Automatizarea comenzilor de vânzare pentru Epicor

automation: sales order automation for your ERP system

Mai întâi, definiți ce înseamnă automatizarea comenzilor de vânzare pentru un ERP. Echipele de vânzări primesc documente de achiziție, iar apoi sistemele convertesc acele intrări în comenzi de vânzare fără tastare manuală. În continuare, această capacitate se încadrează într-un sistem ERP precum Epicor Kinetic ca modul nativ sau conectat. De asemenea, Epicor poate găzdui module încorporate de automatizare a comenzilor de vânzare și se poate integra cu instrumente de automatizare terțe pentru capturarea și postarea datelor. În plus, funcțiile de bază sunt capturare, validare, mapare și postare. De exemplu, capturarea extrage date din e‑mailuri, atașamente PDF și fluxuri EDI. Apoi, validarea verifică înregistrările clienților, prețurile, taxele și stocul în raport cu datele master. Urmează maparea care aliniează câmpurile din comanda extrasă cu câmpurile comenzii de vânzare din Epicor. În final, postarea creează comanda de vânzare efectivă în ERP astfel încât comanda să treacă la îndeplinire.

Mai întâi, pasul de capturare reduce introducerea manuală de date prin citirea datelor structurate și a formatelor semi‑structurate. Apoi, pasul de validare blochează greșelile evidente și semnalează excepțiile. De asemenea, regulile de mapare păstrează datele corecte între sisteme. Ca rezultat, echipele procesează comenzile mai rapid, cu mai puține întreruperi. În plus, clienții Epicor asociază adesea ERP‑ul cu motoare de captură bazate pe AI pentru a îmbunătăți recunoașterea formatelor variate. De exemplu, un studiu de caz al unui furnizor arată că comenzile introduse în SAP după automatizare au redus tastările manuale și erorile semnificativ. Prin urmare, companiile care adoptă aceste metode reduc costurile și accelerează procesul comenzilor de vânzare.

Apoi, luați în considerare modul în care automatizarea comenzilor de vânzare se potrivește în managementul mai larg al comenzilor și managementul comenzilor de vânzare. De asemenea, se leagă de stabilirea prețurilor, verificările de credit, confirmările de comandă și îndeplinirea comenzilor. Între timp, echipele obțin un flux de lucru unic cu auditabilitate și trasabilitate îmbunătățite. Dacă doriți să citiți cum se leagă automatizarea e‑mailurilor ERP de logistică și manipularea comenzilor, consultați ghidul nostru despre automatizarea e‑mailurilor ERP pentru logistică. În final, automatizarea comenzilor de vânzare nu este doar un proiect. Mai degrabă, este o schimbare în modul în care procesul de vânzare, ciclul de vânzare și sistemele de afaceri gestionează comenzile clienților.

order entry & data entry: eliminate manual data entry and speed the order process

Mai întâi, enumerați sarcinile manuale care încetinesc echipele: tastarea comenzilor, verificarea informațiilor despre clienți, actualizarea stocului și urmărirea excepțiilor de preț. Apoi, introducerea manuală a comenzilor necesită adesea copierea datelor dintr‑un PDF sau un e‑mail în ecrane și foi de calcul. De asemenea, personalul verifică adresele și liniile de credit înainte de a finaliza o comandă de vânzare. Apoi, oamenii gestionează instrucțiunile de expediere, notele privind ambalarea specială și uneori coduri de client nestandard. Ca rezultat, sarcinile manuale se multiplică și ciclurile comenzilor se alungesc. Prin urmare, aveți nevoie de metode pentru a elimina munca repetitivă astfel încât personalul să se poată concentra pe excepții și pe crearea de valoare.

Mai întâi, eliminarea introducerii manuale de date reduce erorile de introducere. De asemenea, eliberează timpul personalului și scurtează timpul de procesare a comenzilor. De exemplu, capturarea datelor combinată cu postarea în ERP poate converti automat comenzile de achiziție în comenzi de vânzare și poate reduce dramatic volumul de muncă manual conform Conexiom. Următorul, studiile de caz arată scăderi masive ale erorilor și economii de timp semnificative după automatizarea tastării și a sarcinilor de verificare. În plus, cercetările arată că 83% dintre cumpărătorii B2B preferă metode digitale de comandă și plată, o tendință care face gestionarea automată a comenzilor esențială pentru cumpărătorii moderni.

Mai mult, companiile care automatizează procesele de vânzare raportează introducere a comenzilor mai rapidă, mai puține greșeli de tastare și rate mai mari de comandă perfectă. De asemenea, echipele observă o satisfacție a clienților îmbunătățită atunci când comenzile sunt expediate la timp. Dacă echipa dvs. de operațiuni se confruntă cu volume mari de e‑mailuri și sisteme fragmentate, asistenții noștri virtuali pot redacta răspunsuri și pot actualiza înregistrări pentru a accelera răspunsurile; aflați mai multe despre asistentul nostru virtual pentru logistică la asistentul virtual pentru logistică. În final, eliminarea introducerii manuale de date reduce stresul personalului, scade costul per comandă și ajută afacerea să scaleze fără a angaja personal suplimentar.

AI-powered automation: automate sales orders for touchless order and automated order handling

Mai întâi, captura bazată pe AI recunoaște câmpurile din e‑mailuri, atașamente PDF și fișiere EDI. Apoi, modelele AI identifică pozițiile pe linie, cantitățile, numerele de piesă și datele de livrare. De asemenea, învățarea automată se adaptează la formatele variate ale furnizorilor și reduce greșelile de extragere în timp. De exemplu, integrările Conexiom cu Epicor permit un debit aproape fără intervenție umană și mai puține excepții prin transformarea conținutului comenzii extras în înregistrări exacte de comandă de vânzare așa cum descrie Conexiom. Prin urmare, AI‑ul eliberează echipele de activitățile repetitive de validare și corectare manuală.

Mai întâi, procesarea comenzilor fără intervenție umană înseamnă că sistemul validează în raport cu datele master înainte de postare. De asemenea, sistemul verifică codurile produselor, prețurile și stocul disponibil. Apoi, regulile inteligente detectează nepotrivirile și redirecționează spre oameni doar excepțiile reale. În consecință, volumul de intervenție umană scade, iar debitul crește. În plus, automatizarea comenzilor de vânzare alimentată de AI poate mapa câmpuri necunoscute și completa goluri folosind contextul istoric și seturi de reguli. În mod similar, furnizorii raportează câștiguri mari de viteză și acuratețe atunci când înlocuiesc fluxurile manuale cu captură și postare automate a comenzilor.

Apoi, implementările practice asociază Epicor cu motoare specializate de captură pentru a automatiza comenzile de la început până la sfârșit. De asemenea, echipele de succes iterează regulile în timpul unei faze pilot și rafinează modelele folosind exemple reale. Prin urmare, combinația dintre puterea ERP‑ului și capturarea AI produce o acuratețe mai mare a datelor și rate mai mici de excepție. Dacă vreți ajutor pentru redactarea e‑mailurilor care scot în evidență excepțiile și actualizările comenzilor automat, vedeți instrumentul nostru pentru redactare e‑mailuri logistice cu AI. În final, sistemele alimentate de AI fac mai mult decât extragere; ele pot redirecționa, actualiza și înregistra acțiuni astfel încât echipele să petreacă mai puțin timp pe sarcini manuale și mai mult timp pe activități strategice.

seamless ERP integration: convert purchase order into sales order and streamline the sales process

Mai întâi, schițați punctele de integrare care contează cel mai mult pentru a converti o comandă de achiziție într‑o comandă de vânzare activă. Apoi, aveți nevoie de legături către fișa clientului, motorul de stabilire a prețurilor, registrul de inventar, modulul de taxe și confirmările de comandă. De asemenea, integrările ating verificările de credit și partenerii de transport astfel încât lanțul de îndeplinire să funcționeze complet. Apoi, o integrare bine proiectată mută o comandă extrasă prin validare și în sistemul ERP fără introducere dublă. Ca rezultat, procesul comenzii de vânzare devine mai rapid și echipele obțin înregistrări consistente între sisteme.

Mai întâi, pașii de implementare sunt simpli. Extrageți comanda de achiziție, apoi validați codurile produselor, prețul și informațiile despre client. Urmează maparea câmpurilor în șablonul comenzii de vânzare și postarea comenzii în Epicor. În final, trimiteți confirmări de comandă și actualizați inventarul și fluxurile de lucru downstream. De asemenea, listele de verificare și cazurile de test reduc surprizele la mapare în timpul lansării. Dacă regulile de mapare sunt greșite, comenzile pot genera excepții sau pot crea expedieri greșite. Prin urmare, planificați o lansare fazată și includeți tablouri de bord pentru excepții pentru a măsura punctele problematice inițiale.

Apoi, capcanele comune includ date master inconsistente, reguli de mapare proaste și validări incomplete. De asemenea, echipele subestimează uneori cazurile limită precum SKU‑uri de înlocuire, livrări împărțite sau comenzi de vânzare manuale care necesită revizuire umană. Pentru a reduce riscul, mențineți o trasabilitate clară și începeți cu un pilot într‑ună unitate de business. În plus, folosiți sisteme de automatizare care vă permit să reglați regulile fără cod astfel încât utilizatorii de business să poată ajusta comportamentul rapid. Pentru mai multe informații despre scalare fără angajare masivă, explorați ghidul nostru despre cum să îți extinzi operațiunile logistice fără a angaja personal. În final, cu o planificare atentă, integrarea dvs. va livra un flux fluid de la PO la comandă de vânzare confirmată și câștiguri eficiente măsurabile.

benefits of sales order automation: eliminate errors, improve customer satisfaction and customer experience

Mai întâi, enumerați beneficiile măsurabile ale automatizării procesului comenzilor de vânzare. Apoi, veți observa mai puține greșeli de comandă, îndeplinire mai rapidă și costuri de procesare mai mici. De asemenea, automatizarea crește ratele de comandă perfectă și reduce retururile. De exemplu, studiile de flux de lucru prezic că companiile care adoptă automatizarea vor înregistra îmbunătățiri semnificative ale indicatorilor operaționali și ale satisfacției clienților până în 2025 conform rapoartelor de piață. În plus, automatizarea omnichannel a crescut dramatic retenția și implicarea clienților în cercetări de industrie, ceea ce se leagă direct de vânzări și afaceri recurente așa cum raportează Cflow.

Mai întâi, reducerea erorilor rezultă din validări încorporate și din date master consistente. De asemenea, automatizarea elimină intrarea manuală de date și reduce erorile de tastare și nepotrivirile. Apoi, confirmările de comandă pleacă mai repede și echipele de expediere încep mai devreme. În consecință, clienții beneficiază de livrări mai rapide și de o experiență de comandă mai fluidă. În plus, studiile arată că 87% dintre cumpărători își cercetează furnizorii online, astfel încât un parcurs de comandă rapid și corect susține câștigarea ofertelor și retenția conform cercetărilor privind preferința cumpărătorilor.

Apoi, beneficiile se extind asupra angajaților și finanțelor. De asemenea, echipele petrec mai puțin timp corectând tranzacțiile de vânzare și mai mult timp pe activități de vânzări cu valoare adăugată. Apoi, finanțele văd un cost per comandă mai mic, iar operațiunile reduc ciclurile comenzilor. În plus, combinarea Epicor cu captură AI oferă un ROI puternic prin accelerarea căii către procesare fără intervenție umană. În final, afirmațiile conservatoare din studiile de caz evidențiază reduceri substanțiale ale erorilor și îmbunătățiri ale timpilor de procesare, iar aceasta este promisiunea centrală a beneficiilor automatizării comenzilor de vânzare.

automate sales: measure ROI, streamline the sales order process and remove manual data entry

Mai întâi, urmăriți KPI‑urile potrivite pentru a măsura rentabilitatea. Indicatorii cheie includ comenzi procesate pe oră, rata de excepții, timpul de procesare a comenzilor, costul per comandă, rata de comandă perfectă și satisfacția clienților. De asemenea, monitorizați timpii de ciclu pentru introducerea comenzilor și procentul comenzilor procesate fără intervenție (touchless). Apoi, înregistrați un nivel de referință înainte de pilot pentru a putea măsura îmbunătățirile cu precizie. În timpul unui pilot, reglați regulile, extindeți acoperirea și scalați integrările când metricile se îmbunătățesc.

Mai întâi, sfaturile practice pentru implementare încep cu o unitate de business mică și reprezentativă. De asemenea, alegeți un set de furnizori și clienți cu formate comune pentru a maximiza succesele timpurii. Apoi, colectați exemple de comenzi introduse manual și comenzi care au cauzat probleme, și folosiți‑le pentru a antrena modelele AI. Urmează iterații rapide și adăugați mai multe canale precum comenzile PDF și EDI pe măsură ce încrederea crește. În plus, includeți părțile interesate din echipele de vânzări, finanțe și depozit astfel încât datele master și regulile de mapare să se alinieze în întreaga afacere.

Apoi, măsurați ROI‑ul în mod conservator. De asemenea, includeți economiile din munca redusă, retururile mai puține și ciclurile de comandă mai rapide. Apoi, calculați costul excepțiilor și îmbunătățirea debitului pentru a modela perioada de recuperare a investiției. Dacă aveți nevoie de ajutor pentru o automatizare rapidă care folosește contextul e‑mailului și înregistrările ERP, agenții no‑code AI pentru e‑mailuri pot reduce timpul de manipulare per mesaj și se pot integra cu sistemele existente; descoperiți mai multe despre cum îmbunătățim serviciul pentru clienți în logistică la cum să îmbunătățiți serviciul pentru clienți în logistică cu AI. În final, amintiți‑vă că asocierea Epicor cu instrumente de captură alimentate de AI oferă cea mai rapidă cale către procesare fără intervenție umană și un ROI clar pentru programul dvs. de management al comenzilor de vânzare.

FAQ

What is sales order automation?

Automatizarea comenzilor de vânzare este utilizarea de software pentru a converti documentele de achiziție primite în comenzi de vânzare în interiorul unui ERP sau al unui mediu de management al comenzilor. Ea elimină tastarea repetitivă și automatizează verificările astfel încât echipele să gestioneze excepțiile, nu fiecare comandă.

How does Epicor support sales order automation?

Epicor oferă module și conectori integrați care acceptă intrări mapate și creează comenzi de vânzare în sistemul ERP. De asemenea, Epicor se integrează cu motoare de captură terțe și instrumente AI pentru a extinde acoperirea formatelor și a accelera postarea.

What formats can AI capture handle?

Captura AI poate citi e‑mailuri, PDF‑uri și fișiere EDI și poate extrage pozițiile pe linie, cantitățile și informațiile de livrare. În plus, modelele se îmbunătățesc în timp și reduc necesitatea corecției umane.

What are common KPIs for measuring success?

Urmăriți comenzi procesate pe oră, rata de excepții, timpul de procesare a comenzilor, costul per comandă și rata de comandă perfectă pentru a cuantifica îmbunătățirile. De asemenea, includeți scorurile de satisfacție a clienților pentru a captura impactul downstream.

How do I start a pilot for sales order process automation?

Începeți cu o singură unitate de business sau cu un set de furnizori care folosesc formate comune. Apoi, colectați exemple de comenzi, reglați regulile de mapare și măsurați metricile de referință înainte de a extinde.

Can automation eliminate manual data entry entirely?

Automatizarea poate elimina introducerea manuală de date pentru majoritatea comenzilor de rutină prin redirecționarea doar a excepțiilor către oameni. Totuși, unele comenzi complexe sau personalizate necesită în continuare intervenție umană, așa că planificați un flux de lucru pentru excepții.

What benefits should I expect after deploying automation?

Așteptați‑vă la mai puține greșeli de comandă, îndeplinire mai rapidă, costuri de procesare mai mici și o satisfacție a clienților mai mare. În plus, finanțele și operațiunile observă cicluri de comandă mai scurte și un debit îmbunătățit.

How does integration handle pricing and taxes?

Integrările validează regulile de preț și taxe în raport cu datele master înainte de a posta o comandă de vânzare pentru a preveni facturi incorecte. De asemenea, o integrare robustă verifică nivelurile de preț ale clienților și regulile promoționale în timpul validării.

Do I need IT to set up AI capture and integration?

Da, IT‑ul, de obicei, conectează sistemele, securizează API‑urile și stabilește guvernanța. Totuși, multe soluții oferă interfețe fără cod pentru ca utilizatorii de business să poată regla regulile fără muncă de inginerie.

How fast is the ROI for sales order automation?

ROI depinde de volumul și complexitatea comenzilor, dar piloturile arată adesea economii măsurabile în câteva luni datorită reducerii muncii manuale și a excepțiilor. De asemenea, studiile de caz conservative raportează reduceri substanțiale ale volumului de muncă manual și ale timpului de procesare.