SharePoint: AI til at hente links fra SharePoint

sharepoint online & microsoft 365 — why use AI to fetch links

AI reducerer den tid, team bruger på at lede efter filer. Desuden kan AI returnere direkte weblinks (webUrl) plus korte resuméer for hurtig kontekst. Det sparer også gentagen kopiering af en filsti mellem værktøjer. Når din organisation bruger SharePoint som primær indholdslager, er findbarhed vigtigt. Skalaen gør manuel søgning upraktisk. En nyere brancheanalyse siger, at over 80% af virksomhederne er afhængige af SharePoint som deres primære content management-system, hvilket forklarer, hvorfor AI-søgning adopteres hurtigt her. Endvidere integrerer Microsoft Copilot og andre værktøjer for at forbedre, hvordan brugere finder relevante dokumenter og links. For eksempel kan Copilot foreslå dokumenter og give links, som den indloggede bruger kan åbne; platformen håndhæver sikkerhed, så resultaterne respekterer hver persons tilladelser til at se en fil fra Microsoft. Også, virtualworkforce.ai bygger no-code AI-agenter, der forankrer svar i SharePoint og andre systemer. Dette mindsker tiden brugt på e-mails og eliminerer manuel copy-paste på tværs af delte drev. Derfor svarer teams hurtigere og med færre fejl. AI øger også chancen for, at den rette person ser det rette SharePoint-områdeindhold på det rette tidspunkt. Desuden hjælper AI, når filer ligger i mange biblioteker, mapper og i forskellige dokumentformater. For eksempel kan en virksomhed stille et forespørgsel på naturligt sprog og få en kort liste over relevante dokumenter gemt i SharePoint med webUrl-links og små resuméer. Endelig forbedrer dette operationelle workflows på tværs af Power Platform og e-mail-agenter. Hvis du vil have en praktisk pilot, så tjek virtualworkforce.ai/virtuel-assistent-logistik/ for et eksempel på at integrere SharePoint ground truth i e-mailudarbejdelse og sagsbesvarelser. Samlet set konverterer kombinationen af Microsoft 365, SharePoint og AI fragmenteret siteindhold til brugbare links og handlingsorienterede svar for teams.

prerequisites — permissions, licences and accounts

Først har du brug for de rigtige konti og adgang. En Microsoft 365-tenantbruger er påkrævet til de fleste interaktive scenarier. Du vil ofte registrere en Azure AD-app eller bruge delegeret auth til automatiserede API-kald. Desuden kræver brug af Copilot en Microsoft 365 Copilot-licens for slutbrugere, der ønsker de indbyggede Copilot-dokumentforslag. En Azure-subscription bliver nødvendig, når du kører Azure-tjenester eller bruger Azure AI Search til indeksering. Planlæg derfor licenceallokering på forhånd for at undgå overraskelser. Hvis du planlægger at bruge Graph API til at læse drive-items og liste-data, vil du anmode om scopes som Sites.Read.All eller Sites.ReadWrite.All i test. Følg mindst-privilegium-mønstre for permission- og autorisationsbeslutninger. Beslut desuden, om du vil indeksere indhold med en app-identitet eller stole på den indloggede bruger. Inkludér autentificeringsflows i dit design og test både delegerede og applikationsscenarier. Kortlæg også, hvem der vil give samtykke under tenant-administratorflows. Husk, at nogle enterprise-funktioner kræver en admin for at godkende tilladelser til site-niveau adgang. Opret et test-SharePoint-site eller et eksempel-dokumentbibliotek for at validere flows, før du skalerer. Planlæg backup-konti og en managed identity, hvis du deployerer en produktionspipeline. Endelig planlæg sikkerhedsopdateringer og en rutine til at gennemgå adgangsmønstre. Hvis dit team har brug for teknisk support til opsætning, indregn det i tidslinjer. For mere om automatisering af e-mailsvar, der henviser til SharePoint-indhold, se virtualworkforce.ai/logistik-e-mail-udarbejdelse-ai/, som viser, hvordan agenter forankrer svar i enterprise-data.

indexer and indexing: configure Azure Cognitive Search for SharePoint

Start med at bruge SharePoint-connectoren/indexeren i Azure Cognitive Search til at crawl’e biblioteker og udtrække indhold og metadata. Connectoren kan få adgang til mange dokumenttyper, inklusive docx og pdf, og producere et søgbart indeks. Vælg de specifikke sites og dokumentbibliotekskilder, du ønsker at inkludere. Map også SharePoint-felter til indexfelter, så AI kan bruge titler, tags og brugerdefineret metadata. Sæt planer for inkrementel indeksering for at holde indekset frisk uden at re-crawle alt. Anvend filtypefiltre for at begrænse scope og reducere lagringsomkostninger. Overvej at ekskludere store arkiver eller en lang liste af SharePoint-filtyper, du ikke har brug for. Overvåg indexer-kørsler og gennemgå fejl. Nogle connector-funktioner kan være i preview; test dem i non-production først. Vær opmærksom på standard feltkodning eller indlejret JSON i indhold, som kan kræve ekstra behandling for at normalisere metadata før AI-forbrug. Følg metrics for indeksstørrelse, latency og antal behandlede dokumenter. Dokumentbehandling varierer efter filtype og hvor rig metadata er. Hvis du bruger RAG-mønstre, skal du sikre, at retrieval-steppet identificerer og vedhæfter webUrl for kontekst. Kombiner Azure Cognitive Search-resultater med Microsoft Graph-kald, når du har brug for den live webUrl eller check af tilladelser. virtualworkforce.ai anbefaler ofte et lille pilotindeks for at validere retrieval-nøjagtighed, før du skalerer til mange SharePoint-sites. Brug overvågning og alerts, så admins kan reagere, når indexeren rapporterer vedvarende fejl. For teknisk detalje om connectors, se Airbyte SharePoint connector-dokumentationen her og ServiceNow-guiden til indeksering af eksternt indhold her.

sharepoint document and sharepoint list retrieval (microsoft Graph APIs)

Brug Microsoft Graph driveItem-endpoints til at læse metadata inklusive webUrl og filsti for et SharePoint-dokument. Et typisk GET til /sites/{site-id}/drives/{drive-id}/items/{item-id} returnerer kernefelter, du kan bruge i AI-prompts. Lister opfører sig anderledes. Et SharePoint-list gemmer felter, som ofte inkluderer links som kolonneværdier snarere end drive-items. Query også listeelementer via Lists API’et for at få felter for et listeelement og eventuelle linkede URL’er. Hent item-level permissions via /permissions, når du skal validere en brugers tilladelse på et specifikt element. Sørg for konsekvent metadata såsom titler, tags og brugerdefinerede felter, så AI-relevans forbedres. Normaliser fælles felter på tværs af biblioteker, så søgedokumentkald returnerer sammenlignelige data. Vær opmærksom på filtyper som pdf og docx, der kræver forskellig parsing eller OCR i nogle tilfælde. Når en liste af SharePoint-resultater returneres, vedhæft webUrl, så brugeren kan åbne originalen. Hvis du skal udtrække indhold fra en privat mappe, tjek at din autentificeringsmodel understøtter det scope. Brug delegeret auth, når du ønsker at respektere den indloggede brugers autorisation; brug applikationsauth kun efter at have bekræftet virksomhedspolitik. Planlæg dokumentniveau-adgangstjek i enhver pipeline, der returnerer links til brugere. Husk også, at dokumenter gemt i SharePoint kan ligge bag conditional access-politikker eller kræve ekstra trin ved ekstern deling. For Microsoft-vejledning om konfiguration af knowledge sources og sikre forslag, se Microsoft Learn her.

automate: Copilot, Power Automate and secure content retrieval

Copilot-agenter og Power Automate-flows lader dig automatisere hentning og sammenfatning af SharePoint-links. Copilot Studio lader dig konfigurere knowledge sources til at begrænse søgninger til et specifikt SharePoint-site eller bibliotek, så resultaterne forbliver fokuserede. Power Automate kan trigge indeksering, kalde Graph API-endpoints for at hente webUrl-felter og derefter videregive resultaterne til en AI for at opsummere eller berige dem. Når du automatiserer, håndhæv dokumentniveau-autorisering og log hver hentning til audit. Implementér conditional access og Entrust med Entra-identiteter for service principals og managed identity-flows. Ruter følsomme outputs gennem kontroller, der redigerer hemmeligheder. Opsæt eskaleringsveje i din automation, så undtagelsessager går til en admin eller en menneskelig reviewer. Oprethold en kort retention-policy for midlertidige resultater. Kombinér Copilot-anbefalinger med enterprise-funktioner som rollebaseret adgang for at sikre, at brugere kun ser, hvad de kan åbne. Implementér sikkerhedsopdateringer og regelmæssige gennemgange af connectors og service principals. Test flows, der henter en SharePoint-fil, og verificér derefter tilladelsen til at få adgang, før du returnerer en url. virtualworkforce.ai bygger no-code-agenter, der automatiserer e-mail-svar og forankrer svar i SharePoint-indhold, hvilket kan reducere svartiden for operationsteams. Disse agenter kan skabe en custom pipeline til at udtrække, opsummere og vedhæfte links i kladde-svar. Hvis du skal automatisere store batches, design en resilient pipeline og inkluder retry-logic, når indexer- eller Graph API-kald fejler.

additional resources — examples, file type handling, metadata and next steps

Inkludér praktiske elementer i din projektplan. Offentliggør også eksempelkald til Graph, som henter webUrl og permissions. Tilføj et Azure Cognitive Search-indexer-recept for almindelige filtyper. Liste filtypehåndteringsregler for docx, pdf og billeder, der kræver OCR. Normalisér metadatafelter på tværs af dokumentbiblioteker og anvend taggingregler for at gøre AI-resultater konsistente. Kortlæg et lille sæt SharePoint-sitekilder til en pilot, før du skalerer til mange sites. Inkludér en tjekliste for forudsætninger, så du kan bekræfte autentifikation og admin-samtykke tidligt. Saml en kort liste over admins og siteejere, der hurtigt kan rette metadata-huller. Mål retrieval-nøjagtighed og track, hvor ofte brugere klikker på det returnerede url versus hvor ofte de åbner det underliggende SharePoint-dokument. Overvej RAG-mønstre, når du tilføjer sammenfatning, og vælg, om du vil gemme embeddings i en vektorindeks. Brug virtualworkforce.ai-ressourcer for ops-teams til at se eksempler på at forankre svar i SharePoint og ERP-systemer; se automatiseret-logistikkorrespondance for et use case inden for logistikautomatisering. Konsulter slutteligt Airbyte SharePoint-connector-dokumentationen og ServiceNow-guiden om eksternt indhold for yderligere ressourcer. Hvis du har brug for hjælp, spørg din cloud-admin eller kontakt teknisk support tidligt. Næste skridt: kør en pilot på et lille sæt sites, mål brugertilfredshed, juster metadata og filtre, og skaler derefter indekset og automationen.

FAQ

How does AI find links inside SharePoint?

AI finder links ved at indeksere indhold og metadata i SharePoint og derefter returnere webUrl for relevante elementer. En indexer eller et Graph API-kald kan vedhæfte den live URL, så brugere kan åbne originaldokumentet.

Do AI tools respect SharePoint permissions?

Ja. AI-integrationer som Copilot og Graph-baserede løsninger respekterer SharePoint-tilladelsesmodeller og returnerer kun elementer, en bruger har lov til at se. Design dine autentificerings- og autorisationsflows til at bruge enten delegeret eller applikationsadgang baseret på politik.

What licences do I need to run Copilot with SharePoint?

Du har brug for en Microsoft 365 Copilot-licens til brugere, der får adgang til Copilot-funktioner, samt relevante Azure-subscriptioner, hvis du bruger Azure-tjenester. Tjek tenant-niveau entitlements, før du deployerer bredt.

Can I index both documents and lists?

Ja. Du kan indeksere dokumentbiblioteker og SharePoint-listeindhold; søgeindekset modtager forskellige felter fra hver kilde. Lister gemmer ofte links som kolonneværdier, mens drive-items indeholder webUrl-felter.

Which file types should I include in indexing?

Inkludér almindelige typer som docx og pdf, når du har brug for fuldtekstsøgning, og ekskludér store binære filer, der øger omkostningerne. Definér et filtypefilter, der passer til dine forretningsbehov og compliance-regler.

How do I ensure good metadata?

Sæt taggingregler, skabeloner og håndhævelse på biblioteksniveau for at forbedre metadata-kvaliteten. Kør en pilot for at identificere mangler og tildel admins til at rette tilbagevendende problemer.

Can I automate retrieval into emails?

Ja. Du kan automatisere hentning med Power Automate eller no-code-agenter, der udarbejder beskeder og indsætter links til SharePoint-elementer. virtualworkforce.ai tilbyder eksempler til logistik- og operationsteams, der viser, hvordan forankrede svar øger svartempo.

What about security and auditing?

Håndhæv conditional access, log hentninger, og gennemgå service principals regelmæssigt for at opretholde robust sikkerhed. Inkludér dokumentniveau-tjek, før du returnerer links til brugere uden for det oprindelige site.

How do I measure success?

Track metrics som klikrate på returnerede urls, tid sparet per forespørgsel og forbedringer i retrieval-nøjagtighed. Indsaml brugerfeedback under en pilot og mål reduktionen i manuel søgetid.

Where can I find implementation guides?

Konsulter platformdokumenter som Airbyte SharePoint-connector og Microsoft Copilot-vejledningen for trin-for-trin instruktioner. Udforsk også leverandøreksampler og yderligere ressourcer til at planlægge en pilot og derefter skalere operationer.