Capturarea facturilor pentru SAP Business One

capturarea facturilor și OCR: extragere de date în timp real pentru SAP Business One

Capturarea facturilor înseamnă extragerea automată a numelor furnizorilor, a sumelor totale, a datelor şi a poziţiilor din documente scanate şi PDF-uri. Mai întâi, ajunge un document. Apoi, sistemul citeşte imaginea facturii. Apoi extrage câmpurile facturii de care echipa dumneavoastră financiară are nevoie. În practică, aceasta înlocuieşte o muncă îndelungată de introducere manuală a datelor. De asemenea, recunoaşterea optică a caracterelor (OCR) citeşte textul. În plus, învăţarea automată clasifică documentele şi îmbunătăţeşte acurateţea în timp. De exemplu, OCR plus AI poate identifica şabloanele recurente ale furnizorilor şi poate maparea automată a câmpurilor. Prin urmare, utilizatorii observă mai puţine erori la crearea facturilor în SAP Business One.

Etapizarea în timp real ajută. Mai întâi, încărcarea unui PDF declanşează capturarea documentului. Apoi, instrumentul extrage datele facturii şi le plasează pe un ecran de revizuire. Apoi un aprobare validează câmpurile înainte de a le posta direct în SAP Business One. Acest flux de la captură la aprobare reduce timpul de procesare manuală a facturilor şi creşte procesarea directă. De asemenea, soluţii precum PaperLess se integrează direct cu SAP Business şi oferă captare multi-canal, potrivire cu PO şi fluxuri de lucru native SAP. Vezi un exemplu de scanare în SAP Business One pe site-ul PaperLess pentru mai multe detalii Scanarea facturilor în SAP Business One | PaperLess Europe.

Furnizorii pot trimite facturi în multe formate. Mai întâi, sistemul acceptă PDF-uri, imagini şi facturi electronice. Apoi, standardizează datele facturii pentru postare în SAP. Apoi regulile de potrivire leagă factura de o comandă de cumpărare sau de o recepţie de marfă. Acest lucru reduce nepotrivirile şi plăţile duplicate. De asemenea, OpenText şi postările din comunitatea SAP descriu gestionarea facturilor furnizorilor şi scanările inteligente care permit utilizatorilor să încarce doar PDF-uri pentru captură Scanare inteligentă a facturilor – SAP Community şi Vendor Invoice Management pentru SAP | OpenText. În final, capturarea inteligentă se îmbunătăţeşte prin utilizare, astfel acurateţea creşte şi necesitatea introducerii manuale a facturilor scade.

automatizaţi factura şi procesarea facturilor: reduceţi sarcinile manuale în conturi de plată

Automatizarea facturilor înseamnă folosirea unui software pentru a completa câmpurile SAP, a potrivi cu PO sau GR şi a direcţiona excepţiile pentru aprobare. Mai întâi, procesarea automată a facturilor capturează câmpurile facturii. Apoi sistemul încearcă potrivirea cu PO. Următorul pas, postează facturile când regulile se potrivesc. De asemenea, marchează nepotrivirile pentru revizuire umană. Această abordare reduce timpul pe care echipa financiară îl petrece pe munci de valoare scăzută. De exemplu, companiile raportează o reducere de până la 50% a costurilor de procesare după ce automatizarea pentru SAP Business One este implementată, şi o scădere de 60% a timpilor ciclului de aprobare când automatizarea AP este legată de ERP Automatizarea conturilor de plată pentru SAP Business One.

Procesarea manuală a facturilor consumă resurse. Mai întâi, personalul tastează sume şi coduri în sistemul SAP. Apoi apar erori şi aprobatorii aşteaptă. Următorul pas, echipa urmăreşte furnizorii şi retrimite documentele. De asemenea, fluxurile de lucru automate pentru facturi reduc aceşti paşi. De exemplu, o echipă financiară poate lăsa sistemul să execute potrivirea în două sau trei sensuri. Prin urmare excepţiile scad şi timpii procesului de aprobare se scurtează. În plus, software-ul de automatizare AP care se integrează cu SAP Business One creşte procesarea directă. Pentru mai multe despre automatizare în practică, vedeţi cum procesarea facturilor pentru utilizatorii SAP este simplificată de furnizori specializaţi Procesarea facturilor pentru SAP.

Alegeţi o soluţie care suportă volumele dvs. de facturi şi mixul de furnizori. Mai întâi, testaţi cu furnizorii cu volum mare. Apoi extindeţi pentru a acoperi facturile electronice şi facturile furnizorilor care sosesc prin e‑mail. De asemenea, asiguraţi-vă că instrumentul creează o pistă de audit pentru fiecare factură şi aprobare. În final, monitorizaţi KPI-uri precum timpul de aprobare a facturilor, costul pe factură şi rata de excepţii. Aceasta oferă o măsură clară a ROI-ului şi ajută la reducerea costurilor pe măsură ce automatizaţi conturile de plată.

automatizarea AP şi fluxurile de lucru: automatizare în SAP Business One pentru a eficientiza aprobările

Automatizarea AP aduce împreună fluxul de aprobare, rutarea şi auditul. Mai întâi, o factură intră în sistem. Apoi, instrumentul verifică numerele PO şi confirmă totalurile. Apoi factura este direcţionată automat către aprobatorul corect. De asemenea, regulile de aprobare pot folosi praguri, coduri de proiect sau departamente. Prin urmare, fluxul de aprobare menţine aprobările în mişcare şi asigură că persoanele potrivite aprobă.

Automatizarea fluxurilor de lucru reduce întârzierile. Mai întâi, sistemul notifică aprobatorii prin e‑mail. Apoi mementourile pun sarcinile restante în partea de sus a listei. Următorul pas, căile de escaladare asigură că facturile cu valoare mai mare nu stagnează. De asemenea, fiecare acţiune este scrisă în pista de audit pentru conformitate şi revizuiri viitoare. De exemplu, OpenText şi furnizorii orientaţi pe SAP încorporează validarea şi aprobările în SAP Fiori sau în ecrane native astfel încât aprobatorii să vadă contextul facturii în interiorul ERP Vendor Invoice Management pentru SAP | OpenText.

Concentraţi-vă pe KPI-uri. Mai întâi, măsuraţi timpul ciclului facturii de la primire până la plată. Apoi urmăriţi rata de excepţii şi procentul de procesare directă (straight-through processing). Următorul pas, revizuiţi metricile procesului de plată şi satisfacţia furnizorilor. De asemenea, un tablou de bord clar creşte vizibilitatea pentru echipa financiară şi procurement. Prin urmare puteţi depista rapid blocajele şi reatribui aprobările pentru a menţine sănătatea fluxului de numerar. Pentru ajutor în automatizarea notificărilor prin e‑mail către aprobatori şi legarea mesajelor de înregistrarea SAP, luaţi în considerare cum poate automatizarea să redacteze mesaje conştiente de context şi să reducă munca repetitivă; asistenţii noştri virtuali accelerează răspunsurile şi consultă date ERP pentru a reduce timpul de procesare per mesaj drastic Automatizare email ERP pentru logistică și finanțe.

integrarea cu SAP Business One şi integrarea cu SAP: facturi în SAP şi managementul comenzilor

Integrarea cu SAP ar trebui să fie fluidă şi să păstreze fluxul documentelor. Mai întâi, alegeţi conectori certificaţi SAP care postează facturi în SAP fără a încălca regulile de postare. Apoi, asiguraţi-vă că conectorul mapează corect codurile de taxe, centrele de cost şi conturile GL. Apoi testaţi postarea cu facturi şi comenzi de cumpărare de probă. De asemenea, conectorul ar trebui să suporte legături bidirecţionale astfel încât ERP-ul să arate starea facturii şi instrumentul de captură să afișeze detaliile PO şi GR.

Beneficiile pentru managementul comenzilor sunt imediate. Mai întâi, potrivirea automată compară sumele facturii cu comenzile de cumpărare şi recepţiile de marfă. Apoi nepotrivirile generează o excepţie pentru revizuire. Atunci finanţele evită plăţile duplicate şi reduc disputele. De asemenea, fluxurile de lucru pentru facturi care se leagă de managementul comenzilor accelerează reconcilierea şi îmbunătăţesc relaţiile cu furnizorii. De exemplu, PaperLess explică cum scanarea facturilor în SAP Business One păstrează imaginea facturii şi metadatele ataşate documentului SAP, ceea ce ajută în timpul interogărilor furnizorilor Scanarea facturilor în SAP Business One | PaperLess Europe.

Sfaturi practice contează. Mai întâi, preferaţi soluţii care se integrează cu SAP Business One folosind API-uri standard. Apoi validaţi că instrumentul gestionează regulile fiscale din ţara dvs. şi suportă facturi în monedă multiple. Apoi pilotaţi integrarea cu un set mic de furnizori. De asemenea, documentaţi condiţiile post pentru facturile care nu reuşesc potrivirea. În final, capturaţi pista de audit în interiorul SAP astfel încât controlorii să poată revizui acţiunile de aprobare a facturii şi excepţiile. Dacă doriţi ca ERP-ul să insereze context în răspunsurile prin e‑mail sau în sistemele de ticketing, platforma noastră leagă înregistrările ERP de schiţele de e‑mail pentru a păstra răspunsurile furnizorilor corecte şi pentru a accelera rezolvarea Cum să-ți extinzi operațiunile logistice fără a angaja personal.

instrument inteligent de documente şi automatizare: folosiţi OCR plus AI pentru a valida şi clasifica facturile

O abordare inteligentă de captare a documentelor foloseşte OCR, reguli şi AI pentru a clasifica facturile şi a valida totalurile. Mai întâi, recunoaşterea optică a caracterelor citeşte textul tipărit. Apoi, AI clasifică documentul ca factură, notă de credit sau extras. Apoi verificările automate confirmă totalurile facturii şi potrivesc cu comanda de cumpărare. De asemenea, detectarea duplicatelor împiedică plata aceleiaşi facturi de două ori. Prin urmare, controalele de risc se îmbunătăţesc şi finanţele câştigă încredere în înregistrările postate.

Alegerea instrumentului de automatizare potrivit contează. Mai întâi, verificaţi acurateţea pe mixul dvs. de furnizori şi limbi. Apoi confirmaţi că instrumentul suportă facturi electronice şi imagini scanate. Apoi verificaţi dacă oferă potrivire solidă cu PO şi gestionare a excepţiilor. De asemenea, căutaţi suport pentru facturile furnizorilor care sosesc prin e‑mail şi pentru instrumente care pot extrage date din ataşamente. Pentru îndrumare specializată, site-urile furnizorilor şi articolele din comunitatea SAP descriu scanarea inteligentă şi opţiunile de integrare Simplificarea procesării facturilor în SAP Business One pentru HANA.

Controalele de risc ar trebui să fie configurabile. Mai întâi, creaţi reguli de validare pentru plăţi mari şi pentru coduri fiscale. Apoi, solicitaţi aprobări în doi paşi pentru facturile cu valoare mare. Apoi menţineţi o pistă de audit astfel încât fiecare modificare să aibă un timestamp şi un utilizator. De asemenea, înregistraţi imaginea originală a facturii împreună cu postarea astfel încât auditorii să o poată revizui ulterior. Pentru echipele care primesc şi volume mari de e‑mailuri de la furnizori, luaţi în considerare automatizarea părţii de e‑mail. De exemplu, virtualworkforce.ai construieşte agenţi AI fără cod care redactează răspunsuri şi le leagă de înregistrarea corectă din ERP, reducând necesitatea căutărilor manuale şi accelerând comunicarea cu furnizorii Agenţi virtuali pentru logistică. În final, testaţi instrumentul cu un pilot clar şi măsuraţi procesarea directă, ratele de excepţii şi timpul economisit per factură.

AP şi conturi de plată: raportare în timp real, beneficii şi paşi următori pentru automatizarea facturilor

Automatizarea conturilor de plată oferă beneficii de business măsurabile. Mai întâi, echipele reduc costurile de procesare a facturilor. Apoi, timpii de aprobare se scurtează şi relaţiile cu furnizorii se îmbunătăţesc. Apoi fluxul de numerar devine mai uşor de gestionat deoarece ştiţi când vor avea loc plăţile. De asemenea, companiile raportează până la 50% reducere a costurilor de procesare a facturilor şi 60% reducere a timpilor ciclului de aprobare când combină automatizarea AP cu integrările SAP Business One Automatizarea conturilor de plată pentru SAP Business One.

Raportarea în timp real oferă control. Mai întâi, tablourile de bord arată primirea facturilor, starea şi vechimea. Apoi vizibilitatea cheltuielilor şi a aprobărilor ajută la prioritizarea plăţilor. Următorul pas, echipele folosesc KPI-uri pentru a reduce penalităţile pentru plăţi întârziate şi pentru a îmbunătăţi fluxul de numerar. De asemenea, pista de audit protejează conformitatea şi susţine disputele cu furnizorii sau verificările fiscale. Pentru conformitate şi automatizare, alegeţi soluţii certificate SAP care păstrează regulile de postare şi înregistrările de audit ale sistemului SAP Vendor Invoice Management pentru SAP | OpenText.

Paşii următori sunt practici şi simpli. Mai întâi, cartografiaţi fluxurile curente ale facturilor şi identificaţi punctele de blocaj manuale. Apoi pilotaţi procesarea automată a facturilor cu 10–20 de furnizori sau cu formatul de factură cu cel mai mare volum. Apoi măsuraţi metricile înainte şi după, precum costul pe factură, timpul până la aprobare şi procesarea directă. De asemenea, extindeţi automatizarea către procesul de plăţi şi către gestionarea documentelor pentru recepţii de marfă şi comenzi de cumpărare. În final, integraţi orice automatizare a e‑mailurilor astfel încât corespondenţa cu furnizorii să facă referire la factura şi înregistrarea SAP corectă; aceasta reduce re-lucrările şi accelerează rezolvarea problemelor, funcţie pe care platforma noastră o susţine prin redactarea de răspunsuri conştiente de context care citesc automat ERP-ul Corespondență logistică automatizată și redactare de e‑mailuri.

FAQ

Ce este capturarea facturilor şi cum funcţionează cu SAP Business One?

Capturarea facturilor extrage automat câmpuri ale facturii precum furnizor, dată şi totaluri din fişiere scanate sau PDF-uri. Datele extrase ale facturii sunt validate şi apoi postate în SAP Business One sau afișate pe un ecran de revizuire înainte de postare.

OCR va gestiona toate formatele facturilor furnizorilor mei?

OCR poate citi majoritatea facturilor tipărite şi scanate, iar instrumentele moderne parsează şi PDF-uri şi facturi electronice structurate. Totuşi, unele layout‑uri neobişnuite sau note scrise de mână pot necesita revizuire manuală sau configurare suplimentară.

Cât de repede pot să aştept economii după ce automatizez procesarea facturilor?

Economiile apar adesea în câteva luni după un pilot, multe organizaţii observând reducerea costurilor şi aprobări mai rapide în primul trimestru. De exemplu, studii de caz menţionează reduceri de până la 50% a costurilor de procesare şi aproximativ 60% accelerare a ciclurilor de aprobare atunci când automatizarea AP este legată de SAP Business One sursa.

Am nevoie de software certificat SAP pentru a integra cu SAP Business One?

Preferat, folosiţi conectori certificaţi SAP pentru a evita muncile personalizate şi pentru a păstra regulile fiscale şi de postare. Conectorii certificaţi păstrează, de asemenea, pista de audit în sistemul SAP şi simplifică actualizările.

Cum îmbunătăţeşte automatizarea relaţiile cu furnizorii?

Automatizarea reduce plăţile întârziate sau incorecte prin accelerarea verificării facturilor şi a aprobărilor de plată. De asemenea, fluxurile de lucru clare şi vizibilitatea în timp real ajută la răspunsuri mai rapide la întrebările furnizorilor.

Poate detecta automatizarea facturi duplicate sau frauduloase?

Da, instrumentele inteligente de captare a documentelor includ detectarea duplicatelor şi reguli de validare care semnalează facturile suspecte. Ele înregistrează şi pista de audit astfel încât finanţele să poată investiga anomaliile.

Ce rol au fluxurile de lucru în aprobarea facturilor?

Fluxurile de lucru direcţionează facturile către aprobatorul potrivit, aplică praguri şi creează căi de escaladare pentru aprobările blocate. Aceasta menţine procesul de aprobare predictibil şi auditat.

Ar trebui să automatizez e‑mailurile către furnizori ca parte a automatizării AP?

Automatizarea e‑mailurilor către furnizori accelerează răspunsurile şi reduce căutările manuale în sisteme. Soluţii precum virtualworkforce.ai redactează răspunsuri conştiente de context care citesc datele ERP, ceea ce scade timpul de procesare şi îmbunătăţeşte calitatea răspunsurilor.

Cum măsor succesul unui proiect de automatizare a facturilor?

Urmăriţi KPI-uri precum costul pe factură, timpul de aprobare a facturii, rata de procesare directă şi rata de excepţii. De asemenea, monitorizaţi satisfacţia furnizorilor şi constatările din audit pentru a evalua îmbunătăţirile de conformitate.

Care sunt primii paşi practici pentru a începe automatizarea facturilor?

Cartografiaţi fluxurile curente ale facturilor, selectaţi un grup pilot de furnizori, alegeţi o integrare certificată SAP şi măsuraţi metricile de bază. Apoi rulaţi un pilot, rafinaţi regulile şi scalaţi odată ce confirmaţi ROI‑ul.