Microsoft-Dokumentenautomatisierung für Dynamics 365

Dokumentenautomatisierung in Microsoft Dynamics 365: ein datengesteuerter Blick auf wichtige Funktionen

Dokumentenautomatisierung in Microsoft Dynamics 365 bezieht sich auf die Fähigkeit, geschäftskritische Dokumente automatisch zu erstellen, zu verwalten und zu liefern, indem die bereits in der Plattform gespeicherten Daten verwendet werden. Sie spielt eine wichtige Rolle bei der Reduzierung wiederkehrender manueller Arbeiten und der Verbesserung der Datenqualität. Wie durch Branchenforschung hervorgehoben, führt die Kombination von Microsoft Dynamics 365-Anwendungen mit Automatisierungssoftware zu schnelleren und einfacheren Arbeitsabläufen.

Aus einer datengesteuerten Perspektive sind die Vorteile klar. Unternehmen verzeichnen eine Produktivitätssteigerung von 21 % und eine Reduzierung der Dokumentenverarbeitungszeit um bis zu 90 %, wenn sie automatisierte Dokumentenprozesse einführen laut Studien. Diese Erträge gehen über die reine operative Effizienz hinaus. Automatisierte Workflows minimieren auch menschliche Fehler und ermöglichen eine konsistente Einhaltung von Branchenvorschriften.

Wesentliche Funktionen moderner Dokumentenautomatisierungslösungen für Dynamics 365 umfassen zentralisierte Vorlagen für verschiedene Dokumenttypen, Versionsverwaltung, um sicherzustellen, dass Aktualisierungen korrekt nachverfolgt werden, und Prüfpfade für Compliance-Zwecke. Zentralisierte Vorlagen ermöglichen es Benutzern, Dokumentlayouts über mehrere Teams hinweg bereitzustellen, während die Versionsverwaltung verhindert, dass veraltete Dateien versehentlich freigegeben werden. Audit-Funktionen bedeuten, dass jeder Schritt des Dokumentenflusses protokolliert wird und Governance-Anforderungen unterstützt.

Die native Dokumentenverarbeitung innerhalb von Dynamics 365 verbessert die Abstimmung zwischen Abteilungen und integriert sich nahtlos mit SharePoint und Microsoft Office. Die Integration stellt sicher, dass Daten und Dokumente synchron bleiben und zielgerichtete Workflows unterstützt werden. Mit Tools wie Experlogix Document Automation Smart Flows können Unternehmen komplexe Dokumentformate wie Verträge, Rechnungen oder Angebote direkt aus Dynamics‑365‑Daten generieren, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen.

Mit den jüngsten Perspektiven auf Microsoft Dynamics, die einen verstärkten Fokus auf KI und Workflow-Automatisierung zeigen, bietet die Dokumentenautomatisierung einen strukturierten Ansatz zur Verwaltung von einfachen Dokumenten bis hin zu hochgradig angepassten Ausgaben. Organisationen, die Vertriebszyklen verkürzen, den ROI verbessern und präzise Dokumentation verwalten und liefern möchten, profitieren davon, Lösungen im Add-on-Verzeichnis zu erkunden und einen Dynamics-Partner zu finden, um ein sofortiges Angebot oder eine auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Dynamics-Bewertung zu erhalten.

Geschäftsdokumente mit Dokumentvorlagen und Vorlagenstrategien vereinfachen

Einer der effektivsten Wege, die Erstellung von Geschäftsdokumenten zu vereinfachen, ist die Verwendung von Dokumentvorlagen. In Microsoft Dynamics 365 ermöglichen Vorlagen das schnelle und einfache Erstellen genauer und konformer Dateien, ohne bei Null anzufangen. Diese wiederverwendbaren Assets tragen dazu bei, Konsistenz zu wahren, insbesondere bei Dokumenten wie Verträgen, Angeboten und Berichten, und spiegeln gleichzeitig die Markenidentität des Unternehmens wider.

Die Verwendung von Dokumentvorlagen reduziert manuelle Arbeit und verkürzt den Schritt des Dokumentenerstellungszyklus. Innerhalb von Dynamics 365 können Sie Vorlagen erstellen und verwalten, die direkt mit Ihren CRM‑ oder ERP‑Datenquellen verknüpft sind. Dies ist besonders nützlich, wenn Geschäftsanwender Vereinbarungen oder Angebote automatisch mit kundenspezifischen Informationen befüllen möchten. Vorlagen in Microsoft Word können mit Dataverse-Feldern verknüpft werden, um dynamische Aktualisierungen in allen relevanten Dokumenten sicherzustellen.

Best Practices für das Vorlagendesign umfassen ein klares Layout, die Integration des Firmenlogos und der Schriftarten für Markenkonsistenz sowie die Definition von Datenplatzhaltern zur Gewährleistung der Genauigkeit. Sie sollten auch Versionskontrolle anwenden, um die Verwendung veralteter Vorlagen zu vermeiden. Indem Sie Geschäftslogik direkt in Vorlagen integrieren, können Sie die Verarbeitung von Dokumenten automatisieren und gleichzeitig sicherstellen, dass nur genehmigte Formate bereitgestellt werden.

Die Integration mit Microsoft Office ermöglicht es Benutzern, gebrandete Vorlagen in Microsoft Word zu erstellen und dann in Dynamics 365 zu übertragen, damit Geschäftsanwender maßgeschneiderte Ausgaben ohne Programmierkenntnisse erstellen können. Die Integration von Dokumentvorlagen mit SharePoint vereinfacht das Speichern und Abrufen von Dateien und bietet eine zentrale Ordnerstruktur für die Zusammenarbeit. In Verbindung mit Workflow-Automatisierung und KI-Funktionen bilden Vorlagen das Fundament des Dokumentengenerierungsprozesses und unterstützen die operative Effizienz in Branchen wie Logistik, Finanzen und Gesundheitswesen.

Wie von Unternehmen gezeigt, die KI-gestützte Korrespondenzlösungen nutzen, ermöglicht die Kombination konsistenter Dokumentvorlagen mit intelligenten Automatisierungstools Teams, Qualität zu erhalten und gleichzeitig erhebliche Zeitersparnisse zu erzielen.

Automatisieren Sie Ihre Flows mit Power Automate und Power Apps

Power Automate und Power Apps bieten Dynamics‑365‑Benutzern verschiedene Möglichkeiten, Dokumentenworkflows zu automatisieren. Durch die Automatisierung von Flows mit Power Automate-Connectors lässt sich ein Dokumentengenerierungsprozess leicht anhand bestimmter Ereignisse in Dynamics 365 auslösen, z. B. wenn eine Opportunity gewonnen oder eine Serviceanfrage erfasst wird. Diese Flexibilität ermöglicht es Anwendern, die Dokumentenerstellung und -verteilung ohne manuelles Eingreifen zu automatisieren.

Beispielsweise kann ein automatisierter Dokumentengenerierungsflow eine Rechnung erstellen, wenn sich der Auftragsstatus im ERP ändert, sie per E‑Mail an den Kunden senden und eine Kopie in SharePoint ablegen. Dokumentenprozesse können mehrere Schritte umfassen, wie das Versenden zur elektronischen Unterschrift oder das Routing für Überprüfungs‑ und Genehmigungsaufgaben. Mit Power Automate können Sie auch Benachrichtigungen in Microsoft Teams einrichten, um relevante Mitarbeitende zu alarmieren.

Power Apps erweitert die Möglichkeiten, indem es Geschäftsanwendern ermöglicht, einfache mobile oder webbasierte Anwendungen zum Erfassen von Daten, Auslösen der Dokumentenerstellung und Verwalten von Genehmigungen zu erstellen. Diese Apps können sich mit Microsoft Dataverse integrieren und so die Genauigkeit der für Dokumente verwendeten Daten sicherstellen. Auf der Power Platform basierende Dokumentengenerierungstools ermöglichen das Verbinden benutzerdefinierter Entitäten und die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung ohne umfangreiche Programmierkenntnisse.

Die Workflow-Automatisierung durch diese Tools profitiert auch von Integrationsmöglichkeiten mit Output-Management-Systemen, die die sichere Zustellung von Dokumenten über verschiedene Kanäle ermöglichen. Indem Power Automate-Flows mit AI Builder-Komponenten verknüpft werden, können Unternehmen die Automatisierung um Intelligenz erweitern, um Dokumente zu klassifizieren oder automatisch Schlüsseldaten zu extrahieren. Diese Fähigkeit unterstützt Geschäftsanwender dabei, Flows zu erstellen, die die Verarbeitung elektronischer Unterschriften verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen.

Organisationen, die diese Ansätze anwenden, kombinieren sie häufig mit intelligenter E‑Mail‑Automatisierung, wie den Kommunikationsagenten von virtualworkforce.ai, um Dokumentenworkflows und Kundenkommunikation in einer nahtlosen Erfahrung zu verbinden.

SharePoint und die Verwaltung von Dokumenten in Business Central: leistungsstarke Dokumentenintegration

Die Integration von Dynamics 365 mit SharePoint bietet starke Möglichkeiten für das Dokumentenmanagement, einschließlich Speicherung, Organisation und Freigabe von Dateien in strukturierter Form. Die Kombination von SharePoint und Microsoft Dynamics ermöglicht effiziente Dokumentenverarbeitung und erlaubt Teams, Office‑Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und Änderungen per Versionskontrolle nachzuverfolgen.

Die Verwaltung von Dokumenten in Business Central-Bibliotheken bietet ERP‑ und Dynamics‑CRM‑Benutzern einen zentralen Ort zum Speichern wichtiger Dateien. Dokumentbibliotheken in SharePoint ermöglichen es Benutzern, Dateien direkt mit Datensätzen in Dynamics 365 zu verknüpfen, sodass alle relevanten Anhänge kontextbezogen zugänglich sind. Diese Integration unterstützt den Dokumentenfluss in der gesamten Organisation und vereinfacht Zusammenarbeit und Compliance.

Anwendungsfälle für eine solche Integration umfassen das Verwalten von Verträgen, das Speichern von Kundenangeboten und das Pflegen von Compliance‑Dokumentationen. Die Versionskontrolle in SharePoint stellt sicher, dass alle Aktualisierungen protokolliert werden, während Berechtigungseinstellungen die Datensicherheit gewährleisten. Dies ist insbesondere für bereichsübergreifende Projekte vorteilhaft, da Teams Dokumente überprüfen und genehmigen können, ohne sich auf verstreute E‑Mail‑Threads oder inkonsistente Speicherorte verlassen zu müssen.

SharePoint und Microsoft‑Tools unterstützen zudem eine ordnerbasierte Organisation, die eine intuitive Navigation der gespeicherten Dateien ermöglicht. Erweiterte Such- und Metadatenfunktionen vereinfachen das Auffinden von Dokumenten über Schlüsselwörter oder Kategorien. In Kombination mit Workflow‑Automatisierung, wie Power Automate‑Flows, können SharePoint‑Bibliotheken nachgelagerte Prozesse auslösen, einschließlich automatisierter Workflows für CPQ‑Ausgaben oder Rechnungsfreigaben. Unternehmen können die Integration auch nutzen, um Dokumente, die aus Dynamics‑365‑Apps generiert wurden, schnell und präzise zu verwalten und zu liefern.

Für logistikfokussierte Abläufe stellt die Kombination der Dokumentenintegration mit KI‑unterstützter Frachtkommunikation sicher, dass Daten und Dokumente sowohl in Kommunikations‑ als auch in Speichersystemen in Einklang bleiben.

AI Builder für leistungsstarke Dokumentenautomatisierung und -verwaltung nutzen

AI Builder ist eine KI‑Funktion in der Power Platform, die es ermöglicht, viele Aspekte der Dokumentengenerierung und -verwaltung zu automatisieren, ohne komplexen Code zu entwickeln. Sie befähigt Unternehmen, Klassifizierung, Routing und Metadaten‑Tagging von Dokumenten zu automatisieren und bestehende Workflows mit Intelligenz anzureichern.

Das Formverarbeitungsmodell von AI Builder kann relevante Daten aus Rechnungen oder Bestellungen extrahieren und entsprechende Felder in Dynamics 365 befüllen. Dies reduziert Fehler und verkürzt die Bearbeitungszeiten. Beispielsweise können Unternehmen Workflows einrichten, die automatisch eine Kundenrechnung generieren, indem sie Daten aus Dynamics‑365‑Datensätzen ziehen, die Datei zur elektronischen Unterschrift weiterleiten und im richtigen SharePoint‑Ordner ablegen.

Diese Integration zwischen KI‑gestützten Diensten und dem Dokumentengenerierungstool vereinfacht den Dokumentenverarbeitungsprozess für Geschäftsanwender. Durch KI gesteuerte automatisierte Workflows helfen, Erkenntnisse aus strukturierten und unstrukturierten Anhängen zu gewinnen, Routing‑Entscheidungen zu verbessern und Compliance‑Standards einzuhalten. Das macht AI Builder zu einem wichtigen Automatisierungstool, wenn es darum geht, Dokumente effizient zu verwalten und zu liefern.

Praxisbeispiele umfassen KI‑gestützte Angebote, die Produkt‑ und Preisinformationen aus Business Central ziehen, ein natives Dokument entsprechend den Markenrichtlinien erzeugen und es direkt an den Kunden zur Überprüfung und Genehmigung senden. AI Builder unterstützt auch erweiterte Szenarien wie die Erstellung von Dokumenten in mehreren Sprachen, basierend auf Daten aus Dynamics 365 und Microsoft Dataverse. In Kombination mit Experlogix Document Automation Smart Flows verbessert KI jeden Schritt der Dokumentenprozesse, von der Erfassung bis zur Lieferung, oft ganz ohne Programmierkenntnisse.

Organisationen, die leistungsstarke Dokumentenautomatisierung in Verbindung mit intelligenter Kommunikation suchen, sollten KI‑basierte Skalierungsstrategien erkunden, die sowohl Dokumentenworkflows als auch operative Korrespondenz in einem durchgängigen System verbinden.

ROI messen und Prozesse für Business‑Anwender in Microsoft straffen

Die Messung des ROI von Dokumentenautomatisierungsinitiativen innerhalb von Dynamics 365 erfordert die Identifizierung wichtiger Leistungskennzahlen. Gängige Kennzahlen umfassen die pro Dokument eingesparte Zeit, die Reduzierung manueller Fehler und schnellere Genehmigungszyklen. Die Prognosen für 2025 weisen darauf hin, dass Organisationen mit fortschrittlichem Dokumentenmanagement nicht nur Effizienzgewinne, sondern auch eine verbesserte Compliance‑Leistung sehen laut Branchenquellen.

Erleichtern Sie die Einführung für Geschäftsanwender, indem Sie sich auf Schulungen, klare Governance‑Richtlinien und rollenbasierte Berechtigungen konzentrieren. So wird sichergestellt, dass Automatisierungstools effektiv und sicher genutzt werden. Beispielsweise hilft die Definition, wer Dokumentvorlagen erstellen, bearbeiten und bereitstellen darf, dabei, Marken‑ und Compliance‑Konsistenz zu wahren. Feedback‑Schleifen für kontinuierliche Verbesserungen halten die Automatisierung im Einklang mit den Geschäftszielen.

Kontinuierliche Verbesserungen können das Monitoring umfassen, wie Output‑Management‑Systeme Dokumente verteilen, oder wie schnell automatisierte Workflows Vertriebszyklen verkürzen können. Groß angelegte Integrationsprojekte sollten auf Microsoft‑Best‑Practices basieren, um Stabilität und Skalierbarkeit zu gewährleisten. Interne Kollaborationsplattformen wie SharePoint und Microsoft Teams können zudem datengesteuerte Einblicke in die Dokumentennutzung und Workflow‑Leistung liefern.

Von der Softwareauswahl bis zur Beratung durch Branchenexperten ist eine sorgfältige Planung entscheidend. Holen Sie sich Empfehlungen im Add‑on‑Verzeichnis oder finden Sie einen Dynamics‑Partner, um die passenden Lösungen für die Bedürfnisse Ihrer Organisation zu identifizieren. Geschäftsapplikationen können mit CPQ‑Systemen, Analyse‑Dashboards und KI‑Erweiterungen ergänzt werden, um den ROI weiter zu steigern.

Für Unternehmen, die bereits von der Kommunikationsautomatisierung mit ROI‑optimierten Lösungen von virtualworkforce.ai profitieren, sorgt die Integration von Dokumentenworkflows für einen ganzheitlichen Ansatz zur Verbesserung sowohl der Back‑Office‑Prozesse als auch der kundenorientierten Interaktionen.

FAQ

Was ist die Dokumentenautomatisierung in Microsoft Dynamics 365?

Dabei handelt es sich um den Prozess der Automatisierung der Erstellung, Zustellung und Verwaltung von Dokumenten innerhalb von Microsoft Dynamics 365 mithilfe integrierter Werkzeuge oder Drittanbieter‑Integrationen. Dies hilft, manuelle Arbeit zu reduzieren und die Genauigkeit zu erhöhen.

Wie funktionieren Dokumentvorlagen in Dynamics 365?

Dokumentvorlagen sind vorformatierte Dateien, die mit Dynamics‑Datenfeldern verknüpft sind. Sie füllen Inhalte automatisch basierend auf CRM‑ oder ERP‑Datensätzen aus, sparen Zeit und sorgen für Konsistenz.

Kann Power Automate die Dokumentenerstellung auslösen?

Ja, Power Automate kann die Dokumentenerstellung basierend auf bestimmten Ereignissen in Dynamics 365 auslösen. Beispielsweise kann eine Rechnung generiert werden, wenn sich ein Auftragsstatus ändert.

Warum sollte man SharePoint mit Dynamics 365 für Dokumente integrieren?

Die SharePoint‑Integration ermöglicht strukturierte Speicherung, Versionskontrolle und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, die mit Dynamics‑365‑Datensätzen verknüpft sind. Das macht die Verwaltung von Dokumenten einfacher und sicherer.

Welche Dokumenttypen können automatisiert werden?

Typische Beispiele sind Rechnungen, Angebote, Verträge, Berichte und Compliance‑Dokumente. Automatisierung eliminiert wiederkehrende Aufgaben für jeden Dokumenttyp.

Ist AI Builder nützlich für die Dokumentenautomatisierung?

Ja, AI Builder kann Dokumente klassifizieren, Daten aus Rechnungen extrahieren und Dynamics‑365‑Datensätze automatisch befüllen. Er fügt Dokumentenworkflows Intelligenz hinzu.

Was sind die Vorteile der Versionskontrolle?

Versionskontrolle stellt sicher, dass stets das aktuell genehmigte Dokument verwendet wird. Sie verfolgt Änderungen, was für Compliance und Zusammenarbeit unerlässlich ist.

Wie kann der ROI für Dokumentenautomatisierung gemessen werden?

Der ROI lässt sich durch eingesparte Zeit, reduzierte Fehler, schnellere Genehmigungen und gesteigerte Produktivität messen. Das Verfolgen dieser Kennzahlen zeigt die Gesamteffizienzsteigerungen auf.

Benötigt man Programmierkenntnisse, um Dokumente in Dynamics 365 zu automatisieren?

Nein, viele Lösungen wie Experlogix oder Power Automate erfordern keinen Code. Geschäftsanwender können Prozesse über einfache Konfigurationen automatisieren.

Kann die Dokumentenautomatisierung helfen, Vertriebszyklen zu straffen?

Ja, durch die Automatisierung von Verträgen, Angeboten und Genehmigungen können Vertriebsteams die Durchlaufzeiten verkürzen. Das beschleunigt den Abschluss von Geschäften und verbessert die Kundenzufriedenheit.