Fakturascanning til Microsoft Dynamics 365 Business Central

fakturaindfangning i microsoft d365 business central: kort oversigt og målbare fordele

Fakturaindfangning i Microsoft D365 Business Central udtrækker automatisk leverandøroplysninger, fakturanummer, dato, linjeposter og totaler fra PDF- og billedfiler. Funktionen bruger OCR og AI/ML til at læse forskellige fakturaformater og til at lære layouts over tid. Som følge heraf reducerer teams hurtigt manuel indtastning og fejl, og godkendelser går hurtigere. Branchenormer viser, at organisationer, der bruger AI-drevet fakturaindfangning, rapporterer op til en 70% reduktion i fakturabehandlingstiden og op til et fald på 60% i omkostning per faktura ifølge uafhængige anmeldelser. Disse tal understreger, hvorfor økonomiledere prioriterer automatisering og nøjagtighed.

Teknisk kombinerer processen optisk tegngenkendelse med maskinlæring til felttilpasning og konfidensscoring. Derefter håndterer robotiske trin rutinemæssig bogføring og enkle godkendelser for at strømline flowet. Fakturaindfangningsfunktionen i Business Central kan også læse forskellige fakturaformater fra forskellige leverandører og markere undtagelser til manuel gennemgang. For økonomiteams, der har brug for revisionsspor og digital opbevaring, leverer indfangning sporbare registre og bogføringshistorik. Microsoft oplyser, at værktøjet bruger “AI, ML, OCR, and RPA to make the process of handling invoices faster and more accurate” (ERP Software Blog), og det forbedrer overholdelse og revisionsberedskab.

Kort sagt inkluderer de målbare fordele hurtigere godkendelser, bedre leverandørrelationer og lavere behandlingsomkostninger. Du får også færre dataindtastningsfejl og mere forudsigelige pengestrømme. Organisationer ser en 30–50% reduktion i manuelle dataindtastningsfejl, når de indfanger fakturadata med AI og OCR (ERP Software Blog). Hvis du vil bevæge dig fra papir til digitalt, starter den grundlæggende Business Central-indfangningsfunktion hurtigt, og teams kan komme i gang på få minutter med fakturaværktøjer og minutters fakturadataindfangning under en pilot.

microsoft dynamics og dynamics 365 finance: hvordan fakturaindfangning kobles til kreditorstyring

Fakturaindfangning kobler tæt til kreditorregistre og bogføringslogik i Dynamics 365 og Dynamics 365 Finance-modulerne. Indkommende filer sendes til siden Incoming Documents, hvor OCR udtrækker nøglefelter og derefter kortlægger dem til leverandørkort, bogføringsprofiler og fakturajournalen. Systemet integreres med leverandørens stamdata, så leverandørfakturaer matcher automatisk, når leverandør-id’er, skatnummer eller indkøbsordrehenvisninger stemmer overens. For non-PO-linjer udvidede nyere opdateringer håndteringen af non-PO-fakturaer direkte i fakturajournalen, hvilket reducerer manuel indgriben og holder kreditorholdet fokuseret på undtagelser. Se release notes om nye funktioner i release wave 2 for bekræftelse Cegeka.

Fordi indfangning integreres med godkendelser og bogføringer, bliver dit revisionsspor både synligt og verificerbart. Bogføringshistorikken registrerer, hvem der godkendte et dokument, hvornår godkendelsen fandt sted, og hvilke hovedbogsposteringer der resulterede. Det betyder, at overholdelsestjek og finansiel rapportering arbejder fra samme sandhedskilde. KPI’er at overvåge inkluderer behandlingstid, længde på godkendelsescyklus og andel af undtagelser. Følg straight-through processing-raten og procentdelen af fakturaer, der aldrig kræver manuel indtastning. Måling af disse KPI’er viser, hvor du skal finjustere leverandørkortlægninger, godkendelsesworkflow og leverandøronboarding.

For teams, der bruger bredere automatisering, linker indfangningsflowet også til Power Platform og til Copilot-lignende indsigter, så økonomiledere kan bygge dashboards og udløse downstream-handlinger. Hvis din organisation har brug for at strømline digital korrespondance omkring fakturaer og leverandørspørgsmål, kan vores virtualworkforce.ai-agenter udarbejde kontekstuelle svar og tjekke ERP-status i realtid, hvilket reducerer tiden brugt på rutinemæssige leverandøre-mails. Dette holder kreditorfokus på godkendelser, likviditetsoptimering og leverandørrelationer.

fakturaautomatisering og automatisering af kreditorfunktionen: behandling af leverandørfakturaer og modernisering af AP-workflows

Fakturaautomatisering moderniserer, hvordan AP-teams behandler leverandørfakturaer fra ende til anden. Den typiske workflow kører indfangning → auto-map → verificer/godkend → bogfør. Undtagelser rutes til anmeldere med konfidensscorer og annoterede billeder. For PO-støttede fakturaer matcher systemet linjeposter og totaler mod indkøbsordredata. For non-PO-fakturaer bogføres gennem fakturajournalen eller rutes til kodning afhængigt af reglerne. Denne blanding af automatisering og menneskelige checks hæver straight-through processing-raten og reducerer undtagelser per 100 fakturaer.

Mål det, der betyder noget. Følg STP-procent, undtagsrate, omkostning per faktura og days payable outstanding. Branchestudier viser, at fakturaautomatisering kan reducere behandlingstiden med op til 70% og kan skære omkostning-per-faktura med helt op til 60%–80% i nogle tilfælde (Rho). Disse gevinster kommer fra færre klik, mindre manuel indtastning og hurtigere godkendelser. Teams, der frigør AP-personale, kan fokusere på leverandørforhandlinger, kontantrabatter og likviditetsforecasting. De forbedrer også leverandørrelationer gennem hurtigere betalinger og klarere tvistløsning.

Vælg regler, der afspejler dine forretningskrav. Start med højvolumenleverandører, og udvid derefter. Brug leverandørkrydsreferencer og bogføringsgrupper for at reducere manuel kodning. Hvor fakturaer indeholder mange linjeposter, konfigurer systemet til at læse linjeposter og foreslå hovedbogskonti, hvorefter godkendere bekræfter. Hvis du har brug for hjælp til at håndtere e-mailtråde og leverandørforespørgsler, mens fakturaer bevæger sig gennem workflowet, udarbejder virtualworkforce.ai svar, citerer ERP-kontekst og kan endda logge aktivitet tilbage til systemerne. Det reducerer den menneskelige tid brugt på statuskontroller og øger gennemløb.

fakturaindfangningsløsning: ocr, ai og maskinlæring til indfangning i dynamics 365 finance og forbedret nøjagtighed

En effektiv fakturaindfangningsløsning blander optisk tegngenkendelse med AI-modeller, der lærer fakturaskabeloner og foreslår kodning. OCR konverterer billeder til tekst, hvorefter ML kortlægger felter som leverandørnavn, skat-id, fakturanummer, fakturadato og totaler. Systemet tildeler en konfidensscore. Felter med lav konfidens sendes til mennesker til gennemgang. Over tid finjusterer ML-modellen kortlægningerne og øger den automatiske kodningsrate.

Microsoft leverer indbyggede funktioner i Dynamics 365 Finance, og partnere tilføjer specialiserede muligheder for komplekse krav. For eksempel dukker Continia og Fidesic op i AppSource og tilbyder dybere AP-workflowfunktioner og værktøjer til leverandøronboarding. Hvis dine fakturaer indeholder mange linjeposter eller komplekse skatteregler, kan du vælge en partnerapp for at reducere opsætningsarbejdet. Release wave 2023 udvidede disse kapabiliteter i Dynamics 365 Finance and Operations og udvidede supporten for non-PO-fakturaer Cegeka.

Forvent, at nøjagtigheden starter lavere ved dårlige scans og derefter stiger, efterhånden som systemet ser flere prøver og leverandørkortlægninger forbedres. Brug krydsreferencer og leverandørkortlægninger for at øge automatisk kodning. Brug også AI Builder eller andre Azure-tjenester, når du har brug for brugerdefinerede udtrækningsregler, og integrer modellen i dit workflow ved at bruge Power Platform-connectorer. Hvis du vil sammenligne indfangningsværktøjer, så husk at teste med et repræsentativt udvalg af dine dokumenter, fordi forskellige fakturaformater og billedkvalitet giver meget forskellige resultater.

Endelig bør det valgte indfangningsværktøj matche dine styringsbehov. Anvend rollebaserede adgangskontroller, revisionslogs og opbevaringspolitikker for juridiske enheder og finansiel rapportering. For teams, der ønsker hurtig udrulning, reklamerer nogle leverandører med, at du kan komme i gang på få minutter med fakturadataindfangning, men planlæg en pilot, så du kan måle STP og undtagelser, før du skalerer.

konfigurere og bruge microsoft-funktioner til at automatisere fakturaindfangning: opsætning, kortlægning, godkendelser og governance

Konfigurer indfangning ved at vælge et OCR-værktøj, aktivere Incoming Documents, sætte leverandørkrydsreferencer og definere bogføringsgrupper. Sæt derefter godkendelsesflows i fakturajournalen op og test. Start med en pilot på højvolumenleverandører. Mål straight-through processing og undtagelser i fire til seks uger. Forfin dine kortlægninger og godkendelsesregler baseret på resultaterne.

Bedste praksis foreslår først at kortlægge almindelige fakturaformater fra forskellige leverandører. Det øger tidlig STP og træner ML hurtigere. Definér undtagelsesregler, så små forskelle ikke skaber falske positiver. Anvend adskillelse af pligter og godkendelsesgrænser for finansiel kontrol. Opbevaringspolitikker, brugerroller og revisionslogs hjælper med compliance og finansiel rapportering. Når du kører en pilot, inkluder en blanding af PO- og non-PO-fakturaer. Inkludér indkøbsordrematching som en del af testen for PO-støttede fakturaer.

Brug platformfunktioner til at udvide indfangning. For eksempel kan du integrere med SharePoint eller OneDrive til dokumentopbevaring eller bruge Power Apps og Power Platform-flows til at automatisere notifikationer. Du kan også trække på Copilot-lignende indsigter fra Microsoft for at stille spørgsmål i naturligt sprog om workflowstatus. Hvis du har brug for e-mailudarbejdelse eller hurtige svar under godkendelser, kan virtualworkforce.ai udarbejde og sende kontekstbevidste e-mails, der citerer ERP-kontekst og synkroniserer tilbage til hovedbogen. Det reducerer manuel indtastning og gentagne statuskontroller.

Endelig involver IT for sikkerhedsopdateringer og teknisk support. Brug Azure-tjenester for skalerbarhed, og test backup og opbevaring på tværs af juridiske enheder. Dokumentér dine forretningskrav, og planlæg regelmæssige gennemgange af STP, omkostning-per-faktura og undtagelser, så du løbende kan forbedre fakturabehandlingsworkflowet.

fidesic, fakturaindfangning i dynamics 365 og tredjepartsløsninger: vælg den rigtige løsning til kreditorprocesser

Valget mellem indbygget indfangning og tredjepartsapps afhænger af din kompleksitet, tidslinje og budget. Native indfangning i base Business Central dækker mange standardscenarier og integreres med fakturajournalen og leverandørkort. Til tungere krav tilføjer partnerløsninger som Fidesic avancerede leverandørportaler, betalingsautomatisering og dybere undtagelseshåndtering. Søg i AppSource efter specialiserede moduler eller konsulter partnere, der bygger på Microsoft Dynamics 365 Business Central, hvis du har brug for avancerede workflows.

Overvej disse sammenligningspunkter: konfigurerbarhed, understøttelse af komplekse linjeposter, udrulningshastighed, rapportering og samlet ejeromkostning. Hvis du skal behandle fakturaer med mange linjeposter, eller hvis du skal understøtte flere juridiske enheder og skræddersyede bogføringsregler, kan en partnerløsning reducere tilpasningsindsatsen. Tredjepartsindfangningsværktøjer inkluderer ofte forhåndsbyggede connectorer til populære ERP’er som Dynamics GP og til finansielle operationsmoduler. De kan også understøtte fakturaformater fra forskellige leverandører og automatiseret leverandøronboarding.

Når du evaluerer leverandører, kør en pilot, der afspejler reelt volumen og dokumentkvalitet. Inkludér et testsæt, der dækker scannet papir, PDF-vedhæftede e-mails og elektroniske fakturaer. Tjek om leverandøren understøtter synkronisering med dit leverandørstamdata, og om den kan håndtere leverandører og bogføringsregler på tværs af flere selskaber. Verificér også sikkerhedsopdateringer, teknisk support og muligheden for at tilpasse udtræk til usædvanlige layouts. Hvis du vil reducere tiden brugt på leverandøre-mails under udrulning, kan du overveje at tilføje e-mailautomatisering, så AP-personalet får færre statusspørgsmål og mere tid til undtagelseshåndtering (virtual assistant for logistics).

Til sidst, vælg den løsning, der understøtter dine langsigtede mål. Hvis du sigter mod at strømline kreditorprocesser og skalere uden at ansætte, vælg et værktøj, der matcher din ønskede STP-rate, understøtter dine PO- og non-PO-use-cases og tilbyder klar rapportering til finansiel rapportering og revisionsspor. AppSource-annonceringer og partnerdemos hjælper dig med at sammenligne muligheder hurtigt, og en trinvis pilot hjælper dig med at bevise ROI, før du ruller ud i virksomheden.

FAQ

Hvad gør fakturaindfangning præcist i Business Central?

Fakturaindfangning udtrækker automatisk nøglefelter fra fakturaer og kortlægger dem til poster i Business Central. Det reducerer manuel indtastning ved at bruge OCR og ML, så AP-teams kan fokusere på undtagelser.

Kan fakturaindfangning håndtere både PO- og non-PO-fakturaer?

Ja. Dynamics 365-opdateringer øgede supporten for non-PO-fakturaer, og du kan behandle disse direkte i fakturajournalen. PO-matching forbliver tilgængelig for standard indkøbsordre-workflows.

Hvor meget tid kan virksomheder forvente at spare?

Brancheundersøgelser rapporterer op til 70% reduktion i fakturabehandlingstiden, når virksomheder indfører AI-drevet indfangning (Rho). Faktiske resultater afhænger af dokumentkvalitet og leverandørmix.

Kræver fakturaindfangning tredjepartssoftware?

Ikke altid. Basis Business Central tilbyder indbyggede indfangningsfunktioner, men partnere som Fidesic eller specialiserede apps på AppSource kan tilføje avancerede workflows og rapportering. Vælg efter kompleksitet og volumen.

Hvordan spiller OCR ind i løsningen?

Optisk tegngenkendelse konverterer scannede billeder til tekst, som ML-modeller derefter kortlægger til felter. OCR-kvalitet påvirker den indledende nøjagtighed og mængden af menneskelig indgriben, der er nødvendig.

Hvilke KPI’er skal vi overvåge efter implementering?

Følg gennemsnitlig fakturabehandlingstid, omkostning per faktura, undtagelsesrate og STP-procent. Disse metrikker viser, hvor meget automatisering reducerer manuel indtastning og fremskynder godkendelser.

Hvordan bør vi pilotere fakturaindfangning?

Start med 100–500 repræsentative fakturaer på tværs af leverandører og formater. Konfigurer kortlægninger, kør indfangningsværktøjet, mål KPI’er i 4–6 uger, og iterér derefter før bredere udrulning.

Kan fakturaindfangning integreres med andre Microsoft-værktøjer?

Ja. Du kan integrere indfangning med Power Platform, SharePoint, OneDrive og Copilot-funktioner. Du kan også bruge Azure til brugerdefinerede modeller og AI Builder til skræddersyet udtræk.

Vil indfangning erstatte AP-personale?

Nej. Indfangning reducerer manuel indtastning og gentagne opgaver, hvilket frigør AP-personale til højværdiafgaver som leverandørstyring og likviditetsoptimering. Menneskelig indgriben forbliver nødvendig for undtagelser og godkendelser.

Hvordan hjælper virtualworkforce.ai med AP-effektivitet?

virtualworkforce.ai udarbejder kontekstbevidste e-mails og automatiserer svar under godkendelsescyklusser, hvilket skærer tiden brugt på leverandørkorrespondance og reducerer fejl. Det holder AP-teams fokuseret på godkendelser og undtagelser, samtidig med at rettidighed i kommunikationen sikres.