Szállítói számlák automatizálása a Business Centralhoz – Microsoft

accounts payable and business central: why ap automation is essential for microsoft dynamics 365 business central

Először is, a számlakezelő (AP) csapatok még mindig nagy mennyiségű papír- és PDF-számlával találkoznak. Másodszor, a manuális AP-folyamatok időigényesek és hibákhoz vezetnek. Például sok csapat még mindig a beszállítói e-mailekből másolja az adatokat a főkönyvbe. Emellett ez lassú jóváhagyásokat és korlátozott készpénzátláthatóságot eredményez. Ezért a Business Central-t használó vállalkozások automatizálási lehetőségeket keresnek. Valójában az Egyesült Királyságban működő AP-csapatok 41%-a aktívan halad a teljes AP-automatizálás felé, míg 17% várhatóan 6–12 hónapon belül éri el a teljes automatizálástforrás. Ezek a statisztikák a keresletet és a lendületet mutatják.

Először is, mi a tét? A manuális AP-folyamatok késedelmes kifizetéseket és elmulasztott kedvezményeket okoznak. Továbbá növelik a duplikált kifizetések és a csalás kockázatát. Emellett elrejtik a kötelezettségeket a vezetőség elől. Ezért az AP automatizálása nem luxus, hanem a modern pénzügy alapvető eleme. A Business Central ERP-ügyfelek jelentős hasznot húzhatnak belőle. A fő előnyök között szerepel akár 70%-os csökkenés a számla feldolgozási időben és körülbelül 60%-kal alacsonyabb költség számlánként, ha bevezetik az AP-automatizálástforrás. Ezek a hatékonyságnövekedések javítják a főkönyvet és felszabadítják az időt stratégiai feladatokra.

Először is, egy működő definíció segít. Az AP-automatizálás magában foglalja a számla rögzítését, a jóváhagyási munkafolyamatokat, a kifizetések végrehajtását és az audit nyomvonalat. Ezt követően egy hatékony megközelítés tartalmazza a beszerzési számlaadatok rögzítését, a beszerzési megrendeléshez (PO) vagy átvételhez való érvényesítést és a főkönyvbe történő könyvelést. Egy végtől-végig tartó folyamat csökkenti a manuális adatbevitel szükségességét és felgyorsítja a havi zárást. Így a Business Central-ban végzett automatizálás készpénzátláthatóságot, kontrollt és megfelelőséget biztosít. Azoknak a csapatoknak, amelyek e-mail alapú kivételeket vagy gyors válaszokat igényelnek, az e-mail automatizációs eszközökkel való integráció csökkentheti a kezelésre fordított időt. Például cégünk kód nélküli AI-ügynököket kínál, amelyek ERP-adatok felhasználásával vázolják és frissítik a válaszokat, ami segíti az AP-csapatokat a gyorsabb reagálásban és a beszállítói kommunikáció szinkronban tartásában (ERP e-mail automatizálás logisztikához).

Először a szervezeteknek el kell dönteniük, hogy teljesen beágyazott megoldást vagy csatlakozó alapú utat választanak-e. Ezt követően fel kell térképezni a jóváhagyási küszöböket és a feladatok szétválasztását. Továbbá érdemes átgondolni, hogy az adott megoldás integrálódik-e a treasury-vel vagy más ERP-kkel, például a Dynamics GP-vel vagy régebbi NAV rendszerekkel. Végül válasszon olyan szállítót, amely audit nyomvonalat, előre elkészített integrációkat és bizonyított ROI-t kínál. Ez idő- és költségmegtakarítást eredményez, miközben az AP-t egy időigényes back office-ból irányítási központtá alakítja.

invoice capture and automated ap: using OCR and AI to automate the invoice process in business central

Először is, a számlarögzítés a számlakezelés automatizálásának első lépése. Ezt követően az optikai karakterfelismerés, az OCR kinyeri a szöveget a PDF-ekből és képekből. Majd az AI érvényesíti a mezőket, leképezi a beszállítói számlaadatokat a főkönyvre, és egyezteti a számlákat a PO-val vagy az átvételekkel. Például az intelligens rögzítés képes 2-utas és 3-utas PO-egyeztetésre, és jelzi az eltéréseket emberi felülvizsgálatra. Az extrakció pontossága a gépi tanulás révén idővel javul. Ennek következtében a kivételarány csökken és a könyvelésre fordított idő rövidül.

Először vizsgáljuk meg a technológiát. Az OCR és az AI kezeli a számla fejlécadatokat, a tételszintű részleteket, az adózást és a kódolást. Ezt követően egy robusztus rendszer érvényesíti a valutát és az ÁFA-t, majd automatikusan kitölti a számlakódolást. A rendszer képes fájlokat importálni vagy e-mailen érkező számlákat fogadni. Így a csapatok megszabadulnak a manuális adatbeviteltől és csökkennek a hibák. A beszállítói számlamennyiségek esetén ez kevesebb érintést és kevesebb újramunkát jelent. Például a Continia kínál egy dokumentumrögzítő terméket, amely teljesen beágyazottan működik a Business Central-ban. A Continia dokumentumrögzítés számlákat rögzít, ellenőrzi a beszállítói adatokat, és beszerzési számlakivonat-tervezeteket hoz létre a Business Central-ban, csökkentve az egyes számlákra fordított időtforrás.

Először is, mérje a megfelelő mutatókat. A kulcsmutatók közé tartozik az extrahálás pontossága, a kivételarány és a könyvelésre fordított idő. Ezenkívül kövesse nyomon a human touch nélkül könyvelt számlák arányát. Figyelje az elsők között kihasznált kedvezményeket és a kifizetési napok számát (DPO). Ezután használja ezeket az adatokat a szabályok finomhangolásához és az automatizálás kiterjesztéséhez. Az AP-osztályok számára a kivételek felére csökkentése duplázhatja az átbocsátóképességet. Ennek eredményeként a pénzügyi csapatok kapacitást szabadítanak fel a beszállítói tárgyalásokhoz és a készpénz-előrejelzéshez. Végül ne feledje, hogy a számlarögzítés csak a kezdet. A maximális érték eléréséhez a rögzítést munkafolyamathoz, jóváhagyásokhoz és kifizetésekhez kell kapcsolni.

integration and end-to-end accounts payable: connecting invoice capture, workflow and payments in d365 business central

Először is, egy végtől-végig AP automatizálási folyamat összeköti a számlarögzítést a jóváhagyásokkal, a könyveléssel és a beszállítói kifizetésekkel. Ezt követően a Business Central-on belül útvonalazhatja a számlákat jóváhagyási munkafolyamaton keresztül, könyvelheti azokat a főkönyvbe és ütemezheti a kifizetéseket. Ez a végtől-végig megközelítés biztosítja, hogy a számla- és kifizetésnyilvántartások szinkronban maradjanak. Így az audit nyomvonalak épségben maradnak és a havi zárási egyeztetések egyszerűbbé válnak.

Először is, gondolja át az integrációs lehetőségeket. Választhat natív alkalmazásokat vagy használhat csatlakozókat. Ezután döntsön arról, hogy teljesen beágyazott megoldást vagy hibrid modellt szeretne-e. Sok alkalmazás megtalálható a Microsoft AppSource-on gyors felfedezésre. A kifizetések és Positive Pay területén a Mekorma Payment Hub gyakori választás; támogatja a biztonságos beszállítói kifizetéseket és integrálódik a bankformátumokkal a csaláskockázat csökkentése érdekében. A számlarögzítéshez a Continia széles körben használt dokumentumrögzítő és feldolgozó eszköz, amely integrálódik a Business Central-lal és támogatja a 2-utas és 3-utas egyeztetést. Ezek az előre elkészített integrációk csökkentik a bevezetési időt és segítenek megőrizni az adatintegritást cégek és entitások közöttforrás.

Először is, a több cégre és több entitásra kiterjedő forgatókönyveket figyelembe kell venni. Ezután biztosítsa a főkönyvi számlatükör leképezéseit és az intercompany könyvelési szabályokat. Továbbá ellenőrizze, hogy a könyvelési csoportok és az adóbeállítások átkerülnek-e az entitások között. Majd állítsa be az egyes entitásokra vonatkozó jóváhagyási munkafolyamat-szabályokat. Ezen felül gondolja át, hogyan kezelik a beszállítói számlavitákat és az utalási értesítéseket. Végül használjon API-csatlakozókat vagy előre elkészített integrációkat a beszállítói törzsadatok, beszerzési megrendelések és kifizetési adatok szinkronizálásához. Azoknak a csapatoknak, amelyek nagy mennyiségű e-mailes kivétellel dolgoznak, egy AI e-mail ügynök hozzáadása felgyorsíthatja a válaszadást és automatikusan frissítheti a számlaállapotot. Lásd útmutatónkat az automatizált logisztikai levelezésről ötletekért, hogyan csökkenthető az e-mail súrlódás a rendszerek között (automatizált logisztikai levelezés).

ap process automation solutions: choosing the right automation solution for microsoft dynamics 365 business central

Először is, döntsön a beágyazott és a harmadik fél csatlakozó megközelítések között. Ezt követően értékelje, hogy mennyire mélyen integrálódik a megoldás a Business Central ERP-vel. Továbbá ellenőrizze, hogy a szoftver kínál-e OCR és AI képességeket tételszinten. Ezért kérje el a szállítóktól az extrakciós pontossági adatokat és a kivételkezelési munkafolyamatokat. Egy beágyazott megoldás előnyei közé tartozik a szorosabb szinkron a könyveléssel és kevesebb integrációs pont. Ugyanakkor a harmadik féltől származó csatlakozók fejlettebb AI- vagy kifizetési funkciókat nyújthatnak. Például keressen olyan automatizálási megoldást, amely támogatja a Positive Pay-t, a beszállítói kifizetéseket és a skálázható feldolgozást.

Először hasonlítsa össze a funkciókészleteket. Ezt követően értékelje a biztonságot, a csalásfelderítést és a beszállítói támogatást. Továbbá erősítse meg az előre elkészített integrációkat, a fájlimportálási képességet, és hogy a termék szerepel-e a Microsoft AppSource-on. Majd ellenőrizze, hogy a megoldás támogatja-e a beszállítói számlafeldolgozást end-to-end, és integrálódik-e a beszerzési megrendelések és az átvételek egyeztetésével. Sok középvállalati ügyfél számára a Continia és a Mekorma Payment Hub gyakori rövid listák, mert integrálódnak a Business Central-lal és beágyazott funkcionalitást kínálnak. Emellett azok a szállítók, amelyek erős bevezetési támogatást nyújtanak, csökkentik az éles indulás kockázatát.

Először használjon döntési ellenőrzőlistát. Ezután vegye fel a kompatibilitást a Dynamics 365 Business Central-lal, az OCR minőségét, a munkafolyamat testreszabhatóságát, a skálázhatóságot és a szállítói SLA-kat. Továbbá erősítse meg, hogy a megoldás támogatja-e a több cégre kiterjedő intercompany könyvelést, és képes-e PO és számlaadatok importálására külső forrásokból. Majd követelje meg az audit nyomvonalakat és a világos feladatmegosztást. Végül teszteljen egy pilot adatállománnyal és ellenőrizze az olyan mutatókat, mint a költség számlánként és az átlagos könyvelési idő. Ha gyorsabb válaszokra van szüksége a beszállítói kérdésekre, fontolja meg az e-mail automatizáció integrálását; AI-ügynökeink kontextusérzékeny válaszokat készítenek és API-hozzáféréssel frissítik a számlákat az ERP-ben (virtuális asszisztens logisztikához).

implement and automate your accounts payable: roadmap to move from manual ap processes to automated ap

Először térképezze fel a jelenlegi folyamatokat. Ezt követően azonosítsa az időigényes lépéseket és a kivételeket. Továbbá dokumentálja a jóváhagyási küszöböket és azt, hogy ki hozza a fizetési döntéseket. Majd válasszon ki egy pilot beszállítói kört és számlatípusokat. Például kezdje nem-PO számlákkal vagy ismétlődő beszerzési számlamintákkal. Szintén vegye figyelembe a történeti számlák importálását az AI-modellek javítása érdekében. Ezután konfigurálja a számlarögzítést, állítsa be a jóváhagyási munkafolyamatot és tesztelje a főkönyvi könyvelést. Sok csapatnál a pilot hat–nyolc hétig tart. Ez idő alatt gyűjtse a mutatókat és finomhangolja a szabályokat.

Először tervezze meg az integrációt. Ezt követően döntse el, hogy teljesen beágyazott vagy csatlakozó alapú megoldást választ. Továbbá konfigurálja a bankfájl-formátumokat és a beszállítói kifizetési profilokat a zökkenőmentes kifizetésekhez. Majd képezze ki a felhasználókat az új jóváhagyási munkafolyamatról és a változáskezelésről. Emellett állítsa be a feladatok szétválasztását és az audit nyomvonalakat, hogy a jóváhagyások és kifizetések megfeleljenek a megfelelőségi követelményeknek. A beszállítói beléptetésnél adjon világos útmutatást a beszállítóknak arról, hogyan küldjék be a számlákat a kivételek csökkentése érdekében. Ha az e-mail továbbra is szűk keresztmetszet, kombinálja a rendszert egy AI e-mail ügynökkel, amely kezeli az ismétlődő megkereséseket és API-kapcsolaton keresztül szinkronizálja a számlaállapotot a beérkező levelekkel és az ERP-vel. Lásd útmutatónkat a logisztikai műveletek skálázásáról munkaerő-felvétel nélkül további iránymutatásokért (hogyan bővítsük a logisztikai műveleteket munkaerő felvétel nélkül).

Először az éles indulás után tartson hypercare időszakot és figyelje szorosan a KPI-ket. Ezt követően terjessze ki a hatókört több beszállítóra és számlatípusra. Frissítse a munkafolyamatokat az üzleti változásoknak megfelelően. Majd adjon hozzá kifizetés-automatizálást és Positive Pay-t a csalás kockázatának csökkentésére. Végül biztosítsa a dokumentációt és a folyamatos képzést, hogy a csapatok folyamatosan javuljanak. A gyakori buktatók közé tartozik a rossz adatminőség, a hiányos beszállítói beléptetés és a változáskezelés alábecslése. Ezeket korán kezelve hosszú távon időt és pénzt takarít meg.

measure impact and scale: KPIs, savings and continuous process automation for microsoft dynamics

Először mérje a számlafeldolgozási ciklusidőt, a költséget számlánként és a kivételarányt. Ezt követően kövesse az elsők között kihasznált kedvezményeket és a kifizetési napok számát (DPO). Szintén rögzítse a human touch nélkül könyvelt számlák arányát. Majd tűzzön ki célokat és vizsgálja felül negyedévente. Az AP-osztályok reális céljai között szerepel a feldolgozási idő 50–70%-os csökkentése és akár 60%-kal alacsonyabb költség számlánként, ahogy a piaci tanulmányok jelzikforrás.

Először számítsa ki egyértelműen a ROI-t. Ezt követően használja bemenetként az időmegtakarítást, a kevesebb hibát és a kevesebb késedelmes díjat. Továbbá vegye figyelembe a személyzet átcsoportosításából származó értéket. Majd terjessze ki az automatizálást a kifizetésekre és a treasury-re, hogy még nagyobb hasznot érjen el. Például a Mekorma Payment Hub integrálása a beszállítói kifizetésekhez biztonságot adhat és csökkentheti a banki díjakat, miközben automatizálja a Positive Pay ellenőrzéseket. Ezenkívül terjessze ki az automatizálást a Microsoft Dynamics területén PO-egyeztetésre, számlakódolásra és az előzetes kifizetési optimalizációra. Végül skálázza a purchase-to-pay folyamatot és kapcsolja össze más ERP-kkel vagy csoporton belüli rendszerekkel az irányítás konszolidálásához.

Először a folyamatos fejlesztés számít. Ezt követően rendszeresen ellenőrizze a munkafolyamatot és az rögzítési pontosságot. Szintén teszteljen új AI-modelleket és importáljon fájlokat az oktatási adathalmaz gazdagításához. Majd integráljon beszállítói portálokat és EDI-t, ha a volumen indokolja. Ezenkívül győződjön meg arról, hogy a megoldás integrálódik a bankjával és a treasury-vel. Azoknak a csapatoknak, amelyek sok e-mailes kivétellel foglalkoznak, a kód nélküli AI-ügynökök segíthetnek vázlatokat készíteni, státuszokat frissíteni az ERP-ben API-n keresztül, és drámaian csökkenteni a kezelési időt. Lásd anyagunkat az AI-ról a fuvarozói kommunikációban példákért, hogyan kezelheti az AI az ismétlődő üzeneteket, miközben az ERP-adatokat naprakészen tartja (AI a szállítmányozói kommunikációban).

FAQ

What is AP automation for Business Central and why does it matter?

Az AP-automatizálás a Microsoft Dynamics 365 Business Central számára automatizálja a számlarögzítést, a jóváhagyási munkafolyamatot, a könyvelést és a kifizetések ütemezését az ERP-ben. Fontos, mert csökkenti a manuális adatbevitelt, lerövidíti a feldolgozási időt és növeli a készpénzátláthatóságot.

How does OCR and AI improve invoice processing?

Az OCR kinyeri a szöveget a PDF-ekből és beolvasásokból, míg az AI érvényesíti a mezőket és leképezi a számlatételeket a főkönyvi számlatükörre. Együtt csökkentik a manuális adatbevitelt és mérséklik a kivételarányt.

Can I use a fully embedded solution inside business central?

Igen. Néhány szállító teljesen beágyazott megoldást kínál, amely a Business Central ERP-n belül fut, csökkentve az integrációs pontokat és megőrizve az audit nyomvonalakat. A Continia egy példa a beágyazott dokumentumrögzítésre, amely integrálódik a Business Central-lal.

What payment options integrate with Business Central?

A kifizetési hubok és csatlakozók, például a Mekorma Payment Hub, összekapcsolják a banki fájlokat, a Positive Pay-t és a beszállítói kifizetéseket a Business Central-lal az automatikus kifizetésekhez és a csaláskockázat csökkentéséhez. Ezek az integrációk emellett egyszerűsítik az egyeztetést.

What KPIs should finance teams track after automation?

Kövesse a számlaciklus idejét, a költséget számlánként, a kivételarányt és a kifizetési napok számát. Mérje az elsők között kihasznált kedvezményeket és a human touch nélkül könyvelt számlák százalékát is.

How long does a typical AP automation pilot take?

A pilotok általában hat–nyolc hétig tartanak, beleértve a feltérképezést, a konfigurációt és a tesztelést. Ezután a csapatok fázisos bevezetésekre térnek át, miközben figyelik a KPI-ket és finomhangolják a szabályokat.

Do automation solutions support multi-entity companies?

Igen. Sok AP-automatizálási eszköz támogatja a több cégre és több entitásra kiterjedő beállításokat azáltal, hogy megőrzi a könyvelési szabályokat, az adókódokat és az intercompany leképezéseket az adatintegritás fenntartása érdekében.

What are common implementation pitfalls?

A buktatók közé tartozik a rossz beszállítói beléptetés, a hiányos törzsadatok és a változáskezelés alábecslése. Ezek korai kezelése csökkenti a fennakadásokat és gyorsítja a megtérülést.

How can I handle email-driven exceptions more effectively?

Használjon kód nélküli AI e-mail ügynököket, amelyek értelmezik az e-mailek kontextusát, lekérik az ERP-adatokat API-n keresztül, és vázolják a válaszokat vagy automatikusan frissítik a számlaállapotot. Ez csökkenti a kezelésre fordított időt és szinkronban tartja a kommunikációt a rendszerrel.

Where can I learn more about integrating ERP email automation with AP processes?

Ismerje meg az ERP e-mail automatizálás és a kapcsolódó munkafolyamatok forrásait. Gyakorlati útmutatásért az AI használatáról az e-mailek és az ERP-feladatok automatizálására tekintse meg ERP e-mail automatizálási útmutatónkat és esettanulmányainkat a virtualworkforce.ai oldalon (ERP e-mail automatizálás logisztikához).