IA pour récupérer des liens depuis OneDrive

Research queries used

Requête (webSearch): « Microsoft Graph create sharing link OneDrive shareLink API »

Requête (webSearch): « Microsoft 365 Copilot OneDrive fetch links Copilot OneDrive integration »

Requête (webSearch): « Power Automate OneDrive share link secure permissions best practices »

What « AI to fetch links from OneDrive » means — scope, tools and quick benefits

Tout d’abord, définissons l’expression. « AI to fetch links from OneDrive » signifie utiliser l’intelligence artificielle et l’automatisation pour localiser des fichiers dans OneDrive, générer des URL partageables et présenter ou distribuer ces liens aux utilisateurs ou aux systèmes. Ensuite, les tâches typiques comprennent la recherche en langage naturel, le résumé du contenu des fichiers et la création automatique de liens de partage. Par exemple, Microsoft 365 Copilot peut scanner des fichiers dans OneDrive et SharePoint pour rassembler les documents pertinents pour une requête ; il s’intègre à Microsoft Graph pour lire le contenu et assembler les résultats comme montré ici. Puis, les développeurs et les administrateurs utilisent l’API Microsoft Graph, des flux Power Automate ou les fonctionnalités intégrées de Copilot pour automatiser le travail. Ces trois outils forment la pile principale : Microsoft Graph pour l’accès au niveau API, Power Automate pour l’orchestration sans code, et Copilot pour la récupération conversationnelle et le résumé.

Puis, énumérez des cas d’usage clairs. Premier cas d’usage : rechercher et trouver. Un membre de l’équipe demande à un assistant IA la dernière facture ou le document douanier. L’assistant recherche dans OneDrive, identifie le DriveItem adéquat et renvoie un lien. Deuxième cas d’usage : résumer puis partager. L’IA lit un ensemble de documents, crée un court résumé et publie le résumé avec des liens aux parties prenantes. Troisième cas d’usage : créer des liens de partage spécifiques à un objectif. Le système génère des liens en lecture seule ou en modification et les envoie aux fournisseurs, avec des dates d’expiration et des pistes d’audit. Ces flux réduisent les étapes manuelles et raccourcissent les délais. En fait, des organisations ont rapporté économiser entre 10 % et 20 % du temps passé sur les tâches de recherche et de collaboration lorsqu’elles ont appliqué ces fonctionnalités selon Microsoft.

Les licences et la sécurité comptent. Copilot et les fonctionnalités avancées de Graph nécessitent des licences Microsoft 365 et, dans de nombreux déploiements, un siège Copilot. Par conséquent, prévoyez le budget et la conformité avant de monter en charge. Des compromis apparaissent lorsque vous équilibrerez rapidité et contrôle d’accès. Un accès plus rapide nécessite souvent des autorisations de lecture plus larges. À l’inverse, des contrôles plus stricts ralentissent l’automatisation mais réduisent l’exposition. Chez virtualworkforce.ai nous concevons des agents qui demandent la permission et référencent uniquement les sources autorisées. Pour les équipes opérationnelles, cela signifie que les brouillons d’e-mails pilotés par l’IA peuvent citer des fichiers SharePoint ou OneDrive en toute sécurité, réduire considérablement le temps moyen de traitement et conserver des journaux d’audit traçables. Enfin, considérez que l’automatisation doit débuter dans des locataires pilotes puis s’étendre par politique, et non l’inverse. Cela réduit le risque et aide les équipes à s’adapter.

Permissions and governance — how link types and tenant policies control risk

Premièrement, comprenez les types de liens. OneDrive et SharePoint offrent trois périmètres courants : Anyone, People in your organization, et Specific people. Chaque périmètre comporte un niveau de risque différent. Les liens Anyone permettent un accès anonyme. Ces liens présentent la plus grande exposition. Les liens People in your organization restreignent l’accès aux comptes authentifiés du locataire. Les liens Specific people lient l’accès à des adresses e-mail et imposent des vérifications d’identité. La bonne pratique recommande de par défaut utiliser des liens Specific people ou organisation-only pour les données sensibles. De plus, définissez des expirations sur les liens afin qu’ils prennent fin automatiquement.

Deuxièmement, cartographiez les niveaux d’autorisation. Chaque lien peut accorder des droits en lecture ou en écriture. Les liens en lecture limitent les modifications et réduisent le risque. Les liens en édition permettent la collaboration mais augmentent le risque d’écrasements accidentels. Par conséquent, privilégiez la lecture seule sauf si le destinataire doit modifier le contenu. Pour des processus complexes, utilisez une étape d’approbation avant d’accorder un accès en écriture. Enregistrez également chaque lien généré dans un journal de suivi pour l’auditabilité.

Les outils de stratégie de locataire sont importants. Les administrateurs peuvent bloquer les liens anonymes ou limiter leur durée. Utilisez le centre d’administration SharePoint pour définir des politiques au niveau du locataire et appliquer des règles conditionnelles. De plus, concevez des passerelles d’approbation pour les flux automatisés qui créent des liens. Par exemple, exigez la signature d’un responsable lorsque un flux tente de générer un lien Anyone. Votre couche de gouvernance doit aussi se conformer aux règles de confidentialité. Si vous traitez des données personnelles de l’UE, appliquez les contrôles GDPR et la minimisation des données. Si vous opérez dans des juridictions soumises au CCPA, assurez-vous de pouvoir produire des pistes d’audit sur demande. Un contrôle pratique consiste à consigner qui a demandé un lien, le périmètre du lien, l’expiration et les destinataires. Ces journaux soutiennent la conformité et les revues judiciaires.

Troisièmement, attribuez des responsabilités. Les équipes de sécurité doivent définir les politiques, tandis que les responsables métier doivent approuver l’automatisation qui affecte leur contenu. L’informatique doit centraliser le consentement pour les applications et approuver les principaux de service. Notez une nuance opérationnelle : certains principaux de service ne peuvent pas créer de connexions SharePoint de la même manière qu’un utilisateur. Pour les flux nécessitant un accès persistant, utilisez un compte de service surveillé ou une identité gérée et documentez ensuite ce choix. Enfin, adoptez une mentalité de moindre privilège. Accordez Files.ReadWrite.All uniquement lorsque les flux doivent écrire des liens et du contenu. Sinon, restreignez à Files.Read.All ou Sites.ReadWrite.All selon le cas. Cela réduit le rayon d’impact et aide à maintenir votre environnement OneDrive défendable.

Using Microsoft Graph to fetch items and create sharing links (practical steps)

Premièrement, décrivez le flux d’API. Utilisez les endpoints DriveItem pour trouver des fichiers, puis appelez createLink pour produire une URL partageable. Par exemple, recherchez un drive avec une requête sur le nom de l’élément ou les métadonnées. Ensuite, extrayez item-id et appelez l’action createLink. L’appel HTTP ressemble à POST /me/drive/items/{item-id}/createLink avec un corps JSON tel que { « type »: »view », « scope »: »organization » }. L’API Graph renvoie ensuite un objet contenant link.webUrl. Notez que createLink peut renvoyer un lien existant si un lien correspondant existe déjà, donc votre code doit gérer ce comportement.

Puis, vérifiez les autorisations. Votre application ou utilisateur a besoin d’autorisations déléguées ou d’application comme Files.ReadWrite.All ou Sites.ReadWrite.All. Demandez toujours l’autorisation la plus restreinte qui prend en charge le scénario. De plus, lors de l’utilisation des autorisations d’application, enregistrez l’app dans Azure AD, configurez le consentement et testez dans un locataire non productif avant la production. Pour les flux délégués, envisagez l’accès conditionnel et l’AMF pour protéger les jetons des utilisateurs.

Ensuite, fournissez un exemple court. En termes HTTP, vous envoyez un POST vers l’endpoint avec authentification et un corps JSON qui définit type et scope. La réponse contient link.webUrl ainsi que link.scope et link.type. Votre code doit vérifier le périmètre et décider s’il doit définir une expiration. Si vous souhaitez une expiration, vous pouvez la stocker dans la logique de votre application et planifier la révocation du lien ou utiliser les politiques SharePoint pour l’auto-expiration. Soyez également conscient que Graph renvoie des liens existants. Par conséquent, incluez une logique pour détecter et réutiliser les liens acceptables afin d’éviter la prolifération.

Enfin, concevez la gestion des erreurs. Gérez explicitement permission denied, not found et invalid scope. Par exemple, si votre locataire bloque les liens anonymes, l’appel createLink pour scope « anonymous » échouera. Capturez cette erreur et basculez vers « organization » ou déclenchez un flux d’approbation. Utilisez des réessais pour les erreurs réseau transitoires et consignez chaque appel createLink pour l’audit et le dépannage. Pour des exemples de code et des conseils officiels sur la signature d’API, consultez la documentation Microsoft et les notes de déploiement qui décrivent des interactions contrôlées et auditables.

Pour les équipes qui traitent de nombreux e-mails entrants et mises à jour de commandes, comme les opérations logistiques, automatiser ces appels Graph réduit le changement de contexte. Chez virtualworkforce.ai nous intégrons la création de liens pilotée par Graph dans des agents d’e-mail afin que les agents puissent inclure des liens de document vérifiés directement dans les réponses. Cela réduit la copie manuelle et maintient la cohérence des réponses. Pour apprendre comment l’IA peut rédiger des e-mails logistiques avec des citations contextuelles, consultez notre guide sur l’amélioration du service client logistique avec l’IA ici.

Automating link creation and distribution with Power Automate

Premièrement, esquissez le flux. Un flux Power Automate simple et sûr se déclenche lors de la création d’un fichier ou sur un formulaire de demande utilisateur. Ensuite, le flux récupère les métadonnées du fichier, appelle OneDrive ou Microsoft Graph pour créer un lien de partage, et envoie le lien aux destinataires spécifiques. Ajoutez une étape d’approbation avant que le flux n’émette des liens organisation-wide ou anonymes. Enregistrez également chaque action dans une liste centrale d’audit. Enfin, si un lien accorde des droits d’édition, ajoutez une approbation supplémentaire et une expiration planifiée.

Ensuite, montrez des étapes pratiques. Étape un : choisissez un déclencheur tel que « When a file is created. » Étape deux : utilisez « Get file metadata » pour capturer item-id. Étape trois : appelez l’action « Create share link » ou utilisez une action HTTP pour appeler createLink de Graph. Étape quatre : envoyez un e-mail aux destinataires désignés. Étape cinq : écrivez une entrée dans une liste d’audit SharePoint qui enregistre le demandeur, le périmètre du lien, l’expiration et la décision d’approbation. Étape six : implémentez la gestion des erreurs afin que les délais d’exécution ou les échecs de flux notifient les administrateurs.

Puis, expliquez les points d’accroche de gouvernance. Préférez des modèles Specific people quand c’est possible. Si le flux doit créer un lien Anyone, exigez une approbation humaine. Utilisez des politiques DLP au niveau de l’environnement et restreignez les connecteurs qui peuvent exporter des données vers des services publics. De plus, mettez en œuvre des approbations basées sur les rôles. Par exemple, le service juridique ou les propriétaires de données doivent approuver les flux liés aux PII ou aux contrats. Si un compte de service doit exécuter le flux, faites-en un compte surveillé et documenté. Sachez que certains connecteurs Power Automate se comportent différemment pour les principaux de service. Si vous rencontrez ces limitations, utilisez un compte de service désigné avec des privilèges minimaux et une journalisation robuste.

Enfin, ajoutez des conseils pratiques. Utilisez les permissions en lecture seule par défaut. Définissez des expirations de liens dans le flux ou utilisez une politique de locataire pour les appliquer. Si vous automatisez la distribution vers des fournisseurs externes, horodatez chaque message et incluez le contexte comme le nom du fichier et l’objet. Testez également le flux de bout en bout dans un locataire sandbox. Consignez les échecs et passez en revue régulièrement les liens actifs pour éviter la prolifération. Pour les équipes traitant des e-mails logistiques, la distribution automatique de liens signifie moins de pièces jointes manuelles et des réponses plus rapides. Pour voir comment les agents automatisés aident les équipes logistiques à augmenter les taux de réponse, consultez nos études de cas sur la correspondance logistique automatisée ici.

Using Copilot and other AI assistants safely with OneDrive

Premièrement, précisez ce que Copilot peut faire. Microsoft 365 Copilot peut rechercher dans OneDrive et SharePoint, résumer le contenu et présenter des liens vers les sources. Il utilise Graph pour accéder au contenu dans le périmètre accordé par votre locataire. Comme Microsoft le rapporte, Copilot « can collate data and collaborate easily across different resources, saving 10% to 20% of their time » dans des scénarios utilisateurs selon Microsoft. Ainsi, Copilot aide les équipes à faire remonter rapidement des documents et réduit le temps de recherche manuel.

Puis, couvrez les limites et l’utilisation sûre. Copilot respecte les politiques du locataire et la gouvernance des données. Microsoft indique que ces outils IA fonctionnent selon des modèles d’opt-in et une supervision réglementaire, assurant des interactions contrôlées avec les données d’entreprise comme documenté. En pratique, les administrateurs peuvent contrôler quelles données Copilot peut accéder et ils peuvent auditer les requêtes et les sorties de Copilot. Par conséquent, définissez quelles bibliothèques SharePoint et quels dossiers OneDrive l’assistant peut lire, et documentez la décision. Assurez-vous également que les utilisateurs valident tout lien suggéré par Copilot avant de l’envoyer en externe.

Puis, discutez de la protection des données. Copilot s’intègre à la gouvernance d’entreprise afin que vous puissiez aligner le comportement de l’IA sur le GDPR, le CCPA et les politiques internes. Comme le souligne un guide, un modèle clair de gouvernance des données rend les interactions IA auditées et conformes Lepide l’explique bien. Formez les utilisateurs à considérer les résultats d’IA comme des sorties assistées et non comme des références autoritaires. Pour les documents sensibles, exigez une revue humaine. Restreignez également les exportations et le partage externe des invites qui requièrent des PII ou du contenu réglementé. Consignez chaque action de partage pilotée par l’IA dans des journaux pour soutenir les audits.

Enfin, opérationnalisez Copilot avec prudence. Commencez par des expérimentations en lecture seule, puis ajoutez des capacités de création de liens derrière des approbations. Utilisez Copilot pour résumer les pièces jointes puis incluez des liens créés par Graph ou Power Automate. Chez virtualworkforce.ai nous intégrons la summarisation de type Copilot à nos agents no-code afin que les équipes reçoivent des brouillons de réponses avec des citations issues de sources approuvées. Cette approche réduit le temps de traitement et maintient la supervision humaine là où elle est nécessaire. Pour les équipes qui ont besoin de flux Copilot focalisés, envisagez de documenter les sources autorisées et de revoir mensuellement les journaux d’accès. Cela réduit le risque et améliore la confiance dans le partage assisté par IA.

Checklist, templates and troubleshooting (practical deliverables)

Premièrement, fournissez une courte checklist. 1) Vérification des permissions : confirmez que le flux ou l’application dispose du moindre privilège nécessaire. 2) Périmètre du lien : par défaut Specific people ou organisation-only. 3) Expiration : appliquez des dates d’expiration pour tout lien non permanent. 4) Approbation : ajoutez une étape d’approbation humaine pour les liens Anyone ou les liens en édition. 5) Journalisation : enregistrez le demandeur, item-id, type de lien, destinataires et expiration. Enfin, 6) Test : exécutez les flux dans un locataire sandbox avant la mise en production.

Puis, incluez des modèles réutilisables. Modèle un : appel POST Graph createLink. Utilisez POST /me/drive/items/{item-id}/createLink avec le corps { « type »: »view », « scope »: »users » } puis parsez la réponse link.webUrl. Modèle deux : plan de flux Power Automate. Déclencheur sur création de fichier, récupérer les métadonnées, créer le lien, approbation si le périmètre est anonyme, envoyer le lien aux destinataires et écrire l’enregistrement d’audit. Modèle trois : modèle d’e-mail pour le partage de liens. Indiquez l’objet du fichier, incluez le lien en lecture seule et notez l’expiration et l’ID de référence de l’approbation. Ces modèles accélèrent le déploiement et réduisent les erreurs humaines.

Puis, offrez des conseils de dépannage. Problème : Permission denied. Correction : vérifiez le consentement des autorisations Graph et les politiques d’accès conditionnel. Problème : le lien existe déjà dans un périmètre différent. Correction : détectez le lien existant dans la réponse createLink et soit réutilisez-le soit créez un nouveau lien avec un périmètre distinct. Problème : le flux échoue sur un lien anonyme. Correction : vérifiez la politique du locataire ; celui-ci peut bloquer les liens anonymes par défaut. Problème : le principal de service ne peut pas créer une connexion. Correction : utilisez un compte de service surveillé à la place, ou changez le connecteur pour utiliser une identité gérée approuvée. Incluez aussi les journaux communs à surveiller : résultats des appels API, décisions d’approbation et événements d’utilisation des liens.

Enfin, recommandez des pratiques opérationnelles. Testez tout dans un locataire non productif. Planifiez des audits mensuels des liens actifs et révoquez tout lien inutilisé. Formez les utilisateurs à ajouter du contexte lorsqu’ils partagent des liens, et à choisir la lecture seule par défaut. Pour les équipes en contact client, comme les opérations logistiques, ajoutez la génération de liens aux agents d’e-mail automatisés afin que les réponses contiennent des citations précises. Pour explorer comment les agents no-code réduisent l’effort manuel pour les équipes opérationnelles, consultez notre page sur la façon de faire évoluer les opérations logistiques sans embaucher ici. De plus, si votre équipe a besoin de rédaction d’e-mails liée à des documents, consultez notre guide sur l’automatisation des e-mails ERP pour la logistique cette ressource. Enfin, maintenez une matrice d’approbation et faites pivoter les identifiants des comptes de service selon un calendrier pour limiter le risque.

FAQ

What does « fetch links from OneDrive » actually do?

Récupérer des liens signifie localiser un fichier ou un dossier dans OneDrive et générer une URL partageable que d’autres peuvent utiliser. Le processus implique souvent une recherche, des vérifications d’autorisation et la création de liens via Microsoft Graph ou des actions intégrées à OneDrive.

Do I need special licences to use Copilot for fetching links?

Oui. Microsoft 365 Copilot nécessite généralement des licences activées pour Copilot et des abonnements Microsoft 365 appropriés. De plus, l’automatisation pilotée par API peut nécessiter le consentement d’une application Azure AD et des autorisations Graph spécifiques comme Files.ReadWrite.All.

Which link types are safest for sensitive files?

Les liens Specific people et organisation-only offrent un contrôle plus strict que les liens Anyone. Les liens Specific people lient l’accès à des comptes explicites et exigent des vérifications d’identité, ce qui réduit les expositions accidentelles.

How do I set expiries on share links?

Vous pouvez définir des expirations via la logique Power Automate ou appliquer des politiques de locataire qui expirent automatiquement les liens anonymes. Alternativement, consignez l’expiration dans votre système et planifiez la révocation via des appels Graph lorsque l’expiration arrive.

What permissions does an app need to call createLink?

Les applications ont généralement besoin de scopes délégués ou d’application tels que Files.ReadWrite.All ou Sites.ReadWrite.All. Choisissez le moindre privilège requis et testez le consentement des autorisations dans un environnement sandbox.

Can Copilot create links autonomously?

Copilot peut suggérer et faire remonter des liens en fonction des invites utilisateur et des sources autorisées. Cependant, les administrateurs contrôlent les paramètres du locataire et peuvent exiger des approbations ou limiter l’accès de Copilot à du contenu spécifique.

What if my tenant blocks anonymous links?

Si les liens anonymes sont bloqués, les requêtes createLink pour le scope « anonymous » échoueront. Votre automatisation doit intercepter cette erreur et soit demander une approbation, soit basculer vers un lien organisation-only.

How do I audit who created or used a link?

Consignez chaque appel createLink, y compris l’identité du demandeur, item-id, périmètre du lien, destinataires et horodatages. Utilisez les journaux d’activité SharePoint et Azure AD pour compléter votre piste d’audit en vue des revues de conformité.

Are service principals suitable for link automation?

Les principaux de service conviennent à de nombreuses tâches d’automatisation, mais certains connecteurs se comportent différemment avec eux. Si vous rencontrez des limitations, envisagez d’utiliser un compte de service surveillé et documentez soigneusement son utilisation et ses privilèges.

Where should I test automated link workflows?

Testez toujours dans un locataire non productif ou un environnement sandbox dédié. Cette approche évite les fuites de données accidentelles et vous aide à vérifier les autorisations, les approbations et le comportement des expirations avant la mise en production.