Factuurinvoer voor Microsoft Dynamics 365 Business Central

invoice capture in microsoft d365 business central: beknopt overzicht en meetbare voordelen

Invoice capture in Microsoft D365 Business Central haalt automatisch leveranciersgegevens, factuurnummer, datum, regelitems en totalen uit PDF- en afbeeldingsbestanden. De functie gebruikt OCR en AI/ML om verschillende factuurformaten te lezen en leert lay-outs in de loop van de tijd. Daardoor verminderen teams snel handmatige invoer en fouten, en verlopen goedkeuringen sneller. Branchebenchmarks tonen aan dat organisaties die AI-gestuurde invoice capture gebruiken een tot 70% reductie in factuurverwerkingstijd rapporteren en volgens onafhankelijke beoordelingen tot 60% daling van de kosten per factuur zien. Deze cijfers benadrukken waarom financiële leiders automatisering en nauwkeurigheid prioriteren.

Technisch combineert het proces optische tekenherkenning met machine learning voor veldkoppeling en betrouwbaarheidscores. Vervolgens voeren robotische stappen routinematige boekingen en eenvoudige goedkeuringen uit om de workflow te stroomlijnen. De invoice capture-functie in Business Central kan ook verschillende factuurformaten van verschillende leveranciers lezen en uitzonderingen markeren voor menselijke controle. Voor financiële teams die auditsporen en digitale bewaren nodig hebben, biedt capture traceerbare records en een boekingsgeschiedenis. Microsoft stelt dat de tool “AI, ML, OCR en RPA gebruikt om het verwerken van facturen sneller en nauwkeuriger te maken” (ERP Software Blog), en dat verbetert compliance en auditklaarheid.

Kort gezegd omvatten de meetbare voordelen snellere goedkeuringen, betere leveranciersrelaties en lagere verwerkingskosten. Daarnaast zijn er minder invoerfouten en meer voorspelbare kasstromen. Organisaties zien een daling van 30–50% in handmatige invoerfouten wanneer ze factuurgegevens vastleggen met AI en OCR (ERP Software Blog). Als u van papier naar digitaal wilt overstappen, start de basis capture-functionaliteit van Business Central snel, en teams kunnen binnen enkele minuten beginnen met factuurtools en met het vastleggen van factuurgegevens tijdens een pilot.

microsoft dynamics and dynamics 365 finance: hoe invoice capture verbonden is met de crediteurenadministratie

Invoice capture is nauw verbonden met de records van de crediteurenadministratie en de boekingslogica binnen de Dynamics 365- en Dynamics 365 Finance-modules. Binnenkomende bestanden worden naar de pagina Incoming Documents gestuurd, waar OCR belangrijke velden extraheert en die vervolgens koppelt aan leverancierskaarten, boekingsprofielen en het factuurjournaal. Het systeem integreert met de leveranciersstamgegevens zodat leveranciersfacturen automatisch overeenkomen wanneer leverancier-ID’s, belastingnummers of inkooporderreferenties matchen. Voor non-PO-regels hebben recente updates de afhandeling van non-PO-facturen rechtstreeks in het factuurjournaal uitgebreid, wat handmatige interventie vermindert en AP-teams op uitzonderingen laat focussen. Zie de release-opmerkingen over nieuwe mogelijkheden in release wave 2 ter bevestiging (Cegeka).

Omdat capture integreert met goedkeuringen en boekingen, wordt uw audittrail zowel zichtbaar als verifieerbaar. De boekingsgeschiedenis registreert wie een document heeft goedgekeurd, wanneer de goedkeuring plaatsvond en welke grootboekboekingen daaruit voortvloeiden. Dat betekent dat compliancecontroles en financiële rapportage vanuit dezelfde single source of truth werken. KPI’s om te monitoren zijn onder meer verwerkingstijd, lengte van de goedkeuringscyclus en het percentage uitzonderingen. Houd het straight-through processing-percentage en het percentage facturen dat nooit handmatige invoer vereist bij. Het meten van deze KPI’s laat zien waar u leverancierskoppelingen, goedkeuringsworkflows en leveranciersonboarding kunt bijsturen.

Voor teams die bredere automatisering gebruiken, koppelt de capture-flow ook aan het Power Platform en aan Copilot-achtige inzichten, zodat financiële leiders dashboards kunnen bouwen en downstream-acties kunnen triggeren. Als uw organisatie digitale correspondentie rondom facturen en leveranciersvragen wil stroomlijnen, kunnen onze virtualworkforce.ai-agenten contextrijke antwoorden opstellen en de ERP-status in realtime controleren, wat de tijd voor routinematige e-mails aan leveranciers vermindert (ERP e-mailautomatisering voor logistiek). Dit houdt AP gefocust op goedkeuringen, kasoptimalisatie en leveranciersrelaties.

invoice automation and accounts payable automation: verwerking van leveranciersfacturen en modernisering van AP-workflows

Invoice-automatisering moderniseert hoe AP-teams leveranciersfacturen end-to-end verwerken. De typische workflow is capture → auto-map → verifiëren/goedkeuren → boeken. Uitzonderingen worden doorgestuurd naar beoordelaars met betrouwbaarheidscores en geannoteerde afbeeldingen. Voor PO-gedekte facturen vergelijkt het systeem regelitems en totalen met inkoopordergegevens. Voor non-PO-facturen boekt het systeem via het factuurjournaal of leidt het ze door voor codering, afhankelijk van de regels. Deze mix van automatisering en menselijke controles verhoogt het straight-through processing-percentage en verlaagt het aantal uitzonderingen per 100 facturen.

Meet wat belangrijk is. Houd STP-percentage, uitzonderingspercentage, kosten per factuur en dagen tot betaling (DPO) bij. Brancheonderzoeken tonen aan dat factuurautomatisering de verwerkingstijd met maximaal 70% kan verminderen en in sommige gevallen de kosten per factuur met 60% tot 80% kan verkleinen (Rho). Deze winst komt door minder klikken, minder handmatige invoer en snellere goedkeuringen. Teams die AP-personeel vrijmaken, kunnen zich richten op leveranciersonderhandelingen, kortingen voor vroege betalingen en kasstroomvoorspelling. Ze verbeteren ook leveranciersrelaties door snellere betalingen en duidelijkere geschillenafhandeling.

Kies regels die aansluiten op uw bedrijfsvereisten. Begin met leveranciers met hoog volume en breid daarna uit. Gebruik leverancierskruisreferenties en boekingsgroepen om handmatige codering te verminderen. Waar facturen veel regelitems bevatten, configureert u het systeem om regelitems te lezen en GL-codes voor te stellen, waarna goedkeurders bevestigen. Als u hulp nodig heeft bij het beheren van e-mailthreads en leveranciersverzoeken terwijl facturen door de workflow gaan, stelt virtualworkforce.ai antwoordconcepten op, verwijst naar ERP-context en kan zelfs activiteiten terugloggen naar systemen (geautomatiseerde logistieke correspondentie). Dat vermindert de menselijke tijd besteed aan statuscontroles en verhoogt de doorvoer.

invoice capture solution: ocr, ai and machine learning to capture in dynamics 365 finance and improve accuracy

Een effectieve invoice capture-oplossing combineert optische tekenherkenning met AI-modellen die factuursjablonen leren en codering voorstellen. OCR zet afbeeldingen om in tekst, waarna ML velden toewijst zoals leveranciernaam, belastingnummer, factuurnummer, factuurdatum en totalen. Het systeem kent een betrouwbaarheidscore toe. Velden met lage betrouwbaarheid gaan naar mensen voor controle. Na verloop van tijd verfijnt het ML-model de mappings en verhoogt het het automatische coderingspercentage.

Microsoft biedt ingebouwde mogelijkheden in Dynamics 365 Finance, en partners voegen gespecialiseerde opties toe voor complexe eisen. Bijvoorbeeld verschijnen Continia en Fidesic in AppSource en bieden ze uitgebreidere AP-workflowfuncties en tools voor leveranciersonboarding. Als uw facturen veel regelitems of complexe belastingregels bevatten, kunt u kiezen voor een partnerapp om configuratiewerk te verminderen. De release wave van 2023 breidde deze mogelijkheden in Dynamics 365 Finance and Operations uit en vergrootte de ondersteuning voor non-PO-facturen (Cegeka).

Verwacht dat de nauwkeurigheid bij scans van lage kwaliteit aanvankelijk lager is en vervolgens stijgt naarmate het systeem meer voorbeelden ziet en leveranciersmappings verbeteren. Gebruik kruisreferenties en leveranciersmappings om automatische codering te versnellen. Gebruik ook AI Builder of andere Azure-diensten wanneer u aangepaste extractieregels nodig heeft, en integreer het model in uw workflow met Power Platform-connectors. Als u capture-tools wilt vergelijken, test dan met een representatieve steekproef van uw documentenset, omdat verschillende factuurformaten en beeldkwaliteit zeer uiteenlopende resultaten geven.

Tot slot moet de capture-tool die u kiest aansluiten op uw governancebehoeften. Pas op rollen gebaseerde toegangscontroles, auditlogs en bewaarbeleid toe voor rechtspersonen en financiële rapportage. Voor teams die snelle implementatie willen, adverteren sommige leveranciers dat u binnen enkele minuten kunt beginnen met het vastleggen van factuurgegevens, maar plan een pilot zodat u STP en uitzonderingen kunt meten voordat u opschaalt.

configureren en gebruik van Microsoft-functies om invoice capture te automatiseren: installatie, mapping, goedkeuringen en governance

Configureer capture door een OCR-tool te kiezen, Incoming Documents in te schakelen, leverancierskruisreferenties in te stellen en boekingsgroepen te definiëren. Stel daarna goedkeuringsstromen in het factuurjournaal in en test. Begin met een pilot bij leveranciers met hoog volume. Meet straight-through processing en uitzonderingen gedurende vier tot zes weken. Verfijn uw mappings en goedkeuringsregels op basis van de resultaten.

Beste praktijken adviseren om eerst veelvoorkomende factuurformaten van verschillende leveranciers te mappen. Dat verhoogt vroege STP en traint ML sneller. Definieer uitzonderingsregels zodat kleine verschillen geen false positives veroorzaken. Pas scheiding van functies en goedkeuringslimieten toe voor financiële controle. Bewaarbeleid, gebruikersrollen en auditlogs helpen bij compliance en financiële rapportage. Wanneer u een pilot uitvoert, neem dan een mix van PO- en non-PO-facturen op. Neem inkoopordermatching op als onderdeel van de test voor PO-gedekte facturen.

Gebruik platformfuncties om capture uit te breiden. Integreer bijvoorbeeld met SharePoint of OneDrive voor documentopslag, of gebruik Power Apps en Power Platform-flows om meldingen te automatiseren. U kunt ook Copilot-achtige inzichten van Microsoft gebruiken om vragen in natuurlijke taal over de workflowstatus te stellen. Als u e-mailopstellen of snelle reacties tijdens goedkeuringen nodig heeft, kan virtualworkforce.ai contextbewuste e-mails opstellen en verzenden die naar ERP-context verwijzen en synchronisatie terug naar het grootboek bijhouden (hoe logistieke operaties met AI-agenten op te schalen). Dat vermindert handmatige invoer en herhaalde statuscontroles.

Betrek ten slotte IT voor beveiligingsupdates en technische ondersteuning. Gebruik Azure-diensten voor schaal, en test back-up en bewaarbeleid over rechtspersonen heen. Documenteer uw bedrijfsvereisten en plan regelmatige herzieningen van STP, kosten per factuur en uitzonderingen zodat u de factuurverwerkingsworkflow continu kunt verbeteren.

fidesic, invoice capture in dynamics 365 en derdenopties: kies de juiste oplossing voor crediteurenprocessen

De keuze tussen ingebouwde capture en apps van derden hangt af van uw complexiteit, tijdslijn en budget. Native capture in basis Business Central dekt veel standaardscenario’s en integreert met het factuurjournaal en leverancierskaarten. Voor zwaardere eisen voegen partneroplossingen zoals Fidesic geavanceerde leveranciersportalen, betalingsautomatisering en diepgaandere uitzonderingsafhandeling toe. Zoek in AppSource naar gespecialiseerde modules of raadpleeg partners die bouwen op Microsoft Dynamics 365 Business Central als u geavanceerde workflows nodig heeft.

Overweeg deze vergelijkingspunten: configureerbaarheid, ondersteuning voor complexe regelitems, snelheid van implementatie, rapportage en totale eigendomskosten. Als u facturen met veel regelitems moet verwerken, of als u meerdere rechtspersonen en maatwerkboekingsregels moet ondersteunen, kan een partneroplossing de aanpassingsinspanning verminderen. Tools van derden voor capture bevatten vaak vooraf gebouwde connectoren naar populaire ERP’s zoals Dynamics GP en naar financiële operations-modules. Ze kunnen ook factuurformaten van verschillende leveranciers en geautomatiseerde leveranciersonboarding ondersteunen.

Wanneer u leveranciers evalueert, voer een pilot uit die het werkelijke volume en de documentkwaliteit weerspiegelt. Neem een testset op die gescand papier, e-mail-PDF-bijlagen en elektronische facturen dekt. Controleer of de leverancier synchronisatie met uw leveranciersstamgegevens ondersteunt en of deze leveranciers en boekingsregels over meerdere bedrijven kan beheren. Verifieer ook beveiligingsupdates, technische ondersteuning en de mogelijkheid om extracties aan te passen voor afwijkende lay-outs. Als u tijdens de uitrol de tijd die aan leveranciers-e-mails wordt besteed wilt verminderen, overweeg dan e-mailautomatisering toe te voegen zodat AP-medewerkers minder statusvragen krijgen en meer tijd voor het afhandelen van uitzonderingen (virtuele assistent voor logistiek).

Kies uiteindelijk de oplossing die uw langetermijndoelen ondersteunt. Als u de crediteurenprocessen wilt stroomlijnen en wilt opschalen zonder extra personeel, kies dan een tool die past bij het vereiste STP-percentage, uw inkooporder- en non-PO-gebruikssituaties ondersteunt en duidelijke rapportage biedt voor financiële rapportage en auditsporen. AppSource-vermeldingen en partnerdemo’s helpen u snel opties te vergelijken, en een gefaseerde pilot helpt u ROI te bewijzen voordat u enterprise-breed uitrolt.

FAQ

Wat doet invoice capture precies in Business Central?

Invoice capture extraheert automatisch belangrijke factuurvelden en koppelt deze aan records in Business Central. Het vermindert handmatige invoer door OCR en ML te gebruiken, zodat AP-teams zich op uitzonderingen kunnen concentreren.

Kan invoice capture zowel PO- als non-PO-facturen verwerken?

Ja. Dynamics 365-updates hebben de ondersteuning voor non-PO-facturen uitgebreid, en u kunt deze rechtstreeks in het factuurjournaal verwerken. PO-matching blijft beschikbaar voor standaard inkooporderworkflows.

Hoeveel tijd kunnen bedrijven verwachten te besparen?

Brancheonderzoeken rapporteren tot wel 70% vermindering van de verwerkingstijd van facturen wanneer bedrijven AI-gestuurde capture toepassen (Rho). De daadwerkelijke resultaten hangen af van documentkwaliteit en leveranciersmix.

Heeft invoice capture software van derden nodig?

Niet altijd. De basis van Business Central biedt ingebouwde capture-functies, maar partners zoals Fidesic of gespecialiseerde apps in AppSource kunnen geavanceerde workflows en rapportage toevoegen. Kies op basis van complexiteit en volume.

Hoe past OCR in de oplossing?

Optische tekenherkenning zet gescande afbeeldingen om in tekst die ML-modellen vervolgens aan velden toewijzen. De kwaliteit van OCR beïnvloedt de beginaccuracy en de hoeveelheid menselijke interventie die nodig is.

Welke KPI’s moeten we na implementatie monitoren?

Houd gemiddelde verwerkingstijd per factuur, kosten per factuur, uitzonderingspercentage en STP-percentage bij. Deze metrics laten zien hoeveel automatisering handmatige invoer vermindert en goedkeuringen versnelt.

Hoe moeten we een pilot van invoice capture uitvoeren?

Begin met 100–500 representatieve facturen van verschillende leveranciers en formaten. Configureer mappings, voer de capture-tool uit, meet KPI’s gedurende 4–6 weken en iterereer voordat u breder uitrolt.

Kan invoice capture integreren met andere Microsoft-tools?

Ja. U kunt capture integreren met Power Platform, SharePoint, OneDrive en Copilot-functies. U kunt ook Azure gebruiken voor aangepaste modellen en de AI Builder voor op maat gemaakte extractie.

Zal capture AP-personeel vervangen?

Nee. Capture vermindert handmatige invoer en repetitief werk, waardoor AP-personeel vrijkomt voor taken met hogere toegevoegde waarde zoals leveranciersbeheer en kasoptimalisatie. Menselijke interventie blijft nodig voor uitzonderingen en goedkeuringen.

Hoe helpt virtualworkforce.ai bij AP-efficiëntie?

virtualworkforce.ai stelt contextbewuste e-mails op en automatiseert antwoorden tijdens goedkeuringscycli, wat de tijd die aan leverancierscorrespondentie wordt besteed verkort en fouten vermindert. Dat houdt AP-teams gefocust op goedkeuringen en uitzonderingen en zorgt voor tijdige communicatie.