SharePoint: IA para obtener enlaces de SharePoint

SharePoint Online y Microsoft 365 — por qué usar IA para obtener enlaces

La IA reduce el tiempo que los equipos dedican a buscar archivos. Además, la IA puede devolver enlaces web directos (webUrl) además de resúmenes breves para ofrecer contexto rápido. También, esto evita copiar repetidamente una ruta de archivo entre herramientas. A continuación, cuando su organización usa SharePoint como almacén principal de contenido, la capacidad de descubrimiento importa. La escala hace que la búsqueda manual sea impracticable. Un análisis reciente de la industria indica que más del 80% de las empresas confían en SharePoint como su sistema principal de gestión de contenidos, lo que explica por qué la adopción de búsqueda con IA crece rápidamente aquí. Además, Microsoft integra Copilot y otras herramientas para mejorar cómo los usuarios encuentran documentos y enlaces relevantes. Por ejemplo, Copilot puede sugerir documentos y proporcionar enlaces que el usuario registrado puede abrir; la plataforma aplica seguridad para que los resultados respeten el permiso de cada persona para ver un archivo de Microsoft. Asimismo, virtualworkforce.ai crea agentes sin código que fundamentan las respuestas en SharePoint y otros sistemas. A su vez, este enfoque reduce el tiempo de gestión del correo electrónico y elimina el copiado y pegado manual entre unidades compartidas. Por lo tanto, los equipos responden más rápido y con menos errores. Además, la IA aumenta la probabilidad de que la persona adecuada vea el contenido correcto del sitio de SharePoint en el momento oportuno. También, la IA ayuda cuando los archivos residen en muchas bibliotecas, carpetas y formatos de documento variados. Por ejemplo, una empresa puede realizar una consulta en lenguaje natural y obtener una lista corta de documentos relevantes almacenados en SharePoint con enlaces webUrl y pequeños resúmenes. Finalmente, esto mejora los flujos operativos en Power Platform y los agentes de correo electrónico. Además, si desea un piloto práctico, consulte virtualworkforce.ai/virtual-assistant-logistics/ para ver un ejemplo de integración de evidencias de SharePoint en la redacción de correos y respuestas a casos. En general, la combinación de Microsoft 365, SharePoint y la IA convierte el contenido fragmentado de los sitios en enlaces utilizables y respuestas accionables para los equipos.

Requisitos previos — permisos, licencias y cuentas

Primero, necesita las cuentas y el acceso adecuados. También, se requiere un usuario de tenant de Microsoft 365 para la mayoría de los escenarios interactivos. A continuación, a menudo registrará una aplicación de Azure AD o usará autenticación delegada para llamadas API automatizadas. Además, el uso de Copilot requiere una licencia de Microsoft 365 Copilot para los usuarios finales que quieran las sugerencias de documentos integradas. También, una suscripción de Azure se vuelve necesaria cuando ejecuta servicios de Azure o utiliza Azure AI Search para indexación. Por lo tanto, planifique la asignación de licencias desde el principio para evitar sorpresas. Además, si planea usar Graph API para leer elementos de unidades y listar datos, solicitará permisos como Sites.Read.All o Sites.ReadWrite.All en pruebas. A continuación, siga patrones de menor privilegio para decisiones de permisos y autorización. Asimismo, decida si indexará contenido con una identidad de aplicación o confiará en el usuario conectado. Además, incluya flujos de autenticación en su diseño y pruebe tanto escenarios delegados como de aplicación. Además, mapee quién consentirá durante los flujos de administrador de tenant. También recuerde que algunas funciones empresariales requieren que un administrador apruebe permisos para el acceso a nivel de sitio. Asimismo, cree un sitio de SharePoint de prueba o una biblioteca de documentos de ejemplo para validar los flujos antes de escalar. Además, planifique cuentas de respaldo y una identidad administrada si despliega una canalización de producción. Finalmente, programe actualizaciones de seguridad y una rutina para revisar patrones de permiso de acceso. Además, si su equipo necesita soporte técnico para la configuración, inclúyalo en los plazos. Para más información sobre automatizar respuestas de correo que citen contenido de SharePoint, vea virtualworkforce.ai/logistics-email-drafting-ai/ que muestra cómo los agentes fundamentan las respuestas en datos empresariales.

Conector e indexación: configurar Azure Cognitive Search para SharePoint

Comience usando el conector/indexador de SharePoint en Azure Cognitive Search para rastrear bibliotecas y extraer contenido y metadatos. Además, el conector puede acceder a muchos tipos de documentos, incluidos docx y pdf, y producir un índice buscable. A continuación, elija los sitios específicos y las bibliotecas de documentos que desea incluir. Asimismo, asigne campos de SharePoint a campos del índice para que la IA pueda usar títulos, etiquetas y metadatos personalizados. También, establezca programas para la indexación incremental y mantenga el índice actualizado sin volver a rastrear todo. Además, aplique filtros por tipo de archivo para limitar el alcance y reducir los costes de almacenamiento. Asimismo, considere excluir archivos grandes o una larga lista de tipos de archivo de SharePoint que no necesite. A continuación, supervise las ejecuciones del indexador y revise los fallos. Además, algunas funciones del conector pueden estar en vista previa; pruébelas en entornos no productivos primero. También, esté atento a la codificación de campos por defecto o JSON anidado en el contenido que pueda requerir procesamiento adicional para normalizar metadatos antes del consumo por la IA. Además, haga seguimiento de métricas como tamaño del índice, latencia y número de documentos procesados. También, las necesidades de procesamiento de documentos difieren según el tipo de archivo y la riqueza de los metadatos. A continuación, si usa patrones RAG, asegúrese de que el paso de recuperación identifique y adjunte el webUrl para contexto. Además, combine los resultados de Azure Cognitive Search con llamadas de Microsoft Graph cuando necesite el webUrl en vivo o comprobaciones de permisos. Asimismo, virtualworkforce.ai suele recomendar un índice piloto pequeño para validar la precisión de recuperación antes de escalar a muchos sitios de SharePoint. Finalmente, use supervisión y alertas para que los administradores puedan reaccionar cuando el indexador informe errores persistentes. Para detalles técnicos sobre conectores, consulte la documentación del conector de SharePoint de Airbyte aquí y la guía de ServiceNow para indexar contenido externo aquí.

Recuperación de documentos y listas de SharePoint (Microsoft Graph APIs)

Use los endpoints driveItem de Microsoft Graph para leer metadatos que incluyen webUrl y la ruta del archivo de un documento de SharePoint. Además, una típica petición GET a /sites/{site-id}/drives/{drive-id}/items/{item-id} devuelve campos principales que puede usar en las indicaciones de la IA. A continuación, las listas se comportan de forma diferente. Asimismo, una lista de SharePoint almacena campos que a menudo incluyen enlaces como valores de columna en lugar de drive items. Además, consulte elementos de listas mediante la API Lists para obtener campos de un elemento de lista y cualquier URL vinculada. También, obtenga permisos a nivel de elemento mediante /permissions cuando necesite validar el permiso de un usuario sobre un elemento específico. Además, asegure metadatos coherentes como títulos, etiquetas y campos personalizados para que mejore la relevancia de la IA. También, normalice campos comunes entre bibliotecas para que las llamadas de búsqueda de documentos devuelvan datos comparables. A continuación, tenga en cuenta tipos de archivo como pdf y docx que requieren un análisis diferente u OCR en algunos casos. Además, cuando una lista de resultados de SharePoint retorna, adjunte el webUrl para que el usuario pueda abrir el original. Asimismo, si debe extraer contenido de una carpeta privada, verifique que su modelo de autenticación soporte ese alcance. También, use autenticación delegada cuando pretenda respetar la autorización del usuario conectado; use autenticación de aplicación solo después de confirmar la política empresarial. Además, planifique comprobaciones de acceso a nivel de documento en cualquier canalización que devuelva enlaces a los usuarios. También, recuerde que los documentos almacenados en SharePoint pueden estar detrás de políticas de acceso condicional o requerir pasos adicionales cuando hay uso compartido externo. Finalmente, para la orientación de Microsoft sobre configurar fuentes de conocimiento y sugerencias seguras, vea Microsoft Learn aquí.

Automatizar: Copilot, Power Automate y recuperación segura de contenido

Los agentes de Copilot y los flujos de Power Automate le permiten automatizar la recuperación y el resumen de enlaces de SharePoint. Además, Copilot Studio le permite configurar fuentes de conocimiento para limitar las búsquedas a un sitio o biblioteca de SharePoint específicos, de modo que los resultados se mantengan enfocados. A continuación, Power Automate puede activar la indexación, llamar a endpoints de Graph API para recuperar campos webUrl y luego pasar los resultados a una IA para resumirlos o enriquecerlos. También, al automatizar, haga cumplir la autorización a nivel de documento y registre cada recuperación para auditoría. Además, implemente acceso condicional y Entrust con identidades Entra para flujos de principals de servicio e identidad administrada. Asimismo, debe encaminar las salidas sensibles a través de controles que redacten secretos. A continuación, configure rutas de escalación en su automatización para que los registros excepcionales lleguen a un administrador o a un revisor humano. También, mantenga una política de retención corta para resultados intermedios. Además, combine las recomendaciones de Copilot con funciones empresariales como acceso basado en roles para garantizar que los usuarios solo vean lo que pueden abrir. Asimismo, implemente actualizaciones de seguridad y revisiones periódicas de conectores y principals de servicio. A continuación, pruebe los flujos que obtienen un archivo de SharePoint y luego verifique el permiso de acceso antes de devolver una URL. Además, virtualworkforce.ai crea agentes sin código que automatizan respuestas por correo e incorporan evidencias de SharePoint, lo que puede reducir el tiempo de gestión para los equipos de operaciones. Asimismo, estos agentes pueden crear una canalización personalizada para extraer, resumir y adjuntar enlaces en borradores de respuesta. Finalmente, si necesita automatizar grandes lotes, diseñe una canalización resistente e incluya lógica de reintento cuando fallen llamadas al indexador o a Graph API.

Recursos adicionales — ejemplos, manejo de tipos de archivo, metadatos y siguientes pasos

Primero, incluya elementos prácticos en su plan de proyecto. Además, publique llamadas de Graph de ejemplo que recuperen webUrl y permisos. Asimismo, añada una receta de indexador de Azure Cognitive Search para tipos de archivo comunes. A continuación, liste reglas de manejo de tipos de archivo para docx, pdf e imágenes que requieran OCR. También, normalice campos de metadatos entre bibliotecas de documentos y aplique reglas de etiquetado para que los resultados de la IA sean consistentes. Asimismo, mapee un pequeño conjunto de fuentes de sitios de SharePoint para un piloto antes de escalar a muchos sitios. Además, incluya una lista de verificación de requisitos previos para que pueda confirmar la autenticación y el consentimiento del administrador temprano. Asimismo, recopile una lista corta de administradores y propietarios de sitios que puedan corregir rápidamente las lagunas de metadatos. Además, mida la precisión de recuperación y haga seguimiento de la frecuencia con la que los usuarios hacen clic en la URL devuelta frente a la frecuencia con la que abren el documento subyacente de SharePoint. A continuación, considere patrones RAG cuando agregue resúmenes, y elija si almacenar embeddings en un índice vectorial. Además, use recursos de virtualworkforce.ai para que los equipos de operaciones vean ejemplos de cómo fundamentar respuestas en SharePoint y sistemas ERP; consulte automated-logistics-correspondence para un caso de uso en automatización logística. Finalmente, consulte la documentación del conector de SharePoint de Airbyte y la guía de contenido externo de ServiceNow para recursos adicionales. Además, si necesita ayuda, pida a su administrador de nube o contacte con soporte técnico temprano. Siguientes pasos: ejecute un piloto en un pequeño conjunto de sitios, mida la satisfacción de los usuarios, ajuste metadatos y filtros, y luego escale el índice y la automatización.

Preguntas frecuentes

¿Cómo encuentra la IA enlaces dentro de SharePoint?

La IA encuentra enlaces indexando contenido y metadatos en SharePoint y luego devolviendo el webUrl de los elementos relevantes. Además, un indexador o una llamada a Graph API pueden adjuntar la URL en vivo para que los usuarios puedan abrir el documento original.

¿Las herramientas de IA respetan los permisos de SharePoint?

Sí. Las integraciones de IA como Copilot y las soluciones basadas en Graph respetan los modelos de permiso de SharePoint y devuelven solo los elementos que un usuario tiene permitido ver. Además, diseñe sus flujos de autenticación y autorización para usar acceso delegado o de aplicación según la política.

¿Qué licencias necesito para usar Copilot con SharePoint?

Necesita una licencia de Microsoft 365 Copilot para los usuarios que acceden a las funciones de Copilot, además de las suscripciones de Azure relevantes si utiliza servicios de Azure. También, verifique las atribuciones a nivel de tenant antes de desplegar ampliamente.

¿Puedo indexar tanto documentos como listas?

Sí. Puede indexar bibliotecas de documentos y contenido de listas de SharePoint; el índice de búsqueda recibe campos distintos de cada fuente. Además, las listas suelen almacenar enlaces como valores de columna, mientras que los drive items incluyen campos webUrl.

¿Qué tipos de archivo debo incluir en la indexación?

Incluya tipos comunes como docx y pdf cuando necesite búsqueda de texto completo, y excluya binarios grandes que aumenten costos. Además, defina un filtro de tipos de archivo que se ajuste a sus necesidades empresariales y reglas de cumplimiento.

¿Cómo aseguro buenos metadatos?

Establezca reglas de etiquetado, plantillas y mecanismos de aplicación a nivel de biblioteca para mejorar la calidad de los metadatos. Además, ejecute un piloto para identificar brechas y asigne administradores para corregir problemas recurrentes.

¿Puedo automatizar la recuperación en correos?

Sí. Puede automatizar la recuperación con Power Automate o agentes sin código que redacten mensajes e inserten enlaces a elementos de SharePoint. Además, virtualworkforce.ai ofrece ejemplos para equipos de logística y operaciones que muestran cómo las respuestas fundamentadas aceleran las respuestas.

¿Qué hay de la seguridad y la auditoría?

Haga cumplir el acceso condicional, registre las recuperaciones y revise periódicamente los principals de servicio para mantener una seguridad sólida. Además, incluya comprobaciones a nivel de documento antes de devolver enlaces a usuarios fuera del sitio original.

¿Cómo mido el éxito?

Haga seguimiento de métricas como tasas de clics en las URLs devueltas, tiempo ahorrado por consulta y mejoras en la precisión de recuperación. Además, recopile feedback de los usuarios durante un piloto y mida la reducción en tiempos de búsqueda manual.

¿Dónde puedo encontrar guías de implementación?

Consulte documentación de plataforma como el conector de SharePoint de Airbyte y la orientación de Microsoft Copilot para instrucciones paso a paso. Además, explore ejemplos de proveedores y recursos adicionales para planificar un piloto y luego escalar las operaciones.