Automatisation de la saisie des données pour les commandes Exact

Comment l’automatisation et l’automatisation de la saisie accélèrent la saisie des commandes dans Exact et rationalisent le processus de commande

L’automatisation transforme la manière dont les équipes capturent les informations de commande et réduit le besoin de saisie manuelle. D’abord, l’automatisation supprime les étapes répétitives et raccourcit le cycle order-to-cash. Par exemple, des données sectorielles montrent que l’automatisation peut réduire la saisie manuelle jusqu’à 80%67 Data Entry Statistics For 2025 – DocuClipper. Cette statistique explique pourquoi de nombreuses entreprises choisissent l’automatisation de la saisie lorsqu’elles doivent traiter de gros volumes de commandes sans augmenter les effectifs. Ensuite, l’automatisation de la saisie aide à quatre points critiques : la capture des commandes, le mappage des lignes d’articles, les vérifications de stock et la création des factures. En pratique, Exact Online prend en charge la création de commandes via API, et les équipes utilisent souvent des flux XML pour des débits plus élevés lorsqu’elles ont besoin de chargements en masse.

L’automatisation accélère la saisie des commandes et réduit les erreurs humaines. Elle améliore également la précision des données et l’ensemble du processus de commande afin que le personnel puisse se concentrer sur les exceptions. Par exemple, notre plateforme virtualworkforce.ai utilise des agents e‑mail IA sans code pour rédiger des réponses et ancrer les réponses dans les données ERP et WMS. Cette approche réduit le temps passé à rechercher des données commerciales et financières dans de multiples boîtes de réception et systèmes. Pour les équipes logistiques, voyez comment un assistant IA peut gérer les e‑mails de commande et se connecter aux systèmes métier pour des réponses rapides via notre guide sur l’automatisation des e‑mails ERP pour la logistiqueAutomatisation des e‑mails ERP pour la logistique.

Lors de l’intégration d’Exact Online, choisissez le bon modèle pour une intégration fluide. Les appels API point à point conviennent aux faibles volumes. Les plates‑formes middleware et iPaaS sont utiles lorsque vous devez automatiser la synchronisation des commandes entre plusieurs systèmes. L’objectif est d’obtenir des enregistrements de commandes de vente cohérents et moins de corrections manuelles. Enfin, l’automatisation réduit les retards dans le processus de saisie et raccourcit le temps de traitement de chaque commande. En conséquence, les mises à jour du statut des commandes atteignent les clients plus rapidement et les équipes évitent le retravail qui fait augmenter les coûts. Pour des exemples pratiques d’automatisation des commandes pilotées par e‑mail et de réduction de la charge de la boîte de réception, consultez notre solution de rédaction d’e‑mails logistiquesRédaction d’e‑mails logistiques avec IA.

Utiliser l’IA et la saisie avec IA pour automatiser la saisie de données et garantir un traitement précis des commandes

L’IA apporte la couche suivante de capacités à l’automatisation. D’abord, la reconnaissance optique de caractères (OCR) associée à l’apprentissage automatique extrait les détails des commandes des e‑mails, des PDF et des fichiers EDI. Cette extraction de données produit des scores de confiance au niveau des champs. Ensuite, un agent IA peut orienter les champs à faible confiance vers un humain pour une relecture rapide. Ce modèle, appelé saisie avec IA, maintient un débit élevé tout en empêchant des erreurs coûteuses de saisie. Dans le secteur de la santé et d’autres secteurs, des études montrent que l’automatisation améliore les coûts, la qualité et la satisfaction au travailData Entry Automation Improves Cost, Quality, Performance, and Job …. Les mêmes bénéfices s’appliquent au traitement des commandes de vente lorsque les systèmes valident automatiquement les codes produit et les prix.

Les logiciels de saisie combinent OCR, règles de validation et workflows IA pour automatiser la capture de données à partir de données non structurées. Par exemple, les PDF de bons de commande sont analysés, puis les codes produit sont mappés aux données de référence. Ensuite, des vérifications de prix et des règles fiscales s’exécutent automatiquement. Cela produit un traitement précis des commandes et minimise les erreurs de saisie et les corrections manuelles de commandes. Un agent IA peut aussi apprendre des exceptions en utilisant des données d’entraînement pour améliorer les futurs parsages. En conséquence, les équipes passent moins de temps à saisir des données de routine et davantage de temps à résoudre les véritables exceptions.

Pour les entreprises qui doivent protéger des données sensibles, les modèles IA peuvent être gouvernés avec des accès basés sur les rôles et des journaux d’audit. Cela protège les données clients et réduit le risque de violations tout en préservant l’intégrité des données. De plus, la validation automatisée par rapport aux enregistrements clients garantit qu’une facture n’est émise qu’après le passage des contrôles. Enfin, lorsque vous combinez l’extraction dirigée par l’IA avec la RPA ou la création via API, vous automatisez la création de commandes de bout en bout et maintenez des enregistrements précis des commandes de vente et du suivi des commandes. Pour un aperçu plus approfondi de la façon dont l’IA s’intègre aux workflows d’e‑mails logistiques, consultez notre article sur l’automatisation des e‑mails logistiques avec Google Workspace et virtualworkforce.aiAutomatiser les e‑mails logistiques avec Google Workspace et virtualworkforce.ai.

Intégration et ERP : connectez Exact Online à votre système ERP pour l’automatisation des commandes de vente et une intégration fluide

L’intégration est importante lorsque vous souhaitez des enregistrements de commande cohérents entre les systèmes. Les modèles d’intégration se répartissent en trois catégories : API point à point, middleware ou iPaaS, et connecteurs bidirectionnels. Chaque modèle présente des compromis. Le point à point offre de la simplicité. Le middleware offre fiabilité et transforme les données pour plusieurs points de terminaison. Les connecteurs bidirectionnels maintiennent les stocks, les commandes de vente et les données de facturation synchronisés en quasi‑temps réel. Exact Online utilise OAuth2 et prend en charge les API REST et XML. Lorsque le débit compte, les équipes choisissent souvent XML pour les chargements en masse afin d’éviter le throttling et de réduire le temps de traitement.

Choisissez une approche adaptée à vos volumes de données et à votre tolérance à la latence. Pour des besoins de faible latence, la synchronisation en continu ou en temps réel est préférable. Pour de gros lots nocturnes, les chargements XML en masse fonctionnent bien. L’intégration comble aussi les écarts entre la capture des commandes et les finances, ce qui réduit le besoin de saisie manuelle. Lorsque les systèmes synchronisent le statut des commandes de vente et les mises à jour d’exécution, vous évitez les saisies en double dans les livres comptables et les feuilles de calcul.

Pour un workflow intégré e‑mail→ERP, notre entreprise relie le contexte de la boîte de réception aux données ERP afin que les réponses et mises à jour soient ancrées dans les enregistrements actuels. Cela crée une couche d’intégration transparente entre l’e‑mail, Exact et d’autres systèmes métier. De plus, l’intégration doit inclure la gestion des erreurs et des pistes d’audit. Conservez des journaux pour les chargements échoués et orientez les exceptions vers un système de saisie ou une file d’opérateurs. Ainsi, les équipes peuvent repérer rapidement les problèmes de qualité des données et maintenir la précision des données. Si vous gérez la logistique à grande échelle, explorez notre guide sur la façon de faire évoluer les opérations logistiques sans recruter pour voir comment l’intégration et l’automatisation se combinent pour réduire la saisie manuelle et améliorer le débitComment faire évoluer les opérations logistiques sans embaucher.

Automatiser la capture des commandes : utilisez des outils d’automatisation, la RPA, des API pour automatiser la saisie des commandes et des factures et intégrer les données de commande

Automatisez la capture des commandes avec un mélange d’outils d’automatisation. Commencez par l’OCR pour les PDF et les images. Ensuite, ajoutez la robotique logicielle (RPA) pour les tâches UI qui n’ont pas d’API. Enfin, utilisez des orchestrateurs d’API et des connecteurs pour déplacer les données structurées dans Exact Online. Cette approche multi‑outils vous permet d’automatiser la capture des commandes à partir d’e‑mails, de flux EDI et de bons de commande scannés. Un flux typique est : capturer → analyser → valider → créer la commande de vente → déclencher la livraison et la création de la facture. Chaque étape réduit la saisie manuelle et améliore la qualité des données.

Les outils d’automatisation et la RPA fonctionnent mieux lorsqu’ils sont combinés à la validation des données. Par exemple, après la capture des données, validez les codes client et les SKU produit par rapport à un enregistrement maître. Ensuite, effectuez des contrôles de disponibilité de stock avant d’engager une commande. Si un champ échoue à la validation, orientez l’élément vers une file d’erreurs où un humain peut corriger le problème. Cela maintient le pipeline principal en mouvement et minimise le besoin de saisie manuelle. De plus, conservez des journaux et des tableaux de bord d’exception. Ceux‑ci permettent aux responsables opérationnels de suivre le statut des commandes et de rapprocher rapidement les différences.

Lorsque vous automatisez la saisie des commandes et des factures, vous devez protéger les données financières et les données clients. Ajoutez des autorisations basées sur les rôles et la rédaction (redaction) si nécessaire. Assurez‑vous également que vos systèmes d’automatisation incluent des pistes d’audit et des métriques de performance. Pour les équipes qui gèrent l’expédition, des connecteurs tels que Shiptheory ou Picqer peuvent automatiser les déclencheurs d’exécution après la création de la commande de vente. Enfin, un mélange coordonné d’OCR, d’API, de RPA et de logiciels de saisie vous permet de capturer de manière fiable les données de commande puis de les intégrer dans les systèmes en aval. Pour des comparaisons pratiques de fournisseurs autour de la correspondance logistique et de l’automatisation, consultez notre ressource sur la correspondance logistique automatiséeCorrespondance logistique automatisée.

Valider et rapprocher : automatisez la validation des données de saisie pour produire des données de commande et de commande de vente précises et réduire les coûts liés aux erreurs

La validation et le rapprochement empêchent les erreurs de devenir des corrections coûteuses. D’abord, automatisez les contrôles de correspondance client, le mappage des codes produit, les contrôles de prix, les règles fiscales et la disponibilité des stocks. Ensuite, rapprochez les enregistrements d’exécution et les lignes de facture par rapport à la commande de vente originale. Ce rapprochement automatique empêche les retours, les rétrofacturations et les problèmes de reconnaissance du chiffre d’affaires. Une couche de validation fiable assure la précision des données entre les systèmes opérationnels et financiers. Elle soutient également un traitement précis des commandes et évite les litiges en aval.

La validation automatisée réduit le besoin de relecture humaine et diminue la nécessité de saisie manuelle. Par exemple, lorsqu’un bon de commande capturé manque d’un SKU, le système peut le signaler et proposer la correspondance la plus proche en se basant sur les données historiques et la similarité des SKU. Ensuite, une brève relecture humaine résout l’écart. Cette approche réduit le volume de saisie manuelle tout en maintenant une haute précision des données. De plus, rapprochez les factures avant leur enregistrement dans le grand livre. Cela maintient les données financières propres et améliore la préparation aux audits.

La logique de rapprochement doit inclure des règles de tolérance et des workflows d’exception. Pour les flux à haut volume, ajoutez des jobs de rapprochement par lot qui s’exécutent la nuit. Pour les flux en temps réel, construisez un appariement automatique immédiat avec des files de secours. Conservez une piste d’audit claire afin de pouvoir retracer toute ligne corrigée jusqu’au document source. Cela réduit le retravail et aide à diminuer les coûts associés aux corrections de commandes. Enfin, l’automatisation renforce la confiance dans la gestion des commandes et améliore l’expérience client parce que des mises à jour précises des commandes et des statuts sont communiquées rapidement aux clients. Si vous avez besoin d’exemples de modèles pour la gestion des exceptions en logistique, nos ressources sur l’IA pour la communication des transitaires peuvent vous aider à concevoir ces fluxIA dans la communication logistique et fret.

Mesurer, scaler et gouverner : automatisation des commandes de vente, automatisation de la saisie et saisie automatisée pour rationaliser, automatiser les données et évoluer de manière fiable

La mesure et la gouvernance rendent l’évolution sûre. Définissez des KPI tels que les saisies manuelles évitées, le temps de traitement par commande, le taux d’erreur, le temps jusqu’à facturation et le coût par commande. Surveillez ces métriques en continu. Ensuite, itérez sur les règles et réentraînez les modèles IA avec des données d’entraînement récentes. Cela maintient une précision élevée à mesure que les catalogues de produits et les prix évoluent. Suivez également les quotas d’API et concevez des solutions de secours pour le throttling afin d’éviter les chargements échoués lors des pics de volume.

Décidez entre traitement par lots et en temps réel en fonction des besoins métiers. Les jobs par lots peuvent traiter de grands volumes la nuit. Les pipelines en temps réel conviennent aux mises à jour côté client et aux commandes en temps réel. Dans les deux cas, incluez des chemins de secours et des files pour que les systèmes ne perdent jamais de messages. La gouvernance doit inclure le contrôle des changements, des pistes d’audit et des politiques d’accès pour se protéger contre les violations de données. Avec des contrôles basés sur les rôles, vous pouvez protéger les données financières sensibles et les données clients tout en permettant aux équipes d’agir sur les exceptions.

Formez les utilisateurs et définissez des chemins d’escalade clairs afin que l’automatisation ne devienne pas une boîte noire. Par exemple, consignez quand un agent IA met à jour une commande et rendez la modification traçable. Révisez régulièrement la performance des modèles et réentraînez‑les avec des données historiques récentes pour maintenir la qualité des données. Enfin, quantifiez le ROI : mesurez la réduction de la saisie manuelle, le temps de traitement plus rapide et la diminution des retours. Ces chiffres prouvent la valeur de l’automatisation des commandes de vente auprès des parties prenantes. Pour des exemples opérationnels plus approfondis sur la montée en charge logistique, lisez comment faire évoluer les opérations logistiques avec des agents IA pour des conseils étape par étapeComment faire évoluer les opérations logistiques avec des agents IA.

FAQ

Qu’est‑ce que l’automatisation de la saisie de données pour les commandes Exact ?

L’automatisation de la saisie de données utilise des systèmes automatisés pour capturer et saisir les détails des commandes dans Exact Online avec un minimum d’intervention humaine. Elle remplace les tâches répétitives comme la copie des détails de commande depuis des e‑mails et des PDF et réduit les erreurs de saisie.

Comment l’IA améliore‑t‑elle la saisie des commandes ?

L’IA améliore la saisie des commandes en utilisant l’OCR et l’apprentissage automatique pour extraire les données, attribuer un score de confiance et signaler les champs incertains pour relecture. Ce modèle de saisie avec IA maintient un débit élevé tout en empêchant des captures de commande inexactes.

Puis‑je automatiser la capture des commandes depuis des e‑mails et des PDF ?

Oui. Les outils d’automatisation et l’OCR peuvent extraire les détails de commande des e‑mails, des PDF et des flux EDI. Ensuite, la RPA ou les API peuvent créer des enregistrements de commande de vente et déclencher des workflows de facturation.

Ai‑je besoin d’un middleware pour connecter Exact Online à d’autres systèmes ?

Pas toujours. Les API point à point conviennent aux cas d’usage simples. Toutefois, le middleware ou l’iPaaS est utile lorsque vous avez besoin de transformations, de mapping et de rejets fiables à grande échelle.

Quels KPI devrais‑je suivre pour l’automatisation de la saisie des commandes ?

Suivez les saisies manuelles évitées, le temps de traitement par commande, le taux d’erreur, le temps jusqu’à facturation et le coût par commande. Ces KPI montrent l’impact opérationnel et financier de l’automatisation.

Comment l’automatisation réduit‑elle les erreurs humaines dans le traitement des commandes ?

L’automatisation standardise les règles de validation et compare les valeurs aux données maîtres afin que les SKU ou les prix incorrects soient détectés avant la création. Cela réduit les erreurs de saisie manuelle et le retravail en aval.

Est‑il sûr de laisser l’IA traiter les données clients ?

Oui, si vous appliquez une gouvernance comme les accès basés sur les rôles, la rédaction et les journaux d’audit. Ces contrôles protègent les données sensibles et assurent la traçabilité de toute modification automatisée.

Que se passe‑t‑il lorsqu’une commande échoue à la validation ?

Les validations échouées sont envoyées vers des files d’exception où un membre de l’équipe les examine. Cela permet au pipeline principal de continuer à fonctionner et garantit un traitement précis des cas complexes.

L’automatisation des commandes de vente peut‑elle améliorer la trésorerie ?

Oui. Une création de factures plus rapide et précise raccourcit le temps jusqu’à facturation et améliore les encaissements. Cela peut avoir un impact significatif sur la trésorerie et réduire le besoin de relances manuelles.

Comment commencer à automatiser la saisie des commandes Exact ?

Commencez par cartographier le processus de saisie actuel et les volumes de données, puis choisissez l’OCR et les modèles d’intégration adaptés à votre débit. Pilotez sur un canal de vente courant et étendez une fois la validation et le rapprochement stabilisés.