Przechwytywanie faktur dla Microsoft Dynamics 365 Business Central

przechwytywanie faktur w microsoft d365 business central: zwięzłe omówienie i wymierne korzyści

Przechwytywanie faktur w Microsoft D365 Business Central automatycznie wyodrębnia dane dostawcy, numer faktury, datę, pozycje na fakturze i sumy z plików PDF i obrazów. Funkcja wykorzystuje OCR oraz AI/ML do odczytu różnych formatów faktur i do nauki układów w czasie. W rezultacie zespoły szybko redukują ręczne wprowadzanie danych i błędy, a procesy zatwierdzania przyspieszają. Benchmarki branżowe pokazują, że organizacje używające przechwytywania faktur napędzanego przez AI zgłaszają nawet redukcję czasu przetwarzania faktur o 70% i spadek kosztu na fakturę nawet o 60% według niezależnych przeglądów. Te liczby podkreślają, dlaczego liderzy finansowi stawiają na automatyzację i dokładność.

Technicznie proces łączy rozpoznawanie tekstu (OCR) z uczeniem maszynowym do dopasowywania pól i przypisywania wskaźników ufności. Następnie krokami robotycznymi obsługiwane są rutynowe księgowania i proste zatwierdzenia, aby usprawnić przepływ. Funkcja przechwytywania faktur w Business Central potrafi także odczytywać różne formaty faktur od różnych dostawców i oznaczać wyjątki do przeglądu przez człowieka. Dla zespołów finansowych, które potrzebują śladów audytu i cyfrowego przechowywania, przechwytywanie zapewnia śledzalne zapisy i historię księgowań. Microsoft stwierdza, że narzędzie używa „AI, ML, OCR i RPA, aby proces obsługi faktur był szybszy i bardziej dokładny” (Blog o oprogramowaniu ERP), co poprawia zgodność i gotowość do audytów.

Krótko mówiąc, wymierne korzyści obejmują szybsze zatwierdzenia, lepsze relacje z dostawcami i niższe koszty przetwarzania. Dodatkowo otrzymujesz mniej błędów przy wprowadzaniu danych i bardziej przewidywalne przepływy pieniężne. Organizacje obserwują spadek błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych o 30–50% po zastosowaniu przechwytywania danych faktury przy użyciu AI i OCR (Blog o oprogramowaniu ERP). Jeśli chcesz przejść z papieru na cyfrowe rozwiązania, podstawowa funkcjonalność przechwytywania w Business Central zaczyna działać szybko, a zespoły mogą rozpocząć pracę w ciągu kilku minut z narzędziami do faktur i przechwytywania danych faktury podczas pilotażu.

microsoft dynamics i dynamics 365 finance: jak przechwytywanie faktur łączy się z rozrachunkami z dostawcami

Przechwytywanie faktur ściśle łączy się z rekordami rozrachunków z dostawcami i logiką księgowań w modułach Dynamics 365 i Dynamics 365 Finance. Przychodzące pliki są kierowane na stronę Incoming Documents, gdzie OCR wyodrębnia kluczowe pola, a następnie mapuje je na karty dostawców, profile księgowań i dziennik faktur. System integruje się z danymi głównymi dostawcy, dzięki czemu faktury dostawców dopasowują się automatycznie, gdy identyfikatory dostawców, numery podatkowe lub referencje do zamówień zgadzają się. Dla pozycji bez zamówienia ostatnie aktualizacje rozszerzyły obsługę faktur bez PO bezpośrednio w dzienniku faktur, zmniejszając interwencję ręczną i utrzymując zespoły AP skoncentrowane na wyjątkach. Zobacz notatki o wydaniu dotyczące nowych możliwości w release wave 2 w celu potwierdzenia (Cegeka).

Ponieważ przechwytywanie integruje się z zatwierdzeniami i księgowaniami, twój ślad audytu staje się zarówno widoczny, jak i możliwy do zweryfikowania. Historia księgowań rejestruje, kto zatwierdził dokument, kiedy odbyło się zatwierdzenie i które zapisy księgowe powstały. Oznacza to, że kontrole zgodności i raportowanie finansowe korzystają z tego samego źródła prawdy. KPI, które warto śledzić, to czas przetwarzania, długość cyklu zatwierdzania i wskaźnik wyjątków. Monitoruj wskaźnik przetwarzania bezpośredniego (STP) oraz procent faktur, które nigdy nie wymagają ręcznego wprowadzenia. Pomiar tych KPI pokaże, gdzie dostroić mapowania dostawców, przepływy zatwierdzeń i wdrażanie dostawców.

Dla zespołów korzystających z szerszej automatyzacji, przepływ przechwytywania łączy się również z Power Platform i z analizami w stylu Copilot, dzięki czemu liderzy finansowi mogą budować pulpity i wyzwalać działania pochodne. Jeśli twoja organizacja musi usprawnić cyfrową korespondencję wokół faktur i zapytań dostawców, nasze agenty z virtualworkforce.ai mogą sporządzać odpowiedzi bogate w kontekst i sprawdzać status ERP w czasie rzeczywistym, co skraca czas poświęcany na rutynowe e-maile do dostawców (Automatyzacja e-maili ERP dla logistyki). To pozwala zespołowi AP skupić się na zatwierdzeniach, optymalizacji gotówki i relacjach z dostawcami.

automatyzacja faktur i automatyzacja rozrachunków z dostawcami: przetwarzanie faktur dostawców i modernizacja procesów AP

Automatyzacja faktur modernizuje sposób, w jaki zespoły AP przetwarzają faktury dostawców od początku do końca. Typowy przepływ pracy przebiega: przechwytywanie → automatyczne mapowanie → weryfikacja/zatwierdzenie → księgowanie. Wyjątki są kierowane do recenzentów z ocenami ufności i adnotowanymi obrazami. Dla faktur powiązanych z PO system dopasowuje pozycje i sumy do danych zamówienia. Dla faktur bez PO system księguje je przez dziennik faktur lub kieruje do zakodowania, w zależności od reguł. To połączenie automatyzacji i kontroli ludzkiej zwiększa wskaźnik przetwarzania bezpośredniego (STP) i obniża liczbę wyjątków na 100 faktur.

Mierz to, co ma znaczenie. Śledź procent STP, wskaźnik wyjątków, koszt na fakturę i dni płatne (DPO). Badania branżowe pokazują, że automatyzacja faktur skraca czas przetwarzania nawet o 70% i może zmniejszyć koszt na fakturę nawet o 60–80% w niektórych przypadkach (Rho). Te korzyści wynikają z mniejszej liczby kliknięć, mniejszego ręcznego wprowadzania danych i szybszych zatwierdzeń. Zespoły, które uwolnią pracowników AP, mogą skupić się na negocjacjach z dostawcami, rabatach za wcześniejszą płatność i prognozowaniu przepływów pieniężnych. Poprawiają też relacje z dostawcami poprzez szybsze płatności i jaśniejsze rozwiązywanie sporów.

Wybieraj reguły, które odzwierciedlają wymagania twojej firmy. Zacznij od dostawców o dużym wolumenie, a następnie rozszerzaj. Używaj krzyżowych referencji dostawców i grup księgowań, aby zmniejszyć ręczne kodowanie. Tam, gdzie faktury zawierają wiele pozycji, skonfiguruj system do odczytu pozycji i proponowania kodów kont księgowych, a następnie pozwól zatwierdzającym potwierdzić. Jeśli potrzebujesz pomocy w zarządzaniu wątkami e-mail i zapytaniami dostawców w miarę jak faktury przechodzą przez przepływ pracy, virtualworkforce.ai sporządza odpowiedzi, podaje kontekst ERP i może nawet rejestrować aktywność z powrotem w systemach (zautomatyzowana korespondencja logistyczna). To zmniejsza czas ludzki poświęcany na sprawdzanie statusu i zwiększa przepustowość.

rozwiązanie do przechwytywania faktur: OCR, AI i uczenie maszynowe do przechwytywania w dynamics 365 finance i poprawy dokładności

Skuteczne rozwiązanie do przechwytywania faktur łączy rozpoznawanie znaków (OCR) z modelami AI, które uczą się szablonów faktur i sugerują kodowanie. OCR konwertuje obrazy na tekst, potem ML mapuje pola takie jak nazwa dostawcy, NIP, numer faktury, data faktury i sumy. System przypisuje ocenę ufności. Pola o niskiej ufności trafiają do ludzi do przeglądu. Z czasem model ML udoskonala mapowania i podnosi odsetek automatycznego kodowania.

Microsoft dostarcza wbudowane możliwości w Dynamics 365 Finance, a partnerzy dodają wyspecjalizowane opcje dla złożonych wymagań. Na przykład Continia i Fidesic pojawiają się w AppSource i oferują głębsze funkcje przepływu pracy AP oraz narzędzia do onboardingu dostawców. Jeśli twoje faktury zawierają wiele pozycji lub złożone reguły podatkowe, możesz wybrać aplikację partnerską, aby zmniejszyć pracę konfiguracyjną. Fala wydań 2023 rozszerzyła te możliwości w Dynamics 365 Finance and Operations i poszerzyła wsparcie dla faktur bez PO (Cegeka).

Spodziewaj się, że dokładność będzie początkowo niższa przy słabej jakości skanów, a następnie wzrośnie w miarę jak system zobaczy więcej próbek i jak poprawią się mapowania dostawców. Używaj krzyżowych referencji i mapowań dostawców, aby przyspieszyć automatyczne kodowanie. Również skorzystaj z AI Builder lub innych usług Azure, gdy potrzebujesz niestandardowych reguł ekstrakcji, i zintegruj model z przepływem pracy za pomocą konektorów Power Platform. Jeśli chcesz porównać narzędzia do przechwytywania, pamiętaj, żeby testować je na reprezentatywnym zestawie dokumentów, ponieważ różne formaty faktur i jakość obrazów dają bardzo różne wyniki.

Na koniec, narzędzie do przechwytywania, które wybierzesz, powinno odpowiadać twoim potrzebom w zakresie nadzoru. Zastosuj kontrole dostępu oparte na rolach, dzienniki audytu i polityki retencji dla jednostek prawnych i sprawozdawczości finansowej. Dla zespołów, które chcą szybkiego wdrożenia, niektórzy dostawcy reklamują, że można zacząć w ciągu minut z przechwytywaniem danych faktury, ale zaplanuj pilotaż, aby zmierzyć STP i wyjątki zanim skalujesz.

konfiguracja i używanie funkcji microsoft do automatyzacji przechwytywania faktur: ustawienia, mapowanie, zatwierdzenia i nadzór

Skonfiguruj przechwytywanie, wybierając narzędzie OCR, włączając Incoming Documents, ustawiając krzyżowe referencje dostawców i definiując grupy księgowań. Następnie ustaw przepływy zatwierdzeń w dzienniku faktur i przetestuj. Zacznij od pilotażu dla dostawców o dużym wolumenie. Mierz przetwarzanie bezpośrednie i wyjątki przez cztery do sześciu tygodni. Udoskonal mapowania i reguły zatwierdzeń na podstawie wyników.

Dobra praktyka sugeruje najpierw mapowanie typowych formatów faktur od różnych dostawców. To zwiększa wczesne STP i szybciej szkoli ML. Zdefiniuj reguły wyjątków tak, aby drobne różnice nie generowały fałszywych alarmów. Zastosuj segregację obowiązków i limity zatwierdzeń dla kontroli finansowej. Polityki retencji, role użytkowników i dzienniki audytu pomagają w zgodności i raportowaniu finansowym. W czasie pilotażu uwzględnij mieszankę faktur z PO i bez PO. Dołącz dopasowanie zamówień jako część testu dla faktur powiązanych z zamówieniami.

Wykorzystaj funkcje platformy do rozszerzenia przechwytywania. Na przykład zintegruj z SharePoint lub OneDrive do przechowywania dokumentów, albo użyj Power Apps i przepływów Power Platform do automatyzacji powiadomień. Możesz też skorzystać z analiz w stylu Copilot od Microsoft, aby zadawać pytania w języku naturalnym o status przepływu pracy. Jeśli potrzebujesz tworzenia e-maili lub szybkich odpowiedzi podczas zatwierdzeń, virtualworkforce.ai może tworzyć i wysyłać e-maile świadome kontekstu, które cytują kontekst ERP i śledzą synchronizację z powrotem do ksiąg (jak skalować operacje logistyczne przy użyciu agentów AI). To redukuje ręczne wprowadzanie i powtarzające się sprawdzanie statusu.

Na koniec zaangażuj dział IT w aktualizacje zabezpieczeń i wsparcie techniczne. Użyj usług Azure do skalowania i przetestuj kopie zapasowe oraz retencję w ramach jednostek prawnych. Udokumentuj wymagania biznesowe i zaplanuj regularne przeglądy STP, kosztu na fakturę i wyjątków, aby stale ulepszać przepływ przetwarzania faktur.

fidesic, przechwytywanie faktur w dynamics 365 i opcje firm trzecich: wybierz właściwe rozwiązanie dla procesów rozrachunków z dostawcami

Wybór między wbudowanym przechwytywaniem a aplikacjami firm trzecich zależy od złożoności, harmonogramu i budżetu. Native capture w podstawowym Business Central pokrywa wiele standardowych scenariuszy i integruje się z dziennikiem faktur oraz kartami dostawców. Dla większych wymagań rozwiązania partnerskie, takie jak Fidesic, dodają zaawansowane portale dostawców, automatyzację płatności i głębsze obsługi wyjątków. Szukaj w AppSource specjalistycznych modułów lub skonsultuj się z partnerami budującymi rozwiązania na Microsoft Dynamics 365 Business Central, jeśli potrzebujesz zaawansowanych przepływów pracy.

Weź pod uwagę te kryteria porównania: możliwości konfiguracyjne, wsparcie dla złożonych linii pozycji, szybkość wdrożenia, raportowanie i całkowity koszt posiadania. Jeśli musisz przetwarzać faktury z wieloma pozycjami lub obsługiwać wiele jednostek prawnych i niestandardowe reguły księgowań, rozwiązanie partnerskie może zmniejszyć nakład pracy konfiguracyjnej. Narzędzia firm trzecich często zawierają gotowe konektory do popularnych ERP-ów, takich jak Dynamics GP, i do modułów finansowych. Mogą też wspierać formaty faktur od różnych dostawców i automatyczny onboarding dostawców.

Podczas oceny dostawców przeprowadź pilotaż odzwierciedlający rzeczywisty wolumen i jakość dokumentów. Uwzględnij zestaw testowy obejmujący zeskanowane dokumenty papierowe, załączniki PDF z e-maili oraz faktury elektroniczne. Sprawdź, czy dostawca obsługuje synchronizację z twoją bazą danych dostawców i czy potrafi zarządzać dostawcami i regułami księgowań w wielu firmach. Zweryfikuj też aktualizacje zabezpieczeń, wsparcie techniczne i możliwość dostosowania ekstrakcji do nietypowych układów. Jeśli chcesz zmniejszyć czas poświęcany na e-maile z dostawcami podczas wdrożenia, rozważ dodanie automatyzacji e-maili, aby zespół AP otrzymywał mniej pytań o status i miał więcej czasu na obsługę wyjątków (wirtualny asystent dla logistyki).

Na koniec wybierz rozwiązanie wspierające twoje cele długoterminowe. Jeśli chcesz usprawnić procesy rozrachunków z dostawcami i skalować bez zatrudniania dodatkowych osób, wybierz narzędzie, które odpowiada wymaganym wskaźnikom STP, obsługuje przypadki użycia z PO i bez PO oraz oferuje jasne raportowanie do sprawozdawczości finansowej i śladów audytu. Listy w AppSource i pokazy partnerów pomogą szybko porównać opcje, a etapowy pilotaż pozwoli udowodnić ROI przed wdrożeniem na poziomie przedsiębiorstwa.

FAQ

Czym dokładnie zajmuje się przechwytywanie faktur w Business Central?

Przechwytywanie faktur automatycznie wyodrębnia kluczowe pola faktury i mapuje je na rekordy w Business Central. Redukuje ręczne wprowadzanie danych, używając OCR i ML, dzięki czemu zespoły AP mogą skupić się na wyjątkach.

Czy przechwytywanie faktur obsługuje zarówno faktury z PO, jak i bez PO?

Tak. Aktualizacje Dynamics 365 zwiększyły wsparcie dla faktur bez PO i można je przetwarzać bezpośrednio w dzienniku faktur. Dopasowanie do zamówień (PO) pozostaje dostępne dla standardowych przepływów zamówień.

Ile czasu firmy mogą się spodziewać zaoszczędzić?

Badania branżowe wskazują skrócenie czasu przetwarzania faktur nawet o 70% po wdrożeniu przechwytywania napędzanego przez AI (Rho). Rzeczywiste wyniki zależą od jakości dokumentów i struktury dostawców.

Czy przechwytywanie faktur wymaga oprogramowania firm trzecich?

Nie zawsze. Podstawowy Business Central oferuje wbudowane funkcje przechwytywania, ale partnerzy tacy jak Fidesic lub wyspecjalizowane aplikacje w AppSource mogą dodać zaawansowane przepływy pracy i raportowanie. Wybór zależy od złożoności i wolumenu.

Jaką rolę odgrywa OCR w rozwiązaniu?

Optical character recognition konwertuje zeskanowane obrazy na tekst, który modele ML następnie mapują na pola. Jakość OCR wpływa na początkową dokładność i na wolumen interwencji ludzkiej wymaganej do korekt.

Jakie KPI powinniśmy monitorować po wdrożeniu?

Śledź średni czas przetwarzania faktury, koszt na fakturę, wskaźnik wyjątków i procent STP. Te metryki pokazują, o ile automatyzacja zmniejsza ręczne wprowadzanie danych i przyspiesza zatwierdzenia.

Jak powinniśmy pilotować przechwytywanie faktur?

Zacznij od 100–500 reprezentatywnych faktur od różnych dostawców i w różnych formatach. Skonfiguruj mapowania, uruchom narzędzie do przechwytywania, mierz KPI przez 4–6 tygodni, a potem iteruj przed szerszym wdrożeniem.

Czy przechwytywanie faktur może integrować się z innymi narzędziami Microsoft?

Tak. Możesz integrować przechwytywanie z Power Platform, SharePoint, OneDrive i funkcjami Copilot. Możesz też użyć Azure do niestandardowych modeli i AI Builder do dostosowanej ekstrakcji.

Czy przechwytywanie zastąpi pracowników AP?

Nie. Przechwytywanie redukuje ręczne wprowadzanie danych i powtarzalne zadania, uwalniając pracowników AP do wykonywania zadań o wyższej wartości, takich jak zarządzanie dostawcami i optymalizacja gotówki. Interwencja ludzka pozostaje potrzebna przy wyjątkach i zatwierdzeniach.

W jaki sposób virtualworkforce.ai pomaga w efektywności AP?

virtualworkforce.ai sporządza e-maile świadome kontekstu i automatyzuje odpowiedzi podczas cykli zatwierdzeń, co skraca czas poświęcany na korespondencję z dostawcami i redukuje błędy. Dzięki temu zespoły AP mogą skupić się na zatwierdzeniach i wyjątkach, zapewniając terminową komunikację.