Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung für Business Central – Microsoft

Accounts Payable und Business Central: Warum AP-Automation für Microsoft Dynamics 365 Business Central unerlässlich ist

Zunächst haben AP‑Teams weiterhin hohe Mengen an Papier‑ und PDF‑Rechnungen zu bearbeiten. Außerdem verursachen manuelle AP‑Prozesse Zeitverluste und Fehler. Viele Teams kopieren beispielsweise noch Daten aus Lieferanten‑E‑Mails in das Hauptbuch. Das führt zudem zu langsamen Genehmigungen und eingeschränkter Liquiditätstransparenz. Daher suchen Unternehmen, die Business Central einsetzen, nach Automatisierungslösungen. Tatsächlich streben 41 % der AP‑Teams im Vereinigten Königreich aktiv eine vollständige AP‑Automatisierung an, während 17 % erwarten, innerhalb von 6 bis 12 Monaten vollständige Automatisierung zu erreichenQuelle. Diese Zahlen zeigen sowohl Nachfrage als auch Dynamik.

Welche Konsequenzen stehen also auf dem Spiel? Manuelle AP‑Prozesse führen zu verspäteten Zahlungen und verpassten Skonti. Außerdem erhöhen sie das Risiko für doppelte Zahlungen und Betrug. Zudem verbergen sie Verbindlichkeiten vor dem Management. Daher ist die Automatisierung der AP kein Luxus, sondern Kern moderner Finanzfunktionen. Business Central‑ERP‑Kunden profitieren erheblich: Kernvorteile sind bis zu 70 % weniger Zeit für die Rechnungsverarbeitung und rund 60 % niedrigere Kosten pro Rechnung, wenn AP‑Automation implementiert wirdQuelle. Diese Effizienzsteigerungen verbessern das Hauptbuch und schaffen Zeit für strategische Aufgaben.

Eine klare Definition hilft: AP‑Automation umfasst die Erfassung von Rechnungen, Genehmigungs-Workflows, Zahlungsausführung und eine revisionssichere Nachverfolgung. Ein effektiver Ansatz beinhaltet die Erfassung von Rechnungsdaten, die Validierung gegen Bestellungen (PO) und das Buchen ins Hauptbuch. Ein durchgängiger Ablauf reduziert manuelle Dateneingabe und beschleunigt den Monatsabschluss. Wenn Sie in Business Central automatisieren, erhalten Sie Liquiditätstransparenz, Kontrolle und Compliance. Für Teams, die E‑Mail‑gesteuerte Ausnahmen oder schnelle Rückmeldungen benötigen, kann die Integration mit E‑Mail‑Automatisierungstools die Bearbeitungszeit senken. Unser Unternehmen stellt beispielsweise No‑Code‑KI‑Agenten bereit, die Antworten entwerfen und aktualisieren, indem sie ERP‑Daten nutzen — das hilft AP‑Teams, schneller zu reagieren und Lieferantengespräche mit dem System abzugleichen (ERP‑E‑Mail‑Automatisierung für Logistik).

Organisationen müssen zunächst entscheiden, ob sie eine vollständig eingebettete Lösung oder einen connectorbasierten Weg wählen. Anschließend sollten Genehmigungsschwellen und Trennung der Aufgaben definiert werden. Klären Sie auch, ob der gewählte Weg mit Treasury oder anderen ERPs wie Dynamics GP oder älteren NAV‑Systemen integriert werden muss. Wählen Sie schließlich einen Anbieter, der Audit‑Trails, vorgefertigte Integrationen und nachgewiesene ROI bietet. So sparen Sie Zeit und Geld und verwandeln die AP von einer zeitaufwändigen Nebenstelle in ein Kontrollzentrum.

Invoice Capture und automatisierte AP: OCR und KI zur Automatisierung des Rechnungsprozesses in Business Central

Die Rechnungserfassung ist der erste Schritt zur Automatisierung des Accounts‑Payable‑Prozesses. Optische Zeichenerkennung (OCR) extrahiert Text aus PDFs und Bildern. KI validiert anschließend Felder, ordnet Lieferantenrechnungsdaten dem Hauptbuch zu und gleicht Rechnungen mit Bestellungen oder Wareneingängen ab. Intelligente Erfassung kann etwa 2‑Way‑ und 3‑Way‑PO‑Matching durchführen und Abweichungen zur manuellen Prüfung markieren. Die Extraktionsgenauigkeit verbessert sich durch Machine Learning im Zeitverlauf. Folglich sinken Ausnahmeraten und die Zeit bis zur Buchung verkürzt sich.

Technisch betrachtet verarbeitet OCR plus KI Kopfzeilendaten, zeilenbezogene Details, Steuern und Kontierung. Ein robustes System validiert Währung und Umsatzsteuer und füllt Rechnungs‑Kontierungen automatisch aus. Das System kann Dateien importieren oder eingehende E‑Mails mit Rechnungen akzeptieren. So entfällt manuelle Dateneingabe und Fehler werden reduziert. Bei hohen Lieferantenrechnungsvolumina bedeutet das weniger Touchpoints und weniger Nacharbeit. Beispielsweise bietet Continia ein Dokumentenerfassungsprodukt, das vollständig in Business Central eingebettet ist. Continia Document Capture erfasst Rechnungen, validiert Lieferantendaten und erstellt Buchungsentwürfe für Eingangsrechnungen in Business Central, wodurch die für jede Rechnung benötigte Zeit sinktQuelle.

Messen Sie die richtigen Kennzahlen. Wichtige Metriken sind Extraktionsgenauigkeit, Ausnahmerate und Time‑to‑Post. Verfolgen Sie auch den Prozentsatz der ohne menschliches Zutun gebuchten Rechnungen. Ebenfalls wichtig sind erfasste Skonti und Days Payable Outstanding. Nutzen Sie diese Zahlen, um Regeln zu optimieren und die Automatisierung auszubauen. Für AP‑Abteilungen kann die Halbierung der Ausnahmen die Durchsatzleistung verdoppeln. Finanzteams gewinnen dadurch Kapazität für Lieferantenverhandlungen und Cash‑Forecasting. Denken Sie daran: Rechnungserfassung ist nur der Anfang. Um maximalen Nutzen zu erzielen, müssen Erfassung, Workflow, Genehmigungen und Zahlungen verbunden werden.

Integration und End‑to‑End Accounts Payable: Verbindung von Rechnungserfassung, Workflow und Zahlungen in D365 Business Central

Ein durchgängiger AP‑Automatisierungsablauf verknüpft Rechnungserfassung mit Genehmigungen, Buchung und Lieferantenzahlungen. Innerhalb von Business Central können Sie Rechnungen über einen Genehmigungsworkflow leiten, ins Hauptbuch buchen und Zahlungen terminiert ausführen. Dieser End‑to‑End‑Ansatz stellt sicher, dass Rechnungs‑ und Zahlungseinträge synchron bleiben. So bleiben Audit‑Trails intakt und Monatsabschluss‑Abstimmungen werden unkompliziert.

Betrachten Sie die Integrationsoptionen. Sie können native Apps wählen oder Connectoren nutzen. Entscheiden Sie, ob Sie einen vollständig eingebetteten Ansatz oder ein hybrides Modell möchten. Viele Apps sind auf Microsoft AppSource verfügbar. Für Zahlungen und Positive Pay ist Mekorma Payment Hub eine gängige Wahl; es unterstützt sichere Lieferantenzahlungen und integriert Bankformate, um Betrugsrisiken zu reduzieren. Für die Rechnungserfassung wird häufig Continia als Dokumentenerfassungs‑ und Verarbeitungswerkzeug eingesetzt; es integriert sich mit Business Central und unterstützt 2‑Way‑ und 3‑Way‑Matching. Diese vorgefertigten Integrationen verkürzen Implementierungszeiten und helfen, die Datenintegrität über Unternehmen und Einheiten hinweg zu bewahrenQuelle.

Cross‑Company‑ und Multi‑Entity‑Szenarien benötigen besondere Beachtung. Stellen Sie sicher, dass Kontenpläne‑Mappings und Intercompany‑Buchungsregeln definiert sind. Prüfen Sie, dass Buchungsgruppen und Steuerkonfigurationen zwischen Einheiten übertragen werden. Legen Sie Genehmigungsworkflow‑Regeln pro Einheit fest. Überlegen Sie außerdem, wie Lieferantenreklamationen und Zahlungsavis behandelt werden. Nutzen Sie API‑Connectoren oder vorgefertigte Integrationen, um Lieferantenstammdaten, Bestellungen und Zahlungsdaten zu synchronisieren. Für Teams mit vielen E‑Mail‑Ausnahmen kann ein KI‑E‑Mail‑Agent Antworten beschleunigen und den Rechnungsstatus automatisch aktualisieren. Siehe unseren Leitfaden zur Reduzierung von E‑Mail‑Reibungsverlusten zwischen Systemen (Automatisierte Logistikkorrespondenz).

AP Process Automation Lösungen: Die richtige Automatisierungslösung für Microsoft Dynamics 365 Business Central auswählen

Entscheiden Sie zunächst zwischen eingebettetem und drittanbieterbasiertem Connector‑Ansatz. Prüfen Sie, wie tief die Lösung in Business Central integriert ist. Erkundigen Sie sich, ob die Software OCR‑ und KI‑Funktionalität auf Zeilenebene bietet. Fragen Sie Anbieter nach Angaben zur Extraktionsgenauigkeit und wie Ausnahmen gehandhabt werden. Eingebettete Lösungen bieten Vorteile wie enge Synchronisation mit der Buchung und weniger Integrationspunkte. Drittanbieter‑Connectoren können jedoch erweiterte KI‑ oder Zahlungsfunktionen bieten. Achten Sie auf Lösungen, die Positive Pay, Lieferantenzahlungen und skalierbare Verarbeitung unterstützen.

Vergleichen Sie Funktionsumfänge. Bewerten Sie Sicherheit, Betrugserkennung und Lieferanten‑Support. Bestätigen Sie vorgefertigte Integrationen, Dateimportfunktionen und ob das Produkt auf Microsoft AppSource gelistet ist. Prüfen Sie, ob die Lösung die Lieferantenrechnungsverarbeitung End‑to‑End unterstützt und mit Bestell‑ und Wareneingangsabgleich integriert ist. Für viele Mittelstands‑Kunden stehen Continia und Mekorma Payment Hub auf der Shortlist, weil sie sich in Business Central integrieren und eingebettete Funktionalität bieten. Anbieter mit starker Implementierungsunterstützung verringern zudem das Go‑Live‑Risiko.

Nutzen Sie eine Entscheidungs‑Checkliste. Dazu gehören Kompatibilität mit Dynamics 365 Business Central, OCR‑Qualität, Workflow‑Anpassung, Skalierbarkeit und SLA‑Vereinbarungen des Anbieters. Stellen Sie sicher, dass Cross‑Company‑Intercompany‑Buchungen unterstützt werden und dass das System PO‑ und Rechnungsdaten aus externen Quellen importieren kann. Fordern Sie Audit‑Trails und klare Trennung der Aufgaben. Testen Sie mit einem Pilot‑Datensatz und validieren Sie Metriken wie Kosten pro Rechnung und durchschnittliche Time‑to‑Post. Wenn Sie schnellere Antworten auf Lieferantenanfragen benötigen, erwägen Sie die Integration von E‑Mail‑Automatisierung; unsere KI‑Agenten können kontextbezogene Antworten entwerfen und Rechnungen per API im ERP aktualisieren (Virtueller Logistikassistent).

Implementieren und automatisieren Sie Ihre Accounts Payable: Fahrplan vom manuellen zum automatisierten AP

Starten Sie mit der Abbildung vorhandener Prozesse. Identifizieren Sie zeitaufwändige Schritte und Ausnahmen. Dokumentieren Sie Genehmigungsschwellen und wer Zahlungsentscheidungen trifft. Wählen Sie dann eine Pilotgruppe von Lieferanten und Rechnungstypen. Beginnen Sie beispielsweise mit Nicht‑PO‑Rechnungen oder wiederkehrenden Eingangsrechnungen. Importieren Sie historische Rechnungen, um KI‑Modelle zu verbessern. Konfigurieren Sie anschließend die Rechnungserfassung, richten Sie den Genehmigungsworkflow ein und testen Sie die Buchung ins Hauptbuch. Viele Piloten laufen sechs bis acht Wochen; sammeln Sie in dieser Zeit Kennzahlen und verfeinern Sie Regeln.

Planen Sie Ihre Integration. Entscheiden Sie zwischen vollständig eingebettetem oder Connector‑Ansatz. Konfigurieren Sie Bankdateiformate und Lieferanten‑Zahlungsprofile für reibungslose Zahlläufe. Schulen Sie die Nutzer im neuen Genehmigungsworkflow und in Change‑Kontrollen. Richten Sie zudem Trennung der Aufgaben und Audit‑Trails ein, damit Genehmigungen und Zahlungen Compliance‑Anforderungen erfüllen. Geben Sie Lieferanten klare Anweisungen zur Rechnungseinreichung, um Ausnahmen zu reduzieren. Wenn E‑Mails weiterhin Engpässe verursachen, kombinieren Sie Systeme mit einem KI‑E‑Mail‑Agenten, der wiederkehrende Anfragen bearbeitet und Rechnungsstatus per API zwischen Postfächern und ERP synchronisiert. Siehe unseren Leitfaden zum Skalieren von Logistikprozessen ohne Neueinstellungen für Governance‑Tipps (Wie man Logistikprozesse ohne Neueinstellungen skaliert).

Nach dem Go‑Live führen Sie Hypercare durch und überwachen KPIs eng. Erweitern Sie danach den Umfang auf weitere Lieferanten und Rechnungstypen. Aktualisieren Sie Workflows entsprechend geschäftlicher Änderungen. Fügen Sie Zahlungsautomatisierung und Positive Pay hinzu, um Betrugsrisiken zu reduzieren. Sorgen Sie abschließend für Dokumentation und kontinuierliche Schulung, damit Teams sich weiter verbessern. Häufige Fallstricke sind schlechte Datenqualität, unvollständige Lieferanten‑Onboarding‑Prozesse und eine Unterschätzung des Change‑Managements. Diese frühzeitig zu adressieren, spart langfristig Zeit und Kosten.

Messen Sie den Impact und skalieren Sie: KPIs, Einsparungen und kontinuierliche Prozessautomatisierung für Microsoft Dynamics

Messen Sie Invoice Cycle Time, Kosten pro Rechnung und Ausnahmerate. Verfolgen Sie außerdem erfasste Skonti und Days Payable Outstanding. Notieren Sie den Prozentsatz der ohne menschliche Eingriffe gebuchten Rechnungen. Setzen Sie Ziele und überprüfen Sie diese quartalsweise. Für AP‑Abteilungen sind realistische Ziele eine Reduktion der Verarbeitungszeit um 50–70 % und bis zu 60 % niedrigere Kosten pro Rechnung, wie Marktstudien berichtenQuelle.

Berechnen Sie den ROI klar. Nutzen Sie Zeitersparnis, reduzierte Fehler und weniger Mahngebühren als Eingangsgrößen. Berücksichtigen Sie auch den Wert von umgeschultem Personal. Erweitern Sie Automatisierung auf Zahlungen und Treasury, um zusätzlichen Hebel zu erhalten. Die Integration von Mekorma Payment Hub für Lieferantenzahlungen kann etwa Sicherheit erhöhen und Bankgebühren senken, während Positive‑Pay‑Prüfungen automatisiert werden. Erweitern Sie die Automatisierung für Microsoft Dynamics auf PO‑Matching, Rechnungs‑Kontierung und Optimierung von Frühzahlungsrabatten. Skalieren Sie schließlich auf Purchase‑to‑Pay und verbinden Sie andere ERPs in Ihrer Gruppe, um Kontrolle zu konsolidieren.

Kontinuierliche Verbesserung ist entscheidend. Führen Sie periodische Audits des Workflows und der Erfassungsgenauigkeit durch. Testen Sie neue KI‑Modelle und importieren Sie Dateien, um Trainingsdaten zu bereichern. Integrieren Sie Lieferantenportale und EDI, wenn die Volumina dies rechtfertigen. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Lösung mit Ihrer Bank und Treasury integriert ist. Für Teams mit vielen E‑Mail‑Ausnahmen können No‑Code‑KI‑Agenten beim Verfassen von Antworten helfen, den Status im ERP per API aktualisieren und die Bearbeitungszeit drastisch reduzieren. Siehe unser Beispiel zu KI in der Spediteurkommunikation für Anwendungsfälle, in denen KI wiederkehrende Nachrichten verarbeitet und ERP‑Daten aktuell hält (KI für Spediteur‑Kommunikation).

FAQ

What is AP automation for Business Central and why does it matter?

AP‑Automation für Microsoft Dynamics 365 Business Central automatisiert Rechnungserfassung, Genehmigungs‑Workflows, Buchung und Zahlungsplanung innerhalb des ERP. Sie ist wichtig, weil sie die manuelle Dateneingabe reduziert, die Verarbeitungszeit verkürzt und die Liquiditätstransparenz erhöht.

How does OCR and AI improve invoice processing?

OCR extrahiert Text aus PDFs und Scans, während KI Felder validiert und Rechnungszeilen dem Kontenplan zuordnet. Zusammen reduzieren sie manuelle Dateneingabe und senken die Ausnahmeraten.

Can I use a fully embedded solution inside business central?

Ja. Einige Anbieter bieten vollständig eingebettete Lösungen, die innerhalb von Business Central laufen, Integrationspunkte reduzieren und Audit‑Trails erhalten. Continia ist ein Beispiel für eine eingebettete Dokumentenerfassung, die sich mit Business Central integriert.

What payment options integrate with Business Central?

Payment Hubs und Connectoren wie Mekorma Payment Hub verbinden Bankdateien, Positive Pay und Lieferantenzahlungen mit Business Central, um Zahlläufe zu automatisieren und Betrugsrisiken zu reduzieren. Diese Integrationen vereinfachen auch die Abstimmung.

What KPIs should finance teams track after automation?

Verfolgen Sie Invoice Cycle Time, Kosten pro Rechnung, Ausnahmerate und Days Payable Outstanding. Messen Sie außerdem erfasste Skonti und den Prozentsatz der ohne menschliches Zutun gebuchten Rechnungen.

How long does a typical AP automation pilot take?

Piloten laufen üblicherweise sechs bis acht Wochen, inklusive Mapping, Konfiguration und Test. Anschließend folgen phasenweise Rollouts bei gleichzeitiger Überwachung der KPIs und Regeloptimierung.

Do automation solutions support multi-entity companies?

Ja. Viele AP‑Automatisierungstools unterstützen Cross‑Company‑ und Multi‑Entity‑Setups, indem sie Buchungsregeln, Steuercodes und Intercompany‑Mappings bewahren, um die Datenintegrität zwischen Einheiten zu gewährleisten.

What are common implementation pitfalls?

Typische Fallstricke sind unvollständiges Lieferanten‑Onboarding, mangelhafte Stammdaten und die Unterschätzung von Change‑Control‑Anforderungen. Diese frühzeitig anzugehen reduziert Störungen und beschleunigt den ROI.

How can I handle email-driven exceptions more effectively?

Nutzen Sie No‑Code‑KI‑E‑Mail‑Agenten, die den E‑Mail‑Kontext lesen, ERP‑Daten per API abrufen und Antworten entwerfen oder den Rechnungsstatus automatisch aktualisieren. Das reduziert Bearbeitungszeiten und hält die Kommunikation mit dem System synchron.

Where can I learn more about integrating ERP email automation with AP processes?

Informieren Sie sich in unseren Ressourcen zur ERP‑E‑Mail‑Automatisierung und zu zugehörigen Workflows. Für praktische Anleitungen zur Nutzung von KI zur Automatisierung von E‑Mail‑ und ERP‑Aufgaben siehe unseren Leitfaden und Fallstudien auf virtualworkforce.ai.