Rechnungserfassung für Microsoft Dynamics 365 Business Central

Rechnungserfassung in Microsoft D365 Business Central: kompakte Übersicht und messbare Vorteile

Die Rechnungserfassung in Microsoft D365 Business Central extrahiert automatisch Lieferantendaten, Rechnungsnummer, Datum, Positionen und Summen aus PDF- und Bilddateien. Die Funktion nutzt OCR sowie KI/ML, um verschiedene Rechnungsformate zu lesen und Layouts im Laufe der Zeit zu lernen. Dadurch reduzieren Teams schnell manuelle Eingaben und Fehler, und Freigaben erfolgen zügiger. Branchen-Benchmarks zeigen, dass Organisationen, die KI-gestützte Rechnungserfassung einsetzen, bis zu einer 70%igen Reduktion der Rechnungsverarbeitungszeit und laut unabhängigen Bewertungen bis zu einem 60%igen Rückgang der Kosten pro Rechnung berichten. Diese Zahlen unterstreichen, warum Finanzverantwortliche Automatisierung und Genauigkeit priorisieren.

Technisch kombiniert der Prozess optische Zeichenerkennung mit Machine Learning für Feldzuordnung und Vertrauensbewertung. Anschließend übernehmen robotische Schritte routinemäßige Buchungen und einfache Genehmigungen, um den Ablauf zu straffen. Die Rechnungserfassungsfunktion in Business Central kann außerdem unterschiedliche Rechnungsformate verschiedener Lieferanten lesen und Ausnahmen zur menschlichen Prüfung kennzeichnen. Für Finanzen-Teams, die Prüfpfade und digitale Aufbewahrung benötigen, liefert die Erfassung nachvollziehbare Datensätze und Buchungshistorien. Microsoft gibt an, dass das Tool „AI, ML, OCR und RPA verwendet, um den Umgang mit Rechnungen schneller und genauer zu machen“ (ERP-Software-Blog), und dass dies Compliance und Audit-Bereitschaft verbessert.

Kurz gesagt umfassen die messbaren Vorteile schnellere Freigaben, bessere Lieferantenbeziehungen und niedrigere Verarbeitungskosten. Außerdem gibt es weniger Tippfehler und planbarere Cashflows. Organisationen verzeichnen eine 30–50%ige Reduzierung manueller Dateneingabefehler, wenn sie Rechnungsdaten mit KI und OCR erfassen (ERP-Software-Blog). Wenn Sie vom Papier auf digital umstellen möchten, beginnt die Basisfunktionalität von Business Central schnell zu arbeiten, und Teams können in wenigen Minuten mit den Rechnungstools und der Rechnungserfassung in einer Pilotphase starten.

Microsoft Dynamics und Dynamics 365 Finance: wie Rechnungserfassung mit Kreditorenbuchhaltung verknüpft ist

Die Rechnungserfassung ist eng mit Kreditorenstammdaten und Buchungslogik in den Dynamics 365- und Dynamics 365 Finance-Modulen verknüpft. Eingehende Dateien werden zur Seite „Incoming Documents“ geleitet, wo OCR Schlüssel‑Felder extrahiert und diese dann mit Lieferantenkarten, Buchungsprofilen und dem Rechnungsjournal abgleicht. Das System integriert sich mit den Lieferantenstammdaten, sodass Lieferantenrechnungen automatisch zugeordnet werden, wenn Lieferanten-IDs, Steuernummern oder Bestellreferenzen übereinstimmen. Für Non‑PO-Positionen wurde die Verarbeitung direkt im Rechnungsjournal erweitert, wodurch manueller Eingriff reduziert wird und AP‑Teams sich auf Ausnahmen konzentrieren können. Siehe die Release Notes zu den neuen Funktionen in Release Wave 2 zur Bestätigung (Cegeka).

Da die Erfassung in Genehmigungen und Buchungen integriert ist, wird Ihr Prüfpfad sowohl sichtbar als auch nachprüfbar. Die Buchungshistorie dokumentiert, wer ein Dokument genehmigt hat, wann die Genehmigung erfolgte und welche Hauptbuchbuchungen daraus resultierten. Das bedeutet, dass Compliance-Checks und Finanzberichterstattung von derselben vertrauenswürdigen Datenquelle ausgehen. Wichtige KPIs sind Verarbeitungszeit, Länge des Genehmigungszyklus und Fehlerquote. Verfolgen Sie die Straight‑Through‑Processing‑Rate und den Prozentsatz der Rechnungen, die niemals manuelle Eingabe erfordern. Das Messen dieser KPIs zeigt, wo Lieferantenabbildungen, Genehmigungs-Workflows und Lieferanten-Onboarding zu optimieren sind.

Für Teams, die umfassendere Automatisierung nutzen, verbindet sich der Erfassungsfluss auch mit der Power Platform und mit Copilot‑ähnlichen Insights, sodass Finanzverantwortliche Dashboards erstellen und nachgelagerte Aktionen auslösen können. Wenn Ihre Organisation die digitale Korrespondenz rund um Rechnungen und Lieferantenanfragen straffen muss, können unsere virtualworkforce.ai‑Agenten kontextreiche Antworten entwerfen und den ERP‑Status in Echtzeit prüfen, wodurch die Zeit für routinemäßige Lieferanten‑E‑Mails reduziert wird. Diese Vorgehensweise hält AP auf Genehmigungen, Cash‑Optimierung und Lieferantenbeziehungen fokussiert.

Rechnungsautomatisierung und Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Verarbeitung von Lieferantenrechnungen und Modernisierung von AP‑Workflows

Die Rechnungsautomatisierung modernisiert, wie AP‑Teams Lieferantenrechnungen End‑to‑End verarbeiten. Der typische Workflow läuft Erfassung → Auto‑Zuordnung → Prüfen/Freigeben → Buchen. Ausnahmen werden mit Vertrauenswerten und annotierten Bildern an Prüfer geleitet. Bei PO‑unterstützten Rechnungen gleicht das System Positionen und Summen mit Bestelldaten ab. Bei Non‑PO‑Rechnungen bucht das System über das Rechnungsjournal oder leitet zur Kontierung weiter, je nach Regeln. Diese Mischung aus Automatisierung und menschlicher Prüfung erhöht die Straight‑Through‑Processing‑Rate und senkt die Ausnahmen pro 100 Rechnungen.

Messen Sie, was zählt. Verfolgen Sie STP‑Prozentsatz, Ausnahmenquote, Kosten pro Rechnung und Days Payable Outstanding. Branchenstudien zeigen, dass die Rechnungsautomatisierung die Verarbeitungszeit um bis zu 70% reduziert und die Kosten pro Rechnung in manchen Fällen um 60% bis 80% senken kann (Rho). Diese Einsparungen ergeben sich aus weniger Klicks, weniger manueller Eingabe und schnelleren Freigaben. Teams, die AP‑Mitarbeiter entlasten, können sich auf Lieferantenverhandlungen, Skonti und Cashflow‑Forecasting konzentrieren. Außerdem verbessern sie die Lieferantenbeziehungen durch schnellere Zahlungen und klarere Streitbeilegung.

Wählen Sie Regeln, die Ihre Geschäftsanforderungen widerspiegeln. Beginnen Sie mit Lieferanten mit hohem Volumen und erweitern Sie dann. Verwenden Sie Lieferanten‑Cross‑References und Buchungsgruppen, um manuelle Kontierungen zu reduzieren. Wenn Rechnungen viele Positionen enthalten, konfigurieren Sie das System so, dass es Positionen liest und GL‑Codes vorschlägt, die dann von Genehmigern bestätigt werden. Wenn Sie Hilfe bei der Verwaltung von E‑Mail‑Threads und Lieferantenanfragen benötigen, während Rechnungen durch den Workflow laufen, entwirft virtualworkforce.ai Antworten, zitiert ERP‑Kontext und kann sogar Aktivitäten zurück in Systeme protokollieren (automatisierte Logistikkorrespondenz). Das reduziert die menschliche Zeit für Statusabfragen und erhöht den Durchsatz.

Rechnungserfassungslösung: OCR, KI und Machine Learning zur Erfassung in Dynamics 365 Finance und zur Verbesserung der Genauigkeit

Eine effektive Rechnungserfassungslösung kombiniert optische Zeichenerkennung mit KI‑Modellen, die Rechnungsvorlagen lernen und Kontierungen vorschlagen. OCR wandelt Bilder in Text um, anschließend ordnet ML Felder wie Lieferantenname, Steuer‑ID, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Summen zu. Das System weist einen Vertrauenswert zu. Felder mit geringem Vertrauenswert werden zur menschlichen Prüfung weitergeleitet. Im Laufe der Zeit verfeinert das ML‑Modell die Zuordnungen und erhöht die automatische Kontierungsrate.

Microsoft bietet integrierte Funktionen in Dynamics 365 Finance, und Partner ergänzen spezialisierte Optionen für komplexe Anforderungen. Beispielsweise finden sich Continia und Fidesic in AppSource und bieten tiefere AP‑Workflow‑Funktionen und Tools für das Lieferanten‑Onboarding. Wenn Ihre Rechnungen viele Positionen oder komplexe Steuerregeln enthalten, kann eine Partnerlösung den Einrichtungsaufwand reduzieren. Die Release Wave 2023 erweiterte diese Fähigkeiten in Dynamics 365 Finance and Operations und weitete die Unterstützung für Non‑PO‑Rechnungen aus (Cegeka).

Erwarten Sie, dass die Genauigkeit bei schlecht gescannten Dokumenten zunächst niedriger ist und mit mehr Beispielen sowie verbesserten Lieferantenabbildungen steigt. Verwenden Sie Cross‑References und Lieferanten‑Mappings, um die automatische Kontierung zu beschleunigen. Nutzen Sie außerdem AI Builder oder andere Azure‑Dienste, wenn Sie benutzerdefinierte Extraktionsregeln benötigen, und integrieren Sie das Modell in Ihren Workflow über Power Platform‑Connectoren. Wenn Sie Erfassungstools vergleichen, testen Sie mit einer repräsentativen Stichprobe Ihres Dokumentenbestands, denn unterschiedliche Rechnungsformate und Bildqualität liefern sehr unterschiedliche Ergebnisse.

Schließlich sollte das von Ihnen gewählte Erfassungstool zu Ihren Governance‑Anforderungen passen. Wenden Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen, Prüfprotokolle und Aufbewahrungsrichtlinien für Rechtseinheiten und Finanzberichterstattung an. Für Teams, die schnelle Bereitstellung wollen, werben einige Anbieter damit, dass Sie in Minuten mit der Rechnungserfassung starten können – planen Sie dennoch einen Pilot, damit Sie STP und Ausnahmen messen, bevor Sie skalieren.

Konfiguration und Nutzung von Microsoft‑Funktionen zur Automatisierung der Rechnungserfassung: Einrichtung, Mapping, Genehmigungen und Governance

Konfigurieren Sie die Erfassung, indem Sie ein OCR‑Tool auswählen, Incoming Documents aktivieren, Lieferanten‑Cross‑References setzen und Buchungsgruppen definieren. Legen Sie dann Genehmigungsabläufe im Rechnungsjournal fest und testen Sie diese. Starten Sie mit einem Pilot bei Lieferanten mit hohem Volumen. Messen Sie Straight‑Through‑Processing und Ausnahmen über vier bis sechs Wochen. Verfeinern Sie Ihre Mappings und Genehmigungsregeln basierend auf den Ergebnissen.

Beste Praxis ist es, gängige Rechnungsformate verschiedener Lieferanten zuerst zu mappen. Das erhöht die frühe STP und trainiert das ML schneller. Definieren Sie Ausnahmeregeln so, dass kleine Unterschiede keine False‑Positives erzeugen. Wenden Sie Trennung der Aufgaben und Genehmigungsgrenzen für finanzielle Kontrollen an. Aufbewahrungsrichtlinien, Benutzerrollen und Prüfprotokolle unterstützen Compliance und Finanzberichterstattung. Führen Sie in einem Pilot eine Mischung aus PO‑ und Non‑PO‑Rechnungen ein. Beziehen Sie die Bestellabstimmung als Teil des Tests für PO‑gestützte Rechnungen ein.

Nutzen Sie Plattformfunktionen, um die Erfassung zu erweitern. Beispielsweise integrieren Sie SharePoint oder OneDrive zur Dokumentenspeicherung oder verwenden Power Apps und Power Platform Flows, um Benachrichtigungen zu automatisieren. Sie können auch Copilot‑ähnliche Insights von Microsoft nutzen, um in natürlicher Sprache nach Workflow‑Status zu fragen. Wenn Sie E‑Mail‑Erstellung oder schnelle Antworten während Genehmigungen benötigen, kann virtualworkforce.ai kontextbewusste E‑Mails entwerfen und senden, die ERP‑Kontext zitieren und die Synchronisation zurück ins Hauptbuch nachverfolgen. Das reduziert manuelle Eingaben und wiederholte Statusabfragen.

Beziehen Sie schließlich die IT für Sicherheitsupdates und technischen Support mit ein. Nutzen Sie Azure‑Dienste für Skalierung und testen Sie Backup und Aufbewahrung über Rechtseinheiten hinweg. Dokumentieren Sie Ihre Geschäftsanforderungen und planen Sie regelmäßige Überprüfungen von STP, Kosten pro Rechnung und Ausnahmen, damit Sie den Rechnungsverarbeitungs‑Workflow kontinuierlich verbessern können.

Fidesic, Rechnungserfassung in Dynamics 365 und Drittanbieter‑Optionen: Wählen Sie die richtige Lösung für Kreditorenprozesse

Die Wahl zwischen eingebauter Erfassung und Drittanbieter‑Apps hängt von Ihrer Komplexität, Ihrem Zeitplan und Budget ab. Die native Erfassung in der Basisversion von Business Central deckt viele Standard‑Szenarien ab und integriert sich in das Rechnungsjournal und die Lieferantenkarten. Für umfangreichere Anforderungen bieten Partnerlösungen wie Fidesic erweiterte Lieferantenportale, Zahlungsautomatisierung und tiefere Ausnahmebehandlung. Suchen Sie in AppSource nach spezialisierten Modulen oder konsultieren Sie Partner, die auf Microsoft Dynamics 365 Business Central aufbauen, wenn Sie erweiterte Workflows benötigen.

Berücksichtigen Sie bei Vergleichen diese Punkte: Konfigurierbarkeit, Unterstützung komplexer Positionen, Geschwindigkeit der Bereitstellung, Reporting und Total Cost of Ownership. Wenn Sie Rechnungen mit vielen Positionen verarbeiten müssen oder mehrere Rechtseinheiten und maßgeschneiderte Buchungsregeln unterstützen müssen, kann eine Partnerlösung den Customizing‑Aufwand verringern. Drittanbieter‑Erfassungstools beinhalten oft vorgefertigte Konnektoren zu verbreiteten ERPs wie Dynamics GP und zu Financial Operations‑Modulen. Sie unterstützen außerdem verschiedene Rechnungsformate und automatisiertes Lieferanten‑Onboarding.

Wenn Sie Anbieter bewerten, führen Sie einen Pilot durch, der Volumen und Dokumentqualität widerspiegelt. Nehmen Sie eine Testmenge auf, die gescanntes Papier, per E‑Mail angehängte PDFs und elektronische Rechnungen umfasst. Prüfen Sie, ob der Anbieter die Synchronisation mit Ihrem Lieferantenstamm unterstützt und ob er Lieferanten und Buchungsregeln über mehrere Firmen hinweg verwalten kann. Vergewissern Sie sich außerdem über Sicherheitsupdates, technischen Support und die Möglichkeit, die Extraktion für ungewöhnliche Layouts anzupassen. Wenn Sie die Zeit für Lieferanten‑E‑Mails während des Rollouts reduzieren möchten, sollten Sie E‑Mail‑Automatisierung in Betracht ziehen, damit AP‑Mitarbeiter weniger Statusfragen erhalten und mehr Zeit für Ausnahmebearbeitung haben (virtueller Assistent für Logistik).

Wählen Sie schließlich die Lösung, die Ihre langfristigen Ziele unterstützt. Wenn Sie die Kreditorenprozesse straffen und ohne Neueinstellungen skalieren möchten, wählen Sie ein Tool, das Ihre gewünschte STP‑Rate erreicht, Ihre PO‑ und Non‑PO‑Anwendungsfälle unterstützt und klares Reporting für Finanzberichterstattung und Audit‑Trails bietet. AppSource‑Listings und Partner‑Demos helfen Ihnen, Optionen schnell zu vergleichen, und ein gestufter Pilot ermöglicht es, ROI vor einer unternehmensweiten Einführung nachzuweisen.

FAQ

Was genau macht die Rechnungserfassung in Business Central?

Die Rechnungserfassung extrahiert automatisch wichtige Rechnungsfelder und ordnet sie Datensätzen in Business Central zu. Sie reduziert manuelle Eingaben durch den Einsatz von OCR und ML, sodass AP‑Teams sich auf Ausnahmen konzentrieren können.

Kann die Rechnungserfassung sowohl PO‑ als auch Non‑PO‑Rechnungen verarbeiten?

Ja. Dynamics‑365‑Updates haben die Unterstützung für Non‑PO‑Rechnungen erweitert, und Sie können diese direkt im Rechnungsjournal verarbeiten. Die PO‑Abstimmung bleibt für Standard‑Purchase‑Order‑Workflows verfügbar.

Wie viel Zeit können Unternehmen erwarten zu sparen?

Branchenstudien berichten von bis zu 70% weniger Verarbeitungszeit bei Einführung KI‑gestützter Erfassung (Rho). Tatsächliche Ergebnisse hängen von Dokumentenqualität und Lieferantenmix ab.

Benötigt die Rechnungserfassung Drittsoftware?

Nicht immer. Business Central bietet eingebaute Erfassungsfunktionen, doch Partner wie Fidesic oder spezialisierte Apps in AppSource können erweiterte Workflows und Reporting bieten. Wählen Sie je nach Komplexität und Volumen.

Welche Rolle spielt OCR in der Lösung?

Optical Character Recognition wandelt gescannte Bilder in Text um, den ML‑Modelle anschließend auf Felder abbilden. Die OCR‑Qualität beeinflusst die anfängliche Genauigkeit und das Volumen erforderlicher manueller Eingriffe.

Welche KPIs sollten wir nach der Implementierung überwachen?

Verfolgen Sie durchschnittliche Rechnungsverarbeitungszeit, Kosten pro Rechnung, Ausnahmenquote und STP‑Prozentsatz. Diese Kennzahlen zeigen, wie sehr Automatisierung manuelle Eingaben reduziert und Freigaben beschleunigt.

Wie sollten wir die Rechnungserfassung pilotieren?

Starten Sie mit 100–500 repräsentativen Rechnungen über verschiedene Lieferanten und Formate. Konfigurieren Sie Mappings, führen Sie die Erfassung aus, messen Sie KPIs über 4–6 Wochen und iterieren Sie, bevor Sie großflächig ausrollen.

Kann die Rechnungserfassung in andere Microsoft‑Tools integriert werden?

Ja. Sie können die Erfassung mit Power Platform, SharePoint, OneDrive und Copilot‑Funktionen integrieren. Ebenso lassen sich Azure‑Dienste für benutzerdefinierte Modelle und der AI Builder für maßgeschneiderte Extraktionen nutzen.

Wird die Erfassung AP‑Mitarbeiter ersetzen?

Nein. Die Erfassung reduziert manuelle Eingaben und repetitive Arbeit und gibt AP‑Mitarbeitern Zeit für wertschöpfende Aufgaben wie Lieferantenmanagement und Cash‑Optimierung. Menschliche Eingriffe bleiben für Ausnahmen und Genehmigungen erforderlich.

Wie hilft virtualworkforce.ai bei der Effizienz der Kreditorenbuchhaltung?

virtualworkforce.ai entwirft kontextbewusste E‑Mails und automatisiert Antworten während Genehmigungszyklen, was die Zeit für Lieferantenkorrespondenz reduziert und Fehler minimiert. Das hält AP‑Teams auf Genehmigungen und Ausnahmen fokussiert und gewährleistet zeitnahe Kommunikation.