Verkaufsauftragsautomatisierung für Epicor

automation: sales order automation for your ERP system

Zuerst definieren Sie, was Automatisierung von Verkaufsaufträgen für ein ERP bedeutet. Vertriebsteams erhalten Bestelldokumente, und Systeme wandeln diese Eingaben dann ohne Tippen in Verkaufsaufträge um. Diese Funktionalität fügt sich als natives oder angebundenes Modul in ein ERP‑System wie Epicor Kinetic ein. Epicor kann integrierte Module zur Automatisierung von Verkaufsaufträgen hosten und mit Drittanbieter‑Automatisierungstools zur Datenerfassung und Übertragung integrieren. Die Kernfunktionen sind Erfassen, Validieren, Zuordnen und Buchen. Zum Beispiel zieht die Erfassung Daten aus E‑Mails, PDF‑Anhängen und EDI‑Feeds. Anschließend prüft die Validierung Kundenstammsätze, Preise, Steuern und Lagerbestände gegen die Stammdaten. Danach stimmt das Mapping extrahierte Felder dem Verkaufsauftrag in Epicor zu. Schließlich legt das Buchen den tatsächlichen Verkaufsauftrag im ERP an, damit der Auftrag in die Erfüllung gelangt.

Zunächst reduziert der Erfassungsschritt manuelle Dateneingabe, indem er strukturierte Daten und semi-strukturierte Formate liest. Dann blockiert die Validierung offensichtliche Fehler und markiert Ausnahmen. Außerdem erhalten Mapping‑Regeln eine genaue Datenübertragung zwischen Systemen. Dadurch verarbeiten Teams Aufträge schneller mit weniger Unterbrechungen. Darüber hinaus kombinieren Epicor‑Kunden das ERP häufig mit KI‑Erfassungssystemen, um die Erkennung unterschiedlicher Formate zu verbessern. Zum Beispiel zeigt eine Anbieter‑Fallstudie, dass nach der Automatisierung Bestellungen in SAP eingegeben wurden und manuelle Tastenanschläge und Fehler in erheblichem Maße reduziert wurden. Daher senken Unternehmen, die diese Methoden einsetzen, Kosten und beschleunigen den Verkaufsauftragsprozess.

Als Nächstes betrachten Sie, wie die Automatisierung von Verkaufsaufträgen in das umfassendere Auftragsmanagement und Sales‑Order‑Management passt. Zudem verknüpft sie sich mit Preisfindung, Kreditprüfungen, Auftragsbestätigungen und Auftragsabwicklung. Unterdessen erhalten Teams einen einheitlichen Workflow mit besserer Prüfbarkeit und Nachverfolgbarkeit. Wenn Sie lesen möchten, wie ERP‑E‑Mail‑Automatisierung in Logistik und Auftragsabwicklung eingebunden wird, sehen Sie unseren Leitfaden zur ERP‑E‑Mail‑Automatisierung für die Logistik. Schließlich ist die Automatisierung von Verkaufsaufträgen nicht nur ein Projekt. Vielmehr ist sie eine Veränderung in der Art und Weise, wie der Verkaufsprozess, der Verkaufszyklus und Geschäftssysteme Kundenaufträge behandeln.

order entry & data entry: eliminate manual data entry and speed the order process

Zuerst listen Sie die manuellen Aufgaben auf, die Teams verlangsamen: Aufträge eintippen, Kundeninformationen prüfen, Bestände aktualisieren und Preisabweichungen nachverfolgen. Häufig erfordert die manuelle Auftragserfassung das Kopieren von Daten aus einem PDF oder einer E‑Mail in Masken und Tabellen. Mitarbeiter prüfen außerdem Adressen und Kreditlinien, bevor sie einen Verkaufsauftrag abschließen. Dann bearbeiten Menschen Versandhinweise, spezielle Verpackungsanweisungen und manchmal nicht standardisierte Kundenkennungen. Dadurch vervielfältigen sich manuelle Aufgaben und Auftragszyklen verlängern sich. Daher benötigen Sie Methoden, um repetitive Arbeit zu eliminieren, damit sich Mitarbeiter auf Ausnahmen und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

Das Entfernen manueller Dateneingabe reduziert zunächst Datenfehler. Außerdem schafft es Zeit für Mitarbeiter und verkürzt die Auftragsdurchlaufzeit. Beispielsweise kann Datenerfassung kombiniert mit ERP‑Buchung Bestellungen automatisch in Verkaufsaufträge konvertieren und die manuelle Arbeitslast dramatisch senken, laut Conexiom. Fallstudien zeigen große Rückgänge bei Fehlern und erhebliche Zeitersparnisse nach der Automatisierung von Tippen und Prüfaufgaben. Zudem zeigt Forschung, dass 83 % der B2B‑Käufer digitale Bestell‑ und Zahlungsmethoden bevorzugen, ein Trend, der automatisierte Auftragsabwicklung für moderne Käufer unentbehrlich macht.

Darüber hinaus berichten Unternehmen, die Vertriebsprozesse automatisieren, von schnellerer Auftragserfassung, weniger Tippfehlern und höheren Perfect‑Order‑Raten. Teams sehen außerdem eine verbesserte Kundenzufriedenheit, wenn Bestellungen pünktlich versandt werden. Wenn Ihr Betriebsteam mit hohem E‑Mail‑Aufkommen und fragmentierten Systemen zu kämpfen hat, können unsere virtuellen Assistenten Antworten entwerfen und Datensätze aktualisieren, um Antworten zu beschleunigen; erfahren Sie mehr über unseren virtuellen Logistikassistenten. Schließlich reduziert das Eliminieren manueller Dateneingabe den Stress der Mitarbeiter, senkt die Kosten pro Auftrag und hilft dem Unternehmen, ohne zusätzliches Personal zu skalieren.

AI-powered automation: automate sales orders for touchless order and automated order handling

Zuerst erkennt KI‑gestützte Erfassung Felder in E‑Mails, PDF‑Anhängen und EDI‑Dateien. Anschließend identifizieren KI‑Modelle Positionen, Mengen, Artikelnummern und Liefertermine. Außerdem passt sich Machine Learning an verschiedenste Lieferantenformate an und reduziert im Laufe der Zeit Extraktionsfehler. Zum Beispiel ermöglichen Conexiom‑Integrationen mit Epicor nahezu berührungslose Durchsätze und weniger Ausnahmen, indem sie extrahierte Bestellinhalte in korrekte Verkaufsauftragsdatensätze umwandeln, wie Conexiom beschreibt. Daher befreit KI Teams von repetitiven Validierungen und manuellen Korrekturen.

Erstens bedeutet berührungslose Auftragsverarbeitung, dass das System vor dem Buchen gegen Stammdaten validiert. Das System prüft Produktcodes, Preise und verfügbaren Bestand. Intelligente Regeln erkennen Abweichungen und leiten nur echte Ausnahmen an Menschen weiter. Folglich sinkt das Volumen menschlicher Eingriffe und der Durchsatz steigt. Zudem kann KI‑gestützte Automatisierung unbekannte Felder zuordnen und Lücken mithilfe historischen Kontexts und Regelwerken ausfüllen. Anbieter berichten ähnlich über große Geschwindigkeit‑ und Genauigkeitsgewinne, wenn sie manuelle Workflows durch automatisierte Auftragserfassung und Buchung ersetzen.

Praktische Implementierungen koppeln Epicor mit spezialisierten Erfassungsengines, um Verkaufsaufträge End‑to‑End zu automatisieren. Erfolgreiche Teams iterieren Regeln während einer Pilotphase und verfeinern Modelle mit realen Beispielen. Daher liefert die Kombination aus ERP‑Stärke und KI‑Erfassung höhere Datenqualität und niedrigere Ausfallraten. Wenn Sie Hilfe beim Verfassen von E‑Mails benötigen, die automatisch Auftragsausnahmen und Aktualisierungen hervorheben, sehen Sie unser Tool für Logistik‑E‑Mail‑Entwurf (KI). Schließlich extrahieren KI‑gestützte Systeme nicht nur; sie können auch routen, aktualisieren und Aktionen protokollieren, sodass Teams weniger Zeit mit manuellen Aufgaben und mehr Zeit mit strategischer Arbeit verbringen.

seamless ERP integration: convert purchase order into sales order and streamline the sales process

Zuerst skizzieren Sie Integrationspunkte, die für die Umwandlung einer Bestellung in einen aktiven Verkaufsauftrag am wichtigsten sind. Sie benötigen Verknüpfungen zum Kundenstamm, zur Preisermittlung, zum Lagerbuch, zum Steuermodul und zu Auftragsbestätigungen. Integrationen betreffen außerdem Kreditprüfungen und Versandpartner, damit die gesamte Erfüllungskette funktioniert. Ein gut gestaltetes Integration sorgt dafür, dass ein extrahierter Auftrag durch Validierung geht und ohne doppelte Eingabe in das ERP‑System gelangt. Dadurch wird der Verkaufsauftragsprozess schneller und Teams erhalten konsistente Datensätze über Systeme hinweg.

Die Implementierungsschritte sind zunächst unkompliziert. Extrahieren Sie die Bestellung, validieren Sie dann Produktcodes, Preise und Kundeninformationen. Anschließend ordnen Sie Felder der Verkaufsauftragsvorlage zu und buchen den Auftrag in Epicor. Schließlich senden Sie Auftragsbestätigungen und aktualisieren Bestände und nachgelagerte Workflows. Checklisten und Testfälle reduzieren Mapping‑Überraschungen während des Rollouts. Wenn Mapping‑Regeln falsch sind, können Aufträge in Ausnahmen laufen oder falsche Lieferungen erzeugen. Daher planen Sie einen phasenweisen Rollout und integrieren Ausnahmedashboards, um frühe Problemfelder zu messen.

Häufige Fallstricke sind inkonsistente Stammdaten, schlechte Mapping‑Regeln und unvollständige Validierungen. Teams unterschätzen zudem manchmal Randfälle wie Ersatz‑SKUs, Teillieferungen oder manuelle Verkaufsaufträge, die menschliche Prüfung erfordern. Zur Risikominderung behalten Sie eine klare Prüfspur bei und starten mit einem Pilot in einer Geschäftseinheit. Verwenden Sie außerdem Automatisierungssysteme, die es erlauben, Regeln ohne Code anzupassen, sodass Fachanwender das Verhalten schnell justieren können. Mehr zum Skalieren ohne umfangreiche Neueinstellungen finden Sie in unserem Leitfaden wie man Logistikprozesse ohne Neueinstellungen skaliert. Schließlich liefert eine sorgfältige Planung einen nahtlosen Fluss von Bestellung zu bestätigtem Verkaufsauftrag und messbare Effizienzgewinne.

benefits of sales order automation: eliminate errors, improve customer satisfaction and customer experience

Zuerst listen Sie messbare Vorteile der Automatisierung des Verkaufsauftragsprozesses auf. Sie werden weniger Auftragsfehler, schnellere Erfüllung und geringere Verarbeitungskosten feststellen. Außerdem erhöht Automatisierung die Perfect‑Order‑Raten und reduziert Retouren. Workflow‑Studien sagen voraus, dass Unternehmen, die Automatisierung einführen, bis 2025 deutliche Verbesserungen operativer Kennzahlen und der Kundenzufriedenheit sehen werden, laut Marktberichten. Zudem steigert Omnichannel‑Automatisierung in der Branchenforschung massiv Kundenbindung und Engagement, was sich direkt in Umsatz und Folgegeschäften niederschlägt, wie Cflow berichtet.

Reduzierte Fehler ergeben sich zunächst aus eingebauten Validierungen und konsistenten Stammdaten. Automatisierung eliminiert manuelle Dateneingabe und reduziert Eingabefehler durch Vermeidung von Tippfehlern und Abweichungen. Auftragsbestätigungen gehen schneller raus und Versandteams können früher starten. Folglich genießen Kunden schnellere Lieferungen und ein reibungsloseres Kundenerlebnis. Studien zeigen zudem, dass 87 % der Käufer Lieferanten online recherchieren, sodass eine schnelle und genaue Auftragsabwicklung die Gewinnchancen und Kundenbindung unterstützt, wie in der Käuferpräferenzforschung dokumentiert.

Die Vorteile erstrecken sich auch auf Mitarbeiter und Finanzwesen. Teams verbringen weniger Zeit mit der Korrektur von Verkaufs­transaktionen und mehr Zeit mit wertschöpfenden Vertriebstätigkeiten. Das Finanzwesen sieht niedrigere Kosten pro Auftrag und die Operative verkürzt Auftragszyklen. Die Kombination von Epicor mit KI‑Erfassung liefert zudem einen starken ROI, indem sie den Weg zur berührungslosen Auftragsabwicklung beschleunigt. Abschließend heben konservative Fallstudien beträchtliche Fehlerreduzierungen und Verbesserungen der Bearbeitungszeiten hervor — das ist das zentrale Versprechen der Vorteile der Automatisierung von Verkaufsaufträgen.

automate sales: measure ROI, streamline the sales order process and remove manual data entry

Zuerst verfolgen Sie die richtigen KPIs, um die Rendite zu messen. Wichtige Kennzahlen sind verarbeitete Aufträge pro Stunde, Ausfallrate, Auftragsdurchlaufzeit, Kosten pro Auftrag, Perfect‑Order‑Rate und Kundenzufriedenheit. Überwachen Sie außerdem die Zykluszeiten der Auftragserfassung und den Prozentsatz berührungsloser Aufträge. Legen Sie vor dem Pilotprojekt eine Basislinie fest, damit Sie Verbesserungen genau messen können. Während eines Piloten justieren Sie Regeln, erweitern die Abdeckung und skalieren Integrationen, wenn die Kennzahlen besser werden.

Praktische Rollout‑Tipps beginnen mit einer kleinen, repräsentativen Geschäftseinheit. Wählen Sie außerdem eine Gruppe von Lieferanten und Kunden mit ähnlichen Formaten, um frühe Erfolge zu maximieren. Sammeln Sie Beispiele manueller Verkaufsaufträge und solche, die Probleme verursacht haben, und nutzen Sie diese zur Schulung von KI‑Modellen. Iterieren Sie dann schnell und fügen Sie weitere Kanäle wie PDF‑Bestellungen und EDI hinzu, wenn das Vertrauen wächst. Beziehen Sie Stakeholder aus Vertrieb, Finanzwesen und Lager ein, damit Stammdaten und Mapping‑Regeln im gesamten Unternehmen übereinstimmen.

Als Nächstes messen Sie den ROI konservativ. Berücksichtigen Sie Einsparungen durch reduzierten Personalaufwand, weniger Retouren und schnellere Auftragszyklen. Berechnen Sie die Kosten von Ausnahmen und die Durchsatzverbesserung, um die Amortisation zu modellieren. Wenn Sie Hilfe bei schneller Automatisierung benötigen, die E‑Mail‑Kontext und ERP‑Datensätze nutzt, können unsere No‑Code‑KI‑E‑Mail‑Agenten die Bearbeitungszeit pro Nachricht reduzieren und sich in bestehende Systeme integrieren; erfahren Sie mehr darüber, wie wir den Logistik‑Kundenservice verbessern unter wie Sie den Kundenservice in der Logistik mit KI verbessern. Schließlich bietet die Kombination von Epicor mit KI‑gestützten Erfassungstools den schnellsten Weg zur berührungslosen Auftragsverarbeitung und einen klaren ROI für Ihr Sales‑Order‑Management‑Programm.

FAQ

What is sales order automation?

Die Automatisierung von Verkaufsaufträgen ist der Einsatz von Software, um eingehende Bestelldokumente in Verkaufsaufträge innerhalb eines ERP‑ oder Order‑Management‑Systems zu konvertieren. Sie beseitigt wiederkehrende Tipparbeit und automatisiert Prüfungen, sodass Teams Ausnahmen bearbeiten, nicht jede einzelne Bestellung.

How does Epicor support sales order automation?

Epicor stellt integrierte Module und Konnektoren bereit, die abgebildete Eingaben akzeptieren und Verkaufsaufträge im ERP anlegen. Epicor integriert sich außerdem mit Drittanbieter‑Erfassungssystemen und KI‑Tools, um die Formatabdeckung zu erweitern und das Buchen zu beschleunigen.

What formats can AI capture handle?

KI‑Erfassung kann E‑Mails, PDFs und EDI‑Dateien lesen und Positionen, Mengen und Lieferinformationen extrahieren. Modelle verbessern sich im Laufe der Zeit und verringern den Bedarf an menschlicher Korrektur.

What are common KPIs for measuring success?

Verfolgen Sie verarbeitete Aufträge pro Stunde, Ausfallrate, Auftragsdurchlaufzeit, Kosten pro Auftrag und Perfect‑Order‑Rate, um Verbesserungen zu quantifizieren. Fügen Sie außerdem Kundenzufriedenheitswerte hinzu, um die nachgelagerten Auswirkungen zu erfassen.

How do I start a pilot for sales order process automation?

Beginnen Sie mit einer einzigen Geschäftseinheit oder einer Gruppe von Lieferanten, die gemeinsame Formate verwenden. Sammeln Sie dann Beispielaufträge, justieren Sie Mapping‑Regeln und messen Sie Basislinienkennzahlen, bevor Sie expandieren.

Can automation eliminate manual data entry entirely?

Automatisierung kann die manuelle Dateneingabe für die meisten routinemäßigen Aufträge eliminieren, indem nur Ausnahmen an Menschen weitergeleitet werden. Einige komplexe oder maßgeschneiderte Aufträge erfordern jedoch weiterhin menschliche Eingriffe, planen Sie also einen Ausnahmendurchlauf ein.

What benefits should I expect after deploying automation?

Erwarten Sie weniger Auftragsfehler, schnellere Auftragsabwicklung, niedrigere Verarbeitungskosten und höhere Kundenzufriedenheit. Finanz‑ und Betriebsteams sehen zudem niedrigere Auftragszyklen und besseren Durchsatz.

How does integration handle pricing and taxes?

Integrationen validieren Preis‑ und Steuerregeln gegen Stammdaten, bevor sie einen Verkaufsauftrag buchen, um falsche Rechnungen zu verhindern. Eine robuste Integration prüft außerdem Kundentarife und Werberegeln während der Validierung.

Do I need IT to set up AI capture and integration?

Ja, in der Regel verbindet die IT Systeme, sichert APIs und setzt Governance‑Regeln um. Viele Lösungen bieten jedoch No‑Code‑Oberflächen, mit denen Fachanwender Regeln ohne Engineering‑Aufwand anpassen können.

How fast is the ROI for sales order automation?

Der ROI hängt von Bestellvolumen und Komplexität ab, aber Pilotprojekte zeigen oft messbare Einsparungen innerhalb weniger Monate durch reduzierten Personalaufwand und weniger Ausnahmen. Konservative Fallstudien berichten außerdem von erheblichen Reduzierungen manueller Arbeit und Bearbeitungszeiten.