztosítva, hogy amikor a számlákat rögzítik, az adatok közvetlenül az szállítói modulba áramoljanak. A számlarögzítési funkció különböző számlaformátumokat is támogat, az OCR-képességeket kihasználva azok pontos olvasásához és feldolgozásához. Ez nagymértékben csökkenti a függő számlák sorát és felgyorsítja az új számla létrehozásától a végső főkönyvi könyvelésig tartó folyamatot.

A vállalatok ezeket az adatokat összekapcsolhatják más Microsoft-szolgáltatásokkal a Power Platform környezetén keresztül kiterjesztett jelentési és automatizálási forgatókönyvekhez. Ez megkönnyíti a munkafolyamatok kiterjesztését olyan területekre, mint az audit nyomonkövetése vagy a számlák összekapcsolása a szállítmányadatokkal, hasonlóan a automatizált logisztikai levelezés rendszerekben automatizált folyamatokhoz. A robusztus konfigurációs és technikai támogatási lehetőségekkel a számlarögzítési megoldás alapot kínál a számlaautomatizálás előrehaladásához bármely vállalati méretű működésben.

OCR integráció és a kinyert adatok kezelése Power Apps-szel

Az OCR-képességek Power Apps-szel történő integrálása szélesebb eszköztárat biztosít a pénzügyi csapatok számára a beszállítói számlákról kinyert adatok kezeléséhez. A Power Platform környezetben a felhasználók egyedi űrlapokat vagy jóváhagyási lépéseket tervezhetnek, amelyek közvetlenül kommunikálnak a Dynamics 365 Finance-szel. Ez az OCR-integráció lehetőségeket nyit az strukturálatlan számladokumentumok kezelésére, a felhasználó által vezérelt kivételkezelésre és az ERP szabványos mezőkön túlmutató metainformációk rögzítésére.

Egy kulcsfontosságú előny a kinyert adatok pontosságának jelentése dashboardokon vagy automatikus riasztásokon keresztül. A vállalkozások Power Apps-et használhatnak arra, hogy feldolgozzák a rendszerbe rögzített számlákat, ellenőrizzék az eltéréseket és biztosítsák, hogy a kinyert mezők megfeleljenek az eredeti számladokumentációnak. Azoknál a számláknál, amelyek az első érvényesítésnél megbuknak, a kivételkezelési munkafolyamatok automatikusan átirányíthatják a számlát egy szállítói számlákért felelős adminisztrátorhoz áttekintésre.

A Virtualworkforce.ai hasonló hatékonyságnövekedést tapasztalt, amikor az ERP-számlaadatokat kommunikációs eszközökkel kötötte össze. Például miénk AI ügyfélszolgálati megoldások lehetővé teszik a működési csapatok számára, hogy gyorsan válaszoljanak számlákkal kapcsolatos kérdésekre, több rendszerből származó pénzügyi adatok mesterséges intelligencia által történő lekérésével. Ez tükrözi az AI és ML technológiák használatának előnyét az OCR számlarögzítésben — csökkentve a visszafordulási időket és fenntartva a számlafeldolgozási munkafolyamat hatékonyságát.

Amikor OCR-megoldásokat használnak különböző számlabemenetek olvasására, azok párosítása olyan eszközökkel, mint a Power Automate, segít egyszerűsíteni a kivételkezelést és a jelentéstételt. Ahogy a vállalkozások integrálják az OCR-t a Microsoft Dynamics 365 Finance-szel, képessé válnak olyan folyamatok adaptálására, mint a kognitív feladatok, és biztosítják, hogy a számlaautomatizálási ciklus hibamentes maradjon, miközben skálázható a növekedés kielégítésére.

beszállítói számlaautomatizálás Dynamics 365 OCR-rel

A beszállítói számlaautomatizálás egyre inkább szabvánnyá válik azoknál a szervezeteknél, amelyek a szállítói tartozások folyamatainak optimalizálására törekednek. A Dynamics 365 OCR használatával a vállalatok teljes körű feldolgozást érhetnek el, a beérkező számlák beolvasásától a főkönyvi könyvelésig, minimális kézi beavatkozással. Itt gyakran alkalmaznak robotizált folyamatautomatizálást a jóváhagyási lépések automatizálására, a PO-adatokhoz történő egyeztetésre és a fizetési futások elindítására. Ez kiküszöböli a feldolgozási torlódásokat és csökkenti a költségeket — az iparági adatok szerint az automatizált számlafolyamatok 30–60%-os költségcsökkenést eredményezhetnek.

Egy valós forgatókönyvben a beszállító digitális számlaképeket küld a pénzügyi csapatnak. Az OCR-képességek felismerik a különböző beszállítóktól érkező számlaformátumokat, kinyerve olyan adatokat, mint a beszállítói kódok, számlaszámok és összegek. Egy zökkenőmentes munkafolyamat során a rendszer érvényesíti ezeket a meglévő pénzügyi adatokkal szemben, jelzi az eltéréseket és automatikusan továbbítja a kivételeket. Az ilyen folyamatok növelik az átláthatóságot, és biztosítják, hogy az automatizálás ne hagyjon ki szükséges ellenőrzési lépéseket.

Az automatizálás ilyen módon történő alkalmazása tükrözi az ERP-hez kapcsolódó iparági bevált gyakorlatokat. Például a logisztikában az automatizált rendszerek integrálják a számlaadatokat közvetlenül a szállítmányi nyilvántartásokkal, amint azt a virtuális asszisztens logisztikai megoldások is bemutatják. Ezek segítenek csökkenteni a manuális másolást és az emberi beavatkozást, akárcsak az OCR számlarögzítés csökkenti az adatkezelési lépéseket a pénzügyben. A végső eredmény gyorsabb feldolgozás, kevesebb hiba és javuló beszállítói kapcsolatok az időben történő kifizetések révén.

A Dynamics 365 Finance ügyfélközpontú OCR-automatizálásának bevezetésével a vállalatok skálázható számlaautomatizálást érnek el, amely alkalmazkodik a regionális megfelelőségi szabályokhoz, különböző számlaformátumokhoz és bármilyen PO-egyeztetési szabályhoz. A modern eszközökkel és Azure-támogatott adattárolással, például egy Azure Data Lake Storage előfizetéssel kombinálva a szervezetek biztosítják és skálázzák számlaautomatizálási infrastruktúrájukat a jövőre.

számla OCR integrálása a pénzügyek és a működés javítása érdekében

A számla OCR integrálása a pénzügyekbe és a műveletekbe gondos tervezést igényel a zökkenőmentes bevezetés biztosítása érdekében. A legjobb gyakorlatok közé tartozik a felhasználók betanítása a számlarögzítési funkcióra, az érvényesítési logika alkalmazása a pontos eredmények érdekében és világos munkafolyamatok létrehozása a kivételek kezelésére. A fázisos bevezetés gyakran segít elkerülni a szállítói számlákért felelős adminisztrátor túlterhelését, biztosítva az elfogadást minden beszállítói csoportnál.

A KPI-k, például az OCR pontossági arányok (amelyek érettebb rendszerekben ma már 95% fölött vannak) és a átbocsátóképesség-mutatók nyomon követése akcióképes betekintést nyújt az optimalizáláshoz. A megfelelő dashboardokkal a pénzügyi vezetők nyomon követhetik, hogy az OCR-képességek mennyire zökkenőmentesen dolgozzák fel a beérkező számlákat, és biztosíthatják, hogy a rögzített számlák megfeleljenek az eredeti dokumentumoknak. Ez összhangban áll az adatigényes munkafolyamatok egyszerűsítésével kapcsolatos megközelítéssel, mint például a AI-alapú logisztikai műveletek skálázása, ahol a mérhető mutatók vezérlik a folyamatos fejlesztést.

A jövőbeni trendek az invoice OCR integrációban magukban foglalják a fejlett mesterséges intelligencia alkalmazását a kontextuális adatkivonásra, a különböző számlaformátumok jobb olvasásának javítására és az automatizálás bővítésére a Power Platform használatával. A felhőalapú skálázhatóság az Azure-on keresztül lehetővé teszi a vállalatok számára az OCR-feldolgozás bővítését nagyobb infrastruktúraváltozások nélkül. Ahogy olyan folyamatok, mint a kognitív adatkivonás, érnek, az ERP-rendszerek integrációja teljesen összeolvad, és kevesebb technikai támogatásra lesz szükség a rutinszerű változtatásokhoz.

Amikor a Dynamics 365 Finance implementációi esetén mérlegelik az OCR integrálását, fontos, hogy az automatizálás előnyei túlmutassanak a szállítói könyvelésen, befolyásolva más ERP-munkafolyamatokat is, mint a beszerzés és a költségvetés-tervezés. Ez nemcsak növeli a számlaautomatizálás hatékonyságát, hanem hosszú távú költségmegtakarítást és rugalmasságot is teremt az üzleti igényekhez való alkalmazkodásban.

GYIK

Mi az az invoice OCR a Dynamics 365-ben?

Az invoice OCR a Dynamics 365-ben az a technológia, amely a szákladokumentumokat digitális szöveggé alakítja automatikus feldolgozás céljából. AI-t használ a kulcsfontosságú adatok kinyerésére és azok ERP-rendszerbe történő továbbítására a szállítói munkafolyamatokhoz.

Hogyan működik a beszállítói számlaautomatizálás?

A beszállítói számlaautomatizálás rögzíti és feldolgozza a beérkező számlákat kézi adatbevitel nélkül. A rendszer egyezteti azokat a beszerzési megrendelésekkel és automatikusan továbbítja jóváhagyási munkafolyamatokon keresztül.

Képes az OCR különböző számlaformátumok kezelésére?

Igen, az OCR úgy van tervezve, hogy különböző beszállítóktól származó számlaformátumokat olvasson. Képes értelmezni beszkennelt dokumentumokat és strukturált digitális számlákat nagy pontossággal.

Használnak-e robotizált folyamatautomatizálást a Dynamics 365 Finance OCR-ben?

Igen, robotizált folyamatautomatizálást alkalmaznak olyan lépések kezelésére, mint a jóváhagyási útvonalak és a főkönyvi könyvelés automatikus végrehajtása. Ez minimalizálja az emberi beavatkozást a rutinszerű számlafeladatokban.

Mennyire pontos az OCR adatkivonatolás?

A modern, AI-val integrált OCR több mint 95% pontosságot ér el az adatkivonásban. Ez csökkenti a hibákat és tisztább pénzügyi adatbevitelt biztosít az ERP-rendszerekbe.

Milyen rendszerekkel integrálható az OCR a Dynamics 365-ben?

Az OCR a Dynamics 365-ben integrálható más Microsoft-szolgáltatásokkal, például a Power Platformmal és az Azure-ral. API-kon keresztül szakosodott eszközökhöz is csatlakoztatható a kiterjesztett funkcionalitás érdekében.

Vajon minden OCR-rel feldolgozott számlát manuálisan át kell ellenőriznem?

Nem, csak azokat kell áttekinteni, amelyeket kivételként vagy hibaként jelöl a validálás. A többi automatikusan továbbítódhat a könyvelési munkafolyamatba.

Kezeli-e az OCR a számlákat PO nélkül?

Igen, az OCR képes rögzíteni és továbbítani a PO nélküli számlákat is, de további érvényesítési lépésekre lehet szükség. Ez biztosítja a pénzügyi ellenőrzések betartását.

Hogyan tudom monitorozni az OCR teljesítményét?

A teljesítmény dashboardokkal követhető, amelyek mutatják a pontossági arányokat, az átbocsátást és a kivételszámokat. Ez megkönnyíti a javulások nyomon követését idővel.

Alkalmas-e az OCR a Dynamics 365 Finance-ben minden iparágra?

Igen, az OCR a Dynamics 365 Finance-ben iparágfüggetlenül működik. Különösen előnyös nagy számlamennyiséggel rendelkező szektorokban, mint a gyártás, logisztika és kiskereskedelem.