SharePoint: استخدام الذكاء الاصطناعي لجلب الروابط من SharePoint

SharePoint Online & Microsoft 365 — لماذا استخدام الذكاء الاصطناعي لجلب الروابط

يقلل الذكاء الاصطناعي الوقت الذي يقضيه الفرق في البحث عن الملفات. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للذكاء الاصطناعي إرجاع روابط ويب مباشرة (webUrl) مع ملخصات قصيرة للسياق السريع. كما أن هذا يوفر تكرار نسخ مسار الملف عبر الأدوات. عندما تستخدم مؤسستك SharePoint كمخزن أساسي للمحتوى، تصبح قابليّة الاكتشاف مهمة بسبب الحجم الذي يجعل البحث اليدوي غير عملي. تشير تحليلات الصناعة الحديثة إلى أن أكثر من 80% من المؤسسات تعتمد على SharePoint كنظام إدارة محتوى أساسي، وهو ما يفسر نمو اعتماد البحث المدعوم بالذكاء الاصطناعي بسرعة هنا. علاوة على ذلك، تُدمج Microsoft أدوات مثل Copilot لتحسين كيفية عثور المستخدمين على المستندات والروابط ذات الصلة. على سبيل المثال، يمكن لـ Copilot اقتراح مستندات وتوفير روابط يمكن للمستخدم المسجل الدخول فتحها؛ وتطبق المنصة ضوابط أمان لضمان احترام نتائج البحث لأذونات كل شخص في رؤية ملف من Microsoft. كذلك، تبني virtualworkforce.ai وكلاء ذكاء اصطناعي بدون كود يقومون بتأسيس الردود اعتمادًا على SharePoint وأنظمة أخرى. تقلل هذه الطريقة من وقت التعامل مع البريد الإلكتروني وتلغي النسخ واللصق اليدوي عبر محركات المشاركة، مما يسمح للفرق بالرد بشكل أسرع ومع أخطاء أقل. يزيد الذكاء الاصطناعي أيضًا من احتمالية أن يرى الشخص المناسب محتوى موقع SharePoint المناسب في الوقت المناسب. كما يساعد عندما تكون الملفات موزعة عبر العديد من المكتبات والمجلدات وصيغ المستندات المتنوعة. على سبيل المثال، يمكن للمؤسسة طرح استعلام بلغة طبيعية والحصول على قائمة قصيرة من المستندات ذات الصلة المخزنة في SharePoint مع روابط webUrl وملخصات صغيرة. في النهاية، يُحسّن هذا سير العمل التشغيلي عبر منصة Power ووسطاء البريد الإلكتروني. إذا رغبت في تجربة عملية، اطلع على virtualworkforce.ai/virtual-assistant-logistics/ كمثال لدمج حقائق SharePoint في صياغة رسائل البريد الإلكتروني والردود على الحالات. بوجه عام، يحول الجمع بين Microsoft 365 وSharePoint والذكاء الاصطناعي المحتوى المجزأ في المواقع إلى روابط قابلة للاستخدام وإجابات قابلة للتنفيذ للفرق.

المتطلبات المسبقة — الأذونات والتراخيص والحسابات

أولًا، تحتاج إلى الحسابات والوصول المناسبين. كما يتطلب معظم السيناريوهات التفاعلية وجود مستخدم في مستأجر Microsoft 365. غالبًا ما ستسجل تطبيق Azure AD أو تستخدم تفويضًا مفوضًا للاتصالات البرمجية الآلية. بالإضافة إلى ذلك، يتطلب استخدام Copilot ترخيص Microsoft 365 Copilot للمستخدمين النهائيين الذين يريدون اقتراحات المستندات المدمجة من Copilot. كما تصبح اشتراكات Azure ضرورية عند تشغيل خدمات Azure أو استخدام Azure AI Search للفهرسة. لذلك، خطط لتوزيع التراخيص مقدمًا لتجنب المفاجآت. إذا كنت ستستخدم Microsoft Graph لقراءة عناصر Drive وبيانات القوائم، فستطلب نطاقات مثل Sites.Read.All أو Sites.ReadWrite.All أثناء الاختبار. اتبع أنماط أقل امتياز ممكن لاتخاذ قرارات الإذن والتفويض. قرّر أيضًا ما إذا كنت ستؤرشف المحتوى بهوية تطبيق أو تعتمد على المستخدم المسجل الدخول. ضمن التصميم، أدر تدفقات المصادقة واختبر السيناريوهات المفوضة وتلك الخاصة بالتطبيق. كما خرّط من سيعطي الموافقة أثناء تدفقات مسؤول المستأجر. تذكّر أن بعض ميزات المؤسسات تتطلب موافقة مسؤول لمنح أذونات على مستوى الموقع. أنشئ موقع SharePoint تجريبيًا أو مكتبة مستندات نموذجية للتحقق من التدفقات قبل التوسّع. خطط أيضًا لحسابات نسخ احتياطي وهوية مُدارة إذا نشرت خط أنابيب إنتاجي. وأخيرًا، جدولة تحديثات الأمان وروتين لمراجعة أنماط الوصول للأذونات. وإذا احتاج فريقك دعمًا تقنيًا للإعداد، ضمّن ذلك في الجداول الزمنية. لمزيد من المعلومات حول أتمتة ردود البريد الإلكتروني التي تشير إلى محتوى SharePoint، انظر virtualworkforce.ai/logistics-email-drafting-ai/ الذي يوضح كيف يؤسس الوكلاء الردود في بيانات المؤسسة.

المؤشر والفهرسة: تكوين Azure Cognitive Search لـ SharePoint

ابدأ باستخدام موصل / مؤشر SharePoint في Azure Cognitive Search لزحف المكتبات واستخراج المحتوى والبيانات الوصفية. يمكن للموصل الوصول إلى أنواع مستندات كثيرة، بما في ذلك docx وpdf، وإنتاج نسخة مفهرسة قابلة للبحث. اختر المواقع ومصادر مكتبات المستندات المحددة التي تريد تضمينها. قم أيضًا بمطابقة حقول SharePoint مع حقول الفهرس حتى يمكن للذكاء الاصطناعي استخدام العناوين والوسوم والبيانات الوصفية المخصصة. اضبط جداول للفهرسة التزايدية للحفاظ على حداثة الفهرس دون إعادة الزحف لكل شيء. طبق أيضًا مرشحات نوع الملف لتقليل النطاق وتقليل تكاليف التخزين. فكّر في استبعاد الأرشيفات الكبيرة أو قائمة طويلة من أنواع ملفات SharePoint التي لا تحتاجها. راقب تشغيلات المؤشر وراجع حالات الفشل. قد تكون بعض ميزات الموصل في معاينة؛ اختبرها أولًا في بيئة غير إنتاجية. راقب ترميز الحقول الافتراضي أو JSON المتداخلة في المحتوى التي قد تتطلب معالجة إضافية لتطبيع البيانات الوصفية قبل استهلاكها من قبل الذكاء الاصطناعي. تتبع مقاييس حجم الفهرس والكمون وعدد المستندات المعالجة. تختلف احتياجات معالجة المستندات بحسب نوع الملف ومدى غنى البيانات الوصفية. إذا كنت تستخدم أنماط RAG، فتأكد من أن خطوة الاسترجاع تحدد وتلحق webUrl للسياق. اجمع نتائج Azure Cognitive Search مع مكالمات Microsoft Graph عندما تحتاج إلى webUrl الحي أو فحوصات الأذونات. توصي virtualworkforce.ai غالبًا بمؤشر تجريبي صغير للتحقق من دقة الاسترجاع قبل التوسّع إلى مواقع SharePoint عديدة. استخدم المراقبة والتنبيهات حتى يتمكن المسؤولون من الاستجابة عندما يبلغ المؤشر عن أخطاء مستمرة. للحصول على تفاصيل تقنية حول الموصلات، راجع وثائق موصل Airbyte لـ SharePoint هنا ودليل ServiceNow لفهرسة المحتوى الخارجي هنا.

استرجاع مستندات SharePoint وقوائم SharePoint (واجهات Microsoft Graph)

استخدم نقاط نهاية driveItem في Microsoft Graph لقراءة البيانات الوصفية بما في ذلك webUrl ومسار الملف لمستند SharePoint. عادةً ما تُرجع عملية GET إلى /sites/{site-id}/drives/{drive-id}/items/{item-id} الحقول الأساسية التي يمكنك استخدامها في مطالبات الذكاء الاصطناعي. تتصرف القوائم بشكل مختلف؛ فتخزن قائمة SharePoint حقولًا تتضمن غالبًا روابط كقيم أعمدة بدلاً من عناصر Drive. استعلم عن عناصر القوائم عبر واجهة Lists API للحصول على حقول عنصر القائمة وأي عناوين URL مرتبطة. استخرج أذونات مستوى العنصر عبر /permissions عندما تحتاج إلى التحقق من إذن المستخدم على عنصر محدد. ضمّن بيانات وصفية متسقة مثل العناوين والوسوم والحقول المخصصة لتحسين صلة نتائج الذكاء الاصطناعي. طبّع الحقول الشائعة عبر المكتبات حتى تُعيد مكالمات بحث المستندات بيانات قابلة للمقارنة. راقب أنواع الملفات مثل pdf وdocx التي تتطلب معالجة أو OCR مختلفة في بعض الحالات. عندما تُرجع قائمة نتائج SharePoint، أرفق webUrl حتى يتمكن المستخدم من فتح الأصل. إذا اضطررت لاستخراج المحتوى من مجلد خاص، فتأكد أن نموذج المصادقة يدعم هذا النطاق. استخدم المصادقة المفوضة عندما تنوي احترام تفويض المستخدم المسجل الدخول؛ استخدم مصادقة التطبيق فقط بعد تأكيد سياسة المؤسسة. خطط أيضًا لفحوصات وصول على مستوى المستند في أي خط أنابيب يعيد روابط للمستخدمين. تذكّر أن المستندات المخزنة في SharePoint قد تكون محمية بسياسات وصول شرطية أو تتطلب خطوات إضافية عند المشاركة الخارجية. للمزيد من إرشادات Microsoft حول تكوين مصادر المعرفة والاقتراحات الآمنة، راجع Microsoft Learn هنا.

الأتمتة: Copilot وPower Automate واستخراج المحتوى الآمن

تتيح وكلاء Copilot وتدفقات Power Automate أتمتة استرجاع وتلخيص روابط SharePoint. تتيح لك Copilot Studio تكوين مصادر المعرفة لتقييد البحث إلى موقع SharePoint أو مكتبة معينة بحيث تبقى النتائج مركزة. يمكن لـ Power Automate تشغيل الفهرسة، واستدعاء نقاط نهاية Microsoft Graph لاسترداد حقول webUrl، ثم تمرير النتائج إلى ذكاء اصطناعي لتلخيصها أو إثرائها. عند الأتمتة، طبق تفويض على مستوى المستند وسجّل كل عملية استرجاع لأغراض التدقيق. نفّذ الوصول الشرطي واستخدم Entra للهويات لخدمة principals وتدفقات الهوية المُدارة. وجّه المخرجات الحساسة عبر ضوابط تقوم بحجب الأسرار. اضبط كذلك مسارات التصعيد في الأتمتة بحيث تُرسل السجلات الاستثنائية إلى مسؤول أو مراجع بشري. حافظ على سياسة احتفاظ قصيرة للنتائج الوسيطة. اجمع توصيات Copilot مع ميزات المؤسسة مثل الوصول المستند إلى الأدوار لضمان رؤية المستخدمين لما يمكنهم فتحه فقط. نفّذ تحديثات أمان ومراجعات منتظمة للموصلات وservice principals. اختبر التدفقات التي تسترجع ملف SharePoint، ثم تحقق من إذن الوصول قبل إرجاع عنوان URL. تبني virtualworkforce.ai وكلاء بدون كود يؤتمتون ردود البريد الإلكتروني ويؤسسون الإجابات في محتوى SharePoint، مما يقلل وقت المعالجة لفرق العمليات. يمكن لهؤلاء الوكلاء إنشاء خط أنابيب مخصص لاستخراج وتلخيص وإرفاق الروابط في المسودات. أخيرًا، إذا كنت بحاجة لأتمتة دفعات كبيرة، صمّم خط أنابيب مرنًا وضمن منطق إعادة المحاولة عند فشل المؤشر أو مكالمات Microsoft Graph.

مصادر إضافية — أمثلة، معالجة أنواع الملفات، البيانات الوصفية والخطوات التالية

أدرج عناصر عملية في خطة مشروعك. انشر أيضًا أمثلة مكالمات Microsoft Graph التي تسترجع webUrl والأذونات. أضف وصفة فهرس Azure Cognitive Search لأنواع الملفات الشائعة. قوّم قواعد معالجة أنواع الملفات لكل من docx وpdf والصور التي تتطلب OCR. طبّع الحقول الوصفية عبر مكتبات المستندات وطبق قواعد الوسم لجعل نتائج الذكاء الاصطناعي متسقة. خريطة مجموعة صغيرة من مصادر مواقع SharePoint لتجربة تجريبية قبل التوسّع إلى مواقع عديدة. أدرج قائمة تحقق للمتطلبات المسبقة لتأكيد المصادقة وموافقة المسؤول مبكرًا. اجمع قائمة قصيرة من المسؤولين ومالكي المواقع الذين يمكنهم إصلاح ثغرات البيانات الوصفية بسرعة. قِس دقة الاسترجاع وتتبع عدد النقرات على العنوان URL المُعاد مقابل عدد المرات التي يتم فيها فتح مستند SharePoint الأساسي. فكر في أنماط RAG عند إضافة التلخيص، وقرر ما إذا كنت ستخزن التمثيلات المتجهة في فهرس متجهات. استخدم موارد virtualworkforce.ai لفرق العمليات لرؤية أمثلة على تأسيس الردود في SharePoint وأنظمة ERP؛ راجع automated-logistics-correspondence لحالة استخدام في أتمتة اللوجستيات. أخيرًا، راجع وثائق موصل Airbyte لـ SharePoint وإرشادات ServiceNow للمحتوى الخارجي لموارد إضافية. إذا رغبت بالمساعدة، اطلب من مسؤول السحابة لديك أو تواصل مع الدعم الفني مبكرًا. الخطوات التالية: شغّل تجربة تجريبية على مجموعة صغيرة من المواقع، قِس رضا المستخدمين، عدّل البيانات الوصفية والمرشحات، ثم وسّع الفهرس والأتمتة.

الأسئلة الشائعة

كيف يعثر الذكاء الاصطناعي على الروابط داخل SharePoint؟

يعثر الذكاء الاصطناعي على الروابط عن طريق فهرسة المحتوى والبيانات الوصفية في SharePoint ثم إرجاع webUrl للعناصر ذات الصلة. يمكن للمؤشر أو مكالمة Microsoft Graph إلحاق عنوان URL الحي حتى يتمكن المستخدمون من فتح المستند الأصلي.

هل تحترم أدوات الذكاء الاصطناعي أذونات SharePoint؟

نعم. تكاملات الذكاء الاصطناعي مثل Copilot وحلول المبنية على Graph تحترم نماذج أذونات SharePoint وتُعيد فقط العناصر التي يجوز للمستخدم رؤيتها. صمّم تدفقات المصادقة والتفويض لاستخدام الوصول المفوض أو وصول التطبيق بناءً على السياسة.

ما التراخيص التي أحتاجها لتشغيل Copilot مع SharePoint؟

تحتاج إلى ترخيص Microsoft 365 Copilot للمستخدمين الذين يصلون إلى ميزات Copilot، بالإضافة إلى اشتراكات Azure ذات الصلة إذا استخدمت خدمات Azure. تحقق من استحقاقات مستوى المستأجر قبل النشر الواسع.

هل يمكنني فهرسة المستندات والقوائم معًا؟

نعم. يمكنك فهرسة مكتبات المستندات ومحتوى قوائم SharePoint؛ يستقبل فهرس البحث حقولًا مختلفة من كل مصدر. غالبًا ما تخزن القوائم الروابط كقيم أعمدة بينما تتضمن عناصر Drive حقول webUrl.

أي أنواع ملفات يجب أن أدرج في الفهرسة؟

أدرج الأنواع الشائعة مثل docx وpdf عندما تحتاج إلى بحث كامل النص، واستبعد الثنائيات الكبيرة التي تزيد التكلفة. عرّف مرشح نوع الملف الذي يناسب احتياجات عملك وقواعد الامتثال.

كيف أضمن جودة البيانات الوصفية؟

ضع قواعد وسم ونماذج وقيود تنفيذ على مستوى المكتبة لتحسين جودة البيانات الوصفية. أجرِ تجربة تجريبية لتحديد الثغرات وعيّن مسؤولين لإصلاح المشكلات المتكررة.

هل يمكنني أتمتة الاسترجاع داخل رسائل البريد الإلكتروني؟

نعم. يمكنك أتمتة الاسترجاع باستخدام Power Automate أو وكلاء بدون كود يصيغون الرسائل ويُدرجون روابط إلى عناصر SharePoint. تقدم virtualworkforce.ai أمثلة لفرق اللوجستيات والعمليات تُظهر كيف تسرّع الردود المؤسسة.

ماذا عن الأمان والتدقيق؟

طبق الوصول الشرطي، سجّل عمليات الاسترجاع، وراجع service principals بانتظام للحفاظ على أمان قوي. أدرج فحوصات على مستوى المستند قبل إرجاع الروابط للمستخدمين خارج الموقع الأصلي.

كيف أقيس النجاح؟

تتبع مقاييس مثل معدلات النقر على عناوين URL المعادة، الوقت الموفر لكل استعلام، وتحسينات دقة الاسترجاع. اجمع ملاحظات المستخدمين أثناء تجربة تجريبية وقِس الانخفاض في أوقات البحث اليدوي.

أين أجد أدلة التنفيذ؟

اطّلع على وثائق المنصات مثل موصل Airbyte لـ SharePoint وإرشادات Microsoft Copilot للحصول على تعليمات خطوة بخطوة. استكشف أمثلة البائعين وموارد إضافية لتخطيط تجربة تجريبية ثم توسيع العمليات.