Megrendelés-automatizálás: a PO-bevitel automatizálása

A beszerzési megrendelések automatizálásának jelentősége: csökkentse a kézi PO-k hibáit és gyorsítsa a PO-folyamatot

A beszerzési megrendelések kézi rögzítése számos problémát okoz. Gépelési hibák, duplikált rendelések és lassú jóváhagyások időbe és pénzbe kerülnek. Azok a csapatok, amelyek még mindig a kézi adatbeviteltől függenek, újramunkával és vitákkal néznek szembe. Például az automatizálás után a feldolgozási idő drasztikusan csökkenhet: sok szervezet akár 80%-os csökkenést is jelent a kézi munka mennyiségében, amikor automatizálják az adatbevitelt (DocuClipper). Ennek eredménye gyorsabb jóváhagyás, kevesebb szállítói vita és tisztább audit-nyomvonal.

A hibák gyakran megjelennek a beszerzési megrendelés munkafolyamatának tipikus lépéseiben. A vevő e-mailben küld megrendelési kérelmet. A szállító PDF-ben vagy beszkennelt megrendelésként válaszol. A munkatársak kinyerik a rendelési adatokat, majd felviszik a megrendelést az ERP-be. Minden egyes lépésnél a kézzel bevitt mezők hibáknak és eltérő rendelési számoknak vannak kitéve. A gyakorlatban ez késedelmes szállításokhoz, számlaeltérésekhez és elégedetlen szállítókhoz vezet. Amikor a szervezetek ezeket a lépéseket egy megrendelés-kezelő rendszerrel egyszerűsítik, csökkentik a hibákat és gyorsítják a ciklusidőket.

Vegyünk egy tipikus esetet: egy bejövő e-mail egy beszkennelt megrendelést tartalmaz. Valaki kinyomtatja, ellenőrzi és begépeli a rendelési adatokat a beszerzési szoftverbe. Ez a manuális PO-folyamat gyakran okoz elgépeléseket a termékkódokban, rossz mennyiségeket vagy elmaradt szállítási dátumokat. Minden elírás utánkövető hívásokat válthat ki. Ezzel szemben egy modern rendelésautomatizálási megközelítés közvetlenül a csatolmányból rögzíti az adatokat, érvényesíti a mezőket, és közvetlenül az ERP-be továbbítja a PO-t. Ez a munkafolyamat csökkenti a vitákat és rövidíti a jóváhagyási hurkokat. Támogatja továbbá a jóváhagyott beszerzési igények továbbítását és a gyorsabb jóváhagyást.

A sebességen túl a megrendelések automatizálása a beszerzési láncok egyszerűsítésével javítja a szállítói kapcsolatokat is. A szállítók kevesebb javítást és gyorsabb kifizetéseket tapasztalnak. A beszerzési csapatok több időt nyernek szerződések tárgyalására ahelyett, hogy adatbeviteli hibákat javítanának. Azoknak a csapatoknak, amelyek meg akarják tanulni a megrendelések automatizálását, érdemes a nagy forgalmú szállítókkal és a szabványos formátumokkal kezdeni, mert ezek gyors sikereket hoznak. Emellett a szervezetek összevethetik az eredményeket olyan KPI-kkal, mint a PO-nkénti feldolgozási idő, a hibaarány és a PO-költség a hatás méréséhez. Végezetül egy hatékony megrendelés-munkafolyamat kapcsolódik a számlázáshoz és a készlethez is, így a jóváhagyások és a készletfrissítések közel valós időben történnek.

Hogyan automatizáljuk a megrendelés bejegyzését: OCR, RPA, NLP és AI a PO-adatok rögzítéséhez

A PO-bejegyzés automatizálásához kombinálja az OCR-t, az RPA-t, az NLP-t és az AI-t. Először az OCR a képeket és a PDF-eket szöveggé alakítja. Ezután az NLP értelmezi a strukturálatlan megjegyzéseket, például a különleges szállítási utasításokat vagy belső megjegyzéseket. Az RPA kezeli a szabályalapú rögzítést az ERP- és könyvelő szoftverekbe. Végül a gépi tanulás javítja az adatkivonást azáltal, hogy tanul a javításokból. Együtt ezek az automatizálási eszközök egy olyan automatikus beszerzési megrendelés rendszert hoznak létre, amely kezeli az e-maileket, a beszkennelt PO-kat, az EDI-t és a PDF-csatolmányokat.

Az OCR az adatgyűjtés rétege, amely a beszkennelt megrendeléseket és PDF-eket géppel olvasható karakterláncokká alakítja. Az OCR után az NLP osztályozza a mezőket, például a beszállító nevét, a rendelési számot és a rendelési tételeket. Az AI-modellek ezután összevetik a tételeket a termékkatalógusokkal és jelzik az eltéréseket. Az RPA a validált mezőket veszi át és végrehajtja a rögzítést, így a kézi bevitelt majdnem nullára csökkenti. Ez az adatbeviteli automatizálás lehetővé teszi a csapatok számára, hogy nagy mennyiségű megrendelést dolgozzanak fel, egyszerűsítve a működést és csökkentve a hibákat.

Gyakorlati telepítések sok formátumot támogatnak. Például az EDI-fájlok közvetlenül az ERP-mezőkhöz képezhetők. A beszkennelt képek és PDF-csatolmányok OCR-t és érvényesítést igényelnek. Az e-mailek PO-szöveggel inkább az NLP-re támaszkodnak a rendelési tételek kinyeréséhez. Amikor a modellek nem tudják biztosan kinyerni az adatot, a rendszer emberhez irányítja a tételt ellenőrzésre. Ez a kivételi folyamat visszajuttatja a javításokat az AI-hoz, így az pontosság javul. Valójában a szervezetek jelentős eredményeket érnek el: „Az adatbevitel automatizálása jelentősen növeli a termelékenységet azáltal, hogy csökkenti a kézi hibákat, időt takarít meg, és lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy magasabb hozzáadott értékű feladatokra fókuszáljanak” (HR Fraternity).

Az AI segít a megrendelési folyamatok közötti egyeztetés automatizálásában is. Például az automatikus háromoldalú egyeztetés összehasonlítja a megrendelést, az átvételt és a számlát. Ha mindhárom egyezik, az AP csapat automatikusan jóváhagyhatja a kifizetést. Ha nem, a rendszer kiemeli az eltéréseket. Azoknak a csapatoknak, amelyek még mindig a kézi adatbevitelre támaszkodnak, az OCR, RPA, NLP és AI kombinációja egy olyan skálázható automatizálási megoldás gerincét képezi, amely csökkenti a feldolgozási időt és javítja az adatpontosságot.

Egy automatizált megrendelés-rendszer tervezése: integráció az ERP-vel és a rendelési folyamatok feltérképezése

Egy automatizált megrendelés-rendszer tervezése a meglévő PO-folyamat feltérképezésével kezdődik. Dokumentálja minden lépést: ki hozza létre a PO-t, hogyan lesz egy beszerzési kérelemből jóváhagyott beszerzési igény, hol történnek a jóváhagyások és hogyan kapja meg a rendszer a PO-t. Ezután határozza meg a mezők leképezését a forrásdokumentumoktól az ERP-mezőkig. Térképeznie kell a beszállítói azonosítókat, a termék SKU-kat, a mennyiségeket, az árakat, a szállítási dátumokat és a rendelési szám formátumokat. A tiszta leképezés elkerüli a nem megfelelő sémaillesztéseket és csökkenti a kézi egyeztetést.

Az integrációs választások számítanak. Használjon API-kat vagy middleware-t az automatizált rendszer összekapcsolásához az ERP-vel, a könyveléssel és a készlettel. A valós idejű frissítések a készletben és a pénzügyekben minden csapatot összehangolnak. Ha a vállalat komplex TMS/WMS-stacket használ, integrálja azokat is. Azoknak a csapatoknak, amelyek a virtualworkforce.ai-t használják, a platform natív csatlakozói és az e-mail groundolás felgyorsítják a rendelés tervezését és feladását, miközben csökkentik a rendszerek közötti másolás-beillesztést; lásd ERP e-mail automatizálás logisztikához ERP e-mail automatizálás logisztikához.

Az érvényesítési szabályok megakadályozzák a gyakori hibákat. Kényszerítsen ellenőrzéseket az érvényes beszállítói azonosítókra, jóváhagyott árlapokra és a költségkeretekre, mielőtt a PO-t rögzítené. Irányítsa a kivételeket egy meghatározott jóváhagyási úton. Például küldje az ismeretlen SKU-kat beszerzésre ellenőrzésre, és a nagy értékű rendelések irányuljanak felsőbb jóváhagyókhoz. Ennek a kivételi folyamatnak vissza kell táplálnia a javításokat az AI modellekbe, hogy a rendszer tanuljon és fejlődjön. Ez a visszacsatolási hurok központi szerepet játszik abban, hogy a PO-folyamatot kockázatnövelés nélkül automatizáljuk.

A kockázati területek közé tartoznak a nem egyező adatsémák és a különböző részlegek jóváhagyási szabályai. Tesztelje az integrációkat alaposan egy sandbox környezetben. Futtasson párhuzamos feldolgozást, ahol az automatizálás ideiglenes PO-kat posztol egy staging főkönyvbe, és az emberek ellenőrzik azokat az első időszakban. Emellett tervezzen visszagörgetési eljárásokat arra az esetre, ha egy automatizált rögzítés hibát tartalmaz. Azoknak a beszerzési csapatoknak, amelyek gyakorlati példákat szeretnének, útmutatónk a logisztikai műveletek skálázásáról AI ügynökökkel bemutatja a pilot és skálázási lépéseket rendelés-intenzív környezetekben hogyan skálázzuk AI-ügynökökkel.

A beszerzési megrendelések automatizálásának előnyei: pontosság, költségmegtakarítás és szállítói teljesítmény

A beszerzési megrendelés folyamatának automatizálása mérhető előnyöket hoz. Először a pontosság javul, mivel az automatizálás csökkenti a bevitt hibákat és érvényesítéseket hajt végre. Másodszor a költségmegtakarítás a kevesebb munkaerő-szükségletből és az kevesebb javító rendelésből következik. A DocuClipper arról számol be, hogy az automatizálás akár 80%-kal csökkentheti a kézi adatbevitelt (DocuClipper). Harmadszor, a szállítói teljesítmény gyakran javul, mert a rendelések világosabbak és a jóváhagyások gyorsabbak. A szállítók tisztább megrendeléseket és kevesebb módosítási kérést kapnak.

Nyomon követendő KPI-k közé tartozik a PO-nkénti feldolgozási idő, a hibaarány, a PO-költség és a szállítói átfutási idő. A jobb mutatók szorosabb SLA-kat és kisebb forgó tőkekövetelményt támogatnak. Ezen felül az automatizálás javítja az audit-nyomvonalakat. Minden automatizált lépés rögzítheti, ki és mikor hagyta jóvá a PO-t. Ez a láthatóság fontos az EU/GDPR szabályoknak és a belső kormányzásnak való megfeleléshez.

A közvetlen megtakarításokon túl az automatizálás támogatja a stratégiai beszerzést. Amikor a vevők abbahagyják minden rendelés kézi feldolgozását, több idő jut a szállítói tárgyalásokra, kategória-stratégiára és a kereslettervezésre. Ez a váltás gyakran hosszú távú költségcsökkentéshez és javult szállítói kapcsolatokhoz vezet. Virtuális asszisztens képességeink szintén felgyorsítják az e-mail alapú jóváhagyásokat azzal, hogy adatalapú válaszokat készítenek és hivatkoznak az ERP-környezetre, ami tovább rövidíti a jóváhagyási ciklusokat; lásd, hogyan szerkesztünk logisztikai e-maileket csapatok számára logisztikai e-mail szerkesztés AI.

Sok szervezet számára az előnyök összetetté válnak. Az alacsonyabb hibaarányok csökkentik a kifizetések felfüggesztését és a vitás ciklusokat. Ennek eredményeként az AP csapatok gyorsabban rendezik a számlákat és a szállítók időben megkapják a fizetést. Együttvéve ezek az eredmények indokolttá teszik a pilot projekteket, és megkönnyítik a PO-automatizálás vállalati környezetben történő kiterjesztését. Végül mérje az ROI-t a feldolgozási kapacitás, megtakarított munkaórák és a beszerzési megrendelések automatizálásának megtérülési ideje alapján.

A PO-automatizálás bevezetése: csökkentse a kézi adatbevitelt, védje a PO-adatokat és kezelje a változást

Kezdje kicsiben, amikor bevezeti a PO-automatizálást. Pilotáljon egyetlen nagy forgalmú szállítóval vagy egy PO-típussal. Mérje a feldolgozási időt, a hibaarányt és a megtakarított munkaórákat. Ezután ismételjen és bővítse a rendszert. Először a szabványos formátumú megrendelésekre összpontosítson, mert ezek adják a leggyorsabb sikereket. Ahogy a modellek tanulnak, adjon hozzá összetett formátumokat és kivételi folyamatokat. Ez a fázisolt megközelítés segít a kockázat kezelésében és felgyorsítja a szervezeti elfogadást.

A biztonság és a megfelelés alapvető. Használjon titkosítást pihenő- és átvitel közben. Valósítsa meg a szerepalapú hozzáférést és a részletes audit-naplókat. Ha az EU-ban működik, biztosítsa a GDPR-ellenőrzéseket a beszállítók és vevők személyes adataira vonatkozóan. Emellett konfigurálja az automatizált rendszert úgy, hogy szükség esetén maszkolja a érzékeny mezőket. Ezek a gyakorlatok biztosítják, hogy a megoldás illeszkedjen a meglévő kormányzási keretekhez és védje a szállítói és pénzügyi adatokat.

A változáskezelés legalább annyira számít, mint a technológia. Képezze ki a beszerzési és AP csapatokat az új jóváhagyási útvonalakról és a kivételi SLA-król. Adjon egyértelmű szabályokat arra, mikor irányítja a rendszer az ismeretlen eseteket emberi felülvizsgálatra. Hozzon létre olyan kormányzást, amely lehetővé teszi az üzleti felhasználók számára sablonok és eszkalációs útvonalak módosítását IT-jegyek nélkül. Ez a kód nélküli vezérlés csökkenti a súrlódást és gyorsítja az elfogadást. Azoknak a csapatoknak, amelyek sok e-mailt kezelnek, platformunk csökkenti a kezelési időt azáltal, hogy konzisztens, ERP-alapú válaszokat szerkeszt, és közvetlenül frissítheti a rendszereket; tudjon meg többet a virtuális asszisztensekről logisztikai csapatok számára virtuális asszisztens logisztikához.

Végül biztosítsa a támogatást korai sikerekkel. Használjon mérhető adatokat annak bemutatására, hogyan csökkenti az automatizálás a kézi PO-folyamatokat és a kézi bevitel szükségességét. Kövesse a KPI-ket és ossza meg az eredményeket az érintettekkel. Világos mutatókkal és kormányzással a csapatok szívesebben terjesztik ki az automatizált megrendelés-munkafolyamatot a részlegek és a beszállítók között.

Hogyan automatizáljuk a megrendelések feldolgozását és mérjük a sikert a beszerzési folyamatban

Ahhoz, hogy hatékonyan automatizálja a megrendelések feldolgozását, határozzon meg egyértelmű sikerkritériumokat. Kövesse a feldolgozási kapacitást, a megtakarított munkaórákat, a hibacsökkenést, a PO-költséget és a megtérülési időt. Használjon kiinduló alapértékeket a jelenlegi teljesítményről, és mérje a fejlesztéseket a bevezetés után. Ezután kiszámíthatja az ROI-t és priorizálhatja a további automatizálási munkákat ott, ahol a hozam a legmagasabb.

A szállító kiválasztása számít. Értékelje a szolgáltatókat a különböző formátumok szerinti pontosság alapján, az ERP-csatlakozók, a kivételkezelés, a riportálás és az ütemterv alapján. Vizsgálja meg az e-mail alapú munkafolyamatok és az automatizált rendszer műveleteinek támogatását is. Ha a beszerzése nagyszámú e-mailre támaszkodik, keressen olyan megoldásokat, amelyek az ERP és az e-mail előzmények alapján készítenek válaszokat. Automatizált logisztikai levelezés képességeink megmutatják, hogyan gyorsíthatják fel az e-mail-engedélyezéseket és frissíthetik a rendszereket közvetlenül automatizált logisztikai levelezés.

Kezdje a fokozatos értékkel. Csökkentse először a kézi PO-folyamatokat azáltal, hogy automatizálja a legnagyobb forgalmú, szabványos formátumú PO-kat. Ezután terjessze ki a különleges rendelésekre és a nemzetközi szállítókra. Figyelje a kulcsfontosságú mutatókat, és tartsa szorosra a visszacsatolási hurkot az emberi ellenőrök és az AI modellek között. Használjon folyamatos tesztelést a megrendelési adat-kivonás pontosságának javítására. Bizonyos esetekben az automatizálás közel emberi pontosságra fejlődik és lényegesen csökkenti a manuális ellenőrzést; az iteratív tanulási hurok ennek oka.

Végül építse be a kormányzást és a képzést a bevezetésbe. Határozza meg a kivételkezelés SLA-jait és készítsen műszerfalakat a beszerzési vezetés számára. Rendszeres auditok biztosítják, hogy az automatizált PO-folyamat megfelel a szabályzatoknak és a teljesítménymutatóknak. Idővel kiterjesztheti a megoldást olyan közeli területekre, mint a számlázás feldolgozása és az AP-automatizálás. Ha jól végzik, az automatikus megrendelés-kezelés csökkenti a forgó tőkét, javítja a szállítói teljesítményt és felszabadítja a beszerzési csapatokat stratégiai feladatokra.

GYIK

Mi az a beszerzési megrendelés automatizálás?

A beszerzési megrendelés automatizálás szoftvereket és AI-t használ a megrendelések rögzítésére, érvényesítésére és vállalati rendszerekbe történő feladására anélkül, hogy kézzel kellene gépelni. Kombinálja az OCR-t, az RPA-t, az NLP-t és a gépi tanulást a különböző formátumok kezeléséhez.

Hogyan segíti az OCR a PO-bevitelt automatizálását?

Az OCR a beolvasott képeket és dokumentumokat géppel olvasható szöveggé alakítja, hogy a további rendszerek kinyerhessék a mezőket. Az OCR után az AI és az NLP osztályozza és érvényesíti a kinyert szöveget, mielőtt a PO-t rögzítenék.

Képes az automatizálás PDF-ekkel és beszkennelt megrendelésekkel dolgozni?

Igen. A modern megoldások támogatják a PDF-eket és a beszkennelt dokumentumokat OCR és NLP segítségével. Az EDI-vel és e-mail csatolmányokkal is működnek a rendelési adatok kinyeréséhez.

Milyen mutatókat érdemes követnem a siker méréséhez?

Kövesse a PO-nkénti feldolgozási időt, a hibaarányt, a PO-költséget, a feldolgozási kapacitást és a megtérülési időt. Ezek a KPI-k megmutatják a pénzügyi és működési hatást, és irányt adnak a skálázásnak.

Hogyan kezeljem a kivételeket egy automatizált rendszerben?

Irányítsa az alacsony bizalommal kinyert tételeket emberi ellenőrzésre, és táplálja vissza a javításokat a modellbe. Állítson fel SLA-kat a kivételkezelésre és egyértelmű eszkalációs útvonalakat, hogy a munkafolyamat gyors és megbízható maradjon.

Biztonságos a megrendelések automatizálása?

Igen, ha titkosítást, szerepalapú hozzáférést és audit-naplókat használ. Gondoskodjon a GDPR-nek és az iparági előírásoknak való megfelelésről az adatmegőrzési és maszkolási szabályok konfigurálásával.

Mely PO-kat automatizáljam először?

Először a nagy forgalmú, szabványos formátumú megrendeléseket automatizálja megbízható szállítóktól. Ezek gyors sikereket hoznak, és lehetővé teszik az AI modellek gyorsabb tanulását, mielőtt a bonyolult esetekhez nyúlna.

Az automatizálás lecseréli a beszerzési munkatársakat?

Nem. Az automatizálás csökkenti az ismétlődő, manuális feladatokat, és felszabadítja a munkatársakat stratégiai feladatok elvégzésére, mint a szállítói menedzsment és a beszerzés. Javítja a munkakielégültséget az unalmas adatbevitel eltüntetésével.

Milyen gyorsan látok megtérülést a PO-automatizálástól?

A megtérülés változó, de sok pilot már hónapokon belül mérhető megtakarítást mutat, különösen ha nagy forgalmú szállítókat céloz meg. Mérje a megtakarított munkaórákat és a hibacsökkenést az ROI kiszámításához.

Integrálható-e az automatizálás az ERP-vel és könyvelő szoftverrel?

Igen. Használjon API-kat vagy middleware-csatlakozókat az automatizált rendszer összekapcsolásához az ERP-vel és a könyveléssel a valós idejű frissítésekhez. ERP-hez kötődő e-mail és rendelési munkafolyamatokhoz érdemes integrált asszisztenseket választani, amelyek válaszokat készítenek és rendszereket frissítenek automatikusan.