Die 9 besten KI-Agenten für Gmail im Jahr 2025

Was sind KI‑Agenten in Gmail und wie steigern sie die Produktivität

KI‑Agenten in Gmail sind Software‑Assistenten, die Nachrichten entwerfen, eingehende Elemente priorisieren, lange Konversationen zusammenfassen und Routineaufgaben automatisieren. Eine auffällige Statistik: Timing‑ und Personalisierungs‑Tools mit KI führten bei optimierten Kampagnen zu einem Anstieg der Öffnungsraten um 93% und einem Anstieg der Klicks um 55%. Eingebaute Gmail‑Funktionen wie Smart Compose und Smart Reply bieten grundlegende Unterstützung. Drittanbieter‑Agenten ergänzen tiefere Automatisierung, Datenzugriff und Team‑Kontrollen.

KI für Gmail funktioniert normalerweise auf zwei Arten. Erstens läuft ein Modell innerhalb Ihres Gmail‑Kontos oder verbindet sich per sicherem OAuth, um eingehende Nachrichten zu überwachen. Zweitens kann ein verbundener Agent Entwürfe für Antworten erstellen, Folgeaktionen vorschlagen und Nachrichten automatisch ablegen. Diese Funktionen verringern repetitive Arbeit. Studien zeigen beispielsweise, dass Chatbots und ähnliche Systeme bis zu 70% routinemäßiger Kundenanfragen bearbeiten können, wodurch Menschen sich komplexeren Fällen widmen können.

Vergleich: Eingebaute vs. Drittanbieter. Eingebaute Tools sind leichtgewichtig und standardmäßig privat. Drittanbieter‑Agenten bieten Workflow‑Automatisierung, CRM‑ und ERP‑Connectoren sowie Team‑Regeln. Beliebte Namen sind inzwischen Superhuman, Gmelius, GrammarlyGO und Microsoft Copilot sowie Googles Gemini‑gestützte Neuerungen in Gmail. Lindy stellt fest: „Die besten Gmail‑KI‑Assistenten entrümpeln nicht nur Ihren Posteingang, sondern lernen mit der Zeit auch Ihre Präferenzen“ (Lindy). Dieses Lernen erklärt, warum Teams deutliche Produktivitätsgewinne sehen.

Für Operationsteams mit hohem E‑Mail‑Aufkommen machen spezialisierte Tools, die ERP‑ oder WMS‑Daten in Antworten einbinden, einen praktischen Unterschied. Zum Beispiel baut virtualworkforce.ai No‑Code‑KI‑Agenten, die Antworten in operative Systeme verankern und die Bearbeitungszeit deutlich verkürzen. Wenn Sie gemeinsame Postfächer oder Bestellanfragen verwalten, reduziert ein KI‑E‑Mail‑Manager, der sich mit Back‑End‑Systemen verbindet, Fehler und beschleunigt Antworten.

Kurz gesagt: Ein KI‑Agent in Gmail beschleunigt die Triage, verbessert die Antwortqualität und hilft Teams beim Skalieren. Lesen Sie weiter, um die 9 besten Optionen zu vergleichen und das richtige Tool für Ihre Bedürfnisse auszuwählen.

Die 9 besten KI‑E‑Mail‑Agenten und KI‑Tools für Gmail — kurzer Vergleich

Im Folgenden finden Sie die 9 besten Empfehlungen für Gmail im Jahr 2025, jeweils mit einer Einzeiler‑Zusammenfassung, damit Sie schnell vergleichen können. Lesen Sie die ausführlichen Bewertungen weiter unten, um Funktionen mit Ihrer Rolle abzugleichen. Testen Sie die kostenlose Stufe eines jeden Kandidaten, wo verfügbar, bevor Sie sich verpflichten.

1) Superhuman AI — Am besten für schnelles Verfassen und professionelle Absender. Gmail‑Integration: Browser‑Erweiterung / verbinden Sie Ihr Gmail‑Konto. Meist kostenpflichtig, begrenzte Testversionen. 2) Gmelius — Am besten für Teams und gemeinsame Postfächer. Gmail‑Integration: Add‑on + Google Workspace‑Add‑on. Kostenlose Stufe verfügbar, kostenpflichtige Pläne für Teams. 3) GrammarlyGO — Am besten für Tonalität und Klarheit. Gmail‑Integration: Browser‑Erweiterung. Kostenlose Stufe; kostenpflichtiges Premium. 4) Google (Gemini‑gestützte Funktionen) — Am besten für native Zusammenfassungen und app‑übergreifende Aktionen. Gmail‑Integration: in Gmail und Google Workspace integriert. Für viele Nutzer kostenlos; Enterprise‑Stufen verfügbar. 5) Microsoft Copilot (Gmail‑Nutzung über Connectoren) — Am besten für Enterprise‑Wissensintegration. Gmail‑Integration: Connector oder Drittanbieter‑Brücken. Kostenpflichtig. 6) Spike — Am besten für konversationelles E‑Mailen und schnelle Antworten. Gmail‑Integration: App + Erweiterung. Freemium. 7) Motion — Am besten für Terminplanung und Zeitoptimierung. Gmail‑Integration: Erweiterung und Kalender‑Sync. Kostenpflichtig mit Testphase. 8) Lindy (bewertete KI‑Assistenten) — Am besten für Vergleichsrecherche und Testnotizen. Gmail‑Integration: N/A (Rezensionsressource). 9) Jotform Gmail Agents — Am besten für formularbasierte Workflows und automatisierte Antworten. Gmail‑Integration: Google Workspace‑Add‑on. Kostenlose Stufe mit kostenpflichtigen Funktionen.

Die Punkte der Zusammenfassungstabelle sind: Name, bester Einsatz, Integrationsmethode für Gmail und Kostenstatus (kostenlos/kostenpflichtig). Diese Auswahlen decken Einzelanwender, Teams und Power‑User von Google Workspace ab. Für eine schnelle Handlungsempfehlung: Probieren Sie die kostenlose Stufe von Gmelius oder GrammarlyGO, vergleichen Sie die Top‑3 für Ihren Anwendungsfall und prüfen Sie die Google Workspace‑Admin‑Einstellungen, wenn Sie in großem Maßstab bereitstellen. Für Logistik‑ und Operationsteams, die Integrationen mit ERP‑ und WMS‑Systemen bewerten, lesen Sie, wie virtualworkforce.ai die Logistikkorrespondenz automatisiert und manuelles Kopieren/Einfügen zwischen Systemen mit maßgeschneiderten Agenten reduziert: automatisierte Logistikkorrespondenz.

Lesen Sie unten detaillierte Bewertungen und Funktionsaufschlüsselungen. Jedes Tool bietet unterschiedliche Stärken in puncto Entwurfsqualität, Unterstützung gemeinsamer Postfächer und Hintergrunddatenzugriff. Für einen direkten Vergleich von Superhuman‑Alternativen und Enterprise‑Vergleichen sehen Sie unseren Leitfaden zu den besten Superhuman‑Alternativen. Wenn Sie wählen, stellen Sie sicher, dass Ihre Auswahl die benötigte Gmail‑Integration unterstützt und rollenbasierte Kontrollen für Teams bietet.

Ausführlicher Blick auf KI‑gestützte Optionen: Gemini, Google Workspace und wichtige Funktionen von KI‑E‑Mail‑Assistenten

Google Gemini und Google Workspace sind für Gmail‑Nutzer wichtig, weil sie innerhalb desselben Ökosystems wie Gmail und Docs arbeiten. Gemini kann lange Threads zusammenfassen, Aufgabenpunkte extrahieren und direkt aus einem E‑Mail‑Thread verwandte Docs oder Slides erstellen. Diese native Integration reduziert Kontextwechsel. Für Organisationen, die Google Workspace verwenden, helfen Admin‑Kontrollen und DLP‑Einstellungen dabei, E‑Mail‑Verläufe und sensible Daten zu verwalten. Sie können Add‑ons im Google Workspace Marketplace prüfen, um zu sehen, welche Agenten Ihre Compliance‑Anforderungen erfüllen.

Zu den wichtigsten Funktionen eines modernen KI‑Assistenten gehören Thread‑Zusammenfassungen, kontextbezogene Entwürfe, Terminplanung im Kalender, Erinnerungen für Nachverfolgungen und Unterstützung für gemeinsame Postfächer. Ein typischer Demo‑Ablauf sieht so aus: langer E‑Mail‑Thread → Gemini‑Zusammenfassung → vorgeschlagener Antwortentwurf → Termin im Kalender planen. Dieser einfache Ablauf spart Zeit und reduziert Fehler. Für Teams mit operativen Systemen schließt ein KI‑E‑Mail‑Manager, der Bestell‑ oder Versanddaten in Antworten einzieht, die Lücke zwischen E‑Mail und Backend‑Systemen. Virtualworkforce.ai bietet diese Datenfusion für Logistikteams und verkürzt die Bearbeitungszeit pro Nachricht erheblich.

Funktionscheckliste (kurz): Qualität von E‑Mail‑Entwürfen, Antwortvorschläge, Terminplanung, Erinnerungen für Nachverfolgungen, Unterstützung gemeinsamer Postfächer, Datenauszug und Prüfprotokolle. Die besten Agenten punkten in diesen Punkten und bieten gleichzeitig klare Admin‑Kontrollen. Ein Tool sollte Ihnen beispielsweise erlauben zu begrenzen, ob es auf die gesamte E‑Mail‑Historie zugreifen kann und ob es schreiben darf oder nur Entwürfe vorschlägt. Das ist wichtig, weil ein KI‑Agent historische Threads nutzen könnte, um Antworten zu verbessern; Governance verhindert Übergriffe.

Über Funktionen hinaus sollten Sie KI‑Modelle und die Trainingsdaten berücksichtigen. Einige Agenten nutzen On‑Device‑Verarbeitung für mehr Privatsphäre. Andere rufen Cloud‑Modelle wie Gemini auf. Wenn Sie Automatisierung für hohes E‑Mail‑Volumen brauchen, suchen Sie nach Agenten, die Batching, Vorlagen und Eskalationsregeln unterstützen. Für diejenigen, die vorgefertigte Logistik‑Workflows wünschen, konsultieren Sie Ressourcen darüber, wie Logistikprozesse mit KI‑Agenten skaliert werden, um praktische Setups und ROI‑Berechnungen zu sehen. Schließlich prüfen Sie, ob der Agent messbare Metriken anbietet: Öffnungsraten, Antwortzeiten und Zeitersparnis pro Ticket. Diese KPIs belegen den Wert und steuern die Einführung.

Praktische Anwendungsfälle und Workflow‑Rezepte, um Antworten, Filter und E‑Mail‑Entwurfsaufgaben zu automatisieren

Use case 1 — Inbox triage for a busy operations manager. Goal: reduce noisy incoming emails and surface urgent supplier questions. Recipe: create a test label and add an agent rule that automatically categorize and prioritise messages from known vendor email addresses, then apply a priority score. Next, the agent suggests a templated reply with context pulled from ERP. Quick setup steps: 1) configure vendor email addresses, 2) connect ERP read access, 3) enable suggested draft responses. Expected time saved: 60–70% on routine supplier replies. For more on automating logistics emails with Google Workspace, see this guide: Logistik‑E‑Mails mit Google Workspace automatisieren.

Use case 2 — Customer support auto‑response. Goal: handle high volumes of similar inquiries and escalate complex tickets. Recipe: set rules to filter and label support messages, then use canned templates for first responses. The agent can extract order numbers and ETA from email content and either insert that data into the draft or open a ticket in your helpdesk. Quick setup steps: map common inquiry phrases, enable extraction, and test on a small batch. Expected time saved: teams often cut handling time by over 50% on routine queries.

Use case 3 — Sales outreach at scale. Goal: personalise cold outreach yet keep workflow efficient. Recipe: segment prospects, use AI to insert context such as last LinkedIn activity, generate personalised email drafts, and schedule sends at optimised times. Quick setup steps: upload segment, connect CRM, and run a small test for open/click tracking. Expected time saved: faster personalisation and higher engagement.

Use case 4 — Meeting scheduling and follow‑ups. Goal: reduce back‑and‑forth. Recipe: agent suggests meeting slots based on calendar, generates a short meeting invite from a long email thread and sets automatic follow‑up reminders if no reply arrives. Quick steps: grant calendar access, enable smart scheduling, and choose default duration. Expected time saved: several minutes per meeting arranged.

Use case 5 — Knowledge extraction. Goal: convert long email threads into knowledge notes. Recipe: run a summarisation on long email threads to produce FAQs or ticket summaries, then export tasks to Trello or your ticketing system. Quick setup steps: enable summarisation, map output to target app, and set review rules. Expected time saved: faster onboarding and fewer repeated clarifications.

Datenschutz, E‑Mail‑Historie, Preise (kostenlose Optionen) und wie Sie ein KI‑Tool wählen, ohne Qualität zu opfern

Datenschutz und Governance sollten Ihre Beschaffungsentscheidungen leiten. Stellen Sie vor dem Verbinden eines Tools mit einem Gmail‑Konto diese Schlüsselfragen: Wo werden Daten verarbeitet, kann der Agent auf Ihre gesamte E‑Mail‑Historie zugreifen, welche Admin‑Kontrollen gibt es und können Sie Daten auf Anfrage exportieren oder löschen? Für Google Workspace‑Nutzer bestimmen Admin‑Einstellungen und OAuth‑Scopes, wie weit ein Agent Nachrichten lesen darf. Ein guter Anbieter dokumentiert Aufbewahrung, Redaktion und Prüfprotokolle.

Kostenlose Stufen eignen sich gut für Einzelpersonen, die grundlegende Entwurfs‑ und Tonalitätsvorschläge benötigen. Kostenpflichtige Pläne schalten jedoch Unterstützung für gemeinsame Postfächer, erweiterte Automatisierung und Connectoren zu ERP oder CRM frei. Wenn Ihr Team Antworten in Back‑End‑Systemen verankern muss, wählen Sie eine Lösung, die Enterprise‑Connectoren und rollenbasierte Zugriffe unterstützt. virtualworkforce.ai bietet No‑Code‑Einrichtung und Rollen‑Kontrollen, die für Operationsteams konzipiert sind, die auf ERP‑ und WMS‑Systeme angewiesen sind.

Preis‑Tipps: Beginnen Sie mit einer kostenlosen Stufe, um die Entwurfsqualität und die Gmail‑Integration zu testen. Steigen Sie dann um, wenn Sie Funktionen für gemeinsame Postfächer, Eskalationen oder Systemintegrationen benötigen. Stellen Sie sicher, dass der Vertrag SLAs für Verfügbarkeit und Datenzugriff enthält. Prüfen Sie auch, ob der Agent die Admin‑Widerrufung des Zugriffs erlaubt und ob Sie den Agenten entfernen können, ohne dass Restdaten in den Systemen des Anbieters verbleiben.

Beschaffung‑Checkliste: Bestätigen Sie Verarbeitungsorte und Verschlüsselung, prüfen Sie, ob der Agent E‑Mail‑Verläufe speichert oder nur kurzzeitige Kontexte cached, kontrollieren Sie Export-/Löschoptionen, verlangen Sie Prüfprotokolle und Rollen‑Kontrollen und pilotieren Sie den Agenten mit nicht‑sensiblen Postfächern. Für Logistikteams, die sich um Bestell‑ und ETA‑Daten sorgen, sind detaillierte Connectoren wichtig, die Quellsysteme nennen, damit Antworten genau und prüfbar bleiben. Für ein fokussiertes Beispiel zu ROI und Logistikvorteilen lesen Sie unsere Aufschlüsselung des virtualworkforce.ai ROI für Logistik.

Schließlich: Balancieren Sie Automatisierung mit menschlicher Prüfung. Behalten Sie sensible oder hochwertige Antworten in einem Double‑Check‑Workflow. Dieser Ansatz bewahrt die Qualität und erschließt gleichzeitig Zeitersparnis durch Automatisierung.

Einrichtungscheckliste, um E‑Mails zu vereinfachen, Ihren Posteingang organisiert zu halten und KI‑Automatisierung in Gmail zu starten

Step 1 — Audit your inbox and set clear goals. Identify common email types and measure average handling time. Note your top senders and the volume of newsletters and notifications. This initial audit helps you set realistic KPIs.

Step 2 — Pick the right ai email assistant for your needs. Choose a tool that supports your Gmail integration method and the connectors you need. If you are in logistics, pick an agent that can fuse ERP/WMS data into replies to cut manual lookups.

Step 3 — Sandbox the agent on a test label or a dedicated Gmail account. Use a label to capture test messages and avoid affecting every email user. Verify draft quality, summarization accuracy and that templates meet tone requirements.

Step 4 — Configure filters, templates and follow‑ups. Create rules to automatically sort newsletters, priority vendor notes and customer inquiries. Add canned templates and let the agent suggest personalisations rather than sending drafts directly at first. This reduces risk while you iterate.

Step 5 — Monitor metrics and iterate. Track open rates, response times and the percent of messages the agent handled or suggested drafts for. Measure time saved and compare to baseline. Make small adjustments to templates and rules frequently.

Step 6 — Expand carefully and govern. Roll out to more inboxes once you meet KPIs. Ensure admin settings, role permissions and audit logs are in place. Keep human review for sensitive emails and maintain a feedback loop so the agent learns correct behaviours.

Troubleshooting FAQ: Q1 — Agent suggests poor drafts: refine templates and add examples. Q2 — Agent mislabels messages: add sender‑based filters and train on negative examples. Q3 — Agent needs data from ERP: check connector permissions and test on sample orders. Start small, measure impact and scale when you hit targets. You can also compare tools for logistics communication and readiness in our detailed guides for teams: beste Tools für Logistik‑Kommunikation.

FAQ

What is an AI agent for Gmail?

Ein KI‑Agent für Gmail ist ein Software‑Assistent, der beim Verfassen von Nachrichten, beim Sortieren von E‑Mails und bei der Automatisierung von Routineaufgaben hilft. Er kann Antworten vorschlagen, Aufgaben aus langen Threads extrahieren und sich mit anderen Systemen integrieren, um Antworten zu verankern.

How does Gemini improve Gmail workflows?

Gemini liefert Zusammenfassungen, kontext‑bewusste Entwürfe und app‑übergreifende Aktionen innerhalb der Google‑Dienste. Es kann lange E‑Mail‑Threads in Aktionspunkte kondensieren und aus der Zusammenfassung ein Doc oder ein Kalenderevent erstellen.

Can I use a free tier to test AI email assistants?

Ja. Viele Anbieter bieten eine kostenlose Stufe, die grundlegende Entwurfs‑ und Tonalitätsvorschläge abdeckt. Nutzen Sie die kostenlose Stufe, um Entwurfsqualität und Gmail‑Integration zu testen, bevor Sie auf Team‑Funktionen upgraden.

Do AI agents access my entire email history?

Das hängt von den Berechtigungen und dem Anbieter ab. Prüfen Sie stets die OAuth‑Scopes und Admin‑Kontrollen, um zu wissen, ob ein Agent auf Ihre gesamte E‑Mail‑Historie zugreifen kann und ob Sie den Zugriff widerrufen oder gespeicherte Daten löschen können.

Will an AI agent automatically send replies?

Einige Agenten können so konfiguriert werden, dass sie Routineantworten automatisch senden, während andere nur Entwürfe vorschlagen. Für sensible Workflows verwenden Sie den Vorschlagsmodus, damit Menschen Antworten vor dem Senden prüfen.

How do AI agents help customer support teams?

Sie bearbeiten gängige Anfragen, extrahieren Bestelldetails und entwerfen konsistente Antworten, wodurch die Bearbeitungszeit sinkt und die Genauigkeit steigt. So können menschliche Agenten sich auf komplexe Fälle und Ausnahmen konzentrieren.

What should I ask in procurement for privacy?

Fragen Sie, wo Daten verarbeitet werden, nach Aufbewahrungsrichtlinien, Export‑ und Löschoptionen, Prüfprotokollen und ob rollenbasierter Zugriff und Redaktion verfügbar sind. Fordern Sie Dokumentation zu Sicherheits‑ und Compliance‑Maßnahmen an.

Can AI agents integrate with ERPs and WMS?

Ja. Einige spezialisierte Agenten verbinden sich mit ERP‑, TMS‑ und WMS‑Systemen, um Bestellstatus und ETAs abzurufen und diese Daten in Antworten aufzunehmen. Diese tiefe Datenfusion vermeidet manuelles Kopieren/Einfügen und Fehler.

How much time can an AI agent save per email?

Die Einsparungen variieren je nach Workflow, aber Operationsteams reduzieren die Bearbeitungszeit oft erheblich. Einige Anbieter berichten beispielsweise, dass sie die Antwortzeit bei repetitiven, datengesteuerten E‑Mails von etwa 4,5 Minuten auf 1,5 Minuten senken konnten.

Which tool should I try first?

Beginnen Sie mit einem Tool, das eine kostenlose Stufe und eine gute Gmail‑Integration für Ihren Anwendungsfall bietet. Für Teams wählen Sie eine Lösung, die Unterstützung für gemeinsame Postfächer und System‑Connectoren bietet; testen Sie sie auf einem Sandbox‑Label, bevor Sie sie vollständig ausrollen.