Zachycení faktur pro Microsoft Dynamics 365 Business Central

zachytávání faktur v Microsoft D365 Business Central: stručný přehled a měřitelné přínosy

Zachytávání faktur v Microsoft D365 Business Central automaticky extrahuje údaje o dodavateli, číslo faktury, datum, položky na řádcích a součty z PDF a obrázkových souborů. Funkce využívá OCR a AI/ML k rozpoznávání různých formátů faktur a k postupnému učení rozložení. Výsledkem je rychlé snížení ručního zadávání a chyb a zrychlení schvalovacích procesů. Průmyslové benchmarky ukazují, že organizace používající AI řízené zachytávání faktur uvádějí až o snížení doby zpracování faktur až o 70 % a až 60% pokles nákladů na fakturu podle nezávislých recenzí. Tato čísla zdůrazňují, proč finanční ředitelé upřednostňují automatizaci a přesnost.

Technicky proces kombinuje optické rozpoznávání znaků s strojovým učením pro párování polí a skórování důvěryhodnosti. Následně robotické kroky řeší rutinní zaúčtování a jednoduchá schválení, aby se zjednodušil tok. Funkce zachytávání faktur v Business Central také dokáže číst různé formáty faktur od různých dodavatelů a označovat výjimky pro lidskou kontrolu. Pro finanční týmy, které potřebují audity a digitální uchování, poskytuje zachytávání sledovatelné záznamy a historii zaúčtování. Microsoft uvádí, že nástroj využívá „AI, ML, OCR a RPA k urychlení a zvýšení přesnosti procesu zpracování faktur“ (Blog ERP Software), což zlepšuje shodu s předpisy a připravenost na audity.

Stručně řečeno, měřitelné přínosy zahrnují rychlejší schválení, lepší vztahy s dodavateli a nižší náklady na zpracování. Získáte také méně chyb při zadávání dat a předvídatelnější peněžní toky. Organizace zaznamenávají 30–50% snížení chyb při ručním zadávání dat, když zachytávají údaje z faktur pomocí AI a OCR (Blog ERP Software). Pokud chcete přejít z papíru na digitál, základní schopnost zachytávání v Business Central se rychle uvede do provozu a týmy mohou začít během několika minut s nástroji pro faktury a během pilotu rychle zachytávat data z faktur.

microsoft dynamics and dynamics 365 finance: how invoice capture links to accounts payable

Zachytávání faktur je úzce propojeno se záznamy účtů k úhradě a s logikou zaúčtování v modulech Dynamics 365 a Dynamics 365 Finance. Příchozí soubory jsou směrovány na stránku Incoming Documents, kde OCR extrahuje klíčová pole a poté je mapuje na karty dodavatelů, profily zaúčtování a deník faktur. Systém se integruje se základními daty dodavatelů tak, aby se faktury dodavatelů automaticky spárovaly, když se shodují ID dodavatele, daňová čísla nebo reference k objednávkám. U řádků bez PO posloužily nedávné aktualizace k rozšíření zpracování faktur bez PO přímo v deníku faktur, čímž se snížila potřeba ruční intervence a udržely týmy AP zaměřené na výjimky. Viz poznámky k vydání o nových funkcích ve vydání wave 2 pro potvrzení (Cegeka).

Protože zachytávání se integruje se schváleními a zaúčtováním, váš auditní záznam se stává viditelným a ověřitelným. Historie zaúčtování zaznamenává, kdo dokument schválil, kdy k tomu došlo a které účetní zápisy vzešly. To znamená, že kontroly shody a finanční vykazování vycházejí ze stejného zdroje pravdy. KPI, které sledovat, zahrnují dobu zpracování, délku schvalovacího cyklu a míru výjimek. Sledujte míru přímého zpracování (STP) a procento faktur, které nikdy nevyžadují ruční zadání. Měření těchto KPI ukáže, kde ladit mapování dodavatelů, schvalovací toky a onboarding dodavatelů.

Pro týmy využívající širší automatizaci se tok zachytávání také propojuje s Power Platform a s náhledy ve stylu Copilot, takže finanční ředitelé mohou vytvářet dashboardy a spouštět následné akce. Pokud vaše organizace potřebuje zjednodušit digitální korespondenci kolem faktur a dotazů dodavatelů, naši agenti z (ERP e-mailová automatizace logistiky) mohou sestavovat odpovědi s kontextem a kontrolovat stav v ERP v reálném čase, což snižuje čas strávený u rutinních e-mailů s dodavateli. To udržuje AP zaměřené na schválení, optimalizaci hotovosti a vztahy s dodavateli.

invoice automation and accounts payable automation: processing vendor invoices and modernising ap workflows

Automatizace faktur modernizuje způsob, jakým týmy AP zpracovávají faktury dodavatelů od začátku do konce. Typický pracovní postup je zachytávání → automatické mapování → ověření/schválení → zaúčtování. Výjimky se směrují k recenzentům spolu se skóre důvěryhodnosti a anotovanými obrazy. U faktur podložených PO systém porovnává položky a součty s daty nákupních objednávek. U faktur bez PO systém zaúčtuje prostřednictvím deníku faktur nebo je nasměruje ke kódování, podle pravidel. Tato kombinace automatizace a lidské kontroly zvyšuje míru přímého zpracování a snižuje počet výjimek na 100 faktur.

Měřte to, na čem záleží. Sledujte procento STP, míru výjimek, náklady na fakturu a dny splatnosti závazků. Studiem odvětví se ukazuje, že automatizace faktur snižuje dobu zpracování až o 70 % a může snížit náklady na fakturu až o 60–80 % v některých případech (Rho). Tyto zisky pramení z menšího počtu kliknutí, nižšího množství ručního zadávání a rychlejších schválení. Týmy, které uvolní pracovníky AP, se mohou soustředit na vyjednávání s dodavateli, slevy za předčasné platby a předpovídání peněžních toků. Také zlepšují vztahy s dodavateli díky rychlejším platbám a jasnějšímu řešení sporů.

Volte pravidla podle vašich obchodních požadavků. Začněte u dodavatelů s vysokým objemem a poté rozšiřujte. Použijte křížové reference dodavatelů a skupiny zaúčtování pro snížení ručního kódování. Tam, kde faktury obsahují mnoho položek, nakonfigurujte systém tak, aby četl položky na řádcích a navrhoval účtové kódy, a poté nechte schvalující potvrdit. Pokud potřebujete pomoc se správou e-mailových vláken a dotazů dodavatelů, když faktury procházejí workflow, (automatizovaná logistická korespondence) vytváří odpovědi, uvádí kontext ERP a může dokonce zaznamenat činnost zpět do systémů. To snižuje lidský čas strávený kontrolami stavu a zvyšuje propustnost.

invoice capture solution: ocr, ai and machine learning to capture in dynamics 365 finance and improve accuracy

Efektivní řešení pro zachytávání faktur kombinuje optické rozpoznávání znaků s AI modely, které se učí šablony faktur a navrhují kódování. OCR převádí obrázky na text, poté ML mapuje pole jako jméno dodavatele, daňové identifikační číslo, číslo faktury, datum faktury a součty. Systém přiřazuje skóre důvěryhodnosti. Pole s nízkou důvěrou putují k lidem na kontrolu. Časem se modely ML zdokonalují v mapování a zvyšují míru automatického kódování.

Microsoft poskytuje vestavěné funkce v Dynamics 365 Finance a partneři přidávají specializované možnosti pro složité požadavky. Například Continia a Fidesic jsou dostupní v AppSource a nabízejí pokročilejší funkce workflow AP a nástroje pro onboarding dodavatelů. Pokud vaše faktury obsahují mnoho položek na řádcích nebo složitá daňová pravidla, můžete zvolit partnerskou aplikaci, která sníží práci při nastavení. Vydání wave 2023 rozšířilo tyto schopnosti v Dynamics 365 Finance and Operations a rozšířilo podporu pro faktury bez PO (Cegeka).

Očekávejte, že přesnost bude na začátku nižší u špatně naskenovaných dokumentů a poté poroste, jak systém uvidí více vzorků a jak se zlepší mapování dodavatelů. Používejte křížové reference a mapování dodavatelů k urychlení automatického kódování. Také použijte AI Builder nebo jiné služby Azure, když potřebujete vlastní pravidla extrakce, a integrujte model do vašeho workflow pomocí konektorů Power Platform. Pokud chcete porovnat nástroje pro zachytávání, pamatujte, že je třeba testovat na reprezentativním vzorku vašich dokumentů, protože různé formáty faktur a kvalita obrázků dávají velmi odlišné výsledky.

Nakonec by nástroj pro zachytávání měl odpovídat vašim potřebám správy. Aplikujte řízení přístupu podle rolí, auditní záznamy a zásady uchovávání pro právní subjekty a finanční vykazování. Pro týmy, které chtějí rychlé nasazení, někteří poskytovatelé inzerují, že se lze začít za minuty s zachytáváním dat z faktur, ale plánujte pilotní provoz, abyste mohli změřit STP a výjimky před škálováním.

configure and using microsoft features to automate invoice capture: setup, mapping, approvals and governance

Nakonfigurujte zachytávání výběrem OCR nástroje, povolením Incoming Documents, nastavením křížových referencí dodavatelů a definováním skupin zaúčtování. Poté nastavte schvalovací toky v deníku faktur a otestujte. Začněte pilotem u dodavatelů s vysokým objemem. Měřte přímé zpracování a výjimky po dobu čtyř až šesti týdnů. Na základě výsledků dolaďte mapování a schvalovací pravidla.

Nejlepší praxe naznačuje nejprve namapovat běžné formáty faktur od různých dodavatelů. To zvýší počáteční STP a rychleji vytrénuje ML. Definujte pravidla pro výjimky tak, aby malé odchylky nevytvářely falešné poplachy. Aplikujte segregaci povinností a limity schvalování pro vnitřní kontroly. Zásady uchovávání, uživatelské role a auditní záznamy pomáhají s dodržováním předpisů a finančním vykazováním. Při pilotu zahrňte mix faktur s PO i bez PO. Zahrňte porovnání s nákupní objednávkou jako součást testu pro faktury podložené PO.

Použijte platformní funkce k rozšíření zachytávání. Například integrujte se SharePointem nebo OneDrive pro ukládání dokumentů, nebo použijte Power Apps a toky Power Platform k automatizaci notifikací. Můžete také využít náhledy ve stylu Copilot od Microsoftu a klást dotazy v přirozeném jazyce ohledně stavu workflow. Pokud potřebujete psaní e-mailů nebo rychlé odpovědi při schvalování, (jak škálovat logistické operace s agenty AI) dokáže sestavovat a odesílat e-maily citlivé na kontext, které uvádějí kontext ERP a synchronizují se zpět do účetnictví. To snižuje ruční zadávání a opakované kontroly stavu.

Nakonec zapojte IT pro aktualizace zabezpečení a technickou podporu. Použijte služby Azure pro škálování a otestujte zálohování a uchovávání napříč právními subjekty. Zdokumentujte své obchodní požadavky a plánujte pravidelné kontroly STP, nákladů na fakturu a výjimek, abyste mohli průběžně zlepšovat proces zpracování faktur.

fidesic, invoice capture in dynamics 365 and third-party options: choose the right solution for accounts payable processes

Volba mezi vestavěným zachytáváním a aplikacemi třetích stran závisí na složitosti, časovém rámci a rozpočtu. Nativní zachytávání v základním Business Central pokrývá mnoho standardních scénářů a integruje se s deníkem faktur a kartami dodavatelů. Pro náročnější požadavky přidávají partnerská řešení jako Fidesic pokročilé portály pro dodavatele, automatizaci plateb a hlubší zpracování výjimek. Vyhledejte v AppSource specializované moduly nebo konzultujte partnery, kteří staví na Microsoft Dynamics 365 Business Central, pokud potřebujete pokročilá workflow.

Zvažte tyto srovnávací body: konfigurovatelnost, podpora složitých položek, rychlost nasazení, reportování a celkové náklady na vlastnictví. Pokud potřebujete zpracovávat faktury s mnoha položkami nebo podporovat více právních subjektů a vlastní pravidla zaúčtování, partnerské řešení může snížit práci na přizpůsobení. Nástroje třetích stran často obsahují předpřipravené konektory na populární ERP jako Dynamics GP a na moduly finančních operací. Mohou také podporovat formáty faktur od různých dodavatelů a automatizovaný onboarding dodavatelů.

Při hodnocení poskytovatelů proveďte pilot, který odpovídá reálnému objemu a kvalitě dokumentů. Zahrňte testovací sadu pokrývající skenovaný papír, PDF přílohy e‑mailů a elektronické faktury. Zkontrolujte, zda dodavatel podporuje synchronizaci se základními daty dodavatelů a zda dokáže spravovat dodavatele a pravidla zaúčtování napříč více společnostmi. Také ověřte aktualizace zabezpečení, technickou podporu a schopnost přizpůsobit extrakci pro neobvyklé rozložení. Pokud chcete snížit čas strávený e-maily s dodavateli během zavádění, zvažte přidání automatizace e-mailů, aby týmy AP dostávaly méně dotazů o stavu a více času na řešení výjimek (virtuální asistent logistiky).

Nakonec vyberte řešení, které podporuje vaše dlouhodobé cíle. Pokud chcete zefektivnit procesy účtů k úhradě a škálovat bez najímání, zvolte nástroj, který odpovídá požadované míře STP, podporuje vaše případy použití s PO i bez PO a poskytuje přehledné reportování pro finanční vykazování a auditní stopy. Záznamy v AppSource a demo od partnerů vám pomohou rychle porovnat možnosti a etapový pilot vám pomůže ověřit návratnost investice před nasazením v celé firmě.

FAQ

What exactly does invoice capture do in Business Central?

Zachytávání faktur automaticky extrahuje klíčová pole faktury a mapuje je na záznamy v Business Central. Snižuje ruční zadávání pomocí OCR a ML, takže se týmy AP mohou soustředit na výjimky.

Can invoice capture handle both PO and non-PO invoices?

Ano. Dynamics 365 aktualizace zvýšily podporu faktur bez PO a tyto faktury můžete zpracovávat přímo v deníku faktur. Porovnávání s PO zůstává dostupné pro standardní workflow nákupních objednávek.

How much time can businesses expect to save?

Studie průmyslu uvádějí až 70% snížení doby zpracování faktur při zavedení AI řízeného zachytávání (Rho). Skutečné výsledky závisí na kvalitě dokumentů a mixu dodavatelů.

Does invoice capture require third-party software?

Ne vždy. Základní Business Central nabízí vestavěné funkce zachytávání, ale partneři jako Fidesic nebo specializované aplikace v AppSource mohou přidat pokročilé workflow a reportování. Volba závisí na složitosti a objemu.

How does OCR fit into the solution?

Optické rozpoznávání znaků převádí naskenované obrázky na text, který pak modely ML mapují na pole. Kvalita OCR ovlivňuje počáteční přesnost a objem lidské intervence.

What KPIs should we monitor after implementation?

Sledujte průměrnou dobu zpracování faktury, náklady na fakturu, míru výjimek a procento STP. Tyto metriky ukazují, do jaké míry automatizace snižuje ruční zadávání a urychluje schválení.

How should we pilot invoice capture?

Začněte se 100–500 reprezentativními fakturami napříč dodavateli a formáty. Nakonfigurujte mapování, spusťte nástroj pro zachytávání, měřte KPI po dobu 4–6 týdnů a poté iterujte před širším nasazením.

Can invoice capture integrate with other Microsoft tools?

Ano. Zachytávání lze integrovat s Power Platform, SharePointem, OneDrive a funkcemi Copilot. Můžete také použít Azure pro vlastní modely a AI Builder pro přizpůsobenou extrakci.

Will capture replace AP staff?

Ne. Zachytávání snižuje ruční zadávání a opakující se práci, uvolňuje pracovníky AP pro úkoly s vyšší přidanou hodnotou, jako je správa dodavatelů a optimalizace hotovosti. Lidská intervence zůstává pro výjimky a schválení.

How does virtualworkforce.ai help with AP efficiency?

(automatizovaná logistická korespondence) sestavuje e-maily citlivé na kontext a automatizuje odpovědi během schvalovacích cyklů, což zkracuje čas strávený korespondencí s dodavateli a snižuje chyby. To udržuje týmy AP zaměřené na schválení a výjimky a zároveň zajišťuje včasnou komunikaci.