SharePoint: الذكاء الاصطناعي لجلب روابط SharePoint

SharePoint Online & Microsoft 365 — لماذا استخدام الذكاء الاصطناعي لجلب الروابط

يُقلل الذكاء الاصطناعي الوقت الذي تقضيه الفرق في البحث عن الملفات. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للذكاء الاصطناعي إرجاع روابط ويب مباشرة (webUrl) مع ملخصات قصيرة للسياق السريع. كما يوفّر ذلك تجنّب النسخ المتكرر لمسار الملف عبر الأدوات. عندما تستخدم مؤسستك SharePoint كمخزن محتوى أساسي، تصبح قابلية الاكتشاف أمرًا مهمًا. الحجم الكبير يجعل البحث اليدوي غير عملي. تشير تحليلات صناعية حديثة إلى أن أكثر من 80% من المؤسسات تعتمد على SharePoint كنظام إدارة محتوى أساسي، ممّا يفسر النمو السريع في اعتماد بحث الذكاء الاصطناعي هنا. علاوة على ذلك، تدمج Microsoft أدوات مثل Copilot لتحسين كيفية عثور المستخدمين على المستندات والروابط ذات الصلة. على سبيل المثال، يمكن لـ Copilot اقتراح مستندات وتوفير روابط قد يفتحها المستخدم الذي قام بتسجيل الدخول؛ وتفرض المنصة سياسات الأمان بحيث تحترم النتائج أذونات كل شخص لرؤية ملف من Microsoft. كذلك، تبني virtualworkforce.ai عوامل ذكاء اصطناعي بدون كود تُؤسس الردود على SharePoint وأنظمة أخرى. تقلّل هذه المقاربة وقت التعامل مع البريد الإلكتروني وتلغي النسخ واللصق اليدوي عبر المحركات المشتركة. لذا، تستجيب الفرق بسرعة أكبر ومع أخطاء أقل. كما يزيد الذكاء الاصطناعي من احتمالية رؤية الشخص المناسب لمحتوى موقع SharePoint المناسب في الوقت المناسب. بالإضافة إلى ذلك، يساعد الذكاء الاصطناعي عندما تكون الملفات موجودة في مكتبات ومجلدات متعددة وبصيغ مستندات متنوعة. على سبيل المثال، يمكن للمؤسسة طرح استعلام بلغة طبيعية والحصول على قائمة قصيرة من المستندات ذات الصلة المخزنة في SharePoint مع روابط webUrl وملخصات صغيرة. في النهاية، يحسّن هذا سير العمل التشغيلي عبر Power Platform ووكلاء البريد الإلكتروني. إذا رغبت في تجربة عملية، تفقد virtualworkforce.ai/virtual-assistant-logistics/ كمثال لدمج مصادر SharePoint الحقيقية في صياغة رسائل البريد الإلكتروني والردود على الحالات. بصفة عامة، يحوّل الجمع بين Microsoft 365 وSharePoint والذكاء الاصطناعي المحتوى المبعثر في المواقع إلى روابط قابلة للاستخدام وإجابات قابلة للتنفيذ للفرق.

المتطلبات الأساسية — الأذونات، التراخيص والحسابات

أولًا، تحتاج إلى الحسابات والوصول المناسب. كما أن مستخدم مستأجر Microsoft 365 مطلوب لغالبية السيناريوهات التفاعلية. غالبًا ما ستسجل تطبيق Azure AD أو تستخدم التفويض المفوض للمكالمات الآلية إلى API. بالإضافة إلى ذلك، يتطلب استخدام Copilot ترخيص Microsoft 365 Copilot للمستخدمين النهائيين الذين يريدون اقتراحات المستندات المضمنة. كما يصبح اشتراك Azure ضروريًا عند تشغيل خدمات Azure أو استخدام Azure AI Search للفهرسة. لذلك، خطط لتخصيص التراخيص مقدمًا لتجنب المفاجآت. إذا كنت ستستخدم Microsoft Graph لقراءة عناصر drive وبيانات القوائم، ستطلب نطاقات مثل Sites.Read.All أو Sites.ReadWrite.All أثناء الاختبار. اتبع أنماط الأقل امتيازًا عند اتخاذ قرارات الأذونات والتفويض. كما قرّر ما إذا كنت ستفهرس المحتوى بهوية تطبيق أم ستعتمد على المستخدم المسجل الدخول. ضمن التصميم، تضمّن تدفقات المصادقة واختبر السيناريوهات المفوضة وتلك الخاصة بالتطبيق. ارسم أيضًا من سيمنح الموافقة أثناء تدفقات مسؤول المستأجر. تذكّر أن بعض ميزات المؤسسة تتطلب من مسؤول الموافقة على الأذونات للوصول على مستوى الموقع. أنشئ موقع SharePoint تجريبيًا أو مكتبة مستندات عيّنة للتحقق من التدفقات قبل التوسّع. خطط أيضًا لحسابات احتياطية وهوية مُدارة إذا نشرت خط أنابيب إنتاجي. أخيرًا، جدول تحديثات الأمان وروتينًا لمراجعة أنماط الوصول للأذونات. إذا كان فريقك يحتاج دعمًا تقنيًا للإعداد، ضع ذلك في جداول الزمن. لمزيد من المعلومات حول أتمتة الردود على البريد الإلكتروني التي تستشهد بمحتوى SharePoint، راجع virtualworkforce.ai/logistics-email-drafting-ai/ الذي يوضح كيفية تأسيس الردود على بيانات المؤسسة.

المفهرس والفهرسة: تهيئة Azure Cognitive Search لـ SharePoint

ابدأ باستخدام موصل SharePoint / المفهرس في Azure Cognitive Search لزحف المكتبات واستخراج المحتوى والبيانات الوصفية. كما يمكن للموصل الوصول إلى العديد من أنواع المستندات، بما في ذلك docx وpdf، وإنشاء فهرس قابل للبحث. اختر المواقع ومصادر مكتبات المستندات المحددة التي تريد تضمينها. خريطة حقول SharePoint إلى حقول الفهرس حتى يتمكن الذكاء الاصطناعي من استخدام العناوين والوسوم والبيانات الوصفية المخصصة. ضبط جداول للفهرسة التدريجية للحفاظ على تجدد الفهرس دون إعادة زحزحة كل شيء. طبّق مرشحات لأنواع الملفات للحد من النطاق وتقليل تكاليف التخزين. فكّر في استبعاد الأرشيفات الكبيرة أو قائمة طويلة من أنواع ملفات SharePoint التي لا تحتاجها. راقب عمليات تشغيل المفهرس وراجع حالات الفشل. قد تكون بعض ميزات الموصل في المعاينة؛ اختبرها أولًا في بيئة غير إنتاجية. راقب أيضًا ترميز الحقول الافتراضي أو JSON المتداخل في المحتوى الذي قد يتطلب معالجة إضافية لتطبيع البيانات الوصفية قبل استهلاكها بواسطة الذكاء الاصطناعي. تتبع مقاييس حجم الفهرس والكمون وعدد المستندات المعالجة. تختلف احتياجات معالجة المستندات بحسب نوع الملف ومدى غنى البيانات الوصفية. إذا استخدمت أنماط RAG، تأكد من أن خطوة الاسترجاع تحدد وتلحق webUrl للسياق. اجمع نتائج Azure Cognitive Search مع مكالمات Microsoft Graph عندما تحتاج إلى webUrl الحي أو تحقق من الأذونات. توصي virtualworkforce.ai غالبًا بمؤشر تجريبي صغير للتحقق من دقة الاسترجاع قبل التوسع إلى العديد من مواقع SharePoint. أخيرًا، استخدم المراقبة والتنبيهات حتى يتمكن المسؤولون من التفاعل عندما يبلغ المفهرس عن أخطاء مستمرة. لمزيد من التفاصيل التقنية حول الموصلات، راجع توثيق موصل SharePoint الخاص بـ Airbyte هنا ودليل ServiceNow لفهرسة المحتوى الخارجي هنا.

استرجاع مستندات SharePoint وقوائم SharePoint (Microsoft Graph APIs)

استخدم نقاط نهاية driveItem في Microsoft Graph لقراءة البيانات الوصفية بما في ذلك webUrl ومسار الملف لمستند SharePoint. عادةً ما ترجع عملية GET إلى /sites/{site-id}/drives/{drive-id}/items/{item-id} الحقول الأساسية التي يمكنك استخدامها في مطالبات الذكاء الاصطناعي. تختلف القوائم عن ذلك؛ فقائمة SharePoint تخزن حقولًا غالبًا ما تتضمّن روابط كقيم أعمدة بدلاً من عناصر drive. استعلم عن عناصر القوائم عبر Lists API للحصول على حقول عنصر القائمة وأي عناوين URL مرتبطة. استخرج أذونات العنصر على مستوى العنصر عبر /permissions عندما تحتاج إلى التحقق من إذن المستخدم على عنصر محدد. ضمن الممارسات، تأكد من تناسق البيانات الوصفية مثل العناوين والوسوم والحقول المخصصة لتحسين صلة نتائج الذكاء الاصطناعي. طبّع الحقول الشائعة عبر المكتبات حتى تُعيد مكالمات البحث مستندات ببيانات قابلة للمقارنة. انتبه لأنواع الملفات مثل pdf وdocx التي قد تتطلب تحليلًا مختلفًا أو OCR في بعض الحالات. عندما تعود قائمة من نتائج SharePoint، ارفق webUrl حتى يتمكن المستخدم من فتح الأصل. إذا كان لزامًا استخراج محتوى من مجلد خاص، تحقق من أن نموذج المصادقة لديك يدعم هذا النطاق. استخدم المصادقة المفوضة عندما تنوي احترام تفويض المستخدم المسجّل؛ واستخدم مصادقة التطبيق فقط بعد تأكيد سياسة المؤسسة. خطّط أيضًا للفحوصات على مستوى المستند في أي خط أنابيب يُرجع روابط للمستخدمين. تذكّر أن المستندات المخزنة في SharePoint قد تكون خلف سياسات الوصول المشروط أو تتطلب خطوات إضافية عند وجود مشاركة خارجية. للمزيد من إرشادات Microsoft حول تكوين مصادر المعرفة والاقتراحات الآمنة، راجع Microsoft Learn هنا.

أتمتة: Copilot وPower Automate واسترجاع المحتوى الآمن

تتيح لك عوامل Copilot وتدفقات Power Automate أتمتة استرجاع روابط SharePoint وتلخيصها. يتيح لك Copilot Studio تكوين مصادر المعرفة لتقييد عمليات البحث إلى موقع SharePoint أو مكتبة محددة بحيث تبقى النتائج مركزة. يمكن لـ Power Automate تشغيل الفهرسة، واستدعاء نقاط نهاية Microsoft Graph لاسترجاع حقول webUrl، ثم تمرير النتائج إلى ذكاء اصطناعي لتلخيصها أو إثرائها. عند الأتمتة، فرض التفويض على مستوى المستند وتسجيل كل استرجاع لغرض التدقيق. نفّذ أيضًا الوصول المشروط واستخدم Entrust مع هويات Entra لمبادرات الخدمة وتدفّقات الهوية المُدارة. قم بتوجيه المخرجات الحساسة عبر ضوابط تُحرّف الأسرار. أنشئ مسارات تصعيد في أتمتتك بحيث تُحال السجلات الاستثنائية إلى مسؤول أو مراجع بشري. حافظ على سياسة احتفاظ قصيرة للنتائج الوسيطة. اجمع توصيات Copilot مع ميزات المؤسسة مثل الوصول القائم على الدور لضمان أن يرى المستخدمون فقط ما يمكنهم فتحه. نفّذ تحديثات أمان ومراجعات دورية للموصلات ومبادرات الخدمة. اختبر التدفقات التي تسترجع ملف SharePoint، ثم تحقق من إذن الوصول قبل إعادة عنوان URL. تبني virtualworkforce.ai عوامل بدون كود لأتمتة ردود البريد الإلكتروني وتأسيس الإجابات في محتوى SharePoint، ما يقلل وقت التعامل لفرق العمليات. يمكن لهذه العوامل إنشاء خط أنابيب مخصص لاستخراج الملخصات وإرفاق الروابط في مسودات الردود. أخيرًا، إذا احتجت إلى أتمتة دفعات كبيرة، صمّم خط أنابيب مرنًا وتضمّن منطق إعادة المحاولة عند فشل المفهرس أو مكالمات Microsoft Graph.

الموارد الإضافية — أمثلة، التعامل مع نوع الملفات، البيانات الوصفية والخطوات التالية

أدرج عناصر عملية في خطة مشروعك. انشر أمثلة مكالمات Graph التي تسترجع webUrl والأذونات. أضف وصفة مفهرس Azure Cognitive Search لأنواع الملفات الشائعة. اذكر قواعد التعامل مع أنواع الملفات مثل docx وpdf والصور التي تتطلب OCR. طَبّع الحقول الوصفية عبر مكتبات المستندات وطبق قواعد الوسم لجعل نتائج الذكاء الاصطناعي متسقة. خرّط مجموعة صغيرة من مصادر مواقع SharePoint لبدء تجريبي قبل التوسّع إلى العديد من المواقع. أدرج أيضًا قائمة تحقق للمتطلبات الأساسية لتؤكد المصادقة وموافقة المسؤول المبكرة. اجمع قائمة قصيرة من المسؤولين ومالكي المواقع الذين يمكنهم إصلاح ثغرات البيانات الوصفية بسرعة. قِس دقة الاسترجاع وتتبع عدد المرات التي ينقر فيها المستخدمون على عنوان URL المرجع مقابل عدد المرات التي يفتحون فيها المستند الأساسي في SharePoint. فكّر في أنماط RAG عند إضافة التلخيص، وقرّر ما إذا كنت ستخزن المتجهات في فهرس متجهات. استخدم موارد virtualworkforce.ai لفرق العمليات لرؤية أمثلة على تأسيس الردود في SharePoint وأنظمة ERP؛ انظر automated-logistics-correspondence لحالة استخدام في أتمتة اللوجستيات. راجع مستندات موصل SharePoint الخاصة بـ Airbyte وإرشادات محتوى ServiceNow الخارجي لمزيد من الموارد. إذا رغبت في مساعدة، استشر مسؤول السحابة لديك أو اتصل بالدعم الفني مبكرًا. الخطوات التالية: نفّذ تجربة على مجموعة صغيرة من المواقع، قِس رضا المستخدمين، عدّل البيانات الوصفية والمرشحات، ثم وسّع الفهرس والأتمتة.

الأسئلة الشائعة

كيف يجد الذكاء الاصطناعي الروابط داخل SharePoint؟

يجد الذكاء الاصطناعي الروابط بفهرسة المحتوى والبيانات الوصفية في SharePoint ثم إرجاع webUrl للعناصر ذات الصلة. يمكن للمفهرس أو مكالمة Graph إرفاق عنوان URL الحي حتى يتمكن المستخدمون من فتح المستند الأصلي.

هل تحترم أدوات الذكاء الاصطناعي أذونات SharePoint؟

نعم. تحترم تكاملات الذكاء الاصطناعي مثل Copilot والحلول المبنية على Graph نماذج أذونات SharePoint وتُرجع فقط العناصر التي يُسمح للمستخدم برؤيتها. صمّم تدفقات المصادقة والتفويض لاستخدام الوصول المفوض أو وصول التطبيق بناءً على السياسة.

ما التراخيص التي أحتاجها لتشغيل Copilot مع SharePoint؟

تحتاج إلى ترخيص Microsoft 365 Copilot للمستخدمين الذين يصلون إلى ميزات Copilot، بالإضافة إلى اشتراكات Azure ذات الصلة إذا استخدمت خدمات Azure. تحقق من استحقاقات مستوى المستأجر قبل النشر على نطاق واسع.

هل أستطيع فهرسة المستندات والقوائم معًا؟

نعم. يمكنك فهرسة مكتبات المستندات ومحتوى قوائم SharePoint؛ يستقبل فهرس البحث حقولًا مختلفة من كل مصدر. غالبًا ما تخزن القوائم الروابط كقيم أعمدة بينما تتضمن عناصر drive حقول webUrl.

ما أنواع الملفات التي يجب تضمينها في الفهرسة؟

ضمّن الأنواع الشائعة مثل docx وpdf عند الحاجة إلى بحث نص كامل، واستبعد الثنائيات الكبيرة التي تزيد التكلفة. حدّد مرشح نوع الملف الذي يناسب احتياجات عملك وقواعد الامتثال.

كيف أضمن جودة البيانات الوصفية؟

اضبط قواعد الوسم والقوالب وفرض القواعد على مستوى المكتبة لتحسين جودة البيانات الوصفية. نفّذ تجربة لتحديد الثغرات وعيّن مسؤولين لإصلاح المشكلات المتكررة.

هل أستطيع أتمتة الاسترجاع إلى رسائل البريد الإلكتروني؟

نعم. يمكنك أتمتة الاسترجاع باستخدام Power Automate أو عوامل بدون كود تصيغ الرسائل وتدرج روابط إلى عناصر SharePoint. كما توفر virtualworkforce.ai أمثلة لفرق اللوجستيات والعمليات توضح كيف تُسرّع الردود المؤسسة.

ماذا عن الأمان والتدقيق؟

فرض الوصول المشروط، سجّل عمليات الاسترجاع، وراجع مبادرات الخدمة بانتظام للحفاظ على أمان قوي. أدرج فحوصات على مستوى المستند قبل إعادة الروابط إلى مستخدمين خارج الموقع الأصلي.

كيف أقيس النجاح؟

تتبّع مقاييس مثل معدلات النقر على عناوين URL المرجعة، الوقت الموفر لكل استعلام، وتحسينات دقة الاسترجاع. اجمع تعليقات المستخدمين خلال تجربة وقيِس تقليل أوقات البحث اليدوي.

أين أجد أدلة التنفيذ؟

راجع وثائق المنصات مثل موصل SharePoint الخاص بـ Airbyte وإرشادات Microsoft Copilot للحصول على تعليمات خطوة بخطوة. استكشف أمثلة البائعين وموارد إضافية لتخطيط تجربة ثم توسيع العمليات.