Automatisierung der Dateneingabe für Exact-Bestellungen

Wie Automatisierung und Entry-Automatisierung die Auftragserfassung in Exact beschleunigen und den Bestellprozess optimieren

Automatisierung verändert, wie Teams Bestellinformationen erfassen, und verringert den Bedarf an manueller Eingabe. Zunächst reduziert Automatisierung sich wiederholende Schritte und verkürzt den Order‑to‑Cash‑Zyklus. Zum Beispiel zeigen Branchendaten, dass Automatisierung die manuelle Dateneingabe um bis zu 80% reduzieren kann67 Daten­erfassungs‑Statistiken für 2025 – DocuClipper. Diese Statistik erklärt, warum viele Unternehmen Entry‑Automatisierung wählen, wenn sie große Mengen an Bestellungen ohne zusätzliches Personal verarbeiten müssen. Außerdem hilft Entry‑Automatisierung an vier kritischen Punkten: Auftrags­erfassung, Zuordnung von Artikelzeilen, Lagerprüfungen und Rechnungserstellung. In der Praxis unterstützt Exact Online die Auftragserstellung per API, und Teams verwenden bei hohem Durchsatz häufig XML‑Feeds für Bulk‑Ladevorgänge.

Automatisierung beschleunigt die Auftragserfassung und verringert menschliche Fehler. Sie verbessert auch die Daten­genauigkeit und den gesamten Bestellprozess, sodass sich das Personal auf Ausnahmen konzentrieren kann. Zum Beispiel nutzt unsere Plattform virtualworkforce.ai No‑Code‑KI‑E‑Mail‑Agenten, um Antworten zu entwerfen und jene Antworten auf ERP‑ und WMS‑Daten zu stützen. Dieser Ansatz reduziert die Zeit, die damit verbracht wird, Vertriebs‑ und Finanzdaten in mehreren Postfächern und Systemen zu suchen. Für Logistikteams sehen Sie, wie ein KI‑Assistent Bestell‑E‑Mails bearbeiten und sich für schnelle Antworten mit Geschäftssystemen verbinden kann in unserem Leitfaden zur ERP‑E‑Mail‑Automatisierung für die Logistik.

Bei der Integration von Exact Online wählen Sie das richtige Muster für nahtlose Anbindung. Point‑to‑Point‑API‑Aufrufe eignen sich für geringe Volumina. Middleware und iPaaS‑Plattformen helfen, wenn Sie Order‑Synchronisierungen zwischen mehreren Systemen automatisieren müssen. Das Ziel sind konsistente Verkaufsauftragsdaten und weniger manuelle Auftragskorrekturen. Schließlich reduziert Automatisierung Verzögerungen im Erfassungsprozess und verkürzt die Bearbeitungszeit pro Auftrag. Dadurch erreichen Statusaktualisierungen Kunden schneller und Teams vermeiden Nacharbeit, die die Kosten in die Höhe treibt. Für praktische Beispiele zur Automatisierung E‑Mail‑gesteuerter Bestellungen und zur Reduzierung des Postfachaufkommens schauen Sie sich unsere Lösung für KI für Logistik‑E‑Mail‑Entwurf an.

KI einsetzen und Entry mit KI nutzen, um Dateneingabe zu automatisieren und eine genaue Auftragsverarbeitung sicherzustellen

KI bringt die nächste Fähigkeitsstufe zur Automatisierung. Zuerst extrahieren Optical Character Recognition (OCR) zusammen mit Machine Learning Bestelldetails aus E‑Mails, PDFs und EDI‑Dateien. Diese Datenerfassung liefert feldbezogene Vertrauens‑Scores. Dann kann ein KI‑Agent Felder mit niedriger Vertrauenswürdigkeit an einen Menschen zur schnellen Prüfung weiterleiten. Dieses Muster, genannt Entry mit KI, hält den Durchsatz hoch und verhindert kostspielige Dateneingabefehler. Im Gesundheitswesen und anderen Sektoren zeigen Studien, dass Automatisierung Kosten, Qualität und Arbeitszufriedenheit verbessertAutomatisierung der Dateneingabe verbessert Kosten, Qualität, Leistung und Arbeitszufriedenheit. Dieselben Vorteile gelten für die Bearbeitung von Verkaufsaufträgen, wenn Systeme Produktcodes und Preise automatisch validieren.

Entry‑Software kombiniert OCR, Validierungsregeln und KI‑Workflows, um die Datenerfassung aus unstrukturierten Quellen zu automatisieren. Zum Beispiel werden Bestell‑PDFs geparst und Produktcodes anschließend auf Stammdaten abgebildet. Danach werden Preisprüfungen und Steuerregeln automatisch ausgeführt. Das führt zu einer genauen Auftragsverarbeitung und minimiert Dateneingabefehler sowie manuelle Auftragskorrekturen. Ein KI‑Agent kann außerdem aus Ausnahmen lernen und mit Trainingsdaten das zukünftige Parsen verbessern. Dadurch verbringen Teams weniger Zeit mit routinemäßiger Dateneingabe und mehr Zeit mit der Lösung echter Ausnahmen.

Für Unternehmen, die sensible Daten schützen müssen, können KI‑Modelle mit rollenbasiertem Zugriff und Prüfprotokollen gesteuert werden. Das schützt Kundendaten und reduziert das Risiko von Datenlecks, während die Datenintegrität erhalten bleibt. Außerdem stellt die automatisierte Validierung gegen Kundenstammdaten sicher, dass eine Rechnung erst nach bestandener Prüfung versandt wird. Schließlich automatisieren Sie durch die Kombination von KI‑gestützter Extraktion mit RPA oder API‑basierter Erstellung die Auftragsanlage End‑to‑End und halten genaue Verkaufsauftrags‑ und Sendungsverfolgungsdaten. Für einen tieferen Einblick, wie KI in Logistik‑E‑Mail‑Workflows passt, lesen Sie unseren Artikel zum Automatisieren von Logistik‑E‑Mails mit Google Workspace und virtualworkforce.ai.

Integration und ERP: Verbinden Sie Exact Online mit Ihrem ERP‑System für Verkaufsauftragsautomatisierung und nahtlose Integration

Integration ist wichtig, wenn Sie konsistente Auftragsdaten über Systeme hinweg möchten. Integrationsmuster lassen sich in drei Kategorien unterteilen: Point‑to‑Point‑API, Middleware oder iPaaS und bidirektionale Konnektoren. Jedes Muster hat Vor‑ und Nachteile. Point‑to‑Point bietet Einfachheit. Middleware bietet Zuverlässigkeit und transformiert Daten für mehrere Endpunkte. Bidirektionale Konnektoren halten Lager‑, Verkaufsauftrags‑ und Rechnungsdaten nahezu in Echtzeit synchron. Exact Online verwendet OAuth2 und unterstützt REST‑ und XML‑APIs. Wenn es auf Durchsatz ankommt, wählen Teams häufig XML für Bulk‑Ladevorgänge, um Throttling zu vermeiden und die Verarbeitungszeit zu reduzieren.

Wählen Sie einen Ansatz, der zu Ihrem Datenvolumen und Ihrer Latenztoleranz passt. Für geringe Latenz eignen sich Streaming‑ oder Echtzeit‑Synchronisationen am besten. Für große Nächte‑Batches funktionieren XML‑Bulk‑Ladeprozesse gut. Integration schließt auch Lücken zwischen Auftrags­erfassung und Finanzbuchhaltung, wodurch die Notwendigkeit manueller Dateneingabe sinkt. Wenn Systeme Verkaufsstatus und Auftrags‑Erfüllungsupdates synchronisieren, vermeiden Sie doppelte Eingaben in Bilanzen und Tabellen.

Für einen integrierten E‑Mail‑zu‑ERP‑Workflow verbindet unser Unternehmen Postfachkontext mit ERP‑Daten, sodass Antworten und Updates auf aktuellen Datensätzen basieren. Das schafft eine nahtlose Integrationsschicht zwischen E‑Mail, Exact und anderen Geschäftssystemen. Außerdem muss Integration Fehlerbehandlung und Prüfpfade einschließen. Führen Sie Protokolle für fehlgeschlagene Ladevorgänge und leiten Sie Ausnahmen an ein Entry‑System oder eine Operator‑Warteschlange. So können Teams Datenqualitätsprobleme schnell erkennen und die Datenqualität erhalten. Wenn Sie Logistik im großen Stil verwalten, lesen Sie unseren Leitfaden zum Skalieren von Logistikprozessen ohne Neueinstellungen, um zu sehen, wie Integration und Automatisierung manuelle Eingaben reduzieren und den Durchsatz verbessern.

Automatisieren Sie die Auftragserfassung: Verwenden Sie Automatisierungstools, Robotic Process Automation und APIs, um Auftragserfassung und Rechnungserfassung zu automatisieren und Bestelldaten zu integrieren

Automatisieren Sie die Auftragserfassung mit einer Kombination aus Automatisierungstools. Beginnen Sie mit OCR für PDFs und Bilder. Fügen Sie dann Robotic Process Automation für UI‑Aufgaben hinzu, die keine APIs haben. Schließlich nutzen Sie API‑Orchestratoren und Konnektoren, um strukturierte Daten in Exact Online zu übergeben. Dieser Multi‑Tool‑Ansatz ermöglicht die Automatisierung der Auftragserfassung aus E‑Mails, EDI‑Feeds und gescannten Bestellformularen. Ein typischer Ablauf ist: Erfassen → Parsen → Validieren → Verkaufsauftrag erstellen → Lieferung und Rechnung auslösen. Jeder Schritt reduziert manuelle Eingaben und verbessert die Datenqualität.

Automatisierungstools und RPA funktionieren am besten in Kombination mit Datenvalidierung. Zum Beispiel validieren Sie nach der Datenerfassung Kunden‑ und Produkt‑SKUs gegen Stammdaten. Führen Sie dann Verfügbarkeitsprüfungen durch, bevor ein Auftrag gebucht wird. Wenn ein Feld die Validierung nicht besteht, leiten Sie den Eintrag an eine Fehlerwarteschlange, in der ein Mensch das Problem behebt. Das hält die Hauptpipeline in Bewegung und minimiert manuelle Eingaben. Führen Sie außerdem Protokolle und Ausnahme‑Dashboards, damit Ops‑Manager den Auftragsstatus nachverfolgen und Abweichungen schnell abgleichen können.

Wenn Sie Auftrags‑ und Rechnungserfassung automatisieren, müssen Sie Finanz‑ und Kundendaten schützen. Ergänzen Sie rollenbasierte Berechtigungen und nötigenfalls Maskierung. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Automatisierungssysteme Prüfpfade und Leistungskennzahlen enthalten. Für Teams, die Versand abwickeln, können Connectoren wie Shiptheory oder Picqer nach Erstellung des Verkaufsauftrags Fulfillment‑Trigger automatisieren. Insgesamt ermöglicht eine koordinierte Mischung aus OCR, APIs, RPA und Entry‑Software eine zuverlässige Erfassung von Auftragsdaten und deren Integration in nachgelagerte Systeme. Für praktische Anbieter‑Vergleiche rund um Logistikkorrespondenz und Automatisierung sehen Sie unsere Ressource zur Automatisierten Logistikkorrespondenz.

Validieren und abgleichen: Automatisieren Sie Validierungen der Dateneingabe, um genaue Auftrags‑ und Verkaufsauftragsdaten zu erzeugen und Fehlerkosten zu reduzieren

Validierung und Abgleich verhindern, dass Fehler zu teuren Korrekturen werden. Automatisieren Sie zunächst Prüfungen für Kundenabgleich, Produktcode‑Mapping, Preisprüfungen, Steuerregeln und Lagerverfügbarkeit. Anschließend gleichen Sie Erfüllungsdaten und Rechnungszeilen mit dem ursprünglichen Verkaufsauftrag ab. Dieses automatische Matching verhindert Retouren, Rückbelastungen und Probleme bei der Umsatzrealisierung. Eine verlässliche Validierungsschicht sorgt für genaue Daten in operativen und finanziellen Systemen. Sie unterstützt außerdem die genaue Auftragsverarbeitung und vermeidet nachgelagerte Streitfälle.

Automatisierte Validierung reduziert den Bedarf an manueller Prüfung und verringert die Menge manueller Dateneingaben. Wenn beispielsweise eine erfasste Bestellung keine SKU enthält, kann das System sie markieren und basierend auf historischen Daten die engste Übereinstimmung vorschlagen. Eine kurze manuelle Überprüfung behebt dann die Lücke. Dieser Ansatz reduziert die Menge manueller Eingaben und hält gleichzeitig die Datenqualität hoch. Stimmen Sie Rechnungen außerdem vor der Buchung in der Hauptbuchhaltung ab. Das hält Finanzdaten sauber und verbessert die Prüfungsbereitschaft.

Die Abgleichslogik sollte Toleranzregeln und Ausnahme‑Workflows enthalten. Für hochvolumige Feeds fügen Sie Batch‑Abgleichsaufträge hinzu, die nachts laufen. Für Echtzeit‑Flows bauen Sie sofortiges automatisches Matching mit Rückfall‑Warteschlangen. Führen Sie einen klaren Prüfpfad, damit jede korrigierte Zeile bis zum Quelldokument zurückverfolgt werden kann. So reduzieren Sie Nacharbeit und die Kosten, die mit Auftragskorrekturen einhergehen. Schließlich verbessert Automatisierung das Vertrauen in das Auftragsmanagement und die Kundenerfahrung, da genaue Auftrags‑ und Statusupdates schneller an Kunden gelangen. Wenn Sie Musterbeispiele für Ausnahmebehandlung in der Logistik benötigen, können Ihnen unsere Ressourcen zur KI in der Frachtlogistikkommunikation helfen, diese Abläufe zu gestalten.

Messen, skalieren und steuern: Verkaufsauftragsautomatisierung, Order‑Entry‑Automatisierung und automatisierte Auftragserfassung, um Abläufe zu straffen, Daten zu automatisieren und zuverlässig zu skalieren

Messung und Governance machen Skalierung sicher. Definieren Sie KPIs wie vermiedene manuelle Eingaben, Bearbeitungszeit pro Auftrag, Fehlerquote, Zeit bis zur Rechnung und Kosten pro Auftrag. Überwachen Sie diese Kennzahlen kontinuierlich. Iterieren Sie dann an Regeln und trainieren Sie KI‑Modelle mit frischen Trainingsdaten nach. So bleibt die Genauigkeit hoch, wenn sich Produktkataloge und Preise ändern. Verfolgen Sie außerdem API‑Kontingente und entwerfen Sie Rückfallstrategien für Throttling, um fehlgeschlagene Ladevorgänge bei Volumenspitzen zu vermeiden.

Entscheiden Sie zwischen Batch‑ und Echtzeitverarbeitung anhand der Geschäftsanforderungen. Batch‑Jobs können große Volumina über Nacht verarbeiten. Echtzeit‑Pipelines eignen sich für kundennahe Updates und Bestellungen in Echtzeit. In beiden Fällen schließen Sie Rückfallpfade und Warteschlangen ein, damit Nachrichten niemals verloren gehen. Governance muss Änderungssteuerung, Prüfprotokolle und Zugriffsrichtlinien umfassen, um Datenlecks zu verhindern. Mit rollenbasierten Kontrollen schützen Sie sensible Finanz‑ und Kundendaten, während Teams weiterhin Ausnahmen bearbeiten können.

Schulen Sie Anwender und legen Sie klare Eskalationspfade fest, damit Automatisierung kein Blackbox‑System wird. Protokollieren Sie beispielsweise, wenn ein KI‑Agent einen Auftrag ändert, und machen Sie die Änderung auditierbar. Überprüfen Sie regelmäßig die Modellleistung und trainieren Sie mit aktuellen historischen Daten nach, um die Datenqualität zu erhalten. Quantifizieren Sie schließlich den ROI: Messen Sie reduzierte manuelle Eingaben, schnellere Bearbeitungszeiten und weniger Retouren. Diese Zahlen belegen den Wert der Verkaufsauftragsautomatisierung gegenüber Stakeholdern. Für tiefere operative Beispiele zur Skalierung in der Logistik lesen Sie, wie man Logistikprozesse mit KI‑Agenten skaliert für Schritt‑für‑Schritt‑Tipps.

FAQ

What is data entry automation for Exact orders?

Data entry automation uses automated systems to capture and input order details into Exact Online with minimal human work. It replaces repetitive tasks like copying order details from emails and PDFs and reduces data entry errors.

How does AI improve order entry?

AI improves order entry by using OCR and machine learning to extract data, score confidence, and flag uncertain fields for review. This entry with AI model keeps throughput high while preventing inaccurate order captures.

Can I automate order capture from emails and PDFs?

Yes. Automation tools and OCR can extract order details from emails, PDFs, and EDI. Then RPA or APIs can create sales order records and trigger invoice workflows.

Do I need middleware to connect Exact Online to other systems?

Not always. Point-to-point APIs work for simple use cases. However, middleware or iPaaS is helpful when you need transformations, mapping, and reliable retries at scale.

What KPIs should I track for order entry automation?

Track manual entries avoided, processing time per order, error rate, time-to-invoice, and cost per order. These KPIs show the operational and financial impact of automation.

How does automation reduce human error in order processing?

Automation standardizes validation rules and matches values to master data so incorrect SKUs or prices are caught before creation. This reduces manual entry mistakes and downstream rework.

Is it safe to let AI handle customer data?

Yes, if you apply governance such as role-based access, redaction, and audit logs. These controls protect sensitive data and ensure traceability of any automated change.

What happens when an order fails validation?

Failed validations go to exception queues where a team member reviews them. That keeps the main pipeline moving and ensures accurate order processing for complex cases.

Can sales order automation improve cash flow?

Yes. Faster and accurate invoice creation shortens time-to-invoice and improves collections. This can meaningfully affect cash flow and reduce the need for manual follow-up.

How do I start automating Exact order entry?

Start by mapping current entry process and volumes of data, then choose OCR and integration patterns that match your throughput. Pilot with a common sales channel and expand once validation and reconciliation are stable.