Capture de factures pour SAP Business One

capture de factures et OCR : extraction de données en temps réel pour SAP Business One

La capture de factures désigne l’extraction automatique des noms de fournisseurs, des montants totaux, des dates et des lignes de facture à partir de documents numérisés et de PDF. D’abord, un document arrive. Ensuite, le système lit l’image de la facture. Puis il extrait les champs de la facture dont votre équipe financière a besoin. En pratique, cela remplace une longue saisie manuelle. De plus, la reconnaissance optique de caractères (OCR) lit le texte. En outre, le machine learning classe les documents et améliore la précision au fil du temps. Par exemple, l’OCR associé à l’IA peut repérer des mises en page récurrentes de fournisseurs et cartographier automatiquement les champs. Ainsi, les utilisateurs constatent moins d’erreurs lors de la création des factures dans SAP Business One.

La mise en scène en temps réel aide. D’abord, le téléchargement d’un PDF déclenche la capture du document. Ensuite, l’outil extrait les données de la facture et les place sur un écran de révision. Puis un approbateur valide les champs avant l’affectation directe dans SAP Business One. Ce flux de capture à approbation réduit le temps de traitement manuel des factures et augmente le traitement direct. De plus, des solutions telles que PaperLess s’intègrent directement à SAP Business et fournissent une prise en charge multi-canale, le rapprochement avec les bons de commande et des workflows natifs SAP. Voir un exemple de numérisation vers SAP Business One sur le site de PaperLess pour plus de détails Scanner des factures dans SAP Business One | PaperLess Europe.

Les fournisseurs peuvent envoyer des factures dans de nombreux formats. D’abord, le système prend en charge les PDF, les images et les factures électroniques. Ensuite, il standardise les données de la facture pour l’enregistrement dans SAP. Puis des règles de rapprochement lient la facture à un bon de commande ou à un bon de réception. Cela réduit les discordances et les paiements en double. De plus, OpenText et des publications de la communauté SAP décrivent la gestion des factures fournisseurs et les scans intelligents qui permettent aux utilisateurs de télécharger uniquement des PDF pour la capture Numérisation intelligente des factures – SAP Community et Vendor Invoice Management for SAP | OpenText. Enfin, la capture intelligente s’améliore avec l’utilisation, de sorte que la précision augmente et le besoin de saisie manuelle des factures diminue.

automatiser la facturation et le traitement des factures : réduire les tâches manuelles dans les comptes fournisseurs

Automatiser les factures signifie utiliser un logiciel pour remplir les champs SAP, rapprocher avec le bon de commande ou le bon de réception, et acheminer les exceptions pour approbation. D’abord, le traitement automatisé des factures capture les champs de facture. Ensuite, le système tente le rapprochement avec le bon de commande. Puis il comptabilise les factures lorsque les règles correspondent. De plus, il signale les discordances pour examen humain. Cette approche réduit le temps que votre équipe finance consacre aux tâches à faible valeur ajoutée. Par exemple, les entreprises rapportent jusqu’à 50 % de réduction des coûts de traitement après la mise en place de l’automatisation pour SAP Business One, et une baisse de 60 % des délais d’approbation lorsque l’automatisation des comptes fournisseurs est liée à l’ERP Automatisation des comptes fournisseurs pour SAP Business One.

Le traitement manuel des factures épuise les ressources. D’abord, le personnel saisit les montants et les codes dans le système SAP. Ensuite, des erreurs apparaissent et les approbateurs attendent. Puis l’équipe relance les fournisseurs et renvoie les documents. De plus, les workflows de factures automatisés réduisent ces étapes. Par exemple, une équipe financière peut laisser le système effectuer un rapprochement à deux ou trois voies. Ainsi, les exceptions diminuent et les délais d’approbation se réduisent. En outre, un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs qui s’intègre à SAP Business One augmente le traitement direct. Pour en savoir plus sur l’automatisation en pratique, voyez comment le traitement des factures pour les utilisateurs SAP est simplifié par des fournisseurs spécialisés Traitement des factures pour SAP.

Choisissez une solution qui prend en charge vos volumes de factures et la mixité de vos fournisseurs. D’abord, testez avec les fournisseurs à fort volume. Ensuite, étendez pour couvrir les factures électroniques et les factures fournisseurs arrivant par e-mail. Assurez-vous également que l’outil crée une piste d’audit pour chaque facture et approbation. Enfin, surveillez des indicateurs tels que le temps d’approbation des factures, le coût par facture et le taux d’exceptions. Cela donne une mesure claire du ROI et aide à réduire les coûts pendant l’automatisation de vos comptes fournisseurs.

automatisation des comptes fournisseurs et workflows : automatisation dans SAP Business One pour fluidifier les approbations

L’automatisation des comptes fournisseurs réunit le workflow d’approbation, l’acheminement et l’audit. D’abord, une facture entre dans le système. Ensuite, l’outil vérifie les numéros de bon de commande et les totaux. Puis la facture est automatiquement envoyée au bon approbateur. De plus, les règles d’approbation peuvent utiliser des seuils, des codes de projet ou des départements. Ainsi, le workflow d’approbation maintient les approbations en mouvement et garantit que les bonnes personnes valident.

L’automatisation des workflows réduit les retards. D’abord, le système notifie les approbateurs par e-mail. Ensuite, des rappels font remonter les tâches en retard en haut de la liste. Puis des chemins d’escalade garantissent que les factures de valeur plus élevée ne stagnent pas. De plus, chaque action est enregistrée dans la piste d’audit pour la conformité et les revues futures. Par exemple, OpenText et des fournisseurs centrés sur SAP intègrent la validation et les approbations dans SAP Fiori ou des écrans natifs afin que les approbateurs voient le contexte de la facture à l’intérieur de l’ERP Vendor Invoice Management for SAP | OpenText.

Concentrez-vous sur les KPI. D’abord, mesurez le cycle de facturation depuis la réception de la facture jusqu’au paiement. Ensuite, suivez le taux d’exceptions et le pourcentage de traitement direct. Puis examinez les métriques du processus de paiement et la satisfaction des fournisseurs. De plus, un tableau de bord clair augmente la visibilité pour l’équipe finance et les achats. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement les goulets d’étranglement et réaffecter les approbations pour maintenir la santé de la trésorerie. Pour automatiser les mises à jour par e-mail aux approbateurs et lier les messages à l’enregistrement SAP, envisagez comment l’automatisation peut rédiger des messages contextuels et réduire le travail répétitif ; nos assistants virtuels accélèrent les réponses et font référence aux données ERP pour réduire considérablement le temps de traitement par message Automatisation des e-mails ERP pour la logistique et la finance.

intégration SAP Business One et intégration avec SAP : factures dans SAP et gestion des commandes

L’intégration avec SAP doit être transparente et préserver le flux documentaire. D’abord, choisissez des connecteurs certifiés SAP qui enregistrent les factures dans SAP sans enfreindre les règles de comptabilisation. Ensuite, assurez-vous que le connecteur mappe correctement les codes de taxe, les centres de coûts et les comptes grand livre. Puis testez l’enregistrement avec des factures et bons de commande d’exemple. De plus, le connecteur devrait prendre en charge des liens bidirectionnels afin que l’ERP affiche le statut de la facture et que l’outil de capture affiche les détails du bon de commande et du bon de réception.

Les bénéfices pour la gestion des commandes sont immédiats. D’abord, le rapprochement automatique compare les totaux de la facture avec les bons de commande et les bons de réception. Ensuite, les discordances entraînent une exception pour examen. Puis la finance évite les paiements en double et réduit les litiges. De plus, les workflows de factures liés à la gestion des commandes accélèrent le rapprochement et améliorent les relations fournisseurs. Par exemple, PaperLess explique comment la numérisation des factures dans SAP Business One conserve l’image de la facture et les métadonnées attachées au document SAP, ce qui aide lors des demandes de renseignements des fournisseurs Scanner des factures dans SAP Business One | PaperLess Europe.

Les conseils pratiques comptent. D’abord, préférez les solutions qui s’intègrent à SAP Business One en utilisant des API standard. Ensuite, vérifiez que l’outil gère les règles fiscales de votre pays et prend en charge les factures en multi-devises. Puis pilotez l’intégration avec un petit groupe de fournisseurs. Documentez également les post-conditions pour les factures qui échouent au rapprochement. Enfin, capturez la piste d’audit dans SAP afin que les contrôleurs puissent examiner les actions d’approbation et les exceptions. Si vous voulez que l’ERP insère du contexte dans les réponses par e-mail ou les systèmes de tickets, notre plateforme relie les enregistrements ERP aux brouillons d’e-mails pour garder les réponses aux fournisseurs précises et accélérer la résolution Comment faire évoluer les opérations logistiques sans embaucher.

outil de documents intelligent et d’automatisation : utilisez l’OCR et l’IA pour valider et classer les factures

Une approche de capture de documents intelligente utilise l’OCR, des règles et l’IA pour classer les factures et valider les totaux. D’abord, la reconnaissance optique de caractères lit le texte imprimé. Ensuite, l’IA classe le document en tant que facture, note de crédit ou relevé. Puis des contrôles automatisés vérifient les totaux de la facture et effectuent le rapprochement avec le bon de commande. De plus, la détection des doublons empêche le paiement d’une même facture deux fois. Ainsi, les contrôles de risque s’améliorent et la finance gagne en confiance dans les enregistrements comptabilisés.

Choisir le bon outil d’automatisation est important. D’abord, vérifiez la précision sur votre mix de fournisseurs et vos langues. Ensuite, confirmez que l’outil prend en charge les factures électroniques et les images numérisées. Puis vérifiez qu’il offre un solide rapprochement avec les bons de commande et une gestion des exceptions. De plus, recherchez le support des factures fournisseurs arrivant par e-mail et des outils capables d’extraire les données de facture des pièces jointes. Pour des conseils spécialisés, les sites des fournisseurs et les articles de la communauté SAP décrivent la numérisation intelligente et les options d’intégration Simplifier le traitement des factures dans SAP Business One pour HANA.

Les contrôles de risque doivent être configurables. D’abord, créez des règles de validation pour les paiements importants et pour les codes de taxe. Ensuite, exigez une double approbation pour les factures de grande valeur. Puis conservez une piste d’audit afin que chaque modification ait un horodatage et un utilisateur. De plus, enregistrez l’image originale de la facture avec l’enregistrement pour que les auditeurs puissent la consulter ultérieurement. Pour les équipes qui reçoivent également un grand volume d’e-mails fournisseurs, envisagez d’automatiser l’aspect e-mail. Par exemple, virtualworkforce.ai crée des agents e-mail IA sans code qui rédigent des réponses et lient les réponses au bon enregistrement ERP, réduisant le besoin de recherches manuelles et accélérant la communication avec les fournisseurs Agents e-mail IA sans code pour les équipes opérationnelles. Enfin, testez l’outil avec un pilote clair et mesurez le traitement direct, les taux d’exception et le temps gagné par facture.

comptes fournisseurs et AP : reporting en temps réel, avantages et prochaines étapes pour l’automatisation des factures

L’automatisation des comptes fournisseurs apporte des bénéfices mesurables. D’abord, les équipes réduisent les coûts de traitement des factures. Ensuite, les délais d’approbation raccourcissent et les relations fournisseurs s’améliorent. Puis la trésorerie devient plus facile à gérer car vous savez quand les paiements auront lieu. De plus, les entreprises rapportent jusqu’à 50 % de réduction des coûts de traitement des factures et une diminution de 60 % des délais d’approbation lorsqu’elles combinent l’automatisation des comptes fournisseurs avec des intégrations SAP Business One Automatisation des comptes fournisseurs pour SAP Business One.

Le reporting en temps réel donne le contrôle. D’abord, des tableaux de bord affichent la réception des factures, leur statut et leur vieillissement. Ensuite, la visibilité des dépenses et des approbations aide à prioriser les paiements. Puis les équipes utilisent les KPI pour réduire les pénalités de retard et améliorer la trésorerie. De plus, la piste d’audit protège la conformité et soutient les litiges fournisseurs ou les contrôles fiscaux. Pour la conformité et l’automatisation, choisissez des solutions certifiées SAP qui préservent les règles de comptabilisation et les enregistrements d’audit du système SAP Vendor Invoice Management for SAP | OpenText.

Les prochaines étapes sont pratiques et simples. D’abord, cartographiez vos flux de factures actuels et identifiez les points d’étranglement manuels. Ensuite, pilotez le traitement automatisé des factures avec 10 à 20 fournisseurs ou le format de facture le plus courant. Puis mesurez les métriques avant/après telles que le coût par facture, le temps d’approbation et le taux de traitement direct. De plus, étendez l’automatisation au processus de paiement et à la gestion documentaire des bons de réception et des bons de commande. Enfin, intégrez toute automatisation d’e-mails afin que la correspondance fournisseur fasse référence à la bonne facture et au bon enregistrement SAP ; cela réduit les retouches et accélère la résolution des problèmes, ce que notre plateforme prend en charge en rédigeant des réponses contextuelles qui citent automatiquement l’ERP Correspondance logistique automatisée et rédaction d’e-mails.

FAQ

Qu’est-ce que la capture de factures et comment cela fonctionne-t-il avec SAP Business One ?

La capture de factures extrait automatiquement des champs de facture tels que le fournisseur, la date et les totaux à partir de fichiers numérisés ou de PDF. Les données extraites sont validées puis comptabilisées dans SAP Business One ou affichées sur un écran de révision avant l’enregistrement.

L’OCR peut-il gérer tous les formats de factures de mes fournisseurs ?

L’OCR peut lire la plupart des factures imprimées et numérisées, et les outils modernes analysent également les PDF et les factures électroniques structurées. Cependant, certaines mises en page inhabituelles ou des notes manuscrites peuvent nécessiter une révision manuelle ou une configuration supplémentaire.

À quelle vitesse puis‑je espérer voir des économies après avoir automatisé le traitement des factures ?

Les économies apparaissent souvent en quelques mois après un pilote, de nombreuses organisations constatant des coûts réduits et des approbations plus rapides dès le premier trimestre. Par exemple, des études de cas citent jusqu’à 50 % de réduction des coûts de traitement et environ 60 % d’accélération des cycles d’approbation lorsque l’automatisation des comptes fournisseurs est liée à SAP Business One source.

Ai-je besoin d’un logiciel certifié SAP pour m’intégrer à SAP Business One ?

Privilégiez les connecteurs certifiés SAP pour éviter du travail personnalisé et préserver les règles fiscales et de comptabilisation. Les connecteurs certifiés maintiennent également la piste d’audit dans le système SAP et simplifient les mises à jour.

Comment l’automatisation améliore-t-elle les relations fournisseurs ?

L’automatisation réduit les paiements tardifs ou incorrects en accélérant la vérification et l’approbation des factures. De plus, des workflows de factures plus clairs et une visibilité en temps réel facilitent les réponses aux demandes des fournisseurs.

L’automatisation peut-elle détecter les factures en double ou frauduleuses ?

Oui, les outils de capture de documents intelligents incluent la détection des doublons et des règles de validation qui signalent les factures suspectes. Ils consignent également la piste d’audit afin que la finance puisse enquêter sur les anomalies.

Quel rôle jouent les workflows dans l’approbation des factures ?

Les workflows acheminent les factures vers le bon approbateur, appliquent les seuils et créent des escalades pour les approbations bloquées. Cela rend le processus d’approbation prévisible et traçable.

Dois‑je automatiser les e‑mails aux fournisseurs dans le cadre de l’automatisation des comptes fournisseurs ?

L’automatisation des e‑mails fournisseurs accélère les réponses et réduit les recherches manuelles dans les systèmes. Des solutions comme virtualworkforce.ai rédigent des réponses contextuelles qui citent les données ERP, ce qui diminue le temps de traitement et améliore la qualité des réponses.

Comment mesurer le succès d’un projet d’automatisation des factures ?

Suivez des KPI tels que le coût par facture, le temps d’approbation des factures, le taux de traitement direct et le taux d’exceptions. Surveillez également la satisfaction des fournisseurs et les résultats des audits pour évaluer les améliorations de conformité.

Quelles sont les premières étapes pratiques pour commencer à automatiser les factures ?

Cartographiez les flux de factures actuels, sélectionnez un groupe pilote de fournisseurs, choisissez une intégration certifiée SAP et mesurez les métriques de référence. Lancez ensuite un pilote, affinez les règles et étendez une fois le ROI confirmé.