SharePoint : IA pour récupérer des liens

sharepoint online & microsoft 365 — pourquoi utiliser l’IA pour récupérer des liens

L’IA réduit le temps que les équipes passent à chercher des fichiers. De plus, l’IA peut renvoyer des liens web directs (webUrl) ainsi que de courts résumés pour un contexte rapide. Cela évite aussi de copier plusieurs fois un chemin de fichier entre des outils. Ensuite, lorsque votre organisation utilise SharePoint comme référentiel principal de contenu, la découvrabilité compte. L’échelle rend la recherche manuelle impraticable. Une analyse récente du secteur indique que plus de 80 % des entreprises s’appuient sur SharePoint comme système principal de gestion de contenu, ce qui explique pourquoi l’adoption de la recherche assistée par IA croît rapidement ici. En outre, Microsoft intègre Copilot et d’autres outils pour améliorer la façon dont les utilisateurs trouvent des documents et des liens pertinents. Par exemple, Copilot peut suggérer des documents et fournir des liens que l’utilisateur connecté peut ouvrir ; la plateforme applique la sécurité afin que les résultats respectent les autorisations de chaque personne pour voir un fichier de Microsoft. Aussi, virtualworkforce.ai builds no-code AI agents that ground replies in SharePoint and other systems. Ensuite, cette approche réduit le temps de traitement des e-mails et élimine le copier-coller manuel entre les partages réseau. Ainsi, les équipes répondent plus vite et avec moins d’erreurs. De plus, l’IA augmente la probabilité que la bonne personne voie le bon contenu du site SharePoint au bon moment. Par ailleurs, l’IA est utile lorsque les fichiers résident dans de nombreuses bibliothèques, dossiers et formats de documents variés. Par exemple, une entreprise peut poser une requête en langage naturel et obtenir une courte liste de documents pertinents stockés dans SharePoint avec des liens webUrl et de petits résumés. Enfin, cela améliore les flux opérationnels sur la Power Platform et les agents e-mail. Également, si vous souhaitez un pilote pratique, consultez virtualworkforce.ai/virtual-assistant-logistics/ pour un exemple d’intégration de la vérité de terrain SharePoint dans la rédaction d’e-mails et les réponses aux cas. Globalement, la combinaison de microsoft 365, SharePoint et de l’IA convertit un contenu de site fragmenté en liens utilisables et en réponses exploitables pour les équipes.

prérequis — autorisations, licences et comptes

Tout d’abord, vous avez besoin des bons comptes et des bons accès. De plus, un utilisateur d’un tenant microsoft 365 est requis pour la plupart des scénarios interactifs. Ensuite, vous devrez souvent enregistrer une application Azure AD ou utiliser l’authentification déléguée pour des appels API automatisés. En outre, l’utilisation de Copilot nécessite une licence microsoft 365 copilot pour les utilisateurs finaux qui veulent les suggestions de documents intégrées à Copilot. Aussi, un abonnement Azure devient nécessaire lorsque vous exécutez des services Azure ou utilisez Azure AI Search pour l’indexation. Par conséquent, planifiez l’affectation des licences en amont pour éviter les surprises. De plus, si vous prévoyez d’utiliser l’API Graph pour lire des éléments de drive et lister des données, vous demanderez des étendues telles que Sites.Read.All ou Sites.ReadWrite.All en phase de test. Ensuite, appliquez des principes de moindre privilège pour les décisions d’autorisation et d’accès. De plus, décidez si vous indexerez le contenu avec une identité d’application ou si vous vous reposerez sur l’utilisateur connecté. Incluez aussi les flux d’authentification dans votre conception et testez à la fois les scénarios délégués et applicatifs. Par ailleurs, cartographiez qui donnera son consentement lors des flux d’administration du tenant. N’oubliez pas que certaines fonctionnalités d’entreprise nécessitent qu’un administrateur approuve des autorisations pour l’accès au niveau du site. En outre, créez un site SharePoint de test ou une bibliothèque de documents d’exemple pour valider les flux avant de monter en charge. Planifiez aussi des comptes de secours et une identité gérée si vous déployez un pipeline en production. Enfin, prévoyez des mises à jour de sécurité et une routine pour revoir les modèles d’accès aux permissions. Aussi, si votre équipe a besoin de support technique pour la mise en place, intégrez cela dans les délais. Pour en savoir plus sur l’automatisation des réponses e-mail qui citent du contenu SharePoint, voir virtualworkforce.ai/logistics-email-drafting-ai/ qui montre comment des agents ancrent leurs réponses dans des données d’entreprise.

indexeur et indexation : configurer Azure Cognitive Search pour SharePoint

Commencez par utiliser le connecteur/indexeur SharePoint dans Azure Cognitive Search pour crawler les bibliothèques et extraire le contenu et les métadonnées. De plus, le connecteur peut accéder à de nombreux types de documents, y compris docx et pdf, et produire un index interrogeable. Ensuite, choisissez les sites spécifiques et les sources de bibliothèques de documents que vous souhaitez inclure. De plus, mappez les champs SharePoint vers des champs d’index afin que l’IA puisse utiliser les titres, les balises et les métadonnées personnalisées. Aussi, définissez des calendriers pour l’indexation incrémentielle afin de maintenir l’index à jour sans tout re-crawler. En outre, appliquez des filtres par type de fichier pour limiter la portée et réduire les coûts de stockage. Pensez également à exclure les archives volumineuses ou une longue liste de types de fichiers SharePoint dont vous n’avez pas besoin. Ensuite, surveillez les exécutions de l’indexeur et passez en revue les échecs. De plus, certaines fonctionnalités du connecteur peuvent être en aperçu ; testez-les en non-production d’abord. Surveillez aussi l’encodage par défaut des champs ou le JSON imbriqué dans le contenu qui peut nécessiter un traitement supplémentaire pour normaliser les métadonnées avant la consommation par l’IA. Par ailleurs, suivez les métriques de taille de l’index, de latence et du nombre de documents traités. Le traitement des documents varie aussi selon le type de fichier et la richesse des métadonnées. Ensuite, si vous utilisez des schémas RAG, assurez-vous que votre étape de récupération identifie et joint la webUrl pour le contexte. De plus, combinez les résultats d’Azure Cognitive Search avec des appels Microsoft Graph lorsque vous avez besoin de la webUrl en direct ou de vérifications d’autorisation. virtualworkforce.ai recommande souvent un petit index pilote pour valider la précision de la récupération avant de monter à de nombreux sites SharePoint. Enfin, utilisez la surveillance et des alertes afin que les administrateurs puissent réagir lorsque l’indexeur signale des erreurs persistantes. Pour des détails techniques sur les connecteurs, voir la documentation du connecteur SharePoint d’Airbyte ici et le guide ServiceNow pour l’indexation de contenu externe ici.

récupération de documents et de listes SharePoint (Microsoft Graph APIs)

Utilisez les endpoints driveItem de Microsoft Graph pour lire les métadonnées, y compris webUrl et le chemin du fichier pour un document SharePoint. De plus, un GET typique vers /sites/{site-id}/drives/{drive-id}/items/{item-id} renvoie des champs de base que vous pouvez utiliser dans des prompts IA. Ensuite, les listes se comportent différemment. Une liste SharePoint stocke des champs qui incluent souvent des liens en tant que valeurs de colonne plutôt que des drive items. De plus, interrogez les éléments de liste via l’API Lists pour obtenir les champs d’un élément de liste et les URL liées éventuelles. Récupérez aussi les permissions au niveau de l’élément via /permissions lorsque vous devez valider l’autorisation d’un utilisateur sur un élément spécifique. En outre, assurez-vous d’avoir des métadonnées cohérentes telles que titres, balises et champs personnalisés afin d’améliorer la pertinence de l’IA. Normalisez aussi les champs courants entre les bibliothèques pour que les appels de recherche de documents renvoient des données comparables. Ensuite, faites attention aux types de fichiers tels que pdf et docx qui nécessitent des parsings différents ou de l’OCR dans certains cas. Lorsque vous renvoyez une liste de résultats SharePoint, joignez la webUrl pour que l’utilisateur puisse ouvrir l’original. De plus, si vous devez extraire du contenu d’un dossier privé, vérifiez que votre modèle d’authentification prend en charge cette étendue. Utilisez l’authentification déléguée lorsque vous souhaitez respecter l’autorisation de l’utilisateur connecté ; n’utilisez l’authentification applicative qu’après avoir confirmé la politique d’entreprise. Par ailleurs, prévoyez des vérifications d’accès au niveau du document dans tout pipeline qui renvoie des liens aux utilisateurs. N’oubliez pas que les documents stockés dans SharePoint peuvent être protégés par des politiques d’accès conditionnel ou nécessiter des étapes supplémentaires en cas de partage externe. Enfin, pour les conseils Microsoft sur la configuration des sources de connaissance et des suggestions sûres, voir Microsoft Learn ici.

automatisation : Copilot, Power Automate et récupération sécurisée de contenu

Les agents Copilot et les flux Power Automate vous permettent d’automatiser la récupération et la synthèse des liens SharePoint. De plus, Copilot Studio vous permet de configurer des sources de connaissance pour limiter les recherches à un site ou une bibliothèque SharePoint spécifique afin de garder les résultats ciblés. Ensuite, Power Automate peut déclencher l’indexation, appeler des endpoints Microsoft Graph pour récupérer les champs webUrl, puis passer les résultats à une IA pour les résumer ou les enrichir. Aussi, lors de l’automatisation, appliquez l’autorisation au niveau du document et consignez chaque récupération pour l’audit. Mettez en place en outre un accès conditionnel et gérez les identités Entra pour les principals de service et les flux d’identité gérée. Vous devez également acheminer les sorties sensibles via des contrôles qui rédigent les informations secrètes. Ensuite, configurez des chemins d’escalade dans votre automatisation afin que les enregistrements exceptionnels remontent à un administrateur ou à un réviseur humain. Maintenez aussi une politique de rétention courte pour les résultats intermédiaires. Par ailleurs, combinez les recommandations de Copilot avec des fonctionnalités d’entreprise comme le contrôle d’accès basé sur les rôles pour garantir que les utilisateurs ne voient que ce qu’ils peuvent ouvrir. Mettez en place des mises à jour de sécurité et des revues régulières des connecteurs et des principals de service. Ensuite, testez les flux qui récupèrent un fichier SharePoint, puis vérifiez la permission d’accès avant de renvoyer une URL. De plus, virtualworkforce.ai builds no-code agents that automate email replies and ground answers in SharePoint content, which can reduce handling time for operations teams. Enfin, si vous devez automatiser de grands volumes, concevez un pipeline résilient et incluez une logique de retry lorsque l’indexeur ou les appels Microsoft Graph échouent.

ressources supplémentaires — exemples, gestion des types de fichiers, métadonnées et prochaines étapes

Tout d’abord, incluez des éléments pratiques dans votre plan de projet. Publiez aussi des exemples d’appels Graph qui récupèrent webUrl et les permissions. Ajoutez en outre une recette d’indexeur Azure Cognitive Search pour les types de fichiers courants. Ensuite, listez les règles de gestion des types de fichiers pour docx, pdf et images nécessitant de l’OCR. Normalisez aussi les champs de métadonnées entre les bibliothèques de documents et appliquez des règles de tagging pour rendre les résultats IA cohérents. Par ailleurs, cartographiez un petit ensemble de sources de sites SharePoint pour un pilote avant d’étendre à de nombreux sites. Incluez aussi une checklist de prérequis afin de confirmer l’authentification et le consentement administrateur dès le départ. Rassemblez une courte liste d’administrateurs et de propriétaires de sites qui peuvent corriger rapidement les lacunes de métadonnées. Mesurez ensuite la précision de la récupération et suivez la fréquence à laquelle les utilisateurs cliquent sur l’URL renvoyée versus la fréquence à laquelle ils ouvrent le document SharePoint sous-jacent. Envisagez les schémas RAG lorsque vous ajoutez la synthèse, et choisissez si vous devez stocker des embeddings dans un index vectoriel. De plus, utilisez les ressources virtualworkforce.ai pour que les équipes ops voient des exemples d’ancrage des réponses dans SharePoint et les systèmes ERP ; voir automated-logistics-correspondence pour un cas d’usage en automatisation logistique. Enfin, consultez la documentation du connecteur SharePoint d’Airbyte et le guide ServiceNow sur le contenu externe pour des ressources supplémentaires. Aussi, si vous souhaitez de l’aide, demandez à votre administrateur cloud ou contactez le support technique tôt. Prochaines étapes : lancez un pilote sur un petit ensemble de sites, mesurez la satisfaction des utilisateurs, ajustez les métadonnées et les filtres, puis scalez l’index et l’automatisation.

FAQ

Comment l’IA trouve-t-elle des liens dans SharePoint ?

L’IA trouve des liens en indexant le contenu et les métadonnées dans SharePoint, puis en renvoyant la webUrl des éléments pertinents. De plus, un indexeur ou un appel Microsoft Graph peut joindre l’URL en direct afin que les utilisateurs puissent ouvrir l’original.

Les outils d’IA respectent-ils les permissions SharePoint ?

Oui. Les intégrations IA telles que Copilot et les solutions basées sur Graph respectent les modèles de permission de SharePoint et ne renvoient que les éléments qu’un utilisateur est autorisé à voir. Concevez également vos flux d’authentification et d’autorisation pour utiliser l’accès délégué ou applicatif selon la politique.

Quelles licences faut-il pour utiliser Copilot avec SharePoint ?

Il vous faut une licence microsoft 365 copilot pour les utilisateurs qui accèdent aux fonctionnalités Copilot, ainsi que les abonnements Azure pertinents si vous utilisez des services Azure. Vérifiez aussi les droits au niveau du tenant avant un déploiement large.

Puis-je indexer à la fois des documents et des listes ?

Oui. Vous pouvez indexer des bibliothèques de documents et le contenu des listes SharePoint ; l’index de recherche reçoit des champs différents selon la source. De plus, les listes stockent souvent des liens en tant que valeurs de colonne tandis que les éléments de drive incluent des champs webUrl.

Quels types de fichiers dois-je inclure dans l’indexation ?

Incluez des types courants comme docx et pdf quand vous avez besoin de recherche en texte intégral, et excluez les binaires volumineux qui augmentent les coûts. Définissez un filtre de types de fichiers qui correspond à vos besoins métier et à vos règles de conformité.

Comment garantir de bonnes métadonnées ?

Définissez des règles de tagging, des modèles et des contrôles au niveau des bibliothèques pour améliorer la qualité des métadonnées. Lancez aussi un pilote pour identifier les lacunes et assigneZ des adminstrateurs pour corriger les problèmes récurrents.

Puis-je automatiser la récupération vers des e-mails ?

Oui. Vous pouvez automatiser la récupération avec Power Automate ou des agents no-code qui rédigent des messages et insèrent des liens vers des éléments SharePoint. De plus, virtualworkforce.ai fournit des exemples pour les équipes logistiques et opérationnelles montrant comment des réponses ancrées accélèrent les réponses.

Qu’en est-il de la sécurité et de l’audit ?

Appliquez l’accès conditionnel, consignez les récupérations et révisez régulièrement les principals de service pour maintenir une sécurité robuste. Incluez aussi des vérifications au niveau du document avant de renvoyer des liens à des utilisateurs extérieurs au site d’origine.

Comment mesurer le succès ?

Suivez des métriques comme le taux de clics sur les URL renvoyées, le temps gagné par requête et l’amélioration de la précision de récupération. Recueillez aussi les retours des utilisateurs lors d’un pilote et mesurez la réduction du temps de recherche manuelle.

Où trouver des guides d’implémentation ?

Consultez la documentation des plateformes telles que le connecteur SharePoint d’Airbyte et les directives Microsoft Copilot pour des instructions pas à pas. Explorez également des exemples fournisseurs et des ressources supplémentaires pour planifier un pilote puis scaler les opérations.