AI til at hente links fra OneDrive

Research queries used

Query (webSearch): “Microsoft Graph create sharing link OneDrive shareLink API”

Query (webSearch): “Microsoft 365 Copilot OneDrive fetch links Copilot OneDrive integration”

Query (webSearch): “Power Automate OneDrive share link secure permissions best practices”

What “AI to fetch links from OneDrive” means — scope, tools and quick benefits

Først, definer udtrykket. AI til at hente links fra OneDrive betyder at bruge kunstig intelligens og automatisering til at lokalisere filer i OneDrive, generere delbare URL’er og præsentere eller distribuere disse links til brugere eller systemer. Dernæst inkluderer de typiske opgaver søgning med naturligt sprog, opsummering af filindhold og automatisk oprettelse af delingslinks. For eksempel kan Microsoft 365 Copilot scanne filer på tværs af OneDrive og SharePoint for at samle relevante dokumenter til en forespørgsel; det integreres med Microsoft Graph for at læse indhold og samle resultaterne som vist her. Derefter bruger udviklere og administratorer Microsoft Graph API, Power Automate-flows eller indbyggede Copilot-funktioner til at automatisere arbejdet. Disse tre værktøjer udgør den centrale stack: Microsoft Graph til API-niveau adgang, Power Automate til no-code orkestrering og Copilot til konversationsbaseret genfinding og opsummering.

Næste, lav en liste over klare use cases. Første use case: søg og find. Et teammedlem beder en AI-assistent om den nyeste faktura eller tolddokumentet. Assistenten søger i OneDrive, identificerer det rigtige DriveItem og returnerer et link. Anden use case: opsummer og del. AI’en læser et sæt dokumenter, laver en kort opsummering og poster opsummeringen med links til interessenter. Tredje use case: oprettelse af formålsbestemte delingslinks. Systemet genererer vis-eller-rediger-links og sender dem til leverandører med udløbsdatoer og revisionsspor. Disse flows reducerer manuelle trin og forkorter ventetid. Faktisk rapporterede organisationer en tidsbesparelse mellem 10% og 20% af tiden brugt på genfinding og samarbejde, når de anvendte disse funktioner ifølge Microsoft.

Licensering og sikkerhed betyder noget. Copilot og avancerede Graph-funktioner kræver Microsoft 365-licenser og i mange implementeringer et Copilot-sæde. Planlæg derfor budget og compliance, før du skalerer. Der opstår trade-offs, når du balancerer hastighed og adgangskontrol. Hurtigere adgang kræver ofte bredere læseadgang. Omvendt bremser strammere kontrol automatiseringen, men reducerer eksponering. Hos virtualworkforce.ai designer vi agenter, der beder om tilladelse og kun refererer til tilladte kilder. For driftsteams betyder det, at AI-drevne e-mail-udkast kan citere SharePoint- eller OneDrive-filer sikkert, reducere gennemsnitlig håndteringstid dramatisk og holde sporbare revisionslogge. Endelig bør automatisering starte i pilot-tenants og derefter skaleres efter politik, ikke omvendt. Det reducerer risiko og hjælper teams med at tilpasse sig.

Permissions and governance — how link types and tenant policies control risk

Først, forstå link-typer. OneDrive og SharePoint tilbyder tre almindelige scopes: Alle, Personer i din organisation og Specifikke personer. Hver scope har et forskelligt risikoniveau. Alle-links tillader anonym adgang. Disse links medfører den højeste eksponering. Personer i din organisation-links begrænser adgang til godkendte konti i tenantet. Specifikke personer-links knytter adgang til e-mailadresser og håndhæver identitetskontrol. Best practice anbefaler at standardisere på Specifikke personer eller organisation-only links for følsomme data. Derudover bør du sætte udløb på links, så de automatisk ophører.

For det andet, kortlæg rettighedsniveauer. Hvert link kan tildele visnings- eller redigeringsrettigheder. Visningslinks begrænser ændringer og reducerer risiko. Redigeringslinks muliggør samarbejde, men øger sandsynligheden for utilsigtede overskrivninger. Derfor bør du foretrække visning som standard, medmindre modtageren skal ændre indhold. Til komplekse processer, brug et godkendelsestrin før du giver redigeringsadgang. Registrer også hvert genereret link i en sporingslog for revisionsmulighed.

Tenant-politik-værktøjer betyder noget. Administratorer kan blokere anonyme links eller begrænse deres levetid. Brug SharePoint admin center til at sætte tenant-niveau politikker og håndhæve betingede regler. Derudover bør du designe godkendelsesporte for automatiserede flows, der opretter links. For eksempel kræv en leder-godkendelse, når et flow forsøger at generere et Anyone-link. Din governance-lag bør også kortlægge til privatlivsregler. Hvis du behandler EU-persondata, anvend GDPR-kontrol og dataminimering. Hvis du opererer i jurisdiktioner med CCPA-forpligtelser, sørg for at kunne fremvise revisionssporing ved forespørgsel. En praktisk kontrol er at logge hvem der anmodede om et link, linkets scope, udløb og modtagere. Disse logs understøtter compliance og forensisk gennemgang.

Tredje, tildel ansvar. Sikkerhedsteams bør definere politikker, mens forretningsansvarlige bør godkende automatisering, der påvirker deres indhold. IT bør centralisere samtykke for apps og godkende service principals. Bemærk en operationel nuance: nogle service principals kan ikke oprette SharePoint-forbindelser på samme måde som en bruger gør. For flows, der har brug for vedvarende adgang, brug en overvåget servicekonto eller managed identity og dokumentér dette valg. Endelig, indfør en mindst-privilegeret tilgang. Tildel Files.ReadWrite.All kun når flows skal skrive links og indhold. Ellers begræns til Files.Read.All eller Sites.ReadWrite.All, hvor passende. Det reducerer blast radius og hjælper med at holde dit OneDrive-miljø forsvarligt.

Using Microsoft Graph to fetch items and create sharing links (practical steps)

Først, skitser API-flowet. Brug DriveItem-endpoints til at finde filer, og kald derefter createLink for at producere en delbar URL. For eksempel søg et drev med en forespørgsel på item-navn eller metadata. Ekstraher derefter item-id og kald createLink-actionen. HTTP-kaldet ser for eksempel sådan ud: POST /me/drive/items/{item-id}/createLink med en JSON-body såsom { “type”:”view”, “scope”:”organization” }. Microsoft Graph returnerer derefter et objekt, der indeholder link.webUrl. Bemærk, at createLink kan returnere et eksisterende link, hvis et matchende link allerede findes, så din kode bør håndtere den adfærd.

Næste, tjek tilladelser. Din app eller bruger skal have delegerede eller applikationsrettigheder som Files.ReadWrite.All eller Sites.ReadWrite.All. Anmod altid om den smalleste tilladelse, der understøtter scenariet. Derudover, når du bruger applikationstilladelser, registrer appen i Azure AD, konfigurer samtykke, og test i en ikke-produktions-tenant før produktion. For delegerede flows, overvej conditional access og MFA for at beskytte brugertokens.

Derefter, giv et kort eksempel. I HTTP-termer sender du en POST til endpointet med autentificering og en JSON-body, der sætter type og scope. Svaret indeholder link.webUrl sammen med link.scope og link.type. Din kode bør verificere scope og beslutte, om den skal sætte et udløb. Hvis du vil have et udløb, kan du gemme det i din applikationslogik og planlægge link-tilbagekaldelse, eller bruge SharePoint-politikker til automatisk udløb. Vær også opmærksom på, at Graph returnerer eksisterende links. Inkluder derfor logik til at detektere og genbruge acceptable links for at undgå spredning.

Endelig, design fejlhåndtering. Håndter permission denied, not found og invalid scope-fejl eksplicit. For eksempel, hvis din tenant blokerer anonyme links, vil createLink-kaldet for scope “anonymous” fejle. Fang den fejl og fald tilbage til “organization” eller udløs et godkendelsesflow. Brug retries for kortvarige netværksfejl, og log hvert createLink-kald for revision og fejlfinding. For kodeeksempler og autoritativ vejledning om API-signaturen, konsulter Microsoft-dokumentationen og implementeringsnoter der beskriver kontrollerede, reviderbare interaktioner.

For teams, der håndterer mange indgående e-mails og ordreopdateringer, såsom logistikdrift, reducerer automatisering af disse Graph-kald kontekstskift. Hos virtualworkforce.ai indlejrer vi Graph-drevet linkoprettelse i e-mailagenter, så agenter kan inkludere verificerede dokumentlinks direkte i svar. Dette reducerer manuelt kopieringsarbejde og holder svar konsistente. For at lære, hvordan AI kan udarbejde logistik-e-mails med kontekstbevidste henvisninger, se vores guide til at forbedre kundeservice i logistik med AI her.

Automating link creation and distribution with Power Automate

Først, skitsér flowet. Et simpelt, sikkert Power Automate-flow udløses ved filoprettelse eller ved en brugerforespørgsel. Flowet henter derefter filmetadata, kalder OneDrive eller Microsoft Graph for at oprette et delingslink og sender linket til specifikke modtagere. Tilføj et godkendelsestrin, før flowet udsteder organisation-wide eller anonyme links. Log også hver handling i en central audit-liste. Endelig, hvis et link giver redigeringsrettigheder, tilføj en ekstra godkendelse og et planlagt udløb.

Næste, vis praktiske trin. Trin et: vælg en trigger såsom “When a file is created.” Trin to: brug “Get file metadata” for at indfange item-id. Trin tre: kald “Create share link”-actionen eller brug en HTTP-action til at kalde Graph createLink. Trin fire: send en e-mail til udpegede modtagere. Trin fem: skriv en post til en SharePoint-auditliste, der registrerer anmoder, link-scope, udløb og godkendelsesbeslutning. Trin seks: implementer fejlhåndtering, så flow-timeouts eller fejl underretter administratorer.

Derefter, forklar governance-kroge. Foretræk Specifikke personer-skabeloner, når du kan. Hvis flowet skal oprette et Anyone-link, kræv menneskelig godkendelse. Brug Data Loss Prevention (DLP)-politikker på miljøniveau og begræns connectors, der kan eksportere data til offentlige tjenester. Implementer desuden rollebaserede godkendelser. For eksempel bør jura- eller dataejere godkende flows, der vedrører PII eller kontrakter. Hvis en servicekonto må køre flowet, gør denne konto til en overvåget, dokumenteret identitet. Vær opmærksom på, at nogle Power Automate-connectors opfører sig forskelligt for service principals. Hvis du støder på disse begrænsninger, brug en udpeget servicekonto med minimale privilegier og robust logging.

Endelig, tilføj praktiske tips. Brug visningsrettigheder som standard. Sæt linkudløb i flowet eller brug tenant-politik til at håndhæve dem. Hvis du automatiserer distribution til eksterne leverandører, tidsstemplet hver besked og inkluder kontekst som filnavn og formål. Test også flowet end-to-end i en sandbox-tenant. Log fejl og gennemgå aktive links regelmæssigt for at undgå link-creep. For teams, der håndterer logistik-e-mails, betyder automatiseret linkdistribution færre manuelle vedhæftninger og hurtigere svar. For at se, hvordan automatiserede agenter hjælper logistikteams med at skalere svartider, gennemgå vores casestudier om automatiseret logistikkorrespondance her.

Bruger du en servicekonto, skal den være dokumenteret og overvåget. Hvis du har brug for eksempelkoder til HTTP-opkald, brug en sikret hemmelighedshåndtering og test tokens i et sandbox-miljø.

Using Copilot and other AI assistants safely with OneDrive

Først, sig hvad Copilot kan. Microsoft 365 Copilot kan søge i OneDrive og SharePoint, opsummere indhold og præsentere links til kilder. Det bruger Graph til at få adgang til indhold inden for den adgang, din tenant har givet. Som Microsoft rapporterer, kan Copilot “collate data and collaborate easily across different resources, saving 10% to 20% of their time” i bruger-scenarier ifølge Microsoft. Derfor hjælper Copilot teams med hurtigt at finde dokumenter og reducere manuel søgetid.

Næste, dæk begrænsninger og sikker brug. Copilot respekterer tenant-politikker og datastyring. Microsoft oplyser, at disse AI-værktøjer opererer under opt-in-modeller og regulerende tilsyn, hvilket sikrer kontrollerede interaktioner med virksomhedsdata som dokumenteret. I praksis kan administratorer styre, hvilke data Copilot kan få adgang til, og de kan revidere Copilot-forespørgsler og output. Definér derfor hvilke SharePoint-biblioteker og OneDrive-mapper assistenten må læse, og dokumentér beslutningen. Sørg også for, at slutbrugere validerer eventuelle Copilot-forslåede links, før de sendes eksternt.

Derefter, diskuter databeskyttelse. Copilot integreres med virksomhedens governance, så du kan tilpasse AI-adfærd til GDPR, CCPA og interne politikker. Som en vejledning påpeger, gør en klar datastyringsmodel AI-interaktioner reviderbare og compliant Lepide forklarer dette godt. Træn brugere i at betragte AI-resultater som assisterede outputs, ikke autoritative udtalelser. For følsomme dokumenter kræv et menneskeligt review-trin. Begræns også eksport og ekstern deling fra prompts, der forespørger PII eller reguleret indhold. Registrer hver AI-drevet delingshandling i logs for at understøtte revisioner.

Endelig, operationalisér Copilot med omtanke. Start med read-only eksperimenter og tilføj derefter linkoprettelseskapaciteter bag godkendelser. Brug Copilot til at opsummere vedhæftede filer og inkluder derefter links oprettet af Graph eller Power Automate. Hos virtualworkforce.ai integrerer vi Copilot-lignende opsummering med vores no-code agenter, så teams modtager udkast til svar med kildehenvisninger fra godkendte kilder. Denne tilgang reducerer håndteringstid og bevarer menneskelig overvågning, hvor det er vigtigt. For teams, der har brug for fokuserede Copilot-workflows, overvej at dokumentere tilladte kilder og gennemgå adgangslogs månedligt. Det reducerer risiko og øger tillid til AI-assisteret deling.

Checklist, templates and troubleshooting (practical deliverables)

Først, giv en kort checklist. 1) Permissions check: Bekræft, at flowet eller appen har mindst muligt nødvendige privilegier. 2) Link scope: Standardiser på Specifikke personer eller organisation-only. 3) Udløb: Håndhæv udløbsdatoer for ikke-permanente links. 4) Godkendelse: Tilføj et menneskeligt godkendelsestrin for Anyone- eller redigeringslinks. 5) Logging: Registrer anmoder, item-id, linktype, modtagere og udløb. Endelig, 6) Test: Kør flows i en sandbox-tenant før go-live.

Næste, inkluder genanvendelige skabeloner. Skabelon et: Graph createLink POST-opkald. Brug POST /me/drive/items/{item-id}/createLink med body { “type”:”view”, “scope”:”users” } og parse derefter response link.webUrl. Skabelon to: Power Automate-flowoversigt. Trigger på filoprettelse, hent metadata, opret link, godkendelse hvis scope er anonymous, send link til modtagere, og skriv audit-record. Skabelon tre: E-mail-skabelon til deling af links. Angiv filens formål, inkluder view-only link, og noter udløb og godkendelsesreferencen. Disse skabeloner fremskynder udrulning og reducerer menneskelige fejl.

Derefter, tilbyd fejlfindingstips. Problem: Permission denied. Løsning: Tjek Graph-tilladelses-samtykke og conditional access-politikker. Problem: Link findes allerede i en anden scope. Løsning: Detekter eksisterende link i createLink-responsen og enten genbrug det eller opret et nyt link med en anden scope. Problem: Flow fejler på anonymous-link. Løsning: Tjek tenant-politik; tenantet kan som standard blokere anonyme links. Problem: Service principal kan ikke oprette en forbindelse. Løsning: Brug en overvåget servicekonto i stedet, eller skift connector til at bruge en godkendt managed identity. Inkluder også almindelige logs at overvåge: API-opkaldsresultater, godkendelsesbeslutninger og link-brugsbegivenheder.

Endelig, anbefal driftpraksis. Test alt i en ikke-produktions-tenant. Planlæg månedlige audits af aktive links og tilbagekald alt ubrugte. Træn brugere i at tilføje kontekst, når de deler links, og vælg visning som standard. For kundeorienterede teams, såsom logistikoperationer, tilføj linkgenerering til automatiserede e-mailagenter, så svar indeholder præcise kildehenvisninger. For at udforske, hvordan no-code AI-agenter reducerer manuelt arbejde for driftsteams, se vores side om, hvordan du skalerer logistikoperationer uden at ansætte personale her. Også, hvis dit team har brug for e-mailudarbejdelse knyttet til dokumenter, tjek vores guide om ERP e-mail-automatisering for logistik denne ressource. Endelig, vedligehold en godkendelsesmatrix og roter servicekontooplysninger på en plan for at begrænse risiko.

FAQ

What does “fetch links from OneDrive” actually do?

At hente links betyder at lokalisere en fil eller mappe i OneDrive og generere en delbar URL, som andre kan bruge. Processen involverer ofte søgning, tilladelsestjek og linkoprettelse gennem Microsoft Graph eller indbyggede OneDrive-handlinger.

Do I need special licences to use Copilot for fetching links?

Ja. Microsoft 365 Copilot kræver typisk Copilot-aktiverede licenser og relevante Microsoft 365-abonnementer. API-drevet automatisering kan også kræve Azure AD-app-samtykke og specifikke Graph-tilladelser som Files.ReadWrite.All.

Which link types are safest for sensitive files?

Specifikke personer og organisation-only links tilbyder stærkere kontrol end Anyone-links. Specifikke personer-links binder adgang til specifikke konti og kræver identitetskontrol, hvilket reducerer utilsigtet eksponering.

How do I set expiries on share links?

Du kan sætte udløb via Power Automate-logik eller håndhæve tenant-politikker, der automatisk udløber anonyme links. Alternativt kan du logge udløbet i dit system og planlægge tilbagekaldelse via Graph-opkald, når udløbstidspunktet indtræffer.

What permissions does an app need to call createLink?

Apps har typisk brug for delegerede eller applikations-scopes såsom Files.ReadWrite.All eller Sites.ReadWrite.All. Vælg mindst mulige privileges og test samtykke i et sandbox-miljø.

Can Copilot create links autonomously?

Copilot kan foreslå og fremvise links baseret på brugerprompt og tilladte kilder. Administratorer styrer dog tenant-indstillingerne og kan kræve godkendelser eller begrænse Copilot’s adgang til specifikt indhold.

What if my tenant blocks anonymous links?

Hvis anonyme links er blokeret, vil createLink-forespørgsler for scope “anonymous” fejle. Din automatisering bør fange den fejl og enten anmode om godkendelse eller falde tilbage til et organization-only-link.

How do I audit who created or used a link?

Log hvert createLink-kald, inklusive anmoder-id, item-id, link-scope, modtagere og tidsstempler. Brug SharePoint- og Azure AD-activity logs til at supplere din revisionsspor ved compliance-gennemgange.

Are service principals suitable for link automation?

Service principals fungerer for mange automatiseringsopgaver, men nogle connectors opfører sig forskelligt med dem. Hvis du støder på begrænsninger, overvej at bruge en overvåget servicekonto og dokumentér dens brug og privilegier omhyggeligt.

Where should I test automated link workflows?

Test altid i en ikke-produktions-tenant eller et dedikeret sandbox-miljø. Denne tilgang forhindrer utilsigtet dataeksponering og hjælper dig med at verificere tilladelser, godkendelser og udløbsadfærd før produktion.