Automazione della contabilità fornitori per Business Central – Microsoft

contabilità fornitori e Business Central: perché l’automazione AP è essenziale per Microsoft Dynamics 365 Business Central

Per prima cosa, i team AP affrontano ancora elevati volumi di fatture cartacee e in PDF. Inoltre, i processi AP manuali richiedono tempo e causano errori. Ad esempio, molti team copiano ancora i dati dalle email dei fornitori nel libro contabile. Inoltre, questo crea approvazioni lente e visibilità limitata della liquidità. Pertanto, le aziende che utilizzano Business Central cercano modi per automatizzare. Infatti, il 41% dei team AP con sede nel Regno Unito sta attivamente muovendosi verso un’automazione AP completa, mentre il 17% prevede di raggiungere la piena automazione entro 6-12 mesifonte. Queste statistiche mostrano la domanda. Mostrano anche lo slancio.

Innanzitutto, cosa è in gioco? I processi AP manuali generano pagamenti in ritardo e sconti persi. Inoltre, aumentano il rischio di pagamenti duplicati e frodi. Anche le passività vengono nascoste alla direzione. Pertanto, automatizzare l’AP non è un lusso. È centrale per la finanza moderna. I clienti ERP di Business Central possono trarre grandi vantaggi. I benefici principali includono fino al 70% di riduzione del tempo di elaborazione delle fatture e circa il 60% di riduzione del costo per fattura quando si implementa l’automazione APfonte. Questi guadagni di efficienza migliorano il libro mastro e liberano tempo per attività strategiche.

Per cominciare, una definizione operativa aiuta. L’automazione AP copre la cattura delle fatture, i flussi di approvazione, l’esecuzione dei pagamenti e una traccia di audit. Un approccio efficace include la cattura dei dati delle fatture d’acquisto, la validazione rispetto al ordine d’acquisto (PO) e la registrazione nel libro contabile. Inoltre, un flusso end-to-end riduce l’immissione manuale dei dati e accelera le chiusure di fine mese. Pertanto, quando si automatizza in Business Central si ottengono visibilità della liquidità, controllo e conformità. Per i team che necessitano di eccezioni gestite via email o risposte rapide, l’integrazione con strumenti di automazione delle email può ridurre i tempi di gestione. Ad esempio, la nostra azienda fornisce agenti AI no-code che redigono e aggiornano le risposte utilizzando i dati ERP, il che aiuta i team AP a rispondere più velocemente e a mantenere le conversazioni con i fornitori sincronizzate con il sistema (automazione email ERP per la logistica).

Per prima cosa, le organizzazioni devono decidere se adottare una soluzione completamente embedded o un percorso basato su connettori. Poi, dovrebbero mappare le soglie di approvazione e la segregazione dei compiti. Considerate anche se il percorso scelto si integra con la tesoreria o con altri ERP come Dynamics GP o NAV legacy. Infine, scegliete un fornitore che offra tracce di audit, integrazioni predefinite e un ROI dimostrato. Questo vi aiuta a risparmiare tempo e denaro trasformando l’AP da un back office che consuma tempo a un centro di controllo.

cattura delle fatture e AP automatizzata: usare OCR e IA per automatizzare il processo delle fatture in Business Central

La cattura delle fatture è il primo passo per automatizzare il processo della contabilità fornitori. L’OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) estrae il testo da PDF e immagini. Poi l’IA convalida i campi, mappa i dati della fattura fornitore al piano dei conti e confronta le fatture con l’ordine d’acquisto o le ricevute. Ad esempio, la cattura intelligente può effettuare matching 2-way e 3-way con i PO e segnalare le discrepanze per la revisione umana. Inoltre, l’accuratezza dell’estrazione migliora nel tempo con il machine learning. Di conseguenza, i tassi di eccezione diminuiscono e il tempo per la registrazione si riduce.

Dal punto di vista tecnologico, OCR più IA gestiscono i dati dell’intestazione della fattura, i dettagli a livello di riga, le tasse e la codifica. Un sistema robusto verifica valuta e IVA, quindi popola automaticamente la codifica della fattura. Inoltre, il sistema può importare file o accettare fatture inviate via email. Pertanto, i team eliminano la necessità dell’immissione manuale dei dati e riducono gli errori. Per i volumi di fatture dei fornitori, ciò significa meno punti di contatto e meno rilavorazioni. Ad esempio, Continia offre un prodotto di cattura documenti totalmente embedded in Business Central. Continia document capture acquisisce fatture, convalida i dati del fornitore e crea bozze di fatture d’acquisto all’interno di Business Central, riducendo il tempo impiegato per ogni fatturafonte.

Per prima cosa, misurate le cose giuste. Le metriche chiave includono accuratezza di estrazione, tasso di eccezioni e tempo alla registrazione. Poi monitorate la percentuale di fatture registrate senza intervento umano. Anche monitorate gli sconti per pagamento anticipato catturati e i giorni di pagamento in sospeso (DPO). Utilizzate questi dati per ottimizzare le regole e ampliare l’automazione. Per i reparti AP, ridurre le eccezioni della metà può raddoppiare la capacità operativa. Di conseguenza, i team finanziari liberano risorse per la negoziazione con i fornitori e la previsione di cassa. Infine, ricordate che la cattura delle fatture è solo l’inizio. Per ottenere il massimo valore, dovete collegare la cattura al flusso di lavoro, alle approvazioni e ai pagamenti.

integrazione e contabilità fornitori end-to-end: collegare cattura delle fatture, workflow e pagamenti in D365 Business Central

Un flusso di automazione AP end-to-end collega la cattura delle fatture alle approvazioni, alla registrazione e ai pagamenti ai fornitori. All’interno di Business Central è possibile instradare le fatture attraverso un workflow di approvazione, registrarle nel libro mastro e pianificare i pagamenti. Questo approccio end-to-end assicura inoltre che i record di fattura e pagamento rimangano sincronizzati. Pertanto, le tracce di audit restano integre e le riconciliazioni di fine mese diventano semplici.

Per prima cosa, considerate le opzioni di integrazione. Potete scegliere app native o utilizzare connettori. Poi decidete se preferite un approccio completamente embedded o un modello ibrido. Sono inoltre disponibili molte app su Microsoft AppSource per una scoperta rapida. Per i pagamenti e il Positive Pay, Mekorma Payment Hub è una scelta comune; supporta pagamenti sicuri ai fornitori e si integra con i formati bancari per ridurre il rischio di frode. Per la cattura delle fatture, Continia è molto usata come strumento di cattura e elaborazione documenti che si integra con Business Central e supporta matching 2-way e 3-way. Queste integrazioni predefinite riducono i tempi di implementazione e aiutano a mantenere l’integrità dei dati tra aziende ed entitàfonte.

Per scenari cross-company e multi-entity serve attenzione. Assicuratevi di definire le mappature del piano dei conti e le regole di contabilizzazione intercompany. Confermate anche che i gruppi di registrazione e le impostazioni fiscali siano trasferiti tra entità. Poi impostate regole di workflow di approvazione per ciascuna entità. Inoltre, considerate come gestire le controversie sulle fatture dei fornitori e gli avvisi di distinta di pagamento. Infine, utilizzate connettori API o integrazioni predefinite per sincronizzare anagrafica fornitori, ordine d’acquisto e dati di pagamento. Per i team che gestiscono alti volumi di eccezioni via email, aggiungere un agente email AI può velocizzare le risposte e aggiornare automaticamente lo stato della fattura. Vedi la nostra guida sulla corrispondenza logistica automatizzata per idee su come ridurre l’attrito delle email tra i sistemi (corrispondenza logistica automatizzata).

soluzioni di automazione del processo AP: scegliere la giusta soluzione di automazione per Microsoft Dynamics 365 Business Central

Per prima cosa, decidete tra approcci embedded e connettori di terze parti. Valutate quindi quanto profondamente la soluzione si integra con l’ERP Business Central. Verificate anche se il software offre OCR e capacità di IA a livello di riga. Pertanto, chiedete ai fornitori dati sull’accuratezza di estrazione e sui workflow di gestione delle eccezioni. Per una soluzione embedded, i vantaggi includono una sincronizzazione più stretta con la registrazione e meno punti di integrazione. Tuttavia, i connettori di terze parti possono offrire IA più avanzata o funzionalità di pagamento. Cercate ad esempio una soluzione che offra Positive Pay, pagamenti ai fornitori e capacità di elaborazione scalabile.

Confrontate innanzitutto i set di funzionalità. Valutate quindi sicurezza, rilevamento frodi e supporto ai fornitori. Confermate anche integrazioni predefinite, capacità di importazione file e se il prodotto è pubblicato su Microsoft AppSource. Poi verificate se la soluzione supporta il processo completo di gestione delle fatture fornitori e se si integra con il matching degli ordini d’acquisto e delle ricevute. Per molti clienti mid-market, Continia e Mekorma Payment Hub sono candidati comuni perché si integrano con Business Central e offrono funzionalità embedded. Inoltre, i fornitori che forniscono solido supporto all’implementazione riducono il rischio di go-live.

Usate una checklist decisionale. Includete compatibilità con Dynamics 365 Business Central, qualità OCR, personalizzazione del workflow, scalabilità e SLA del fornitore. Confermate anche che la soluzione supporti il cross-company e la contabilizzazione intercompany, e che possa importare dati PO e fattura da fonti esterne. Richiedete poi tracce di audit e chiara segregazione dei compiti. Infine, testate con un dataset pilota e validate metriche come costo per fattura e tempo medio alla registrazione. Se avete bisogno di risposte più veloci alle richieste dei fornitori, considerate l’integrazione dell’automazione email; i nostri agenti AI possono redigere risposte contestuali e aggiornare le fatture usando l’accesso API ai dati ERP (assistente virtuale per la logistica).

implementare e automatizzare la vostra contabilità fornitori: roadmap per passare da processi AP manuali ad AP automatizzata

Per prima cosa, mappate i processi attuali. Poi, identificate i passaggi che richiedono più tempo e le eccezioni. Documentate anche le soglie di approvazione e chi prende le decisioni di pagamento. Selezionate quindi un set pilota di fornitori e tipi di fattura. Ad esempio, iniziate con fatture senza PO o schemi di fatture d’acquisto ricorrenti. Includete anche l’importazione delle fatture storiche per migliorare i modelli IA. Configurate poi la cattura delle fatture, impostate il workflow di approvazione e testate la registrazione nel libro mastro. Per molti team, un pilota dura sei-otto settimane. Durante quel periodo, raccogliete metriche e affinate le regole.

Pianificate la vostra integrazione. Scegliete poi tra approccio completamente embedded o connettore. Configurate anche i formati dei file bancari e i profili di pagamento dei fornitori per eseguire i pagamenti senza intoppi. Formate gli utenti sul nuovo workflow di approvazione e sui controlli di cambiamento. Inoltre, predisponete segregazione dei compiti e tracce di audit in modo che approvazioni e pagamenti soddisfino i requisiti di conformità. Per l’onboarding dei fornitori, fornite indicazioni chiare su come inviare le fatture per ridurre le eccezioni. Se le email restano un collo di bottiglia, combinate i sistemi con un agente email AI per gestire le richieste ripetitive e sincronizzare lo stato delle fatture tra caselle di posta ed ERP tramite connessioni API. Vedi la nostra guida su come scalare le operazioni logistiche senza assumere personale per suggerimenti di governance (come scalare le operazioni logistiche senza assumere personale).

Dopo il go-live, eseguite una fase di hypercare e monitorate attentamente i KPI. Poi ampliate l’ambito a più fornitori e tipi di fattura. Aggiornate anche i workflow per riflettere i cambiamenti aziendali. Quindi aggiungete l’automazione dei pagamenti e il Positive Pay per ridurre il rischio di frode. Infine, garantite documentazione e formazione continua affinché i team migliorino costantemente. I problemi comuni includono scarsa qualità dei dati, onboarding fornitori incompleto e sottostima dei requisiti di change management. Affrontateli presto per risparmiare tempo e denaro nel lungo periodo.

misurare l’impatto e scalare: KPI, risparmi e automazione continua per Microsoft Dynamics

Per prima cosa, misurate il tempo di ciclo della fattura, il costo per fattura e il tasso di eccezioni. Poi monitorate gli sconti per pagamento anticipato catturati e i giorni di pagamento in sospeso. Registrate anche la percentuale di fatture registrate senza intervento umano. Stabilite quindi obiettivi e revisionateli trimestralmente. Per i reparti AP, obiettivi realistici includono una riduzione del 50–70% del tempo di elaborazione e fino al 60% di riduzione del costo per fattura, come riportato in studi di mercatofonte.

Calcolate il ROI in modo chiaro. Utilizzate i risparmi di tempo, gli errori ridotti e le minori commissioni per ritardi come input. Includete anche il valore della riallocazione del personale. Poi estendete l’automazione a pagamenti e tesoreria per ottenere maggior leva. Ad esempio, integrare Mekorma Payment Hub per i pagamenti ai fornitori può aggiungere sicurezza e ridurre le commissioni bancarie automatizzando i controlli positive pay. Inoltre, estendete l’automazione per Microsoft Dynamics per coprire il matching PO, la codifica delle fatture e l’ottimizzazione dei pagamenti anticipati. Infine, scalate verso il purchase-to-pay e collegate altri ERP nel vostro gruppo per consolidare il controllo.

Il miglioramento continuo è fondamentale. Eseguite periodicamente audit del workflow e dell’accuratezza della cattura. Testate nuovi modelli IA e importate file per arricchire i dati di training. Poi integrate portali fornitori ed EDI se i volumi lo giustificano. Inoltre, assicurate che la soluzione si integri con la vostra banca e la tesoreria. Per i team che gestiscono molte eccezioni via email, gli agenti AI no-code possono aiutare a redigere risposte, aggiornare gli stati nell’ERP via API e ridurre drasticamente i tempi di gestione. Vedi il nostro articolo su IA per la comunicazione con gli spedizionieri per esempi di come l’IA può gestire messaggi ripetitivi mantenendo aggiornati i dati ERP (IA per la comunicazione con gli spedizionieri).

FAQ

Cos’è l’automazione AP per Business Central e perché è importante?

L’automazione AP per Microsoft Dynamics 365 Business Central automatizza la cattura delle fatture, il workflow di approvazione, la registrazione e la pianificazione dei pagamenti all’interno dell’ERP. È importante perché riduce l’immissione manuale dei dati, accorcia i tempi di elaborazione e aumenta la visibilità della liquidità.

Come migliorano l’elaborazione delle fatture l’OCR e l’IA?

L’OCR estrae il testo da PDF e scansioni mentre l’IA convalida i campi e mappa le righe della fattura al piano dei conti. Insieme riducono l’immissione manuale dei dati e abbassano i tassi di eccezione.

Posso usare una soluzione completamente embedded all’interno di Business Central?

Sì. Alcuni fornitori offrono una soluzione completamente embedded che gira dentro l’ERP Business Central, riducendo i punti di integrazione e preservando le tracce di audit. Continia è un esempio di cattura documenti embedded che si integra con Business Central.

Quali opzioni di pagamento si integrano con Business Central?

Hub di pagamento e connettori, come Mekorma Payment Hub, collegano file bancari, Positive Pay e pagamenti ai fornitori a Business Central per automatizzare le esecuzioni dei pagamenti e ridurre il rischio di frode. Queste integrazioni semplificano anche la riconciliazione.

Quali KPI dovrebbero monitorare i team finanziari dopo l’automazione?

Monitorate il tempo di ciclo delle fatture, il costo per fattura, il tasso di eccezioni e i giorni di pagamento in sospeso. Misurate anche gli sconti per pagamento anticipato catturati e la percentuale di fatture registrate senza intervento umano.

Quanto dura un pilota tipico di automazione AP?

I piloti generalmente durano sei-otto settimane, includendo mappatura, configurazione e test. Poi i team passano a rollout a fasi monitorando i KPI e affinando le regole.

Le soluzioni di automazione supportano aziende multi-entity?

Sì. Molti strumenti di automazione AP supportano scenari cross-company e multi-entity preservando regole di contabilizzazione, codici fiscali e mappature intercompany per mantenere l’integrità dei dati tra le entità.

Quali sono i problemi comuni nell’implementazione?

I problemi includono onboarding fornitori insufficiente, anagrafiche incomplete e sottostima dei requisiti di change control. Affrontarli precocemente riduce le interruzioni e accelera il ROI.

Come posso gestire meglio le eccezioni generate dalle email?

Usate agenti email AI no-code che leggono il contesto delle email, estraggono i dati ERP via API e redigono risposte o aggiornano automaticamente lo stato della fattura. Questo riduce i tempi di gestione e mantiene le comunicazioni sincronizzate con il sistema.

Dove posso approfondire l’integrazione dell’automazione email ERP con i processi AP?

Esplorate le risorse sull’automazione email ERP e i workflow correlati. Per indicazioni pratiche sull’uso dell’IA per automatizzare email e attività ERP, consultate la nostra guida all’automazione email ERP e i casi di studio su automazione email ERP per la logistica.