Captura de facturas para Microsoft Dynamics 365 Business Central

captura de facturas en microsoft d365 business central: visión concisa y beneficios medibles

La captura de facturas en Microsoft D365 Business Central extrae automáticamente detalles del proveedor, número de factura, fecha, líneas de factura y totales desde archivos PDF e imágenes. La funcionalidad utiliza OCR y AI/ML para leer distintos formatos de factura y aprender los diseños con el tiempo. Como resultado, los equipos reducen rápidamente la entrada manual y los errores, y las aprobaciones avanzan más rápido. Los puntos de referencia de la industria muestran que las organizaciones que usan captura de facturas impulsada por IA informan hasta una reducción del 70% en el tiempo de procesamiento de facturas y hasta una caída del 60% en el coste por factura según reseñas independientes. Estas cifras enfatizan por qué los responsables financieros priorizan la automatización y la precisión.

Técnicamente, el proceso combina el reconocimiento óptico de caracteres con aprendizaje automático para el emparejamiento de campos y la puntuación de confianza. Luego, pasos robóticos gestionan publicaciones rutinarias y aprobaciones simples para agilizar el flujo. La función de captura de facturas en Business Central también puede leer diferentes formatos de factura de distintos proveedores y marcar excepciones para revisión humana. Para equipos financieros que necesitan rastros de auditoría y retención digital, la captura proporciona registros y el historial de contabilización verificables. Microsoft indica que la herramienta utiliza “AI, ML, OCR, and RPA to make the process of handling invoices faster and more accurate” (ERP Software Blog), lo que mejora el cumplimiento y la preparación para auditorías.

En pocas palabras, los beneficios medibles incluyen aprobaciones más rápidas, mejores relaciones con proveedores y menores costes de procesamiento. También obtiene menos errores de entrada de datos y flujos de caja más predecibles. Las organizaciones ven una disminución del 30–50% en errores de entrada manual cuando capturan datos de facturas con IA y OCR (ERP Software Blog). Si desea pasar de papel a digital, la capacidad base de captura de Business Central comienza a funcionar rápido, y los equipos pueden empezar en minutos con las herramientas de facturación y en minutos con la captura de datos de facturas durante un piloto.

microsoft dynamics y dynamics 365 finance: cómo la captura de facturas se vincula a cuentas por pagar

La captura de facturas se conecta estrechamente a los registros de cuentas por pagar y a la lógica de contabilización dentro de los módulos Dynamics 365 y Dynamics 365 Finance. Los archivos entrantes se enrutan a la página Incoming Documents, donde el OCR extrae campos clave y luego los mapea a las fichas de proveedor, perfiles de contabilización y al diario de facturas. El sistema se integra con los datos maestros de proveedores para que las facturas coincidan automáticamente cuando los ID de proveedor, números fiscales o referencias de órdenes de compra se alinean. Para líneas sin PO, las actualizaciones recientes ampliaron el manejo de facturas sin PO directamente en el diario de facturas, reduciendo la intervención manual y manteniendo a los equipos de AP centrados en las excepciones. Consulte las notas de la versión sobre nuevas capacidades en la release wave 2 para confirmación (Cegeka).

Debido a que la captura se integra con aprobaciones y contabilizaciones, su rastro de auditoría se vuelve visible y verificable. El historial de contabilización registra quién aprobó un documento, cuándo se produjo la aprobación y qué asientos contables resultaron. Eso significa que las verificaciones de cumplimiento y los informes financieros trabajan desde la misma fuente de la verdad. Los KPI a vigilar incluyen tiempo de procesamiento, duración del ciclo de aprobación y tasa de excepciones. Controle la tasa de procesamiento directo (STP) y el porcentaje de facturas que nunca requieren entrada manual. Medir estos KPI muestra dónde ajustar los mapeos de proveedores, los flujos de aprobación y la incorporación de proveedores.

Para equipos que usan automatización más amplia, el flujo de captura también se vincula a Power Platform y a insights tipo Copilot, por lo que los responsables financieros pueden crear paneles y activar acciones posteriores. Si su organización necesita simplificar la correspondencia digital en torno a facturas y preguntas de proveedores, nuestros agentes de virtualworkforce.ai pueden redactar respuestas con contexto y comprobar el estado del ERP en tiempo real, lo que reduce el tiempo dedicado a correos rutinarios de proveedores (automatización de correos ERP para logística). Esto mantiene a AP centrado en aprobaciones, optimización de caja y relaciones con proveedores.

automatización de facturas y automatización de cuentas por pagar: procesar facturas de proveedores y modernizar flujos de trabajo de AP

La automatización de facturas moderniza cómo los equipos de AP procesan facturas de proveedores de extremo a extremo. El flujo típico es captura → auto-mapeo → verificar/aprobar → contabilizar. Las excepciones se enrutan a revisores con puntuaciones de confianza e imágenes anotadas. Para facturas respaldadas por PO, el sistema compara las líneas y totales con los datos de la orden de compra. Para facturas sin PO, el sistema contabiliza a través del diario de facturas o las envía para codificación, según las reglas. Esta mezcla de automatización y comprobaciones humanas aumenta la tasa de procesamiento directo y reduce las excepciones por cada 100 facturas.

Mida lo que importa. Controle el porcentaje de STP, la tasa de excepciones, el coste por factura y los días por pagar pendientes. Estudios de la industria muestran que la automatización de facturas reduce el tiempo de procesamiento hasta en un 70% y puede reducir el coste por factura hasta en un 60% a 80% en algunos casos (Rho). Estas ganancias provienen de menos clics, menos entrada manual y aprobaciones más rápidas. Los equipos que liberan personal de AP pueden centrarse en la negociación con proveedores, descuentos por pronto pago y previsiones de caja. También mejoran las relaciones con proveedores mediante pagos más rápidos y una resolución de disputas más clara.

Elija reglas que reflejen sus requisitos empresariales. Comience con proveedores de alto volumen y luego expanda. Use referencias cruzadas de proveedores y grupos de contabilización para reducir la codificación manual. Cuando las facturas incluyen muchas líneas, configure el sistema para leer las líneas y proponer códigos de cuentas, luego deje que los aprobadores confirmen. Si necesita ayuda para gestionar hilos de correo y solicitudes de proveedores mientras las facturas avanzan en el flujo de trabajo, virtualworkforce.ai redacta respuestas, cita el contexto del ERP e incluso puede registrar actividad de vuelta en los sistemas (correspondencia logística automatizada). Eso reduce el tiempo humano dedicado a comprobaciones de estado y aumenta el rendimiento.

solución de captura de facturas: OCR, IA y aprendizaje automático para capturar en dynamics 365 finance y mejorar la precisión

Una solución efectiva de captura de facturas combina reconocimiento óptico de caracteres con modelos de IA que aprenden plantillas de facturas y sugieren codificación. OCR convierte imágenes en texto, luego ML mapea campos como nombre del proveedor, ID fiscal, número de factura, fecha de factura y totales. El sistema asigna una puntuación de confianza. Los campos con baja confianza van a revisión humana. Con el tiempo, el modelo de ML refina los mapeos y aumenta la tasa de codificación automática.

Microsoft ofrece capacidades integradas en Dynamics 365 Finance, y los partners añaden opciones especializadas para requisitos complejos. Por ejemplo, Continia y Fidesic aparecen en AppSource y proporcionan funciones más profundas de flujo de trabajo de AP y herramientas de incorporación de proveedores. Si sus facturas incluyen muchas líneas o reglas fiscales complejas, podría elegir una aplicación de partner para reducir el trabajo de configuración. La release wave 2023 amplió estas capacidades en Dynamics 365 Finance and Operations y amplió el soporte para facturas sin PO (Cegeka).

Espere que la precisión empiece más baja con escaneos de mala calidad y luego aumente a medida que el sistema ve más muestras y mejoran los mapeos de proveedores. Use referencias cruzadas y mapeos de proveedores para acelerar la codificación automática. Además, utilice AI Builder u otros servicios de Azure cuando necesite reglas de extracción personalizadas e integre el modelo en su flujo mediante conectores de Power Platform. Si quiere comparar herramientas de captura, recuerde probar con una muestra representativa de su conjunto de documentos, porque diferentes formatos de factura y la calidad de imagen producen resultados muy distintos.

Finalmente, la herramienta de captura que elija debe ajustarse a sus necesidades de gobernanza. Aplique controles de acceso basados en roles, registros de auditoría y políticas de retención para entidades legales e informes financieros. Para equipos que desean un despliegue rápido, algunos proveedores anuncian que puede comenzar en minutos con la captura de datos de facturas, pero planifique un piloto para que pueda medir STP y excepciones antes de escalar.

configurar y usar funciones de microsoft para automatizar la captura de facturas: configuración, mapeo, aprobaciones y gobernanza

Configure la captura eligiendo una herramienta OCR, habilitando Incoming Documents, estableciendo referencias cruzadas de proveedores y definiendo grupos de contabilización. Luego configure los flujos de aprobación en el diario de facturas y pruebe. Comience con un piloto en proveedores de alto volumen. Mida el procesamiento directo y las excepciones durante cuatro a seis semanas. Mejore sus mapeos y reglas de aprobación según los resultados.

La mejor práctica sugiere mapear primero los formatos comunes de factura de diferentes proveedores. Eso aumenta el STP inicial y entrena el ML más rápido. Defina reglas de excepción para que pequeñas diferencias no creen falsos positivos. Aplique segregación de funciones y límites de aprobación para los controles financieros. Las políticas de retención, los roles de usuario y los registros de auditoría ayudan con el cumplimiento y los informes financieros. Cuando ejecute un piloto, incluya una mezcla de facturas con PO y sin PO. Incluya la conciliación de órdenes de compra como parte de la prueba para facturas respaldadas por PO.

Use las funciones de la plataforma para ampliar la captura. Por ejemplo, integre con SharePoint o OneDrive para el almacenamiento de documentos, o utilice Power Apps y flujos de Power Platform para automatizar notificaciones. También puede aprovechar insights tipo Copilot de Microsoft para hacer preguntas en lenguaje natural sobre el estado del flujo de trabajo. Si necesita redacción de correos o respuestas rápidas durante las aprobaciones, virtualworkforce.ai puede redactar y enviar correos contextuales que citan el contexto del ERP y rastrean la sincronización de vuelta al libro mayor (cómo escalar operaciones logísticas con agentes de IA). Eso reduce la entrada manual y las comprobaciones de estado repetidas.

Por último, involucre a TI para actualizaciones de seguridad y soporte técnico. Use servicios de Azure para escalado y pruebe la copia de seguridad y la retención entre entidades legales. Documente sus requisitos empresariales y programe revisiones regulares de STP, coste por factura y excepciones para que pueda mejorar continuamente el flujo de procesamiento de facturas.

fidesic, captura de facturas en dynamics 365 y opciones de terceros: elija la solución adecuada para procesos de cuentas por pagar

Elegir entre la captura integrada y las aplicaciones de terceros depende de su complejidad, cronograma y presupuesto. La captura nativa en la versión base de Business Central cubre muchos escenarios estándar y se integra con el diario de facturas y las fichas de proveedor. Para requisitos más intensivos, soluciones de partners como Fidesic añaden portales avanzados para proveedores, automatización de pagos y un manejo más profundo de excepciones. Busque en AppSource módulos especializados o consulte a partners que trabajan sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central si necesita flujos de trabajo avanzados.

Considere estos puntos de comparación: capacidad de configuración, soporte para líneas complejas, velocidad de despliegue, informes y coste total de propiedad. Si necesita procesar facturas con muchas líneas, o si debe soportar múltiples entidades legales y reglas de contabilización a medida, una solución de partner podría reducir el esfuerzo de personalización. Las herramientas de captura de terceros a menudo incluyen conectores preconstruidos para ERPs populares como Dynamics GP y para módulos de operaciones financieras. También pueden soportar formatos de factura de distintos proveedores e incorporación automatizada de proveedores.

Al evaluar proveedores, realice un piloto que refleje el volumen real y la calidad de los documentos. Incluya un conjunto de prueba que cubra papel escaneado, adjuntos PDF por correo y facturas electrónicas. Verifique si el proveedor soporta la sincronización con sus datos maestros de proveedores y si puede gestionar proveedores y reglas de contabilización a través de múltiples compañías. También compruebe las actualizaciones de seguridad, el soporte técnico y la capacidad de personalizar la extracción para diseños inusuales. Si desea reducir el tiempo dedicado a correos de proveedores durante la implementación, considere añadir automatización de correos para que el personal de AP reciba menos preguntas de estado y más tiempo para gestionar excepciones (asistente virtual para logística).

Por último, elija la solución que respalde sus objetivos a largo plazo. Si su objetivo es optimizar los procesos de cuentas por pagar y escalar sin contratar personal, elija una herramienta que cumpla con la tasa de STP requerida, que soporte sus casos de uso con y sin orden de compra, y que ofrezca informes claros para contabilidad y auditoría. Las fichas de AppSource y las demos de partners le ayudan a comparar opciones rápidamente, y un piloto por fases le permite demostrar el ROI antes del despliegue empresarial.

FAQ

¿Qué hace exactamente la captura de facturas en Business Central?

La captura de facturas extrae automáticamente los campos clave de la factura y los mapea a los registros dentro de Business Central. Reduce la entrada manual mediante OCR y ML para que los equipos de AP puedan centrarse en las excepciones.

¿La captura de facturas puede manejar facturas con y sin PO?

Sí. Las actualizaciones de Dynamics 365 aumentaron el soporte para facturas sin PO, y puede procesarlas directamente en el diario de facturas. La conciliación con PO sigue estando disponible para los flujos de trabajo estándar de órdenes de compra.

¿Cuánto tiempo pueden esperar ahorrar las empresas?

Estudios de la industria informan hasta un 70% de reducción en el tiempo de procesamiento de facturas cuando las empresas adoptan captura impulsada por IA (Rho). Los resultados reales dependen de la calidad de los documentos y la mezcla de proveedores.

¿La captura de facturas requiere software de terceros?

No siempre. Business Central ofrece funciones de captura integradas, pero partners como Fidesic o aplicaciones especializadas en AppSource pueden añadir flujos y reporting avanzados. Elija según la complejidad y el volumen.

¿Cómo encaja el OCR en la solución?

El reconocimiento óptico de caracteres convierte imágenes escaneadas en texto que los modelos de ML luego mapean a campos. La calidad del OCR afecta la precisión inicial y el volumen de intervención humana necesario.

¿Qué KPI debemos monitorizar tras la implementación?

Controle el tiempo medio de procesamiento de facturas, el coste por factura, la tasa de excepciones y el porcentaje de STP. Estas métricas muestran cuánto reduce la automatización la entrada manual y acelera las aprobaciones.

¿Cómo debemos pilotar la captura de facturas?

Comience con 100–500 facturas representativas de distintos proveedores y formatos. Configure los mapeos, ejecute la herramienta de captura, mida los KPI durante 4–6 semanas y luego itere antes de un despliegue más amplio.

¿La captura de facturas puede integrarse con otras herramientas de Microsoft?

Sí. Puede integrar la captura con Power Platform, SharePoint, OneDrive y funciones Copilot. También puede usar Azure para modelos personalizados y AI Builder para extracción a medida.

¿La captura reemplazará al personal de AP?

No. La captura reduce la entrada manual y el trabajo repetitivo, liberando al personal de AP para tareas de mayor valor como la gestión de proveedores y la optimización de caja. La intervención humana sigue siendo necesaria para excepciones y aprobaciones.

¿Cómo ayuda virtualworkforce.ai a la eficiencia de AP?

virtualworkforce.ai redacta correos contextuales y automatiza respuestas durante los ciclos de aprobación, lo que reduce el tiempo dedicado a la correspondencia con proveedores y disminuye errores. Eso mantiene a los equipos de AP centrados en aprobaciones y excepciones, asegurando una comunicación oportuna.