Számla-OCR Oracle számára: Számlafeldolgozás automatizálása

invoice + ocr + oracle: miért fontos az OCR a számlakezelésnél

Először is, az OCR a papír- és képes számlákat strukturált rekordokká alakítja, amelyeket a számlafizetések (Payables) csapatai használhatnak. Például az optikai karakterfelismerés kinyeri a beszállító nevét, számlaszámokat, dátumokat, összegeket, adósorokat és a végösszegeket papír alapú számlákból és PDF fájlokból. Ezután ez a strukturált kimenet betáplálható az oracle számla moduljába vagy egy kapcsolt payables rendszerbe, így a számlák közvetlenül belépnek az engedélyezési láncba. A modern OCR és az MI együtt csökkenti a kézi adatbevitelt és felgyorsítja a munkát. Gyakorlatban a modern MI-alapú OCR mezőszintű pontossága jól formázott dokumentumokon 95–99% között van; ez a pontosság körülbelül 90%-kal csökkenti a hibákat a kézzel bevitt adatokhoz képest (tanulmány, elemzés).

Azt is érdemes megjegyezni, hogy az oracle beépített opcióként tartalmazza az Intelligent Document Recognition-t. Ugyanakkor sok vállalkozás választ kiegészítő beszállítókat a képességek bővítésére. Például a SoftCo és más szolgáltatók olyan eszközöket kínálnak, amelyek a számlakezelést és az egyeztetést összetett beszerzési rendelésekhez igazítják (SoftCo). Így a csapatok kiválaszthatják a legjobban illeszkedő megoldást, amely integrálható a meglévő modulokkal. Emellett a dokumentumértés bizalmi pontszámokat és automatizált érvényesítést ad hozzá az eltérések csökkentéséhez. Ennek eredményeként a számla-felvétel ismételhetővé és ellenőrizhetővé válik a könyvvizsgálók és az AP vezetők számára.

Végül az OCR egy számlaképet strukturált számlaadattá alakít a számlafizetésekhez. Ennek következtében a csapatok tételeket küldhetnek jóváhagyásra, egyeztethetik a beszerzési rendelésekhez, és alkalmazhatják a fizetési feltételeket anélkül, hogy lassú kézi újragépelésre lenne szükség. Ha Oracle Fusion-t vagy Oracle E-Business Suite-ot használnak, egy integrált OCR útvonal érvényesített mezőket helyez a megfelelő modulba. Tehát a számla OCR az a kulcsfontosságú tényező, amely lehetővé teszi a gyorsabb oracle számlakezelést, csökkenti az időigényes feladatokat és támogatja a skálázható számlafizetési működést.

automation + ap + invoice automation + ap automation: üzleti előnyök és KPI-k

Először is, az automatizálás megsokszorozza a feldolgozási kapacitást és csökkenti a költségeket. Például az olyan számla-automatizálás, amely az OCR-felvételt munkafolyamatokkal és egyeztetéssel kombinálja, 70–90%-kal rövidítheti a feldolgozási időt és akár 80%-kal csökkentheti az üzemi költségeket (jelentés). Ezután az AP csapatok gyorsabb jóváhagyásokat, kevesebb vitát és jobb beszállítói kapcsolatokat tapasztalnak. Emellett mérhető KPI-k teszik egyértelművé a hatást. Tipikus mutatók a feldolgozási kapacitás (számlák/óra), a straight-through processing vagy STP százalék, az eltérésarány, és a fizetésig eltelt napok. Továbbá érdemes nyomon követni a költséget számlánként és a ciklusidőt bevezetés előtt és után. Ezek a KPI-k segítenek a megtérülés számszerűsítésében és az implementáció indoklásában.

Szintén, az automatizált folyamatok kombinálják a felvételt, az érvényesítést, a PO-illesztést és a fizetési irányítást. Konkrétan az OCR kinyeri a fejlécet és a tételsorokat, majd az egyeztető motor két- vagy háromoldalú szabályokat alkalmaz a beszerzési rendelések és a szállítási igazolások ellen. Ha a számla megfelel a küszöbértékeknek, a rendszer könyveli azt a főkönyvben. Ha azonban eltérést talál, kivételfeladatot generál és hozzárendeli a jóváhagyót. Ezért az automatizálás lerövidíti a feloldási ciklusokat és csökkenti a késedelmi bírságokat. Például a fejlett megoldások növelik az STP arányt és jelentősen csökkentik az eltéréses esetek számát (esettanulmány).

Végül a KPI-k az folyamatos fejlesztést irányítják. Kövesse nyomon az eltérések okait, beszállítónkénti hibaarányokat és a modell átképzésének hatását a pontosságra. Emellett használja a kifizetésig eltelt időket jobb beszállítói feltételek tárgyalásához. Azoknál a csapatoknál, amelyek a virtualworkforce.ai-t használják, az e-mail utókövetések és irányítás automatizálása csökkentheti a beszállítói megkeresések kezelésének idejét és segít a fizetések ütemezésének betartásában. Lásd jegyzeteinket az ERP e-mail munkafolyamatok automatizálásáról a logisztikai csapatok számára kapcsolódó ötletekért a létszám növelése nélküli skálázáshoz (kapcsolódó útmutató).

bill capture + scan + import + capability + erp + ap invoice: technikai folyamat és integrációs pontok

Először is, térképezzen fel egy tipikus technikai folyamatot, hogy a csapatok meg tudják tervezni az integrációkat. Kezdetben a számlák e-mailben, beolvasóval vagy portálon érkeznek be. Ezután a számlabefogadás (bill capture) befogadja a fájlt. Majd az OCR feldolgozza a fájlt és mezőszintű kinyerést végez. Érvényesítés után a rendszer előkészít egy payloadot az ERP-be importáláshoz. Végül az import írásra kerül az Oracle Fusion Payables vagy az Oracle E-Business Suite megfelelő mezőibe. Az alapcsővezeték így néz ki: beolvasás/e-mail → számlabefogadás → OCR → érvényesítés → importálás.

Emellett az integrációs opciók különböző környezetekhez illeszkednek. Használjon API alapú importot valós idejű könyveléshez, vagy ütemezzen sík fájl importokat kötegelt betöltésekhez. Továbbá egy közvetlen csatlakozó az Oracle Fusion Cloudhoz egyszerűsíti a leképezést. Alternatív megoldásként middleware közvetítők végezhetik a leképezést és az útvonalválasztást, ha más rendszerekkel is integrálni kell. Például azok a csapatok, amelyek middleware-en keresztül futtatják az integrált AP automatizálást, több főkönyvre és jogi személyre is irányíthatják a számlákat. Gyakorlatban az integrációs minták a volumen és a biztonsági követelmények szerint változnak.

Ezután vegyen fel egy képesség-ellenőrző listát, mielőtt kiválasztana egy terméket. A listának tartalmaznia kell a többformátumos elemzést PDF-ekhez és beolvasott képekhez, többnyelvű támogatást, pontos tétel- és fejlécmezőket, szabálymotort, biztonságos tárolást és auditnaplókat. Ellenőrizze az oracle számlakezelés támogatását és a képes-e testreszabni a leképezéseket a főkönyvi számlatükörhöz. Fontos, hogy a képfeldolgozás visszakereshetővé tegye az eredeti képeket a megfelelőség és a vitakezelés érdekében. A szélesebb körű automatizáláshoz vegye figyelembe az útirányítást, jóváhagyásokat és az integrációt az ERP eszközökkel és dokumentumkezelő rendszerekkel. Végül a virtualworkforce.ai kiegészítheti a számlarendszereket azzal, hogy automatizálja az e-mail értesítéseket és státuszfrissítéseket, így a beszállítók tájékoztatása manuális bevitel nélkül történik. Nézze meg, hogyan javítja az e-mail szerkesztő MI a logisztikai levelezést a működési automatizálások összekapcsolásának példáiért (példa).

optical character recognition + process invoices + vendor: pontosság, ML fejlesztések és adatkinyerés

Először is fontos megkülönböztetni a hagyományos OCR-t és az MI-vezérelt megoldásokat. A régi OCR gyakran fix sablonokra támaszkodott és nem boldogult szokatlan számlaelrendezésekkel. Ezzel szemben az MI és a gépi tanulás sablonmentes elemzést és folyamatos javulást tesz lehetővé. Konkrétan a modern modellek megtanulják a számlaelrendezéseket, beszállítói mintákat és a gyakori mezőelhelyezéseket, hogy idővel javuljon a pontosság. Ezért a MI-alapú rendszerek optimális feltételek mellett mezőszintű pontossága 95–99%-ot ér el (elemzés).

Ezután sorolja fel azokat a mezőket, amelyeket a rendszerek megbízhatóan kinyernek. Tipikus mezők a beszállító neve, számlaszám, adó- és összegértékek, fizetési feltételek és a tételsorok. Emellett a fejlett modellek kezelik az adókat, kedvezményeket és összetett fuvarvonalakat is. A rendszer bizalmi pontszámokat is rendel, így a felülvizsgálók a kis bizalommal jelölt rekordokra koncentrálhatnak. Ha egy beszállító gyengén beolvasott képet küld, az emberi beavatkozással történő felülvizsgálat tisztázza az esetleges kétértelműséget. Ezt követően a visszajelzés betanítja a modellt és javítja a hasonló számlák pontosságát.

Szintén tisztázza, hogyan kezelje a változatos számlaelrendezéseket és beszállítói variabilitást. Egy robusztus megoldás támogatja a többféle számlaelrendezést és nyelvet. Emellett gyanús duplikált számlákat és helytelen adatokat jelölhet. Az kinyerési feladatoknál győződjön meg róla, hogy a beszállító támogatja a folyamatos modellfinomítást és jelentéstételt, így mérni tudja a javulást. Végül a megfelelőség szempontjából gondoskodjon róla, hogy a kinyert adatok visszakapcsolhatók legyenek az eredeti képre az auditnyomokhoz. Azoknál a csapatoknál, amelyek kereszt-rendszeres automatizálást igényelnek, az integrált AP automatizálás és az intelligens dokumentumfelismerés csökkenti a kézi bevitel igényét és felgyorsítja a beszállítói számlák kezelését nagy volumenű környezetekben.

accounts payable + vendor bill + streamline: kivételek kezelése, egyeztetés és megfelelőség

Először is, az automatizált egyeztetés csökkenti a kézi beavatkozást. A kétoldalú egyeztetés a számla fejlécösszegeit hasonlítja össze a beszerzési rendelésekkel. A háromoldalú egyeztetés hozzáadja a szállítási vagy átvételi információkat, így a számlák a tényleges átvételekhez és a PO tételekhez igazodnak. Ha az eltérések meghaladják a küszöbértékeket, a rendszer kivételt emel és azt a megfelelő jóváhagyóknak továbbítja. Emellett az automatizált szabályok feladatokat rendelnek beszállító, főkönyvi szám vagy költséghely alapján, így a feloldás gyors.

Ezután a kivétel-munkafolyamatoknak egyértelmű auditnaplókat kell tartalmazniuk. Például minden változás, megjegyzés és jóváhagyás rögzítenie kell, hogy ki és mikor lépett közbe. Emellett a beépített érvényesítések ellenőrizhetik az áfát (VAT) és a fogyasztási adót (GST), felismerhetik a duplikátumokat és érvényesíthetik a fizetési feltételeket. Ezáltal a megfelelőségi csapatok jobb láthatóságot és kontrollt kapnak. Sok szervezetnél ez gyorsabb beszállítói kifizetésekhez és javuló beszállítói kapcsolatokhoz vezet. Továbbá a hibás adatok automatikus észlelése megakadályozza az utólagos egyeztetéseket és a késedelmi díjakat.

Végül integrálja a megőrzési és biztonsági ellenőrzéseket az érzékeny beszállítói információk védelmére. Tartsa meg az eredeti papírszámlákat és a digitális bizonyítékokat a könyvvizsgálatok és adóellenőrzések számára. Emellett használjon szerepkör-alapú hozzáférést annak szabályozására, hogy ki láthatja vagy módosíthatja a számla tartalmát. Összetett munkafolyamatok esetén egy integrált AP automatizálási megoldás csökkenti a hibákat és felgyorsítja a jóváhagyási ciklusokat. Ha nagy volumenű műveleteket futtat, kapcsolja ezeket a folyamatokat e-mail ügynökökhöz, amelyek értesítik a beszállítókat, amikor egy számla beérkezik, így időben tájékoztatást kapnak. Csapatunk a virtualworkforce.ai-t úgy építette, hogy kezelje az ismétlődő e-mail útvonalakat, így az AP csapatok az igazi kivételekre fókuszálhatnak a rutinszerű kommunikáció helyett (tudj meg többet).

demo + capability + invoice processing + erp + import: ellenőrző lista a pilot megtérülésének bizonyításához

Először tervezzen egy pilotot, amely hetek alatt mérhető ROI-t mutat, nem hónapok alatt. Kezdje kicsiben. Válasszon ki 20–50 beszállítót, amelyek a gyakori számlaelrendezéseket és volumeneket reprezentálják. Ezután fogjon össze egy reprezentatív mintát a számlákból. Majd futtassa a mintát a kiválasztott OCR motoron és rögzítse a pontossági mutatókat. Konkrétan mérje a mezőszintű pontosságot, az STP arányt és az eltérésarányt. Jegyezze fel a ciklusidőt és a költséget számlánként bevezetés előtt és után.

Ezután ellenőrizze az import mintákat. Mutasson be egy élő importot az Oracle Fusion Payables-be vagy az Oracle E-Business Suite-ba, és erősítse meg a helyes főkönyvi és beszállítói leképezéseket. Továbbá validálja az API áteresztőképességet és a sík fájl importokat, hogy tudja, hogyan skálázódik a megoldás. Emellett tartalmazzon egy tesztet arra, hogyan kezeli a rendszer a rosszul beolvasott vagy alacsony felbontású képeket. Erősítse meg, hogy az emberi felülvizsgálati feladatok megjelennek, amikor a bizalom a küszöbérték alá esik.

Használjon döntési ellenőrző listát a teljes bevezetés jóváhagyásához. A pilotnak el kell érnie a szükséges pontosságot, integrálódnia kell az oracle ERP-vel, skáláznia kell a tervezett volumenre, és biztosítania kell a várt ROI-t. Végül győződjön meg arról, hogy a szállító nem igényel nagy mennyiségű kódolást a bevezetés során, és hogy a testreszabás elérhető különleges esetekhez. Azoknál a csapatoknál, amelyek szélesebb körű működési automatizálást igényelnek, érdemes hozzáadni automatizált e-mail válaszokat és útvonalakat a pilothoz, hogy a beszállítói megkeresések és az útirányítási feladatok is mutassák a teljes időmegtakarítást. Kapcsolódó útmutatás a megtérülésértékeléshez és a létszám nélküli skálázáshoz található a ROI útmutatónkban a logisztikai csapatok számára (ROI útmutató).

GYIK

Mi az a számla OCR és hogyan működik?

A számla OCR optikai karakterfelismerést és MI-t használ arra, hogy a beszkennelt számlákat vagy PDF fájlokat strukturált adattá alakítsa. Felolvassa olyan mezőket, mint a beszállító neve és a számlaszám, majd ezeket az értékeket kimenetként adja át a payables modulokba történő importhoz.

Integrálható-e az OCR az Oracle Fusion-nal vagy az Oracle E-Business Suite-tal?

Igen. A modern megoldások integrálódnak API-kon, csatlakozókon vagy sík fájl importon keresztül. Érvényesített számlarekordokat továbbítanak az oracle számla moduljába vagy a payables főkönyvébe.

Mennyire pontos az MI-vezérelt számla OCR?

A mezőszintű pontosság tipikusan 95% és 99% között mozog jó minőségű dokumentumokon. A pontosság tovább javul a folyamatos betanítással és az emberi felülvizsgálattal (forrás).

Milyen KPI-ket kell követnem egy AP automatizálás bevezetésekor?

Kövesse a feldolgozási kapacitást, az STP százalékot, az eltérésarányt, a fizetésig eltelt napokat és a költséget számlánként. Ezek a mutatók megmutatják az automatizálás hatását és irányt adnak a további optimalizáláshoz.

Hogyan működik az eltérések kezelése az automatizált egyeztetésnél?

Az automatizált egyeztetés két- vagy háromoldalú ellenőrzéseket alkalmaz, és eltérések esetén kivételt emel. A munkafolyamat feladatokat rendel jóváhagyókhoz, naplózza a tevékenységeket, és auditnyomot hagy a megfelelőség érdekében.

Igényelnek-e a pilotok kódolást vagy nagy testreszabást?

Nem feltétlenül. Sok szállító kínál konfigurálható csatlakozókat és minimális kódolást a beállítás során. Pilotok esetén a csapatok gyakran kerülnek minden nagy volumenű kódolást, hogy gyorsan bizonyítsák a megtérülést.

Mi történik a rossz minőségű beolvasásokkal vagy szokatlan számlaelrendezésekkel?

A rendszerek alacsony bizalommal jelölt mezőket megjelölik emberi felülvizsgálatra. Az ilyen felülvizsgálatokból származó visszajelzés betanítja a modellt, így a hasonló elrendezéseket a jövőben jobban kezeli.

Felismeri-e az OCR a duplikált számlákat vagy a hibás adatokat?

Igen. A duplikátumfelismerés és az érvényesítési szabályok gyanús számlákat és hibás adatokat, például eltérő adóösszegeket is jelölhetnek. Ez megakadályozza a kettős kifizetéseket és csökkenti az egyeztetési munkát.

Hogyan hat az OCR a beszállítói kapcsolatokra?

A gyorsabb és pontosabb feldolgozás lerövidíti a kifizetési ciklusokat és csökkenti a vitákat. Ennek eredményeként a beszállítók időben kapnak fizetést, és erősödik a bizalom a szállítói oldalon.

Hogyan mérjem a ROI-t a pilot után?

Hasonlítsa össze a ciklusidőket, a költséget számlánként, a hibaarányokat és a fizetésig eltelt napokat a megvalósítás előtt és után. Számolja be a beszállítói megkeresések kezelésére fordított idő csökkenését is, amelyet e-mail ügynökökkel automatizálva további működési megtakarítással lehet bemutatni.