Kenőanyag-kapcsolat: a Shell új szolgáltatása forgalmazóknak

kenőanyag: Az elosztási probléma — termékválaszték, műszaki kérdések, lassú válaszidők

A kenőanyagvonalakat értékesítő forgalmazók folyamatosan összetett e-mailek áradataival szembesülnek. Egyrészt sokféle termékminőség és OEM‑előírás közül kell választani. Másrészt az ügyfelek gyakran kérnek kompatibilitási táblázatokat, biztonsági adatlapokat és alkalmazási útmutatókat. Ennek eredménye a lassú válaszadás. A csapatok időt töltenek az ERP és a dokumentumtárak átkutatásával. Ez késlelteti a válaszokat és rontja a megbízhatóságot.

Vegyünk egy tipikus lekérdezési folyamatot, hogy érezzük a problémát. Először egy vevő kér egy műszaki adatlapot. Ezután egy technikus személyre szabott termékajánlást kér. Majd a rendelést megerősítik és meghatározzák a szállítási ablakot. Minden lépés pontos részleteket igényel. Ha a válaszok késnek, a rendelések elakadnak és a gépek állnak. Ez aláássa az üzemeltetést és a hírnevet egy szoros piacon.

Az automatizált asszisztensek leveszik a rutinfeladatokat a vállakról és felszabadítják a szakértőket a műszaki esetekre. Például az automatikus rendelésmegerősítések és az adatlapok kiküldése megszünteti az ismétlődő gépelést. Ez felszabadítja a belső szakértőket, hogy a kenésről és a folyadékkompatibilitásról szóló árnyalt kérdésekre válaszoljanak. Ennek eredményeként a csapatok növelik az áteresztőképességet és csökkentik a hibákat.

A forgalmazóknak vegyes csatornákat is kezelniük kell. Az e-mail szálak, webes leadek és telefonos jegyzetek könnyen elveszítik a kontextust. Az olyan eszközök, amelyek vázolják a válaszokat az Outlookban és a Gmailben, és amelyek válaszait ERP/TMS/WMS adatokra támasztják, sok súrlódást elvesznek. Cégünk, a virtualworkforce.ai No-code AI e‑mail ügynököket épít, amelyek kontextusérzékeny válaszokat készítenek és rendszerszintű adatokat idéznek, így a munkatársak kevesebb időt töltenek másolással-beillesztéssel és több időt zárnak ügyleteket. Ez a megközelítés drasztikusan rövidíti a kezelési időt.

Az operatív láthatóság továbbra is kritikus. Határozzon meg egyértelmű eszkalációs szabályokat, ha egy lekérdezés emberi felülvizsgálatot igényel. Ha lehetséges, csatolja automatikusan a biztonsági adatlapokat és a műszaki adatlapokat. Ez megelőzi az utólagos vitákat és támogatja a beszerzési irányelveknek való megfelelést. Végül a gyors válaszok számítanak: egy órás válasz lehet a különbség aközött, hogy Önt választják‑e beszállítónak vagy egy gyorsabb versenytárs veszi át a megrendelést.

ügyfél: Mit kell nyújtania egy AI e‑mail asszisztensnek az ügyfelek számára

Amikor vásárlók vagy üzemeltetők e-mailt írnak, gyorsaságot és egyértelműséget várnak. Egy AI rendszernek személyre szabott ajánlásokat, gyors válaszokat és egyértelmű következő lépéseket kell biztosítania. Emellett eszkalálnia kell egy embert, ha bonyolult problémák merülnek fel. Röviden: az eszköznek megbízható asszisztensnek kell tűnnie, nem pedig egy automatizált doboznak.

Határozzon meg mérhető célokat. Törekedjen a válaszidők körülbelül 30%-os csökkentésére és az elköteleződés mintegy 25%-os növelésére. Ezek a célok megfelelnek az iparági adatoknak: a felhasználók 64%-a valós idejű segítséget vár, és az AI képes skálázni ezt az elvárást a Salesforce szerint. Hasonlóképpen a generatív AI kimutatott termelékenységnövekedést hozott B2B értékesítésben, amely alátámasztja ezeket a célokat a McKinsey szerint.

Az ügyfelek értékelik a közérthető nyelvet és a műszaki pontosságot. Ez azt jelenti, hogy minden válasznak tartalmaznia kell a biztonsági és kompatibilitási megjegyzéseket, ha releváns. Ha egy vevő olajakról és tömítésekről kérdez, a válasznak hivatkoznia kell a tds‑re, msds‑re és a biztonsági adatlapokra ugyanabban az üzenetben. Továbbá adjon rövid következő lépéseket: rendelési link, szállítási ETA, vagy felajánlás, hogy kapcsoljuk a vevőt az ügyeletes szakértőhöz. Bonyolult gépek vagy motorok esetén az AI‑nak gyorsan át kell adnia az ügyet egy emberi szakértőnek, hogy a vevő ne várjon feleslegesen.

Állítsa be a hangnemet konfigurálhatóvá. Néhány vevő a tömör kereskedelmi frissítéseket kedveli; mások műszaki helpdesk stílust igényelnek. Egy jó platform lehetővé teszi az üzemeltetési csapatok számára, hogy sablonokat, üzleti szabályokat és eszkalációs útvonalakat kódolás nélkül vezéreljenek. Ha meg szeretné nézni, hogyan működik az ilyen szerkesztés ismerős levelezőkliensben, tekintse át útmutatónkat a logisztikai e‑mail szerkesztésről példákért és sablonokért. Végül biztosítson egyszerű módot emberrel való kapcsolattartásra: adjon hozzá egy „kapcsolat” linket és egyértelmű lehetőségeket sürgős ügyekhez.

shell: Amit a Shell indított és gyakorlati következmények a forgalmazók számára

A Shell bevezetett egy virtuális asszisztenst, amely a forgalmazók és a végfelhasználók támogatását célozza. A Shell kenőanyagok programja virtuális csatornákat pilótáz a termékkeresés felgyorsítására, a műszaki válaszok standardizálására és a többnyelvű támogatás biztosítására. Amint a Shell pozícionálja magát, a lépés illeszkedik egy szélesebb trendbe, ahol a gyártók közvetlenül egy platformon keresztül tesznek közzé termékajánlásokat és alkalmazási útmutatókat.

Gyakorlatilag ez a bevezetés gyorsabb hozzáférést jelent a műszaki tartalomhoz. A forgalmazók hivatkozhatnak műszaki adatlapokra és biztonsági adatlapokra közvetlenül a Shell rendszereiből. A Shell bejelentése olyan eszközöket emel ki, amelyek webes felületet és keresési funkciókat tartalmaznak, amelyeket a fejlesztők integrálhatnak. Emellett az kezdeményezés egy újabb Shell értéknövelő kenőanyag szolgáltatást kínál, amely alap kompatibilitás‑ellenőrzéseket és termékválasztást segít.

Vannak konkrét új funkciók is. A Shell új kenőanyag szolgáltatása többnyelvű keresést, gyors hozzáférést a tds‑hez és msds‑hez, valamint kereshető tudásbázist tartalmaz a gépekhez vagy járművekhez megfelelő kenőanyagokhoz. A Shell erőfeszítése megkönnyíti a megfelelő termék ajánlását vagy egy folyadék motorhoz való illesztését percek alatt. Az Egyesült Királyságban és az Egyesült Államokban működő forgalmazók számára ez lerövidítheti az ajánlatadási ciklusokat és javíthatja a támogatás minőségét.

Az integrációs lépések számítanak. Ellenőrizze a szállító dokumentációját az API és a bevezetési ütemtervek miatt. A Shell egyes régiókban már partner API‑kkal elérhető, és a Shell fejlesztői jegyzetei leírják, hogyan kell a termékkódokat leképezni. A forgalmazók erősítsék meg a szállítói kapcsolódást, fontolják meg a többnyelvű irányítást, és teszteljék az átadást egy emberi műszaki helpdesknek a szélsőséges esetekhez. Végül, ha szeretné pilotálni az AI‑segített válaszokat, amelyek az ERP adatait Shell keresésekkel együtt idézik, bemutatja virtuális asszisztensünk a logisztikához, hogyan lehet mindkét forrást kombinálni a gyakorlatban.

service chat: Az e-mail asszisztens integrálása szolgáltatási és chat csatornákkal

Az integráció központi szerepet játszik a többcsatornás megközelítésben. Kezdje egy ellenőrzőlistával: CRM szinkron, rendelésrendszer hozzáférés, tudásbázis linkek és élő chat átadó szabályok. Minden tétel megakadályozza a párhuzamos munkát és biztosítja, hogy ugyanaz a terméktanács eljusson a vevőkhöz, akár e‑mailben, telefonon vagy webes chaten keresztül. Az egyetlen forrás az igazság elérése a cél.

Határozza meg az átadási szabályokat. Amikor a bot nem tud megoldani egy műszaki alkalmazási vagy kompatibilitási kérdést, irányítsa a szálat egy emberhez. Használjon verziózott műszaki tartalmat, hogy minden csatorna ugyanazt a tds‑t és biztonsági adatlapot hivatkozza. Ez csökkenti az ellentmondásokat és védi a megbízhatóságot a csatornák között.

Térképezze fel a szándék‑egyenértékűséget is. Azok a kérdések, amelyek azt kérdezik: „Melyik olaj működik a szivattyúmmal?” azonos útmutatást kell, hogy adjanak e‑mailben és chaten. Ennek eléréséhez kapcsolja az AI asszisztenst a tudásbázishoz és tartsa naprakészen a termékajánlásokat és biztonsági megjegyzéseket. Ha segítségre van szüksége az e‑mail automatizálás integrálásához az operációs rendszerekkel, olvassa el az ERP e‑mail automatizálás logisztikában című ismertetőt a csatlakozó minták megtekintéséhez.

Figyelje a szolgáltatás minőségét. Kövesse nyomon az átadásokat és a megoldatlan eseteket, hogy a csapatok javíthassák a tudásbázist. A kockázatkezelés érdekében tartson audit‑nyomvonalat és védőkorlátokat: korlátozza, mit vállalhat a bot árazás vagy szállítás tekintetében, és írjon elő emberi jóváhagyást a szokatlan műveleti igényekhez vagy jótállási nyelvezethez. Végül biztosítsa, hogy a bot kérésre elő tudja húzni az msds‑eket és a tds‑eket, és hogy az eszkalációs útvonal meghatározott szakértőhöz vagy a műszaki helpdeskhez irányítson csúcsidőszakokban, például 24 órás lefedettség ablakokban.

bevezetés üzleti ügyfeleknek: Bevezetés, megfelelés és elfogadás üzleti ügyfelek számára

Az előre megtervezett bevezetés elkerüli a zavarokat. Kezdje egy pilotprogrammal egy kis üzleti ügyfélcsoportnál. Tesztelje a botot valós termék‑ és alkalmazási kérdéseken. Gyűjtsön metrikákat és iteráljon. Ezután bővítse több fiókra, ha a KPI‑k elérték a célokat. Sok forgalmazó számára a pilot fázis rámutat a hiányzó tudásbázis bejegyzésekre vagy kétértelmű termékkódokra, amelyeket ki kell takarítani a szélesebb bevezetés előtt.

Tervezze meg a pilot ellenőrzőlistát. Válassza ki a legfontosabb fiókokat, a gyakori lekérdezéstípusokat és állítson fel célokat a válaszidőre és az átváltási arányra. Képezze ki a személyzetet a jóváhagyott e‑mail sablonokra és az eszkalációs szabályokra. Tartson rövid képzési alkalmakat és biztosítson egy tömör referenciaanyagot, amely bemutatja, hogyan lehet feliratkozni vagy leiratkozni az automatizált válaszokról. Tartalmazza a rendelés megerősítésére és a szállítási értesítésekre vonatkozó működési lépéseket is.

A megfelelés nem lehet utólagos gondolat. Gondoskodjon róla, hogy a CRM integráció megfeleljen a vállalati adatvédelmi szabályoknak és az esetleges EU‑s vagy iparági előírásoknak. Hivatkozzon a beszerzési és szerződéskezelési irányelvekre ahol szükséges a szerződés‑ellenőrzéshez. Erősítse meg továbbá, hogyan naplózza a rendszer az adatokat és ki férhet hozzá a teljes e‑mail szálakhoz és a biztonsági adatlapokhoz. Ha kormányzati vagy szabályozott kereskedelmi ügyfeleknek értékesít, vegyen be szerződéses kikötéseket az adathasználat és megőrzés szabályozására.

Az elfogadást ösztönző eszközök fontosak. Tegye a sablonokat egyszerűvé és hasznossá. Biztosítson egy ingyenes online szolgáltatást, ahol az ügyfelek megtalálhatják a műszaki adatlapokat és a rendelési linkeket. Párosítsa az AI asszisztenst emberi szakértelemmel. Sok vállalat számára a megfelelő mix olyan, mint egy műszaki szakértő hívásra. Ez a megközelítés segít meghaladni a vevők elvárásait miközben következetesen tartja a csatornákat. Végül ösztönözze a visszajelzést és mutassa be a válaszidő és a szállítási pontosság javulását a lendület felépítéséhez.

ügyfél: A megtérülés mérése és további lépések a forgalmazók számára

A megtérülés mérése néhány gyakorlati KPI‑val kezdődik. Kövesse a válaszidőt, a lekérdezéstől a megrendelésig történő átváltási arányt, az ismétlődő rendelések arányát és az egy ügynökre jutó időmegtakarítást. A McKinsey szerint a generatív AI akár 20%-kal is növelheti az értékesítési termelékenységet B2B környezetben ami alátámasztja a termelékenységi célokat. Ezen felül a Microsoft ügyfél‑történetek alapján akár 30%-os csökkenést jelent az e‑mail válaszidőkben és 25%-os növekedést az elköteleződésben ügyféltörténetek alapján.

Kezdje kicsiben. Futtasson egy rövid pilotot, finomítsa a tudásbázist, majd integráljon mélyebben. Egy rövid ütemterv így néz ki: pilot → tudásbázis finomítása → teljes integráció → folyamatos monitorozás. Fordítson figyelmet a magas minőségű tds és msds tartalomra, hogy az AI mindig a megfelelő dokumentumot idézhesse. Kövesse továbbá a lekérdezésből rendelésbe történő konverziót az értékesítési növekedés számszerűsítéséhez.

Kombinálja az AI‑t az emberi szakértelemmel. Az automatizáció kezelje a rutinszerű munkát, míg a szakértők a bonyolult eseteket. Ahogy egy értékesítési igazgató megjegyezte: „Egy AI‑vezérelt e‑mail asszisztens bevezetése átalakította kommunikációnkat. Most perceken belül válaszolunk, nem órákon, ami jelentősen növelte az ügyfélbizalmat és az ismételt megrendeléseket.” Ez a idézet hangsúlyozza, hogyan szabadítja fel az AI a szakértőket a magasabb értékű beszélgetésekre és javítja az ellátási lánc megbízhatóságát.

Végül kapcsolja vissza a megtérülést az üzemeltetéshez. Az egy e‑mailre jutó időmegtakarítás megsokszorozódik a csapatok között és csökkenti a késedelmes rendelések számát. Használjon belső metrikákat az időmegtakarítás számszerűsítésére és a skálázás döntésének alátámasztására. Ha segítségre van szüksége ezen metrikák logisztikai kimenetekhez való leképezésében, ROI‑beszélgetésünk a logisztikáról bemutatja, hogyan mérhetőek a nyereségek a rendelésfeldolgozás és szállítás területén valós példákkal. A megfelelő tervvel a forgalmazók optimalizálhatják az áteresztőképességet és erősíthetik piaci vezető szerepüket.

GYIK

Mire pontosan jó egy virtuális asszisztens a kenőanyagforgalmazók számára?

Egy virtuális asszisztens automatizálja a rutinszerű e‑mail feladatokat, mint például az adatlapok küldése, a rendelések megerősítése és a gyakori alkalmazási kérdések megválaszolása. Emellett továbbíthat komplex lekérdezéseket embereknek, automatikusan csatolhat tds‑eket és msds‑eket, illetve naplózhat műveleteket a CRM‑ben.

Milyen gyorsan állítható fel egy pilot?

A legtöbb pilot egy korlátozott lekérdezéstípusra és felső fiókokra fókuszál, és hetek alatt elindítható az IT‑jóváhagyástól függően. A No‑code beállítási opciók csökkentik a nagy mérvű mérnöki munkát és felgyorsítják a bevezetést.

Az asszisztens kezeli a biztonsági és műszaki dokumentációt?

Igen. Az asszisztens konfigurálható úgy, hogy csatolja a biztonsági adatlapokat és a műszaki adatlapokat, és hivatkozzon rájuk a válaszokban. Ez biztosítja a megfelelést és segíti a vevőket a megalapozott döntéshozatalban.

Integrálható az asszisztens az ERP és rendelésrendszeremmel?

Az ERP/TMS/WMS és a CRM rendszerekkel történő integráció standard és szükséges a pontos válaszokhoz. Bővítmények és API csatlakozók engedik meg az asszisztens számára, hogy olvassa a készletet, az ETA‑kat és a rendelés státuszát, mielőtt megfogalmazná a választ.

Hogyan mérjük az eszköz sikerességét?

Fő KPI‑k a válaszidő, a lekérdezésből rendelésbe történő konverzió, az ismétlődő rendelések és az ügynökre jutó időmegtakarítás. Ezek követése segít alátámasztani a bővítést egy sikeres pilot után.

Az adatvédelem aggályt jelent az AI e‑mail asszisztensekkel kapcsolatban?

Igen. Biztosítsa, hogy az integrációk kövessék a vállalati adatvédelmi szabályokat és az alkalmazandó jogot. Audit naplók, szerepalapú hozzáférés és maszkolási vezérlők segítenek a megfelelés teljesítésében és a érzékeny információk védelmében.

Az asszisztens kiváltja az emberi szakértőket?

Nem. Az automatizáció a repetitív lekérdezéseket kezeli, míg az emberi szakértők továbbra is a bonyolult műszaki kérdéseket és szélsőséges eseteket kezelik. A legjobb eredmény az AI és az emberi szakértelem kombinációjából adódik.

Milyen képzésre van szükség a csapatoknak az asszisztens bevezetéséhez?

A személyzet rövid képzést igényel a sablonok, eszkalációs szabályok és az automatikus válaszok szerkesztési ellenőrzései tekintetében. Az egyértelmű feliratkozási/leiratkozási utasítások és az egyszerű útmutatók felgyorsítják az elfogadást az üzleti ügyfelek körében.

Támogatja az asszisztens a több nyelvet?

Igen. Sok szolgáltató platform többnyelvű képességeket tartalmaz, hogy kiszolgálja a sokszínű piacokat, és hasznos a nemzetközi keresletű forgalmazók számára. A fordítás minőségét ellenőrizni kell a műszaki terminológia helyessége érdekében.

Hogyan kapcsolódik ez a Shell‑hez hasonló szállítói kezdeményezésekhez?

A szállítói eszközök termékkereséseket és hivatalos dokumentumokat biztosíthatnak, amelyeket az asszisztens hívhat válaszadás közben. A szállítói API‑k integrálása az asszisztenssel csökkenti a kézi keresések szükségességét és javítja a pontosságot.